Spørgsmål og svar vedr. EU-udbud af biler til Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at nedenstående har juridisk forrang i forhold til det øvrige udbudsmateriale. Der er indkommet nedenstående spørgsmål til ovenstående EU-udbud. Nr. Spørgsmål: Svar: Besvaret 1. 2. 3. 4. Er det et ultimativt krav, at der skal være højdejusterbare seler, hvis førersædet kan justeres i højden? Kravspecifikation - delaftale 1: MK 14 - Skriver I, at I ønsker nakkestøtte med højdejustering. En forkert justeret nakkestøtte er farligere end et sæde med helstøbt nakkestøtte. Vi spørger derfor om man vil ændre forbeholdet? Kravspecifikation - delaftale 1: MK 35 - Ønsker multijusterbart rat (op/ned - frem/tilbage). Kan det accepteres at rattet kun kan justeres op og ned - mens sædet kan frem og tilbage hvilket opvejer rattets frem og tilbage justering. Det giver samme mulighed for ergonomi. Kravspecifikation - delaftale 2: MK 53 - Skal der leveres stik som passer til alle stikty- Ja. er mange justeringsmuligheder af f.eks. sæde, rat, nakkestøtte og seler, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling. er mulighed for højdejustering af nakkestøtte, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling. er mulighed for flervejsjustering af rattet, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling. Til MK 53 præciseres det, at der skal leveres et standardkabel Side 1 af 9
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. perne eller blot nogle af dem? Kravspecifikation - delaftale 3: Ønsker man bilen på gule eller hvide plader? Afprøvning af biler: Det kan være svært at levere en bil fuldstændigt identisk med kravene i kravspec. Kan det accepteres, at det er samme motorstørrelse samt at man skriver afvigelserne evt. for meget udstyr på en seddel? Der er op til 12 ugers leveringstid på en ikke kundesolgt bil, så derfor kan det ikke skaffes hjem inden afprøvning. I delaftale 1 fremgår det at, af de 32 personbiler skal minimum 9 være på hvide plader. Dette er lige til, men i delaftale 3 er jeg i tvivl, om der også er krav om hvide nummerplader, eller om disse må være registreret på gule plader? MK 9. Ønsker i 2 stk. nøgler med fjernbet. El. 1 nøgle med fjernbet. Og 1 stk. uden fjernbet.? MK 22. Varmedæmpende ruder er det solfilm i ønsker? Vi vil meget gerne leverer en bil som har den nye Eur6 motor, desværre kommer bilen første til Danmark i Marts md. Spørgsmål er så, om det er OK, at lave et tilbud på denne bil? Ad. 1.9.6 Alternative bud / Bilag 4: Umiddelbart læser vi udbuddet således, at der alene kan bydes ind med 1 bil pr. delaftale. og/eller et kabel der gør hurtig ladning mulig. Kablerne skal passe til den enkelte bil. Til delaftale 3 præciseres, at bilen skal være på hvide plader. Som udgangspunkt ønsker i forbindelse med selve evalueringen en bil, der opfylder de krav som fremgår af udbudsmaterialet. Kan dette ikke lade sig gøre, f.eks. på grund af lang leveringstid, så ønsker en bil, der bedst muligt opfylder de krav, der stilles til bilerne. Tilbudsgiver skal skriftligt redegøre for, hvori afvigelserne ligger. Til delaftale 3 præciseres, at bilen skal være på hvide plader. Til MK 9 præciseres, at der ønskes 2 stk. nøgler begge med fjernbetjening. Til MK 22 præciseres, at ønsker tonede ruder og ikke solfilm. Der henvises til udbudsmaterialets afsnit 1.16 tidsplan hvoraf det fremgår, at frist for levering af køretøjer er den 30. juni. Desuden henvises der til besvarelsen af spørgsmål nr. 6. Der vil være mulighed for at tilbyde mere end 1 bil pr. delaftale. Tilbudsgiver skal blot udfylde tilbudslisten Side 2 af 9
