Velkommen til visuel demo på SOSWEB SOSWEB er en web- baseret totalløsning til styring af alle de aktiviteter, som nutidens virksomheder skal håndtere indenfor miljø- og sikkerhed. Både når det gælder krav fra myndigheder samt krav og forventninger fra kunder og øvrige interessenter. Med SOSWEB er der system i dokumentationen samt sporbarhed for gennemførte aktiviteter samt overblik på de fremadrettede opgaver det giver tryghed i dagligdagen, så der er ro og overskud til at koncentrere sig om de daglige arbejdsopgaver for at udvikle og styrke virksomhedens kerneområder. SOSWEB kan, via modul - opbygningen, tilpasses den enkelte virksomheds individuelle behov uanset størrelse og sammensætning. Med SOSWEB kan miljø- og sikkerhedsarbejdet styres fra centralt hold eller fra enkelte afdelinger /filialer og med kompetente og autoriserede rådgivere on-line som backup Log in I det daglige skal der blot logges ind via denne boks. Brugerne kan komme på SOSWEB, uanset hvor de befinder sig, bare de har adgang til en PC med internet forbindelse Sikkerhed! SOSWEB er udviklet på den nyeste platform af Microsoft s produkter indenfor database og Internet. Systemet drives på en selvstændig server fra et af Danmarks største Internet knudepunkter. Der foretages Backup løbende hver dag to uafhængige steder. En gang ugentligt brændes en sikkerhedskopi af systemet inkl. alle data. Al kommunikation krypteres for optimal sikkerhed. I det daglige skal der blot logges ind via denne boks. Brugerne kan komme på SOSWEB, uanset hvor de befinder sig, bare de har adgang til en PC med internet forbindelse side 1 af 11
Her ses virksomhedens forside Redigeringsmiljøet i SOSWEB er opbygget logisk og enkelt uden unødig grafik eller billeder virksomheden kan oploade sit eget logo, hvis dette ønskes for at skabe genkendelighed når brugerne logger sig ind. Der er ofte flere medarbejdere i organisationen, der har ansvar for miljø- og sikkerhedsopgaverne og det kan også være nyttigt at inddrage eksterne samarbejdspartnere. Fra Avidenz kan vi tilknytte konsulenter på virksomheden og overtage en del af det administrative sikkerhedsarbejde og aflaste virksomhedens egne medarbejdere og herved frigøre interne ressourcer til andet arbejde I SOSWEB er brugerredigeringen udviklet til styrerettighederne individuelt for den enkelte bruger så den ønskede fleksibilitet opnås. Der kan tildeles helt specifikke læse- eller redigeringsrettigheder, afhængig af hvad brugeren skal kunne foretage sig i systemet. Brugeren vil kun få vist de moduler og elementer af systemet, som vedkommende har på sin brugerprofil. Brugeren får kun information, der er relevant. Der kan tildeles tidsbegrænsede rettighed til at redigere eller læse i elementer i modulerne. Der kan oprettes interne og eksterne brugere brugere kan nemt deaktiveres fra systemet ved et enkelt klik side 2 af 11
Disse muligheder er der i SOSWEB Alle de viste moduler findes i systemet og kan vælges efter behov. Det giver en stor fleksibilitet, da virksomheden helt selv bestemmer, hvilke moduler og underliggende elementer de vil benytte til at starte med. Moduler og elementer kan altid vælges til når det ønskes. Når virksomheden tager de enkelte moduler i brug, er det ikke nødvendigt at starte helt på bar bund. Vi har fra Avidenz lagt rigtige mange standard data i systemet, som virksomheden kan bruge i opstarten. Næsten overalt er der mulighed for kopiering af data, så der kan spares tid og ressourcer for vedligehold og oprettelse af data. Virksomheden Herfra styres alle rettigheder og standardoplysninger på virksomheden Medarbejder Herfra styres og dokumenteres instruktion og uddannelse af medarbejderne Teknisk udstyr Herfra styres alt teknisk udstyr med eftersyn, vedligeholdelse og der kan udarbejdes instruktioner for betjening m.v. Stoffer og materialer Herfra styres omgangen med kemiske stoffer og der udarbejdes nemt arbejdspladsbrugsanvisninger og fortegnelser Opgaver Herfra styres alle de opgaver som opstår i dagligdagen. Her udarbejdes handlingsplaner på APV og andre opgaver som skal løses indenfor miljø og sikkerhed Værktøjer Her findes aktivitetskalenderen hvorfra fremadrettede aktiviteter kan styres med alarmfunktion. Der er også mange hjælpeskemaer og skabeloner, Håndbog Her er skabeloner til arbejdsmiljø-håndbog og sikkerhedsguide til interne medarbejdere og fremmede håndværkere. Disse håndbøger kan nemt udskrives fra dette modul. side 3 af 11
