Boligselskabet BSB Søllerød R E F E R A T fra organisationsbestyrelsesmøde, som blev afholdt tirsdag den 16. september 2014, kl. 16.00-20.00. Bestyrelsen: Karsten Høy-Petersen, Christian Scheelhardt, Søs Nygaard, Sten Troelstrup og Lisbet Riis. Afbud meddelt fra observatør for afd. 3: Helle Grevy. Fra Boligkontoret: Specialkonsulent Charlotte Sommer og chefkonsulent Gitte Weien. D A G S O R D E N: 1 Forhandlingsprotokol...2 2 Revisionsprotokol...2 3 Meddelelser...2 4 Selskabssager...2 5 Eventuelt herunder kommende møder...5 1
Ad 1 Forhandlingsprotokol Referatet fra mødet 5. februar 2014 og konstituerende møde 18. marts 2014 er til godkendelse. Beslutning: Som indstillet. Ad 2 Revisionsprotokol Intet nyt. Beslutning: Ad 3 Meddelelser a. Nyt fra Formanden - Aftenmøde Projekt Stop Udsættelser: afholdes torsdag den 6. november 2014 kl. 17.30 2000 på afdelingskontoret i Holte. Deltagelse er gratis. - Udbetaling Danmark: Mail af den 26. august 2014 fra Bent Gail vedr. ny metode for udbetaling af boligstøtten. Fra den 1. september 2014 bliver beboernes boligsikring/boligydelse udbetalt ved at beløbet fratrækkes huslejen og indbetales direkte til Boligkontoret Danmark. Udbetaling Danmark har lovet at udsende breve til alle de berørte beboere om ændringen ligesom der udsendes brev med informationer om beløbets størrelse. - Varmemesteren: Morten Nordly der blev ansat som ny varmemester pr. 1. april 2014, er vi meget glade for og meget tilfredse med. Han har indtil nu udført et kæmpe stykke arbejde med at holde styr på håndværkerne i de mange arbejder, der havde hobet sig op under den tidligere varmemester. - Effektivitet og økonomi: På forskellige møder i 2014 og på BDKs repræsentantskabsmøde i juni måned i år hørte vi om regeringens/finansministeriets visioner omkring den almene boligsektor. Det gennemgående tema er, at De Almene skal blive mere effektive og sparsommelige så huslejestigninger kan undgås. Finansministeriet mener, at de kan spare mange penge ved at gøre os mere effektive så huslejestigninger undgås. Det skyldes, at der er noget, der hedder boligydelse eller boligsikring. Jo mere huslejen stiger, jo mere skal der også udbetales i boligydelse, som nogen politikere kalder statsstøtte til den almene boligsektor. I fremtiden vil der derfor blive lagt meget større pres på os. Det kommer helt sikkert på tale at slå afdelinger sammen, at måske også at lægge boligselskaber sammen eller indgå en eller anden form for driftsfællesskaber. Økonomien kommer til at tælle meget i fremtiden. BDK har en afdeling, der forsøger at få større områder i udbud, f. eks. istandsættelse af fraflyttelejligheder, som den almene boligsektor bruger mange mio. kr. på årligt, rengøring og trappevask, samt forskelligt indkøb, så vi alle kan få lidt mere, for de penge vi har til rådighed. Siden sidst er jeg blevet inviteret til at deltage i møder, som en gruppe af de almene boligselskaber i den tidligere Søllerød Kommune har afholdt om eventuelle sammenlægninger eller driftsfællesskaber. Jeg har ment, at det var nødvendigt, at vi skaffer os så meget viden som muligt, omkring hvilke muligheder der er, for at vi kan være mere sparsommelige og bedre til at udnytte de huslejekroner vi får ind. Det er heller ikke ukendt, at der i meget lange perioder ikke har været en egentlig bestyrelse i en af vores afdelinger. Jeg har ikke på noget tidspunkt givet tilsagn om nogen sammenlægninger hverken af afdelinger eller selskaber. 2
