ALLERØD KOMMUNE Klima og Miljøudvalget Møde nr. 47 Mødet blev holdt tirsdag den 11. juni 2013 på Rådhuset i Mødelokale C. Mødet begyndte kl. 15:00 og sluttede kl. 16:40. Medlemmer: Formand Agnete Fog (B), Næstformand Emma Glæsel (C), Karen Gausland (A), John Jensen (D) Afbud: Gurli Nielsen (C) 1. Bemærkninger til dagsordenen... 1 2. Meddelelser... 2 3. Allerød Kommunes eventuelle deltagelse i strategisk elbilspartnerskab... 4 4. Forslag til indsatsplan for grundvandsbeskyttelse indsatsplan Sjælsø ( tillæg til Allerød Nord)... 6 5. Spildevandsplan 2013... 8 6. Vedligeholdelse af kommunale ejendomme... 11 7. Spørgsmål fra byrådsmedlem John Jensen låsesystem... 14 8. Status for energioptimeringsprojekt... 17 9. Regnskabspraksis for udgifter til genanskaffelse og renovering af bygninger og idrætsanlæg... 19 10. Renovering af kunststofløbebanerne på Skovvang Stadion... 21 11. Orientering om fjernvarmeregnskaber m.m... 23 12. Analyse af mulighederne for konkurrenceudsættelse af Allerød Service... 25 13. Regnskab for anlægsbevilling multihuset Hobitten... 27 14. Centralisering af tandplejen frigivelse af anlægsbevilling... 29
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 1 KLIMA OG MILJØUDVALGET 1. Bemærkninger til dagsordenen Sagsnr.: 13/1365 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Administrationens forslag Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Ingen John Jensen Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 2 KLIMA OG MILJØUDVALGET 2. Meddelelser Sagsnr.: 13/1365 Punkttype Tema Orientering. 1. Udbygning af Blovstrød Svømmehal Sigma Swim Allerød rettede i april måned henvendelse til kommunen med ønske om udbygning af Blovstrød Svømmehal i retningen mod Blovstrød Skole, til også at kunne omfatte et DRYland (område for svømmetræning m.m. på land). Gruppeformændene har efterfølgende aftalt, at projektet oversendes til det relevante fagudvalg med henblik på budgetdrøftelser for 2014. Sagens art nødvendiggør en sagsbehandling, der omfatter de planmæssige, bygningsmæssige og økonomiske forhold. Sagen genoptages i Klima og Miljøudvalget og dernæst Kultur og Idrætsudvalget i august måned. 2. Statens Vandplaner Udkast til vandplaner er nu sendt i høringer igen, efter at de oprindelige vandplaner i december 2013 blev erklæret ugyldige af Natur og Miljøklagenævnet. Staten har meddelt, at den nye høring medtager indsendte høringssvar fra de tidligere høringer af vandplanerne. Der er så godt som ingen ændringer i indsatsprogrammet i forhold til tidligere. Den første såkaldte tekniske forhøring, der kun omfatter kommunale, regionale og statslige forvaltninger, sluttede 27. maj 2013. Denne høring omfatter kun eventuel ny faktuel viden som Statens vandplanmyndighed ikke måtte være i besiddelse af, f.eks. nye data o.l. indsamlet i kommunerne eller af andre. Forvaltningen har vurderet, at kommunen ikke har sådanne nye data. Efter den tekniske høring sendes hele vandplanen i 6 måneders offentlig høring, der ventes afsluttet ved udgangen af 2013. Herefter skal processen med Allerød Kommunes vandhandleplan gennemføres, der konkretiserer indsatsen lokalt. 3. Mødet på Nordforbrændingen den 14. maj 2013 om Affaldsplan 2014 Nordforbrænding afholdt den 14. maj 2013 møde om Affaldsplan 20142020 for de fire involverede kommuner. Her blev rammerne for den nye affaldsplan præsenteret, herunder udkast til idékatalog samt mulige konkrete initiativer. På mødet blev ytret ønske om at koordinere arbejdet med Affaldsplanen med Regeringens ressourcestrategi. Dette vil sandsynligvis betyde en længere
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 3 tidshorisont for arbejdet. Efterfølgende har Miljøstyrelsen tilkendegivet, at fristen for vedtagelse af affaldsplanen rykkes til andet halvår af 2014. Referat og oplæg fra mødet er vedlagt til orientering. 4. Kommunale elbiler og Better Place konkurs. Allerød Kommune har en aftale med Better Place om levering af strøm til elbiler, herunder drift og service af ladestanderne til elbilerne. Selve elbilerne er imidlertid leaset gennem kommuneleasing og er derfor ikke omfattet af Better Place konkurs. Better Place har meddelt, at de leverer strøm til deres kunder, indtil kurator har fundet en anden løsning. Forvaltningen afventer denne løsning og vil derefter vurdere de økonomiske konsekvenser. Et alternativ kan blive, at kommunen køber og driver egen strømstander. Sagsbeskrivelse Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Dialog/høring Bilag Bilag 1 Referat fra mødet hos Nordforbrænding d. 14.maj 2013 Bilag 2 Oplæg fra mødet hos Nordforbrænding d. 14.maj 2013 Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Udvalget til meddelelserne til efterretning. John