Statsforvaltningens brev til et firma 2015-44795 Dato: 01-02-2016 Henvendelse vedrørende aktindsigt Du har den 26. juni 2015 på vegne af firma X klaget over Region Hovedstadens afgørelse af 25. juni 2015 om delvist afslag på aktindsigt i dokumenter for perioden fra den 1. september 2012 til den 1. maj 2015 vedrørende projekt Y. Region Hovedstaden har oversendt sagen til Statsforvaltningen, som i medfør af regionslovens 30 fører tilsynet med regionerne. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke på det foreliggende grundlag og med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage oplysninger fra aktindsigt under henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens 30, nr. 2. Efter Statsforvaltningens opfattelse har Region Hovedstaden ikke nærmere konkretiseret, hvilke økonomiske skadevirkninger det ville have, hvis dokumenterne blev offentliggjort. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2015-44795 SAGSBEHANDLER: Eva Sonne Telefon: 7256 7396 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage samtlige dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4. Nogle af de undtagne dokumenter ses ikke at vedrøre brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres, og forvaltningslovens begrundelseskrav er ikke opfyldt. Derudover er det Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke på det foreliggende grundlag og med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage dokumenter fra aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 4. Regionen har ikke begrundet eller nærmere redegjort for de faktiske forhold i sagen eller hvilke skønsmæssige hovedhensyn, som har ført til, at regionen vurderer, at dokumenterne kan undtages fra aktindsigt. Regionen har heller ikke i tilstrækkelig grad præciseret, hvilke af sagens oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt efter denne bestemmelse. 1
For så vidt angår de resterende dokumenter, der ikke er undtaget i medfør af offentlighedslovens 30, nr. 2, 27, nr. 4, eller 33, nr. 4, har Region Hovedstaden ikke angivet en hjemmel i overensstemmelse med forvaltningslovens begrundelseskrav, og det står hverken klart for Statsforvaltningen, hvilke dokumenter der præcist er tale om, eller på hvilket grundlag de er undtaget fra aktindsigt. Statsforvaltningen skal på denne baggrund anmode Region Hovedstaden om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, som regionen ved afgørelsen af 25. juni 2015 har undtaget fra aktindsigt. Såfremt regionen fastholder sit afslag, skal regionen tillige foretage en vurdering af, om der skal gives aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, herunder i oplysninger om firma X, eller om der skal meddeles aktindsigt i dele af dokumenter efter offentlighedslovens 34 eller udleveres oplysninger i medfør af ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagens dokumenter, at du den 19. maj 2015 på vegne af firma X har anmodet Region Hovedstaden om aktindsigt i alle dokumenter vedrørende projekt Y i perioden fra den 1. september 2012 til den 1. maj 2015. Det fremgår endvidere af sagen, at Region Hovedstaden i e-mail af 4. juni 2015 har meddelt dig aktindsigt i de dele af det ønskede materiale, som regionen foreløbig havde vurderet, at du kunne få udleveret. En del af dokumenterne var vedhæftet regionens e-mail som en fil, og de resterende dokumenter, som der blev meddelt aktindsigt i, fik du adgang til selv at downloade fra tjenesten Dropbox. Regionen har endvidere beklaget, at den grundet sagens omfang og kompleksitet som meddelt dig den 29. maj og den 1. juni 2015 ikke har været i stand til at færdigbehandle din aktindsigtsanmodningen inden for offentlighedslovens frist. Region Hovedstaden har i e-mail af 10. juni 2015 meddelt dig aktindsigt i yderligere dokumenter, som regionen foreløbig havde vurderet, at du kunne få udleveret. Regionen har oplyst, at den stadig var i gang med at behandle din anmodning om aktindsigt. Du har i e-mail af 19. juni 2015 anmodet Region Hovedstaden om at fremsende de manglende dokumenter. Region Hovedstaden har i e-mail af 19. juni 2015 meddelt dig, at det endnu ikke har været muligt at færdigbehandle din anmodning om aktindsigt. Regionen har samtidig vejledt dig om muligheden for at indbringe en klage for Statsforvaltningen. Du har i e-mail af 19. juni 2015 klaget over Region Hovedstadens sagsbehandling, herunder sagsbehandlingstiden. Efterfølgende har Region Hovedstaden i e-mail af 25. juni 2015 truffet afgørelse om at meddele dig delvist afslag på aktindsigt med følgende begrundelse: 2
