Tandplejens udviklingskontrakt 2014 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2014 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2014. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Jens Poulsen til direktionen ved direktør Henning Haahr Pedersen. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på børn- og ungeområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, Koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, Igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, Facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, Dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 1
2. Udviklingskontraktens mål og opfølgning for 2014 Direktionen har vedtaget tre obligatoriske kontraktmål vedr.: Nedbringelse af sygefravær, der formuleres i samarbejde med HR/Personalechefen Implementering af Skanderborg Kommunes ledelsesgrundlag med de 6 lederprofiler Reduktion af det daglige energiforbrug Kontraktmål udover de 3 obligatoriske mål afspejler højt prioriterede områder hos kontraktholder og/eller det samlede børn- og ungeområde. A. Nedbringelse af sygefravær Der skal være ledelsesmæssigt fokus på nedbringelse af sygefravær. Skanderborg Kommune har generelt et højere sygefravær end andre kommuner, og HovedMED-udvalget har besluttet, at der på alle arbejdspladser skal være særligt fokus på at nedbringe sygefraværet. Sygefraværsdata for 2012 viser, at sygefraværet er under middel (2,9 %) i kontraktområdet. Dette er under det gennemsnitlige sygefravær på (5,2 %) i Skanderborg Kommune. Det er positivt, at kontraktområdet ligger under det gennemsnitlige sygefravær. Dette skaber en forventning om, at kontraktområdet forsætter arbejdet med den effektfulde forebyggede indsats med at nedbringe sygefraværet yderligere. HR/Personalechefen afrapporterer forløbsanalyse af sygefraværet fordelt på kontraktsteder til direktionen efter 1. og 2. halvår 2014. B. Implementering af Skanderborg Kommunes ledelsesgrundlag med de 6 lederprofiler Skanderborg Kommunes ledelsesgrundlag integreres i kontraktholders daglige ledelsesarbejde. Det anvendes som redskab f.eks. i forbindelse med MUS, og det er en kraftig påmindelse om kontinuerligt at arbejde med ledelsesgrundlagets 3 innovationsspor: at omsætte Byrådets politik, forandringer mv. til virkelighed, uden nødvendigvis at omsætte f.eks. alle relevante forandringer i et kontraktmål at gøre tankegangen bag kommunen 3.0 til en del af fagligheden og holdningen til arbejdet i hverdagen, og at gennemføre effektiviseringer, uden at kvalitet eller arbejdsmiljø påvirkes negativt. Kontraktholder understøtter udvalgenes politikkontrol af politikker, forandringer, standarder og bevillinger. Dette koordineres af fagchefen / økonomichefen. Kontraktmål 1 B: Overordnet arbejde med Kommune 3.0 hos ledere og medarbejdere i tandplejen Tandplejens ledergruppe vil på et lederinternat i foråret 2014 drøfte og planlægge, hvordan ledere og medarbejdere i tandplejen bedst tackler det fortsatte arbejde med at bevæge sig fra Kommune 2.0 mod Kommune 3.0. Vejen til en reel implementering af kommune 3.0 er lang og omfatter under vejs flere 2
