Ministeriernes projektkontor - rådgivning, modeller og myndighedernes samarbejde med It-projektrådet Morten Ellegaard, Kontorchef, Digitaliseringsstyrelsen, Finansministeriet 24. 1
PROFESSIONALISERING AF IT-PROJEKTER I STATEN
KRAV TIL IT-PROJEKTER PR. 1. JANUAR 2011 ALLE it-projekter, uanset budgetstørrelse, skal anvende den fællesstatslige itprojektmodel og statens business case-model. Hvis it-projektet har et budget på mere end 10 mio. kr., så skal: Det indmeldes til risikovurdering i Statens It-projektråd Der indsendes oplysninger om projektets status hvert halve år Der indsendes en projektafslutningsrapport og en gevinstrealiseringsrapport til It-projektrådet efter projektets afslutning Hvis budgettet er over 60 mio. kr. skal projektet desuden forelægges regeringens finansudvalg Kilde: Budgetvejledning 2014
5 PRINCIPPER FOR STATSLIGE IT-PROJEKTER 1. Ambitiøs men second mover 2. Genbrug af nuværende løsninger i videst muligt omfang 3. Business case af omkostninger, gevinster og effekt 4. Projekter skal afgrænses ved at minimere omfang og kompleksitet med fokus på de forretningsmæssige mål 5. Modenhed: Projekterne skal gennemføres med fælles metoder og kvalificerede ressourcer
Fokus på risikofyldte projekter
IT-PROJEKTRÅDET 11 medlemmer med iterfaring fra offentlige, halvoffentlige og private organisationer. Formand Mogens Pedersen, Finansministeriet Næstformand Birgit Nørgaard, Bestyrelsesmedlem Jørgen Bardenfleth, Bestyrelsesformand Anne Marie Jess Hansen, Kunde og projektdirektør, Forca Jesper Jarnbæk, Forhenværende direktør, Kortog Matrikelstyrelsen Michael Moesgaard, Koncern it-direktør Dong Energy Mads Tofte, Rektor ITuniversitetet Lars Mathiesen, Bestyrelsesformand Erik Andreasen, Forhenværende underdirektør Danske Bank Lillian Mogensen, Direktør ATP Ole Kjær, Forhenværende direktør Skat
It-projektrådets arbejde Vurdere risikoprofilen for statslige it-projekter/programmer Give myndigheder anbefalinger til risikominimering og evt. anbefale projekt-reviews Offentliggøre statusrapportering over igangværende projekter til regeringens økonomiudvalg Efterspørge udvikling af metode Løbende dialog med leverandører og rådgivere Genbesøge direktioner med projekter i problemer
IT-PROJEKTERS KONTAKT MED IT-PROJEKTRÅDET Primo januar Risikovurde ring Baseline Statusrapportering Projektafslutning Gevinstrealisering Risikovurdering afsluttes med et anbefalingsbrev Baseline indmeldes senest fire uger efter risikovurdering Primo august To gange årlig statusrapportering Data om projektafslutning indsendes efter projektet er afsluttet af styregruppen Data om gevinster indsendes et år efter projektafslutning
RISIKOVURDERINGEN 1. dag 2. dag 3. dag 4. dag 5.-10. dag Materialet indsendes Læsedag Workshop Dialogmøde med direktøren Anbefalingsbrev til myndigheden 47 risikovurderinger gennemført siden rådet blev etableret i 2011
VURDERINGSKORPSET Vurderingskorpset består af knap 50 personer fra den offentlige og private sektor. Alle har solid erfaring fra store it- og udviklingsprojekter. Vurderingskorpset ser på tværs af staten og identificerer risici i it-projekterne. 10
Kompetenceløft og fælles metoder
DEN FÆLLESSTATSLIGE IT-PROJEKTMODEL Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case En model for faseopdeling af projektforløbet Principper for overgang fra en fase til næste fase Fem ledelsesprodukter og skabeloner hertil Klare beskrivelser af roller og ansvar
DEN FÆLLESSTATSLIGE PROGRAMMODEL Programmer med udgifter på mere end 60 mio. kr., hvor it udgør et væsentligt element, skal følge den fællesstatslige programmodel Kilde: Budgetvejledning 2014 7 PRINCIPPER FOR PROGRAMLEDELSE 9 PROGRAMTEMAER FASEMODELLEN Identificering af program Præcisering af program Etabler Eval Ledelse af programbølger Levering af forandringsevne OBLIGATORISKE OG VALGFRIE LEDELSESPRODUKTER uer Realisering af gevinster og for b er ed Lukning af program
MINISTERIERNES PROJEKTKONTOR TILBYDER Generel introduktion til de fællesstatslige modeller, herunder den fællesstatslige it-projektmodel, den fællesstatslige programmodel samt statens business case-model Rådgivning om risikovurderingsprocessen og modelanvendelse Sparring på udarbejdelse af business case Kvalitetstjek af materialepakke forud for risikovurdering Myndigheder at deltage i fem faglige netværk
HER SER VI FORTSAT UDFORDRINGER Der er problemer med at opdele (scope) projekterne (særligt systemmoderniseringsprojekterne) Forretningsmodeller er ikke gennemarbejdede og projekternes kan have uklare formål Der er vanskeligheder med at arbejde professionelt og ambitiøst med BC en, gevinstpotentialer og gevinstrealisering Manglende modenhed til at arbejde med delte forretningsmodeller tværoffentligt It-systemer har ikke et tydeligt ophæng i en overordnet it-arkitektur Lovprojekter (særligt EU-projekter) er presset på tid og har helt andre rammebetingelser end øvrige udviklingsprojekter. For få effektiviseringsprojekter, for mange kvalitetsløftsprojekter Projektorganisering udfordret af linieledelse (og svage styregrupper)
HER SER VI POSITIV UDVIKLING Myndighederne anvender modellerne og skabelonerne, og der ses markant bedre kvalitet i projektmaterialet, når samme myndighed indsender 2. gang. Begyndende high performance-ministerier Projekterne har ledelsesmæssige opbakning og øget bevågenhed Der arbejdes intensivt på at tænke i gevinstrealisering og forudsætninger for gevinster og udgifter, og ikke udelukkende med hjælp fra eksterne konsulenter Øget fokus på en agil tilgang, dog oftest tilstræbt agilitet Stort kendskab til rådet og risikovurderingerne og interesse for risikostyring Myndighederne har en stigende interesse i at risici opgøres økonomisk og ønsker risikojusterede budgetter Store fald i budgetoverskridelser - indtil videre ingen sorte svaner..
Nye indsatsområder 2015-16 Overvejelser om en ny styringsmodel for statslige it-projekter Styregruppeindsats og fokus på topledelsens rolle i it-projekter Bedste practice-bibliotek til staten