Boligforeningen Faaborg-Midtfyn Bestyrelsen Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 6. april 2016, kl. 16.00, på kontoret Damhusvej 5, 5750 Ringe. Fra bestyrelsen: Boligkontoret Danmark: Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Connie Hald, Flemming Petersen, Susanne Lindhardt, Karina Rasmussen og Frans Steenholdt. Conny Bruun og Jørgen Slangerup Dagsorden: 1. Velkomst og indledning v/formanden. 2. Godkendelse af Dagsorden, Referat fra bestyrelsesmøde 14. marts 2016. 3. Revisionsprotokol der intet til behandling. 4. Fremlæggelse og godkendelse af habilitetserklæring og forretningsgang for honorar og forretningsorden for bestyrelsen oplæg vedhæftet 5. Konstituering af udvalg, a) Byggeudvalg b) Beboerudvalg: Målsætningsudvalg, marketingsudvalg, It-udvalg, Generalforsamlingsudvalg evt. andre. 6. Meddelelser fra formanden og administrationen, - udsat fra sidste møde er drøftelse om evt. nybyggeri 7. Landsbyggefonds sagen Byhaven i Gislev, - med henvisning til vedhæftede notater i sagen, skal bestyrelsen tage endelig stilling til: a) Ønsker man at bevare fælleshuset, eller skal det ombygges? b) Ønskes boligerne i stueetagen at blive ombygget til seniorvenlige boliger? c) Merbevilling til arkitekten for tilretning af projektmaterialet til Landsbyggefonden. pris oplyses endeligt på mødet. 8. Nybyggeri, - Invitation fra kommunen med input til evt. nybyggeri, - Kommunens invitation vedhæftet, samt notat fra byggeafdelingen v. Lasse Larsen. 9. Implementering af Råd til Husleje oplæg vedhæftet 10. Implementering af konfliktmæglerfunktionen - oplæg vedhæftet 11. Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere oplæg vedhæftet 12. Evaluering af generalforsamlingen den 14. marts 2016. 13. Evaluering af afdelingsmøderne. 14. Status på udlejningen 15. Beboerudvalget, herunder opgaver og fordeling. 16. Afdelingerne 17. Aktivitetsplan, - med seneste opdatering fra mødet d. 11.1.2016 18. Mødeplan for kommende bestyrelsesmøder, - herunder aftale om ekstraordinært møde med Task-Force enheden om effektiv drift - husk derfor jeres kalender 19. Åbent punkt 20. Evaluering af mødet 21. Eventuelt. Ad 1 Velkomst og indledning v/formanden. Formanden bød velkommen, med særlig velkomst til de 2 nye bestyrelsesmedlemmer Flemming Petersen og Susanne Lindhardt. Side 1 af 8
Ad 2 Godkendelse af dagsorden, samt referat fra bestyrelsesmødet d. 14.3.2016 Dagsordenen blev godkendt. Referat fra mødet d. 14.03.2016 blev godkendt og protokol blev underskrevet. Ad 3 Revisionsprotokol Der var intet til behandling. Ad 4 Fremlæggelse og godkendelse af habilitetserklæring og forretningsgang for honorar og forretningsorden for bestyrelsen Dokumenterne er fremsendt til bestyrelsen forud for mødet. Ingen spørgsmål eller ændringer til dokumenterne. Formand Edel Andersen ønsker ikke at få udbetalt bestyrelsesvederlag. Habilitetserklæring, forretningsgang for honorar og forretningsorden for bestyrelsen blev godkendt og underskrevet. Ad 5 Konstituering af udvalg Følgende udvalg blev stiftet med følgende medlemmer. Udvalgene udpeger selv tovholder og meddeler dette på næste møde: Ad 5a) Byggeudvalg: Edel Andersen, Susanne Lindhardt, Karina Rasmussen Ad 5b) Målsætningsudvalg/Egenkontrol: Edel Andersen, Diana Fjeldstad, Connie Hald og Susanne Lindhardt. Markedsføringsudvalg: Diana Fjeldstad, Edel Andersen og Frans Steenholdt IT-udvalg: Diana Fjeldstad, Karina Rasmussen, Susanne Lindhardt Trækningsretsudvalg: Edel Andersen, Connie Hald og Flemming Petersen Nudgingudvalg: Diana Fjeldstad er tovholder Effektiv drift udvalg: Edel Andersen, Connie Hald, Flemming Petersen. Generalforsamlingsudvalg: udsættes indtil videre Ad 6 Meddelelser fra formanden og administrationen Fra formanden: a) Modtaget informationsskrivelse fra kommunen vedrørende ændring af området ved banen. Det må forventes at give nogle gener. b) Der skal aftales ny kontorvagtplan for kontoret efter ændring i bestyrelsen. Edel opdaterer planen. Det bemærkes, at kontoret holder lukket i hele juli måned. Side 2 af 8