Jeg har også fornemmet, at det bliver sværere at få beboere til at interessere sig for at deltage i bestyrelsesarbejdet. Per Lykke og jeg har aftalt, at vi skal holde et møde i oktober måned (dato endnu ikke fastsat) hvor vi skal aftale nærmere, hvordan vi bedst får belyst de muligheder Boligselskabet BSB Søllerød har, og de konsekvenser det får. På bestyrelsesmødet den 5. februar 2014 besluttede vi, at vi skulle arbejde videre med God Selskabsskik og at formanden og Gitte Weien på forhånd skulle mødes og udarbejde forslag til nogle af de målsætninger vi mangler og forelægge dem til gennemgang/drøftelse/godkendelse på bestyrelsesmødet den 5. november 2014. - Fællesforvaltningen: pr. 31. marts 2014 har BSB Søllerød et indestående i fællesforvaltningen på i alt 5.926.443 kr. Heraf udgør ikke tilskrevne renter 41.968 kr. b. Nyt fra Boligkontoret Danmark - Kurser i efteråret for bestyrelsesmedlemmer tjek hjemmesiden. Sten fik godkendt deltagelse i kursus 1. nov for kr. 1400,- vedr. økonomi for organisationsbestyrelsesmedlemmer. - Aftale om boligplacering af flygtninge i Rudersdal kommune. Boligselskabernes under administration af Boligkontoret har samarbejdet om et fælles brev med kommentar til nuværende aftale til kommunen. - BDKs betalingsprocedure i forhold til betaling af leverandører og håndværkere blev der orienteret om på mødet og brevet som sendes ud til kreditorerne blev udleveret til formanden. Det sædvanlige betalingsvilkår er 30 dage. - Boligkontoret har vundet udbuddet om administration af Rudersdal kommunes almene boliger. c. Debitorer - Oversigt blev omdelt på mødet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager meddelelserne til efterretning. Beslutning: Som indstillet. Ad 4 Selskabssager a. Følg og forklar 10 punkt programmet At lede en almen boligorganisation i dag er noget ganske andet end det var for blot 10-15 år siden. Der er fra samfundets side (læs: kommunen, folketinget, boligministeriet og finansministeriet) et stigende fokus på sparsommelighed, effektivitet og udvikling. Det kræver i dag langt større dynamik end tidligere at løse de opgaver som en boligorganisation har. Gennem den årlige styringsdialog med kommunen har staten desuden fastlagt en række overordnede målsætninger for boligorganisationerne målsætninger som organisationsbestyrelsen nu har ansvaret for at køre hjem. I styringsdialogen bliver boligorganisationen direkte spurgt til dens egen behandling af emnet god selskabsskik. En boligorganisation skal i dag derfor opfattes som en virksomhed, da organisationsbestyrelsen som ledelse fremover har en betydelig indflydelse på resultaterne ude i organisationens boligafdelinger. Handles der ikke med lederskab, risikerer vi et stigende antal utidssvarende boliger samt fordyrende led i såvel det administrative led som i selve driften af boligafdelingerne. For at hjælpe den enkelte organisationsbestyrelse har Boligkontoret udviklet nogle simple redskaber, som med skelen til udviklingen af god selskabsskik i den private sektor skal sikre at boligorganisationen holder den rette kurs, og ikke mindst, at bestyrelsen får udført to vigtige opgaver, dels at sætte kursen, dels at kontrollere resultaterne og dermed også kontrollere den daglige ledelse, i dette tilfælde forretningsførelsen. Redskabet kalder vi følg eller forklar der er et 10 punkts program. Denne er vedlagt dagsorden som bilag. 3
Bestyrelsesformanden har udfyldt 10 punkts programmet og svarene er vedlagt, hvilket bestyrelsen drøfter på mødet. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen behandler 10 punkt programmet og tager det udfyldte 10 punkt program til efterretning. Beslutning: Det udfyldte program blev taget til efterretning af bestyrelsen med den ændring, at pkt. 6) om din service dit valg afkrydses ja. Bestyrelsen drøftede mulighederne for beboerundersøgelser og prioritering fra beboernes side. Se beslutning under det efterfølgende pkt. b. b. Frivillighedscirklen og rekruttering af beboerdemokrater I forlængelse af 10 punkts programmet er fokusområde for bestyrelsen rekruttering til bestyrelserne. Specialkonsulent Charlotte Sommer er inviteret til at præsentere - frivillighedscirklen og - projektet De unge beboerdemokrater samt - foreslå, hvordan en workshop for afdelingerne kan sammensættes. Pjecer om frivillighedscirklen og de unge beboerdemokrater er vedlagt dagsorden. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter mulighederne for rekruttering til bestyrelserne og beslutter hvordan en workshop kan sættes sammen. Beslutning: Bestyrelsen besluttede at få et tilbud på workshop over to dage, samt eksempel på beboerundersøgelse og tilbud herpå. c. Målsætninger Som en naturlig følge af 10 punkts programmet bør bestyrelsen fastsætte en tidsramme for de kommende behandlinger af de væsentligste målsætninger for organisationens dagligdag, og der henvises her til de 15 forslag Boligkontoret har udarbejdet på forhånd. Økonomi og drift Egenkapital Administrationshonorar Kapitalforvaltning Indkøb Ledelse og beboerdemokrati Rekruttering, fastholdelse, uddannelse og kompetence God ledelse Information Udlejning Udlejning og beboersammensætning Restancepolitik Boligafdelingerne Henlæggelser Fremtidssikring/konkurrenceevne Energipolitik Beboerservice Nybyggeri og renovering Nybyggeri Renovering Bestyrelsen har behandlet målsætningerne markeret med kursiv. Det indstilles, at der på dette møde behandles de tre målsætninger under Økonomi og drift samt de to under Udlejning. De fem er vedlagt dagsorden og markeret med fed. De øvrige behandles i 2015. 4
På Boligkontorets hjemmeside under om Boligkontoret og herefter under værdier og mål kan man til inspiration se, hvordan Boligkontorets bestyrelse har udfyldt sin følg eller forklar. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen behandler målsætningerne om økonomi og udlejning. Beslutning: Målsætningerne om udlejning blev behandlet på mødet og godkendt, mens økonomi målsætninger udskydes til efterfølgende bestyrelsesmøde, hvor der tages udgangspunkt i de eksisterende målsætninger fra 2010. d. Afdelingsbudgetter Afd. Stigning i procent Ny leje pr. kvm. 1 2,50 % 658,24 kr. 2 1,50 % 701,61 kr. 3 2,90 % 1.037,13 kr. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beslutning: Bestyrelsen drøftede om afdelingsbestyrelserne er velfungerende og afholder møder. I afd. 1 oplever bestyrelsesmedlemmerne, at formanden ikke deltager, så der ikke indkaldt til og afholdt møder, offentliggøres referater eller ej heller truffet beslutninger. Herudover får ejendomsmesteren heller ikke tilbagemelding om indhentede tilbud. Derfor må de øvrige bestyrelsesmedlemmer varetage bestyrelsesarbejdet, da de er beslutningsdygtige, når de er to. I afd. 2 er der en velfungerende bestyrelse og et velbesøgt og roligt beboermøde, hvor dagsorden især var de nye sikkerhedsdøre. I afd. 3 var der kun 3 deltagere til beboermødet, og der blev valgt et nyt medlem til afdelingsbestyrelsen, så nu er der en afdelingsbestyrelse bestående af tre beboer. Der afholdes dog ikke møder i bestyrelsen. e. Elektronisk regnskab I forlængelse af ønsket om større digitalisering og udnyttelse af ressourcerne, kan Boligkontoret tilbyde at levere regnskabet elektronisk frem for på papir. Fordelen ved at overgå til elektronisk udsendelse af regnskaberne er, at godkendte regnskaber derved hurtigere kan fremsendes til bestyrelsen samtidig med, at forbruget af papir vil mindskes betydeligt til glæde for miljøet og ressourcerne. Indstilling: Organisationsbestyrelsen bedes drøfte og beslutte, hvorvidt man fremadrettet vil modtage regnskaberne elektronisk, i stedet for som ny i en regnskabsblok i papir. Beslutning: Bestyrelsesformanden ønsker