Modtagestation for farligt affald Prøvestenen, U-vej 7 DK-2300 København S Tel.: 33 22 32 37 Fax: 33 24 82 88 www.smoka.dk smoka@smoka.dk PRÆKVALIFIKATIONSMATERIALE 4. september 2012 Begrænset tilbudsindhentning Vedrørende I/S SMOKAs indkøb af et SRO-anlæg Ejerkommuner: Administration: Ballerup Brøndby Dragør Egedal Frederiksberg Furesø I/S Amagerforbrænding Tlf.:32689367 Gentofte Gladsaxe Glostrup Herlev Hvidovre Ishøj Kraftværksvej 31 Fax: 32 68 93 93 København Lyngby-Taarbæk Rødovre Tårnby 2300 København S E-mail: amfor@amfor.dk
INDHOLDSFORTEGNELSE Indhold 1. Indledning... 4 2. Ordregiver... 4 2.1 Ordregivers kontaktperson... 4 3 Rammerne for tilbudsindhentningen... 5 3.1 Formål og baggrund for tilbudsindhentningen... 5 3.2 Prækvalifikationsmaterialet... 5 4 Generelle form- og procedurekrav... 5 4.1 Ansøgers kontaktperson... 5 4.2 Ansøgningsfrist... 5 4.3 Indleveringsadresse... 6 4.4 Aflevering af ansøgning... 6 4.5 Sprog... 6 4.6 Honorar... 6 4.7 Ejendomsret til modtagne ansøgninger... 6 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed... 7 5.1 Gæld til det offentlige... 7 5.1.1 Dokumentation... 7 5.2 Finansiel og økonomisk formåen... 7 5.2.1 Dokumentation... 7 5.3 Forhåndstilsagn om sikkerhedsstillelse... 8 5.3.1 Dokumentation... 8 5.4 Kvalitetsledelsessystem... 8 5.4.1 Dokumentation... 8 5.5 Teknisk og faglig formåen... 8 5.5.1 Dokumentation... 8 5.6 Henvisning til andre virksomheders formåen... 9 5.7 Konsortium... 9 5.8 Koncernforbundne ansøgere... 9 6 Udvælgelse af deltagere... 10 6.1 Antallet af deltagere... 10 6.2 Proceduren for udvælgelse... 10 7 Ansøgningens opbygning... 10 7.1 Obligatoriske dokumenter... 10 7.2 Supplerende dokumentation... 10 8 Tildelingskriterium... 11 9 Spørgsmål... 11 10 Tidsplan for prækvalifikation, tilbud og projekt... 12 Bilag 1 Ansøgningsblanket til prækvalifikation... 13 Bilag 2 Sikkerhedsstillelse... 18 Revision 04.09.2012 Side 2 af 19
Ansøger opfordres til straks ved modtagelsen af dette prækvalifikationsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. Revision 04.09.2012 Side 3 af 19
1. Indledning Dette prækvalifikationsmateriale gælder for I/S SMOKAs (herefter benævnt "Ordregiver") indhentning af tilbud vedrørende indkøbet af et SRO-anlæg. Nærværende tilbudsindhentning annonceres på www.udbud.dk, www.smoka.dk og www.amfor.dk Nærværende materiale er offentliggjort tirsdag den 4. september 2012. Indkøbet annonceres som en tilbudsindhentning med prækvalifikation. Tilbudsindhentningen følger reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter vedrørende varer og tjenesteydelser, da Ordregiver forventer, at værdien af kontrakten vedrørende SROanlægget ikke overstiger tærskelværdien i udbudsdirektivet. 2. Ordregiver Ordregiver under denne tilbudsindhentning er: I/S SMOKA Prøvestenen, U-vej 7 2300 København S Ordregiver er ansvarlig for tilbudsindhentningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. I/S SMOKA er et fælleskommunalt affaldsselskab efter 60 i Den kommunale Styrelseslov, med 16 Storkøbenhavnske kommuner som interessenter. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for ansøgning om prækvalifikation eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: amfor@amfor.dk att.: Thomas B. Ørnstrup Revision 04.09.2012 Side 4 af 19
