VRIDSLØSELILLE ANDELSBOLIGFORENING 21.06.2016 REFERAT Temabestyrelsesmøde tirsdag d. 21. juni 2016 kl. 17.00 Deltagere: Vinie Hansen, Per Larsen, Biba Schwoon, Erik Hansen Astrid Hansen, René Fuglsang, Torben Riedel, Jørgen Fahlgren Adm.: Afbud: Bent Frederiksen, Dina Staal, Teknik og driftschef Jeannette Pagh Schuler og Jacob Kjærgård deltager på mødet. Flemming Vinther Wallin, Henning Bjerre Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 2 2. Kulegravningen af råderetsarbejdet: Godkendelse af økonomi og proces...2 3. Varmefordelingsregnskab 2015 i Galgebakken...5 4. Afd. 55, Kanalens Kvarter... 7
Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen med den ændring, at punkt 3 Varmefordelingsregnskab 2015 i Galgebakken behandles først. Indstilling Administrationen indstiller: at bestyrelsen godkender dagsordenen. 2. Kulegravningen af råderetsarbejdet: Godkendelse af økonomi og proces Jeannette Pagh Schiller orienterede om baggrunden for råderetsoprydningen og den gennemgang af procedurer og materiale, som er sket i forbindelse med oprydningen. Bent Frederiksen redegjorde for fordelingen af udgifterne. Jacob Kjærgård præsenterede indstillingerne for de enkelte afdelinger. Bestyrelsen tog redegørelsen for oprydningsarbejdet til efterretning. Bestyrelsen godkendte den foreslåede håndtering af økonomi og principper for fordeling af tab i relation til VA og VA s afdelinger, men ønsker at indstillingerne til afdelingsbestyrelserne gøres mere overordnede og læsevenlige. Bestyrelsen godkendte hermed, at VA s dispositionsfond samlet dækker 757.674 kr. af udgifterne. Bestyrelsen tog notatet og den mundtlige orientering vedrørende oprydning i Gadekærets råderetsarbejder til efterretning. Når økonomien i Gadekærets råderetsoprydning er gennemgået med afdelingsbestyrelsen, orienteres organisationsbestyrelsen som herefter træffer beslutning om fordelingen af eventuelle udgifter efter samme principper, som i de øvrige oprydningssager. Når alle råderetssager er behandlet i afdelingerne orienteres organisationsbestyrelsen. De fremtidige procedurer for behandling af råderetssager behandles ligeledes i organisationsbestyrelsen, når de er behandlet i BO-VEST-bestyrelsen. 2
Indstilling Administrationen indstiller: - at bestyrelsen godkender den foreslåede håndtering af økonomi og principper for fordeling af tab i relation til de enkelte organisationer og afdelinger. - at bestyrelsen godkender den foreslåede proces til behandling af "råderetsoprydningen i organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser inkl. indstillingerne til afdelingsbestyrelserne. -at bestyrelsen tager nedenstående redegørelse for oprydningsarbejdet til efterretning. Beskrivelse BO-VESTs administration orienterede på bestyrelsesmøde nr. 74, afholdt den 19. marts 2014, bestyrelsen om, at der var behov for at omlægge håndteringen af råderetssager. Formålet var at gøre sagsbehandlingen af råderetssager mere effektiv samt at levere en bedre beboerservice inden for området. Det var forventet, at arbejdet med denne omstrukturering og strømlining skulle foregå over sommeren 2014. På bestyrelsesmøde nr. 79 i BO-VEST, afholdt den 3. september 2014, fremlagde administrationen et notat vedr. ovenstående omstrukturering og strømlining af råderetsarbejdet. Af notatet fremgik, at der under arbejdet med omlægning af råderetsarbejdet var fremkommet mange eksempler på graverende fejl i sagsbehandlingen af råderetssager ikke bare i BO- VESTs tid men også i tiden før. Siden da er der foretaget en gennemgribende gennemgang af alle forbedrings- og råderetssager - i alt 3947 sager. Resultatet foreligger nu som nærværende indstilling til VA s organisationsbestyrelse. Det er blevet undersøgt, hvilken indvirkning den fejlagtige sagsbehandling har haft på beboernes, afdelingernes, VA og BO-VESTs økonomi. Det er ligeledes blevet undersøgt, hvad der er vedtaget i de enkelte afdelinger med hensyn til råderetten, og om der er blevet oprettet en individuel råderetssag, eller om der er oprettet en afdragsordning på et kollektivt finansieret råderetsarbejde. Typiske fejl Fejlene fordeler sig i fem kategorier: 1. Opretning af lån under den kollektive råderet, herunder lånenes løbetid, rente og afdrag 2. Forvaltning af afdelingstilskud 3. Manglende opkrævning af råderetssagsbehandlingshonorar 4. Fejl i forbindelse med opkrævning af egenbetaling såfremt den maksimale pris er overskredet, samt oprettelse af overskridelser som individuelle forbedringer. 5. Mangelfulde og fejlbehæftede beboerbeslutninger Beboerbeslutninger 3
