Projekt vedr. muligheder for IT-understøttelse af ph.d.- administrationen på SCIENCE Orientering om projektopstart Oktober 2016 Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI)
SCIENCE Forskning og Innovation 2 Baggrund (1) Oplevet behov 1. Utilstrækkelig systemunderstøttelse og mange manuelle ressourcekrævende rutiner Administration ph.d.-studerende på KU er i dag en kompliceret affære, bl.a. fordi systemunderstøttelsen til administrationen af de ph.d.-studerende ikke er optimal. Der er mange manuelle og forskelligartede rutiner, og for vejledere og ph.d.-studerende er der ingen systematisk og automatiseret systemunderstøttelse. Vejledere, ph.d.-studerende, institutternes ph.d.-sekretærer og ledelse, herunder ph.d.- koordinatorer har ikke adgang til det nuværende system og tidligere rapporter. Herudover opleves et stort udækket behov for ledelsesværktøjer til udtræk af rapporter og statistikker. 2. Det nuværende IT-system er utidssvarende En KU-styregruppe nedsat af universitetsdirektøren anbefalede i sommeren 2014, at FØNIX skiftes ud med et tidssvarende system, bl.a. som følge af de tekniske forhold, men også for at give brugerne en bedre og mere tidssvarende grænseflade inkl. bl.a. online ansøgningsskemaer med indbyggede workflows, og transparens i sagsbehandling mv.
Baggrund (2) Beslutning om igangsættelse af pilotprojekt på SCIENCE SCIENCE Forskning og Innovation 3 Pilotprojekt på SCIENCE SCIENCE har et udtalt behov for at fastholde og øge kvaliteten på ph.d.-området. Ledelsen på SCIENCE har derfor besluttet at igangsætte indeværende projekt, der skal undersøge muligheder for fuld it-understøttelse af processerne omkring ph.d.-administrationen på tværs af SCIENCE og på baggrund heraf indkøbe og implementere et nyt ph.d.-administrativt system, der opfylder nutidig standard, herunder bl.a. online brugergrænseflade og selvbetjening til erstatning af de nuværende word/pdf-blanketter og manuelle processer. Projektet er således forankret på SCIENCE og skal med støtte fra FA/KIT kortlægge workflows og brugerbehov, kravspecificere, indkøbe og implementere et IT-system på SCIENCE til understøttelse af arbejdsprocesserne i ph.d.-administrationen. Projektet fungerer som pilotprojekt for hele KU ift. at finde muligheder for IT-understøttelse til ph.d.-området på tværs af alle ph.d.-skolerne. Derfor er projektet blevet forankret i AL s ITportefølje, ligesom der er fokus på at sikre en tilstrækkelig koordinering i forhold til KU s opfølgning på fase 3 ph.d.-undersøgelsen.
SCIENCE Forskning og Innovation 4 Formål At implementere et nyt ph.d.-administrativt system, så IT-understøttelsen af arbejdsprocesserne moderniseres, forbedres og effektiviseres for alle involverede parter i et ph.d.-forløb. Herunder blandt andet at : optimere og effektivisere arbejdsprocesser: fra ansøgning om indskrivning til dimission og diplomudstedelse understøtte ph.d.-forløbet så workflows for alle involverede parter lettes forbedre datakvaliteten og det ledelsesmæssige overblik statistik og øvrig ledelsesinformation.
