Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Nr. Spørgsmål Svar 1 Ref. Punkt 1.5 Opgavens omfang. Der er kun oplyst de enkelte kommuners samlede forbrug men ikke fordelingen på delaftale 1 og delaftale 2. Spørgsmål 1: Er det muligt at få oplyst det historiske eller forventede forbrug på henholdsvis delaftale 1 og 2 gerne fordelt på de enkelte kommuner for at kunne give en skarp pris? Der er nu uploadet et dokument i Mercell der viser den anslåede historiske fordeling pr. vagttype og personalekategori. Fordelingen er oplyst med det forbehold, at forbrugsmønstret fremadrettet ikke nødvendigvis bliver det samme som den historiske fordeling. Fordelingen er samtidig et udtryk for den vægtning mellem de tilbudte priser der vil lægge til grund for tilbudsevaluering på delkriteriet Pris. 2 Spørgsmål 2: Vil udbyder oplyse om hvordan man behandler en bestilling på en sygeplejerske som eventuelt kan være en social- og sundhedsassistent også, hvis 1. 2. og 3. leverandører er forskellige på de 2 delaftaler? Udgangspunktet er at det ikke bliver aktuelt. I det konkrete tilfælde vil der blive bestilt hos den anden leverandør. Begrundelse: Det er vores erfaring at man i akutte situationer kan bruge en socialassistent i stedet for en sygeplejerske, men skal ordregiver igennem minimum 3 bestillere på delaftale 1 før man kan bestille fra leverandører på delaftale 2, så kan vagten være nået over start tidspunkt. Det kan selvfølgelig også gælde for sygeplejestuderende hvor vagten kan dækkes med anden faggruppe på anden delaftale 3 Ref. Punkt 2.2 Udvælgelseskriterier Økonomisk og finansiel kapacitet. Spørgsmål: Den erklæring som skal vedlægges, skal den være revisorpåtegnet eller kan tilbudsgivers ledelse blot foretage erklæringen eller skal den revisorpåtegnede årsrapport vedlægges? Erklæringen skal ikke være revisorpåtegnet, men blot udarbejdet af ledelsen. Årsrapporter kan vedlægges men det foretrækkes, at der kun oplyses de konkrete nøgletal der efterspørges, nemlig resultat før skat og Egenkapital. 4 Ref. Punkt 2.2 Udvælgelseskriterier nævnes at tilbudsgiver skal vedlægge virksomhedsprofil herunder beskrivelse af organisation, produktudvikling, kvalitetssikring Da produktet i dette tilfælde er vikarydelser går beskrivelsen på, hvilke tiltag tilbudsgivers virksomhed gør for at udvikle kerneydelsen vikarydelser. Side 1
Spørgsmål: Vil Udbyder venligst oplyse hvad der menes med beskrivelse af produktudvikling i forhold til vikarydelser? 5 Ref. Punkt 2.3 Tildelingskriterium, Pris står at der evalueres de tilbudte priser i prisskemaet. Se svar 1) Spørgsmål 1: Vil Udbyder venligst bekræfte at alle priser på alle faggrupper på hver delaftale vægter ens? Spørgsmål 2: Hvis der ikke besvares bekræftende på ovenstående, hvilken model anvendes da til vurdering af pris? 6 Ref. punkt 2.3 Tildelingskriterium, Kvalitet der skal beskrives for hver delaftale står at den enkelte vikars dokumentationsindsats bl.a. i form af afrapportering og opfølgning. Spørgsmål: Vil Udbyder venligst forklare hvad der forventes at tilbudsgiver skal beskrive i forhold til dette? Hvad gør tilbudsgiver for at sikre at de udsendte vikarer lever op til den krævede dokumentationsindsats jf. gældende regler på socialog sundhedsområdet. 7 Ref. 3.1 Specifikation af sundhedsfaglige vikarydelser står der at kvalitetsstandarder for Varde og Vejen Kommuner er uploadede særskilt i Mercell som bilag Dokumenterne er efterfølgende uploadet i Mercell. Spørgsmål: Hvor er de dokumenter uploaded? 8 Ref. Punkt 3.4 Leverandørens forpligtelser overfor eget personale, der står at leverandøren er ansvarlig for, at vikarerne får den nødvendige og tilstrækkelige instruktion, hvilket i særlig grad er påkrævet, når vikaren skal udføre tjeneste i aften- og nattevagter, weekend og på søgnehelligdage. Instruktionsbeføjelsen ligger hos ordregiver mens ansvaret for introduktion og faglig baggrund ligger hos tilbudsgiver. Eksempelvis bør generelle forflytningsteknikker og hjælpemidler være kendt af de udsendte vikarer, mens ordregiver instruerer i den specifikke situation. Spørgsmål 1: Vil Udbyder venligst forklare hvordan Leverandøren skal fortage denne instruktion, når det er Udbyder der har instruktionsbeføjelserne? 9 Ref. Punkt 3.9 Afbestilling begge veje står der at såfremt en vagt afbestilles af udbyder mindre end 4 timer inden vagtstart, er kommune forpligtet til Kommunerne holder fast i den udbudte formulering. Side 2
