Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Videnskabsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier i varetægt fra perioden ca. 1964 til 1996. Bestemmelserne gælder ikke for elektroniske arkivalier. For sådanne udstedes særskilte bestemmelser. 2 Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag 1-16. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Videnskabsministeriets egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på web-adressen www.sa.dk/sa/statamtkom/haandbog/default.htm samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, www.sa.dk. Rigsarkivet den 1. marts 2005 Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 1
BILAG 1 Arkivalier for perioden ca. 1980-1988, som er henlagt efter Journalnøgle for Forskningssekretariatet, 1. kontor (februar 1988 og tidligere udgaver), bevares, dog kasseres arkivalier henlagt på følgende saggrupper: 1 Rådenes virksomhed 16 Apparaturpuljen 160/0 Apparaturpuljen til og med 167/0 Instrumentcentre 2 Rådenes administrative anliggender: 24 Andre udgifter med alle undergrupper 25 Personale med undergrupper dog bevares: 250/0 Generelle sager 5 Bevillingssager 5.5 Statistisk konsulenttjeneste med alle undergrupper 5.8 Rejsebevillinger med alle undergrupper Søgemidler til sager bevares RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 2
BILAG 2 Arkivalier, som er skabt af Forskningssekretariatet 2. kontor 1979-1984, Forskningssekretariatet 3. kontor 1984-1988, Forskningsdirektoratet 3. kontor 1988-1990, Forskningsafdelingen 3. kontor 1990-1993 og Forskningsministeriet 3. kontor (Internationalt kontor/kontoret for Internationale Relationer)1993-1996, bevares og kasseres efter følgende retningslinjer: Arkivalier henlagt efter EF-journalnøgle 1979-1989 kasseres, dog bevares sager henlagt på følgende saggrupper: 8 Bevillingsproblemer med alle undergrupper 16 Nationalkoordination med alle undergrupper Arkivalier henlagt efter journalplan for Forskningsdirektoratet m.fl. 1989-1996 kasseres, dog bevares sager henlagt på følgende saggrupper: 3.01 Operationelle organisationer med undergrupper 3.02 UF og lignende forskningspolitiske oversigter med undergrupper 3.03 Ratifikation af konventioner med undergrupper 3.04 Udredning af dansk deltagelse i internationalt operationelt samarbejde med undergrupper 3.05 Forsknings og teknologiattacheer med undergrupper 3.06 Spørgsmål fra Folketingets udvalg med undergrupper 3.08 Diverse med undergrupper 3.9 Interne forhold, 3. kontor: 3.91 Kontor- og sagsbehandlermøder med undergrupper 3.92 Rejser [=Forskningsdirektoratet] med undergrupper 3.93 PRF [=Planlægningsrådet for Forskningen] med undergrupper 3.94 Journalnøgle 3. kontor med undergrupper 3.96 Besøg fra udlandet med undergrupper 3.97 Cirkulære med undergrupper 3.98 Diverse med undergrupper 3-60-00 National koordination til og med 3-60-07 Andre EF-specialudvalg RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 3
BILAG 3 Alle arkivalier, som er henlagt efter journalnøgle for Statistikkontoret i perioden ca.1979 til ca. 1987, kasseres. Kopibøger fra Statistikkontoret kasseres Søgemidler fra Statistikkontoret kasseres RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 4
BILAG 4 Arkivalier, som er registreret i Forskningsdirektoratet 1. og 2. kontor i perioden 1989 til 1996, bevares. Dog kasseres arkivalier, henlagt på følgende saggrupper: 1.1 Personalespørgsmål 1.11 Faste medarbejdere dog bevares sager vedr. ansatte født d. 1 i en måned og sager vedr. ansatte i chefstillinger 1.12 Ansøgninger om ledige stillinger 1.13 Løse medarbejdere 1.14 Arbejdstider 1.16 Diverse (legitimationskort, turnus m.v.) 1.17 Uddannelse med alle undergrupper 1.18 Sekretariatskontoret iøvrigt 1.19 Retningslinier for aflastning 1.20 Lønstruktur for ingeniørvidenskabelige centre og rammeprogrammer 1-3 Administrative sager iøvrigt 1.37 Edb/etb med alle undergrupper 1.38 Anskaffelser og køb med alle undergrupper 2-1 Administration 2-12 Intern administration 2-12-05 Intern EDB, kurser 2-12-06 Personalerejser 2-12-07 Produktivitetsanalyser 2-12-08 Internt medarbejdere i 1. kontor 2-3 Forskningsstatistik 2 30 Forskningsstatistik generelt med alle undergrupper 2 37 Forskningsstatistisk samarbejde inden for OECD med alle undergrupper 2 38 Forskningsstatistisk samarbejde inden for OECD [læs: EF/EU] med alle undergrupper 2 39 Forskningsstatistiske samarbejde inden for UNESCO RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 5
2-5 Udvalg, nævn, råd, organisationer, institutioner og ministerier 2 52 Andre udvalg dog bevares: 2-52-01 Regeringens forskningsudvalg 2-52-02 Embedsmandsudvalget vedr. regeringens forskningsudvalg 2-52-03 Forskningskredsen 2 55 Ministerier med alle undergrupper 2-6 Internationalt forskningssamarbejde 2 62 EF med alle undergrupper 2 63 OECD med alle undergrupper 2 64 Europarådet med alle undergrupper 2 65 FN med alle undergrupper 2 66 UNESCO med alle undergrupper RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 6
BILAG 5 Arkivalier, som er skabt af Forskningsdirektoratet 4. kontor (Rådskontoret) i perioden ca. 1989-1993, bevares og kasseres efter følgende retningslinier. Journalsager bevares, dog kasseres journalsager henlagt på følgende saggrupper: 5.8 Rejsebevillinger med undergrupper 6.20.61 Apparaturpulje med undergrupper RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 7
