12. marts 2015 1 Praktisk anvendelse af SKI s aftaler Årsdage for offentligt indkøb 2015
12. marts 2015 2 Skitseret tidslinje for brug af en SKI-aftale Kassen markerer faserne i den praktiske anvendelse af en rammeaftale Behovsopgørelse Behov = SKIrammeaftale? Tildeling Implementering Kontraktstyring
12. marts 2015 3 Tildeling på SKI-Rammeaftaler Tildelingsproces forstås baglæns men må gennemføres forlæns (med skyldig tak til Søren Kierkegaard)
12. marts 2015 4 Juridisk afgrænsning for tildeling på en rammeaftale Juridisk hjemmel: Art. 32, stk. 3 og 4 i udbudsdirektiv: Når en rammeaftale indgås med en enkelt økonomisk aktør, indgås kontrakter baseret på denne rammeaftale på de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen. (Stk. 3, 1. afsnit) (Direkte tildeling) Tildeling af kontrakter baseret på en rammeaftale, der er indgået med flere økonomiske aktører, kan ske: enten på grundlag af de vilkår, der er fastsat i rammeaftalen, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence eller, hvis ikke alle vilkårene er fastsat i rammeaftalen, efter at der er iværksat en fornyet konkurrence mellem parterne på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår [ ] (Stk. 4, 2. afsnit )
12. marts 2015 5 Tildeling på en SKI rammeaftale Forpligtende rammeaftaler Hovedregel: Simpel bestilling til den tildelte leverandør (Direkte tildeling én leverandør) Undtagelse: Rammeaftale 50.42 computere (Miniudbud flere leverandører) Frivillige rammeaftaler Flere modeller Uden genåbning af konkurrence (Direkte tildeling) Simpel bestilling til den tildelte leverandør (én leverandør) Kaskademodel (Flere leverandører) Evaluering af de konkrete tilbud (Flere leverandører) op imod de konkrete behov kunden har Med genåbning af konkurrence (Miniudbud) Simpel priskonkurrence (Laveste pris) Vurdering af flere underkriterier (Økonomisk mest fordelagtige) Kombination (Både direkte tildeling og miniudbud) Rammeaftaler, der indeholder mulighed for både direkte tildeling og miniudbud.
12. marts 2015 6 Tildeling på en SKI rammeaftale Hvad kan SKI hjælpe med? SKI stiller sig gerne til rådighed for kunderne ved tildeling på en rammeaftale. Grundlæggende tilbyder SKI 3 modeller : Ad hoc: Når I kontakter SKI med konkrete spørgsmål. Review: SKI tilbyder at læse review på jeres miniudbudsmateriale Projektforløb: SKI tilbyder at arbejde tæt sammen med jer omkring sparring og gennemførsel af tildeling.
12. marts 2015 7 Spørgsmål til tildeling på SKI s rammeaftaler 1. Kan vi i forbindelse med miniudbud på en SKI-rammeaftale tilpasse et eller flere tildelingskriterier i miniudbuddet? Svar: Tildelingskriteriet for miniudbud er reguleret endeligt i rammeaftalens bilag B, som skal følges strengt. Dvs. at der ikke er mulighed for at tilpasse underkriterier videre omfang end angivet i bilag B. Tilpasning af underkriterierne vil typisk bestå i to forhold: 1. Endelig angivelse af den relative vægtning, hvis dette er angivet i et spænd i bilag B. 2. Konkretisering af underkriteriet i forhold til at give det konkret indhold.
12. marts 2015 8 Spørgsmål til tildeling på SKI s rammeaftaler 2. Hvor lang tid skal leverandøren have til at svare på et miniudbud på en rammeaftale? Svar: Der er ikke fastlagt nogen minimums tilbudsfrist for miniudbud i udbudsdirektivet, idet der blot fremgår [ ] de ordregivende myndigheder fastsætter en tilstrækkelig lang frist til indgivelse af tilbud på de enkelte kontrakter under hensyntagen til elementer såsom kontraktgenstandens kompleksitet og den tid, der medgår til fremsendelse af tilbud. Selvom der således ikke er fastlagt nogen minimumsfrist bør der gives en rimelig frist, som dels giver jer mulighed for at afvikle en spørgsmål/svar runde samt give leverandøren mulighed for at udarbejde et godt tilbud. Ofte vil I selv have en god fornemmelse efter arbejdet med materialet, men ellers kan I også henvende jer til SKI i forhold til andre ordregiveres erfaringer.
12. marts 2015 9 Spørgsmål til tildeling på SKI s rammeaftaler 3. Må jeg medregne mine skifteomkostninger i forbindelse med en tildeling på en SKIrammeaftale? Svar: Hvis der ikke i bilag B er givet adgang til at medregne skifteomkostninger i et underkriterium kan de ikke indgå evaluering og tildeling. SKI s rammeaftale 02.18 It-løsninger og vedligehold indgår skifteomkostninger i underkriteriet vedr. pris.
