Boligorganisatorisk Fællessekretariat strategi og arbejdsgrundlag udmøntes af en række indsatser, som er gensidig afhængig og indbyrdes forbundne til understøttelse af det overordnede formål, som er at styrke det boligsociale arbejde og relationerne til vores samarbejdspartnere. Der er lavet en projektbeskrivelse for hver enkelt indsats. Projektbeskrivelserne tager afsæt i principperne for forandringsteorien og sigter mod at skabe målbare forandringer både i de enkelte projekter og samlet i overensstemmelse med det overordnede formål. Arbejdsgrundlaget kan illustreres på denne måde: MISSION Vi styrker det boligsociale arbejde i Odense og styrker relationerne til vores samarbejdspartnere. Vores målsætningsprogram og den heri løbende afstemning med vores interessenter, herunder Boligsamarbejdet, medarbejderne i organisationerne, beboerne, Odense Kommune er med til at sikre et pejlemærke for BFS virke og målopfyldelse. Analyser og indsatser Interesseva retagelse og projektstøt te Kommunikation og organisationsudvikling Boligsamarbejdet Odense Følgegruppe Fundraising Boligorganisatorisk Fællessekretariat 1
Arbejdsgrundlag Overordnede målsætninger Delmål og leverancer Status på leverancer 2012-2013 Analyse Vi vil gennem analyser følge udviklingen i områderne og danne baggrund for at problemer i boligområderne bedre forstås og forudses. Vi vil med analyseindsatsen gøre det muligt på en kvalificeret baggrund at udpege centrale parametre for interventioner eller indsatser. Udvikling af monitoreringssystem i samarbejde med Odense Kommune Løbende opsamling og anvendelse af kvantitative og kvalitative data Analyser: faste og løbende forelægges Boligsamarbejdet og pr. efterspørgsel Udvikling af samarbejdet omkring analyser og monitorering Kortlægning af viden Monitoreringssystem er udviklet og i drift. Monitoreringssystemet er udvidet til at omfatte alle almene afdelinger for Boligsamarbejdet Der er udarbejdet årshjul. Monitoreringssystemet er præsenteret for Boligsamarbejdet med Bolbrocase. Der er lavet områdeprofiler for Skt. Klemensparken og Bolbro. Lokalt er der initieret samarbejder på tværs af forvaltninger internt i Odense Kommune, bl.a. omkring udveksling af data. Vollsmose Statistikbank opdateres og udbygges to gange om året foreløbige versioner: - November 2012 - Februar 2013 Vidensbank (2012: ca. 400 filer, 2013: godt 700 filer) under stadig udvikling. - Litteraturlisten er tilgængelig på bf-odense.dk og sendes ud i det boligsociale netværk. - Vidensbankens filer deles derudover med Vollsmose 2020-sekretariatet gennem løbende opdatering af fælles mappe. Delmål for 2013-2014 Monitoreringssystemet udvikles løbende: Nye indikatorer tilføjes og kvaliteten af de eksistereende data forbedres. Kendskabet til monitoreringssystemet udbredes, så det anvendes bredt i det kommunale system og indenfor det almene via BF. Monitoreringssystemet danner basis for specifikke analyser. Vollsmose statistik- og vidensbank opdateres og formidles og sparer tid hos BF. Vidensbanken udvides og udvikles til stadighed. Leverancer Aktive børn og ungesager tilføjet, skolefravær er på vej. Årlige kommenterede statusrapporter på udvalgte områder. Den første er færdig i oktober 2013. Løbende nye formater og fokuspunkter. Områdeprofiler til nuværende og kommende helhedsplaner samt pr. efterspørgsel. Analyser på baggrund af monitoreringssystemet skrives ind i ydelseskataloget og leveres per efterspørgsel. Temaundersøgelser: November 2013: Klyngeanalyse af udfordringerne i almene boligafdelinger. Vollsmose Statistikbank opdateres og udbygges to gange om året Foreløbige versioner: - November 2012 - Februar 2013 Næste: Primo 2014 - Statistikbank Vollsmose formidles til Vollsmose2020. - Vidensbank Vollsmose forankres som redskab i Vollsmose 2020. Vidensbanken skal formidles til alle boligsociale medarbejdere i BS på en måde så den bliver brugbar. 2
