Releasenote til Jobcenter Planner Vejledning t pr. il Superbrugere 4. februar 2013 i HP Helpdesk Version: 1.0 Oprettet af Kirsten Vestergaard Oprettet den 1. februar 2013 Godkendt af Pia Poulsen Godkendt den 1. februar 2013
Den 4. februar 2013 vil der være foretaget følgende ændringer i Jobcenter Planner: 1. GENERELT I PLANNER... 3 1.1 IKKE MULIGT AT VISE OPLYSNINGER PÅ TVÆRS AF JOBCENTRE... 3 1.2 UPLOAD AF BILAG... 3 1.3 NYE BREVSKABELONER OG KONTAKTGRUPPER... 3 1.4 TOM OPFØLGNINGSLISTE VED OPSTART PÅ PLANNER... 3 2. ADMINISTRATION... 3 2.1 OPRET-KNAPPEN INDSAT I TOPPEN AF BILLEDET... 3 2.2 NYE REGISTRERINGSOMRÅDER UNDER ADMINISTRATION... 3 2.3 VEJLEDER OG KOMPETENCER... 4 2.4 HELLIGDAGE OG LOKALE LUKKEDAGE... 4 2.5 ÆNDRINGER I INDKALDELSESSKABELONER TIL FÆLLESMØDER... 9 2.6 VEJLEDER SØGNING I DROP-DOWN-LISTE... 9 2.7 REVISIONSSPOR VISER KUN DATA FRA EGET JOBCENTER... 9 3. KALENDER OG KALENDERINTEGRATION... 9 3.1 ÆNDRINGER I KALENDERVISNINGEN OG SØGEKRITERIER... 9 3.2 FUNKTIONSÆNDRINGER I KALENDEREN... 10 3.3 BORGERE VISES I KALENDEREN SOM UKENDT... 10 3.4 SAMTALER INDKALDT I KOMMUNALE SAGSBEHANDLINGSSYSTEMER VISES FORKERT I JOBCENTER PLANNER... 11 3.5 OPDATERING AF KALENDER UDEN BEHOV FOR REFRESH... 11 3.6 GENTAGENDE AFTALER DER FINDER STED HVER ANDEN UGE HAR FEJLET... 11 3.7 LYSERE FARVER PÅ AFTALERNE... 11 4. INDKALDELSE... 11 4.1 LEDIGE VEJLEDERE UD FRA VALGT DATO... 11 4.2 FRASORTERING AF BORGERE PÅ INDKALDELSENS TRIN 2... 12 4.3 VISNING AF TIDSPUNKT FOR MULIG INDKALDELSE, DER ALLEREDE ER OPTAGET... 12 4.4 ÆNDRING AF DATA PÅ EN ALLEREDE INDKALDT SAMTALE/MØDE... 12 4.5 MULIGHED FOR AT SLETTE AFTALE DIREKTE FRA AFVENTERLISTEN... 12 4.6 NYT FELT, TIL SENERE BRUG... 14 5. EFTERBEHANDLING AF INDKALDELSER MV.... 15 5.1 UHENSIGTSMÆSSIG POP-UP VED OMBOOKING AF VEJLEDER... 15 5.2 UDSKRIVNING AF DELTAGERLISTE... 15 5.3 AFLYSTE SAMTALER BLEV IKKE VIST I BORGERKORT... 15 5.4 REVISIONSLOGGEN MANGLEDE DATA... 16 Side 2/16
1. Generelt i Planner Ad 1.1 Ikke muligt at vise oplysninger på tværs af jobcentre I Jobcenter Planner har oplysninger om en borger været delt på tværs af jobcentrene. Dvs, at såfremt en borger flyttede fra et jobcenter til et andet, ville det tilflyttende jobcenter kunne se de indkaldelser og notater, der er foretaget i det fraflyttende jobcenter. I en kommende release vil det desuden blive indført, at data vil kunne aflæses, hvis borgeren giver samtykke. Ad 1.2 Upload af bilag Upload af bilag fra Skabelonmodulet til Planner har gennem længere tid fejlet. Denne fejl er nu rettet. Ad 1.3 Nye brevskabeloner og kontaktgrupper I forbindelse med reformen af førtidspension og fleksjob, der trådte i kraft den 1. januar 2013, er der indført nye kontaktgrupper se Releasenote til Det fælles Datagrundlag DFDG pr. 4. februar 2013, pkt. 1.1 1.3. De 2 kontaktgrupper kan med releasen også benyttes til indkaldelse via Jobcenter Planner. Der er ligeledes oprettet to nye brevskabeloner: Samtale om rehabplan med konsekvenser Informationsmøde uden konsekvenser Skabelonerne er overført til Jobcenter Planner, men kan endnu ikke benyttes til indkaldelse. De forventes at blive klar til brug hurtigst muligt. Ad 1.4 Tom opfølgningsliste ved opstart på Planner Når et nyt jobcenter tager Jobcenter Planner i brug, har opfølgningslisten allerede indeholdt opfølgninger. Dette har været uforståeligt, da jobcentret aldrig har benyttet Jobcenter Planner. Opfølgningerne har handlet om registreringer foretaget i det kommunale sagsbehandlingssystem. Fremover vil opfølgningslisten være tom, når et jobcenter begynder arbejdet med Jobcenter Planner. 