Mange af endnu aktivt benyttede beboerbeslutninger vedr. kollektive forbedringsarbejder og kollektiv råderet er vedtaget, førend den kollektive råderet blev lovfæstet i 2005. De resterende er alle med enkelte undtagelser vedtaget kort efter. Mange af afdelingernes råderetsordninger er efter deres oprindelige vedtagelse efterfølgende blevet korrigeret både mht. tilskud, maksimalpris, afdragsperiode, rente og leverandører. Fælles for mange af ordningerne er, at de ikke afgrænses i tid, antal eller samlet finansieringssum, og der er heller ikke taget aktivt stilling til, hvordan finansieringen skal foregå. Desuden er der kun enkelte afdelinger, der meget præcist beskriver, hvilke arbejder de forventer, et kollektivt moderniserings-/forbedringsarbejde skal indeholde. Tab For hver enkelt afdeling er de økonomiske forhold i forbindelse med råderet gennemgået, og administrationen har vurderet, om der er lidt et tab for beboere, afdeling, organisation eller BO-VEST og - i givet fald - foreslået, hvem der skal bære/dække tabet. Jf. afsnittet Økonomi og ressourcer nedenfor. Økonomi og ressourcer De økonomiske konsekvenser af den mangelfulde administration af råderetten samlet set er relativt begrænsede. Det skyldes, at hovedparten af fejlene er "konteringsfejl og dermed håndteres ved at tilbageføre tidligere års afskrivninger som korrektioner til tidligere år på kontogruppe 206 og øge aktivernes værdi i balancen på kontogruppe 303. Derudover er der en række omkostninger der afskrives ekstraordinært i afdelingernes regnskaber for 2016 på kontogruppe 126 og som nedbringer aktivernes værdi i balancen på kontogruppe 303. Men der er beboere / afdelinger, der i årenes løb har lidt et tab. Flvis tabet skyldes mangelfuld håndtering før 1.1.2007, dvs. før BO-VEST blev dannet, dækkes tabet af VA. Flvis fejlen er begået efter 1.1.2007 dækkes tabet af BO-VEST. BO-VEST 2016 BO-VEST eventualforpligtelser VA's Dispositionsfond Helhedsplaner Afdelingen 53 - Banehegnet kr. 20.076 kr. 45.000 kr. 40.330 56-6 Vest kr. 342.551 kr. 337.370 57 - Blokland 59 - Galgebakken 6 0 - Hyldespjældet kr. 3.584 kr. 4.557 kr. 134.901 61 - Askerød kr. 89.204 kr. 196.538 kr. 280.222 kr. 55.063 66-4 Nord kr. 2.829.684 67-4 Syd kr. 2.209.705 SUM kr. kr. 246.095 kr. 757.674 kr. 5.376.759 kr. 95.393 4
Tabene kan opsummeres således: BO-VEST: (på grund af dækning af tab hos enten afd. eller beboere efter 1.1. 2007): Udgør maksimalt kr. 358.958 hvoraf kr. 112.864 med sikkerhed skal betales til VA s afdelinger i 2016 og det resterende beløb på kr. 246.095 skal betales til afdelingerne i perioden 2016-2029, hvis det ikke efterfølgende bliver muligt at opkræve et eventuelt restbeløb hos tilflyttere i de pågældende lejemål i perioden. VA: VA s dispositionsfond dækker: 757.674 kr. Forestående byggesager dækker: 5.376.759 kr. Tidsplan o Juni 2016: Råderetsoprydningen behandles i VA s organisationsbestyrelse o Efterår 2016: Råderetsoprydningen behandles i afdelingsbestyrelserne Vurdering: Det er administrationens vurdering, at den grundige gennemgang af råderetssager har opfanget langt størstedelen af de væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, der er sket over årene. Forbehold: Til trods for det grundige arbejde med af bringe orden i tidligere råderetssager vurderer administrationen, at der bl.a. på grund af manglende dokumentation for beslutninger og udgifter fremover kan komme klager og krav, som det ikke pt. er muligt at tage højde for. Bilag Råderet i BO-VEST - Sammenfatning resultaterne af undersøgelsen, 2014-2016 Indstilling vedr. afdeling 53, Banehegnet Indstilling vedr. afdeling 56, 6 Vest Indstilling vedr. afdeling 57, Blokland Indstilling vedr. afdeling 59, Galgebakken Indstilling vedr. afdeling 60, Flyldespjældet Indstilling vedr. afdeling 61, Askerød Indstilling vedr. afdeling 66, 4 Nord Indstilling vedr. afdeling 67, 4 Syd Notat vedr. afdeling 62, Gadekæret 3. Varmefordelingsregnskab 2015 i Galgebakken Bent Frederiksen orienterede om sagen suppleret af BO-VEST s jurist Anne Galthen. 5
