Åbenpost princippet Man kan med fordel benytte sig af det såkaldte Åben post princip, hvor betalingerne bliver helt eller delvist udlignet imod en eller flere fakturaposteringer på den pågældende debitor eller kreditor. Af fordele kan nævnes mulighed for: Automatisk beregning og postering af øredifferencer Automatisk beregning og postering af kasserabatter Automatisk beregning og postering af kursdifferencer Korrekt datagrundlag til brug for renteberegninger Bedre overblik over gæld og tilgodehavender ved registrering af betalinger Registrering af betalinger kan foregå på mange måder: Elektronisk overførsel og Registrering af betalinger med automatisk udligning Finanskladde Økonomi Betalingskladde Kreditorer Betalingskladde Debitorer Registrering af ind- og udbetalinger kan indgå som en del af den daglige bogføring i finanskladden. Der findes desuden en betalingskladde under både debitor og kreditor til vedligeholdelse og registrering af betalinger til henholdsvis debitorer og kreditorer. Selve Åben post princippet og fremgangsmåden for registrering, er ens for de forskellige kladder. Alternativt kan betalinger registreres elektronisk og hentes direkte via diskette eller online. Denne mulighed er kun til orientering og gennemgås ikke i dette materiale. Procedure 08-02-2008 Side 1 af 8
Fremgangsmåden ved registrering af betalinger er stort set identisk med den, der er beskrevet under punktet Finanskladde, hvorfor der henvises hertil. Der er dog nye aspekter: Opsætning Hvis man ønsker at udnytte ovennævnte fordele/automatisering ved Åben post princippet kræves det, at kontiene til postering af øredifferencer, kursdifferencer og kasserabatter er angivet under hhv. Systemkonti, Valuta, og Kasserabat. Under debitorparametre skal endvidere angives en generel beløbsgrænse for, hvad der skal accepteres/betragtes som værende en øredifference. Indtast i finanskladde: I forbindelse med indtastning af betalingsposteringer skal følgende felter bemærkes: Kontotype: I feltet Kontotype angives enten Debitor eller Kreditor - afhængigt af om der er tale om en debitor- hhv. kreditorbetaling. Konto: Efter angivelse af Kontotype er det i feltet Konto muligt at udpege den relevante debitor eller kreditor. Ved registrering af betalinger i en debitor-/kreditorbetalingskladde angives udelukkende debitor- eller kreditornummer, idet kontotypen er defineret af kladdetypen. Funktioner/Udligning 08-02-2008 Side 2 af 8
Efter indtastning af kontotype og kontonr., vælges funktionsknappen Funktioner/Udligning. Herefter fremkommer udligningsbilledet, som indeholder debitor s/kreditor s åbne poster. Ved postering af ind- og udbetalinger på hhv. debitorer og kreditorer kan man angive en eller flere posteringer til udligning af beløbsposteringen. Posteringerne udvælges blandt de såkaldte åbne poster (dvs. de ikke eller kun delvist udlignede poster på den pågældende debitor eller kreditor). Man angiver en eller flere posteringer ved at sætte flueben i feltet M. Returner herefter til kladden. Systemet vil automatisk medtage det samlede beløb for den/de afkrydsede posteringer og placere beløbet i finanskladden. Hvis man har fået markeret en eller flere forkert(e) posteringer, kan man via Funktioner/ Udligning åbne udligningsbilledet igen. Systemet vil herefter komme med den viste spørgeboks. Hvis man ønsker at beholde de markeringer man lige har lavet til den aktuelle indbetaling, klik på Nej. Hvis man derimod ønsker at fortryde de markeringer, man lige har lavet til den aktuelle indbetaling og starte forfra igen, klik på Ja. Når kladden bogføres, vil eventuelle øre-, kursdifferencer samt kasserabatter automatisk blive beregnet og bogført. 08-02-2008 Side 3 af 8
