Statsforvaltningens brev af 7. april 2010 til en kommune 07-04- 2010 TILSYNET MED KOMMUNERNE I REGION SYDDANMARK Middelfart Kommune har på egne og Fredericia Kommunes vegne anmodet statsforvaltningen om forhåndsgodkendelse af udkast til vedtægter for en fælles tandreguleringsklinik, oprettet efter 60 i styrelsesloven. Indledningsvist bemærkes, at statsforvaltningen i forbindelse med godkendelse af aftaler efter 60 i lov om kommunernes styrelse (styrelsesloven - lovbekendtgørelse nr. 581 af 24. juni 2009, som er ændret ved 1 i lov nr. 1515 af 27. december 2009) udøver såvel et legalitetssom et hensigtsmæssighedstilsyn. Statsforvaltningen påser, at aftalen er lovlig, herunder om samarbejdsaftalen indeholder bestemmelser, der er i strid med lovgivningen eller offentligretlige retsgrundsætninger, og at kommunallovgivningens regler ikke vilkårligt tilsidesættes gennem aftaler om samarbejde. Statsforvaltningen skal endvidere påse, at aftalens indhold er rimeligt og hensigtsmæssigt for de enkelte kommunalbestyrelser, herunder at de enkelte kommunalbestyrelser får en efter de konkrete forhold rimelig indflydelse på samarbejdsvirksomhedens udøvelse. STATSFORVALTNINGEN SYDDANMARK STORETORV 10 6200 AABENRAA JOURNAL NR.: 2010-614/162 SAGSBEHANDLER: TILSYD DIREKTE TELEFON: TELEFON: 7256 7900 TELEFAX: 7462 8409 EAN-NR. 5798000362291 SE-NR. 29 37 62 71 tilsynsyd@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk EKSPEDITIONSTID: MANDAG - ONSDAG: 09.00-14.00 TORSDAG: 09.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 TELEFONTID: MANDAG-ONSDAG: 09.00-13.00 TORSDAG: 12.00-16.00 FREDAG: 09.00-13.00 Kravet om, at statsforvaltningen ved godkendelse skal påse, at de enkelte kommunalbestyrelser får en efter de konkrete forhold rimelig indflydelse på samarbejdsvirksomhedens udøvelse, skal ses i sammenhæng med, at der ved etableringen af et kommunalt fællesskab efter 60 i styrelsesloven sker en fravigelse af den i lovgivningen fastlagte forvaltningsstruktur. Ved etableringen af et kommunalt fællesskab sker der således en indskrænkning i de deltagende kommunalbestyrelsers beføjelser, hvorfor det er nødvendigt at sikre, at de deltagende kommunes gives
adgang til at have indflydelse på de beslutninger, som det kommunale fællesskab træffer. Det bemærkes i øvrigt, at for de styrelsesmæssige spørgsmål, som ikke er reguleret i aftalen, er udgangspunktet, at styrelseslovens regler finder anvendelse på reguleringen af de interne forhold. Det forhold, at styrelseslovens regler er gengivet i aftalen, medfører således ikke i sig selv, at de regler i loven, der ikke er medtaget i aftalen, kan anses for fraveget. Dette gælder også de i styrelsesloven og i medfør heraf fastsatte regler om regnskab og revision. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, side 512 ff, især side 513, 514 og 521 ff. Statsforvaltningen har bemærkninger til følgende bestemmelser : Punkt 6, 8. afsnit : Alle afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed, medmindre andet fremgår af disse vedtægter. I sager, hvor der er stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Bestyrelsen består af 2 medlemmer, jf. punkt 6, 2. afsnit. Punkt 6, 10. afsnit, 2. led : Til vedtagelse af følgende beslutninger kræves enighed : Beslutninger, der i øvrigt er af væsentlig betydning for interessentskabet. Punkt 7 om punkter på dagsordenen for det ordinære møde. Som punkter på dagsordenen for det ordinære bestyrelsesmøde skal optages : 1. Godkendelse af regnskab for det foregående regnskabsår [ ] Punkt 9, 2. afsnit : Budget og regnskab udformes i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler i årsregnskabsloven, dog med de afvigelser, der måtte følge af den til enhver tid gældende lovgivning. Punkt 9, 4. afsnit : Årsregnskabet skal tillige med revisors eventuelle bemærkninger forelægges sammen med budget for det kommende regnskabsår til godkendelse på det førstkommende ordinære bestyrelsesmøde. SIDE 2
Punkt 9, 6. afsnit : Det godkendte årsregnskab offentliggøres og indsendes tillige med revisionsberetningen og eventuelle afgørelser, der måtte være truffet i den forbindelse, til tilsynsmyndigheden. Punkt 15 om tvister og nedsættelse af voldgift. Vedrørende punkt 6, 8. og 10. afsnit. Det fremgår af vedtægterne, at bestyrelsen består af to medlemmer, og at alle afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed, medmindre andet er særligt bestemt. I tilfælde af stemmelighed vil formandens stemme være udslagsgivende. Statsforvaltningen kan ikke godkende bestemmelsen. Begrundelsen er, at der er risiko for, at den kommune, der ikke bestrider formandsposten, ikke får en rimelig indflydelse på samarbejdsvirksomhedens forhold. Statsforvaltningen har noteret sig, at vedtagelse af beslutninger, der i øvrigt er af væsentlig betydning for interessentskabet, kræver enighed i bestyrelsen, jf. punkt 6, 10. afsnit. Det fremgår imidlertid ikke af 10. afsnit, hvilke beslutninger, der i øvrigt er af væsentlig betydning for interessentskabet. Eftersom det kommunale fællesskab alene består af to kommuner, og at den indbyrdes hæftelse baserer sig på folkeregistertallet af 0-17 årige pr. 1. januar det år, hvor forpligtelsen blev indgået, finder statsforvaltningen at det er mest rimeligt for begge kommuner, at alle beslutninger, der træffes i bestyrelsen, kræver enighed. 