Område: Human Resources Afdeling: Personaleudvikling Journal nr.: 11/12952 Dato: 3. februar 2014 Udarbejdet af: Anne Sophie Hensgen E-mail: Anne.Sophie.Hensgen@regionsyddanmark.dk Telefon: 76631485 Notat Sygefravær & Trivsel 2015 Status for aktiviteter i 2013 Region Syddanmark er forpligtet til at nedbringe sygefraværet med 20% frem til udgangen af 2015. Den strategiske indsats for at nå dette fald i sygefraværet hedder Sygefravær & Trivsel 2015. Denne status giver et overblik over de aktiviteter Koncern HR har gennemført og igangsat i 2013 som led i Sygefravær & Trivsel 2015. I forbindelse med denne status på 2013 har der ikke indhentet særskilt dokumentation for, hvad de enkelte enheder har gennemført af aktiviteter for at nedbringe sygefraværet. Måltal for sygefraværet Som det ses i tabellen nedenfor er Region Syddanmark samlet set tæt på at nå måltallet for sygefraværet i 2013. Sygefraværet i 2013 i hele Region Syddanmark var på 4,2% og det er 0,1 procentpoint højere end måltallet på 4,1%. Måltallet for 2013 er identisk med det endelige måltal for Sygefravær & Trivsel 2015, der løber frem til udgangen af 2015. 2012 2013 Måltal 2013 Odense Universitetshospital 4,3% 4,2% 4,0% Sydvestjysk Sygehus 3,8% 3,8% 4,0% Sygehus Lillebælt 4,4% 4,2% 3,9% Sygehus Sønderjylland 4,0% 4,0% 3,9% Øvrig sundhed - 5,1% - Psykiatri 4,5% 4,4% 4,3% Regionshuset 2,3% 2,5% 2,6% Sociale centre 6,2% 6,2% 6,3% Region Syddanmark 4,3% 4,2% 4,1% Nogle enheder har nået de individuelle måltal, mens sygefraværet hos andre ligger højere end deres individuelle måltal. Der har været individuelle samtaler mellem Koncern HR og de enheder, der i 2013 lå længst fra deres individuelle måltal, ud fra den indbyggede prognose, for at drøfte behov for yderligere bistand.
I starten af 2013 var mange af regionens medarbejdere syge med influenza. Der er blevet lavet en alternativ prognose, hvor man har erstattet sygefraværet i januar og februar 2013 med tilsvarende måneder i 2012. Den alternative prognose indikerede, at Region Syddanmark samlet set ville have nået det opstillede måltal for 2013, hvis der ikke havde været en influenzaepidemi. Det skal dog bemærkes, at influenzaepidemier opstår med jævne mellemrum. I figuren nedenfor at et overblik over udviklingen i sygefraværet fra 2009 1 og frem til 2013 fordelt på % er og antal dage sygefravær i gennemsnit blandt regionens medarbejdere: Region Syddanmark 2009 2010 2011 2012 2013 Måltal 2012 Måltal 2013 Procent 5,1% 4,7% 4,7% 4,3% 4,2% 4,3% 4,1% Sygefraværsdage 13,3 12,2 12,2 11,2 10,9 11,2 10,7 Faldet i sygefraværet i 2011 til 2012 på 1 procentpoint betød en besparelse for Region Syddanmark på rene lønudgifter på knap 15 mill. kr. på trods af at den arbejdsgiverbetalte periode i samme periode blev udvidet med 1 uge. Dertil kommer sparende udgifter til vikarer, bedre produktivitet og service for borgere og patienter. Faldet fra 2012 til 2013 var på 0,1 procentpoint, hvilket svarer til sparede lønudgifter på 3,9 mill. kr. på et år. Organisering af indsatsen Lokal indsats Der foregår løbende konkrete lokale initiativer til at understøtte lederes indsats for at nedbringe sygefraværet. Det er typisk de lokale HR-afdelinger, der stiller sig til rådighed med rådgivning og sparring om konkrete personalesager. Dette afsnit vil blive uddybet på baggrund af tilbagemeldinger fra enhederne, der anmodes om en beskrivelse af de lokale initiativer i 2013. Central indsats Koncern HR s afdeling HR Personaleudvikling har projektledelsen over Sygefravær & Trivsel 2015. Koncern HR igangsætter en række initiativer, kurser, pilotprojekter osv. i samarbejde enhedernes HRafdelinger, og sikrer at erfaringerne bliver delt internt i Region