Udvikling af arbejdet med evaluering og effektmåling. Der er vidensdeling og inspirationsudveksling på tværs af byer fx igennem besøg, deltagelse i 7-by netværket og opstart af monitoreringsnetværk (LinkedIn). Der er taget initiativ til opstart af nyt evalueringsnetværk. Oplæg om brugen af monitorering i evaluering og effektmåling for Ankestyrelsens netværk for effektmåling og effektstyring på integrationsområdet marts 2013. Der bruges mange midler og meget tid på effektmåling og evaluering. For at sikre at vi også får anvendelig viden om de lokale indsatser, arbejdes der målrettet med et bedre og mere systematisk arbejde med evaluering og effektmåling på helhedsplanerne under Boligsamarbejdet. Halvårlig benchmarking af helhedsplanerne. Behovet for et nyt netværk for bedre evalueringer afdækkes. Nyt netværk for analysekonsulenter i fællessekretariater. Deltagelse i Landsbyggefondens fokusgruppe om nye målopfyldelsesskemaer. Deltagelse i 7-bynetværket for analyse og monitorering. Vært for temadag om effektmåling og evaluering december 2013. Indsatser Vi vil kvalificere de boligsociale indsatser og initiativer, både i forhold til konkrete nuværende udfordringer og fremadrettede, forebyggende indsatser. Vi vil styrke samarbejdet omkring kvalificering af problemforståelse og indsatser med udgangspunkt i en forankring af den eksisterende viden i Fællessekretariatet i form af en værktøjskasse bestående af en vidensbank og en håndbog for boligsociale medarbejdere. Forebyggelse af udsættelser Kvalitetsgennemgang af procedurer for fogedudsættelser er igangsat i en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra boligorganisationerne, Odense Kommune, Vollsmose 2020 og BF. Der arbejdes med at forebygge udsættelser i et samarbejde mellem boligorganisationerne, kommunen og fogedretten. Fogedsager registreres måned for måned. Der arbejdes på at forbedre mulighederne for råd og vejledning til beboere der er i fare for udsættelse. Oplæg om brugen af monitorering i evaluering og effektmåling for Strategigruppen for Boligområder og Tryg By i Odense Kommune oktober 2013. Netværk til forebyggelse af fogedudsættelser er etableret på tværs af boligorganisationer og kommune. Arbejdsgrupper under netværket arbejder med specifikke forebyggende indsatser, herunder: - Forbedring af boligorganisationernes og kommunens skriftlige kommunikation til lejere i restance. - Folder om mulighederne for gratis økonomisk rådgivning i Odense. - Tjekliste til nyindflyttede lejere med bl.a. boligstøtte og betalingsservice. Registreringen af fogedsager er systematiseret og automatiseret, så alle boligorganisationer 1. leverer valide data, 2. er tilfredse med registreringsmetodikken. 3
Hærværksforebyggelse Tryghedsvandringer -et pilotprojekt Tryghedsbarometer 2012 og 2013 Strategisk brug af udlejningsaftaler Halvårlige møder i hærværksregistreringsnetværket afholdt. Indholdet er ud over status på hærværksregistreringen også input og erfaringsudveksling indenfor bl.a. hærværksforebyggelse I samarbejde med Odense Kommune arbejdes der på et koncept for tryghedsvandringer i de almene boligområder og omkringliggende bydele. Deltagelse i arbejdsgrupper som sikrer opfølgning på tryghedsbarometer 2012 og planlægger 2013 og derigennem sikrer at undersøgelsen skaber mere viden om de almene boligområder. Hærværksnetværket evalueres og muligheden for at lægge det ind under inspektør-netværket undersøges. Tryghedsvandringer søges lagt ind som en af anbefalingerne i forlængelse af Tryghedsbarometer 2012 og 2013. Registreringen af fogedsager skaber ny viden