2. Administration Ad 2.1 Opret-knappen indsat i toppen af billedet På de enkelte sider under administration var knappen Opret X kun at finde i bunden af siden. Inden for nogle områder fx Vejledere og Indkaldelsesskabeloner kan der være mange rækker, hvilket betød, at der skulle scrolles for at oprette en ny værdi. Knappen Opret X findes nu både i toppen og i bunden af siden, så scrolling kan undgås. Ad 2.2 Nye registreringsområder under Administration Der er kommet to nye områder til under Administration : Kompetencer Der kan her oprettes forskellige kompetenceområder, der kan tilknyttes den enkelte vejleder. Funktionaliteten kan benyttes nu, men er beregnet på den kommende Side 3/16
funktionalitet Selvbook. Se nedenstående skærmdump. Lokale lukkedage Under lokale lukkedage kan det enkelte jobcenter eller team i jobcentret registrere lokale lukkedage, hvilket betyder, at borgere ikke indkaldes på disse datoer, og heller ikke kan ombooke til disse datoer. I forvejen er alle officielle helligdage oprettet. Disse fungerer på samme måde som lokale lukkedage se yderligere om oprettelse af lokale lukkedage i pkt. 2.4. Ad 2.3 Vejleder og kompetencer Under registrering af vejleder er der tilføjet en ny fane Kompetencer. Registrering af kompetencer på den enkelte vejleder er knyttet op på det kommende selvbooking, og vil blive beskrevet nøjere i forbindelse med implementering af selvbooking. Ad 2.4 Helligdage og lokale lukkedage Jobcenter Planner er nu opdateret med de officielle lukkedage, der medfører, at der ikke kan foretages indkaldelser på disse datoer, ligesom borgerne ikke kan ombooke til disse datoer se skærmdump på næste side. Side 4/16
Det enkelte jobcenter kan selv oprette lokale lukkedage, hvis jobcentret eksempelvis holder lukket 1. maj eller mellem jul og nytår. Oprettes en lokal lukkedag, når der ved oprettelsen er valgt hoved-jobcentret som afdeling, gælder denne lukkedag for hele jobcentret det vil sige alle teams. Side 5/16
Det enkelte team kan også oprette lukkedage, som dermed kun er gældende for det team, der har oprettet lukkedagene. Af nedenstående skærmdump fremgår det, at alle helligdagene gælder for alle jobcentre, mens jobcenter København den 1. februar 2013 holder lukket, fordi de skal teste her gælder det alle teamene i jobcenter København. København har desuden et team, som holder 4 dages vinterferie, men det gælder kun for dette ene team. Side 6/16
Oprettelse af lokale lukkedage sker på følgende vis: I Administrationsdelen vælges menupunktet Lokale lukkedage og jobcentrets lukkedage vises Klik på Opret ny lukkedag - se skærmdump på næste side. Side 7/16
Vælg den afdeling der skal registreres lukkedage for. Der kan enten vælges hele jobcentret eller et underliggende team. Navngiv lukkedagene Vælg dato for første lukkedag Vælg dato for sidste lukkedag Klik på Opret Lukkedagene vil herefter fremgå af oversigten over enten jobcentret og/eller det specifikke team Lukkedagene kan aflæses i kalenderen i form af dage, der er markeret med en grå farve, der er mørkere end den grå farve, der benyttes til pauser. I nedenstående skærmdump, er der lokale lukkedage i ugens 4 første dage: Side 8/16
