EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af kontormøbler til Randers Kommune August 2016
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet... 3 1.2 Udbudsform... 3 2 Ordregiver... 3 3 Tidsplan... 4 4 Spørgsmål... 4 4.1 Informationsmøde... 4 4.2 Spørgsmål og svar... 5 5 Udbuddets omfang... 5 5.1 Delaftaler... 5 6 Udelukkelse og egnethed... 6 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold... 6 6.2 Egnethed... 7 6.3 Økonomisk og finansiel formåen... 7 6.4 Teknisk og/eller faglig formåen... 7 6.5 Konsortier... 8 6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen... 8 7 Brug af rammeaftaler... 8 7.1 Rammeaftaler... 8 8 Tilbud... 8 8.1 Flere tilbud... 8 8.2 Alternative tilbud... 8 9 Afgivelse af tilbud... 9 9.1 Formkrav... 9 9.2 Tilbudsfrist... 9 9.3 Vedståelsesfrist... 9 10 Tilbuddets indhold... 9 10.1 Tilbuddets indhold... 9 10.2 Sprog... 10 10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud... 10 10.4 Forbehold... 10 11 Tildelingskriterium og underkriterier... 10 12 Tilbudsevaluering... 12 12.1 Evalueringsmodel... 12 12.2 Forbehold og konditionsmæssighed... 12 12.3 Udelukkelse og egnethed... 12 12.4 Vareprøver og afprøvning... 13 13 Orientering om resultatet af udbuddet... 13 2
Udbudsbilag A - ESPD Udbudsbilag B - Konsortieerklæring Kontrakt Bilag 1 - Spørgsmål og svar Bilag 2 - Tilbudsliste Bilag 3 - Kravspecifikation Bilag 4 - Beskrivelse af service Bilag 5 - E-handelsbilag 1 Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af kontormøbler til Randers Kommune (herefter betegnet ordregiver). 1.2 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens 56 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver, der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6 og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud. Udbudsmaterialet består af: Udbudsbekendtgørelse Udbudsbetingelser med udbudsbilag (herunder ESPD - fælles europæisk udbudsdokument) Kontrakt med bilag (herunder kravspecifikation) Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til rammekontrakt. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen, tilbudslisten og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet. 2 Ordregiver Ordregiver er: Randers Kommune Laksetorvet 8900 Randers C Ordregivers kontaktperson er: 3
Sanne Svendsen Udbud og Indkøb Laksetorvet 8900 Randers Tlf. 8915 1239 E-mail: sanne.svendsen@randers.dk Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 4.2. 3 Tidsplan Offentliggørelse: 17. august 2016 Spørgefrist: Svarfrist: 8. september 15. september Tilbudsfrist: 22. september kl. 11.00 Indlevering af vareprøver: 30. september kl. 12.00-14.30 Afhentning af vareprøver: 4. oktober kl. 8.00-10.30 Indhentelse af dokumentation for oplysningerne i ESPD Uge 41-43 Offentliggørelse af resultatet af udbuddet: Uge 43 Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Kontraktstart: 1. januar 2017 4 Spørgsmål 4.1 Informationsmøde Der vil blive afholdt informationsmøde på opfordring. Referat fra eventuelt informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. afsnit 4.2. 4
4.2 Spørgsmål og svar Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan eller vil afgive tilbud. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til ordregivers kontaktperson, jf. afsnit 2 Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers hjemmeside. 5 Udbuddets omfang Udbuddet vedrører indkøb af kontormøbler til samtlige ordregivers enheder og institutioner; herunder selvejende institutioner med driftsoverenskomst med ordregiver. For så vidt angår Randers Kommunes skoler og daginstitutioner omfatter udbuddet kun møbler til administrationen (dvs. rektors kontor og lignende), men derimod ikke lærernes arbejdspladser, klasseværelser mv. For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til Kontrakten, inkl. Bilag 1 - Spørgsmål og svar, Bilag 2 - Tilbudsliste samt Bilag 3 - Kravspecifikation. Den forventede årlige omsætning er 1,6 mio. kr. Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for vægtningen angivet i tilbudslisten. Den udbudte kontrakt har en løbetid på 3 år. Kontrakten kan forlænges i op til 12 mdr. Opsigelsesvilkår fremgår af rammekontrakten. 5.1 Delaftaler Udbuddet opdeles ikke i delaftaler, da ordregiver vurderer, at der er væsentlige økonomiske fordele ved at udbyde indkøbet som et samlet køb; både i forhold til leverandørernes mulighed for stordriftsfordele 5
