Kommunal befordring En kortlægning af praksis

Kommunal befordring En kortlægning af praksis 1

2 Indhold 01 Indledning og sammenfatning Side 3 02 Sådan har vi gjort Side 4 03 Organisering Side 5 04 Serviceniveau og visitering Side 9 05 Planlægning, koordinering og konkurrenceudsættelse Side 15 06 Styring Side 20 07 Afslutning Side 22 www.a-2.dk 82 kommuner har deltaget i undersøgelsen. KL vil gerne takke disse kommuner for deres værdifulde bidrag. Spørgsmålene i undersøgelsen er udfærdiget i samarbejde med konsulentfirmaet A-2, som tillige har udfærdiget denne rapport.

3 01 Indledning og sammenfatning Denne undersøgelse kortlægger kommunernes processer og aktiviteter på befordringsområdet. Det fremgår af Aftale om kommunernes økonomi for 2013, at udgifterne til befordring af borgere kan reduceres med i størrelsesordnen 430 mio. kr. KL har i den forbindelse iværksat to aktiviteter med henblik på at afdække området og komme med forslag til lokale tiltag, som kan bidrage til at reducere kørselsudgifterne i kommunerne. Den ene er gennemførelse af den spørgeskemaundersøgelse, som ligger bag denne rapport. En undersøgelse der viser, at der er plads til effektivisering. Den anden er udarbejdelse af et effektiviseringskatalog, som anviser, hvad kommunerne så kan gøre for at effektivisere kørselsområdet. Undersøgelsen kortlægger praksis gennem spørgsmål om processer og aktiviteter på befordringsområdet. Med en svarprocent på over 80 pct. giver undersøgelsen et solidt udgangspunkt for en afdækning af området. Overordnet viser undersøgelsen, at der er betydelige forskelle mellem kommunernes praksis i varetagelsen af befordringsopgaven. Det bekræfter tidligere analyser, der viser, at der er et potentiale for at reducere udgifterne på området. Forskellene mellem kommunerne kan genfindes i de forskellige temaer, der udgør grundstenene i varetagelsen af befordringsopgaven. Nedenfor er en række af de væsentligste resultater fremhævet: Organisering Størstedelen af kommunerne udbyder selv kørslen. I en del kommuner gennemføres der særskilte udbud for den pågældende befordringsordning, mens flere kommuner har gennemført fællesudbud på tværs af ordninger. Trafikselskabet anvendes mest til den variable lægekørsel. Omkring ¼ af kommunerne har etableret et kørselskontor, og der er en tendens til, at det giver bedre overblik over kontrakter og udgifter. Serviceniveau og visitering Generelt er det under halvdelen af kommunerne, der har forelagt kriterierne for bevilling af kørsel til politisk beslutning undtagelsen af dagcenterkørslen, som er en kanordning. På tværs af de forskellige ordninger, er det mellem 24 pct. og 72 pct. af kommunerne, der har udarbejdet skriftlige retningslinjer for visitationen. Samtidig er det i mange kommuner op til den enkelte visitationsmedarbejder, hvordan borgerens kørselsbehov vurderes. De er således de færreste kommuner, der har et fast koncept for behovsvurderingen. Planlægning, koordinering og konkurrenceudsættelse Der er relativt få kommuner, der har koordineret mødetiderne på tværs af fx specialskole, skole og dagcentre med henblik på, at der kan anvendes færre vogne, som til gengæld udnyttes bedre. Samtidig er det groft sagt halvdelen af kommunerne, der selv har opgjort behovet for vogne mv. i forbindelse med udbuddet, mens den anden halvdel har overladt det til trafikselskabet. Herudover er der stor forskel på, hvilke krav kommunerne har stillet til vognmændene i deres udbud. Styring Langt de fleste kommuner har budget- og visitationsansvar placeret på samme organisatoriske niveau. For de kommuner, der ikke har samlet ansvaret, er der en tendens til at mindre grad af fakturakontrol. Endelig er det på tværs af befordringsordninger under halvdelen af kommunerne, der sammenligner kørselsudgifter med andre kommuners udgifter. Alle kommuner vil på baggrund af resultaterne af undersøgelsen kunne hente inspiration til, hvor man kan stramme op f.eks. ved at iværksætte nogle af de tiltag, som fremgår af KL effektiviseringskatalog. Nærværende rapport og effektiviseringskataloget kan findes på www.kl.dk/befordring.