Hvis lukkedagene skal slettes, sker det fra oversigtsbilledet i henhold til følgende regler: At helligdagene ikke kan slettes af jobcentrene, da de gælder på tværs af jobcentrene At lokale lukkedage, der er oprettet som gældende for hele jobcentret kun kan slettes, når lukkedagen vises via hovedjobcentret At lokale lukkedage oprettet af det enkelte team, kun kan slettes af det enkelte team Ad 2.5 Ændringer i indkaldelsesskabeloner til fællesmøder Ved oprettelse af en indkaldelsesskabelon til fællesmøder er det ikke længere obligatorisk at udfylde felterne vedrørende kapacitet, eller at vælge hvor mange borgere, der kan tilknyttes fællesmødet. Vurderingen af, hvor mange der skal indkaldes, foretages på indkaldelsens på trin 1. Når indkaldelsesskabelonen anvendes, vil Team på Trin 1 i indkaldelsen automatisk udfyldes med det øverste team i jobcentret, som ofte er det team, der bærer jobcentrets navn. Ad 2.6 Vejleder søgning i drop-down-liste Da hvert enkelt jobcenter kan have mange team, kan det være svært, hvis man vil søge vejledere som tilhører et bestemt team frem, da det ikke har været muligt at søge på navnet. Det er nu muligt at søge i drop-down-listen. Der indskrives en del af navnet, hvorefter første team vises i feltet. Herefter kan man med pil ned se næste team, der starter med det indtastede etc. Ad 2.7 Revisionsspor viser kun data fra eget jobcenter Revisionssporet under Administration viste ved en fejl data fra andre jobcentre. Dette er rettet, så der kun vises data fra eget jobcenter. 3. Kalender og kalenderintegration Ad 3.1 Ændringer i kalendervisningen og søgekriterier Kalendervisningen er ændret. Søgefelterne er blevet samlet i højre kolonne, hvor der også er byttet om på de enkelte valgmuligheder, så de funktioner, der ofte benyttes ligger øverst. Søgninger er desuden blevet samlet på ét sted. Tidligere skulle borgerkortet søges frem øverst til højre på siden, mens samtaler skulle fremsøges nederst til venstre på siden. Nu er søgning blevet samlet i højre kolonne under kalenderen. Når cpr-nr er indtastet i søgefeltet skal et af følgende markeres: Søg aftale(r) : Her søges de aftaler frem, som borgeren har i Planner. Der er ikke ændret i, tidsrummet, de fremsøges for (samtaler, der har været indkaldt til 1 måned tilbage i tid og samtaler, der er indkaldt til inden for de kommende 3 måneder). Radioknappen er default sat til denne værdi. Søg borger : Her søges borgerkortet frem. Side 9/16
Ad 3.2 Funktionsændringer i kalenderen I selve kalenderen er der foretaget følgende forbedringer: Nemmere åbning af indkaldelsesdetaljer: Indkaldelsesdetaljer åbnes normalt ved højreklik på den ønskede aftale og derefter klik på ÅBN. Fremover kan indkaldelsesdetaljer også åbnes ved at dobbeltklikke på aftalen. Tilføjet piletaster til valg af ny kalendervisning I kalendervisningen er der tilføjet piletaster (pil frem og pil tilbage) i øverste venstre hjørne: Ved hjælp af disse piletaster kan der hurtigt vælges ny kalendervisning. Ved kalendervisning på Dag, vil brugen af piletasterne flytte kalenderen en dag frem henholdsvis en dag tilbage. Ved kalendervisning på Arbejdsuge, vil brugen af piletaster flytte kalenderen en uge frem henholdsvis en uge tilbage. Ved kalendervisning på Måned, vil brugen af piletaster flytte kalenderen en måned frem henholdsvis en måned tilbage. Ad 3.3 Borgere vises i kalenderen som Ukendt Nogle borgere vises i kalenderen uden angivelse af navn. I stedet for navnet står Ukendt. Denne fejl er rettet og borgerne står igen med angivelse af deres navn. Side 10/16