niveauer af bevidstgørelse hos ledere og medarbejdere, hvilket kan illustreres gennem nedenstående pilediagram: Genkendelse af centrale begreber i Kommune 3.0 Genkendelse af forskelle mellem Kommune 2.0 og 3.0 Bevidsthed og stigende erkendelse af aktivt at arbejde for implementering af Kommune 3.0 Ubevidst rygmarvsfornemmelse af Kommune 3.0, så arbejdet intuitivt lægger sig op ad værdier og begreber i Kommune 3.0. Tandplejen vil i dette arbejde fokusere på følgende centrale begreber i kommune 3.0: 2 B) Effektiviseringer 3 B) Effektiviseringer med samtidig bevarelse af et godt arbejdsmiljø for medarbejdere og ledere 4 B) Medarbejder- og lederprofiler 5 B) Aktive borgere Opfølgning på kontraktmålet vil finde sted på lederinternat i foråret 2014, kvartalsvis på MEDudvalgsmøder, kvartalsvis på lange ledermøder, samt årligt til MUS-samtalerne. Herudover vil Kommune 3.0 formentlig blive behandlet på en temadag i tandplejen i 2014. Målet er flerårigt. Kontraktmål 2 B: Effektiviseringer Tandplejen arbejder med effektiviseringer ifølge lean-filosofien. Det indebærer, at der fokuseres på at skabe mest mulig værdi for borgerne ved at minimere en eller flere typer af spild, hvor det er muligt. Da mere end 80 procent af tandplejens budget udgøres af lønkroner, arbejdes der derfor specifikt med opgaveglidning efter LEON-princippet (Laveste Effektive Omkostningsniveau). Opgaveglidning indebærer i praksis, at specialtandlægen i videst muligt omfang delegerer opgaver til tandlæger, tandplejere og klinikassistenter, ligesom der mellem disse grupper også delegeres, så den enkelte faggruppe løser en given opgave til færrest mulige omkostninger. Opgaveglidning bidrager samtidig til et kompetenceløft af tandlæger, tandplejere og klinikassistenter, og opgaveglidning har derfor også en gunstig indflydelse på arbejdsmiljøet. Muligheden for opgaveglidning undersøges altid i forbindelse med stillingsvakance. I praksis anvender tandplejen desuden et Effektiviseringskatalog. Effektiviseringskataloget indeholder såvel aktuelle og igangværende effektiviseringsprojekter, ligesom det indeholder ideer til fremtidige effektiviseringstiltag i tandplejen. Igangværende effektivisering efter LEON-princippet, eksempel 1: På følgende klinikker er der implementeret teamtandpleje efter LEON-princippet (Laveste Effektive Omkostningsniveau): Tandklinikken Skanderborg og Tandreguleringen Skanderborg i Blom s Byggeri Ry Tandklinik. Desuden er samarbejdet mellem Gyvelhøj Tandklinik og Skovbyskolens Tandklinik også intensiveret i 2013 med tanke på etablering af teamtandpleje i videre udstrækning. Implementeringen og konsolidering af teamtandpleje vil være en proces, der løber over flere år. Målene er: En effektiv udnyttelse af personaleressourcer gennem opgaveglidning mellem tandplejens faggrupper samt En effektiv udnyttelse af de afsatte økonomiske midler til materialeindkøb som følge af udmeldte budgetter til indkøberne på de enkelte klinikker. I 2012 og 2013 var målet en besparelse på 150.000 kr. for tandreguleringsmaterialer og en besparelse på 136.000 kr. for materialer til almindelig tandbehandling i forhold til forbruget i 2011. Målene for 2012 og 2013 er nået, og i 2014 og frem vil en videreførelse af målet om besparelse på materialeforbruget fortsat være gældende. Igangværende effektivisering efter LEON-princippet, eksempel 2: 3
I 2013 er tandlægen begyndt at fravisitere de sunde børn, så specialtandlægen ikke skal undersøge børn uden tandreguleringsbehov. Denne ændring frigiver specialtandlægeressourcer, som kan bruges på tandreguleringsbehandlinger. Målet vil være fuldt implementeret i august 2016 Fuldt implementeret effektivisering, eksempel 3: I 2013 er samtlige af kommunens tandklinikker blevet udstyret med digital røntgen. Digitaliseringen indebærer 5 minutters mindre ventetid for patienten og tandlægen, så tiden kan benyttes til klinisk relevante formål. Der følges op på effektiviseringsprojekter månedligt på lange ledermøder, hvor Effektiviseringskataloget og deadlines gennemgås. Herudover sker opfølgning kvartalsvis på MED-udvalgsmøder og på udvalgte klinikmøder. De fleste effektiviseringsprojekter er