4 02 Sådan har vi gjort Undersøgelsen er gennemført som en elektronisk spørgeskemaundersøgelse, og respondenterne har således også besvaret elektronisk. Spørgeskemaet er grupperet i seks temaer, der er centrale i varetagelsen af befordringsopgaven: Organisering Konkurrenceudsættelse Serviceniveau Visitering Koordinering Styring Der er spurgt ind til fem kørselstyper: Almindelig folkeskole Specialundervisning Voksen handicap (beskyttet beskæftigelse og aktivitet/samvær) Dagcenter Læge og speciallæge Spørgsmålene er udarbejdet i et samarbejde mellem KL og A-2, bl.a. baseret på A-2 erfaringer fra kørselsanalyser i en lang række kommuner. Undersøgelsen er udformet som lukkede spørgsmål. For at imødegå de begrænsninger bundne svarmuligheder giver respondenten, er der for hvert spørgsmål tillige givet mulighed for at tilføje en kommentar. På udvalgte spørgsmål, hvor der kun kan angives ét svar, er der kommuner, som har haft behov for at angive mere end et svar. Der er i disse tilfælde typisk tale om behov for at supplere hovedsvaret, hvilket da er sket i kommentarfeltet. Et eksempel kan være at kommunen primært anvender trafikselskabet til en given kørsel, men også har en enkelt egen bil til at supplere med. Data er renset således, at områder som ikke er fuldt besvaret, ikke tæller med i analyserne. Ud af de i alt 82 kommuner, som har besvaret spørgeskemaet, tæller følgende antal kommuner ikke med pr. kørselstype: Skole 5, specialkørsel 2, voksenhandicap 2, dagcenter 3 og læge 2. Kommunernes økonomichef har været modtagere af spørgeskemaet, men det er typisk besvaret af andre/flere respondenter. I alt 82 har kommuner besvaret spørgeskemaet. Det giver en svarprocent på 84 pct. Det sikrer et solidt grundlag for undersøgelsen. Af de 82 kommuner er der ni kommuner, som ikke har besvaret indenfor alle fem kørselstyper. Det betyder, at beregning af procenter i rapporten i nogle tilfælde baserer sig på lidt færre besvarelser end 82.

5 03 Organisering Kommunerne organiserer befordringsopgaven forskelligt, ligesom der er forskelle mellem befordringsområderne. Organiseringen kan have betydning for i hvilket omfang, kommunen har et tværgående overblik over hele befordringsområdet. Et tværgående overblik er vigtigt, fordi der typisk er en effektiviseringsgevinst i at koordinere kørslen på tværs af ordninger. Hvordan er kørslen primært organiseret? Folkeskole 37% 25% 25% 4%3% 7% Specialundervisning 28% 19% 38% 111 11% Voksen handicap 18% 18% 24% 4% 19% 16% Dagcenter 9% 21% 51% 13% 3% 4% Læge 41% 4% 23% 4% 22% 6% 1 2 3 5 6 7 8 9 10 3% Kørslen er udbudt af trafikselskabet Kommunen har selv udbudt særskilt for skoleområdet Kommunen har udbudt sammen med andre kørselstyper Kommunen har udbudt i samarbejde med andre kommuner Kørslen varetages med egne vogne og af egne medarbejdere Kørslen ydes gennem godtgørelse/refusion/buskort (ikke udbudt) Andet Undersøgelsen viser, at de fleste kommuner selv har udbudt kørslen. Enten som et særskilt udbud for den pågældende ordning, eller som en del af et fællesudbud på tværs af ordninger. Ser man på de forskellige kørselsordninger er det mellem 23 pct. og 51 pct. af kommunerne, der anvender fællesudbud. Undtagelsen til det generelle billede er lægekørsel, hvor anvendelse af trafikselskabet er den mest brugte måde at varetage opgaven på. Det udbredte brug af trafikselskabet på lægekørsel kan skyldes, at netop denne variable kørsel kan være velegnet til Flextrafik, hvor trafikselskabet koordinerer alle ture under forskellige kørselsordninger på tværs af kommuner i samme planlægningssystem. Det bemærkes endvidere at godt 20 pct. af kommunerne anvender godtgørelse på lægekørslen.