12. 13. 14. I forhold til delaftale 2 findes der p.t. 2-3 biler på markedet i hjemmepleje segmentet. Som xxx ønsker vi derfor mulighed for at tilbyde alle de relevante modeller af hensyn til bredest mulige konkurrence udsættelse. Er der mulighed for at tilbyde mere en 1 bilmodel på delaftale 2? Delaftale 2: Hvornår i den ordinære leasingperiode tages der stilling til evt. forlængelse med 12 mdr.? Delaftale 2: Hvornår i den ordinære kontaktperiode tages der stilling til evt. anskaffelser via optionen? Delaftale 1 + 3: Ad. 4 - Brændstofforbrug 20 pct. Umiddelbart vægtes der alene i forhold til Energiklassen ikke km/1. Brændstofforbruget indenfor samme Energiklasse - f.eks. A++ - varierer helt op til 10,4 km/1 hvilket ikke er uvæsentligt i forhold til en reel TCO sammenligning tilbudte modeller imellem. Ønsker på den baggrund at ændre udbudsvilkårene? (bilag 4) for hver tilbudt bil. Der vil blive taget stilling til forlængelsen ca. 1 år før leasingperioden udløber. På nuværende tidspunkt vides dette ikke. ønsker stadigvæk at bedømme bilerne efter den i udbudsmaterialet afsnit 10.1 ad. 4. nævnte liste. 15. 1.16 Tidsplan / 3.19.1 leverandørens forsinkelse I tidsplanen er seneste leveringstidspunkt 30. juni. I punkt 3.19.1 står levering til senest 15. juni 2014. Til 1.16 og 3.19.1 præciseres, at det er den 30. juni som er gældende. bedes bekræfte, at d. 30. juni som anført i tidsplanen er gældende. 16. 2.2.1 Mindstekrav - MK 14: MK 14 - Højdejustering af nakkestøtter - begrænser i forhold til Delaftale 1 og 2 temmelig meget hvilke biler der kan tilbydes. Vil annullere kravet? er mulighed for højdejustering af nakkestøtte, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling. 17. 2.2.2. Option - 05 Anhængertræk: Er opmærksom på, at der p.t. ikke er elbiler på markedet i Danmark der kan monteres med træk, hvorfor optionen bør udgå for Del- Til O5 præciseres, at optionen vedrørende anhængertræk for delaftale 2- elbiler udgår. Side 3 af 9
aftale 2? 18. 3.5 Kontraktens omfang / 3.6.2 Option for forlængelse...: I begge afsnit anføres evt. forlængelse med 2 x 12 måneder. bedes bekræfte, at der for Delaftale 2 alene er tale om evt. forlængelse med 1 x 12 måneder. for delaftale 2 - elbiler kun er tale om en forlængelse med 1 * 12 måneder. 19. Ad Generelle udbudsbetingelser Delaftale 1 afsnit 1.1. SP1: Kan vi forudsætte, at der udfærdiges og indsendes et tilbudsskema for henholdsvis bil på hvide plader og bil på gule plader? skal udfyldes et skema for biler på hvide plader og et skema for biler på gule plader. 20. SP2: Kan der afgives tilbud på biler med hybridteknik (benzin/el)? 21. SP3: Kan der afgives tilbud på flere varianter af den samme bilmodel? vil være mulighed for at tilbyde mere end 1 bil pr. delaftale. Tilbudsgiver skal blot udfylde tilbudslisten (bilag 4) for hver tilbudt bil. 22. SP4: Kan der afgives tilbud af samme tilbudsgiver på mere end et fabrikat på samme delaftale? blot skal udfyldes et skema for hver tilbudt bil jf. bilag 4 tilbudslisten. 23. Tildelingskriterier afsnit 10.1 vurderingskriterier for delaftale 1 Af dette afsnit fremgår det, at Tilbud på køb af kommunens eksisterende bilflåde indgår i vurderingen! Kommunen oplyser nærmere specifikation af bilerne i Bilag 7. Det kan oplyses, at pr. 1. juli så ejer alle de biler som er nævnt i bilag 7. SP5: Kan kommune oplyse hvor mange af bilerne er ejet af kommunen og hvor mange biler, som i givet fald er leaset? 24. SP6: Biler på gule volder ingen problemer i forhold til moms på køb. Men biler på hvide plader kan være en udfordring, at afgive tilbud på køb ekskl. moms. Hvis der er en eventuel usikkerhed omkring pristilbuddet så påhviler det tilbudsgiver at Side 4 af 9
25. Hvordan skal tilbudsgiver forholde sig. Delaftale 3 afsnit 3.1 SP: Kan der på denne delaftale afgives tilbud på biler på henholdsvis hvide og gule plader? Eller er definitionen personbil alene relateret til biler på hvide plader? tage højde herfor i tilbuddet. fastholder derfor, at tilbud på biler på hvide plader er ekskl. moms. kun skal afgives tilbud på biler på hvide plader. 2.2.3 Serviceaftale: "... Ordregiver kan frit opsige service- /vedligeholdelsesaftalen med 3 måneders varsel"... Det præciseres, at bestemmelsen gælder kun for delaftale 1 og 3. 26. Ved operationel billeasing er service- /Vedligeholdelsesaftalen en integreret del bl.a. på grund af den garanterede restværdi og vil derfor ikke kunne opsiges særskilt i forhold til Delaftale 2. Ønsker på den baggrund at ændre udbudsvilkårene? 