Syddanmark og eksternt på HR Portalen. I 2013 har projektledelsen i samarbejde med HR Overenskomst og Løn udarbejdet 51 dagsordenspunkter med statusser på sygefraværet til Regionsrådet, direktionen, Stabsdirektørmøder, sygehusledelsesmøder, dialogmøder med hhv. OUH, Sygehus Lillebælt, Sygehus Sønderjylland, Sydvestjysk Sygehus, Friklinikken og Sygehusvaskerierne, møder i Psykiatriens ledelse, centerledermøder på det sociale område, Hovedudvalgsmøder og regionshusets MED-udvalg. Statusserne har været en kombination af data på udviklingen af sygefraværsprocenten og orientering om øvrige aktiviteter under Sygefravær & Trivsel 2015. Der har således været et klart 1 Falder på 20% i sygefraværet tager udgangspunkt i tallet fra 2009. Side 2 af 9
ledelsesmæssigt fokus på Sygefravær & Trivsel 2015 i hele 2013 i og med, at udviklingen i sygefraværet har været et tilbagevendende tema på ledermøderne. Styregruppe Den nedsatte styregruppe for Sygefravær & Trivsel 2015, med ledelsesrepræsentanter for regionens enheder samt repræsentanter fra Hovedudvalget, afholdt to møder i 2013. På styregruppemødet i september 2013 besluttede styregruppen at suspendere mødeplanen for styregruppen resten af projektperioden og sætte styregruppen i bero ud fra overvejelsen om, at sygefraværs-projektet er blevet integreret i den lokale drift. Styregruppen kan af formanden, HR-direktør Carsten Søgaard, genindkaldes efter behov. Netværksgruppe I 2013 fortsatte projektledelsens arbejde med at sikre en solid implementering af Sygefravær & Trivsel 2015 i hele Region Syddanmarks decentrale organisering. For at sikre en tværgående og smidig koordination, sparring og erfaringsudveksling omkring arbejdet med Sygefravær & Trivsel 2015 fortsætter samarbejdet i en netværksgruppe. Netværksgruppen består af 1-2 medarbejdere fra hver af enhedernes HR-afdelinger, der i det daglige arbejde konkret understøtter enhedernes ledere med at nedbringe sygefraværet og styrke trivslen. I 2013 blev der afholdt fire fysiske netværksmøder. Netværksgruppen består pr. 31. december 2013 af: Birgitte Larsson, HR-konsulent, OUH Anne Tholstrup Gregersen, HR-konsulent, Sygehus Sønderjylland Henrik Jensen, HR-konsulent, Sygehus Lillebælt Helga Stürup, HR-konsulent, Sydvestjysk Sygehus Rita Holm, HR-konsulent, Psykiatrien Helle Høvring, HR-chefkonsulent, Psykiatrien Pier Larsen, arbejdsmiljøkonsulent, Det sociale område Mette Söderberg, ergoterapeut, Det sociale område Lise Rasmussen, økonom, Koncern HR Lisbeth Hoffmann Thomsen, chefkonsulent, Koncern HR Lone Olsen, HR-konsulent, Koncern HR Niels Jørgen Rønje, seniorkonsulent, Koncern HR Anne Sophie Hensgen, projektleder for Sygefravær & Trivsel 2015, Koncern HR I december 2013 gennemførte netværksgruppen en midtvejsevaluering, hvor der blev gjort status på form, indhold og effekt af netværkssamarbejdet, der har fungeret siden primo 2012. Det der har fungeret godt har været: Side 3 af 9
Videndeling mellem enhederne og mellem Koncern HR og enhederne, blandt andet når projektledelsen har behov for in put om praksiserfaring som led i udvikling af f.eks. vejledninger Sparring om konkrete udfordringer eller dilemmaer ifht arbejdet med sygefravær og trivsel i et tillidsfyldt og fortroligt rum At give in put til fyraftensmøder, vejledninger og kurser Fremadrettet ønsker netværksgruppen: Videreførelse af videndeling og sparring Tættere samarbejde og koordination med netværket for arbejdsfastholdelse pga. grænsende interesseområder Være mere proaktive ifht at give in put til udvikling af lederkurser (også for tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter) Give in put til indhold på dagsordenspunkter til Hovedudvalget Samarbejdet i netværksgruppen