Vi undlader at give indsigt i videre akter, eftersom de resterende dokumenter enten: 1) Har indhold af mere social karakter ikke hører til sagens dokumenter og dermed ikke omfattet af offentlighedsloven. 2) Berører kommunikation omkring et evt. sagsanlæg. Ifølge offentlighedslovens 27, stk. 1, nr. 4, kan brevveksling med sagkyndig til brug for retssager eller ved overvejelse om retssag undtages fra aktindsigt. 3) er af forretningshemmelige dvs. kan ikke udleveres af hensynstagen til vores samarbejdspartnere. Ifølge offentlighedslovens 30 er der en bestemmelse om at undtage oplysninger om forretningsmæssige forhold, hvis det har en væsentlig betydning for den person/virksomhed, oplysningerne angår. 4) Er relateret til i gangværende forskning. I offentlighedslovens 33, stk. 1, punkt 4 om forskeres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter. Efter denne bestemmelse kan sådanne oplysninger undtages fra aktindsigt, hvis der er en nærliggende fare, at forskerens interesser vil lide skade. 5) Er akter som ikke relatere til sagen. Du har den 26. juni 2015 klaget over Region Hovedstadens afgørelse under henvisning til følgende: Derfor fremsender vi denne klage, som er begrundet i, at vi er bekendt med, at der findes dokumenter hos det psykiatriske center, som vedrører projekt Y, og som vi ikke har modtaget. Der er tale om dokumenter, hvori firma X som virksomhed eller ydelser fra firma X er omtalt på forskellig vis med relation til gennemførelse af projektet. Adgangen til disse dokumenter kan ikke forhindres med henvisning til de undtagelsesbestemmelser, som fremgår af mail fra det psykiatriske center dateret 25. juni 2015. De ikke-udleverede dokumenter findes specielt i udvekslingen af mails mellem det psykiatriske center og følgende: - Livslinien og dens ledere og medarbejdere - Andre selvmordsforebyggende centre i Danmark - Professor [navn udeladt af Statsforvaltningen] - Andre personer på Vrije Universiteit i Amsterdam, - Juridiske rådgivere eksternt og internt i Region Hovedstaden - Trygfonden - Private virksomheder og enkeltpersoner uanset deres rolle, m.fl. Region Hovedstaden har den 11. juli 2015 fremsendt din klage til Statsforvaltningen med oplysning om, at sagens akter kan tilgås fra nettet ved hjælp af links til tjenesten Dropbox. 3
Statsforvaltningen har efterfølgende indhentet sagens akter fra Region Hovedstaden, som i 4 e- mails og 4 fysiske breve af 26. august 2015 har fremsendt dokumenterne. Region Hovedstaden har i den forbindelse opdelt de fra aktindsigt undtagne dokumenter således: De akter vi ikke ønskede at udlevere vedlægges her i papirformat. Akterne er opdelt i følgende emner, der (inddelingen er markeret med grønne mellemlægsark): 1) Forretningshemmelige oplysninger. Dette er akter af forretningshemmelig karakter dvs. kan ikke udleveres af hensynstagen til vores samarbejdspartnere. Ifølge offentlighedslovens 30 er der en bestemmelse om at undtage oplysninger om forretningsmæssige forhold, hvis det har en væsentlig betydning for den person/virksomhed, oplysningerne angår. 2) Oplysninger relaterende til sagsforløb. Dette er akter som indeholder kommunikation omkring et evt. sagsanlæg. Ifølge offentlighedslovens 27, stk. 1, nr. 4, kan brevveksling med sagkyndig til brug for retssager eller ved overvejelse om retssag undtages fra aktindsigt. 