Overblik over de daglige miljø- og sikkerhedsaktiviteter I modulet værktøjer er aktivitetskalenderen, som med fordel kan anvendes til at sikre at miljø- og sikkerhedsaktiviteter gennemføres. Der kan oprettes forskellige aktivitetsgrupper, hvor virksomheden selv kan opliste de aktiviteter, de ønsker at styre på. Medarbejdere, der er ansvarlige, kan automatisk få alarm via deres mailboks, nogle dage før aktiviteten skal gennemføres. Alarmer kan også sendes til en ekstern samarbejdspartner ved f.eks. lovpligtige eftersyn. Samtidig sendes en besked til en intern medarbejder der verificeres når beskeden bliver afsendt til den eksterne samarbejdspartner. Hvis aktiviteter skal gentages, kan der angives intervaller for, hvor ofte gentagelsen skal ske. Aktiviteterne kan således være eksempelvis ugentlige, månedlige, halvårlige, årlige osv. Der kan løbende knyttes bemærkninger til aktiviteten. Aktiviteterne kan vises som oversigt, eller i en af de tre indbyggede kalendervisninger År, måned, dag side 4 af 11
Styring af opgaver I opgavemodulet styres opgaverne løbende. Der oprettes nemt nye opgaver og der kan suppleres med nye aktiviteter på en opgave, og evt. dokumentation kan vedhæftes opgaveformularen, så relevant materiale er samlet centralt på opgaven. Når en opgave er i Kladde-status, kan den ikke ses af de brugere, der udelukkende har læserettigheder. Opgaver der har forladt Kladdestatus er beskyttet mod visse typer af ændringer. Der kan hentes hjælp til vurdering og prioritering af opgaven ved brug af værktøjet til risiko- vurdering, som er i opgavemodulet. Der kan udskrives handlingsplaner for alle typer af opgaver og der laves nemt oversigter over afdelinger m.v. Når opgaver er løst og afsluttet, kan de overføres til et arkiv, og herfra kan de nemt hentes frem igen, hvis der er behov for det. side 5 af 11
Styr på stoffer og materialer I mange virksomheder indgår kemiske produkter i det daglige arbejde. Netop inden for det kemiske område er der ofte en stor administrativ opgave med vedligeholdelse af dokumentation. Modulet stoffer og materialer er løsningen i det daglige med at sikre dokumentation og håndtering af sikkerhedsdatablade, arbejdspladsbrugsanvisninger, produktvurdering og kemisk apv. Ved oprettelse af nye produkter kan der ofte kopieres standardprodukter, som vi fra Avidenz har lagt i SOSWEB og herved begrænses virksomhedens tidsforbrug til oprettelse af produkter. Der kan tilknyttes leverandørbrugsanvisninger ved at oploade dem direkte i SOSWEB. Arbejdspladsbrugsanvisninger udskrives nemt som PDF format som opslag og der genereres automatisk fortegnelser over kemiske stoffer både for hele virksomheden og for afdelinger. side 6 af 11
Kontrol med virksomhedens tekniske udstyr og maskiner En forudsætning for at opretholde en høj produktivitet og effektivitet er at udstyr og maskiner vedligeholdes. Samtidig skal medarbejderne instrueres i korrekt betjening for at undgå produktions- og driftsstop. Lovgivningen stiller også krav om lovpligtige eftersyn i faste intervaller på en del maskiner og udstyr. Der er også krav til instruktion af medarbejderne, hvis de arbejder med maskiner og udstyr så ulykker undgås. Med modulet teknisk udstyr kan det sikres at virksomhedens egne krav til forebyggende vedligeholdelse opfyldes samtidig med at der tages hånd om lovgivningens krav til eftersyn og instruktion. Der oprettes nemt udstyrskort på teknisk udstyr og inventar. Samtidig kan der udarbejdes instruktioner, som også kan udskrives i PDF format til brug ved opslag på maskiner og udstyr. Der kan også løbende knyttes kommentarer til udstyret i bemærkningsfelter, og der kan vedhæftes dokumentation som f.eks. servicerapporter m.v. på udstyrskort i SOSWEB side 7 af 11