Jensen Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 4 KLIMA OG MILJØUDVALGET 3. Allerød Kommunes eventuelle deltagelse i strategisk elbilspartnerskab Sagsnr.: 13/5507 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Orientering. Udvalget orienteres om henvendelse fra KKR Hovedstaden vedrørende deltagelse i et strategisk partnerskab om elbiler sammen med bl.a. Region Hovedstaden og kommuner i hovedstadsregionen. Partnerskab om elbiler har to fokusområder: 1) Udrulning af elbilsinfrastruktur (ladestandere) i Region Hovedstaden og dermed også i de enkelte kommuner og 2) at få flere elbiler ud at køre i partnervirksomhederne/region og kommuner. Dette er i oplægget tænkt som et fælles udbud af indkøb af elbiler blandt partnerne. Byrådet besluttede den 17. november 2011 strategi for opsætning af infrastruktur til elbiler på offentlige parkeringspladser i kommunen, men der er endnu ikke opsat offentlige ladestandere. Såfremt kommunen overvejer at deltage i elbilpartnerskabet, skal denne strategi genovervejes. Allerød Kommune har pt. 2 elbiler i driften, én i socialpsykiatrien og én på rådhuset. Disse biler er leaset (operationel leasing) og rådhusets elbil er betalt af den ekstra driftsbevilling til afprøvning af elbiler, som byrådet bevilligede i forbindelse med budget 2012. Forvaltningen planlægger at anskaffe endnu en elbil på en operationel leasingaftale i løbet af 2013 for disse midler. Dette kan evt. udskydes til 2014 og eventuelt blive en del af Allerød Kommunes bidrag til elbilspartnerskabet. Elbilspartnerskabet planlægger at lave en fælles ansøgning til Energistyrelsen. Målet er at søge støtte til udrulning af ladestandere til elbiler og til indkøb af elbiler. Det skal i det videre forløb afklares, hvorvidt det er en betingelse for deltagelse i partnerskabet og ansøgningen, at Allerød Kommune køber elbiler frem for at lease. Leasing af elbiler har været kommunens hidtidige strategi, fordi den tekniske udvikling med hensyn til elbiler er meget svingende og det er vanskeligt at estimere værdien af en tre år gammel elbil. Denne strategi bygger på rådgivning fra Kommune Kredit. Foreløbige erfaringer understøtter strategien, idet markedet for brugte elbiler er nærmest ikke eksisterende. Forvaltningen afventer nærmere afklaring og konkretisering af partnerskabets form og betingelser.
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 5 Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Kommunens deltagelse i partnerskabet vil understøtte Allerød Kommunes arbejde med Green Cities målet om trafik, specifikt delmålet om at mindst 50 % af biltrafikken er baseret på alternative drivmidler i 2025. Ingen. Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget tog orienteringen til efterretning. John Jensen Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 6 KLIMA OG MILJØUDVALGET 4. Forslag til indsatsplan for grundvandsbeskyttelse indsatsplan Sjælsø ( tillæg til Allerød Nord) Sagsnr.: 12/17777 Punkttype Tema Beslutning. Som grundvandsmyndighed har Allerød Kommune udarbejdet forslag til indsatsplan Sjælsø tillæg til Allerød Nord. Indsatsplan Sjælsø omfatter Ellebæk Vandværk, Sandholm Kildeplads samt Forsvarets Etablissementer. Udvalget anmodes om at indstille forslaget til indsatsplan godkendt i Økonomiudvalget og byrådet med henblik på, at indsatsplanen udsendes i offentlig høring. Miljøsagsbehandler, ingeniør MaiBritt Madsen deltager i punktets behandling, og er inviteret til kl. 15.10. Sagsbeskrivelse Forslag til indsatsplan Sjælsø tillæg til indsatsplan Allerød Nord er udarbejdet i henhold til bekendtgørelse om indsatsplaner (nr. 1319 af 21. december 2011). Udkast til indsatsplan Sjælsø er udarbejdet på baggrund af statens grundvandskortlægning Sjælsø området. Da indsatsplan Sjælsø er et tillæg til indsatsplan Allerød Nord, er der samtidig sket en opdatering med hensyn til forurenede grunde i bilag 2, samt opdatering af indsatsoversigt fra indsatsplan Allerød Nord. Indsatsplanen er et centralt værktøj, der skal sikre, at grundvandet beskyttes. Planen beskriver aftalte tiltag, og er gældende for perioden 20112016. Indsatserne udføres af vandværker, Region Hovedstaden, Forsvaret og Allerød Kommune. En oversigt over indsatser fremgår af side 6 9 i vedlagte indsatsplan. Uddrag af de indsatser, der fremgår af indsatsoversigten, er følgende: Vandværker: Fokus på grundvandskvalitet herunder skånsom indvindingsstrategi og information til borgere om grundvandsbeskyttelse. Kommune: Information i samarbejde med vandværkerne og målrettet tilsyn på virksomheder i indsatsområdet med fokus på grundvandshensyn ved miljøgodkendelser/råstoftilladelser. Opfølgning på registrering af ubenyttede boringer og brønde samt påbud om sløjfning. Koordinering af grundvandsmonitering og fokus på udvalgte forureninger. Fra Grundvandsstrategien er resumeret retningslinjer for