3) personfølsomme oplysninger. Dette er akter som a) Har indhold af mere social karakter ikke hører til sagens dokumenter og dermed ikke omfattet af offentlighedsloven. B) er relateret til i gangværende forskning. I offentlighedslovens 33, stk. 1, punkt 4 om forskeres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter. Efter denne bestemmelse kan sådanne oplysninger undtages fra aktindsigt, hvis der er en nærliggende fare, at forskerens interesser vil lide skade. C) Er akter som ikke relatere til sagen. Du har den 13. januar 2016 rettet henvendelse til Folketingets Ombudsmand vedrørende Region Hovedstadens håndtering af din anmodning om aktindsigt. Den 20. januar 2016 har Folketingets Ombudsmand besvaret din henvendelse med kopi til Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har den 21. januar 2016 indhentet afgørelsen af 25. juni 2015 fra Region Hovedstaden. Region Hovedstaden har desuden den 25. januar 2016 fremsendt de foreløbige afgørelser af 4. og 10. juni 2015 til Statsforvaltningen. Du har den 25. januar 2016 klaget til Folketingets Ombudsmand over Statsforvaltningens sagsbehandlingstid. Vi har den 29. januar 2016 telefonisk over for Folketingets Ombudsmand oplyst, at vi forventer at kunne færdigbehandle din sag inden for en uge. På den baggrund har Folketingets Ombudsmand ved brev af samme dag meddelt dig, at der ikke bliver indledt en ombudsmandsundersøgelse i anledning af din klage over vores sagsbehandlingstid. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører i medfør af regionslovens 30 tilsynet med regionerne. Det fremgår af regionslovens 31, at lov om kommunernes styrelse kapitel VI og VII ( 47-56) om tilsynet med kommunerne finder tilsvarende anvendelse for Statsforvaltningens tilsyn med regionerne. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale eller regionale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. 4
Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen har ved en gennemgang af sagen konstateret, at Region Hovedstaden har undtaget dokumenter omfattende 1637 sider fra aktindsigt. 905 sider er undtaget under henvisning til offentlighedslovens 30, rettelig 30, nr. 2. Videre er 526 sider undtaget under henvisning til offentlighedslovens 27, stk. 1, nr. 4, rettelig 27, nr. 4. Desuden er 205 sider undtaget under henvisning til offentlighedslovens 33, stk. 1, nr. 4, rettelig 33, nr. 4, eller under henvisning til, at der enten er tale om akter af social karakter, der ikke hører til sagens dokumenter, eller akter, som af ikke nærmere definerede grunde ikke relaterer sig til sagen. Lovgrundlag Offentlighedsloven (lov nr. 606 af 12. juni 2013) finder efter lovens 2 anvendelse på al virksomhed, der udøves af myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det fremgår af offentlighedslovens 7, stk. 1, og stk. 2, at enhver med de undtagelser, der er nævnt i 19-35, kan forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed m.v. som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Offentlighedslovens 30, nr. 2 Følgende fremgår af offentlighedslovens 30, nr. 2: 30. Retten til aktindsigt omfatter ikke oplysninger om 1) [ ] 2) tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el.lign., for så vidt det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at anmodningen ikke imødekommes. I lovbemærkningerne til offentlighedsloven (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013), er det under de specielle bemærkninger til 30, nr. 2, anført, at bestemmelsen, der er enslydende med den tidligere gældende 12, stk. 1, nr. 2, undtager oplysninger om erhvervsmæssige forhold fra aktindsigt. Bestemmelsen forudsætter, at forvaltningsmyndigheden foretager en konkret vurdering af, dels om der er tale om oplysninger vedrørende forretningsforhold, og dels om aktindsigt i disse oplysninger må antages at indebære en nærliggende risiko for, at der - typisk af konkurrencemæssige grunde - påføres den pågældende person eller virksomhed navnlig økonomisk skade af nogen betydning. Det fremgår videre af lovbemærkningerne, at der i forhold til oplysninger, der er omfattet af 30, nr. 2, gælder en klar formodning for, at udlevering af oplysningerne vil indebære en nærliggende risiko for at virksomheden eller den person, oplysningerne angår, vil lide skade af betydning. Endelig fremgår det af lovbemærkningerne, at forvaltningsmyndighederne som hidtil bør indhente en udtalelse fra den, oplysningerne angår, for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger om forretningsforhold mv. vil medføre den nævnte risiko for økonomisk skade. 5