c) Velkomstbrevet, der udleveres til nye beboere sammen med blomst er blevet opdateret med nye bestyrelsesmedlemmer. Fra Administrationen: d) Jørgen informerede om, at Polygon endnu ikke har underskrevet aftalen, da deres direktør pt. er i udlandet. Det vil dog ske snarest. Herefter udsendes beboerinformationen. e) Planen for opmåling af boligerne til E-syn er klar, og der er opstart d. 19.4.2016. Bebeboerne adviseres for adgang til boligerne. Informationerne taget til efterretning. f) Lukket punkt g) Lukket punkt Ad f) - lukket punkt: Ad g) lukket punkt: Ad 7 Landsbyggefonds sagen Byhaven i Gislev Tidligere beslutningsreferat fra byggemødet d. 13.8.2012, samt internt notat fra Boligkontoret Danmarks byggeafdeling fra oktober 2015 er fremsendt forud for mødet. bestyrelsen skal tage endelig stilling til: a) Ønsker man at bevare fælleshuset, eller skal det ombygges? b) Ønskes boligerne i stueetagen at blive ombygget til seniorvenlige boliger? c) Merbevilling til arkitekten for tilretning af projektmaterialet til Landsbyggefonden. pris oplyses endeligt på mødet. Ad 7a) Fælleshuset skal have samme taghøjde som de tilbageblivende huse i stueetagen. Ad 7b) Boligerne i stueetagen skal ikke ombygges til seniorboliger. Ad 7c) Der bevilges et rammebeløb på kr. 70.000 til honorar til arkitekten for tilretning af projektmaterialet. Beløbet tages af dispositionsfonden. Ad 8 Nybyggeri, - Invitation fra kommunen med input til evt. nybyggeri Kommunen ønsker, at alle boligselskaber i kommunen mulighed for at byde ind med ønsker til nye almene boliger. Der er lokalplansændringer for området i Gestelev, hvilket kunne være en mulighed. Bestyrelsen tror ikke på boliger i Gestelev. Det er for langt væk fra Ringe by. Ventelisten og erfaringen viser, at der er størst efterspørgsel på boliger i byen. Side 3 af 8
Bestyrelsen ønsker at opføre seniorboliger i Ringe by, hvorfor området omkring Lombjergevej, hvor der har været planer om at opføre et hotel, kunne være en mulighed. Dette bør undersøges, og i så fald meldes dette til kommunen inden 2. maj 2016. Ad 9 Implementering af Råd til Husleje Oplæg udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Det indstilles at bestyrelsen beslutter at Tage BDK s restancepolitik til efterretning, herunder at der kan indgås afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Godkende at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemål dækkes af dispositionsfonden Godkende at udgiften til udvidede rådgivningsforløb dækkes af dispositionsfonden Bestyrelsen er oplyst om Boligkontoret Danmarks restancepolitik, herunder mulighed for indgåelse af afdragsordninger med beboere i forbindelse med Råd til husleje Bestyrelsen godkendte, at det forhøjede administrationsbidrag på 30 kr. pr. lejemålsenhed dækkes af dispositionsfonden. Bestyrelsen godkendte, at udgiften til det udvidede rådgivningsforløb ligeledes dækkes af dispositionsfonden. Ad 10 Implementering af konfliktmæglerfunktionen Oplæg udsendt til bestyrelsen forud for mødet. Det indstilles at bestyrelsen Beslutter, hvorvidt udgiften til konfliktmægling pålægges afdelingen eller selskabet eller begge ud fra en fastsat fordelingsnøgle. afsætter et rammebeløb i selskabet- og eller afdelingernes budget til konfliktmæglingssager beslutter hvem der kan rekvirere konfliktmægleren vedtager retningslinjer for, hvornår konfliktmægleren rekvireres Bestyrelsen besluttede, at udgiften til konfliktmægling i det første år, ( 1.5.2016-1.5.2017) dækkes 100% af dispositionsfonden og at udgiften