Der er også mulighed for direkte at indtaste det indbetalte beløb i finanskladden. Vælg Funktioner/Udligning, marker en/flere postering(er) og returner til kladden, klik på Nej til nedenstående spørgeboks om at ændre kladdebeløbet. Nu vil det så være det indtastede beløb i kladden, der vil være afmærket som udlignet. Hvis betalingsbeløbet er større end det skyldige beløb, udlignes det skyldige på posteringen, og der vises en åben betalingspost for det beløb, som betalingen overstiger det skyldige beløb med. Hvis betalingsbeløbet er mindre end det skyldige beløb, reduceres skyldigt beløb og posteringen forbliver på billedet. Hvis betalingsbeløbet er lig det skyldige beløb, udlignes betalingsbeløbet, posteringen fjernes fra billedet og får status lukket. Hvis man ønsker at se hvilke posteringer, der er markerede, kan dette lade sig gøre fra funktionsknappen Forespørgsler/Vis markerede posteringer. lukketpostredigering under hhv. debitorer og leverandører Åben- og 08-02-2008 Side 4 af 8
Under menupunkterne Debitor/Kunder og Kreditor/Leverandører findes der også mulighed for åben-/lukketpostredigering under funktionsknappen Funktioner. Funktionen er den samme for debitorer og kreditorer. Hvis indbetalinger fra en debitor/betalinger til en kreditor bogføres i finansmodulet eller i indbetalingskladden uden at de er markeret til udligning, kan man således på et senere tidspunkt lave udligningen under ovennævnte funktionsknap. Man kan også få brug for at kunne tilbageføre udligninger. Hvis en betaling f.eks. ikke bliver indfriet af banken eller hvis der er angivet en forkert dato eller et forkert udligningsbeløb. Udligning af faktura(er) På dette billede vises de fakturaer/indbetalinger, som har status åben. For at lave udligning sættes flueben i feltet M. ud for linien med indbetalingen og flueben ud for den/ de faktura(er), som indbetalingen skal udligne. Klik på knappen Opdater og systemet vil nu forsøge at udligne de udvalgte posteringer. Hvis betalingsbeløbet er lig det skyldige beløb, udlignes betalingsbeløbet, posteringerne fjernes fra billedet og får status lukket. Hvis betalingsbeløbet er større end det skyldige beløb, udlignes det skyldige på posteringen, og der vises en åben betalingspost for det beløb, som betalingen overstiger det skyldige beløb med. 08-02-2008 Side 5 af 8
Hvis betalingsbeløbet er mindre end det skyldige beløb, reduceres skyldigt beløb og posteringen forbliver på billedet. Tilbageførsel af udligning - lukketpostredigering For at tilbageføre tidligere udligninger sættes flueben i feltet M. ud for posteringen, som skal tilbageføres. Systemet finder selv den/de postering(er), som den markerede postering 08-02-2008 Side 6 af 8
tidligere er blevet udlignet med og sætter flueben ud for den/de postering(er). Klik på knappen Tilbagefør og systemet vil nu ophæve udligningerne, fjerne posteringerne fra billedet og sætte status til åbne, således at posteringerne igen kan ses under. Vær opmærksom på, at såfremt man tilbagefører udligninger på poster, der involverer øre-, kursdifferencer og kasserabatter, opretter systemet en ny postering for hver af disse. Dette vil også ske ved efterfølgende udligninger/tilbageførsler på samme postering(er). 08-02-2008 Side 7 af 8
Den/de nye postering(er) kan ses under funktionsknappen Posteringer under hhv. Debitorer/Kunder og Kreditorer/Leverandører. I ovenstående tilfælde er faktura 163 på kr. 450,- udlignet med indbetalingen på kr. 442,80, som sammen med den udløste kasserabat på kr. 7,20 udligner fakturabeløbet helt. Herefter er der lavet en tilbageførsel, hvilket giver en ny debet-posteringer på kr. 7,20, idet kasserabatten alligevel ikke udløses. Dvs. at kunden skylder kr. 7,20. 08-02-2008 Side 8 af 8