som halvårligt formidles tilbage til boligorganisationerne og til arbejdsgruppe og netværk, hvor det bruges med henblik på forebyggelse. Ligesom det hver måned sendes til Odense Kommune. Samarbejde med økonomisk rådgiver er etableret og der ydes rådgivning. Forebyggelsesindsatsen i Vollsmose kvalificeres og understøttes, så boligorganisationerne får mest muligt ud af den. Aftale om procedurerne i samarbejdet. Evaluering for at afdække udbytte og behov. Årlig organisationsspecifik tilbagemelding på hærværksregistreringen. Tryghedsvandringskoncept udviklet i samarbejde mellem kommune, boligorganisationer med flere. Fortsat deltagelse Bagvedliggende data fra rapport 13 undersøges og anbefalinger videreformidles. Brugen af udlejningsaftaler undersøges. Behovet for en strategi for brugen af udlejningsaftaler udarbejdet i samarbejdet mellem boligorganisationer og kommune undersøges. Styringsdialog Deltagelse og kvalificering af styringsdialogen. Opfølgning på styringsdialogerne i Boligsamarbejdet. Fundraising Vi vil søge midler til forebyggelse at sociale Konkrete ansøgninger udarbejdes Ansøgning til SATS -pulje Fundraisingskema distribueres og Flere ansøgninger til divergerende 4
problemstillinger i vores almene boligområder Ansættelse af praktikant, som kan videreudvikle arbejdet udarbejdet Forberedelse af ansøgning til det gode boligliv udskudt grundet omstrukturering. Praktikant ansat Fundraising skema samt vejledning udarbejdet formidles til boligorganisationer og boligsociale medarbejdere i løbet af juni 2013. KL og BL har forespurgt om mulighed for at anvende skemaet med positivt svar fra Fællessekretariatet puljer udfærdiget af de boligsociale medarbejdere med støtte fra BF. Støtte til udfærdigelse af ansøgninger. Kommunikation Vi vil imagebrande den almene sektor og udsatte boligområder i Odense til gavn for boligorganisationer og beboere i udsatte og særligt udsatte boligområder. Kommunikationsstrategi som danner grundlaget for imagebranding af den almene sektor samt beskriver procedurer til systematisk håndtering af pressen. Markedsføringsplatform kan være med til at tiltrække attraktive kunder og sammen med andre tiltag, være en faktor i arbejdet med at ændre beboersammensætningen i de udsatte områder. Kommunikationsstrategi er under udfærdigelse. Den beskriver procedurer for intern og ekstern kommunikation, herunder en særskilt mediestrategi. Præsenteres for boligsamarbejdet ultimo 12.?? DEL proces igangsat (Du Er Lejerne) i et samarbejde mellem BF og eksterne konsulenter fra KL/7. Kommunikationsstrategien erstattes af et ydelseskatalog som bl.a. indeholder en beskrivelse af BFs kommunikationsydelser suppleret med værktøjer til god kommunikation jf. følgende handleplan: Der planlægges en proces som har til mål, at definer hvad BF vil med kommunikationsdelen af opgaveporteføljen. Processen bliver som følger: Drøftelse og prioritering: Rammesætning af kommunikationsopgaver - hvad gør vi lige nu, hvad vil andre gerne have os til at gøre og hvad vil vi prioritere? Afklaring af ressourcer og kompetencer. Hvordan løfter vi opgaverne på de prioriterede områder? Plan jf. ovenstående afklaringer indskrives i BFs målsætningsprogram for det næste år. Effektuering af planlagte tiltag Ydelseskatalog med tilbud til medlemsorganisationernes medarbejdere samt tilhørende værktøjer jf. processen beskrevet under mål for 2013-2014. Vi vil synliggøre BF s indsatsområder og ad den vej skabe fokus på det boligsociale arbejde og boligorganisationerne. Markedsføringsplatform kan være med til at tiltrække attraktive kunder og sammen med andre tiltag, være en faktor i arbejdet med at ændre beboersammensætningen i de DEL proces pågår fortsat (Du Er Lejerne) i et samarbejde mellem BF og eksterne konsulenter fra KL/7. I DEL-Regi afholdes en lang række kurser i kommunikation, service og konflikthåndtering. 5