27. Ad. 1.6/1.85 /1.9.4 / 3.17 m.fl.- Solidarisk hæftelse: Der kræves solidarisk hæftelse på alle 3 delaftaler, såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium). XX tilbyder operationel billeasing i samarbejde med enten xx eller lokal forhandler i forhold til serviceaftale m.v. samt restværdi. Jfr. Lovgivningen omkring xx samt vores specielle ejerstruktur må vi ikke hæfte solidarisk. Dette skyldes, at som leasingtager i xx hæfter solidarisk med de øvrige kommunale leasingtagere i xx samt låntagerene i xx. Det vil således I sidste ende være selv der står med hæftelsen overfor enten xx eller den lokale forhandler, hvilket som bekendt ikke er muligt i henhold til den gældende kommunale lovgivning. fastholder, at tilbudsgiver skal hæfte solidarisk. Det er vigtigt for, at der indgås en aftale, der er baseret på en høj grad af økonomisk sikkerhed. I forhold til min. Delaftale 2, skal vi derfor foreslå, at kravet om solidarisk hæftelsen enten fjernes eller alternativt erstattes med følgende tekst: "Der opereres i kontrakten der følger af nærværende udbud med enten proratarisk hæftelse eller solidarisk hæftelse for konsortier. Såfremt et konsortium afgiver tilbud og vælger proratarisk hæftelse Side 5 af 9
28. 29. 30. skal der således afleveres en erklæring om hvorledes hæftelserne for kontraktens forpligtelser fordeles konsortiets parter imellem. Det er blandt andet på baggrund af denne erklæring, at Udbyder skal tage stilling til hvorvidt et konsortium er egnet til at løfte opgaven. Ved tilbud afgivet af konsortier skal oplysningerne, der kræves jf. afsnit X Egnethedskriterier, gives for hver deltager i konsortiet. Vedlægges de p gældende oplysninger ikke eller ikke fuldt ud for en konsortiedeltagers vedkommende, vil den manglende vedlæggelse af oplysningerne kunne have negativ indflydelse på egnethedsvurderingen og vil med al sandsynlighed medføre, at den pågældende konsortiedeltagers kompetencer ikke kan indgå i egnethedsvurderingen. Dette kan gøre det yderst vanskeligt at vurdere egnetheden for et konsortium, n r der er tale om proratarisk hæftelse i ens af alle konsortiets medlemmer, evt. ved at en part i konsortiet fakturerer for alle parter i konsortiet" Ønsker på den baggrund at ændre udbudsvilkårene? Vi er ved at udregne bud på nye biler til jer, og i den forbindelse har jeg et enkelt spørgsmål Jeg mangler en Rubrik til at skrive prisen på van udgaven. Fx i delaftale 1 kan man kun skrive enten person, eller varebil Hvordan håndterer vi dette? Bilag 4 under optioner: Tågelygter og Bluetooth er standardudstyr i de biler vi byder ind med, hvordan gør jeg opmærksom på det, skriver 0 ud fra pris og så krydser af for falsk eller sand? Testbiler: Må udstyret på testbilerne afvige fra det tilbudte, hvis der tydeligt gøres opmærksom herpå, så testpersonerne ikke er i tvivl.? Tilbudsgiver skal udfylde tilbudslisten for hver enkel tilbudt bil. Dvs. at der skal udfyldes et skema for biler på hvide plader og et skema for biler på gule plader. Under biltype beskrives, om bilen er en van eller en personbil. Ja. Der indtastes en pris på 0 kr. og der afkrydses i feltet sand. Der henvises til besvarelsen af spørgsmål 6. 31. Punkt 1.8.2. økonomisk og finansiel kapacitet:: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en egenkapital på mindst DKK 500.00 Ja. fastholder mindstekravet. Side 6 af 9
Det kan vi ikke leve op til, men vi har i hele perioden haft en aktiekapital på kr. 500.000 og den er pr. 01 januar forhøjet til kr. 1.500.000 Er det et ufravigeligt krav, at egenkapitalen skal minimum være på DKK 500.000, for ikke at blive afvist som ukonditionsmæssig? I henhold til spørgsmål/svar nr. 27 har vi følgende supplerende spørgsmål: fastholder kravet om solidarisk hæftelse i forhold til Delaftale 2 - Operationel Billeasing af elbiler. Det må umiddelbart formodes, at ingen af de lokale forhandlere vil tilbyde garanteret service-/dækaftale samt ikke mindst stille restværdi på op til 28 elbiler. En lokal forhandlers tilbud vil således skulle baseres på forhandlerens finansielle samarbejdspartner. Der henvises desuden til besvarelsen af spørgsmål nr. 27. 