samt ordregivers omkostninger forbundet med udbuddet og efterfølgende kontrakt- og leverandørhåndtering. 6 Udelukkelse og egnethed Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal vedlægge de i afsnit 6.1 til 6.4 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysningerne skal gives ved at udfylde Udbudsbilag A - ESPD. Bilaget er vedlagt udbudsmaterialet som en xml-fil. Denne fil kan ikke åbnes ved at dobbeltklikke på den. Filen skal uploades til følgende hjemmeside: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome Når bilaget er udfyldt skal det vedlægges tilbuddet. Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i ét fysisk eksemplar samt ét elektronisk eksemplar på USB. Se nærmere herom i afsnit 9.1. Til det fysiske eksemplar printes bilaget efter udfyldelse på hjemmesiden. Til det elektroniske eksemplar downloades det udfyldte bilag fra hjemmesiden og vedlægges som en xml-fil. Yderligere vejledning kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning Det elektroniske ESPD sådan virker det, som findes på styrelsens hjemmeside: http://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd Ud over nedenstående skal også Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere samt Del VI Afsluttende erklæringer udfyldes. 6.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, stk. 1-3 og 136. I modsat fald er ordregiver forpligtet til at udelukke tilbudsgiver, jf. dog 135, stk. 4 og 5. Tilbudsgiver vil desuden blive udelukket, hvis: Ordregiver kan påvise, at tilbudsgiver har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF, eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88, (Del II, afsnit B) Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne 6
befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiver er hjemhørende, Ordregiver kan påvise, at tilbudsgiver i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om tilbudsgivers integritet, Ordregiver har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, Ordregiver kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt, og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion, Ordregiver kan påvise, at tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregivers beslutningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt. Tilbudsgiver skal udfylde Del II, afsnit A (oplysninger om den økonomiske aktør), afsnit B (oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter), afsnit C (oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet), afsnit D (Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på), Del III, afsnit A (grunde vedr. straffedomme), afsnit B (grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger) samt afsnit C (grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelse af erhvervet). 6.2 Egnethed Der stilles ingen mindstekrav til egnethed, jf. udbudslovens 141, stk. 2. Del IV, afsnit A Egnethed skal ikke udfyldes. 6.3 Økonomisk og finansiel formåen Der stilles ingen mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens 142: Del IV, afsnit B Økonomisk og finansiel formåen skal ikke udfyldes. 6.4 Teknisk og/eller faglig formåen Der stilles ingen mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens 143: Del IV, afsnit C Teknisk og faglig formåen og afsnit D Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder) skal ikke udfyldes. 7
6.5 Konsortier Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under afsnit 6.1 til 6.4 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (afsnit 6.2 til 6.4) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring (Udbudsbilag B - Konsortieerklæring), hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til ordregiver. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med ordregiver. 6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen Hvis tilbudsgiver - under henvisning til udbudslovens 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under afsnit 6.1 til 6.4 afgives for samtlige enheder. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (afsnit 6.2 til 6.4) være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives. Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte rammeaftale, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. 7 Brug af rammeaftaler 7.1 Rammeaftaler Den udbudte kontrakt er en rammekontrakt, som forudsættes indgået med 3 leverandører. Tildeling af konkrete ordrer ske i henhold til kontraktens afsnit vedr. tildeling af konkret ordre. 8 Tilbud 8.1 Flere tilbud Der kan ikke afgives mere end et tilbud. 8.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 8
9 Afgivelse af tilbud 9.1 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i ét fysisk eksemplar samt ét elektronisk eksemplar på USB. Det elektroniske eksemplar skal være i MS Office-format. Tilbud tilsendt via e-mail accepteres ikke. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Bilag 2 - Tilbudsliste udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammekontrakt. 9.2 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud - kontormøbler og Må kun åbnes af Udbud og Indkøb. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den 22.09.2016 kl. 11.00. Tilbud kan sendes til eller afleveres på følgende adresse: Udbud og Indkøb Att. Sanne Svendsen Lokale D. 1.90 Laksetorvet 8900 Randers Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 9.3 Vedståelsesfrist Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver at vedstå tilbuddet i 6 måneder fra tilbudsfristen. Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af kontrakt og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået kontrakten. 10 Tilbuddets indhold 10.1 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde følgende: 9