at betale minimumsvagten på 4 timer. Spørgsmål: Vil Udbyder overveje at ændre dette til at kommunen er forpligtet til at betale for hele vagten, da minimums vagter på delaftale 2 er på 6 timer og minimums vagter på delaftale er 4 timer? Begrundelse: Leverandørerne er i henhold til overenskomsterne pligtig til at lønne vikarerne for hele vagten. Hvis Udbyder vælger at ændre formuleringen, vil der kunne tilbydes en skarpere pris 10 Ref. Punkt 3.9 Afbestilling begge veje står der at ved afbestilling fra leverandørens side skal det ske senest 4 timer før bestilt vagt Ved f.eks. sygdom hos vikaren eller raskmelding hos ordregivers personale. Spørgsmål: Vil Udbyder venligst beskrive hvilke situationer der her tænkes på? 11 Ref. Punkt 4.5 Bestilling af ydelser at bestillinger skal kunne afgives via telefon, fax og e-mail, men i Punkt 3.8 Bestilling, telefontræffetid m.m. står at bestillinger typisk foretages via leverandørens hjemmeside Det er ikke et krav, men et stort ønske. Spørgsmål: Vil Udbyder venligst bekræfte at det er et krav at der kan foretages webbestillinger? 12 Ref. Punkt 4.8 Følgeseddel står at der med hver bestilling skal afleveres en følgeseddel. Bestillingsbekræftelsen skal fremsendes efter hver bestilling. Spørgsmål: Vil Udbyder venligst bekræfte at der her menes en timeseddel? 13 Ref. Punkt 4.11 Prisregulering. Spørgsmål: Er det ikke en fejl at der står at prisreguleringen kan få virkning fra 1. maj når reguleringen sker pr. 1. marts? Prisreguleringerne skal følge den gældende overenskomst på området. 14 Ref. Punkt 4.13 Fakturering. Det vil typisk ikke forekomme. Spørgsmål: På hvilket tidspunkt for ordreafgivelsen oplyser ordregiver evt. cprnummer på modtager og er det ikke kun i meget Side 3
specielle situationer? 15 Ref. Bilag 1 Tilbudsliste Spørgsmål 1: Det er ikke muligt at afgive pris på ansvarshavende tillæg, anvender Udbyder ikke vikarer som ansvarshavende? Spørgsmål 2: Der nævnes vagt-definition, vil fakturering kunne følge vagtopdelingen i henhold til overenskomsterne på det private arbejdsmarked mellem VB-FASID og FOA/DSR? 1) Der anvendes normalt ikke ansvarshavende vikarer. 2) Ja. 3) OK. 4) Kan ikke benyttes i delaftale 1. I delaftale 2 skal de fungere som SPL. Forudsat at de er på sidste uddannelsesår. Spørgsmål 3: Vil Udbyder bekræfte at leverandør kan følge de dage som i overenskomster mellem VB-FASID og DSR/FOA nævnte dage inkl. 1. maj og 5. juni i forhold til fakturering? Spørgsmål 4: Hvilke opgaver tænker Udbyder at sygeplejestuderende skal kunne varetage for Udbyder? 16 2.2 Udvælgelseskriterier Se svar 4) Personlige forhold, pkt. 2 Vil Sydjysk Kommuneindkøb uddybe hvad der menes med produktudvikling? 17 Teknisk kapacitet, pkt. 5 Vil Sydjysk Kommuneindkøb uddybe betydeligste sammenlignelige leveringer: Tænkes der her på omsætningsstørrelsen eller? Beskrivelse af leverancen: Det ønskes uddybet hvilket indhold denne beskrivelse skal indeholde! En sammenlignelig levering er typisk en kontrakt med en anden kommune, hvor tilbudsgiver som eneleverandør eller som en af flere leverer samme slags vikarydelser som vi efterspørger i de 2 delaftaler. I forhold til kapacitet m.m. vil det (hvis det er muligt) være relevant at oplyse referencer der i omfang svarer nogenlunde til Varde og Vejen Kommuner. Listen skal indeholde oversigt over hvilke personalekategorier der er leveret hos de nævnte referencer. 18 2.3 Tildelingskriterium. Teksten under delkriteriet "leveringsgrad" er ikke umiddelbar gennemskuelig. Beskrevet i Punkt 3.12 Side 4