Ad 3.4 Samtaler indkaldt i kommunale sagsbehandlingssystemer vises forkert i Jobcenter Planner Nogle samtaler, der er indkaldt via de kommunale it-systemer, har I overførslen fra DFDG til Jobcenter Planner fået byttet rundt på indkalder og vejleder, hvilket har medført, at samtalerne er blevet placeret forkert i kalenderen og dermed ikke har figureret som optaget tid hos den korrekte vejleder. Denne fejl er nu rettet. Ad 3.5 Opdatering af kalender uden behov for refresh I nogle situationer har kalenderen ikke opdateret en indkaldt samtale/møde uden at man har skullet refreshe siden (F5). Dvs, at samtalen/mødet forblev grå, som om det arbejdede for at overføre data til DFDG og/eller det kommunale kalendersystem. Opdateringen af Planners kalender sker nu automatisk, uden at man skal lave en refresh. Ad 3.6 Gentagende aftaler der finder sted hver anden uge har fejlet Når der oprettes en gentagende aftale, hvor aftalen finder sted hver anden uge, har denne aftale ved en fejl lagt sig i Jobcenter Planner som findende sted hver uge. Fejlen er rettet. Ad 3.7 Lysere farver på aftalerne Af hensyn til læsbarheden, er den blå og den røde farvemarkering af møder i Jobcenter Planners kalender gjort lysere. 4. Indkaldelse Ad 4.1 Ledige vejledere ud fra valgt dato Under indkaldelse indtaster man normalt team og vejledere, og ud fra disse oplysninger vises ledige tider i vejledernes kalendere. Den omvendte mulighed har været efterspurgt. Det vil derfor fremover være muligt ved indkaldelse til samtaler/møder, hvor indkalderen bestemmer mødetidspunktet, at man ved registrering af team og tidspunkt for mødet kan få vist, hvor mange sagsbehandlere, der er ledige på det ønskede tidspunkt. Når Team er valgt, og der er markeret for Angiv fast tidspunkt, vises knappen Se ledige tider : Hvis der klikkes på knappen uden angivelse af ønsket dato i datofeltet, vises vejledernes kalender for d.d. Er datoen indtastet vises vejledernes kalender for den ønskede dato: Side 11/16
Det er dermed muligt at vælge ledige sagsbehandlere under indkaldelsen uden først at skulle tjekke i kalenderen. Ad 4.2 Frasortering af borgere på indkaldelsens Trin 2 Der har været en fejl på indkaldelsens Trin 2, hvor det ikke har været muligt at fjerne markeringen på en person, så denne ikke indgår i indkaldelsen. Fejlen er nu rettet, og der kan frasorteres ved at fjerne flueben ud for de personer, der ikke ønskes indkaldt. Ad 4.3 Visning af tidspunkt for mulig indkaldelse, der allerede er optaget Når man har indkaldt til samtale/møde, vender man automatisk tilbage til Trin 1 i indkaldelsen, hvor de oprindelige kriterier for indkaldelse fortsat vises og med visning af muligt tidspunkt for næste indkaldelse. Her vises den første tid, der er ledig på den ønskede dag. Der har dog været en fejl, når man ved den sidste indkaldelse har opbrugt alle ledige tider på datoen. I den situation, blev tidspunktet for den seneste indkaldelse vist i Trin 1 i stedet for et tomt felt, der indikerer, at der ikke er flere ledige tider. Fejlen er rettet. Ad 4.4 Ændring af data på en allerede indkaldt samtale/møde Når der er foretaget en indkaldelse, skal det være muligt efterfølgende at foretage rettelser i indkaldelsen. Det har imidlertid fejlet, når man har tilføjet eller ændret såvel mødelokale som vejleder. Denne fejl er nu rettet. Ad 4.5 Mulighed for at slette aftale direkte fra Afventerlisten Hvis en indkaldelse, der endnu ikke var afsendt til DFDG, og derfor kunne findes i Afventerlisten Side 12/16