Bestemmelsen er nærmere beskrevet i Justitsministeriets betænkning nr. 1510/2009 om offentlighedsloven, side 1005, hvor der henvises til betænkningens beskrivelse af, hvad der på daværende tidspunkt var gældende ret efter den tidligere gældende bestemmelse 12, stk. 1, nr. 2. Herom er det på side 706 ff. oplyst, at bestemmelsen tilsigter at undtage oplysninger om konkurrencerelaterede erhvervsforhold fra retten til aktindsigt, og at beskyttelsesinteressen således er erhvervsmæssige interesser. Det er videre anført, at det ikke i forarbejderne er nærmere præciseret, hvad der forstås ved driftseller forretningsforhold eller lignende, og at det efter kommissionens opfattelse ikke er muligt udtømmende at fastlægge, hvilke oplysninger, der skal være omfattet af udtrykket. Som eksempler nævnes oplysninger om produktionsmetoder, produktionsforhold, forretningsforbindelser, kundelister, forretningsbetingelser, forretningsmæssige strategier, kontraktvilkår og driftsomkostninger m.v. Vedrørende betingelsen om, at meddelelse af aktindsigt i oplysningerne vil have væsentlig økonomisk betydning, er det i betænkningen side 653 anført, at kravet om, at risikoen for skade skal være nærliggende, indebærer, at myndighederne må foretage en konkretisering af, hvilke økonomiske skadevirkninger for den person eller virksomhed, oplysninger angår, der er tale om. Det skal fremgå, hvordan det økonomiske tab vil eller kan indtræde som en følgevirkning af, at begæringen om aktindsigt imødekommes. Det er ikke tilstrækkeligt blot at henvise til undtagelsesbestemmelsens ordlyd, til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet. I offentlighed i forvaltningen af Jon Andersen, 1. udgave, 2013, side 271, er følgende anført om fortolkningen af formodningsreglen i lovbemærkningerne: Det er ikke ganske klart, hvad denne bemærkning sigter til. Hvis ikke kravet i 30, nr. 2, om risiko for økonomisk skadevirkning skal udvandes helt, må bemærkningen fortolkes således, at der sigtes til de bevismæssige forhold; at der gælder en bevismæssig formodning for, at de konkrete og individuelle skadevirkninger, virksomheden påberåber sig, risikerer at indtræde, hvis der gives aktindsigt. Hvis denne fortolkning følges, gælder formodningen ikke i de tilfælde, hvor virksomheden ikke peger på konkrete skadevirkninger af, at der gives aktindsigt i oplysningerne. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 530, er følgende blandt andet anført om fortolkningen af formodningsreglen: Det må antages, at reglen skal ses i sammenhæng med, at myndigheden, der skal foretage den endelige skadesvurdering, typisk ikke vil have de nødvendige forudsætninger for at vurdere, om en udlevering af oplysningerne om drifts- eller forretningsmæssige forhold mv. omfattet af 30, nr. 2, rent faktisk vil påføre den pågældende virksomhed økonomisk skade. Derfor anføres det også i de specielle bemærkninger til 30, nr. 2, jf. pkt. 8 nedenfor, at myndigheden bør indhente en udtalelse fra vedkommende virksomhed mv. I de tilfælde, hvor virksomheden giver udtryk for, at en udlevering vil påføre konkrete skadevirkninger for virksomhedens økonomi, og begrunder dette, må formodningsreglen indebære, at myndigheden normalt ikke behøver yderligere dokumentation for, at betingelserne for at begrænse aktindsigten efter 30, nr. 2, er opfyldt. [ ] 6