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 7 grundvandsbeskyttelse, der skal indarbejdes i Kommuneplan 2013. Retningslinjerne fremgår af bilag 1. Region: Vurdering af undersøgelsesgrundlag på kendte og potentielle forureningskilder. Fokus på afværgepumpning til sikring af uacceptabel spredning af forureningskilder i det centrale Allerød med henblik på optimering af eksisterende afværgepumpning. Forsvaret: Det skal bemærkes, at de beskrevne indsatser under Forsvaret alene er Allerød Kommunes forslag til forventede tiltag. Disse vil efterfølgende blive forhandlet på plads med Forsvaret i høringsperioden med henblik på en prioritering, således at en tidsmæssig prioritering af indsatserne vil fremgå af indsatsoversigten. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Dialog/høring Forvaltningen foreslår, at forslag til indsatsplan Sjælsø tillæg til indsatsplan Allerød Nord videresendes til Økonomiudvalget og byrådet med anbefaling om godkendelse og udsendelse i offentlig høring i 12 uger. Indsatsplanen styrker grundvandsbeskyttelsen i overensstemmelse med Green Cities målet om grundvand. Forvaltningens indsats som følge af indsatsplanen afholdes indenfor de eksisterende budgetter. Oplæg til indsatsplan Sjælsø tillæg til indsatsplan Allerød Nord blev præsenteret for Forsvaret i en forhøring medio april til medio maj 2013, samt forlagt koordinationsforum den 23. maj 2013. Forslag til indsatsplanen skal i offentlig høring i 12 uger. Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Indsatsplan Sjælsø fællesdelen Bilag 1 Retningslinjer grundvandsbeskyttelse Bilag 2 Forurenede grunde 20112012.pdf Bilag 3 Forsvarets etablissementer 28. maj 2013 Bilag 4 Forsvarets indsatsplan Udvalget indstiller Forvaltningens forslag godkendt i Økonomiudvalg og byråd. Fraværende Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 8 KLIMA OG MILJØUDVALGET 5. Spildevandsplan 2013 Sagsnr.: 10/17285 Punkttype Tema Beslutning. Byrådet vedtog den 28. februar 2013 at sende Spildevandsplan 2013 i 8 ugers offentlig høring. Høringsperioden er afsluttet, og udvalget anmodes om at indstille Spildevandsplan 2013 godkendt i Økonomiudvalget og byrådet. Miljømedarbejder Michael O. Pedersen deltager på mødet og er indbudt til kl. 15.30. Sagsbeskrivelse Spildevandsplan 2013 har været i 8 ugers offentlig høring fra den 22. marts 2013 til den 17. maj 2013. Der er indkommet 7 høringssvar, som er vedlagt som bilag. Bilaget Høringssvar Spildevandplan 2013 giver et resume af de indkomne høringssvar. Forvaltningen knytter i bilaget kommentarer til de enkelte høringssvar. Der fremsendes svar til hver enkelt høringspart. De indkomne høringssvar giver anledning til enkelte rettelser og præciseringer i Spildevandsplan 2013: Enkelte faktuelle data. Præcisering af ansvar og økonomi ved analyser/undersøgelser, så rollefordelingen mellem Forsyning og Kommune bliver tydelig. Præcisering af, hvorvidt husejere med fungerende spildevandsanlæg skal indlemmes i kloakeret opland præciseres. Se vedlagte notat: Retningslinjer for indlemmelse i kloakeret opland. Der er indkommet høringssvar fra 5 boligejere, som ønsker at deres ejendomme ikke indlemmes i kloakeret opland. Jf. notatet Retningslinjer for indlemmelse i kloakeret opland bliver en af disse ejendomme ikke indlemmet, da der er etableret spildevandsanlæg i 2006. Indlemmelse i kloakeret opland kan derfor udskydes. De 4 øvrige ejendomme indlemmes i kloakeret opland, da de alle har
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 9 spildevandsanlæg, som er mere end 10 år gamle. Spildevandsplan 2013 kan ses på følgende link: http://alleroedsp.odeum.com/dk/velkommen.htm Administrationens forslag Forvaltningen anbefaler, at udvalget indstiller Spildevandsplan 2013 godkendt i Økonomiudvalget og byrådet. Afledte konsekvenser Spildevandsplanen vil have positive effekter på naturen og på risiko for oversvømmelse. Disse forhold er nærmere beskrevet i miljøvurderingen, som er en del af Spildevandsplan 2013. Økonomi og finansiering Af investeringsplanen i Spildevandsplan 2013 fremgår det, hvilke udgifter der forventes at være for spildevandsselskabet i planperioden 20132016. Vandafledningsbidraget er faldet fra 2012 til 2013, primært som følge af, at en række investeringer har afventet spildevandsplanens prioriteringer. På baggrund af det forventede niveau for investeringer i planperioden forventes det, at vandafledningsbidraget igen vil stige til niveauet for 2012 i årene 2014, 2015 og 2016. Af tids og aktivitetsplanen fremgår det, at realiseringen af initiativerne i spildevandsplanen også kræver en indsats fra Forvaltningen. Forvaltningens indsats dækkes af de eksisterende budgetter. Dialog/høring Spildevandsplan 2013 har været i offentlig høring i 8 uger. De indkomne høringssvar giver anledning til enkelte rettelser og præciseringer. Byrådets vedtagelse af en spildevandsplan kan ikke påklages til anden administrativ myndighed. Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Notat Retningslinjer for indlemmelse i kloakeret opland.pdf Bilag: 7 høringssvar originaler Bilag resume af høringssvar med kommentarer2.pdf Formanden satte Forvaltningens forslag til afstemning. Forslaget faldt med 2 stemmer imod (Emma Glæsel og John Jensen). For stemte 1 medlem (Agnete Fog). 1 medlem undlod at stemme (Karen Gausland). Emma Glæsel og John Jensen stemte imod, idet de ikke fandt det
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 10 rimeligt, at borgerne på berørte adresser i kloakeringsoplandet påføres store personlige udgifter uden en bedre gennemgang af de miljømæssige og økonomiske konsekvenser. Fraværende Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 11 KLIMA OG MILJØUDVALGET 6. Vedligeholdelse af kommunale ejendomme Sagsnr.: 13/8285 Punkttype Beslutning. Tema Klima og Miljøudvalget anmodes om at tage stilling til niveauet for vedligeholdelse af bygninger. Økonomichef Jette Møberg deltager under punktets behandling og er indbudt til kl. 15.50. Sagsbeskrivelse Udvalgsformanden har ønsket at få belyst handlemulighederne i forhold til vedligeholdelse af kommunens bygninger. Kommunens bygningsmasse omfatter 120 bygninger, inkl. pavilloner m.m. og eksklusiv de bygninger, der bruges til aktiviteter på det brugerfinansierede områder (varmeværker, renovation mv.). Bygningerne udgør ca. 150.000 etagem2. Det faktiske renoveringsbehov kendes endnu ikke præcist, men overblikket over renoveringsbehovet vil være klart ultimo 2013 og forelægges i god tid forud for budgetforhandlingerne i 2014. Der er derfor taget udgangspunkt i en økonomisk betragtning for at skønne behovet. Bygningerne udgør ifølge seneste offentlige vurdering en værdi på 1,0 mia. kr. Bygningerne afskrives lineært, og afskrivningerne, jf. lovgivningen, udgjorde 55,0 mio. kr. i 2012. Dette medtages ikke i et udgiftsbaseret regnskab som Allerød Kommunes. Den bogførte værdi af bygningerne udgjorde ultimo 2012 677,8 mio. kr., opgjort som anskaffelsesværdien tillagt værdien af bygningsforbedringer af varig værdi minus de akkumulerede (årlige) afskrivninger. Det årlige værditab af bygningerne (afskrivninger) kan ud fra et realøkonomisk synspunkt opgøres som den årlige afskrivning af nuværende ejendomsværdi, afskrevet lineært over 30 år. Efter denne beregning vil det reelle værditab kunne fastsættes til ca. 23 mio. kr. årligt. Renoveringsarbejder, der udføres på baggrund af anlægsbevillinger, medregnes pr. definition som værende af bygningsmæssig værdi, mens
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 12 driftsbevillinger anses som imødegåelse af den løbende nedslidning ved bygningsanvendelsen. Bevillingen til bygningsrenovering i 2013 udgør i 9 mio. kr. Dertil kommer investeringer i nyanlæg samt den andel af udgifter hos Allerød Service som er egentlig bygningsvedligeholdelse. Beløbet er i 2013 disponeret til akutsager, lovliggørelsessager, påbud fra Arbejdstilsynet, sikring af flugtvej mv. Beløbet må anses for et absolut minimum til vedligeholdelse af 150.000 etagem2. En anden opgørelsesmåde er at se på nøgletal for vedligeholdelse pr etagem2. Dette tal er også behæftet med usikkerhed og har et stort spænd. Det ligger i størrelsesordenen 80 kr/m2 200 kr/m2 afhængigt af, hvad der betragtes som vedligehold. Niveauet for vedligeholdelse kan på denne baggrund f.eks. opdeles i: Niveau 1 fastholdelse af ejendomsværdierne: Der afsættes 23 mio. kr. årligt til bygningsvedligeholdelse svarende til den årlige afskrivning af nuværende ejendomsværdi, afskrevet lineært over 30 år. Niveau 2 middelmådig vedligeholdelse: Der afsættes 15 mio. kr. til bygningsvedligeholdelse, svarende til 100 kr. pr. etagem2. Niveau 3 absolut minimums vedligeholdelse: Der afsættes 9 mio. kr. årligt svarende til det beløb, som er afsat i forbindelse med budgettet for 20142017. Administrationens forslag Forvaltningen anbefaler, at vedligehold af kommunale ejendomme indgår i Direktionens oplæg til budget til 1. behandlingen af budgettet. Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Nej Udvalget besluttede, at oversende forslag til budgetforhandlingerne 20142017 om, at der afsættes 23 mio. kr. årligt til bygningsvedligeholdelse svarende til den årlige afskrivning af nuværende ejendomsværdi afskrevet lineært over 30 år (Niveau 1).