flerårige. Kontraktmål 3 B: Effektiviseringer med samtidig bevarelse af et godt arbejdsmiljø for medarbejdere og ledere Tandplejen arbejder fortløbende på at styrke samarbejde og dialog i MED-udvalget, så samspillet mellem tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, menige MED-udvalgsrepræsentanter og ledelse foregår i åbenhed og i en god atmosfære. Målet er fortsat trivsel blandt tandplejens medarbejdere i en tid, hvor løbende forandringer som følge af effektiviseringer er det eneste sikre. Ledelsens opgave er at gøre hver enkelt medarbejder fortrolig med, hvad der kan betegnes som grundvilkår, der ikke kan ændres, så tandplejen i stedet kan fokusere på de områder, hvor handlemuligheder og nytænkning er relevant i effektiviseringssammenhæng. Imidlertid er kravene til lederen i en tid præget af effektiviseringer ofte store, mens lederens trivsel til gengæld ofte forudsættes at være iboende pr. automatik og derfor nemt overses. Tandplejens ledergruppe vil i 2014 derfor tillige have fokus på lederens trivsel, da forudsætningen for udvikling og effektiv drift både er betinget af trivsel blandt medarbejdere og blandt ledere. I 2014 vil tandplejens ledergruppe derfor benytte sig af intern og ekstern sparring og kursustilbud i større udstrækning end tidligere. Medarbejdere: Opfølgning på kontrakmålet vil finde sted kvartalsvis på MED-udvalgsmøder og årligt til MUS-samtaler. Målet er flerårigt. Ledere: Opfølgning på kontraktmålet vil finde sted kvartalsvis på lange ledermøder samt årligt til MUSsamtaler. Herudover vil ad hoc sparring internt og eksternt blive benyttet. Målet er flerårigt. Kontraktmål 4 B: Medarbejder- og lederprofiler Tandplejens ledergruppe vil på et lederinternat i foråret 2014 drøfte og planlægge det videre arbejde med medarbejder- og lederprofiler, se Kontraktmål 1 B. Men under alle omstændigheder vil det fortsatte arbejde med profilerne finde sted i dialog med medarbejderne. kvartalsvis på MED-udvalgsmøder, kvartalsvis på lange ledermøder, samt årligt til MUS-samtalerne. Desuden vil opfølgning ske hvert halve år på udvalgte klinikmøder. Herudover vil Kommune 3.0 samt medarbejder- og lederprofiler formentlig blive behandlet på en temadag i tandplejen i 2014. Målet er flerårigt. 4
Kontraktmål 5 B: Aktive borgere. Mere forældrehjælp med tandbørstning af 3-10 årige samt bedre tandsundhed for de 3-10 årige Fagligt er der bred enighed om, at børn under 10 år bør have forældrehjælp til tandbørstningen. På Ry Tandklinik, Skovby Skolens Tandklinik, Gyvelhøjskolens Tandklinik samt Tandklinikken Skanderborg vil de regelmæssige undersøgelser af 3-10 årige patienter finde sted med ledsagelse af forældre. På de nævnte klinikker vil muligheden for at inddrage forældrene direkte i barnets mundhygiejne lettes, da forældrene er til stede ved tandundersøgelsen. Opfølgning finder sted ved de regelmæssige undersøgelser på klinikken, ligesom de årlige resultater fra SCOR, Sundhedsstyrelsens Centrale Odontologiske Register, vil kunne synliggøre, om der er effekt på tandsundheden blandt patienterne på de nævnte klinikker. C. Reduktion af det daglige energiforbrug Energiforbruget i den enkelte kontraktstyrede enhed skal nedbringes med 2 % om året. El: Tandplejen vil reducere strømforbruget ved at undgå tændte apparater i stand by mode, hvor det er muligt. Ved udskiftning af pærer vil energirigtige pærer blive benyttet Vand: Tandplejen har lukket en række klinikker i forbindelse med opførelsen af den nye klinik på Sygehusvej. Vandforbruget på den ny klinik vil formentlig være mindre end det samlede vandforbrug på de lukkede klinikker, idet den ny klinik er udstyret med