har fungeret særdeles godt, og der har været en stor parathed til at lade sig inspirere af erfaringer på tværs af enhederne. Møderne fortsætter med samme form, hyppighed og indhold som hidtil. Understøttelse af ledere i arbejdet med sygefravær og trivsel Lederkurser Koncern HR har i 2013 udbudt 13 kurser under Sygefravær & Trivsel 2015. Tre kurser var udelukkende for ledere. Ni kurser var målrettet ledere, men også åbne for tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter. Et kursus var målrettet tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Et enkelt kursus var for trio er (leder, tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant fra samme afdeling). Kurserne var: Sygefravær hvilke krav stiller juraen til håndtering af sygefravær og fastholdelse? (x2) Sygefravær 1-5-15, nu med værktøjer (x2) Sygefravær fra A-Z i Region Syddanmark (x2) Sygefravær Sproget, som skaber af fælles kultur og trivsel (x2) Sygefravær Samarbejde om lavere sygefravær og højere trivsel i afdelingen Sygefravær Bliv klar til at lede fremtidens forandringer Sygefravær Den svære samtale (x3) Derudover er et målrettet lederkursus over flere kursusdage i gang sat, men færdiggøres i 2014. Kurserne er finansieret af en central pulje, så de har været gratis for deltagerne. Knap 350 personer har deltaget i kurserne, og de kommer fra alle af Region Syddanmarks syv enheder. Side 4 af 9
Det har fungeret uproblematisk at åbne lederkurser for tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter, og der er kommet frugtbare drøftelser herud af. Få af kurserne er dog kun for ledere eller kun for tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter. Efter deltagelse i kurserne tilsendes deltagerne en kort elektronisk evaluering af deres vurdering og udbytte af kurset. Alle kurser scorer over 4 (på en 5 skala), og der er helt overvejende stor tilfredshed med form og indhold. Fyraftensmøder Ud over lederkurserne udbød Koncern HR fire fyraftensmøder i 2013 for at give inspiration til arbejdet med trivsel og sygefravær. Der var to fyraftensmøder målrettet ledere: Træning af lederen dialogkompetencer i håndtering af sygemeldinger (oplæg: Camilla Høholt Smith, CABI) (63 deltagere) Den sundeste ledelse hvilken medicin skal der til? (Teddy Jeppesen, De blå bjerge) (80 deltagere) (Gentaget i januar 2014 med 45 deltagere) Der blev afholdt et fyraftensmøde, der var målrettet tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter: Håndtering af medarbejdere med stress, angst, depression og psykisk sårbarhed (oplæg: Karen Brask, Arbejds- og Miljømedicinsk Klinik, OUH) (28 deltagere) Et fyraftensmøde var åbent for alle interesserede i Region Syddanmark: Sygefravær og dårlig trivsel spiller partnervold en rolle? (oplæg: Mariann Salskov, Konsulenthuset Salskov) (14 deltagere) Fyraftensmøderne er blevet videofilmet, og en sammenklippet version af hvert fyraftensmøde kan ses på HR portalen: http://www.regionsyddanmark.dk/wm410743. Vejledninger To nye vejledninger til at understøtte arbejdet med at nedbringe sygefraværet og styrke trivslen er udviklet i 2013. Det drejer sig om: Vælg den sundeste leder. Vejledning til rekrutteringskonsulenter og ansættelsesudvalg med eksempler på, hvordan det er muligt målrettet at afdække om kandidater til lederstiller besidder de 5 egenskaber fra Den sundeste ledelse. Den sundeste ledelse viser kendetegn hos ledere, der har mange medarbejdere, der oplever stor arbejdsglæde og hvoraf mange aldrig er syge. Denne lederundersøgelse integreres i fremtidige lederrekrutteringer, så Region Syddanmark på sigt får ansat flere ledere, der besidder netop disse egenskaber. Det er særligt attraktivt at rekruttere ledere med egenskaber som i Den sundeste ledelse, da de også er gode til at sikre god produktivitet, kvalitet og styre økonomi, hvilket vil forbedre Region Syddanmarks muligheder for at levere kerneydelser for borgere og patienter Side 5 af 9