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 13 Fraværende Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 14 KLIMA OG MILJØUDVALGET 7. Spørgsmål fra byrådsmedlem John Jensen låsesystem Sagsnr.: 13/5561 Punkttype Tema Orientering. Byrådsmedlem John Jensen har i mail af 11. marts 2013 bedt om en redegørelse og status for to punkter om Låsesystem henholdsvis Rengøring, således at sagerne kan tages op i det rette udvalg og ligeledes i Økonomiudvalget. Forvaltningen har udarbejdet notater om de to punkter, der behandles i hvert sit dagsordenspunkt. Økonomiudvalget besluttede den 16. april 2013, at sende sagen til behandling i Klima og Miljøudvalget. Forvaltningen skulle udarbejde supplerende redegørelse. Forvaltningen orienterede Klima og Miljøudvalget om status for rengøring på udvalgsmødet den 14. maj 2013. Sekretariatschef Tina Vibsig Pedersen deltager under punktets behandling og er inviteret til kl. 16.15. Sagsbeskrivelse "DNA vil godt bede om en generel status på projektet. Har projektet overholdt det afsatte beløb på 2 mill. Har vi opnået de budgetterede besparelser. Hvordan fungerer låsesystemet for såvel brugere som medarbejdere" Spørgsmålene er besvaret i Forvaltningens notat af 4. april 2013. Notatet indgik i Økonomiudvalget behandling af sagen den 16. april 2013, og notatet er vedlagt. Der blev på Økonomiudvalgets møde den 16. april 2013 rejst følgende spørgsmål: 1. Er udbudsreglerne overholdt i forbindelse med udbuddet. 2. Kontrol af betalinger til leverandør. 3. Kontrol af overholdelse af bevillingsregler. Forvaltningen har anmodet BDOConsulting om at foretage en uvildig gennemgang af sagen om etablering af låsesystemet. BDO Consultnings gennemgang er dokumenteret i rapport vedrørende
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 15 udbud af låsesystem af 24. maj 2013, og omfatter en redegørelse for de rejste spørgsmål. På baggrund af rapporten er Forvaltningen ved at undersøge om der er grundlag for konkurrenceudsættelse af området på ny. Det konkrete anlægsprojekt er afsluttet. Udskiftning af låsesystemer sker nu i mere begrænset omfang i institutioner, hvor der måtte opstå behov. For så vidt angår fremtidige udbud arbejder Forvaltningen kontinuerligt med kvalitetssikring af området. Endvidere har Forvaltningen med indførelse af principper for økonomistyring strammet op på anlægsstyring, og der arbejdes fortsat med at skærp opmærksomhed på beskrivelsen af dagsordenspunkter, herunder frigivelse af anlægsbevillinger. Forvaltningen har på baggrund af rapporten udarbejdet supplerende notat, der blandt andet beskriver Forvaltningen arbejde med at kvalitetssikre udbudsområdet, notatet er vedlagt sagen. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Forvaltningen anbefaler, at orienteringen tages til efterretning. Dialog/høring Bilag Beslutning Økonomiudvalget 20102013 den 16 042013 Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Bilag 1 Notat vedr låsesystem og ADK. Bilag A til BDO rapport Bilag D til BDOrapport Bilag C til BDOrapport Bilag 2 BDO rapport af 24. maj 2013 Bilag B til BDO rapport Bilag 3 Forvaltningens supplerende notat Sagen sendes til behandling i Klima og Miljøudvalget. Forvaltningen udarbejder supplerende redegørelse. Udvalget tog orienteringen til efterretning. Sagen genoptages med status på Klima og Miljøudvalgsmødet den 10. september 2013.
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 16 Fraværende Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 17 KLIMA OG MILJØUDVALGET 8. Status for energioptimeringsprojekt Sagsnr.: 13/8290 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Orientering. Klima og Miljøudvalget orienteres om energioptimeringsprojektet, herunder om økonomiske forhold i forbindelse med opsætning af solcelleanlæg. Økonomiudvalget vedtog den 21. februar 2012 udbud af energioptimeringsplan. Målet er at opnå en besparelse på 30 % energi og 30 % CO2 i forhold til 2010 samt økonomiske besparelser på servicerammen. Forvaltningen har i samarbejde med rådgiver (Dansk Energi Management A/S) udarbejdet energioptimeringsplan, omfattende ca. 200 projekter, herunder: 5 minikraftværker, 15 solcelleanlæg, diverse cirkulationspumper, CTSstyresystemer, belysninger samt efterisoleringer. Udbudsmaterialet er udsendt i uge 21. Projekterne forventes udført ultimo 2013. Forud for projektet blev der foretaget forundersøgelser af ekstern rådgiver Deloitte. I forarbejderne indgik overskud fra salg af overskydende elproduktion på det frie elmarked som en del af det økonomiske grundlag. Dette er imidlertid ikke muligt, med mindre der enten opnås dispensation fra energilovgivningen eller alternativt, at elproduktionen sker i selskabsform. En lang række kommuner har opført tilsvarende solcelleanlæg, uden at opfylde elforsyningslovens krav om selskabsudskillelse. Energistyrelsen overvejer derfor en generel dispensation til kommunerne. Tidshorisont og udfald af styrelsens overvejelser er imidlertid endnu ikke kendt. Allerød Kommune søger derfor dispensation fra elforsyningsloven, og hvis denne ikke opnås søges dispensation fra selskabsudskillelseskravet i elforsyningsloven. Såfremt der opnås dispensation fra hele elforsyningsloven vil overskud fra elproduktionen fortsat kunne indgå i det økonomiske grundlag. Hvis der gives afslag på dispensationsansøgning, vil kommunen blive modregnet i blokskud for overskuddet på elproduktion. Såfremt der alene opnås dispensation fra selskabsudskillelseskravet i elforsyningsloven, vil der være risiko for at kommunen skal