moderne og tidssvarende installationer, herunder fotocellejusterede vandhanearmaturer, hvor det er foreneligt med det praktiske arbejde. Herudover er det formentlig vanskeligt at anvise yderligere besparelser på dette område, idet vandforbruget udelukkende er arbejdsrelateret i forbindelse med patientbehandling. Således benyttes brusebad på arbejdet ikke af tandplejens medarbejdere. Varme: Besparelse på dette område med 2 % om året vil betinge anlægsinvesteringer til energisikring i en størrelsesorden, som ikke er muligt med tandplejens budget. Målet vil kunne opnås gennem udskiftning af eksisterende termoruder med energiruder, efterisolering af hulmure, lofter m.v. på de ældre klinikker På baggrund af de månedligt indtastede måleraflæsninger af el-, vand- og varmeforbrug i Omega (hos nogen sker det automatisk), kan kontraktholder holde øje med eget energiforbrug og sammenligne sig med andre tilsvarende kontraktholdere. En gang årligt udarbejdes et samlet CO2-regnskab for hele organisationen. Monitorering af udvikling i energiforbruget på flere af tandplejens klinikker er vanskelig. Mange klinikker befinder sig på skoler, hvor der ikke er separate målere til tandklinikkerne disse klinikker indgår blot i skolens samlede energiforbrug. På andre klinikker, den ny tandklinik på Sygehusvej og på Ry Tandklinik, er der separate forbrugsmålere på vand, varme og el her vil udviklingen monitoreres på det udspecificerede forbrugsmønster, der følger de enkelte regninger. D. Cariesforekomst (sygdom) Kontraktmålet er inspireret af den politisk besluttede forandring: Forebyggelse er udgangspunktet i kontakt med brugerne. 5
Den gennemsnitlige cariesforekomst reduceres eller forbliver som minimum uændret, så tandplejen i Skanderborg fortsat har mindre sygdomsaktivitet end den gennemsnitlige sygdomsaktivitet for kommunerne i Region Midt. Tandplejen vil følge op på målet ved hjælp af de årlige SCOR-tal. Der undersøges tre årgange: 7, 12 og 15 årige. Der anvendes kun data for blivende tænder E. Cariesfrihed (Sundhed) Kontraktmålet er inspireret af den politisk besluttede forandring: Forebyggelse er udgangspunktet i kontakt med brugerne. Antallet af cariesfri børn og unge øges eller forbliver som minimum uændret, så tandplejen fortsat har gennemsnitligt flere cariesfri børn end kommunerne samlet set i Region Midt. Tandplejen vil følge op på målet ved hjælp af de årlige SCOR-tal. Der undersøges tre årgange: 7, 12 og 15 årige. Der anvendes kun data for blivende tænder. F. Specialtandpleje Målet er, at tandplejen også i 2013 varetager specialtandpleje for 50 % eller flere af de patienter, der er modtager specialtandpleje i Skanderborg Kommune. Tandplejen vil følge op på målet ved at foretage en simpel optælling af, hvor mange patienter der modtager specialtandpleje i henholdsvis kommunalt og regionalt regi ultimo 2013 F. Omsorgstandpleje Målet er, at Skanderborg Kommunale Tandpleje også i 2013 yder omsorgstandpleje til målgruppen gennem velfungerende omsorgsteams. Dialog efter behov mellem omsorgsteams og overtandlæge og evt. Ældreafdeling 6
3. Opfølgning Opfølgningen - på de politisk besluttede forandringer, som alle kontraktholdere på børn- og ungeområdet som minimum forventes at virkeliggøre - indgår i den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på øvrige kontraktmål sker senest i forbindelse med børn- og ungeområdets lærings- og kontraktdialog ultimo 2014. Denne opfølgning formidles til det politiske udvalg i de tilfælde, hvor det kan understøtte politikkontrollen. 4. Underskrifter Skanderborg, den 5. december 2013. Henning Haahr Pedersen direktør Jens Poulsen Leder af Tandplejen 7