3 Rammerne for tilbudsindhentningen 3.1 Formål og baggrund for tilbudsindhentningen Ordregiver ønsker at modtage tilbud på et SRO-anlæg med henblik på udskiftning af Ordregivers nuværende SRO-anlæg. Det nye SRO-anlæg skal bringe Ordregivers systemer for styring og overvågning op til en nutidig standard. Det nye SRO-anlæg skal således anvendes til overvågning og styring af Ordregivers modtagestation for olie og kemikalieaffald, herunder visning af systemfejl på modtagestationen samt anmeldelse af alarmer i tilfælde af fejl. Ordregiver ønsker på den baggrund tilbud på levering af et nyt SRO-anlæg, demontering af det nuværende SRO-anlæg samt montering af det leverede SRO-anlæg. Leverancen omfatter således alle komponenter, installationsmaterialer, EL-arbejder, montage, afprøvning, dokumentation, idriftsættelse, prøveperiode samt aflevering af SROanlægget. Ordregivers krav til det nye SRO-anlæg vil blive nærmere beskrevet i betingelserne for tilbudsindhentningen, der udsendes til de prækvalificerede virksomheder. 3.2 Prækvalifikationsmaterialet Prækvalifikationsmaterialet skal anvendes i forbindelse med ansøgninger om prækvalifikation. 4 Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse (Bilag 1 - Ansøgningsblanket). 4.2 Ansøgningsfrist Ansøgninger om prækvalifikation skal være modtaget senest den Mandag den 17. september 2012, kl. 12 Revision 04.09.2012 Side 5 af 19
4.3 Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: I/S SMOKA c/o I/S Amagerforbrænding att.: Thomas Ørnstrup Kraftsværksvej 31 2300 Kbh. S Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4.4 Aflevering af ansøgning Ansøgninger skal afleveres i: 1 original underskrevet af tegningsberettiget 1 kopi af originalen mærket kopi Ansøgningen skal indleveres i lukket emballage mærket I/S SMOKAs indkøb af et SRO anlæg må ikke åbnes af poståbningen. Ansøgers navn og adresse skal tydeligt fremgå at emballagen. 4.5 Sprog Ansøgninger skal afleveres på dansk. Eventuelle supplerende materialer kan vedlægges på sprogene: svensk, norsk, engelsk og tysk, såfremt materialet ikke findes på dansk. 4.6 Honorar Ordregiver udbetaler ikke honorar i forbindelse med tilbudsindhentningen. 4.7 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Ordregivers ejendom. Revision 04.09.2012 Side 6 af 19
5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1 Gæld til det offentlige Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 5.1.1 Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er integreret i Bilag 1 - Ansøgningsblanket. 5.2 Finansiel og økonomisk formåen Ordregiver vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder. For at sikre, at tilbudsgiver har den rette finansielle og økonomiske formåen, skal ansøger for at komme i betragtning leve op til følgende minimumskrav: a) En årlig omsætning på minimum DKK 5.000.000 for hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår. b) En egenkapital på minimum DKK 500.000 ved udgangen af det senest afsluttede regnskabsår. 5.2.1 Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens finansielle og økonomiske formåen, skal ansøgeren vedlægge følgende materiale: a) Virksomhedens årsrapporter for de seneste to afsluttede regnskabsår b) Erklæring om omsætning og egenkapital for de seneste to afsluttede regnskabsår ved ansøgerens udfyldelse af det relevante punkt i Bilag 1 - Ansøgningsblanket. Ansøgere, der ikke har udarbejdet årsrapporter for de seneste to regnskabsår, og som ikke har været forpligtiget hertil i henhold til lovgivning eller administrative forskrifter, skal i stedet vedlægge en erklæring fra ansøgerens revisor, som dokumenterer ansøgerens finansielle og økonomiske formåen. Revision 04.09.2012 Side 7 af 19