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 18 modregnes med 40 % af overskuddet på elproduktionen i bloktilskuddet. Det skal bemærkes, at solcelleanlæg fortsat vil være rentable, dog i mindre grad, samt naturligvis CO2besparende. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Forvaltningen afdækker de økonomiske konsekvenser ved de forskellige mulige udfald af Energistyrelsens overvejelser. Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget tog orienteringen til efterretning. Sagen genoptages på Klima og Miljøudvalgets møde den 10. september 2013 med orientering om konsekvenser for driftsbudget og likviditet. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 19 KLIMA OG MILJØUDVALGET 9. Regnskabspraksis for udgifter til genanskaffelse og renovering af bygninger og idrætsanlæg Sagsnr.: 13/8228 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Orientering. Formanden har ønsket en orientering om anvendt regnskabspraksis vedr. udgifter til renovering og genanskaffelse af bygninger og idrætsanlæg. De generelle regnskabs og bevillingsregler fremgår af den kommunale styrelseslov samt Økonomi og Indenrigsministeriets budget og regnskabssystem for kommuner. Derudover er der i principper for økonomisk styring fastlagt retningslinjer for økonomistyringen i Allerød Kommune. Generelt sondres der ofte mellem to hovedtyper af regnskabspraksis: Det udgiftsbaserede regnskabssystem Det omkostningsbaserede regnskabssystem I det udgiftsbaserede regnskabssystem registreres udgifter og indtægter, når de henholdsvis afholdes og modtages periodisering er alene begrænset til regnskabsåret. Således indregnes eksempelvis udgifter til bygninger og maskiner fuldt ud det år, hvor investeringen er foretaget. Der tilstræbes herved en klar udgiftsmæssig prioritering mellem de forskellige aktivitetsområder samtidig med, at der skabes grundlag for bevillingsafgivelse og kontrol samt direkte opgørelse af finansieringsbehovet. I det omkostningsbaserede regnskabssystem registreres transaktionerne, når de indtræder, og ikke når de betales, dvs. registreringen knytter sig til ressourceforbruget i forbindelse med forskellige aktiviteter. På den baggrund foretages der en periodisering af udgifter til eksempelvis bygninger og maskiner, idet udgifterne hertil fordeles over aktivernes levetid. Det omkostningsbaserede regnskabssystem har således til hensigt at vise periodens præstationer sammenholdt med de dertil forbrugte ressourcer. Periodiseringen af udgifter foretages på baggrund af en statusbalance for såvel fysiske som finansielle aktiver. Budget og regnskabssystemet for kommuner er i dag opbygget med udgangspunkt i en udgiftsbaseret regnskabspraksis. I det udgiftsbaserede regnskabssystem indeholder budgettet ikke
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 20 afskrivninger på bygninger og idrætsanlæg. Derfor skal der i investeringsoversigten til budgettet afsættes midler til renovering og genanskaffelser af bygninger og idrætsanlæg. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Forvaltningen foreslår, at orienteringen tages til efterretning. Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget tog orienteringen til efterretning. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 21 KLIMA OG MILJØUDVALGET 10. Renovering af kunststofløbebanerne på Skovvang Stadion Sagsnr.: 13/3874 Punkttype Tema Sagsbeskrivelse Beslutning. Klima og Miljøudvalget anmodes om at tage stilling til forslag om renovering af kunststofløbebanerne på Skovvang Stadion med henblik på oversendelse til byrådets budgetforhandlinger 20142017. Løbebanerne og tilløbsbanerne til højde og længdespring på Skovvang Stadion bør renoveres. Der er tale om 6 rundløbsbaner, 6 ligeløbsbaner, tilløbsbaner til højdeog længdespring samt til spydkast. Det samlede kunststofareal udgør i alt 4.100 m2. Banerne er anlagt i 2000, hvor leverandøren meddelte, at banerne skulle renoveres efter ca. 8 10 år. Banerne er nu 13 år og bærer tydeligt præg af, at de bruges meget. Kunststofbelægningen er mange steder meget slidt. Det sorte basislag ses tydeligt på store dele af anlægget, hvilket betyder, at dette basislag ikke længere er beskyttet af det røde toplag mod slitage og nedbrydning. Hvis der slides yderligere på basislaget, vil det betyde, at en renovering ikke kun omfatter en ny sprøjtning af toplaget. Der er enkelte steder, hvor banen er revnet, og kunststoffet slipper i kanten ud mod betonkantstenen. Endvidere skal der foretages en kraftig afrensning af banen og en renovering af sargen (metalkant med markeringer til brug for tidtagning) omkring banen. I den sydlige ende af Skovvangs Stadion er der to områder med stenmelsbelægning. Dette medfører en del vedligeholdelsesarbejder for at renholde områderne for ukrudt. Desuden medfører det, at sten og grus fra disse områder slæbes ud på kunststofbelægningen, hvor det både giver ekstra rengøring og en øget slidtage af belægningen. Hvis disse to områder belægges med kunststof vurderer Forvaltningen, at udgiften hertil over en årrække kan opvejes af længere levetid for de eksisterende kunststofarealer samt færre omkostninger til vedligeholdelse. Forvaltningen anbefaler, at den eksisterende kunststofbelægning renoveres hurtigst muligt.
