Referat af ordinært afdelingsmøde i afd. Haunstrupgård 2014 Dato 29.09.2014 Sted Beboerlokale Strandboulevarden 56, Østerbro Deltagere Fra afdelingen: 50 lejemål var repræsenteret Fra fsb: Driftsleder, Jan Hjøllund Christensen, driftschef, Michael Willer Jensen, servicemedarb. Carsten Andersen og René Osberg Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af forretningsorden for mødet 3. Afdelingsbestyrelens beretning 4. Forslag 5. Regnskab for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 6. Godkendelse af budgetter for Rådighedsbeløb Aktivitetsmidler 7. Godkendelse af boligforeningens budget for det kommende år 8. Valg 9. Eventuelt Bestyrelsesformanden Sanne Thorvil bød velkommen og foreslog Jørgen Larsen som dirigent. Afdelings Navn Rådhuspladsen 59 1550 København V Tel 3376 8000 Fax 3314 1260 driftbygogjura@fsb.dk www.fsb.dk Giro 7 02 51 30 CVR 10 35 51 17 Træffetider man- tors 10-15 fre 10-14 Åbningstider man- tors 10-15 fre 10-14 Ad 1 Valg af dirigent Jørgen Larsen, fra Kantorparken, blev valgt til dirigent. Jørgen konstaterede herefter, at afdelingsmødet var lovligt indkaldt og dermed beslutningsdygtigt. 2014 Ad 2 Godkendelse af forretningsorden for mødet Godkendt. Valg af referent Karl Fogh blev valgt. Følgende personer blev valgt til stemmeudvalget Jan Hjøllund Christensen og Karen, Næstvedgade 33, 1.th. Ad 3 Afdelingsbestyrelsens beretning v. Sanne Thorvil Side 1 af 1
Bestyrelsens årsberetning 2014. Haunstrupgård har i det forgangene år fået flere sager tilendebragt, samt set flere komme til. Det har betydet at bestyrelsens arbejde har bevæget sig fra kun at kunne beskæftige sig med ad hoc sager, til også at bestræbe sig på at tænke nyt. Færdiggjorte sager på ejendommen Haunstrupgård er forsat godt i gang med modernisering af ejendommens køkkener og badeværelser under den kollektive råderet. Interessen er stor og i dag er ca. 70 køkkener og 25 badeværelser under ordningen. Den nuværende finasieringspulje er på 7 mil. kr. og der er brugt 3,1 mil. kr., så det forventes at puljen rækker et år endnu. Dette bevirker at der skal søges ny pulje på næste års afdelingsmøde i 2015. Regnskabet Regnskabet for 2013 udviser et mindre overskud som bruges til ekstraordinær betaling og afskrivning på den nyligt færdiggjorte brugsvandsinstallation, eller til nye varmevekslere. Overskuddet fra regnskabet 2013 er brugt til færdigbetaling af vaskerierne, der i forbindelse med et skybrud blev moderniseret. Fortrinsret til elevatoropgang Elevatoren i Jens Munks Gade 2 er nu renoveret. I den forbindelse er der indgået aftale med kommunen og FSB om, at ældre- eller gangbesværede beboere af Haunstrupgård har fortrinsret til lejemålene i Jens Munks Gade 2. Facaderenovering Facaden ud i mod Jens Munks Gade nærmer sig en færdiggørelse ift. fuearbejder og indsættelse af lyssten. Dette gælder særligt for den store gavl for enden af gaden som endelig er færdig. Orienteringsaften og netaftale På orienteringsaften i marts introduceredes beboerne for bestyrelsens fokuspunkter for dets arbejde i 2014. Herunder overholdelse af husorden samt at spare på ejendommens høje vandforbrug. Flere beboere har tilkendegivet sig positive ift. disse. Både bestyrelsen og FSB har igennem flere år været opmærksomme på, at Haunstrupgård har et for højt vandforbrug. Derfor blev der i gangsat flere tiltag for at få beboerne fik set næremere på deres forbrug. Fra driftspersonalets side igangsatte man en omfattende udskiftning af pakninger, således at haner ikke står forbruger unødig meget vand. Dertil kom at der blev ophængt plakater fra FSB i opgangene, der opfordrer beboerne til at se nærmere på deres vandforbrugsvaner, samt hvordan disse kan forbedres. Både ejendommen og økonomien har godt af, at beboerne blive bevidste forbrugere og økonomiserer med naturen. På orienteringsmødet blev beboerne også introduceret for, at bestyrelsen vil bruge 2014 til at få alle beboere til at overholde de vedtagne husregler. Dette er nødvendigt for at alle beboere synes om at bo i Haunstrupgård. Endelig vedtog beboerne at forny aftalen med Dansk Kabel TV ift. køb af internet. Denne aftale har bevirket at den samlede hastighed er sat op fra 30 mb til 100 mb, samt givet mulighed for enkelt tilkøb af individuel hastighed. Især brugere af Netflex o.lign. kan drage fordel ved et sådan tilkøb. Endelig blev det vedtaget at bestyrelsen skal se nærmere på en udskiftning af låse på ejendommen. Loppemarked Igen i år trådte et par beboere sammen og istandsatte et loppemarked for ejendommens beboerne. Her var både lokale og andre østerbrogensere velkomne til at kigge forbi. Side 2 af 2