5.3 Forhåndstilsagn om sikkerhedsstillelse Ansøgning skal vedlægges et forhåndstilsagn fra bank eller kautionsforsikringsselskab eller lignende om, at denne er villig til at stille en sikkerhedsstillelse på kr. 250.000 i tilfælde af tildeling af kontrakt. 5.3.1 Dokumentation Forhåndstilsagnet skal gives på Bilag 2 - Sikkerhedsstillelse. 5.4 Kvalitetsledelsessystem Ansøger skal i sin ansøgning bekræfte, at have et kvalitetsledelsessystem for el og automation, som gælder for den del af virksomheden, der ansøger om at opnå prækvalifikation. 5.4.1 Dokumentation Ansøger skal udfylde Bilag 1 Ansøgningsblanket, samt vedlægge dokumentation for ansøgers ledelsessystem. Dokumentationen skal som minimum være en kopi af ledelsessystemet, gerne i digital form, dvs. som en word- eller pdf-fil på CD-ROM/DVD/USB. Hvis ansøger har et ledelsessystem, som er certificeret efter ISO 9001 skal en kopi af certifikatet vedlægges ansøgningen. 5.5 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at ansøgeren har den rette tekniske og faglige formåen, skal ansøgeren for at komme i betragtning leve op til følgende minimumskrav: Ansøgeren skal have mindst 2 referencer fra sammenlignelige ydelser, som ansøgeren har leveret i løbet af de seneste to år. 5.5.1 Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal ansøgeren udfylde Bilag 1 Ansøgningsblanket. Revision 04.09.2012 Side 8 af 19
En erklæring om de væsentligste sammenlignelige ydelser ansøgeren har leveret i løbet af de seneste to år. Ansøgningen skal indeholde mindst 2 - og maksimalt 5 referencer. Referencerne skal indeholde: o Opgavebeskrivelse o Kontraktperiode o Kontraktværdi o Navn og telefonnummer på modtager. Ordregiver forbeholder sig ret til at undersøge de indsendte referencer. Oplysninger om hvorvidt ansøgeren agter at anvende underleverandører. 5.6 Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis ansøgeren for at opfylde minimumskravene - for finansiel, økonomisk og/eller teknisk og faglig formåen - vil basere sig på at henvise til underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal ansøgeren dokumentere, at ansøgeren frit kan disponere herover. Som dokumentation accepteres en juridisk bindende aftale mellem ansøgeren og den relevante underleverandør (eller anden virksomhed), eller en juridisk bindende erklæring fra den relevante underleverandør (eller anden virksomhed) til Ordregiver. 5.7 Konsortium Såfremt ansøger er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkt 5 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og Bilag 1 - Ansøgningsblanket skal ligeledes udfyldes. Ordregiver accepterer ikke ansøgninger fra konsortier hvori en eller flere deltagende virksomheder samtidig har indleveret selvstændige ansøgninger. I sådanne tilfælde vil Ordregiver se bort fra konsortiets ansøgning og alene vurdere de selvstændige ansøgninger. 5.8 Koncernforbundne ansøgere Af hensyn til at konkurrencen, kontraktens kompleksitet og for at undgå interessekonflikter kan koncernforbundne virksomheder kun indgive én ansøgning. Koncern defineres med henvisning til direktiv 83/349/EØF med ændringer (direktiv om konsoliderede regnskaber) artikel 1(1). For det tilfælde, at Ordregiver modtager ansøgninger fra mere end én af de koncernforbundne virksomheder, vil samtlige af de koncernforbundne ansøgere blive udelukket fra prækvalifikation. Ovenstående udelukker dog ikke koncernforbundne virksomheder fra, at indsende en ansøgning om prækvalifikation og samtidig fungere som underleverandør til en anden ansøger. Revision 04.09.2012 Side 9 af 19