i de efterfølgende år dækkes med 50/50 til afdeling og dispositionsfond. Bestyrelsen besluttede at afsætte rammebeløb ud fra ovenstående fordeling på kr. 25.000 pr. år. Bestyrelsen besluttede, at det er organisationsbestyrelsen v. formanden der kan rekvirerer konfliktmægleren, og at der som retningslinje for hvornår konfliktmægleren rekvireres foretages vurdering i den pågældende sag evt. efter fremsendelse af 1. påmindelse i klagesager. Ad 11 Tilbud om rådgivning i bekymringssager udsatte beboere. Rådgivningsfunktionen blev startet op i marts 2015. Det er en støttefunktion for kollegaer og bestyrelser, som har til formål at øge handleberedskabet i sager, hvor udsatte beboere skaber bekymring eller problemer i afdelingerne. Det kan være situationer hvor; der er tydelige tegn på at en beboer eller familie mistrives der er en beboer, der udviser en adfærd som kan skabe utryghed og mistrivsel i boligområdet Side 4 af 8
der gentagne gange er klager over samme beboer/familie Sagerne håndteres som udgangspunkt lokalt i et samarbejde mellem bestyrelser, afdelingskontor, drift og kommunen. Rådgivningsfunktionen fungerer som faglig sparring i håndteringen af sagerne efter behov. Rådgivningsfunktionen tilbyder også at overtage sagerne i tilfælde, hvor man lokalt ikke kan komme længere eller hvor sagen tager mere tid end der kan bruges uden at det går ud over behandlingen af øvrige lejeres sager. I sådanne tilfælde overgives information til den boligsociale gruppe, som herefter vil handle på bekymringen ved at kontakte beboerens netværk og/eller kommunen for at sikre at den rette hjælp ydes. Rådgivningen er uden beregning, men vurderes det at være nødvendigt med et personligt møde, opkræves betaling for transporten. Orienteringen blev taget til efterretning. Ad 12 Evaluering af generalforsamlingen d. 14. marts 2016 Drøftelse af tiltaget med lodtrækning for at få flere medlemmer til at deltage. Der var tilmeldt en del flere end der kom til mødet. Konklusionen er, at lodtrækningen ikke har givet væsentligt større fremmøde end tidligere år. God ide med forslaget om at få lydanlæg og mikrofon til talerne. Det fungerede rigtigt godt med Klaus Bentzen som dirigent. Overvejelse om at foretage beboerundersøgelse om flere ville deltage hvis der arrangeres fællestransport for dem der kommer uden for Ringe by, samt evt. mulighed for børnepasning. Frans Steenholdt og Diana Fjeldstad laver oplæg til beboerundersøgelse om flere vil deltage hvis der arrangeres fællestransport og der bliver mulighed for børnepasning. Ad 13 Evaluering af afdelingsmøderne Fremmødet til afdelingsmøderne har i flere afdelinger ikke været så stort, men der hvor der er tradition for stort fremmøde har man heldigvis fortsat haft stor deltagelse. Gennemgang af de væsentligste forhold der har været oppe i afdelingerne. Referat fra afdelingsmøderne vil til bestyrelsens orientering ligger i mappen på boligforeningens kontor. Husordener der skal renskrives vil blive sendt til Connie Hald og Frans Steenholdt der indbyrdes aftaler fordelingen og renskriver i word, der efterfølgende sendes til administrationen i word format. Det undersøges om der i nogle afdelinger betales for at beboerne selv har bedt om ekstra kapacitet til dagrenovation. Ad 14 Status på udlejningen Desværre tomgange i 2 boliger, hhv. Byhaven og Svendborgvej. Side 5 af 8