Det skal dog samtidig bemærkes, at formodningsreglen ikke ændrer ved, at myndigheden (for en principiel betragtning) fortsat skal foretage en konkret vurdering af om udleveringen vil indebære en nærliggende risiko for, at der påføres virksomheden navnlig et økonomisk tab af nogen betydning, jf. også de specielle bemærkninger til 30, nr. 2. Kravet om den konkrete vurdering indebærer, at en generel gengivelse af hensynet til konkurrencemæssige forhold på det pågældende område, den blotte gengivelse af bestemmelsens ordlyd, jf. FOB 2001, side 281, eller en generel vurdering af risikoen for tab, jf. f.eks. FOB 2007, side 315, ikke i sig selv er nok til at meddele afslag på aktindsigt. Det må formentlig kræves, at myndigheden navnlig i lyset af virksomhedens udtalelse og i tvivlstilfælde i lyset af forretningsoplysningernes karakter sammenholdt med bl.a. konkurrencesituationen på det pågældende område konkret vurderer (eller angiver) hvilke økonomiske skadevirkninger der vil indtræde, jf. princippet i FOB 1997, side 105. At en myndighed konkret skal angive, hvilke økonomiske skadevirkninger, der vil indtræde som følge af aktindsigt, fremgår desuden af Folketingets Ombudsmands udtalelse af 13. juni 2014 i FOB 2014-17. I denne sag havde Finansministeriet givet afslag på aktindsigt i et dokument vedrørende den danske stats salg af aktier i DONG Energy A/S. I afgørelsen havde ministeriet ikke konkret anført, hvori det påstående økonomiske tab for DONG Energy A/S bestod, og hvordan det ville indtræde som følgevirkning af, at anmodningen om aktindsigt blev imødekommet. Ministeriet havde desuden ikke indhentet en udtalelse fra virksomheden, der kunne belyse den skadevirkning, ministeriet sigtede til. Da ministeriet i øvrigt ikke havde forholdt sig til vigtige oplysninger i sagen, var det Ombudsmandens samlede opfattelse, at betingelserne for at undtage oplysninger efter 30, nr. 2, ikke var opfyldt. Dette gjaldt uanset formodningsreglen. Offentlighedslovens 27, nr. 4 Efter offentlighedslovens 27, nr. 4, omfatter retten til aktindsigt ikke myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. Det fremgår af pkt. 6.5.5. i vejledning nr. 9847 af 19. december 2013 om offentlighedsloven, at også myndighedens brevveksling med sagkyndige i juridiske tvivlsspørgsmål, som ikke har direkte sammenhæng med et aktuelt eller eventuelt sagsanlæg, men hvor dette er en nærliggende mulighed, kan undtages fra retten til aktindsigt efter bestemmelsen. Offentlighedslovens 33, nr. 4 Af offentlighedslovens 33, nr. 4, følger det, at retten til aktindsigt ikke omfatter forskeres og kunstneres originale ideer samt foreløbige forskningsresultater og manuskripter. I forarbejderne (lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013) til 33 er det anført, at det er en betingelse for at undtage oplysninger efter bestemmelsen, at der er en nærliggende fare for, at de pågældende interesser vil lide skade. Bestemmelsen i nr. 4 har blandt andet til formål at beskytte den enkelte forskers og kunstners (fremtidige) karriere ved, at konkurrerende forskere og kunstnere forhindres i at tilegne sig en original idé, ligesom bestemmelsen har til formål at beskytte den enkelte forskers og kunstners faglige anseelse, som ellers kunne lide skade ved offentliggørelse af et foreløbigt forskningsprojekt eller et foreløbigt kunstnerisk produkt. 7
Der må i det enkelte tilfælde foretages en konkret vurdering af, om der er tale om et foreløbigt forskningsresultat eller manuskript. Det vil ofte være naturligt, at myndigheden indhenter en udtalelse fra den pågældende forsker eller kunstner med henblik på at få belyst, om forskningsresultatet eller manuskriptet har en foreløbig karakter. Der vil i de tilfælde, hvor der foreligger en original idé, et foreløbigt forskningsresultat eller et foreløbigt manuskript være en formodning for, at indsigt vil indebære en nærliggende fare for, at de pågældende interesser vil lide skade. Meroffentlighedsprincippet Ifølge offentlighedslovens 14 skal en offentlig myndighed ved behandlingen af en anmodning om aktindsigt overveje, om der kan gives aktindsigt i dokumenter og oplysninger i videre omfang end hvad der følger af lovens øvrige regler. Det fremgår af punkt 3.5 i bemærkningerne til offentlighedsloven, lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at