6 Udvælgelse af deltagere 6.1 Antallet af deltagere Ordregiver påtænker at prækvalificere 3-4 virksomheder, som efterfølgende vil blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af tilbudsindhentningsmaterialet. 6.2 Proceduren for udvælgelse Såfremt, der er flere egnede ansøgere end Ordregiver har angivet at ville prækvalificere, vil Ordregiver på baggrund af en saglig og objektiv vurdering af de modtagne ansøgeres egnethed udvælge de ansøgere, der vil blive inviteret til afgivelse af tilbud. Udvælgelsen sker på baggrund af de oplysninger, ansøgerne har afgivet i medfør af punkt 5.2, 5.4 og 5.5. Størst vægt vil blive lagt på oplysningerne afgivet i henhold til punkt. 5.5. 7 Ansøgningens opbygning 7.1 Obligatoriske dokumenter Ansøgeren skal udfylde og vedlægge Bilag 1 Ansøgningsblanket, herunder ved underskrivelse af ansøgningsblanketten erklære, at ingen af de oplistede udelukkelsesgrunde er til stede. Ansøgningen skal indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Bilag 1 - Ansøgningsblanket Bilag 2 - Tilkendegivelse om sikkerhedsstillelse Årsrapporter for de seneste 2 år. Dokumentation for kvalitetsledelsessystem Eventuel supplerende dokumentation 7.2 Supplerende dokumentation Supplerende dokumentation ud over den, som er anført under punkt 7.1, kan vedlægges ansøgningen under et særskilt faneblad, hvoraf det tydeligt fremgår, at der er tale om supplerende materiale. Revision 04.09.2012 Side 10 af 19
8 Tildelingskriterium De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse, som udsendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9 Spørgsmål Ansøgerne opfordres til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser for prækvalifikation. Spørgsmål om betingelserne for tilbudsindhentningen, herunder spørgsmål vedrørende ordregiverens mere detaljerede krav til det nye SRO-anlæg vil ikke blive besvaret i forbindelse med prækvalifikationen. Spørgsmål til nærværende prækvalifikationsmateriale skal fremsættes senest mandag den 10. september 2012. Såfremt ansøger har spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet, skal disse stilles på dansk og via e-mail til ordregivers kontaktperson (punkt 2.1). E-mails indeholdende spørgsmål skal i emnefeltet være mærket Spørgsmål vedrørende SMOKA s indkøb af et SRO-anlæg Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i prækvalifikationsmaterialet spørgsmålet vedrører. Alle eventuelle spørgsmål og svar vil senest onsdag den 12. september 2012 (i anonymiseret form) blive offentliggjort under Udbud på www.smoka.dk og www.amfor.dk Revision 04.09.2012 Side 11 af 19
10 Tidsplan for prækvalifikation, tilbud og projekt Nedenstående tidsplan omfatter de væsentligste milepæle for udbuddets prækvalifikation, tilbudsindhentning og projekt. Tidsplan for hele udbudsforretningen og projekt Beskrivelse Uge Tidsfrister Prækvalifikation Tilbud Leverance Offentliggørelse af annonceringsbekendtgørelse adgang 36 4. september 2012 til/udsendelse af prækvalifikations materiale Sidste frist for spørgsmål til prækval mat. 37 10. september 2012 Besvarelse af spørgsmål til prækval. mat. 37 12. september 2012 Sidste frist for ansøgning om deltagelse 38 17. september 2012 Meddelelse om prækval. Udfald 39 24. september 2012 Tilbudsindhentning 39-43 2012 Ordre afgives og kontrakt indgås 44-45 2012 FAT 47-02 2012-2013 Idriftsættelse Proces 02-03 2013 Prøvedrift slut 05 2013 Aflevering 08 2013 Tidsangivelserne er vejledende og kan ændres. Revision 04.09.2012 Side 12 af 19
Bilag 1 Ansøgningsblanket til prækvalifikation 4. september 2012 ANSØGNINGSBLANKET I/S SMOKAs indkøb af et SRO-anlæg Revision 04.09.2012 Side 13 af 19