Hvis medarbejderen har det svært på jobbet. Vejledning målrettet tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter med information om, hvordan regionens to arbejds- og miljømedicinske klinikker kan bistå, hvis en medarbejder har det svært på jobbet. Formålet er at udnytte den ekspertise Region Syddanmark i egen organisation besidder til at nedbringe sygefraværet Begge vejledninger vil blive præsenteret primo 2014. Projektledelsen er aktuelt ved i samarbejde med enhederne at beskrive en række best practice cases om anvendes af delvis sygemelding eller delvis raskmelding som metoder til at fastholde sygemeldte medarbejdere eller for at få medarbejdere hurtigere og bedre tilbage efter en sygefraværspriode. De forskellige cases bliver publiceret på HR portalen til inspiration. Særligt vejledningen Dialog om sygefravær (minifolder om 1-5-15-modellen), der blev lavet i 2012, efterspørges af ledere i hele organisationen. Netværksgruppens oplevelse er, at vejledningen bruges mange steder i organisationen f.eks. som led i afdelingsmøder, hvor det drøftes, hvordan man i en afdeling konkret arbejder med tæt ledelsesmæssig opfølgning ved sygefravær. Lederundersøgelsen fra ultimo 2012 Den sundeste ledelse er blevet meget vel modtaget i Region Syddanmarks organisation. Projektledelsen har taget afsæt i denne undersøgelse og undersøgelsen Nogle er mere syge end andre til at målrette lederkurser og fyraftensmøder, så de bygger ovenpå den viden, der er indsamlet. Eksternt har der ligeledes været stor interesse for Den sundeste ledelse. Blandt andet fordi den formidlingsmæssigt er meget nem at gå til. Region Sjælland har f.eks. valgt at lade Den sundeste ledelse indgå som et fast del af den lederuddannelse, som 150 ledere fra hele Region Sjællands organisation i efteråret 2013-foråret 2014 deltager i. Pilotprojekter Konflikthåndtering I efteråret 2012 blev et pilotprojekt omkring konflikthåndtering påbegyndt. Fire afdelinger med højt sygefravær fra hhv. OUH, Sygehus Lillebælt, Sydvestjysk Sygehus og Sygehus Sønderjylland deltog hver med seks medarbejdere/ledere 24 i alt. Afdelingerne, der frivilligt deltog, havde alle udfordringer med sygefravær og et psykisk arbejdsmiljø, der var præget af mange konflikter internt eller med borgere/patienter. Pilotprojektet havde til formål gennem flere undervisningsmoduler - at udvikle deltagernes kompetencer til at identificere, håndtere og forebygge konflikter i deres stamafdelinger. Et andet formål var at nedbringe sygefraværet med 10%. Der er gennemført en evaluering af pilotprojektet et år efter opstarten. Deltagerne oplever, at de har fået et stort personligt udbytte af deltagelse i projektet. Det har været vanskeligt for deltagerne at finde tid til at planlægge og implementere erfaringerne fra projektet i en travl hverdag. To af de fire afdelinger har oplevet et fald i sygefraværet på over 10% (hvilket var et opstillet succeskriterium), en afdeling har oplevet et fald i sygefraværet, men på under 10% og en afdeling har oplevet en stigning i sygefraværet. Side 6 af 9