udsatte områder. Et hovedfokus i DEL-Projektet er ligeledes hvordan vi via egen adfærd påvirker andres adfærd, og bruger nudging i vores boligområder, til at opnå en positiv udvikling i vores boligområder -> medieomtale Kommunikationskanaler til eksponering af gode historier er etableret. Procedurer som beskriver: Hvad er en god historie? Hvordan finder jeg den? Og hvor afleverer jeg den, så den kommer videre i systemet til det rette medie på det rette tidspunkt? Procedurer for eksponering og italesættelse af boligsociale problemstillinger. Hjemmeside www.bf-odense.dk er i funktion. (inkl. Facebookside) Nyhedsbreve udkommer hver anden måned. Sekretariatet udsender jævnligt pressemeddelelser i samarbejde med helhedsplansmedarbejder og boligorganisationer. Årshjul for temaanalyser, årsrapporter o.a. er planlagt Indskrives i kommunikationsstrategien. Konkrete tiltag udarbejdes løbende og kan udmønte sig i såvel kurser i pressehåndtering som løbende rådgivning. Vi arbejder på at skabe en fælles platform for italesættelse af boligsociale problemstillinger. Kommunikationskanaler til eksponering af gode historier er etableret og udvikles fortsat. Hjemmeside www.bf-odense.dk er i funktion og udvikles løbende. BF er på Facebook. Nyhedsbreve udkommer ca. hver anden måned. Der indtænkes nye fast punkter som kan øge vidensdeling eksempelvis sætter vi fokus på relevante rapporter i vidensbanken. Sekretariatet udsender jævnligt pressemeddelelser i samarbejde med helhedsplansmedarbejder og boligorganisationer. Der afholdes den 26/11 møde i det boligsociale netværk, hvor fokus er kommunikationsplaner. De boligsociale medarbejdere klædes på til at skrive deres egen målgrupperettede kommunikationsplan. Organisationsudvikling Vi vil øge boligorganisationernes fokus på vigtigheden og nødvendigheden af det boligsociale arbejde. Gennem intern mobilisering i Boligorganisationernes administration. DEL proces igangsat (Du Er Lejerne) i et samarbejde mellem BF og eksterne konsulenter fra KL/7. Gennem intern mobilisering i Boligorganisationernes administration. DEL proces pågår fortsat (Du Er Lejerne) i et samarbejde mellem BF og eksterne konsulenter fra KL/7. DEL ambassadører er udpeget blandt medarbejderne i medlemsorganisationerne. 6
Gennem etableringen af netværk. Netværk under byaftalen. Temadag planlagt og afholdt. Gennem etableringen af netværk og vedligeholdelse af eksisterende netværk. Netværkene under byaftalen retænkes i en ny form og integreres i højere grad med SSPs netværksbaserede arbejde. BF bidrager til retænkningen og fastholdelsen af boligorganisationernes medarbejderes engagement i netværkene. Netværk for inspektører igangsat. Via netværket italesættes koblingen mellem den fysiske drift og den sociale udvikling i boligområder. Det gøres ved at temasætte forskellige emner såsom arbejdsmiljø, arkitektur og uderums betydning for det sociale liv, varmemestrenes rolle osv. Vi vil skabe et fælles fagligt forum for de boligsociale medarbejdere i Odense. Det sker for at skabe en platform for øget videns- og erfaringsdeling. Fagligt forum til boligsociale medarbejdere Fagligt forum skudt i gang med kick-off workshop. Første møder afholdt. Deltagerne er selv med til at arrangere møderne. Fællessekretariatet koordinerer indsatsen. Fagligt forum til boligsociale medarbejdere. Der afholdes 4 møder årligt. Herudover planlægges en proces som skal bringe deltagerne tættere på en fælles forståelse af Hvordan skaber boligsocialt arbejde værdi. BF koordinerer indsatsen. Arbejdet munder ud i konkrete beskrivelser af hvad boligsocialt arbejde er, og