6 Kørselskontor Vi har spurgt, hvorvidt kommunen har et kørselskontor. Undersøgelsen viser, at 23 pct. af kommunerne har oprettet et kørselskontor. Her er tale om både små og store kommuner. Resultaterne indikerer således ikke, at oprettelse af kørselskontor afhænger af kommunestørrelse. Har kommunen oprettet et kørselskontor? 23% Overblik over udgifter og kontrakter? 3 2 1 26% 37% 17% 28% 11% 23% Mangler samlet overblik over udgifterne til befordring på tværs af betalingsordninger Kommuner med kørselskontor Mangler samlet overblik på tværs af befordringsordningerne over hvilke kontrakter der er indgået Har hverken overblik over udgifter eller kontrakter på tværs af befordringsordningerne Kommuner uden kørselskontor 77% Nej Ja I forhold til kørselskontor kan det være relevant at holde sig to ting for øje. For det første kan nogle kommuner have etableret en kørselskoordinatorfunktion uden, at der er tale om et egentligt kørselskontor. For det andet kan det variere, hvilke opgaver der er placeret i et kørselskontor. Et kørselskontor kan være der, hvor man som borger til- og framelder sig kørsel. Det kan også være der, hvor kommunens kørsel koordineres og udbydes. Eller ligefrem det kontor, hvorfra man håndterer visitering af borgere. Generelt kan man sige, at set under ét, har kommunerne bedre overblik over kørselskontrakter end kørselsudgifter. Dette uanset om man har et kørselskontor eller ej. Til gengæld er der en mindre andel blandt de kommuner, som har et kørselskontor, der mangler overblik over kontrakter og udgifter sammenlignet med kommuner uden kørselskontor. Det tyder således på, at det øgede centrale fokus, som generelt følger med et kørselskontor, også medfører bedre overblik i kommunen. Det bemærkes, at mere end hver femte af de kommuner, som ikke har kørselskontor, hverken har overblik over udgifter eller kontrakter på tværs. Manglende overblik kan begrænse muligheden for at lave effektive udbud og opnå de bedste priser. Uanset det nøjagtige opgaveindhold giver et kørselskontor generelt et øget centralt fokus på kørsel på tværs af hele eller dele af kommunen. Det giver bl.a. mulighed for at sikre overblik på tværs af kommunen. Denne sammenhæng er illustreret herunder.

7 Hvor tilfreds er kommunen med samarbejdet? Samlet på tværs af kørselstyperne 4,17 4,05 Folkeskole 4,28 4,24 Specialundervisning 4,14 3,90 Voksen handicap 3,67 4,06 Dagcenter 4,25 4,14 Læge 4,05 4,13 Meget Utilfreds Hverken /eller Meget tilfreds Vognmand Trafikselskabet Tilfredshed med vognmand og trafikselskab I kommunerne er der naturligt nok fokus på, hvor tilfredse man er med sin leverandør. Vi ønsker derfor at afdække, hvorvidt kommunerne generelt er tilfredse med deres leverandører, men samtidig om der er forskel på tilfredsheden afhængig af om leverandøren er private vognmænd eller trafikselskabet. Kommunerne er gennemgående tilfredse med samarbejdet. Vi har ikke identificeret en væsentlig forskel i tilfredsheden, om man anvender trafikselskab eller vognmand eller på tværs af kørselstyper. end i de øvrige kørselstyper. Hjælpen omfatter f.eks. ind- og afstigning af bilen, samt på- og aflæsning af hjælpemidler. Det giver flere muligheder for dårlige oplevelser for borgerne, hvilket kan medføre lavere tilfredshed for kommunen som myndighed. Men som konkluderet indledningsvist: Der er marginal forskel på tilfredsheden på tværs af kørselstyper og leverandør. Den laveste score er på voksenhandicap. Undersøgelsen svarer ikke på hvorfor, men der er tale om en borgergruppe, der generelt har behov for mere chaufførhjælp