Vi har tavshedspligt over for andre kontrakter, på niveau med den der ønskes i forbindelse med denne rammekontrakt pkt. 4.29. Skal det forstås således, at Sydjysk Kommuneindkøb ønsker oplyst hvilke minimumskrav, der har været til leveringsgrad i leverandørernes tidligere kontrakter? - og at I ønsker den effektuerede leveringsgrad oplyst til sammenligning? Hvis ja, - ønskes bekræftet at tilbudsgivers kan anonymisere kunden for hvilken vi skal oplyse leveringsgrad på (eller minimums krav af leveringsgrad i flg. Kontrakten) Hvor mange kunders leveringsgrad ønskes oplyst?? Ønsker Sydjysk Kommuneindkøb den dokumenterede leveringsgrad opdelt på akutte og planlagte vagter? Hvad angår en eventuel aktindsigtsbegæring er det ordregivers opfattelse at den oplyste leveringsgrad vil kunne sidestilles med de oplyste priser, og derfor umiddelbart ikke være omfattet af pligten til at give aktindsigt. Imidlertid er det jo i yderste konsekvens ude af ordregivers hænder hvorvidt der skal gives aktindsigt, hvis spørgsmålet indbringes for Klagenævnet for Udbud eller Domstolene. Hvilken form for dokumentation på leveringsgraden ønskes tilsendt? Hvis Sydjysk Kommuneindkøb ønsker den tilbudte leveringsgrad, holdt op i mod den faktisk leverede, vil det opleves meget konkurrenceforvridende i forbindelse med evt. aktindsigt. Fx Varde Vejen kommune ønsker at vi som leverandør angiver vores bud på en leveringsgrad (3.12) vi kan levere, og samtidig bliver vi som leverandør evalueret på " sandsynliggørelse af at den tilsvarende leveringsgrad kan opnås og sikres i Varde / Vejen Kommuner" med udgangspunkt i de oplyste leveringsgrader i afsnit 2.3 leveringsgrad. I de fleste af vores kontrakter har udbyder sat en minimumsleveringsgrad, hvorfor vi ikke har skullet fastsætte leveringsgrader selv, men i stedet belyse hvordan vi vil efterleve kravet. Vi foreslår derfor: Sydjysk Kommuneindkøb ændre forsyningssikkerheden til et minimumskrav, som vi som leverandør kan begrunde indfriet, opnået og sikret i kommunerne? Side 5
Denne begrundelse kan således være baggrund for vægtning af Leveringsgrad = 30% 19 3.kravspecifikation. Det bedes bekræftet at der indgås aftale med 3 leverandører pr. delaftale. Der er lidt uklarhed vedr. kravspecifikation opgavens omfang og 1.4 Udbyders fremtidige rammeaftale. Det er en fejl at der i kravspecifikationens afsnit om opgavens omfang står at der vælges en leverandør pr. delaftale. Der skal stå, at der vælges tre leverandører pr. delaftale den såkaldte trappemodel. 20 3.3 Forsikring Ja. Danske Lov 3-19-2 bestemmer, at den der leder og fordeler arbejdet, dvs. er overordnet i forhold til vikaren, hæfter for den skade vikaren måtte forvolde i forbindelse med det anviste arbejde. Vil Sydjysk Kommuneindkøb bekræfte, at det er Vejen og Varde Kommuner der har forsikringspligten! 21 3.9 Afbestilling begge veje Se svar 9) Hvis en vikar afmeldes fra en planlagt vagt mindre end 4 timer før vagtstart, er de i flg. Overenskomsterne berettiget til at få løn for hele den aftalte vagt. Kan Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at betale for hele den aftale vagt, eller finde anvendelse for vikaren i tidsrummet svarende til den aftalte vagt? Hvis ikke, vil det som leverandør være nødvendigt at indregne et ukendt antal timer og dermed åbne mulighed for unødvendigt høje prisfastsættelsesrunden. 22 3.9 Afbestilling begge veje, sidste afsnit. Se punkt 3.9 i kravspecifikationen. Vi skal indkalkulere et ukendt beløb i vores priser vedr. bod på kr. 2.500,-pr vagt - hvorfor det er vigtigt at få HEL klarhed over særlige forhold. Side 6