SCIENCE Forskning og Innovation 5 Målbillede Projektet skal opfylde følgende overordnede målbillede for alle involverede parter i de administrative processer omkring et ph.d.-forløb: En fuldt IT-understøttet ph.d.-administration for alle brugere på tværs af SCIENCE Sikre en høj grad af gennemsigtighed vedr. samarbejdsflader og opgaveløsninger samt tydelig kommunikation af disse. Opnå fælles forståelse af arbejdsprocesser, roller og ansvar i de administrative processer i et ph.d.-forløb. Skabe et optimeret drifts- og servicesamarbejde ift. de administrative dele af ph.d.-forløbet igennem en effektiv udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.- administrationen. Forbedret datakvalitet, der sikrer ledelsesinformation baseret på valide data Overholdelse af ph.d.-bekendtgørelsen og frister
SCIENCE Forskning og Innovation 6 Leverancer Hovedleverance Implementering af et adækvat integreret administrativt IT-system, der effektivt understøtter arbejdsprocesserne hos alle involverede parter i administrationen af et ph.d.-forløb i et brugervenligt interface. Delleverancer Følgende syv delleverancer skal tilsammen realisere hovedleverancen og målbilledet for projektet og dermed sikre de bedste muligheder for succes med projektet: Delleverance 1: Afdækning af erfaringer med eksisterende muligheder på markedet Delleverance 2: Kortlægning af workflows og afdækning af behov Delleverance 3: Udarbejdelse af kravsspecifikation Delleverance 4: Indkøb af IT-system Delleverance 5: Implementeringsplan og styringsmodel Delleverance 6: Udvikling og tilpasning af det valgte IT-system Delleverance 7: Implementering af det valgte IT-system
SCIENCE Forskning og Innovation 7 Tidsplan (forventet) August 2016 -------------------------------------------------------------------------- December 2017 Fase 1: Projektopstart Fase 2: Planlægning, analyse og specifikation Fase 3: Beslutning og udførelse Fase 4: Implementering Fase 5: Overgang til drift Delleverance 1 Delleverance 2 Delleverance 3 Delleverance 4 Delleverance 5 Delleverance 6 Delleverance 7
SCIENCE Forskning og Innovation 8 Afgrænsning Projektets fokus Projektets primære fokus afgrænses i første omgang til at vedrøre de ønsker og behov, der er på SCIENCE i forbindelse med de administrative processer under ph.d.-forløbet ift. den formelle studiemæssige administration af ph.d.-uddannelsen. Projektgruppen skal dog som en del af arbejdet med delleverance 2 analysere, om der kan vindes tid og ressourcer på at samkøre de administrative procedurer, der knytter sig til selve indskrivningen af den ph.d.-studerende og de procedurer der knytte sig til sagsgangen af de ph.d.- studerende, der ligeledes skal ansættes som stipendiater. Relaterede emner, der ligger uden for projektets primære fokus Vejleder/studenterrelationer, der vedrører faglige forhold, herunder projekt- og tidsstyring. Decideret systemunderstøttelse af rekruttering og stillingsopslag, da dette sker i et system, der omfatter alle stillingskategorier på KU. Dog vil projektet have fokus på at sikre integration til rekrutteringssystemet, da dobbeltregistrering derved muligvis kan undgås. Administration af de ansættelsesmæssige forhold regler og procedurer for lønindplacering og -udbetaling når der ses bort fra dataimport fra/til/mellem personaleadministrative systemer og nærværende systemkompleks. Økonomiadministrationen både den, der knytter sig til den studerendes individuelle projekt (bench- og tuition fees) og den, der knytter sig til afledte omkostninger (f.eks. OH og forsvarsafholdelsen (honorar og rejseomkostninger m.v. til bedømmerne)
SCIENCE Forskning og Innovation 9 Projektets grænseflader De IT-systemmæssige grænseflader It-systemet skal kunne integrere oplysninger fra andre relevante IT-systemer på KU Fokus på de IT-systemmæssige grænseflader skal særligt komme til udtryk i udarbejdelsen af kravsspecifikationen. Projektets organisatoriske grænseflader Projektet er forankret på SCIENCE og har derfor det primære fokus rettet mod de behov og ønsker, der gør sig gældende blandt SCIENCE s brugere af systemet. Men projektet fungerer også som et pilotprojekt for det øvrige KU, og det skal projektet have opmærksomhed omkring i analysearbejdet og i udarbejdelsen af kravsspecifikationen. Projektet tager højde for dette på følgende måder: I sammensætningen af projektorganisationen er SUND og KIT/FA er direkte repræsenteret Løbende opmærksomhed omkring identificerede interessenter på tværs af KU Projektet er forankret i AL s IT-portefølje, hvorved koordinering med andre KU-projekter sikres, ligesom det sikres, at pilotprojektet allokeres tilstrækkelige KIT-ressourcer Løbende koordinering i forhold til KU s opfølgning på fase 3 ph.d.-undersøgelsen.