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 22 Forslag 1: Udvalget oversender til budgetforhandlingerne 2014 2017, at den eksisterende kunststofbelægning renoveres, og at de to områder i den sydlige ende af Skovvang Stadion belægges med kunststof. Renoveringerne foretages i 2014. Samlet overslag i alt 1.100.000 kr. Forslag 2: Udvalget oversender til budgetforhandlingerne 2014 2017, at der alene foretages en renovering af den eksisterende kunststofbelægning. Renoveringen foretages i 2014. Samlet overslag i alt 700.000 kr. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Forvaltningen anbefaler forslag 1. Forslag 1: Skønnet overslag 1.100.000 kr. Forslag 2: Skønnet overslag 700.000 kr. Renoveringerne har været drøftet i stadionbestyrelsen for Skovvang Stadion. Nej Udvalget godkendte Forvaltningens forslag 1. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 23 KLIMA OG MILJØUDVALGET 11. Orientering om fjernvarmeregnskaber m.m. Sagsnr.: 13/8281 Punkttype Orientering. Tema Forvaltningen orienterede på Klima og Miljøudvalgsmøderne den 9. april og 14. maj 2013 om, at der er iværksat en kortlægning af kommunens handlemuligheder og initiativer forud for genforhandling af driftskontrakt med E.ON. Forvaltningen orienterer Klima og Miljøudvalget om status for kortlægningen og initiativer. Forvaltningen orienterer endvidere om fjernvarmeregnskaberne herunder om slutafregning for år 2011 og 2012 samt a conto for 2013. Sagsbeskrivelse Genforhandling af driftskontrakt Varmecentralerne er takstfinansierede og hører under varmeforsyningsloven. Området skal økonomisk hvile i sig selv. Varmecentralen ejes og drives af Allerød Kommune. Energien leveres af energiselskabet E.ON. Kontrakten med E.ON er indgået med virkning fra 1. juni 2004. Kontrakten er uopsigelig i en periode på 10 år, dvs. frem til 31. maj 2014, hvorefter kontrakten kan opsiges med et varsel på minimum tre måneder. Kontrakten skal genforhandles senest ét år forinden, dvs. senest 1. juni 2013. Forvaltningen har på møde den 22. maj 2013 med E.ON optaget genforhandling, herunder genforhandling af energipriser for indeværende år. Forvaltningen orienterer Klima og Miljøudvalgsmødet om status på arbejdet. Slutafregninger 2011 og 2012 Forvaltningen har den 13. maj 2013 udsendt ny slutafregning for 2011 og slutafregning for 2012 til boligselskaberne. Forvaltningen har den 22. maj 2013 afholdt møde med E.ON om tilbagebetaling af overdækning. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Forvaltningen foreslår, at udvalget tager orienteringen til efterretning.
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 24 Økonomi og finansiering Arbejdet finansieres over fjernvarmeområdet. Området er takstfinansieret og påvirker dermed ikke kommunens likviditet. Dialog/høring Fjernvarmeaftagerne informeres om de økonomiske forhold, når det juridiske grundlag er kortlagt. Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget tog orienteringen til efterretning. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 25 KLIMA OG MILJØUDVALGET 12. Analyse af mulighederne for konkurrenceudsættelse af Allerød Service Sagsnr.: 13/7269 Punkttype Orientering. Tema Byrådet vedtog med budgetforlig 20132017, at der skal foretages en analyse af mulighederne for at konkurrenceudsætte driftsopgaver i Park og Vej samt Allerød Service. Klima og Miljøudvalget anmodes om at tage planen for analysen vedrørende Allerød Service til efterretning. Sagsbeskrivelse Økonomiudvalget blev på mødet den 20. december 2012 orienteret om justeringen af den tekniske organisation, herunder at en lang række opgaver (beredskab, vagt og sikring, større anlægsopgaver mv.) blev flyttet fra Allerød Service. Justeringen trådte i kraft 1. januar 2013, hvor der også blev ansat en virksomhedsleder. Allerød Service har nu alene fokus på at planlægge og udføre den daglige drift af ejendomme (skoler, institutioner, idrætsanlæg, bibliotek mv.). Allerød Service har 39 ansatte (+ 1 i seniorjob og 6 i forskellige former for løntilskud). Der har efter organisationsændringen været særligt fokus på at forbedre tilfredsheden hos brugerne ved at forbedre kommunikationen samt kompetenceudvikling samt at udarbejde et grundlag for en analyse af mulighederne for at konkurrenceudsætte opgaverne jf. budgetforlig for 201317. Allerød Service er i gang med at klarlægge hvilke ydelser, der levers, på hvilket kvalitetsniveau disse ydelser leveres samt at opgøre ressourceforbruget til opgaverne. Der er derfor siden januar arbejdet med et service og ydelseskatalog for Allerød Service, som er et grundlag for at kunne beslutte et serviceniveau. Ydelseskataloget beskriver kvalitetsniveauet for hovedgrupperne af opgaverne for 3 typer af kommunale bygninger: skoler, institutioner og idrætsanlæg. Ydelserne er ved at blive registreret og standardiseret for at sikre et nogenlunde ensartet serviceniveau i kommunen. Ydelseskataloget og hermed bestemmelse af et serviceniveau forventes forelagt KMU på mødet i august 2013. Allerød Service har udarbejdet et koncept for tidsregistrering, som afprøves i april og maj måned. I juni tilrettes konceptet, således at tidsforbruget fordelt til hovedopgaverne (jf. ydelseskataloget) kan
