BILAG 9 SAMARBEJDSORGANISATION

BILAG 9 SAMARBEJDSORGANISATION

BILAG 9: Samarbejdsorganisation INSTRUKTION TIL TILBUDSGIVER: Teksten i dette afsnit er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved indgåelse heraf. Formål med bilag: Formålet med bilag 9 er at få beskrevet den samarbejdsorganisation, der skal etableres med henblik på at sikre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten. Samarbejdsorganisationen skal omfatte en tværgående styregruppe, som varetager implementeringen samt den efterfølgende kontraktstyring. Instruks vedrørende bilag: Bilaget skal ikke besvares i forbindelse med tilbudsafgivelse, men Tilbudsgiver skal udfylde Tabel 1 inden Kontraktindgåelse. Evaluering af besvarelse: Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen. Forbehold: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold overfor bilaget. Side 2 of 5

1. INDLEDNING Dette bilag indeholder krav til samarbejdsorganisationen, som etableres mellem Kunden og Leverandøren vedrørende implementering og tilrådighedsstillelse af Systemet. 2. PARTERNES ANSVAR a) Leverandøren har det totale projektledelsesansvar for implementering af Systemet samt efterfølgende drift, support og vedligeholdelse heraf samt ansvar for overholdelse af tidsplanen. b) Parterne skal drage omsorg for, at implementeringsprojektet har den fornødne forankring hos Parternes respektive repræsentanter, således at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet med den hastighed, projektet kræver. c) Leverandøren skal sørge for indbyrdes koordinering af alle projektets aktiviteter samt sikre sig, at der ikke træffes indbyrdes uforenelige beslutninger. 3. KUNDENS GENERELLE KRAV TIL LEVERANDØRENS ROLLER d) Leverandøren skal sikre, at der er én person til at varetage det overordnede ansvar og kontakten til Kunden. Denne person fungerer som Leverandørens Single Point of Contact (SPOC). e) Leverandøren skal sikre, at Leverandørens repræsentanter i samarbejdsorganisationen er bemandet med fagligt kompetente ressourcer med klare kompetenceafgrænsninger. f) Leverandørens medarbejdere skal arbejde med henblik på at sikre høj kvalitet i ydelser og leverancer. 4. KUNDENS KRAV TIL SAMARBEJDSORGANISATION Kunden stiller krav til, at Leverandøren indgår i styregruppen med Kunden, som er samarbejdsorganisationens faste samarbejdsfora. 4.1 Styregruppen Styregruppen optræder som et samlet ledelsesorgan, som løbende overvåger implementeringsprojektets fremdrift og kvalitet og som med beslutninger og godkendelser fastholder projektets mål og fokus. Kunden indkalder til styregruppemøder, baseret på en plan udarbejdet af Leverandøren, udfærdiger dagsorden til møderne samt forestår referat af møderne. Styregruppen kan vælge at indkalde deltagere, der måtte være relevante for et eller flere dagsordenspunkter. Medlemmerne af styregruppen skal have kompetencer til at træffe beslutninger om risikohåndtering, tidsmæssige, økonomiske og ressourcemæssige problemstillinger i implementeringsfasen. Side 3 of 5

Gruppe Medlemmer Styregruppe Kundens repræsentanter i styregruppen vil være: [indsæt] Repræsentanter fra Leverandøren [Tilbudsgiver bedes indsætte navn inden Kontraktindgåelse] Formand Mødefrekvens Mødeindkalder Referent Dagsordenspunkter Tabel 1: Styregruppe [Repræsentant fra Kunden] Hvert halve år samt på ad hoc basis, når der opstår behov herfor. Kunden indkalder til møderne Kunden Nedenstående er faste dagsordenspunkter. Ønske om ændringer til den faste dagsorden skal foreligge senest 5 Arbejdsdage før mødet. Kunden fremsender alt materiale til møderne til alle parter senest 2 Arbejdsdage inden mødet. 1. Referat fra seneste møde 2. Status, herunder Driftsstatistik Incidents Henvendelser til servicedesk 3. Godkendelser 4. Problemer med mulig betydning for overholdelse af servicemål 5. Ændringshåndtering 6. Samarbejdet mellem Kunden og Leverandøren 7. Eventuelt g) Leverandøren skal sikre, at Leverandørens repræsentanter i styregruppen har kompetencer til at træffe alle beslutninger inden for rammerne af Kontrakten. h) Frem til overstået driftsprøve er Leverandøren forud for hvert møde ansvarlig for at udarbejde og distribuere en rapport, som blandt andet beskriver fremdrift i henhold til tidsplanen. i) Kunden fremsender referat til Leverandøren senest 5 Arbejdsdage efter hvert møde. j) Leverandøren skal fremsende skriftlige kommentarer til referatet senest 5 Arbejdsdage efter modtagelse af referatet. Side 4 of 5

k) Såfremt Leverandøren ikke senest 5 Arbejdsdage efter modtagelsen af referatet har kommenteret det, betragtes det som godkendt uden kommentarer. l) Såfremt Leverandøren rettidigt har fremsat skriftlige kommentarer til referatet, fremsender Kunden et opdateret referat med rettelsesmarkeringer, der skal være Leverandøren i hænde senest 5 Arbejdsdage før næste styregruppemøde. m) Såfremt Kunden ikke kan acceptere alle Leverandørens kommentarer, vil dette fremgå af følgebrevet, og kommentarerne behandles på førstkommende styregruppemøde. [Tilbudsgivers skal udfylde Tabel 1 med angivelse af sin repræsentant i styregruppen. De øvrige krav under "styregruppen" skal ikke besvares, idet de forudsættes accepteret og opfyldt ved afgivelse af tilbuddet. Kundens repræsentanter indsættes i forbindelse med Kontraktindgåelse.] Side 5 of 5