8

9 04 Serviceniveau og visitering En af de vigtigste måder kommunerne kan spare på kørselsudgifterne er ved ændringer i serviceniveau og antallet af borgere, som bliver tildelt kørsel. Kommunerne er derfor blevet spurgt om deres håndtering af serviceniveau og visitering. Politisk beslutning Som på andre opgaveområder er det også på befordringsområdet vigtigt, at politikerne har taget bevidst stilling til serviceniveauet. Hvilket serviceniveau ønsker man at tilbyde borgerne, når det kommer til kørsel? Politisk stillingtagen til serviceniveauet kan danne baggrund for egentlige kvalitetsstandarder og vil samtidig være vigtigt, når kommunen skal beskrive tildelingskriterierne præcist, som støtte for visitationsmedarbejderne i det daglige visiteringsarbejde. Undersøgelsen viser, at bortset fra dagcenterkørslen, er det under halvdelen, der har forelagt kriterierne for bevilling af kørsel til politisk beslutning. Når andelen, der har forelagt kriterierne, er lidt højere på dagcenterområdet, kan det skyldes, at kørsel her er en kan-kørsel, som derfor i sig selv bør kræve en politisk behandling. Har kommunen forelagt kriterier for bevilling af kørsel til politisk beslutning? 10 8 54% 65% 62% 38% 53% 6 2 46% 35% 38% 62% 47% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Ja Nej Note: For folkeskole og specialundervisning er der spurgt til kriterier ud over de i Folkeskoleloven 26 anførte.

10 Har kommunen udarbejdet skriftlige retningslinjer for visiteringen? 10 8 61% 58% 76% 28% 33% 6 2 39% 42% 24% 72% 67% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Ja Nej Note: For folkeskole og specialundervisning er der spurgt til kriterier ud over de i Folkeskoleloven 26 anførte. Skriftlige retningslinjer for visitationen Det forhold, at en kommune ikke har forelagt kriterierne til politisk beslutning, behøver ikke nødvendigvis betyde, at de ikke har nedskrevet kriterierne præcist. Vi har derfor også spurgt om kommunen har udarbejdet skriftelige retningslinjer for visiteringen. Undersøgelsen viser, at også her er andelen af ja-svar relativt lille om end den er en smule højere. Dette indikerer, at der er enkelte kommuner, som udarbejder skriftelige retningslinjer, uanset om disse forelægges til politisk beslutning. Tilsvarende skiller dagcenterområdet sig også positivt ud her. Formentlig af samme grund som ovenfor nævnt. Særligt for folkeskolekørsel gælder, at loven angiver nogle ret præcise afstandskriterier, som afgør om en skoleelev har ret til kørsel eller ej. Men hertil kommer et kriterium om trafikfarlig skolevej, som går forud for afstandskriterierne. Er en skolevej således klassificeret som trafikfarlig kan eleven opnå ret til kørsel uden at opfylde kriteriet om en vis afstand til skolen. Undersøgelsen viser, at i lidt under halvdelen af kommunerne har der været politisk stillingtagen til, hvad der klassificeres som trafikfarlig skolevej. Bemærkningerne fra respondenterne viser, at de Har der i kommunen været taget politisk stilling til, hvad der skal til for at klassificere en vej som trafikfarlig skolevej? 52% Nej Ja 48% kommuner der har svaret ja, typisk har taget stilling til politiets anbefalinger. I forlængelse heraf kan de kommuner, der har svaret nej, eventuelt blot have indarbejdet politiets anbefalinger. Tidligere undersøgelser viser dog, at der er endog meget stor forskel mellem kommuner på, hvad der klassificeres som trafikfarlig skolevej. Det kan derfor være relevant med en selvstændig politisk stillingtagen til, hvad der udgør en trafikfarlig skolevej. Vurdering af behov for kørsel Den egentlige visitation af borgere til kørsel kan håndteres forskelligt på tværs af kørselsordninger og på tværs af kommuner. Man kan forestille sig visitationen gående fra, at man udelukkende anvender objektive kriterier til vurdering af kørselsbehov til, at man udelukkende anvender individuel behovsvurdering af borgerne. Og herimellem en kombination af de to. Vi har således spurgt ind til, hvordan det afgøres, om den enkelte borger har behov for kørsel.