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 26 opgøres fra august til december 2013. Ressourceforbrugets fordeling til opgaver valideres i løbet af efteråret 2013. Desuden er der igangsat et arbejde med at registrere maskiner og opgøre grundlaget for maskinomkostningerne samt opgørelse af den nødvendige bygningsmasse for løsning af opgaverne. Forvaltningen er ikke bekendt med erfaringer fra andre kommuner på konkurrenceudsættelse af opgaver svarende til alle Allerød Services opgaver. Der er naturligvis erfaringer med konkurrenceudsættelse af enkelte af ydelserne. Eventuelle andre relevante erfaringer vil blive indsamlet inden oktober og vil indgå i analysen af mulighederne for konkurrenceudsættelse af opgaverne. Analysen af mulighederne for konkurrenceudsættelse af opgaverne hos Allerød Service kan således først gennemføres primo 2014. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Forvaltningen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Økonomi og finansiering Dialog/høring Ydelseskataloget er drøftet med virksomhedslederne i marts 2013. MEDudvalget er løbende holdt orienteret. Det samlede personale er orienteret den 29. maj 2013. Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget tog orienteringen til efterretning. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 27 KLIMA OG MILJØUDVALGET 13. Regnskab for anlægsbevilling multihuset Hobitten Sagsnr.: 12/728 Punkttype Tema Beslutning. Udvalget anmodes om at indstille anlægsregnskab for Multihuset Hobitten godkendt i Økonomiudvalget. Sagsbeskrivelse Byrådet meddelte den 31. maj 2012 en anlægsbevilling på 223.217 kr. til Multihuset Hobitten. Bevillingen omfatter projektering af forbedringer vedrørende arbejdsmiljø herunder: Reduktion af internt støjniveau med etablering af lyddæmpende bygningskomponenter. Kunstlysforbedring ved etablering af elektriske regulerbare belysningsinstallationer. Dagslysforbedring ved etablering af blændingshindrende udvendig solafskærmning. Etablering af opholds/arbejdslokale i eksisterende bygning. Der er afholdt udgifter for 236.298 kr. svarende til et merforbrug på 13.081 kr. Administrationens forslag Forvaltningen foreslår, at anlægsregnskabet, som er vedlagt, indstilles godkendt i Økonomiudvalget. Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Anlægsbevilling: 223.217 kr. Anlægsudgift: 236.298 kr. Dialog/høring Anlægsregnskab afsluttes således med et merforbrug på 13.081 kr. Bilag Anlægsregnskab for Hobitten
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 28 Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Udvalget indstiller Forvaltningens forslag godkendt i Økonomiudvalg. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 29 KLIMA OG MILJØUDVALGET 14. Centralisering af tandplejen frigivelse af anlægsbevilling Sagsnr.: 13/8517 Punkttype Tema Beslutning. Byrådet har afsat 6 mio. kr. på investeringsoversigten for 2013 til brug for centralisering af tandplejen, ved ombygning og samling af tandklinikkerne på Lyngevej 202. Klima og Miljøudvalget anmodes om at indstille til Økonomiudvalg og byråd, at bevillingen på 6 mio. kr. frigives. Sagsbeskrivelse Byrådet har på anlægsoversigt 2013 afsat 6 mio. kr. til centralisering af tandplejen. Centraliseringen omfatter en ombygning og udbygning af eksisterende bygning på adressen Lyngevej 202. Tilbygningen er til anvendelse som tandlægeklinik, dvs. en specielindrettet bygning med specielle installationer. Byggebudgettet blev skønnet med udgangspunkt i skitse fra rådgivningsfirmaet Nordenta samt drøftelser om anvendelsen af bygningen, og ud fra faglige erfaringer og skøn. I forbindelse hermed blev behovet for tilbygningen vurderet til at udgøre 60 m2. Der er imidlertid krav til minimumafstande omkring tandlægeunits, hvilket ikke indgik i rådgivers oplæg. Pladsbehovet er således øget med 10 m2, omfattende en 70 m2 stor tilbygning. Tilbygningen forventes dog at kunne holdes inden for budgettet. Revideret budget: Ombygning og tilbygning 60 m2 Udvidelse af tilbygning, 10 m2 Uforudsete omkostninger I alt byggeri Beløb 5.500.000 kr. 200.000 kr. 300.000 kr 6.000.000 kr. Budgettet omfatter alene byggearbejder, heri indgår ikke anlæg af p pladser, udenomsarealer, inventar, renovering af nuværende klinikbygninger efter udflytning. Pforholdene søges løst i kombination med det forestående projekt for Musikskolen, der ligger som nabo til Lyngevej 202.
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 30 Udbuddet er iværksat efter planen. Byggearbejderne forventes færdiggjort i 2013 og montering af inventar og tandlægeudstyr forventes udført januar 2014. Administrationens forslag Afledte konsekvenser Økonomi og finansiering Forvaltningen anmoder Klima og Miljøudvalget om at indstille til Økonomiudvalget og byrådet, at der frigives en anlægsbevilling på 6.000.000 kr. til centralisering af tandplejen finansieret af rådighedsbeløbet. På investeringsoversigten for 2013 er der afsat 6 mio. kr. til centralisering af tandplejen. Anlægsbevillingen finansieres af rådighedsbeløbet. Dialog/høring Bilag Beslutning Klimaog Miljøudvalget den 11062013 Fraværende Nej Udvalget indstiller Forvaltningens forslag godkendt i Økonomiudvalg og byråd. Gurli Nielsen
Klima og Miljøudvalget tirsdag den 11. juni 2013 31 Signeret af: Agnete Fog Formand Emma Glæsel Næstformand John Jensen Medlem Karen Gausland Medlem