Ansøgers navn og adresse Navn: CVR nr. Adresse: Kontaktperson: E-mail: Titel: I/S SMOKA s indkøb af et SRO-anlæg 1. Udelukkelsesgrunde Gæld til det offentlige Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver ansøger afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret. Ansøgeren erklærer ved afkrydsning af de relevante bokse, at de angivne forhold er retvisende for ansøgeren. A Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige B Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger ikke 100.000 kr. (eller tilsvarende beløb i anden valuta). C Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld overstiger 100.000 kr. (eller tilsvarende beløb i anden valuta) Punkt D, E og F udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt C D Der er overfor inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af den del af gældende, der overstiger 100.000 kr. (eller tilsvarende beløb i anden valuta) E Der vil overfor inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. (eller tilsvarende beløb i anden valuta). [sæt x] [sæt x] [sæt x] [sæt x] [sæt x] Revision 04.09.2012 Side 14 af 19
F Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt [sæt x] Inddrivningsmyndighed Navn: Adresse: 2. Ansøgerens finansielle og økonomiske formåen Angiv venligst den årlige omsætning og egenkapital for hvert af de seneste to afsluttede regnskabsår, jf. prækvalifikationsmaterialet, pkt.5.2. Regnskabsår Omsætning (kr.) Egenkapital (kr.) Vedlæg venligst dokumentation for ansøgerens økonomiske formåen Vedlagt de to seneste årsrapporter, jf. prækvalifikationsmaterialet, pkt. 5.2 Tilkendegivelse om sikkerhedsstillelse angivet i Bilag 2 Inkluderet [Ja/ Nej] [Ja/ Nej] Henvisning til den del af ansøgerens ansøgning hvori opfyldelse af kravet fremgår 3. Kvalitetsledelsessystem 3.1 Ansøgningen vedlægges dokumentation for ansøgers kvalitetsledelsessystem i henhold til prækvalifikationsmaterialet, pkt. 5.4 og 5.4.1 Kopi af kvalitetsledelsessystem Inkluderet [sæt x] Henvisning til den del af ansøgerens ansøgning hvori opfyldelse af kravet fremgår Kopi af certifikat for kvalitetsledelsessystem Revision 04.09.2012 Side 15 af 19
4. Ansøgerens tekniske og faglige formåen 4.1 Referenceliste Kundens navn og telefonnummer Kort beskrivelse af opgaven Kontraktværdi (kr.) Kontraktperiode 4.2 Brug af underleverandører Ansøger agter at bruge underleverandør(er) [sæt x] Ansøger agter ikke at bruge underleverandør(er) [sæt x] Ved bekræftelse i 4.2 skal 4.3 udfyldes. 4.3 Underleverandør(er). Navn Adresse og telefonnummer Kontaktperson Type projektrelateret ydelse Revision 04.09.2012 Side 16 af 19
5. Konsortiets fællessekretariat (I givet fald) Såfremt en sammenslutning af ansøgere ønsker at byde som konsortium, skal der udpeges et fællessekretariat, der på konsortiets vegne skal forestå kontakten til Ordregiver, herunder varetage alle forhold i forbindelse med afgivelse af tilbud. Nærværende spørgeskema udfyldes af den virksomhed, der varetager sekretariatsfunktionen for konsortiet. Fællessekretariatet Virksomhedens navn: Adresse: CVR-nummer: Telefonnummer: Faxnummer: E-mail: Kontaktperson vedrørende udbudsforretningen Navn: Telefonnummer: E-mail: 5.1 Oversigt over deltagende virksomheder i konsortiet 1 Virksomhedens navn Adresse 2 6. Underskrift Sted: Dato: Underskrift Firmastempel Revision 04.09.2012 Side 17 af 19
Bilag 2 Sikkerhedsstillelse 4. september 2012 Sikkerhedsstillelse I/S SMOKAs indkøb af et SRO-anlæg Revision 04.09.2012 Side 18 af 19
Bilag 2 Sikkerhedsstillelse Tilkendegivelse af hensigt om at stille sikkerhedsstillelse: I forbindelse med at. (ansøger) ansøger om prækvalifikation til begrænset udbud vedrørende I/S SMOKAs indkøb af et SROanlæg tilkendegiver nedenstående anerkendte pengeinstitut eller lignende, at ovenstående ansøger er kunde hos os og har adgang til udfærdigelse af anfordringsgaranti på et beløb på kr. 250.000. I tilfælde af tildeling af kontrakt skal garantien gælde i 2 år fra Ordregivers accept af ydelsen. Endelig godkendelse og betingelser sker i bankens garantiafdeling. Sted og dato: Pengeinstituts navn, adresse og kontaktperson (Underskrift og stempel) Revision 04.09.2012 Side 19 af 19