Arrangementet var en klar succes, og bestyrelsen ønsker forsat at beboerne tager lignende initiativer og støtter gerne op. Bestyrelsen takker initiativtagerne for arrangementet. Ny gårdbelægning og fremtidig containergård Beboerne er blevet bekendtgjort med at Københavns kommune forudsætter, at alle beboere affaldshåndterer deres eget affald. Dette betyder at der pt. er opstillet de reglementerede containere til at fordele sit affald i, i gård 2. Bestyrelsen forelagde også for beboerne, at der vil blive opført en aflåst containergård, således at affaldet ikke forsat vil flyde som det pt. gør. Denne containergård håber bestyrelsen vil blive opført inden årets udgang med beboernes vedtagelse. Varmeregning Varmeregningen for 2013 er opgjort, og de fleste beboere har igen oplevet at modtage en tilbagebetaling grundet en mild vinter. Det er vigtigt i den sammenhæng at hæfte sig ved, at varmeopgørelsen er svingende fra år til år, og at dette skyldes at man beregner næste års opkrævning med baggrund i sidste års opgørelse. Det er således aldrig helt til at vide om man vil modtage en tilbagebetaling, eller en ekstra varmeregning for det sidste års varmeforbrug. Klager Beboerklager optager stadig en del af bestyrelsens arbejde. Vejledning ift. oprettelse af klager hentes på driftslederens kontor. Bestyrelsen opfordrer stadig til at beboerne kontakter hinanden, og via den vej får løst interne problemer. Den enkelte beboer kan altid tage afsæt i den omdelte husorden, en vedtaget husorden alle beboere skal overholde. Bestyrelsens fokusområder 2014/ 2015 På bestyrelsens dagsorden for 2013 var også at have særligt fokus på overholdelse af ejendommens husregler. Bestyrelsen finder det overordentligt nødvendigt at alle beboere overholder disse, så sameksistens på ejendommen er acceptabel for alle. Det er tydeligt at nogle beboere opfatter det som, at de kan tillade sig at sætte sig ud over fælledskabets regler og gøre som de lyster. Det skal påpeges at det forsat ikke er tilladt at holde hund i Haunstrupgård. Det er heller ikke tilladt at passe en hund uden man har fået særlig tilladelse. Bestyrelsen har derfor valgt at gå ind i nogle enkelt sager for at få disse afsluttet. Ydermere vil bestyrelsen arbejde på en opstramning ift. overholdelse af husreglerne i 2014. Bestyrelsen har løbende kontakt med FSB s juridiske afd. FSB har nu kontaktet beboerklagenævnet for at få afsluttet en længerevarende sag om ulovligt hundehold. Til slut vil bestyrelsen endnu en gang takke driftslederen Jan Holger Hjøllund Christensen, René Osberg og Carsten Andersen for det gode og konstruktive samarbejde, og bestyrelsen ser frem til det fortsatte samarbejde i det kommende år. Sluttelig vil bestyrelsen også takke beboerne for deres tillid og opbakning af bestyrelsens arbejde og indsatsområder. Bestyrelsen ser frem til den fortsatte dialog med beboerne. Tak. Hermed overlader bestyrelsen dens beretning til forsamlingens godkendelse. Der var følgende bemærkninger til beretningen: Der var et spørgsmål til årets varmeafregning. Bestyrelsen henviste til FSB for den konkrete beregning. - Beretningen blev herefter enstemmigt godkendt. Side 3 af 3
Ad 4 Forslag 1. Forslag om alternativ finasiering af miljøgård Bestyrelsen Bestyrelsen anbefalede et ja. Sagen blev forelagt af Keld, der også svarede på uddybende spørgsmål. - Forslaget blev enstemmigt vedtaget 2. Forslag om finasiering af ekstraordinære udgifter ved skybrudskade Bestyrelsen Bestyrelsen anbefalede et ja. Keld forelagde og uddybede forslaget. - Forslaget blev enstemmigt vedtaget 3. Forslag om udskiftning af kælderrum med ståladskillelse Bestyrelsen Bestyrelsen anbefalede et ja. Keld forelagde forslaget og svarede på uddybende spørgsmål. - Forslaget blev enstemmigt vedtaget 4. Forslag om afdelingens egen hjemmeside samt valg af redaktør Bestyrelsen foreslog valg af Karl Fogh som redaktør Karl forelagde forslaget og forklarede om hjemmesiden. - Forslaget blev enstemmigt vedtaget, og Karl blev valgt som redaktør. 5. Forslag om betalingsvaskeri Sonja Jegsen Sonja forelagde forslaget og uddybede begrundelsen for ønsket om betaling, samt svarede på spørgsmål. Stemmeresultat: 4 for forslaget, 94 imod, 2 blanke - Forslaget blev ikke vedtaget. 