Resultaterne pegede på, at man ikke entydigt kan tilbyde kurser i konflikthåndtering med den forventning, at det vil medføre et fald i sygefraværet på deltagernes arbejdsplads. Forskningsprojekt Målrettet indsats for arbejdsfastholdelse (MIA) Region Syddanmark afsendte i september 2013 en fælles forskningsansøgning med OUH, NIKKB (Nordisk Institut for Kiropraktik og Klinisk Biomekanik), Syddansk Universitet og det private konsulentfirma KIApro om projektet MIA. Formålet med projektet var at udvikle et screeningsværktøj ledere kan bruge tidligt i en medarbejders sygemelding som element til at afgøre, om en medarbejder er i fare for at blive langtidssygemeldte. Anden del af projektet gik på at henvise medarbejdere, der er i fare for at blive langtidssygemeldte, til et koordineret og målrettet tilbud med eksperter, der skal hjælpe medarbejderen hurtigt tilbage i job. Ansøgningen til Arbejdsmiljøforskningsfonden for at få økonomisk støtte til forskningsprojektet blev afvist. Første del af arbejdet med at udvikle et screeningsværktøj er dog igangsat i efteråret 2013 og færdiggøres i foråret 2014. Det vurderes at screeningsværktøjet vil kunne bruges uafhængigt af det resterende forskningsprojekt. Indtil screeningsværktøjet er udarbejdet og afprøvet sættes samarbejdet om at skaffe yderligere finansiering i bero. Pilotprojekt Samarbejde med Psykiatrien om nedbringelse af længerevarende sygefravær Koncern HR og HR-afdelingen i Psykiatrien arbejdede på at udvikle et fælles pilotprojekt, der havde til formål at nedbringe længerevarende sygefravær i udvalgte afdelinger under Psykiatrien, hvor dette særligt var en udfordring. Projektet blev dog aldrig sat i søen, da udviklingen i det længerevarende sygefravær inden for Psykiatrien i 2013 faldt så meget, at der ikke ville være nok medarbejdere med længerevarende sygefravær til at deltage. Pilotprojekt Fremtidens arbejdsmiljø Forebyggelse og reducering af sygefraværet på Socialområdet Formålet er at opbygge en konsulentfunktion tilbyder de sociale centre en helhedsorienteret indsats ifht. ergonomi, sundhedsfremme, forebyggelse og trivsel og ad den vej nedbringe sygefraværet, fastholde medarbejdere og sikre en god tilbagevenden til arbejdet. Pilotprojektet løber over 3 år og støttes delvist af Koncern HR IT-understøttelse For at understøtte ledere i at følge systematisk op på sygefravær er indkøbt et nyt sygefraværsmodul under Silkeborg Data. IT-modulet er en elektronisk løsning integreret i lønsystemet, der via e-mails automatisk giver lederen besked om, at lederen bør reagere på et sygefraværsmønster hos en medarbejder (f.eks. har haft 3 sygefraværsprioder på 3 måneder). Regler, der udløser en mail sættes op på enhedsniveau, og daglig indregistrering af fravær forbedrer effekterne af modulet. Denne systemunderstøttelse vil styrke lederens mulighed for proaktivt at tage initiativ til at snakke med den pågældende medarbejder om hans/hendes sygefravær. Systematikken i fraværssamtalerne vil bidrage til at afdække om fraværet er påvirket af det fysiske eller psykiske arbejdsmiljø, og hvorvidt lederen med en bevidst indsats kan bidrage til at løse disse forhold. Effekten af fraværsmodulet er størst ved daglige indregistreringer af sygefravær. IT-modulet implementeres i 2014 efterhånden som enhederne er parat til det. HR Portalen Side 7 af 9
Medarbejdere, ledere, tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og alle andre interesserede har mulighed for at følge indsatsen med Sygefravær & Trivsel 2015 tæt via internettet. Det er muligt på Region Syddanmark HR Portal (http://www.regionsyddanmark.dk/sygefravær). Typisk er der ca. 170 unikke besøgende på siden pr. måned, hvoraf ca. 1/3 er tilbagevendende. Der er typisk 5-600 sidevisninger pr. måned. Der ses typisk øget trafik på sitet, når projektledelsen har holdt eksterne oplæg om Region Syddanmarks erfaringer med Sygefravær & Trivsel 2015 eller der internt har været formidling om nyt materiale. Indholdet på HR Portalen bliver løbende udbygget og tilrettet. Omdrejningspunktet er at sikre gennemsigtighed i de tiltag Region Syddanmark