12. marts 2015 10 Spørgsmål til tildeling på SKI s rammeaftaler 4. Må jeg afholde en teknisk dialog med leverandørerne på en rammeaftale? Svar: Ja. En del af processen med at afklare, om en rammeaftale er konkret anvendelig kan med fordel diskuteres med leverandørerne. De ved oftest mest om deres tilbudte produkter. Blot skal du være opmærksom på, at du i en tildeling efterspørger en kravspecifikation og ikke et konkret produkt. Du skal blot være opmærksom på, at de leverandører, som du har dialog med ikke opnår nogen fordel ved f.eks. at få stillet flere oplysninger til rådighed eller bedre tid. Dette kan imødegås med at stille samme oplysninger til rådighed for alle leverandører i miniudbuddet og udligne tidsfordelen ved at give en længere tilbudsfrist.
12. marts 2015 11 Spørgsmål til tildeling på SKI s rammeaftaler 5. Hvis jeg i forbindelse med en leveringsaftale under en rammeaftale finder ud af, at jeg har brug for mere end indeholdt i leveringsaftalen, kan jeg så foretage et suppleringskøb til leveringsaftalen? Svar: Først og fremmest må svaret bero på den konkrete leveringsaftales indhold. Nogle leveringsaftaler indeholder regulering af suppleringskøb og den maksimale størrelse. Dette gælder f.eks. Rammeaftale 02.19 ASP/Cloud. Det skal dog bemærkes, at der typisk er en række betingelser, der skal være opfyldt og adgangen til suppleringskøb indenfor en leveringsaftale er ikke fri. Såfremt leveringsaftalen ikke giver adgang til suppleringskøb må det bero på, om udbudsdirektivets artikel 31 finder anvendelse. Denne artikel finder også anvendelse på offentlige kontrakter, der er indgået under rammeaftaler.
12. marts 2015 12 Implementering af SKI-Rammeaftaler At prøve at bevare gode forbindelser med en decentral bruger, der har fået påtvunget en forpligtende rammeaftale, er som at gøre kur til en krokodille. Man ved ikke, om man skal kilde den under hagen eller give den en på skallen. Når den åbner munden, kan man ikke se, om den prøver at smile eller gør sig rede til at æde en. (Med skyldig tak til W. Churchill)
12. marts 2015 13 Implementering af SKI-rammeaftaler i egen organisation Jo længere en relation skal vare, desto vigtigere med implementering. De fleste SKI-rammeaftaler bygger på et længerevarende relationer mellem køber og sælger: Successive leveringer ved behov byggematerialer, kontorvarer Forpligtende rammeaftaler møbler, forbrugsartikler, computere It-projekter It-system med vedligehold
12. marts 2015 14 Implementering af SKI-rammeaftaler i egen organisation Lessons learned på baggrund af forpligtende aftaler Aftalte regler for leverandørens ageren i organisationen. Indskærp, at leverandøren kan forvente, at bestemmelserne i rammeaftalen vil blive overholdt. De er ikke til forhandling. Øg kendskab til rammeaftalens bestemmelser i egen organisation.
12. marts 2015 15 Implementering af SKI-rammeaftaler i egen organisation Hvad kan SKI hjælpe med? Brugervejledninger til anvendelse af rammeaftaler (Typisk på rammeaftaler med simpel bestilling beregnet til decentral brug). Vejledning i anvendelse af rammeaftaler. Møder med indkøbsafdeling og brugere. (Samarbejdsaftaler til formalisering af samarbejde).
12. marts 2015 16 Implementering af SKI-rammeaftaler i egen organisation Spørgsmål 1.
12. marts 2015 17 Kontraktstyring af SKI-rammeaftaler En contract manager med succes må kunne forudsige, hvad der sker i morgen, om en uge og om et år - og samtidig være i stand til at give en plausibel forklaring på, hvorfor det ikke skete.
12. marts 2015 18 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler - SKI SKI s kontraktstyring: De overordnede elementer, som går på tværs af rammeaftaler/leveringsaftaler
12. marts 2015 19 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler - Kunden Kundens kontraktstyring: De elementer, der udspringer af kundens konkrete samhandel med leverandør
12. marts 2015 20 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Hvad kan SKI hjælpe med? Sparring Løfte en problemstilling overfor leverandøren Indskærpelse manglende opfyldelse af leveringsaftale overfor leverandøren Deltage i møde mellem leverandør og kunde i forbindelse med uenigheder om forståelse af leveringsaftaler/rammeaftaler
12. marts 2015 21 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 1. Hvad gør jeg, hvis leverandøren fortæller mig, at han ikke kan levere indenfor leveringsfristen? Svar: Generelt gælder det, at leverandøren skal levere indenfor den leveringsfrist, der er indeholdt i leveringsaftalen, og hvis leverandøren leverer senere, er leverancen i forsinkelse. Hvis leverancen er i forsinkelse er der i mange tilfælde mulighed for at opkræve en bod, opgjort som en andel af de forsinkede varers pris pr. dag. Det er i udgangspunktet op til kunden at afgøre, om der skal opkræves bod. Hvis kunden vurderer, at der skal betales bod, skal der fremsendes påkrav til leverandør med dokumentation for forsinkelsens varighed og bodens størrelse. Endvidere er der i mange tilfælde mulighed for at hæve forsinkede leverancer og foretage dækningskøb. Herunder kan gentagen forsinkelse også medføre, at selve leveringsaftalen kan hæves med virkning for fremtiden. Det er dog vigtigt, at der foretages en konkret vurdering baseret på leveringsaftalens indhold ved brug af misligholdelsesbeføjelser.
