STYRKET INDSATS MOD LANGSTIDSLEDIGHED I JOBCENTER SILKEBORG Udvikling af en screeningsmodel og inddragelse af borgeren
INDLEDNING Inspiration til styrkelse af indsatsen mod langtidsledighed og til brugen af resultatbaseret styring som overordnet tilgang. I denne folder beskrives Jobcenter Silkeborgs arbejde og erfaringer med at styrke indsatsen i forhold til langtidsledighed gennem arbejdet med resultatbaseret styring, herunder hvordan den enkelte borger inddrages og gives mest muligt ansvarlig i forhold til egen situation. Formålet er at give inspiration til andre jobcentre og beskæftigelsespolitiske aktører i forhold til indsatsen rettet mod langtidsledighed og mere generelt i forhold til arbejdet med resultatbaseret styring. Det konkrete projekt, som erfaringerne bygger på, er gennemført i samarbejde med Beskæftigelsesregion Midtjylland, Jobcenter Silkeborg og Rambøll. Projektet er gennemført i perioden august 2011 marts 2013. Baggrund Projektet tager udgangspunkt i den stigning i langtidsledigheden, som man har oplevet siden sommeren 2009. Erfaringerne viser, at ledighedslængde har stor betydning for, hvor vanskeligt det er at komme i beskæftigelse igen. Blandt årsagerne hertil er forældelse af den lediges kompetencer, svækkelse af kontaktfladen med arbejdsmarkedet og fald i motivationen og troen på, at det er muligt at komme i job. Projektet har med baggrund i disse erfaringer haft som sit primære formål at styrke indsatsen over for langtidsledighed i Jobcenter Silkeborg. Herudover har man fra Jobcenter Silkeborgs side ønsket, at projektet skulle bidrage til at skabe en fælles kultur blandt medarbejderne samt sikre en øget inddragelse af den enkelte borger i forhold til egen situation. Med udgangspunkt i disse overordnede formål har projektet skullet bidrage til: at der sker en tidligere identifikation af ledige, hvor der er risiko for langtidsledighed, med henblik på iværksættelse af en relevant forebyggende indsats en styrket indsats i forhold til de ledige, der allerede er ramt af langtidsledighed at der etableres en fælles forståelse blandt medarbejderne internt i jobcenteret i forhold til tilgang og valg af indsats et fælles sprog og forståelse i forhold til a-kasserne som led i en styrkelse af samarbejdet mellem jobcenter og a-kasser en øget inddragelse og ansvarliggørelse af den enkelte borger, så borgerens vurdering af egne behov spiller en central rolle for tilgangen og valget af aktive tilbud. Som sekundært formål har projektet fungeret som en ramme for at afprøve resultatbaseret styring i Jobcenter Silkeborg og som led heri skabe læring, der kan udbredes til andre jobcentre. Udbytte af projektet Det er Jobcenter Silkeborgs vurdering, at projektet på forskellig vis bidrager til: En mere målrettet og systematisk tilgang i almindelighed og i forhold til langtidsledige i særdeleshed En mere ressourceeffektiv indsats som følge af en bedre prioritering og en mere målrettet indsats i forhold til den enkeltes behov En fælles forståelse af behovet for at målrette indsatsen ledige med størst risiko samt forståelse af, hvordan disse ledige identificeres Øget indflydelse til borgeren i forhold til egen situation og derigennem øget motivation og tilfredshed En bedre forståelse mellem jobcenter og a-kasserne som udgangspunkt for et styrket samarbejde.
PROJEKTET I KORTE TRÆK Det centrale produkt har været udviklingen af en screeningsmodel, der skal bidrage til at identificere ledige med risiko for langtidsledighed samt udvikling af en række indsatssegmenter, der målretter og prioriterer indsatsen til ledige, afhængig af deres behov og risikoprofil. Screeningsmodellen er illustreret i nedenstående figur. I det følgende uddybes de enkelte elementer i screeningsmodellen.
SCREENINGSVÆRKTØJET: IDENTIFIKATION AF LEDIGE I RISIKOGRUPPER Screeningsværktøjet muliggør en tidligere identifikation af ledige med risiko for langtidsledighed. Dette er centralt med henblik på at kunne iværksætte en tidlig indsats, der samtidig er målrettet de konkrete behov, den enkelte ledige har. Screeningsværktøjet er bygget op om et spørgeskema, som borgeren udfylder forud for alle lovpligtige samtaler. Spørgeskemaet belyser en række risikofaktorer i forhold til borgerens tilbagevenden til arbejdsmarkedet. Risikofaktorerne, som spørgeskemaet skal afdække, knytter sig til tre overordnede områder som illustreret i nedenstående figur: 1 Figur 1: Elementer i screeningsværktøjet Den lediges besvarelse af spørgeskemaet gennemgås af jobkonsulenten forud for samtalen med henblik på at identificere de væsentligste fokusområder for samtalen. Ud over risikofaktorerne afdækker spørgeskemaet en række mere faktuelle emner knyttet til bl.a. jobsøgning og borgerens ønsker. Disse emner skulle ellers have været afdækket som led i samtalen, men ved at borgeren forholder sig til og svarer på disse ting forud for samtalen, sikres det, at samtalen kan fokusere på at skabe mest mulig værdi for borgeren og dennes situation. Spørgeskemaet besvares forud for alle samtaler, så man har mulighed for at følge udviklingen på de enkelte områder. Der ændres dog i nogle spørgsmål, så borgeren ved de efterfølgende samtaler ikke skal svare på de samme faktuelle ting som ved første samtale. Endvidere tilføjes spørgsmål, der afdækker den lediges vurdering af udbyttet af jobcenterets indsats. 1 Afsættet for dette arbejde har været jobkonsulenternes erfaringer kombineret med analyser, bl.a. fra Beskæftigelsesregion Midtjylland, af kendte risikofaktorer i forhold til langtidsledighed.