gennemfører, og derfor er det naturligt at præsentere resultater på HR portalen. Den udprægede grad af åbenhed og gennemsigtighed på HR portalen virker meget inspirerende fortæller eksterne partner, der ikke i egne organisationer i samme grad som Region Syddanmark kaster lys på f.eks. status på eller udvikling i sygefraværstal, udviklede vejledninger og undersøgelser. Det er projektledelsens oplevelse ud fra kommentarer fra deltagere under eksterne oplæg eller eksterne sparringsmøder. Eksterne hæfter sig særligt ved de store perspektiver ved, at alle ansatte i Region Syddanmark gennem HR-nøgletal kan se bl.a. status på sygefraværet i alle afdelinger og afsnit i hele organisationen samt at omfanget, dybden og systematikken i Region Syddanmarks tilgang. Ekstern sparring Projektledelsen har i årets løb holdt sparringsmøder med sygefraværsforsker Merete Labriola, Marselisborgcentret. Formålet har været at modtage sparring på Region Syddanmarks indsats for at nedbringe sygefraværet. Møderne har været værdifulde, da hun som en udefrakommende og fagligt velfunderet om sygefravær har udfordret Region Syddanmarks ideer og overbevisninger. Merete Labriola og projektleder for Sygefravær & Trivsel 2015, Anne Sophie Hensgen, holdt en fælles workshop på den nationale Arbejdsmiljøkonference i Nyborg i november med afsæt i Region Syddanmarks erfaringer med Sygefravær & Trivsel 2015 og Merete Labriolas forskningsresultater. Eksterne sparringsmøder I og med at Region Syddanmark de seneste år har arbejdet strategisk for at få nedbragt sygefraværet og har været parat til at dele erfaringer med andre på konferencer, seminarer, HR portalen og på sparringsmøder, har omverdenen fået øjnene op for Region Syddanmarks indsats. I 2013 har projektledelsen holdt en række sparringsmøder, hvor de eksterne parter har kunnet dele egne erfaringer med at arbejdet med sygefravær og trivsel med Region Syddanmark. Det som særligt har haft eksternes interesse har været Region Syddanmarks meget systematiske arbejde med indsatsen for at få bragt sygefraværet ned og den tydelige fokusering fra direktionen. Desuden har 1-5-15-modellen og kulturen omkring anvendelsen af den tætte ledelsesmæssige opfølgning inspireret, ligesom gennemsigtigheden i HR nøgletal og de mange anvendelsesorienterede lederkurser vækker interesse. Side 8 af 9
Konklusion på 2013 Region Syddanmark er 0,1 procentpoint fra at være i mål i forhold til at nedbringe sygefraværet og nå de opstillede måltal for sygefraværet. I 2013 har projektledelsen fulgt den kurs der blev afsat med Sygefravær & Trivsel 2015 i 2012. Det er sket ved løbende at bygge ovenpå. Konkret har det været ved at planlægge lederkurser, fyraftensmøder, pilotprojekter og vejledninger så de bygger ovenpå den viden der kom af undersøgelsen om de 10% mest syge - Nogle er mere syge end andre eller Den sundeste ledelse. Derved har der været en tydelig rød tråd i de forskellige nye initiativer, der er sat i gang i 2013. Styregruppen for Sygefravær & Trivsel 2015 besluttede på det sidste styregruppemøde, at fokus på tæt ledelsesmæssig opfølgning og de øvrige initiativer under Sygefravær & Trivsel 2015 skal bibeholdes. 1-5-15-modellen skal fortsat anvendes systematisk, når medarbejdere er sygemeldte. Region Syddanmark er en meget stor organisation med over 25.000 ansatte, og derfor tager det tid at ændre kulturen omkring sygefravær og trivsel, så kulturen i alle grene af organisationen kommer med. Derfor er det afgørende, at fokus på systematisk ledelsesmæssig opfølgning ved sygefravær bibeholdes selvom det kan argumenteres at Sygefravær & Trivsel 2015 er gået fra at være et projekt til at være en del af den driftsmæssige virkelighed. Side 9 af 9