Det ønskes uddybet hvad særlige forhold er. 23 3.12 Forsyningssikkerhed Kan det accepteres at leveringsgrader måles over en samlet periode på f.eks. 3 måneder? Leveringsgraden skal måles og dokumenteres for perioden Januar-marts 2013. 24 4.11. Prisregulering skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden. Se svar 13) Der skal forhandles ny overenskomster for 1. marts 2014 og fremadrettet, formentlig for en 2 årig periode. Det ønskes bekræftet at prisregulering kan foretages når de nye overenskomster er indgået og vi derved kender de overenskomstmæssige ændringer. 25 Bilag 1 tilbudsliste Se svar 9) og svar 15) For at prisfastsættelsen bliver gennemskuelig og for at Sydjysk Kommuneindkøb undgå unødige høje priser ønskes bekræftet, at beregning af tid foretages i forhold til de til enhver tid gældende overenskomster i forhold til de forskellige faggrupper. 26 Pkt. 2.2.5, Teknisk kapacitet, punkt to i kassen på side 8: Se svar 6) Der står, at vi skal beskrive kvaliteten af "den enkelte vikars dokumentationsindsats bl.a. i form af afrapportering og opfølgning." Hvad menes her? Kan I specificere eller komme med eksempel? 27 Pkt. 2.16, Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø. Ja det vil være tilstrækkeligt at underskrive under teksten i bilag 3. Der står, at vi skal tilkendegive efterlevelse af kravene oplistet i punktet ved at underskrive Side 7
bilag 3. Bilag tre indeholder kun listen med institutionernes navne - ikke noget underskriftsfelt eller andet, som kunne ligne det, som I beder os om at underskrive. Er det meningen, at vi bare underskriver et sted på arket, hvor der ikke står tekst? 28 Pkt. 3.3, Leverandørens forpligtelser overfor kommunen, femte punkt Det vil være OK. Vi har mange medarbejdere og alle opkald går normalt via vores omstilling. Vil det være OK, at jeres kontaktperson er tilgængelig via omstilling, eller er det et krav, at der skal forefindes direkte telefonnummer? Hvis vedkommende ikke er til stede, vil det være vanskeligt at lægge en besked, hvis det går uden om omstillingen. Desuden står der, at det skal være muligt at drøfte og afklare problemstillinger, men problemstillinger kan jo være alt fra kompetenceafklaring til fakturaspørgsmål. Jeres kontaktperson vil være sundhedsfagligt uddannet, men ikke kvalificeret til at drøfte økonomi, skat eller lignende. Det vil være vores økonomiafdeling, som er kompetent til at besvare disse spørgsmål. Er det OK? 29 Pkt. 3.4, Leverandørens forpligtelser overfor eget personale, niende punkt (uniformer og navneskilte) Er det både uniformer og navneskilt, der er vores ansvar? Vi kan jo have svært ved at indestå for uniformsudlevering. Alle vores vikarer har navneskilt med stillingsbetegnelse. Uniformer udleveres af kommunen mens navneskilt udleveres af vikarbureauet. Det er bureauets ansvar at der bæres navneskilt, og at stillingsbetegnelsen fremgår heraf. 30 Pkt. 3.4, Leverandørens forpligtelser overfor eget personale, tiende punkt (telefoni -og IT-systemer) Der står, at vi er ansvarlige for, at vikarerne kan disse systemer. Hvis vi skal være ansvarlige for det, kræver det, at vi får udførlige skriftlige vejledninger til disse systemer, som vi kan give videre til vikarerne. Får vi dette? Der kan ved kontraktindgåelse udleveres instruktioner og vejledninger i de omtalte systemer. Endvidere kan også tilbydes at vikarerne løbende (og for bureauets regning) kan deltage i kurser i systemerne. Side 8