indfases i en planlagt håndbog for boligsociale medarbejder i Odense. En Håndbog som er med til at sætte rammerne for det boligsociale arbejde i byen og som kan anvendes til italesættelse af det boligsociale felt overfor samarbejdspartnere, boligorganisationer og nye medarbejdere i de boligsociale helhedsplaner. Håndbog tænkes sammen med materiale udfærdiget på boligsociale årskonference 2013. Der er forsøgt etableret undernetværk for B&U medarbejdere på opfordring fra de boligsociale medarbejdere. Temadage, kurser, møder og oplæg Fællessekretariatet arrangerer Temadage, kurser, møder og oplæg Fællessekretariatet arrangerer 7
møder, oplæg og kurser for medarbejderne bl.a. i samarbejde med BL og CFBU. Konkret er der lavet arrangement om kommunikation med Boligsocialnet Fællessekretariatet videreformidler viden om relevant arrangementer. møder, oplæg og kurser for medarbejderne bl.a. i samarbejde med BL. Konkret er der lavet arrangement om kommunikation med Boligsocialnet Fællessekretariatet videreformidler viden om relevant arrangementer. Faglige arrangementer Der arrangeres en årlig studietur i maj måned. Konkret er der lavet en studietur til London Deltagerne på studieturene evaluerer og der udfærdiges en skriftlig rapport efter hver studietur Faglige arrangementer Der arrangeres et årligt fagligt arrangement Maj 2013: London Maj 2014: Behov afdækkes inden Deltagerne på studieturene evaluerer efter hver tur og der udfærdiges en skriftlig rapport efter hver studietur. Rapporten fra London foreligger er distribueret bredt til samarbejdspartnere, BL, CFBU og andre interesserede. Interessevaretagelse BF skal med denne indsats dagsordensætte det boligsociale arbejde på møder i Boligsamarbejdet med henblik på udvikle og forbedre den boligsociale indsats på tværs af organisationerne. Sekretariatsbetjening for Boligsamarbejdet herunder dagsordensættelse af boligsocialt arbejde. Afholdelse af årligt ca. 10 møder. Dagsordensættelse af relevante tematikker. - Frivillighed - Bæredygtighed - SSP - DEL-projektet - Monitorering - Byg til vækst Sekretariatsbetjening fortsat. Tematikker fortsættes Tættere på temaet koblingen mellem det fysiske og det boligsociale i form af oplæg om dels det fysiske og dels det boligsociale med afsæt i Bolbro Der planlægges selvstændigt forløb for det næste halve år omkring det fysiske og det boligsociale. Studietur planlagt med temaet koblingen mellem det fysiske og det boligsociale Hertil kommer, at BF skal søge at få varetaget boligorganisationernes interesse, understøtte og bidrage til en udvikling af en strategi/politik for boligområderne i Odense Kommune. Varetage og sikre boligorganisationernes interesser gennem deltagelse i Strategigruppe for boligområder og Tryg By og andre fora. Deltagelse i Strategi-gruppen Udarbejdet forslag i samarbejde med bystrategisk stab omkring en samarbejdsstrategi. Deltagelse i SSP ledergruppe. Realisering af en almen strategi Deltagelse. Tættere på det Deltagelse i arbejdsgruppe og facilitering Ny almen strategi? 8
Kobling til byaftalens netværk (nedenfor) Deltagelse i styringsdialogen. Lavet opfølgning. konkrete samarbejde ml SSP og boligorganisationerne Deltagelse. Hvordan skal vi arbejde med styringsdialogen i en ny almen strategi. Ny almen strategi? Deltagelse på kontaktudvalgsmøder. Lavet opfølgende arbejde herunder forebyggelse af fogedudsættelser. Tværgående arbejdsgruppe, som arbejder med udveksling af oplysninger mellem boligorganisationer i forebyggende øjemed med i regeringens pakke. Behandles til efteråret. Bolbrocase: deltager i tværgående projektgruppe, som har til formål at udarbejde prospekt til brug for afklarende møde med LBF ift. renoveringsmidler. Deltagelse. Hvordan bruger vi kontaktudvalget mere smart. Vedtagelse og implementering af lovforslag Målet er en masterplan. Ny almen strategi? 