en myndighed af egen drift, dvs. også i tilfælde, hvor der ikke udtrykkeligt er ytret ønske om meroffentlighed i en anmodning om aktindsigt, bør overveje om der bør gives aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet. Egenacces Det fremgår af offentlighedslovens 8, at den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, med de undtagelser, der er nævnt i 19-29 og 35, kan forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke, i det omfang de hensyn, der er nævnt i 31-33, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. I Offentlighedsloven med kommentarer, Mohammad Ahsan, 1. udgave 2014, er der på side 205 anført følgende om bestemmelsen: Bestemmelsen i 8 giver ikke juridiske personer en udvidet adgang til at få indsigt i oplysninger om dem selv i myndighedernes dokumenter, og en sådan ret følger heller ikke af de regler, der måtte blive udstedt i medfør af 10, stk. 2, som alene giver adgang til at fastsætte regler om, at juridiske personer kan få indsigt i oplysninger i myndighedernes databaser om dem selv. En myndighed bør dog være opmærksom på at overveje at meddele en juridisk person egenacces i myndighedens dokumenter efter meroffentlighedsprincippet i 14, stk. 1, der svarer til den adgang som tilkommer fysiske personer efter 8. Ekstraheringspligt Det følger af offentlighedslovens 28, at retten til aktindsigt i dokumenter omfattet af 27, nr. 4, uanset denne bestemmelse omfatter oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen. Det gælder dog ikke i det omfang det vil nødvendiggøre et 8
uforholdsmæssigt ressourceforbrug, de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten eller oplysningerne er offentligt tilgængelige. Aktindsigt efter offentlighedslovens 34 Følgende fremgår af offentlighedslovens 34: Hvis de hensyn, der er nævnt i 30-33, kun gør sig gældende for en del af et dokument, skal der meddeles aktindsigt i dokumentets øvrige indhold. Det gælder dog ikke, hvis 1) det vil medføre en prisgivelse af det eller de hensyn, der er nævnt i 30-33, 2) det vil indebære, at der gives en klart vildledende information, eller 3) det resterende indhold i dokumentet ikke har et forståeligt eller sammenhængende meningsindhold. Forvaltningslovens begrundelseskrav Det følger af forvaltningslovens 22 og 24, at en skriftlig afgørelse skal være ledsaget af en begrundelse, medmindre afgørelsen fuldt ud giver den pågældende part medhold. Begrundelsen skal indeholde en henvisning til de retsregler, i henhold til hvilke afgørelsen er truffet. I det omfang, afgørelsen beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen tillige angive de hovedhensyn, der har været bestemmende for skønsudøvelsen. Begrundelsen skal endvidere om fornødent indeholde en kort redegørelse for de oplysninger vedrørende sagens faktiske omstændigheder, som er tillagt væsentlig betydning for afgørelsen. Statsforvaltningens vurdering af lovligheden af Region Hovedstadens delvise afslag på aktindsigt: Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke på det foreliggende grundlag og med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage oplysninger fra aktindsigt under henvisning til bestemmelserne i offentlighedslovens 30, nr. 2. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at Region Hovedstaden alene har henvist til, at dokumenterne indeholder forretningshemmelige oplysninger og ikke kan udleveres af hensyn til regionens samarbejdspartnere, samt at det er muligt at undtage oplysninger om forretningsmæssige forhold fra aktindsigt, hvis det har en væsentlig betydning for den person/virksomhed, oplysningerne angår. Statsforvaltningen har endvidere lagt vægt på, at Region Hovedstaden ikke synes at have indhentet en udtalelse fra den eller de personer eller virksomheder, som oplysningerne måtte vedrøre, om hvilke skadevirkninger det ville have at meddele aktindsigt i dem. Efter Statsforvaltningens opfattelse har Region Hovedstaden således ikke konkretiseret, hvilke økonomiske skadevirkninger det ville have, hvis dokumenterne blev offentliggjort. Vi henviser i den forbindelse til bestemmelsens forarbejder, hvor det fremgår, at det ikke er tilstrækkeligt at henvise til bestemmelsens ordlyd, til konkurrencemæssige grunde eller tilsvarende abstrakte angivelser af beskyttelsesbehovet. 9