24-10-2016 10 Projektets organisering Interessenter SFU (SCIENCE Forskningsudvalg) AL (Administrativ Ledelse på KU) KANFI (KU s Administrative Ledelsesnetværk for Forskning og Innovation) (Styregruppen for KUanalysen på ph.d.-området) Projektejer Styregruppe Projektledelse & sekretariat Projektgruppe Referencegrupper på SCIENCE Ph.d.-udvalget SAF (SCIENCE Administrationsforum) ERFA-gruppen for ph.d.- sekretærer Netværk for ph.d.- koordinatorer Arbejdsgrupper efter behov
Dias 11 Projektdeltagere Styregruppe Morten Pejrup, prodekan for Forskning og leder af Ph.d.-Skolen, SCIENCE (Projektejer og formand) Henrik Zobbe, fakultetsdirektør på SCIENCE Kell Mortensen, professor ved NBI og formand for Ph.d.-udvalget, SCIENCE Trine Klitgaard Bro, administrationschef ved PLEN, SCIENCE Inge-Sofie Sørensen, chef for SCIENCE Forskning og Innovation (SCI-FI) Klaus Kvorning Hansen, vicedirektør for Koncern-it, Fællesadministrationen Tina Lewis, chef for SUND Forskning og Innovation Sekretær: Tina Skriver Didriksen, specialkonsulent i Ledelsessekretariatet, SCIENCE Projektgruppe SCI-FI: Inge-Sofie Sørensen, chef for SCI-FI (projektleder) Michael Cleve Hansen, faglig leder for Ph.d.-skole administrationen (suppl. PL) Ann Winther Poulsen (nøglemedarbejder) Hanne Grand (nøglemedarbejder, sekretær for projektgruppen) Institutrepræsentanter fra SCIENCE: Lars Nielsen, ph.d.-koordinator, professor og viceinstitutleder, IGN Ole Pedersen, ph.d.-koordinator, lektor, BIO Jon Sporring, ph.d.-vejleder, lektor, DIKU Camilla Willemoes Larsen, HR-konsulent og ph.d.-sekretær, IFRO Anine Laura Borger, ph.d.-studerende og medlem af ph.d.-udvalget, NBI Herudover: SCI-LSEK: Tina Skriver Didriksen (processupport) KIT/FA: Per Andersen, (IT-projektleder)
SCIENCE Forskning og Innovation 12 Roller og ansvar Overordnet ansvar og beslutningskompetence Projektejer Projektejeren har det absolutte ansvar for projektet og er således ansvarlig for, at projektet indfrier sine mål og leverer et produkt, der opnår det forventede udbytte. Projektejeren er desuden formand for projektets styregruppe. Besluttende Styregruppe Styregruppen leder og træffer beslutninger om projektets indhold, processer og løsninger efter indstilling fra projektgruppen. Styregruppen har ansvaret for at sikre fremdrift i projektet, herunder at allokere de nødvendige ressourcer. Udførende / Projektledelse Projektleder Projektlederen sikrer koordinering af projektgruppens arbejde i tæt dialog med projektejer. Projektlederen skal desuden sikre løbende kommunikation og samarbejde mellem styregruppen og projektgrupperne samt sikre løbende information til referencegrupperne. Projektlederen er ansvarlig for at samle projektgruppens arbejde og koordinere beslutningsoplæg og justeringer i projektets fremdrift. Udførende Projektgruppe Gennemfører projektet i overensstemmelse med projektbeskrivelsen. Deltagerne i projektgruppen er dem, der skal udføre arbejdet i projektet. Projektlederen er som formand en del af projektgruppen og er ansvarlig for at organisere projektet internt og uddelegere opgaver til projektdeltagerne. Der er en klar forventning om, at projektgruppens medlemmer deltager aktivt og med interesse. Rådgivende Referencegrupper Referencegrupperne repræsenterer interessentperspektivet og har fokus på brugernes behov. De har en rådgivende funktion i projektet og kan komme med forslag, råd og ønsker til projektet. Referencegrupperne involveres og holdes løbende orienteret igennem hele projektet med udgangspunkt i projektets plan for interessentinvolvering, som løbende behandles i styregruppen. Skal holdes orienteret Øvrige interessenter Denne gruppe udgør de øvrige relevante interessenter i projektets kontekst, som ikke er direkte involveret i projektarbejdet, men som løbende bør orienteres om projektets fremdrift. Styregruppen vil løbende tage stilling til involvering af denne målgruppe.