32. Den finansielle samarbejdspartner vil således reelt skulle garantere for forhandleren, hvilket måske nok kunne lade sig gøre, men forhandleren vil jo ligeledes skulle garantere for sin finansieringspartner hvilket, uanset forhandlerens økonomi, nok ikke vil være realistisk. Ved at opretholde kravet om solidarisk hæftelse begrænser jo mulighederne for at lokale forhandlere vil kunne byde ind på udbuddet. Hvis overhoved modtager tilbud på den udbudte Delaftale 2 vil det i givet fald være fra ganske få store finansieringsinstitutioner, som formentlig ikke benytter sig af de lokale leverandører, men vil benytte deres egen leverandør kanaler, dvs. typisk de store bilhuset i Storkøbenhavn. Vi skal derfor af hensyn til bredest mulige konkurrenceudsættelse, opfordre til, at genoverveje beslutningen i forhold til spørgsmål/svar 27. Vil på den baggrund samt det tidligere fremsendte forslag til tekstændring, fjerne kravet om solidarisk hæftelse i forhold til Delaftale 2? 33. 1. Kravspecifikation - Delaftale 1 samt 2 MK 14 - Højdejusterbart nakkestøtte. fastholder mindstekra- Side 7 af 9
34. Vi forespørger om ikke man vil genoverveje den højde justerbare nakkestøtte. Et helstøbt sæde er mere sikkert end en forkert justeret nakkestøtte. For at overveje sikkerheden, så tænk på hvorfor at racerkører har et helstøbt sæde. Et helstøbt sæde er netop tilpasset til at kunne have mange forskellige brugere - da der er støtte til alle højder. Hvor lader man det ikke være en del af vurderingen af bilen til afprøvning. Kravspecifikation - Delaftale 1 samt 2 MK 35 - Multijusterbart rat I takt med at sæderne har fået nye og forbedret indstillinger - frem/tilbage og op/ned - så har flere bilmærker fjernet frem / tilbage, da det simpelthen er unødvendigt og kun et led som gør bilen dyrere. Derfor vil vi anmode jer om at genoverveje om man ikke ønsker kravet fjernet og lade fabrikanterne vise, hvor gode de er til tilpasse ergonomien for forskellige størrelser af chauffører. Dette giver i jo en unik mulighed for ved fremvisning af biler og derved give dårlige karaktere hvis ikke man kan leve op til alle størrelser. vet. prioriterer, at vores medarbejdere har et godt arbejdsmiljø. Det er derfor vigtigt at bilen passer til alle de ansatte der benytter denne. er mulighed for højdejustering af nakkestøtte, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling Der henvises desuden til Branchevejledning om tjenestebiler i hjemmeplejen, hvoraf det fremgår, at nakkestøtten skal kunne indstilles i højden. fastholder mindstekravet. prioriterer, at vores medarbejdere har et godt arbejdsmiljø. Det er derfor vigtigt at bilen passer til alle de ansatte der benytter denne. er mulighed for flervejsjustering af rattet, så den enkelte chauffør kan få en korrekt kørestilling. Der henvises desuden til Branchevejledning om tjenestebiler i hjemmeplejen hvoraf Side 8 af 9
35. 3. MK 22 Varmedæmpende ruder. Der præcisere i nu at man ikke ønsker Solfilm men tonede ruder. Flere bilmærker tilbyder kun tonede ruder i deres topmodeller - hvilket nok er lidt at skyde over målet. Da dette kan blive meget dyrere for Norddjurs kommune at indkøbe biler, da man måske får et dyrere anlæg etc. - blot for at få tonede ruder. Solfilm vil være et rigtigt godt og billigere alternativ - som ikke vil mærkes i hverdagen. det fremgår, at rattet skal kunne justeres i højden og frem og tilbage. sætter lighedstegn mellem varmedæmpende ruder og tonede ruder. ønsker almindelige varmedæmpende/tonede ruder f.eks. i en let grålig, grønlig eller blålig farve. Foruden ovenstående spørgsmål og svar har Ordregiver følgende præciseringer til udbudsmaterialet: Nr. Afsnit: Præcisering Besvaret 1. Tilbudsliste Ordregiver har uploadet en ny tilbudsliste. Ordregiver understreger, at det ALENE er den tilbudsliste, der er uploadet pr., der må anvendes ved tilbudsafgivelse. Revideret udbudsmateriale er udarbejdet og datomarkeret. Side 9 af 9