1. behandling vedtaget 14/11-13. efterfølgende implementering i organisationerne. Deltagelse i arbejdsgruppe ny almen strategi og kobling til møder i Boligsamarbejdet. Deltagelse i arbejdsgruppe og implementering Byg til vækst : Deltager i tværgående projektgruppe omkring muligt pilotprojekt om jobskabelse i boligområder Målet er et pilotprojekt. Der er lavet en hensigtserklæring med Odense Kommunes Byg til Vækst sekretariat og Fyns almennyttige Boligselskab omkring jobskabelse og rekruttering af unge i forbindelse med et større renoveringsprojekt i Korsløkken Endvidere skal BF indgå i arbejdet under Byaftalens tema boligsociale indsatser for at understøtte leveringen af konkrete tiltag. Deltager i projektgruppen Boligsociale indsatser, som hører under Byaftalen. Indgår i arbejdsgruppe, som arbejder med lommepengeprojekter og Bokompetencer, som et tilbud til afdelingsbestyrelser. Målet er at få gennemført nævnte projekter Deltagelse i arbejdsgruppe. Pilotprojekt omkring fritidsjob er på vej i 3 afdelinger Byaftalens netværk med kommunale repræsentanter, varmemestre og politi. Målet er at fastholde og styrke netværkene Koordineringsopgave 9
Projektstøtte Der er i Landsbyggefondens nye digitale ansøgningssystem et øget fokus på at styrke styringselementet i boligsociale helhedsplaner. Det medfører, at boligorganisationerne herunder boligsociale medarbejdere ligeledes i højere grad har brug for at fokusere på mål- og rammestyringen bl.a. i forhold til at få indbygget faglighed, kvalitet og evidens i helhedsplanerne. Fællessekretariatet indgår som understøttende funktion i det arbejde Derudover er der i eksisterende helhedsplaner brug for ad hoc baseret støtte til forskellige aktiviteter i nuværende projekter fx i form af processtøtte, kommunikation, analyser og fundraising, som BF leverer. Indgår i styregrupper for og er medforfatter på nye boligsociale helhedsplaner. Koordinerer med LBF og andre aktører både internt i boligorganisationerne og eksternt med fx kommunen. Risingplanen er godkendt af LBF. Planen er i gang. Skt. Klemensparken: Indgår i styregruppe Tovholder og forfatter på prækvalifikation. Behandles pt af LBF. Klingstrup: Opstart i styregruppe Deltagelse i målfastsættelse mv. Vollsmose: Koordineringsmøder med Michael Gravesen Målet er løbende sparring ift. afrapportering til LBF og Byråd Målet er at få lavet en helhedsplan for området Målet er i første omgang en afklaring af, hvad der skal ske fremadrettet Koordinering og sparring med projektleder Tovholder og forfatter. Planen behandles på LBFs indstillingsmøde medio december 2013. Deltager i styregruppen. Tovholder og forfatter på ny prækvalifikation. Erfaringer fra Vollsmose inddrages og samarbejdet styrkes. Samarbejdet formaliseres Afklarende og afstemmende møder og udarbejdelse af samarbejdsaftale Korsløkken: Opstart på proces for ny prækvalifikation. Målet er en prækvalifikation for området Deltagelse i arbejdsgruppe og styregruppe Forfatter og tovholder på ny prækvalifikation. Ydelseskatalog over BFs ydelser til projekter og processer Afventer drøftelser i Boligsamarbejdet Internt i BF (nyt mål) Teamudvikling. For at understøtte udviklingen af teamet og teamets fællesskabsfølelse gennemføres i forbindelse med BFs månedsmøder JM laver et forslag til forløb, som BF starter op på efter ferien. Teamudviklingsforløb er gennemført 10
tiltag. Vi skal blive bedre til at forstå hvad vi laver så vi ikke fanges af vores eget selvbillede. Vi skal blive bedre til at forstå hinandens kompetencer, roller og rutiner. Også for at blive bedre til at håndtere mulige konflikter og vanskeligheder i teamet. 11