31 Pkt. 3.4, Leverandørens forpligtelser overfor eget personale, trettende punkt (sprog) Der står, at vi i tilbudsmaterialet skal bekræfte, at vi samt vores personale (vikarer, formoder vi) kan tale, skrive og forstå dansk. Hvis tilbudsgiverne afgiver et tilbud uden forbehold vil det blive opfattet som om, at der gives bekræftelse i forhold til pkt. 3.4 om sprog. Så det behøver ikke direkte af fremgå af tilbuddet. Hvor i tilbudsmaterialet skal vi gøre dette? 32 Pkt. 3.10, Reaktionstid ved bestilling Ordregiver fastholder kravet. Der er angivet nogle frister for tilbagemelding. Disse frister tager ikke højde for tidspunktet for bestilling, som de bør gøre. Der vil med andre ord være stor forskel på den egentlige frist for en vagt til næste dag, om bestillingen kommer kl. 08.21 eller kl. 12.54, når fristen er kl. 13.00. Fristerne tager dermed ikke udgangspunkt i den relative reaktionstid, som de rimeligvis burde gøre. 33 Bilag 5, Kvalitetsbeskrivelse Er det et krav, at al beskrivelse skal være i kasserne? Vi har en del grafiske illustrationer, som ikke ville kunne i kasserne. Er det OK at lave egne bilag og henvise til dem i kassen ud for punktet, fx ud for punkt 1 at henvise til bilag 1? Det er OK at henvise til et særskilt dokument. Det afgørende er, at tilbudsgiver redegør for kvaliteten. Der skal svares præcist på de enkelte spørgsmål i bilag 5 og efter samme opbygning som der er i bilaget. 34 2.1 Udbudsform I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier. Det vil bero på en samlet vurdering af de indsendte oplysninger. Der er ikke stillet mindstekrav til nøgletallene i punkt 4 og det vil der ikke blive. Økonomisk og finansiel kapacitet: Side 9
4. I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges erklæring om virksomhedens resultat før skat (dkr.) og egenkapital for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår. Spørgsmål: Hvad anser Sydjysk Kommuneindkøb som værende passende for, at man kan løfte opgaven? Hvis virksomheden har eksisteret i mere som 3 år: Er der et minimumskrav til virksomhedens resultat før skat? Er der et minimumskrav til egenkapitalen? Vil en virksomhed blive erklæret uegnet hvis man feks. har en negativ egenkapital i en periode? 35 Teknisk kapacitet: 5. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges referenceliste over de 3 betydeligste, sammenlignelige leveringer, der er udført i løbet af de sidste 3 år. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. En reference defineres som en opgave løst for en kommune. Opgaven svarer til den opgave der her bydes ud. Der skal vedlægges maks. 3 referencer. Det vil bero på en samlet vurdering af de indsendte oplysninger. Spørgsmål: Vil en virksomhed blive erklæret uegnet, hvis ikke man i forvejen har rammeaftaler med 3 kommuner? 36 Opgave defineres det som omsætning inden for området, eller f.eks. levering af sundhedsfaglige vikarer som de i udbuddet omhandlende? Det defineres som sundhedsfaglige vikarydelser leveret til en anden kommune og i et omfang der svare nogenlunde til det de to kommuner efterspørger. 37 Hvis en virksomhed kan dokumentere en omsætning inden for området på et 2 cifret millionbeløb vil virksomheden så stadig blive erklæret uegnet, selvom de ikke ligger specifikt på 3 kommuner? Det vil bero på en samlet vurdering af de indsendte oplysninger. 38 Vedrørende Bilag 1 Tilbudspriser: Se svar 15) Side 10
Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte at der er tale om, at hvor halvdelen eller mere end halvdelen af vagten falder i en ulempevagt afregnes hele vagten derfor, samt at weekenden starter fra og med aftenvagten fredag aften og slutter mandag morgen. Således at de følger gældende overenskomster på området. 39 Kan Sydjysk Kommuneindkøb acceptere at vagtdefinitionen for delaftale 2 ændres fra 17.00-24.00 til at følgende gældende overenskomster på området. Se svar 15) Dette for at sikre gennemsigtighed i udbudsmaterialet. 40 Delaftale 1 SOSU-hjælpere (herunder plejehjemsassistenter, sygehjælpere). SOSU-assistenter (med autorisation) Nej. Nej. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb acceptere at der under sosu-hjælpere benyttes plejere, og sygeplejerskestuderende? Vil Sydjysk Kommuneindkøb acceptere at der under sosu-assistenter benyttes sygeplejerskestuderende efter 5. semester (Da de her er godkendt til, at udføre assistentopgaver) samt Plejehjemsassistenter, som er den gamle assistentuddannelse? 41 3. Kravspecifikation Kommunen accepterer ikke vikarer fra vikarbureauer, som samtidig er ansat ved den respektive kommune som sundhedsfagligt personale. Nej det kan ikke bekræftes. Udsendte vikarer kan søge job hos kommunerne præcis som alle andre. I forhold til løse vagter kan det bekræftes. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte, at det også gælder den anden vej rundt. Således at en vikar ikke bliver tilbudt ansættelses, eller løse vagter, når de i forvejen er vikar fra vikarbureauet? Side 11