Der er flere tomme boliger med kommunal anvisning Derudover 5 ledige boliger. Taget til efterretning Ad 15 Beboerudvalget, herunder opgaver og fordeling. Nye udvalg intet at berette Ad 16 Afdelingerne Afdeling 530-003: På foranledning af afdelingsbestyrelsen anmodede Jørgen om forhåndstilsagn fra bestyrelsen om medfinansiering til etablering af fælleslokale/gildestue i afdelingen. Der er pt. ingen økonomi på projektet. Det skal undersøges med brandmyndigheden om det udpegede lokale kan godkendes eller hvilke foranstaltninger der i så fald betinger lokalet må benyttes til formålet. Jørgen understregede, at det ikke er aftalt hvem der er ansvarlig for evt. tegningsmateriale. I forlængelse af vores tidligere drøftelse, om boligforeningens ansvar for at etablere ordentlige adgangsforhold til antenneanlæggene på loftet, har Jørgen haft kontakt til antenneforeningen, der fortsat gerne vil have anlæggene flyttet ned fra loftet. Det vil koste afdelingen omkring kr. 45.000 + moms. Afdeling 530-014: Ønske om redskabsskure er kommet frem efter afholdelse af afdelingsmødet, hvorfor det vil blive medtaget til næste markvandring. Afdeling 530-018: Det er udmeldt fra Toften, at leder Tommy Neesgaard stopper ved udgangen af 2016, pga. omstrukturering i kommunen. Bestyrelsen besluttede, at der i afdeling 3 skal i værksættes en beboerundersøgelse for at få afklaret hvor stort et ønske/behov der er for etablering af fælleslokale/gildestue i kælderen, inden bestyrelsen vil overveje mulighed for medfinansiering af projektet. Afdelingsbestyrelsen skal tage initiativ til en spørgeskema. Jørgen kontakter afdelingsformanden herom. Bestyrelsen fastholder at antenneanlæggene forbliver på loftet og at der monteres sikre trappestiger som tidligere besluttet. Derudover tilbyde at der etableres arbejdsplatforme ved antenneanlæggene, på ca. 2 x 2 m. Ad 17 Aktivitetsplanen Nye punkter til planen der opdateres og udsendes til næste møde: Husordener skal renskrives: Tiltag vedr. næste generalforsamling: Task-force og effektiv drift tilføjes Nyt møde i målsætningsudvalg før bestyrelsen behandler målsætninger Afklaring om kommunens formål med ansvarlig: Connie og Frans ansvarlig: Diana og Frans ansvarlig: bestyrelsen ansvarlig: Conny Bruun Side 6 af 8
Pyramiden, Ryslinge Og Søndergården i Gislev skrives ind i Dialogmaterialet til kommunen ansvarlig: Conny Bruun, formand og næstformand Ad 18 Mødeplan for kommende bestyrelsesmøder, - herunder aftale om ekstraordinært møde med Task-Force enheden om effektiv drift Til møde med Task-Force forslås følgende mødetidspunkter: 13.4.2016 kl. 13.00 15.00 29.4.2016 kl. 10.00 12.00 Til referatet kan oplyses, at der er aftalt videomøde d. 29.4.2016 kl. 09.00 hos Boligkontoret Danmark i Odense. Øvrige mødeplan fremgår nederst i referatet. Ad 19 Åbent punkt Der er indkaldt til generalforsamling i Ringe Fjernvarme, d. 20.4.2016, men det er samme tidspunkt som der afholdes Lokalrådsmøde, hvor Boligforeningen er vært. Der er indkaldt til Lokalrådsmøde d. 20.4.2016 kl. 17.30 i fælleshuset i Vesterparken. Alle fra bestyrelsen tilmeldes hermed. Årets tur med bestyrelsen, personale og administrationen skal planlægges. Turudvalget er: Susanne Lindhardt, Connie Hald og Karina Rasmussen. Flemming Petersen er udpeget til beboerklagenævnet i kommunen og vil meddele, at han er indtrådt i bestyrelsen i Boligforeningen. Ad 20 Evaluering af mødet Det var et meget langt med også et godt møde. Vi skal tilstræbe at møderne bliver kortere. Ad 21 Eventuelt Intet til drøftelse. Der er aftalt følgende møderække Tirsdag d. 17.5.2016 kl. 12.00 Mandag d. 6.6. 2016 kl. 18.00 Mandag d. 13.6.2016 kl. 12.00 Mandag d. 8.8.2016 kl. 12.00 Mandag d. 19.9.2016 kl. 12.00 OB møde Fællesmøde for afdelingsbestyrelser og OB, med fokus på forberedelse til markvandring OB møde OB møde OB møde Side 7 af 8
Mødeplan for resten af året og møder forår 2017 aftales senere Mødet slut: 22.15 Referat udsendes til organisationsbestyrelsesmedlemmerne og Boligkontoret Danmark. Referent: Conny Bruun Odense d. 13.4.2016 Bestyrelsens underskrift: Edel Andersen Karina Rasmussen Frans Steenholdt Diana Fjeldstad Flemming Petersen Connie Hald Susanne Lindhardt Side 8 af 8