11 Objektive tildelingskriterier suppleret med individuel behovsafdækning er størst for alle fire kørselstyper. På voksenhandicap og dagcenter udgør ren individuel behovsvurdering dog hhv. 46 pct. og 41 pct. Jo større andel af individuel behovsvurdering jo større risiko for uensartet visitering på tværs. Dette afhænger imidlertid af, om der i kommunen er et fast koncept for den individuelle behovsvurdering, eller om det er op til den enkelte visitationsmed- arbejder. Der er derfor spurgt til, hvordan den individuelle behovsvurdering foretages uanset om det er en ren individuel behovsvurdering, eller om det er suppleret med objektive kriterier. Hvordan afgøres om der er behov for kørsel? 10 65% 48% 52% 51% 8 6 2 22% 46% 41% 24% 13% 6% 7% 25% Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Objektive kriterier suppleret med individuel behovsvurdering Alene på baggrund af en individuel behovsvurdering Alene med udgangspunkt i objektive tildelingskriterier som f.eks. afstand, alder, tildelt hjælpemiddel osv. Note: Dette spørgsmål er ikke stillet til folkeskolekørslen, da der her er præcise afstandskriterier, jf. tidligere.

12 Hvordan foretages individuel behovsvurdering? 10 8 78% 76% 61% 43% 6 2 22% 24% 39% 57% Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Det er primært op til den visiterende medarbejder, hvordan behovet vurderes? Med udgangspunkt i et fast koncept for hvordan behovet for kørsel vurderes, (f.eks. via screeningsspørgsmål eller lign.)? Det er bemærkelsesværdigt, at det i mange kommuner er op til den enkelte sagsbehandler, hvordan behovet vurderes. Set på tværs af kørselstyper har man i højere grad udviklet et fast koncept for behovsvurdering på lægekørslen end på de øvrige ordninger. Færrest har udarbejdet et koncept for kørsels til specialundervisning. Det skal sammenholdes med, at udgifterne til specialkørsel er langt den største udgiftspost på tværs af landets 98 kommuner.

13 Økonomiske konsekvenser af serviceniveauet Forskellige serviceniveauer koster forskelligt. Det er således interessant, i hvilket omfang beslutninger om fastlæggelse af serviceniveau er understøttet af beregninger om de økonomiske konsekvenser af forskellige serviceniveauer. I mellem 25 pct. og 34 pct. tilfælde har man svaret ja til, at der er regnet på økonomiske konsekvenser af forskellige serviceniveauer. Det betyder samtidig, at i omkring 70 pct. af tilfældene er beslutninger om serviceniveau sket uden beregninger på, hvad alternativer koster. I forlængelse heraf ved man således ikke, hvilken økonomisk effekt en slækkelse eller en stramning vil koste eller give i besparelse. Det vil derfor være oplagt at foretage sådanne beregninger fremover i forbindelse med fastlæggelse af serviceniveauet i kommunerne. Andel der har regnet på de økonomiske konsekvenser af forskellige serviceniveauer som f.eks. forskellige maksimale vente- og køretider mv.? Folkeskole 34% Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge 28% 3 3 25% 2 6 8 10