42 3.4 Leverandørens forpligtelser overfor eget personale Leverandøren er ansvarlig for, at vikarerne har de rette faglige kvalifikationer i forhold til det konkrete arbejde, som vikarerne skal udføre og min. 1 års praktisk erfaring. Undtaget for dette krav er sygeplejersker og sygeplejestuderende. En uddannet sygeplejerske vurderes at besidde de faglige kompetencer der skal til som vikar. Spørgsmål: Hvilken årsag er det til, at en sygeplejerske ikke skal have 1 år praktisk erfaring, når det stilles som et krav for de andre faggrupper? 43 Spørgsmål: Kan Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at der sker en individuel vurdering af ansøgerne, om det skønnes nødvendigt med 1 års praktisk erfaring? Vi har nogle vikarer som ikke har det, og som er helt fantastiske, og til tider kan være et langt bedre match i forhold til kunden, end en med mange års erfaring. Nej. Ordregiver fastholder kravet. 44 Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at vikarerne får den nødvendige og tilstrækkelige instruktion, hvilket i særlig grad er påkrævet, når vikarerne skal udføre tjeneste i aften- og nattevagter, weekend og på søgnehelligdage. Se svar 8) Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte, at det er kommunen der har instruktionsbeføjelserne? 45 Medarbejderne skal kunne anvende og betjene kommunes telefon og IT-systemer, pt Avaleo og omsorgssystemet KMD Care. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb bekræfte, at der finder introduktion sted af disse systemer, når vikaren møder på vagt? Der kan ved kontraktindgåelse udleveres instruktioner og vejledninger i de omtalte systemer. Endvidere kan også tilbydes at vikarerne løbende (og for bureauets regning) kan deltage i kurser i systemerne. 46 3.8 Bestilling, telefontræffetid m.m. Ordrebekræftelse skal samme dag sendes pr. e- mail til bestillingsstedet. Ja det understøtter ordregivers krav om at være opdateret på dækningsstatus hele tiden. Spørgsmål: Kan Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at der stilles et online bestillingssystem til rådighed, således at bestillerne altid har adgang til opdateret oversigter over hvad der er bestilt, annulleret, Side 12
dækket i stedet for? 47 3.9 Afbestilling begge veje Ved afbestilling fra kommunens side meddelt leverandøren senere end 4 timer før den bestilte vagts påbegyndelse, - er kommunen forpligtet til at betale minimumsvagten på 4 timer. Kravet fastholdes. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at afbestillingsfristen forlænges, således at bureauerne også har mulighed for, at informere vikaren inden 4 timer til vagtstart? 48 Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at dagvagter skal afbestilles inden kl. 18.00 dagen i forvejen? Kravet fastholdes. 49 Ved afbestilling fra kommunens side meddelt efter afbestillingsfristens udløb, hvor leverandøren ikke kan anvende den pågældende vikar andet steds, forbeholder kommunen sig ret til at anvende vikaren til tilsvarende arbejde på en af kommunens lokationer. Udgifter til medgået tid og transport betales af ordregiver. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte, at de således faktureres for de eventuelle merudgifter der kan opstå i forbindelse hermed? Feks. transportgodtgørelse. 