Det er endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage samtlige dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at nogle af de undtagne dokumenter ikke ses at vedrøre brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. Region Hovedstaden har i sit afslag på aktindsigt og i sin redegørelse over for Statsforvaltningen alene henvist til bestemmelsens ordlyd og til, at der er tale om kommunikation omkring et eventuelt sagsanlæg. Regionen har ikke nærmere redegjort for, hvilke faktiske forhold i sagen eller skønsmæssige hovedhensyn, som har ført til, at regionen vurderer, at dokumenterne kan undtages fra aktindsigt i medfør af offentlighedslovens 27, nr. 4. Begrundelseskravet i forvaltningslovens 24 er således ikke opfyldt. Derudover er det Statsforvaltningens opfattelse, at Region Hovedstaden ikke på det foreliggende grundlag og med den anførte begrundelse har været berettiget til at undtage dokumenter fra aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 4. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at Region Hovedstaden i sit afslag på aktindsigt og i sin redegørelse over for os alene har henvist til bestemmelsens ordlyd og til, at der er tale om dokumenter relateret til igangværende forskning. Regionen har ikke begrundet eller nærmere redegjort for de faktiske forhold i sagen eller hvilke skønsmæssige hovedhensyn, som har ført til, at regionen vurderer, at dokumenterne kan undtages fra aktindsigt. Regionen har heller ikke nærmere afgrænset, hvilke af i alt 205 sider, der efter det oplyste indeholder personfølsomme oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 33, nr. 4. For så vidt angår den resterende del af de dokumenter, der efter det oplyste indeholder personfølsomme oplysninger, men ikke er undtaget efter offentlighedslovens 33, nr. 4, har Region Hovedstaden ikke angivet en hjemmel i overensstemmelse med forvaltningslovens begrundelseskrav. Det står derfor hverken klart for Statsforvaltningen, hvilke dokumenter der er tale om, eller på hvilket grundlag regionen har undtaget dem fra aktindsigt. Statsforvaltningen bemærker, at Region Hovedstaden ikke inden den i offentlighedslovens 36, stk. 2, fastsatte sagsbehandlingstid på 7 arbejdsdage har givet dig meddelelse om, at din aktindsigtsanmodning ikke kunne behandles inden fristens udløb, herunder hvornår din anmodning kunne forventes færdigbehandlet. Regionen ses heller ikke at have overholdt den i offentlighedslovens 38, stk. 2, og 37, stk. 2, fastsatte sagsbehandlingstid for at genvurdere sin afgørelse og fremsende sagen til Statsforvaltningen, eller at have underrettet dig om grunden for fristoverskridelsen eller givet dig et bud på, hvornår du kunne forvente en ny afgørelse. Statsforvaltningen skal på denne baggrund anmode Region Hovedstaden om at genoptage sagen og træffe en ny afgørelse om aktindsigt i de dokumenter, som regionen ved afgørelsen af 25. juni 2015 har undtaget fra aktindsigt. Såfremt regionen fastholder sit afslag, skal regionen tillige foretage en vurdering af, om der skal gives aktindsigt efter meroffentlighedsprincippet, herunder i oplysninger vedrørende firma X, eller om der skal meddeles aktindsigt i dele af dokumenter efter 10
offentlighedslovens 34 eller udleveres oplysninger i medfør af ekstraheringspligten i offentlighedslovens 28. Statsforvaltningen skal beklage den lange sagsbehandlingstid i denne sag. Årsagen hertil er en stigning i antallet af henvendelser på tilsynsområdet. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til Region Hovedstaden. Udtalelsen vil blive offentliggjort på www.statsforvaltning.dk i anonymiseret form. Med venlig hilsen Hanne Villumsen Kontorchef Med venlig hilsen Eva Sonne Fuldmægtig 11