14

15 05 Planlægning, koordinering og konkurrenceudsættelse Udover en styret visitationsproces, kan god planlægning, tæt koordinering og effektive udbud ligeledes bidrage til en økonomisk effektiv håndtering af den lukkede borgerkørsel i kommunerne. Planlægningsarbejdet kan således indarbejdes i udbudsmaterialet og dermed give bedre priser fra leverandørerne. Vi vil derfor se nærmere på disse områder. Koordineres mødetider på et område med mødetider på andre områder mhp. at kunne anvende de samme vogne til flere formål henover dagen (kædekørsel)? 10 8 68% 74% 82% 73% 89% 6 2 32% 26% 18% 27% 11% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Ja Nej Ved at koordinere mødetider opnås mulighed for at samme vogn kan betjene flere borgere og institutioner hen over dagen. Det reducerer behovet for vogne. Og det giver vognmanden mulighed for at udnytte sin vognkapacitet bedre. I sidste ende kan det være en afgørende faktor for at kommunen opnår de bedste priser hos leverandøren. Af figuren fremgår, at koordinering af mødetider på tværs af kørselstyper kun finder sted i be- grænset omfang. Kun mellem 11 pct. og 32 pct. har svaret ja til, at de koordinerer på tværs. Her ligger således uden tvivl et oplagt besparelsespotentiale i mange kommuner.

16 Har kommunen i forbindelse med eget eller trafikselskabets udbudsarbejde... 10 12% 17% 16% 11% 2 8 6 43% 49% 44% 38% 58% 2 46% 34% 51% 22% Fokeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Andet Udelukkende/overvejende ladet trafikselskabet opgøre behov for vogne, lavet ruter mv. Udelukkende/overvejende selv opgjort behov for vogne, lavet ruter mv. (evt. med ekstern bistand) Note: Blå kategori er samling af udelukkende og overvejende selv opgjort behovet mens rød kategori er samling af udelukkende og overvejende ladet trafikselskabet For at lave et effektivt udbud kræves bl.a. at man i kommunen har et detaljeret kendskab til og føling med kørslen i kommunen. Det kan man f.eks. få ved selv at opgøre behovet for vogne, selv lave ruter mv. Undersøgelsen viser, at under halvdelen af kommunerne selv opgør disse ting i forbindelse med udbud af den lukkede borgerkørsel. Særligt på den faste rutekørsel til f.eks. skole kan det give god mening, at kommunen selv foretager planlægningsaktiviteter med henblik på, at der anvendes færre vogne, der hver især udnyttes bedre. På den variable kørsel til læge kan det være vanskeligere selv at opgøre behovet for vogne mv., hvilket også afspejler sig i tallene. Når der skal gennemføres udbud er det nærlæggende at stille så mange krav som muligt, bl.a. fordi det kan være vanskeligt at få indføjet senere i driftsperioden. Men det er omvendt også sådan, at opfyldelse af flere af disse krav er forbundet med en udgift for vognmanden, som vil smitte af på den pris kommunen skal betale.

17 Er der i forbindelse med udbud (evt. gennem trafikselskabet) stillet nogle af følgende krav til vognmanden? Bilens indretning 54% 63% 72% 82% 78% Bil størrelse 56% 51% 53% 56% 48% Chauffør skal bære uniform 41% 43% 53% 59% Samme chauffør hver gang 9% 19% 58% 61% 69% Særlige miljøkrav 17% 43% 31% 33% 38% 1 2 3 5 6 7 8 9 Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Læge Krav til bilens indretning er det hyppigst forekommende krav til vognmanden i forbindelse med udbud. Det gælder særligt inden for kørsel til specialundervisning, voksenhandicap og dagcenter, hvor minimum 7 ud af 10 kommuner har bilens indretning som et krav i forbindelse med udbud. For nogles vedkommende er det krav om, at der skal være sikkerhedsseler i bilen, mens det i andre tilfælde kan det være krav om lift, idet der skal køres med kørestolsbrugere. Krav til indretning kan altså dække over flere ting. Et andet krav som ofte stilles, er et krav om samme chauffør hver gang. Det er der f.eks. mere end 60 pct., der har stillet på specialundervisnings- og voksen handicapområdet. Det er formentligt ud fra en betragtning om, at disse målgrupper er relativt sårbare. Men det betyder omvendt også, at der er mellem 30 pct. og 40 pct. af kommunerne, der ikke stiller krav om, at det skal være samme chauffør på de to befordringsområder. Der er altså betydelig forskel på, hvorvidt man vurderer at det er nødvendigt med samme chauffør hver gang. Op mod en tredjedel stiller særlige miljøkrav. Det er i god tråd med mange kommuners ønske om en grøn profil. Kravet kan dog nødvendiggøre, at leverandøren foretager fordyrende investeringer i vognparken.