6. Forslag om opsætning af elektrisk lys i kælderrum 322 Hjördis Espersen Forslaget blev trukket tilbage af forslagsstiller. Driftslederen lovede at se på lysforholdene i det pågældende kælderrum. - Forslaget blev ikke vedtaget. 7. Forslag om installation af 400 V i alle lejligheder m. bilag Nina Christensen Nina forelagde og begrundede forslaget. Der var en debat om strømstyrker og HFI kontra HPFI-relæer. Henning fra bestyrelsen svarede på alle de tekniske spørgsmål, og påpegede at der er opsat de lovpligtige relæer i henhold til gældende lovgivning. Stemmeresultat: 2 stemmer for forslaget, 98 imod. - Forslaget blev ikke vedtaget 8. Forslag om etablering af barnevogns- / klapvognsskur på ejendommen Anja Stender Anja forelagde forslaget, og uddybede hvorfor der burde bygges barnevognsskure nu. Præcisering af afstemningstema: Der nedsættes et udvalg, som indenfor 4 måneder fremkommer med løsningsforslag til placering, udformning, økonomi og lejeniveau. Bestyrelsen indkalder snarest til møde. - Forslaget blev vedtaget 9. Forslag om renovering og fornyelse af legepladser Anja Stender Side 4 af 4
Anja forelagde forslaget, og efter en debat enedes man om følgende. Præcisering af afstemningstema: Der nedsættes et udvalg, der kommer med løsningsforslag til placering, aldersniveau, udformning, økonomi. Bestyrelsen indkalder snarest til møde - Forslaget blev vedtaget 10. Forslag om ændring af dørtelefoners ringetone Thor Andersen Forslaget blev trukket tilbage af forslagsstiller. Driftslederen undersøger muligheden for at ændre på ringetone og lydstyrke. - Forslaget blev ikke vedtaget Ad 5 Regnskab for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler Regnskab for rådighedsbeløb på kr. 19.647,00kr blev godkendt. Regnskab for aktivitetsmidler på kr. 3.718,50kr blev godkendt. Ad 6 Budgetter for rådighedsbeløb og aktivitetsmidler - Budget for rådighedsbeløb på kr. 19.647,00kr blev godkendt. - Budget for aktivitetsmidler på kr. 30.000,00kr blev godkendt. Ad 7 - Boligafdelingens driftsbudget for det kommende år Keld gennemgik ejendomsbudgettet. Der var følgende bemærkninger til budgettet: Keld tilbød at svare på spørgsmål til det udsendte budget. Spørgsmål: Hvordan kan det være huslejen aldrig falder. Svar: Vi holder igen med udgifter men ting stiger. I 2018 er vi færdige med at betale lån til altaner - Budgettet blev herefter godkendt med lejeforhøjelse på 1,6% pr. 01.01.2015. Ad 8 Valg Sanne Thorvil modtog genvalg som formand Henning Nielsen modtog genvalg som medlem Steen Poulsen modtog valg som 1. suppleant m. 39 stemmer for Thor Andersen modtog valg som 2. suppleant m. 39 stemmer for Gerda Brown modtog genvalg som revisor Sanne Thorvil modtog genvalg som revisorsuppleant Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig efterfølgende på bestyrelsesmødet d. 07.10.2014. Bestyrelsen ser herefter således ud Formand: Sanne Thorvil 2014-2016 Næstformand: Keld Lybke 2013-2015 Sekretær: Adam Breum 2013-2015 Kasserer: Karl Fogh 2013-2015 Side 5 af 5
Medlem: Henning Nielsen 2014-2016 1. Suppleant: Steen Poulsen 2014-2015 2. Suppleant: Thor Andersen 2014-2015 Ad 9 Eventuelt Poulsen: Kommer der nyt sand mellem fliserne langs brandmuren. Henvises til driftslederen. Hjørdis: Borgerservice er villige til at komme ud, og fortælle om den nye ordning i forhold til offentlig post. Der kan indhentes pjecer om dette på ejendomskontoret. Merete: man kan framelde sig digital post i borgerservice. Spørger: Hvad skal der ske i kælderrummene? Bestyrelsen henviser til opslag og ejendomskontoret. Keld Lübcke : Anbefaler møde i FSB for beboerne om forsikring. Se opslag i opgangene. Spørger: hvornår kommer der ny beplantning i gård 1, og kommer der nye træer som erstatning for de to der blev fældet for fem år siden? Keld: Grønt udvalg arbejder med gård 1. Der er ikke planer om nye træer i gård 2. Gerda og John Brown tilbyder shiatszu skuldermassage gratis, i beboerlokalet (se opslag) Sanne Thorvil opsummerede fra mødet, og udtrykte glæde over de nedsatte udvalg. Dertil opfordrede hun beboerne til af kigge på hjemmesiden, og takkede for deltagelse. Dirigenten, Jørgen Larsen takkede herefter for et godt møde, og erklærede mødet for hævet kl. ca. 21:30. Dirigent Jørgen Larsen Formand Sanne Thorvil Side 6 af 6