Bestyrelsen tog orienteringen om Galgebakkens varmefordelingsregnskab 2015 til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at der skal udarbejdes et korrigeret varmeregnskab og stilles krav til Minol om at dække omkostningerne for det korrigerede varmeregnskab samt øvrige tab for afdelingen, som følge af fejlene i varmeregnskaberne. Spørgsmålet om hvordan eventuelle udgifter dækkes behandles på et kommende bestyrelsesmøde. Administrationen har anmeldt krav til sit forsikringsselskab og afventer deres tilbagemelding. I øvrigt har BO-VEST rådført sig med BO-VEST s advokatfirma Advodan. Beboerne i Galgebakken underrettes om, at der snarest muligt udarbejdes et korrigeret varmeregnskab, hvor der rettes op på de fejl i udgiftsfordelingen, der er i varmeregnskabet for 2015. Sagen ønskes taget op på et møde i BO-VESTs bestyrelse med henblik på, at der udarbejdes en procedure for kvalitetssikring af varmeregnskaber. Indstilling: Administrationen indstiller: at VA s bestyrelse tager orienteringen om Galgebakkens varmefordelingsregnskab 2015 til efterretning at VA s bestyrelse beslutter, at VA dækker eventuelt tab ved udarbejdelsen af nye varmeregnskaber 2015 til beboerne i Galgebakken, hvis det bliver aktuelt Beskrivelse: Der har været stor utilfredshed med varmefordelingsregnskabet for 2015 i Galgebakken, hvor en del beboere har modtaget store efterregninger. Efter en omfattende gennemgang af varmeregnskabet har administrationen fundet følgende årsager til, at regnskabet ikke har medført en retfærdig fordeling: Albertslund Forsynings årsaflæsning for 2015 fandt først sted 11.-12. januar 2016, hvorved beløbet til fordeling blev større end det skulle (ca. 344.000 kroners varme brugt i 2016 blev afregnet i 2015). Målerfirmaet Minol, som Galgebakken har haft aftale med siden 1999, udførte ikke årsaflæsningen for 2014 på rette tidspunkt. Pga. forsinkelser blev lejemålene i Galgebakken først aflæst i perioden 5. januar til 4. marts 2015. De senest aflæste fik foretaget en manuel korrektion af deres aflæsning af Minol, men ikke ud fra et ensartet kriterium. Det er det sidste punkt, der er det alvorligste. De sene aflæsningsdatoer har medført, at antallet af målte varmeenheder (der ligger til grund for fordelingen af 60% af varmeudgiften) blev kunstigt lavt i 2015 og for højt i 2014. Det gav en stærkt forhøjet pris pr. varmeenhed i 2015-regnskabet. 6
Dette har medført en uens fordeling beboerne imellem, hvor de, der blev aflæst tidligst på året, fik afregnet mere af deres varmeforbrug til den dyre 2015-pris (deres skæringsdato var først i 2015 og dermed blev 2015 et langt år), mens de, der blev aflæst senere, fik afregnet mere af deres forbrug til den langt billigere 2014-pris (deres sene skæringsdato betød et kortere 2015). Hvis der skal der rettes op på dette, skal der udarbejdes et nyt varmefordelingsregnskab. Det vil medføre et tab for Galgebakken. Administrationen har anmodet ekstern advokat vurdere hvorvidt der kan rejses krav mod Ml NOL. Administrationen forventer at der foreligger et svar fra advokat inden bestyrelsesmødet. Økonomi og ressourcer: Eftersom almenlejelovens frister for udarbejdelse af forbrugsregnskaber er overskredet, mister afdelingen kravet på efterbetaling fra beboerne i et nyt varmefordelingsregnskab. Det samlede tab kendes endnu ikke, men vil bestå af følgende: - Tab af krav på tilbagebetaling af beløb ud over den indbetalte aconto (det samlede tilbagebetalingskrav i det nuværende varmefordelingsregnskab er ca. 650.000 kr.) Beboere, der er blevet opkrævet for meget, skal have penge tilbage Nogle beboere vil skulle have penge tilbage ud over den allerede modtagne tilbagebetaling Udgifter til udarbejdelse af et nyt varmeregnskab hos Minol (et oplagt forhandlingspunkt) Udgifter/arbejdstid i administrationen til nyt varmeregnskab og korrektion af allerede foretagne opkrævninger Opnås der forlig med Minol, vil en potentiel erstatningssum modregnes i tabet De ca. 344.000 kroners varme fra 2016 flyttes over i varmeregnskabet for 2016 og tæller derfor også imod tabet Uanset hvad det endelige tab ender på, bør det ikke ligge beboerne i Galgebakken til last, og derfor indstiller administrationen, at VA i første omgang dækker et eventuelt tab. Tidsplan: Administrationen har drøftet sagen med Galgebakkens afdelingsbestyrelse og deltaget i to orienteringsmøder med beboerne i afdelingen. På baggrund af bestyrelsens beslutning, vil Administrationen samarbejde med afdelingsbestyrelsen om sagens løsning. Lovgrundlag: Almenlejelovens 56 og 59, stk. 2. 4. Afd. 55, Kanalens Kvarter 7
Jeannette Pagh Schuler orienterede om sagen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og aftalte, at der skal afholdes et møde med afdelingsbestyrelsen snarest muligt. Indstilling Administrationen indstiller: - at VA s bestyrelse tager orienteringen til efterretning Beskrivelse: Bent Frederiksen vil give en mundtlig orientering om driftssituationen i Kanalens Kvarter. Glostrup den 21. juni 2016 Astrid Hansen Per Larsen