18 Løbende koordinering I den driftsperiode som følger efter et udbud sikres lave udgifter især gennem optimal planlægning, herunder tilpasning, af ruterne samt sikring af at borgerne i videst mulig omfang kører sammen. Planlægges ruter løbende for at tage højde for til- og framelding? 10 25% 12% 15% 8% 8 6 75% 88% 85% 92% 2 Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Ja Nej En stor del af kommunerne anfører, at der løbende planlægges med henblik på at tage højde for til- og framelding. Men det er interessant at undersøge, hvordan denne planlægning omsættes til praksis. Derfor er der også spurgt ind til hvem der i disse tilfælde planlægger ruterne. Hvem planlægger ruterne? 10 8 6 6 79% 65% 63% 2 21% 35% 37% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter Kommunen Vognmanden/Trafikselskabet

19 Det er i høj grad op til vognmanden/trafikselskabet at foretage den løbende planlægning af ruterne. Mange kommuner har således undladt denne mulighed for at øve direkte indflydelse på optimering af kørselsomfanget. Denne undersøgelse giver imidlertid ikke svar på om de ressourcer, som kommunen selv skulle anvendes på den løbende ruteoptimering nødvendigvis står mål med gevinsterne. I en række tilfælde er der således direkte kontakt mellem forældrene til f.eks. et specialundervisningsbarn i tilfælde af frameldinger i en periode el. lign. Sikres det at borgerne, hvor det er muligt, kører sammen for på den måde at anvende færre vogne og køre færre km? 10 8 6 2 5% 5% 3% 4% 95% 95% 97% 96% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter 34% 66% Læge Ja Nej Bortset fra på lægekørslen svares der stort set samstemmende, at det hvor det er muligt, sikres at borgerne kører sammen. Men igen er det interessant at se på, hvem der så sikrer det i praksis. Hvem sikrer samkørsel? 10 8 6 2 54% 75% 52% 64% 46% 25% 48% 36% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter 9 1 Læge Kommunen Vognmanden/Trafikselskabet Her viser det sig, at i mere en halvdelen af tilfældene lader man det være op til vognmanden/ trafikselskabet. Det behøver dog ikke i sig selv være en hindring for en økonomisk effektiv kørsel, hvis blot kontrakterne indeholder incitamenter, som gør det tilstrækkelig attraktivt for vognmanden at lade borgerne køre sammen.

20 06 Styring Et godt udgangspunkt for at styre udgifterne er, at de som bevilger, også er de, som er budgetansvarlige. Hvis man hertil gerne vil have en fornemmelse af om det aktuelle udgiftsniveau er fornuftigt, kan man med fordel sammenligne med tilsvarende udgifter i andre kommuner. Endelig omfatter styring også kontrol af, om de regninger man modtager afspejler den kontrakt, der er indgået med leverandøren. Ligger budget- og visiteringsansvar på samme organisatoriske niveau? 10 8 6 2 32% 28% 18% 43% 58% 72% 82% 57% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter 38% 63% Læge Ja Nej I mellem 57 pct. og 82 pct. af besvarelserne ligger visitering og budget på samme organisatoriske niveau. Det betyder omvendt, at på eksempelvis dagcenterkørsel er det ikke tilfældet i 43 pct. af kommunerne. Dermed er der en risiko for, at der ikke i tilstrækkelig grad tænkes økonomi ved tildeling af kørsel. Vi har endvidere set på, om der er en sammenhæng mellem det at have budget og visitering på samme organisatoriske niveau og adfærd i forhold til opfølgning på faktureringen. Andel der foretager fakturakontrol 10 8 6 2 88% Som har budget- og visiteringsansvar på samme niveau 76% Som ikke har budget- og visiteringsansvar på samme niveau Af ovenstående fremgår tydeligt, at der er en større andel af de, som har samplaceret budgetansvar og visitation, der følger op på faktureringen, end de som har ansvaret adskilt. Det hører med til billedet, at kontrol af fakturaer kan dække over flere forskellige ting bla. om man kontrollerer cpr-nr, antal ture, antal kilometre mv. Det afhænger igen også af, hvilken prismodel og afregningsform, der er valgt i kontrakten. Spørgsmålet om kontrol af fakturaer skal derfor også ses i sammenhæng med de information, der er til rådighed enten på fakturaen eller via tilhørende rapportering fra vognmanden.