24-10-2016 13 Udgangspunktet for projektarbejdet Tværgående involvering og repræsentation: Kernemålgrupperne fra institutterne er repræsenteret i projektets styregruppe og/eller projektgruppe samt i projektets referencegrupper. Referencegrupperne vil løbende blive involveret i projektet. Institutterne vil via referencegrupperne få mulighed for at melde yderligere deltagere ind til projektarbejdet for specifikke delleverancer. Institutrepræsentanterne i hhv. styre- og projektgruppe repræsenterer alle 12 institutter. Institutter, der ikke er repræsenteret i projektet, opfordres til at holde sig orienteret via deltagerne i styregruppen og projektgruppen eller via projektets hjemmeside. For at sikre videndeling og koordinering med det øvrige KU er såvel SUND som KIT/FA repræsenteret i projektet. Kommunikation: Stort fokus på jævnlig målrettet kommunikation til projektets referencegrupper omkring projektets formål og fremdrift. På dansk og på engelsk. Herudover relevant information til de øvrige interessenter for at sikre koordinering og videndeling med det øvrige KU. Resurseforbrug og tidsplan: Styregruppen har løbende fokus på ændringer i det estimerede resurseforbrug og tidsplanen.
Kommunikationsstrategi FORMÅL MED KOMMUNIKATIONSINDSATSEN: Sikre at alle involverede parter i projektet har samme opfattelse af projektet formål og leverancer Sikre at direkte interessenter er informeret om projektets fremdrift og at der er fokus på resultater og optimering Sikre at de berørte medarbejdere er forberedte på de forandringer, som projektet måtte medføre Sikre at projektet er imødekommende og åben over for dialog over for øvrige interessenter. NØGLEPRINCIPPER: Projektet skal kommunikere proaktivt om projektets formål, forløb og resultater igennem hele projektforløbet Kommunikationen skal være kontekst- og situationsbestemt og tilpasses de forskellige målgrupper Arbejdet med projektets leverancer sker i tæt samarbejde mellem SCIENCE Forskning og Innovation, institutterne og Koncern-IT i FA. Deltagerne i projektgruppen, referencegrupperne og styregruppen vil være de primære ambassadører og udgøre en vigtig kommunikationskanal for projektet Implementeringsprocessen skal være så transparent som muligt, og der udarbejdes en særskilt procesplan og kommunikationsplan for implementeringsforløbet Kommunikationen skal være tydelig i forhold til hvad der er besluttet, og hvad der er til drøftelse. MÅLGRUPPER (PRIMÆRE): Styregruppen Projektgruppen SCI-FI Ph.d.- administrationen Ph.d.-sekretærer på institutterne Ph.d.-studerende Ph.d.- skolelederen Referencegrupperne Ph.d.-vejledere (VIP) Institutledelserne HOVEDBUDSKABER: Projektet er igangsat for at implementere et nyt ph.d.- administrativt system, så IT-understøttelsen af arbejdsprocesser for alle involverede parter moderniseres, forbedres og effektiviseres. Projektet skal skabe et optimeret drifts- og servicesamarbejde ift. de administrative dele af ph.d.-forløbet igennem en effektivt udnyttelse af de afsatte ressourcer til ph.d.-administrationen for alle involverede parter. Projektet skal sikre en høj grad af gennemsigtighed vedr. samarbejdsflader og opgaveløsninger og en fælles forståelse af arbejdsprocesser, roller og ansvar ift. ph.d.