BILAG 6 Arkivalier, som er skabt af Forskningsministeriets Sekretariatskontor i perioden 1993 til 1994, bevares og kasseres efter følgende retningslinier. Journalsager bevares, dog kasseres journalsager henlagt på følgende saggrupper: 4-12-10-07 Rejseaftaler til og med 4-12-10-11 Huslejekontrakter 4-14-08 Ansøgninger til ledige stillinger til og med 4-14-18 Lønstruktur for ingeniører m.m. RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 8
BILAG 7 Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle CERN 33 i perioden ca. 1980 1988, kasseres, dog bevares: 218 Danske delegationer 300 Personalespørgsmål med alle undergrupper 400 Projekter med alle undergrupper 604 CERNs historie til og med 614 Skandinavisk konsultationsmøde Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle for CERN 33 i perioden ca. 1989 1996, kasseres, dog bevares: 3-30-25 Danske delegationer 3-30-35-02 Danske ansatte på CERN 3-30-35-04 Udstationeringsgodtgørelse 3-30-40 Følgeforskningsstillinger generelt 3-30-65 Årsrapport til og med 3-30-76 Skandinavisk konsultationsmøde RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 9
BILAG 8 Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle ESA 31 i perioden ca. 1975 1988, kasseres, dog bevares: 1100 Nationale rumaktiviteter med alle undergrupper Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle for ESA 31 (Forskningsdirektoratets journalplan) i perioden ca. 1989 1992, kasseres, dog bevares: 3. 10. 44.08 Danske astronautansøgninger 3.10.47 Nationale projekter med undergrupper 3.10.58.00 Danske delegationer til forskellige komiteer 3.12 Nationale rumaktiviteter med alle undergrupper 3.8 Internationale aftaler i øvrigt RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 10
BILAG 9 Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle ESO 34 i perioden ca. 1980 ff., kasseres, dog bevares: 212 Dansk Nationalkomite for Astronomi 213 Astronomisk Udvalg 215 Dansk delegation til ESO 403 Danske instrumenter på La Silla 509 Observatoriet på de canariske øer RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 11
BILAG 10 For arkivalier vedrørende EUREKA-samarbejdet (European Research Co-ordiniation Agency) bevares materiale, som belyser dansk deltagelse i samarbejdet, mens øvrigt materiale kasseres. RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 12
BILAG 11 Arkivalier, som er henlagt efter NATO journalnøgle i perioden ca. 1980 1988, kasseres Arkivalier, som er henlagt efter NATO journalnøgle i perioden ca. 1989 1996, kasseres, dog bevares: 3-20-02 Dansk repræsentation i Science Committee RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 13
BILAG 12 Alle arkivalier vedrørende CIDST kasseres Alle arkivalier vedrørende PUF (Projekt Øget udbytte af EF/EU s samarbejde om Forskning og teknologisk udvikling) kasseres Arkivalier vedr. Danmarks Radios dækning af Apollomissionerne ca. 1969 ff. kasseres Journalsager vedrørende ATOM ca. 1964-1969 bevares. Journalkort til ATOM bevares. Journalsager vedrørende Det Genteknologiske Råd (j.nr. 7.38.00 til j.nr. 7.38.99 i Forskningsdirektoratets journalplan 1989 ff.) bevares Journalsager vedrørende Det Bioteknologiske Koordinationsudvalg (j.nr. 7.47.00 til j.nr. 7.47.54 i Forskningsdirektoratets journalplan 1989 ff.) bevares Journalsager vedrørende Den Centrale Videnskabsetiske Komite (j.nr. 7.39.00 til j.nr. 7.39.82 i Forskningsdirektoratets journalplan 1989 ff.) bevares Alle arkivalier skabt af Planlægningsrådet for Forskningen frem til ca. 1989 bevares. Alle arkivalier skabt af Forskningspolitisk Råd ca. 1989 1996 bevares. RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 14
BILAG 13 Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle for EMBL - 36 i perioden ca. 1980 1988, kasseres, dog bevares: 602 Pressemeddelelser 603 Avisudklip 604 Andet Arkivalier, som er henlagt efter Journalnøgle for EMBL 36 (Forskningsdirektoratets journalplan) i perioden ca. 1989 1996, kasseres, dog bevares: 3-76-67 Avisudklip 3-76-68 Ministerbesøg 3-76-69 Besøg 3-76-70 Rapport om dansk aktivitet ved EMBL RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 15
BILAG 14 Journalsager fra DANDOK for perioden 1989-1994. (Forskningsdirektoratets journalplan) bevares, dog kasseres sager henlagt på følgende saggrupper: 7-37-42 EF-projektarbejde til og med 7-37-42-01 EF-projektkonsulent 7-37-42-90 Diverse til og med 7-37-42-94 Publikationsvirksomhed 7-37-72-00 NORDUNET til og med 7-37-92-20 Generelt RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 16
BILAG 15 Arkivalier skabt af Videregående Uddannelsers Edb-system (VUE) i perioden 1989-2000 bevares og kasseres efter følgende retningslinjer: Mødereferater, breve, notater og rapporter fra besøg på institutionerne bevares. Kravsspecifikationer, systembeskrivelser, brugervejledninger og arbejdspapirer og lignende kasseres Journalsager bevares Øvrige arkivalier kasseres RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 17
BILAG 16 Arkivalier skabt af Teknik-Samfund Initiativet i perioden ca. 1982-1990 bevares og kasseres efter følgende retningslinier: Tryksager, kopier, regnskabsbilag og saldoudskrifter kasseres Øvrige arkivalier bevares RA J. nr. 2004-321-2923, Videnskabsministeriet, side 18