fortsat et eksemplar i papir, mens den øvrige bestyrelse er med på at modtage regnskaberne elektronisk. f. Dispositionsfondslån til afd. 1 vedr. fjernvarme I forbindelse med installation omkring fjernvarme i afd. 1 er det tidligere besluttet at afdrage udgifter i forbindelse med installationen. Der er oprettet gældsbrev på 55.593,75 kr., der afdrages med 366,89 kr. pr. måned til 5 pct. i rente. Alternative finansieringsmodeller er indfrielse her og nu overfor Holte Fjernvarme, enten ved afdelingens egne midler eller ved lån i selskabet til lavere rente ved et dispositionsfondslån. 5
Egne midler: 1. Afdelingen har et opsamlet overskud pr. 30.09.2013 på kr. 263.395. Det giver mulighed for, at udgiften på kr. 55.593,75 udgiftsføres på konto 115 og giver overskridelse af budgettet. 2. Udgiften trækkes af afdelingens henlæggelser, således at konto 401anvendes ud over det budgetterede på konto 116. Dispositionsfondslån: Selskabet har mulighed for at give dispositionsfondslån til afdelingen med aftalte vilkår for tilbagebetaling, hvilket typisk er over 10 år med en rente på 2% plus diskontoen og før, hvis økonomien tillader det. Derved trækkes fra enten arbejdskapitalen eller dispositionsfonden. De to konti har pr. 30.09.2013 følgende saldo på den disponible del: Arbejdskapital kr. 187.989,- Dispositionsfond kr. 782.739,- Afdelingen kan ikke opnå 5 % af egne midler, hvorfor det billigste for afdelingen vil være indfrielse her og nu. Holte Fjernevarme har sat opkrævning i bero til spørgsmålet er afklaret. Sagen er forelagt afdelingsbestyrelsen pr. mail den 22/8-2014 og igen pr. mail 8/9-2014 med svarfrist inden 15/9-2014. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen beslutter indfrielsen af gældsbrevet med anvendelse af afd. 1 s midler på konto 115, hvis en samlet afdelingsbestyrelse ikke har givet tilbagemelding inden den 15/9-2014. Beslutning: Som indstillet, da formanden for afd. 1 ikke har givet meddelelse tilbage. g. Lokalaftale Nuværende overenskomst for ejendomsservice mellem BL og ESL er gældende indtil 1.marts 2014. Det samme er gældende for lokalaftale mellem BSB Søllerød og selskabets funktionærer. Indtil der foreligger ny overenskomst og lokalaftale er nuværende aftaler gældende, og der er følgende proces for overenskomst og lokalaftale: 6
Før der foreligger ny overenskomst mellem BL og ESL kan der ikke siges nærmere omkring tidsplan. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tager processen efterretning, og der nedsættes forhandlingsudvalg, som regel formand og næstformand for selskabet. Bestyrelsen bedes drøfte omfanget af ekstra honorering til selskabets ejendomsmester. Forhandlingsresultat forelægges selskabsbestyrelsen til endelig godkendelse. Beslutning: Forhandlingsudvalget blev nedsat bestående af formand og næstformand og bestyrelsen gav mandat, at udvalget kan beslutte ekstra honorering. Ad 5 Eventuelt herunder kommende møder - Organisationsbestyrelsens overholdelse af vedtægternes 13, stk. 1 og stk. 4 med offentliggørelse af dagsorden og referat af bestyrelsesmøder, foreslås ny procedure, hvor referater fremover lægges ud på hjemmesiden af BDK, når formanden har gennemset referatet og ikke først, når det bliver godkendt på et bestyrelsesmøde ½ år senere. - Bestyrelsens godtgørelse er i dag kr. 2000 om året til formanden og kr. 1000 årligt til øvrige. Punktet kommer på dagsorden til næste møde ifht. oplysning om skattefrie beløb. Mødeplan for Organisationsbestyrelsesmøder 2014: Møde Dato Organisationsbestyrelsesmøde afholdes på afdelingskontoret, Røjelskær 15, Holte Mødeplan for Repræsentantskabsmøde: Møde 5. november 2014 kl. 16.00 Dato Repræsentantskabsmøde 18. marts 2015 kl. 16.00 Referent Gitte Weien 7