-administrationen. Projektet har fokus på at opnå forbedret brugerservice og forbedret datakvalitet, der sikrer ledelsesinformation baseret på valide data samt fokus på bedre service for vejledere og ph.d.-studerende samt overholdelse af ph.d.-bekendtgørelsen og frister Institutterne involveres direkte i projektets styregruppe og projektgruppe, ligesom relevante fora på SCIENCE anvendes som referencegrupper til løbende kvalitetssikring af projektets arbejde. Projektet er forankret på SCIENCE, men fungerer også som pilotprojekt for hele KU ift. at finde muligheder for IT-understøttelse til ph.d.-området på tværs af alle ph.d.-skolerne. KANALER: Projektet vil anvende forskellige kanaler alt efter formål og målgruppe, fx KUnet (grupperum, nyheder mv.) Møder og workshops (SG, PG og referencegrupperne) Orienteringspunkter på møder i etablerede relevante fora under den øvrige interessentgruppe på SCIENCE og på KU-niveau Høring af materiale TIDSPLAN: Der udarbejdes en kommunikationsplan for projektet, herunder en særskilt kommunikationsplan for implementeringsfasen. Øvrige relevante interessenter og fora på tværs af KU Ph.d.-koordinatorer (VIP)
24-10-2016 15 Hvordan holder jeg mig informeret om projektet? GRUPPERUM på KUnet, hvor alle relevante arbejdsdokumenter uploades løbende er gjort tilgængeligt for projektets styregruppe og projektgruppe. Sådan får du som referencegruppemedlem adgang til grupperummet: Repræsentanter fra referencegrupperne kan få adgang til grupperummet ved at henvende sig til tinad@science.ku.dk. PROJEKTHJEMMESIDE, der er tilgængelig for alle interesserede Der er oprettet en projekthjemmeside, som indeholder al overordnet information om projektet, herunder, kontaktoplysninger, projektstatus og relevante dokumenter. Alle har adgang til hjemmesiden. Hjemmesiden er under etablering og forventes at være klar med det første indhold i uge 43. Link: http://www.science.ku.dk/phd/newphdsystem/ MÅLRETTET KOMMUNIKATION Projektledelsen har desuden stort fokus på jævnlig målrettet kommunikation til projektets referencegrupper og andre relevante interessenter omkring formål og fremskridt i projektet. KONTAKT Hvis du har spørgsmål, kommentarer osv. til projektet kan du henvende dig her: E-mail: phd@science.ku.dk Kontaktperson: Ann Winther Poulsen, SCI-FI (+45 35 32 41 26 / phd@science.ku.dk)
24-10-2016 16 De næste skridt Styregruppen godkendte projektbeskrivelsen for projektet den 6. oktober 2016. De næste skridt i projektet er nu følgende: Orientering til projektets referencegrupper og øvrige interessenter Nyhed til KUnet Projektgruppen arbejder resten af året med delleverance 1, 2 og 3 Institutterne vil via referencegrupperne blive inviteret til at melde yderligere medarbejderrepræsentanter ind til en arbejdsgruppe under delleverance 2, der skal kortlægge workflows og afdække slutbrugerbehov. Herudover inviterer projektet alle interesserede til følgende arrangement den 9. november: Præsentation af IT-systemet PhD-Planner - onsdag den 9. november kl. 10-13 CBS kommer og give en demonstration af IT-systemet PhD-Planner, som også anvendes af AU og ITU. Både VIP-, TAP- og den ph.d.-studerendes perspektiv vil blive præsenteret. Alle interesserede er velkomne til at deltage i mødet. Tilmeldning Tilmeld dig/jer ved at skrive til Hanne Grand i SCI-FI (hannegrand@science.ku.dk) senest fredag den 4. november kl. 12.00.