21 Hvilke data er der krav om, at vognmanden/trafikselskabet skal stille til rådighed for kommunen på fakturaer og bilag eller anden form for afrapportering (pr. tur/rute)? Angivelse af hvem der er blevet kørt 68% Angivelse af pris (typisk pr. tur) 65% Angivelse af længde (km eller tid afhængig af 47% Angivelse af tidspunkt for start- og sluttid 44% Andet 21% Ingen særlige krav 9% 1 2 3 5 6 7 8 Samlet på tværs af kørselstyperne Her viser undersøgelsen at der f.eks. er 32 pct., der ikke får oplyst, hvem der er kørt med og hele 53 pct., der ikke kan kontrollere, hvor meget vognmanden har kørt. Hvis man vil være sikker på, at man alene betaler for det man har bestilt, er disse data normalt nødvendige. Har kommunen sammenlignet sine kørselsudgifter med andre kommuner? 10 8 6 2 66% 65% 58% 71% 34% 35% 42% 29% Folkeskole Specialundervisning Voksen handicap Dagcenter 66% 34% Læge Ja Nej Som nævnt tidligere kan der ligge en god indikation af, om kommunens udgiftsniveau er fornuftigt, ved at sammenligne med tilsvarende udgifter i andre kommuner. Det er der mellem 29 pct. og 42 pct., der har gjort. Det betyder også, at over halvdelen af kommunerne ikke sammenligner deres udgifter med andre kommuners udgifter. Sammenligninger er oplagte til at få en hurtig vurdering af behovet for stramninger og effektiviseringer inden for de forskellige temaer, der er beskrevet i denne undersøgelse.

22 07 Afslutning Med en svarprocent på over 80 pct. er det vores vurdering, at undersøgelsen giver et dækkende billede af praksis vedrørende befordring i kommunerne. Undersøgelsen viser, at kommunerne generelt gennemfører mange fornuftige tiltag. Men at der fortsat er et klart potentiale for yderligere stramninger og effektiviseringer af området. Der er generelt behov for en tættere styring af befordringsområdet. Kommunerne bør være mere præcise om behov og serviceniveau, når man udbyder kørslen. Man kan stramme op på visiteringen og der er plads til forbedring i opfølgningen på den gennemførte kørsel og modtagne fakturering. Endelig kan man i højere grad end det er tilfældet i dag tænke på tværs af kørselsordninger og forvaltninger og eventuelt over kommunegrænsen. I KL effektiviseringskatalog kan kommunerne hente inspiration til konkrete tiltag til at forbedre og effektivisere praksis på kørselsområdet. Se denne rapport, effektiviseringskataloget og yderligere materiale om befordring på: www.kl.dk/befordring.

23 www.a-2.dk 82 kommuner har deltaget i undersøgelsen. KL vil gerne takke disse kommuner for deres værdifulde bidrag. Spørgsmålene i undersøgelsen er udfærdiget i samarbejde med konsulentfirmaet A-2, som tillige har udfærdiget denne rapport.

24 Opsamling Yderligere information findes på www.kl.dk/befordring Kontakt Chefkonsulent Peter Østergaard på telefon 3370 3228 eller på mail: poe@kl.dk KL Økonomisk Sekretariat Weidekampsgade 10 DK-2300 København S Telefon: 33 70 33 70 www.kl.dk