skulle slettes, kunne det ikke ske fra Afventerlisten. Samtalen/mødet skulle findes via kalenderen og aflyses herfra. Det er nu muligt at slette en mødeindkaldelse i Afventerlisten. Der er tilføjet en ny kolonne sidst i rækken Slet : Når en samtale/møde slettes fremkommer følgende pop-up, som en sikkerhed for, at der ikke foretages en fejlagtig sletning: Det er vigtigt at være opmærksom på, at indkaldelse til fællesmøder lægger sig som en række for hver deltager på mødet. Når der vælges [Slet] ud for en af deltagerne på et fællesmøde, vil hele indkaldelsen, det vil sige alle rækker med samme indkaldelsesnummer, blive slettet og ikke kun den række, hvor [Slet] vælges. Antallet på fanen tæller antal indkaldelser ikke antal rækker på listen. Det betyder, at et fællesmøde tæller som én indkaldelse uanset antallet af personer, der er indkaldt til mødet. På Borgerkortet vil aflyste samtaler fra Afventerlisten, fremgå med status Oprettet, hvilket indikerer, at samtalen ikke har været oversendt til DFDG. Der er dermed ikke afsendt brev til borgeren, ligesom denne ikke har kunne se samtalen på Jobnet se skærmdump på næste side. Side 13/16
I revisionsloggen vises samtalen/mødet uden et indkaldelsesnummer: Ad 4.6 Nyt felt, til senere brug Hvis der indkaldes til et fællesmøde, bliver der på Trin 1 i indkaldelsen vist et nyt felt: Antal Side 14/16
vejledere. Dette felt har for nuværende ikke en funktion. Dette vil komme i en kommende release, hvor funktionaliteten vil blive beskrevet i den tilhørende releasenote: 5. Efterbehandling af indkaldelser mv. Ad 5.1 Uhensigtsmæssig pop-up ved ombooking af vejleder Når en vejleder prøvede at ombooke en borger fra et fællesmøde, men hvor der ikke var et andet fællesmøde at ombooke til, blev der vist en pop-up, der korrekt indeholdt oplysninger om, hvilke kriterier der skal være til stede for at ombooking er en mulighed. Pop-up en indeholdt også fejlagtigt oplysninger om, at man skulle tage stilling til, om der skulle skrives et notat, sendes et brev til borgeren og om sagsbehandleren skulle orienteres. Disse oplysninger er kun relevante, når der er mulighed for ombooking, og vil derfor ikke fremover være til stede på pop up en. Ad 5.2 Udskrivning af deltagerliste Overførsel af deltagerliste til Excel mhp udskrivning har tidligere fejlet i IE7 og IE8. Dette er nu rettet, og deltagerlisten kan overføres til Excel og herfra udskrives. Kendt problem: Hvis der i kolonnen Frist ikke er en markering på deltagerlisten i Planner, bliver der i Excel vist følgende tekst i kolonnen Frist : Hvis mødet afholdes som planlangt, vil frist for afholdelse blive overskredet I kolonnen Afholdelsesfrist vises dato for afholdelsesfrist. Fejlen vil blive rettet i en kommende release. Ad 5.3 Aflyste samtaler blev ikke vist i borgerkort Under fanebladet Samtaler i borgerkortet vises nu alle samtaler, der har været indkaldt til via Jobcenter Planner. Dvs, at aflyste samtaler også bliver vist. Status Oprettet er også ny og benttes, når en samtale/møde ikke er overført til DFDG jf. pkt. 3.6 Mulighed for at slette direkte fra Afventerlisten se skærmdump på næste side. Side 15/16
Ad 5.4 Revisionsloggen manglede data Der er set eksempler på, at revisionsloggen ikke kunne vise alle data, når den blev så stor, at den blev delt over flere sider, der skulle bladres i. Denne fejl er nu rettet. Side 16/16