Styr på instruktioner og uddannelser Viden er i dag en forudsætning for mange virksomheders eksistens, og denne viden er ofte bundet i medarbejdernes kompetencer og erfaring. Samtidig er der i lovgivningen krav om, at medarbejderne skal instrueres i det arbejde, de skal udføre på virksomheden. Der er en del arbejdsopgaver og funktioner, hvor der kræves lovpligtige uddannelser før medarbejderne må udføre et stykke arbejde. Modulet Medarbejder er udviklet til netop at håndtere instruktion og uddannelse. Her kan skabes overblik og dokumentation på instruktioner og uddannelse. Virksomheden kan selv oprette de uddannelser og instruktioner de ønsker at styre på for de forskellige medarbejdergrupper eller afdelinger. Medarbejdernes uddannelser og instruktioner registreres via medarbejderstamkort. Der kan laves medarbejderoversigter, som kan udskrives og synliggøres i organisationen ved opsættelse på informationstavler m.v. side 8 af 11
Håndbog I det daglige sikkerhedsarbejde kan det være en fordel at have faste retningslinier for udførelse af sikkerhedsarbejdet både for ledelse og medarbejderne samt fremmede håndværkere. Det er meget ubredt i dag, at kunder stiller krav til deres underleverandører, med hensyn til den måde de agerer på indenfor miljø- og sikkerhed. Derfor kan retningslinier indenfor miljø- og sikkerhed med fordel synliggøres i en arbejdsmiljøhåndbog. I modulet Håndbog kan der oprettes forskellige håndbøger og sikkerhedsguider, som nemt kan vedligeholdes centralt og udskrives i PDF-format efter behov. I modulet ligger allerede skabeloner til arbejdsmiljøhåndbog for sikkerhedsorganisationen, intern sikkerhedsguide til medarbejderen og en guide til fremmede håndværkere. Virksomheden kan selv sammensætte deres egen håndbog og flytte rundt på de enkelte afsnit, som de ønsker. Der kan altid ændres i rækkefølgen på håndbogsopbygningen efter behov, hvis det viser sig nødvendig. side 9 af 11
Øvrige værktøjer (hjælpeskemaer og skabeloner) I modulet værktøjer findes en lang række skabeloner og hjælpeskemaer som der kan anvendes i det daglige miljø- og sikkerhedsarbejde. Materialet kan anvendes i den form det ligger i, eller det kan tilpasses den enkelte virksomhed og gemmes i virksomhedens eget filbiliotek i SOSWEB. Skemaer og skabeloner er udviklet og tilpasset, for at kunne bruges i det praktiske miljø- og sikkerhedsarbejde. Der er bl.a. skemaer til følgende: APV-materiale, Håndtering af sygefravær Ulykkesforebyggelse Ulykkesanalyse Sikkerhedsrundering, Arbejdsmiljørevision Varmt-arbejde ATEX-klassificering Beredskabsplaner, opslag Og meget meget andet. Der er også et element til styring af dagsordner og referater fra sikkerhedsmøder. Virksomheden kan oploade deres egen dokumentation centralt i deres dokumentarkiv på SOSWEB, så der er samling på miljø- og sikkerhedsdokumentationen, så hele virksomheden kan få adgang til det fra et centralt sted. I modulet værktøjer er der også links til relevante adresser og der kan laves beredskabsoversigter m.v. side 10 af 11
System og Styrings stærke sider Tryghed ved dialog med myndigheder og øvrige interessenter omkring. arbejdsmiljøet Overblik og struktur på den administrative side af arbejdsmiljøarbejdet Synligt sikkerhedsarbejde for ledelse og medarbejdere Begrænsning af det interne ressource-forbrug på sikkerhedsarbejdet Fleksibilitet Grundlag for god smiley Kan styrke virksomhedens image Nem adgang til opdateret viden. Hjælp her og nu fra Arbejdsmiljørådgiver Fordele ved medarbejderrekruttering Distanceløsninger uden tidsforbrug på fysiske møder Hvem er Avidenz SOSWEB er udviklet af Avidenz, som er et datterselskab af Jern- og Metalbranchens BST, som har over 10 års erfaring, som arbejdsmiljørådgiver for ca. 1850 virksomheder med ca. 34000 ansatte. Vores konsulentstab dækker alle fagområderne inden for miljø- og sikkerhed, og Avidenz er autoriseret arbejdsmiljørådgiver i henhold til den nye arbejdsmiljøreform. Ved tegning af abonnement hos Avidenz får virksomheden brugsrettighed til SOSWEB, og samtidig kan der, via rådighedstimer, trækkes på den praktiske erfaring og faglige viden, som vores konsulenter besidder indenfor miljø- og sikkerhed. Hvordan kommer I i gang med SOSWEB For at komme i gang med at anvende System og Styring skal I blot kontakte os hos Avidenz for at aftale et uforpligtende besøg med en af vores konsulenter. Samtidig er der mulighed for at vælge forskellige abonnementer og kombinationer på løsninger, så den passer til jeres virksomhed. Vi kan træffes på tlf. 6617 3455 eller via kontaktformularen her på SOSWEB Tak for Jeres interesse Sven Follin Direktør side 11 af 11