12. marts 2015 22 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 2. Hvad gør jeg, hvis jeg synes kvaliteten af et produkt er for ringe? Svar: Først og fremmest er det vigtigt at finde ud af, om produktet lever op til de krav, der er i udbudsmaterialet. Disse krav kan findes på rammeaftalens hjemmeside på www.ski.dk. SKI kan ligeledes være behjælpelig med at finde kravspecifikation og give en umiddelbar vurdering. Denne vurdering vil som oftest kunne afklare om produktet lever op til kravspecifikationen. Hvis produktet lever op til kravspecifikationen, kan det ikke forlanges af leverandøren, at denne retter op på kvaliteten. Du må herefter enten acceptere kvalitet eller anskaffe den ønskede kvalitet på anden vis. Hvis det er åbenbart, at produktet ikke lever op til kravspecifikationen tager SKI kontakt til leverandør med henblik på udbedring. Hvis det ikke umiddelbart lader sig afgøre kan kan SKI og/eller du rette henvendelse til leverandøren om at fremsende dokumentation på kravspecifikationens overholdelse. Herefter kan det vurderes, om der skal gøres yderligere jf. ovenfor.
12. marts 2015 23 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 3. Leverandøren siger, at jeg ikke er berettiget til bod, fordi jeg har accepteret senere levering. Kan det passe? Svar: Det må bero på hvilken korrespondance, der har været mellem jer og leverandøren. Såfremt leverandøren har kontaktet dig og bedt dig om at acceptere senere levering, og du har accepteret dette er der aftalt senere levering, og leverandøren er ikke længere bundet af leveringsfristen, men derimod den senere aftalte levering. For at undgå en sådan situation bør du fremadrettet svare leverandøren ved lignende henvendelser, at du fastholder købet på de aftalte betingelser, og at du forbeholder dig ret til at opkræve bod ved forsinkelse. Såfremt leverandøren har fremsendt sin henvendelse med forudsætning om stiltiende accept, altså f.eks. hvis vi ikke hører fra dig inden x dage, vil vi anse det som accept af senere levering bør du ligeledes henvende dig til leverandøren straks og fastholde købet på de aftalte betingelser. Her vil leverandøren dog stå svagere, særligt hvis I ikke har drøftet sagen i anden korrespondance, hvor de har været tale om udskydelse af levering.
12. marts 2015 24 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 4. Leverandøren siger, at leveringsfrist først løber fra de har afsendt ordrebekræftelse. Er det rigtigt? Svar: Det vil i sagens natur bero på, hvad der gælder i aftalen. Almindeligvis gælder det i SKIrammeaftaler, at leverigsfrist løber fra jeres bestilling. Kunne tyde på, at leverandøren ved en fejl har anvendt sine egne standard salgsvilkår, hvor dette er meget almindeligt for nogle brancher.
12. marts 2015 25 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 5. Leverandøren siger, at de forsinkede varer ikke er indeholdt på rammeaftale, og derfor ikke er bodsbelagte jf. leveringsaftalens bestemmelser. Hvad gør jeg? Svar: I udgangspunktet regulerer leveringsbetingelserne kun de varer, som er indeholdt i rammeaftalen. Leverandørens andre varer er leveringsaftalen uvedkommende og vil almindeligvis være underlagt leverandørens standardbetingelser. Imidlertid kan varen alligevel være underlagt leveringsaftalens bestemmelser, hvis det er på leverandørens opfordring, at du har købt varerne og leverandøren har undladt at gøre dig opmærksom på, at disse varer ikke er på leveringsaftalen. Dette vil særligt gælde, hvis der er lavet særskilt aftale om, at leverandøren skal underrette/have godkendt køb udenfor aftale hos indkøbskontor. Under alle omstændigheder vil SKI anbefale, at du kontakter SKI, hvis leverandørens adfærd efter din opfattelse er svigagtig.
12. marts 2015 26 Kontraktstyring af SKI s rammeaftaler Spørgsmål 6. Leverandørens varer virker ikke, og det har givet mig en masse bøvl, fordi jeg ikke har kunne komme videre i mit arbejde. Kan jeg få erstatning for mit driftstab? Svar: Erstatning er reguleret i leveringsaftalen. Imidlertid er erstatning kutymemæssigt begrænset, således at indirekte tab ikke erstattes. Driftstab er desværre per se indirekte, hvorfor leverandøren ikke er forpligtet til at dække dette. Dine muligheder ligger nok nærmere i ombytning eller forholdsmæssigt afslag, men det må igen bero på, hvad der er reguleret i leveringsaftalen.
Hvo der skammer sig ved at spørge, skammer sig ved at lære