50 Ved afbestilling fra leverandørens side skal dette ske senest 4 timer før bestilt vagt påbegyndes. Ved overskridelse af denne frist skal leverandøren sørge for erstatning for vikaren. Sker det mod forventning ikke skal der afregnes pr. forseelse en bod på kr. 2.500 ved udgangen af samme måned. Undtaget fra dette er Force Majeure, trafikuheld eller særlige forhold. Denne vurdering foretages af kommunen. Kravet fastholdes. Spørgsmål: Er det rimeligt, at Sydjysk Kommuneindkøb opkræver bod på 2.500 for en f.eks. 4 timers vagt, hvor vikaren melder sig syg om morgenen kl. 06.00 og skulle være mødt kl. 07.30, men hvor bureauet ikke kan skaffe en anden? Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst genoverveje dette krav, også set i forhold til, at man laver rammeaftale med 3 leverandører, og satsen er urealistisk høj taget i betragtning til vagten. Side 13
51 3.10 Reaktionstid ved bestilling Den udbudte reaktionstid fastholdes. Se svar 32). Nattevagt til samme dag: Samme dag, senest kl. 12.00 Spørgsmål: Kan dette ændres til kl. 16.00 således, at vi ikke skal bryde vikarernes døgnrytme. Det ville svare til, at vi skulle ringe efter dagvagter kl. 03.00. Hvilket vi ikke vil få et positivt samarbejde ud af med vikarerne. 52 Leverandøren er kun berettiget til at fakturere for den faggruppe, som er bestilt også selvom leverandøren tilbyder en vikar med højere kvalifikationer. Der er frit valg mellem at dække vagten eller sætte en anden kategori ind, der afregnes som den bestilte kategori. Leveringssikkerheden skal overholdes og opgaverne skal kunne løses. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte, at det derved også står leverandøren frit for, om man vil dække vagten, eller ønsker Sydjysk Kommuneindkøb at afstå fra kravet? 53 Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontrakt-grundlaget består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå C. Eventuelle spørgsmål og svar D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst bekræfte, at den prioriterede rækkefølge må være: Nærværende Spørgsmål og svar indarbejdes i den kontrakt der indgås med de vindende tilbudsgivere. Derfor er Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver første prioritet på listen. Den korrekte rækkefølge er: A. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver B. Eventuelle spørgsmål og svar C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. A. Eventuelle spørgsmål og svar (Som kan ændre udbudsmaterialet) B. Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver C. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af dd.mm.åååå D. Eventuelt uddybende materiale, som er nærmere aftalt mellem parterne herunder Side 14
eventuelle forståelsesmæssige præciseringer anført i referat fra afholdt afklarende møde E. Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå. 54 4.5 Bestilling af ydelser Ja. Se svar 46) Bestillinger skal kunne afgives via telefon, fax og e-mail. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb acceptere, at der stilles et online bookingsystem til rådighed i stedet for fax og mail? Mailkorrespondance kan ofte gå galt, da den sendes specifik til en medarbejder, som måske ikke er på arbejde den pågældende dag, og hvis man laver en fællesmail, er risikoen, at der er flere der ekspedere den samme mail. 55 4.10 Priser Afsnittet udgår. Ved genåbning af konkurrencen i forbindelse med tildeling af konkrete ordre, er priserne i kontrakthavers tilbud maksimumpriser. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst præcisere hvornår der kan være tale om, at man genåbner konkurrencen? Og hvordan skal leverandøren sikre sig, i forhold til, at de angivne priser kun må være et maksimum, når ikke man på forhånd ved, hvad denne konkurrence omhandle? Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst genoverveje dette krav? 56 Hvis kontrakthaver jf. pkt. 4.12 Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. De nævnte afsnit udgår. Side 15
Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt. 4.11 Prisregulering. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb overveje, at lade dette udgå sammen med 4.12, som ikke har relevans for vores branche? 57 4.26 Misligholdelsesbeføjelser I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. De nævnte afsnit udgår. Spørgsmål: Vil Sydjysk Kommuneindkøb venligst præcisere hvornår dette kunne gøre sig gældende, således at det kan kapitaliseres? Vil Sydjysk Kommuneindkøb fastholde kravet selvom der vælges en 1., 2., og 3. leverandør? Og hvilken mening giver det, at hvis første leverandør ikke kan dække, men anden leverandøren gør det, til den indgået rammeaftale med de aftale priser, at der skal opkræves erstatning osv.? 58 I udbeder jer resultat før skat og egenkapital for de sidste 3 år. Spørgsmål: Er det nok med kopi af regnskab eller skal det være direkte fra revisoren? Se svar 3) 59 2.2 Udvælgelseskriterier Personlige forhold: 2. Tilbudsgivers virksomhedsprofil... Spørgsmål: Hvad forstås ved "produktudvikling"? Se svar 4) 60 3. Tilbudsgiver er forpligtet til at tegne... Spørgsmål: I forhold til den forsikring vi skal have, udregnes præmien efter antal timer. Kan vi få en opgørelse over, hvor mange timer der blev brugt vikarer sidste år i alt? Se svar 1) Kan vi også få en oversigt over, hvordan disse timer falder fordelt på faggrupper og Side 16
hverdag/aften/weekend/helligdage? 61 2.3 Tildelingskriterium Kvalitet Afsnit nr. 3: Hvordan sikres tilbudsgivers opfølgning... Spørgsmål: Hvor ofte forventer kommunerne, at der sker opfølgning og i forhold til hvad specifikt? Tilbudsgiver skal beskrive det i Bilag 5) 62 Afsnit 8: Beskrivelse af tilbudsgivers egenkontrolprocedure. Spørgsmål: Kan dette uddybes nærmere? At tilbudsgiver konstant sikrer sig at de udsendte vikarer lever op til de krav og kompetencer der er efterspurgt og aftalt. 63 3. Kravsspecifikation Kravet fastholdes. Opgavens omfang Kommunen accepterer ikke vikarer... Spørgsmål: Hvis vikarerne skal hentes udenfor kommunen, vil det betyde en del kørsel, og da dette er vikarbureauerne, der skal dække dette, vil det også have betydning for prisen. Vil Vejen og Varde Kommune overveje, om der kan bruges vikarer i samme kommune, men ikke på samme sted, som de er ansat? 64 3.4 Leverandørens forpligtelser overfor eget personale Afsnit 4 Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at vikarerne får den nødvendige og tilstrækkelige instruktion... Spørgsmål: Hvilken instruktion tænkes der på her? Se spørgsmål og svar 45) 65 Afsnit 10 Se spørgsmål og svar 45) Medarbejderne skal kunne anvende... Spørgsmål: Da der ikke må bruges vikarer fra kommunen, kan der være brug for oplæring i systemet. Vil der være mulighed for oplæring af vikarer i samarbejde med kommunen? Hvis nej, hvor kan vikarbureauet så få oplært vikarerne heri? Har kommunen en ca. pris herpå? Side 17
66 Bilag 1 Tilbudsliste Se svar 15) Vi kan se, at definitionen for dag-, aften- og nattevagt ikke er de samme som i de overenskomster, som størstedelen af vikarbureuaerne i Danmark følger. Spørgsmål: Tillæg for aftenvagt er i kommunen fra 17-24. Hvis aftenvagten bliver bestilt til 15-23, kan vi så ikke fakturere aftentillæg for hele vagten, men kun fra 17-23? Hvordan falder weekend og helligdage? Vil kommunerne overveje at bruge definitionerne i de private overenskomster fra DSR og FOA? Tilbudsgivningen vil blive langt mere gennemskuelig for alle parter, hvis de nævnte overenskomster følges. 67 Kan vi få en oversigt over, hvordan sidste års bestilte timer faldt fordelt på faggrupper og hverdag/aften/weekend/helligdage? Se svar 1) Venlig hilsen Martin Larsen Indkøbskonsulent Vejen Kommune Intern Service - Indkøb Rådhuspassagen 3 6600 Vejen Direkte tlf. 79 96 61 32 / Mobil 51 42 16 93 E-mail: mala@vejenkom.dk / Web: www.vejenkom.dk Side 18