Udfyldt Udbudsbilag A - ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. afsnit 6.6. Hvis relevant erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere, jf. afsnit 6.5. Benyt venligst Udbudsbilag B - Konsortieerklæring. Udfyldt Bilag 2 - Tilbudsliste. Udfyldt Bilag 4 Beskrivelse af service Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger. 10.2 Sprog Tilbuddet skal være på dansk. Afleveres tilbud på andre sprog kan ordregiver kræve, at tilbudsgiver oversætter materialet til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning. 10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 10.4 Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. 11 Tildelingskriterium og underkriterier Kontrakt vil blive tildelt de tre tilbudsgivere, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier: Underkriterier Vægtning Pris 40 % 10
Kvalitet 40 % Service 20 % Pris Tilbudsgiver skal udfylde Bilag 1 Spørgsmål og svar Bilag 2 Tilbudsliste. Alle linjer skal udfyldes. Såfremt en linje ikke er udfyldt, vil den til brug for evalueringen blive udfyldt med den dyreste pris fra den samme linje i de øvrige indkomne tilbud. Såfremt ingen af tilbudsgiverne har udfyldt den pågældende linje vil den bortfalde. Hvis mere end 5 % af linjerne ikke udfyldes er tilbuddet ukonditionsmæssigt. Priser skal angives i DKK ekskl. moms, men inkl. alle andre gebyrer, afgifter og omkostninger. Kvalitet Kvalitet vil blive vurderet på baggrund af en afprøvning af de udvalgte møbler til afprøvning inkl. vedlagte produktdatablad, brugsanvisning og rengøringsvejledning, jf. afsnit 12.4 samt tilbudsgivers beskrivelse af produkterne i Bilag 1- Spørgsmål og svar Bilag 2 - Tilbudsliste. Møblerne vil blive bedømt af en arbejdsgruppe bestående af en bred vifte af medarbejdere med kompetencer inden for rengøring, ergonomi, arbejdsmiljø og udbud og indkøb. Arbejdsgruppen vil lægge vægt på møblernes rengøringsvenlighed, ergonomi samt udformning; herunder stabilitet, robusthed, støj, materialevalg og sikkerhed. For så vidt angår stolene vil der også blive lagt vægt på siddekomforten. Eksempelvis vægtes det positivt hvis en tilbudt stol har en højere slidstyrke end krævet i kravspecifikationens pkt. 7.1 eller hvis et tilbudt hæve/sænke bord har en kortere standby tid end krævet i kravspecifikationens pkt. 14.a.12. Information herom kan anføres i Bilag 2 Tilbudsliste, kolonne G tilbudsgivers beskrivelse. Service Tilbudsgiver skal udfylde Bilag 4 Beskrivelse af service. Kriteriet service vil blive vurderet på baggrund af den af tilbudsgiver udarbejdede beskrivelse af det tilbudte serviceniveau (bilag 4). Der vil blive lagt vægt på i hvilket omfang, der tilbydes en bedre/mere omfattende service end der er krævet i kravspecifikationen og rammekontrakten. 11
12 Tilbudsevaluering Efter tilbudsfristens udløb, evalueres på følgende punkter: 12.1 Evalueringsmodel Tilbud vurderes på baggrund af ovenstående tildelingskriterium. Tilbudslisten er inddelt i 5 produktgrupper, som har hvert deres faneblad. For hvert af tilbudslistens faneblade (produktgrupper) adderes stykpriserne, og den samlede pris for hvert faneblad (produktgruppe) multipliceres herefter med vægtningen for fanebladet (produktgruppen). Vægtningen er et estimat, som er fastsat på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den samlede pris findes ved at de vægtede beløb for hvert faneblad (produktgruppe) adderes. Prisen vurderes herefter på en skala fra 0-8 hvor karakteren 8 gives til den billigste pris. Karakteren 0 gives til den pris der er 50 % dyrere. De øvrige tilbudspriser interpoleres lineært mellem den billigste pris og en pris, der er 50 % dyrere. Kan samtlige tilbudte priser ikke holdes inden for ovenstående spænd, udvides spændet med 10 procentpoint, indtil samtlige tilbudte priser kan indeholdes i spændet. Kvalitet og service vurderes ligeledes på en skala fra 0-8, hvor karakteren 0 gives for den kvalitet/service som kun lige opfylder minimumskravene og intet derudover, mens karakteren 8 gives for den bedst tænkelige kvalitet/service. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag samt afprøvning af de tilbudte produkter. 12.2 Forbehold og konditionsmæssighed Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af afsnit 10.4. Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. afsnit 10.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale. 12.3 Udelukkelse og egnethed Egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under afsnit 6. 12
Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven 159, stk. 2. 12.4 Vareprøver og afprøvning Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver. Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud. Vareprøver skal leveres til Lokale D. 2.58, Laksetorvet, 8900 Randers, på det i tidsplanen oplyste tidspunkt. Det er tilbudsgivers ansvar at sørge for opstilling af vareprøverne i lokalet. De ønskede vareprøver fremgår af Bilag 2 - Tilbudsliste. Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad, brugsanvisning, jf. kravspecifikationens pkt. 1.6, og rengøringsvejledning, jf. kravspecifikationens pkt. 4.1, sammen med vareprøven. Afprøvningen finder sted den 3. oktober og foretages af ordregivers arbejdsgruppe. Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges. Vareprøverne kan afhentes igen på det i tidsplanen oplyste tidspunkt. 13 Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb. 13