8. afsnit bør derfor ændres, ligesom hele 10. afsnit kan slettes. Vedrørende afsnit 7, og afsnit 9. Regnskabsaflæggelsen og bestyrelsens behandling af revisionsberetning og årsregnskab. Selve regnskabsaflæggelsen Som det fremgår ovenfor, finder styrelseslovens regler anvendelse, også selvom reglerne ikke udtrykkeligt er nævnt i aftalen. SIDE 3
Det fremgår af 57 i styrelsesloven, at indenrigsministeriet foreskriver formen for kommunernes årsbudget, flerårige budgetoverslag og regnskab, hvilken bemyndigelse er udnyttet i budget- og regnskabsbekendtgørelsen. Ifølge denne bekendtgørelse gælder reglerne i Budget- og regnskabssystem for kommuner for budget- og regnskabsaflæggelsen. Disse regler kan ikke fraviges. Et kommunalt fællesskab kan derfor heller ikke udelukkende aflægge et regnskab efter andre regler. Der er dog intet til hinder for, at det kommunale fællesskab som et supplement til årsregnskabet aflagt i overensstemmelse med reglerne i budget- og regnskabssystemet, tillige aflægger et regnskab efter årsregnskabslovens regler. Punkt 9, 2. afsnit skal derfor ændres i overensstemmelse hermed. Bestyrelsens behandling af revisions beretningen Det følger af 45, stk. 2, i styrelsesloven, at kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning med hensyn til de afgivne bemærkninger fra revisionen og derefter tillige godkende regnskabet. Bestemmelsen indebærer, at kommunalbestyrelsen skal træffe egentlig beslutning om, hvorvidt og i bekræftende fald hvad der skal foretages i anledning af den enkelte bemærkning. Efter en stillingtagen hertil skal kommunalbestyrelsen godkende regnskabet. Der skal træffes afgørelse om godkendelse af regnskabet, også selvom revisionens årsberetning ikke indeholder anmærkninger. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, 389 f. Tilsvarende regler gælder for bestyrelsen for det kommunale fællesskab. Punkt 7 indeholder alene en oplysning om, at regnskabet skal godkendes af bestyrelsen. Punkt 9, 6. afsnit forudsætter, at der kan være truffet visse afgørelser som følge af revisionens bemærkninger. SIDE 4
Da bestyrelsen for det kommunale fællesskab har fået overført kompetencen til at godkende regnskabet, har bestyrelsen tillige pligt til at træffe afgørelse om, hvorvidt og i bekræftende fald hvad der skal foretages i anledning af eventuelle bemærkninger fra revisionen, inden regnskabet godkendes. Derfor finder statsforvaltningen det også mest hensigtsmæssigt, at det kommer til at fremgå af bestemmelsen i punkt 7, at bestyrelsen i sit ordinære møde før regnskabet godkendes, først træffer afgørelse om, hvorvidt og i bekræftende fald hvad der skal foretages i anledning af den enkelte bemærkning, og først herefter godkender regnskabet. Statsforvaltningen vedlægger i den forbindelse til orientering kopi af vores brev af 8. december 2009 om regnskab og revision sendt til kommunale fællesskaber i Region Syddanmark. Vedrørende punkt 15 tvister og voldgift. Det kan til orientering oplyses, at bestemmelsen om voldgift til afgørelse af tvister, ikke kan begrænse den kommunale tilsynsmyndigheds beføjelse til at træffe afgørelse vedrørende uoverensstemmelser om kommunalretlige spørgsmål. Der henvises til Hans B. Thomsen m.fl., Lov om kommunernes styrelse med kommentarer, 2010, 524 n. Punkt 6, 5. afsnit For så vidt angår bestemmelsen i punkt 6, 5. afsnit om, at formandsperioden er en 2 årig periode, har statsforvaltningen noteret sig, at kommunerne nu er enige om at lade perioden følge funktionsperioden for valgte kommunalbestyrelsesmedlemmer. Statsforvaltningen går ud fra, at bestemmelsen bliver ændret i overensstemmelse hermed. Statsforvaltningen har ikke andre bemærkninger til udkast af vedtægterne. Klagevejledning : Statsforvaltningen afgørelse kan i medfør af 52, stk. 2 i styrelsesloven påklages til Indenrigs- og Socialministeriet, Holmens Kanal 22, 1060 København. I øvrigt : SIDE 5
Udtalelsen vil snarest blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside på internettet (www.statsforvaltning.dk). Med venlig hilsen Ingelise Jellesen kontorchef /Stella Bøttger specialkonsulent SIDE 6