Figur 2: Uddrag fra spørgeskema Spørgeskemaet og screeningsmodellen tager udgangspunkt i den lediges vurdering af egne kompetencer og præferencer i forhold til job og jobsøgning. Jobkonsulenten drøfter disse forhold med den ledige i samtalen og kan bidrage til, at den ledige evt. får et mere kvalificeret syn på visse forhold. Det kan f.eks. være i en situation, hvor en ledig vurderer, at jobmulighederne er meget dårlige, men hvor jobkonsulenten kan kvalificere dette synspunkt ved at pege på andre jobmuligheder, som den ledige med sin uddannelse, joberfaringer mv. kan søge. Undervejs i samtalen har den ledige derfor mulighed for at ændre sin besvarelse, så de opstillede risikofaktorer ændres. Den lediges besvarelse er med til at bestemme den lediges risikoprofil og dermed de tilbud, den ledige kan modtage. Udbytte af screeningsværktøjet Der foretages en systematisk screening af alle borgere for at identificere borgere i risiko for langtidsledighed Jobkonsulenten er bedre forberedt i forhold til borgerens situation og kan fokusere samtalen på de områder, der har størst værdi for den enkelte borger Jobcenteret får systematisk feedback i forhold til de lediges vurdering af udbyttet Borgeren får større indflydelse på sin egen situation og behov for indsats. Det er Jobcenter Silkeborgs vurdering, at udviklingen af screeningsværktøjet har bidraget til, at der blandt medarbejderne i højere grad er etableret en fælles forståelse af behovet for at målrette indsatsen til de ledige med størst risiko, samt hvordan disse ledige identificeres. Samtidig er der skabt grundlag for, at borgeren i højere grad inddrages i beslutninger om sig selv og dermed opnår en større forståelse af og tilfredshed med indsatsen.
KOBLING TIL DEN RELEVANTE TILBUDSVIFTE En effektiv indsats forudsætter, at indsatsen målrettes den enkelte ledige og de behov, vedkommende har. Det er samtidig vigtigt, at der på tværs af medarbejderne i jobcenteret og i udførerleddet er en fælles forståelse af, hvilke indsatser der er de mest hensigtsmæssige i forhold til bestemte behov. Herved sikres det, at alle ledige får en målrettet indsats med høj kvalitet. I projektet har man derfor udviklet en række indsatssegmenter, der knytter sig til den enkelte lediges risikoprofil. I samtalen mellem jobkonsulent og den ledige er der mulighed for at drøfte og evt. justere vurderingerne af risikofaktorerne, der herefter danner udgangspunkt for fastlæggelsen af den relevante tilbudsvifte for den enkelte ledige. Screeningen anvendes til at indplacere den enkelte borger i et indsatssegment, som afspejler, om borgeren er i særlig risiko for langtidsledighed. Borgere i højrisikogrupper skal tilbydes en tidligere og mere intensiv indsats, der skal hjælpe dem tilbage på arbejdsmarkedet. Princippet er, at jo højere risiko en borger har, desto større behov er der for en tidlig og/eller intensiv indsats. Indplaceringen i indsatssegmenter sker med udgangspunkt i borgerens vurdering af egne kompetencer og prioriteter på de tre områder, som risikofaktorerne er knyttet til (uddannelse og faglige kvalifikationer, arbejdsrelaterede personlige og sociale kompetencer, motivation og søgeadfærd). Disse omsættes til en score, der er enten over middel, middel eller under middel. Kombinationen af disse giver fem indsatssegmenter: Indsatssegment A: Score over middel på alle områder Indsatssegment B: Score på middel eller derover på alle områder Indsatssegment C: Score under middel på ét område Indsatssegment D: Score under middel på to områder Indsatssegment E: Score under middel på alle tre områder. Modellen kan nuanceres yderligere, så der tages højde for scoren på de enkelte områder. Dette giver anledning til følgende indsatssegmenter. Figur 3: Indsatssegmenter Vurdering Over middel (på alle indikatorer) Middel (på alle indikatorer) Under middel på efterspørgslen ift. uddannelse og faglige kvalifikationer Under middel på arbejdsrelaterede personlige og sociale kompetencer Under middel på motivation og søgeadfærd Indsatssegment A B Ikke andre under middel Også under middel for personlige og sociale kompetencer C1 D1 D2 C2 C3 D3 Også under middel for motivation og søgeadfærd D3 Også under middel for begge de andre områder E På baggrund af indsatssegmenteringen er der i projektet arbejdet med at tilrettelægge en ny tilbudsvifte, der i højere grad tager højde for de konkrete behov, den enkelte borger har. Endvidere har der været fokus på at skabe en fælles forståelse af, hvilke formål de forskellige indsatser bedst understøtter.
Eksempelvis gav indsatsegmenteringen anledning til at fokusere på samtalens forskellige roller og de krav, dette stiller til indhold, længde, frekvens og metoder. Ligeledes var der betydeligt fokus på virksomhedspraktikkens forskellige formål i forhold til, om der er tale om kompetenceafklaring, faglig afklaring eller tilknytning/match med en konkret virksomhed. Den konkrete udmøntning er foretaget i samarbejde med Jobkompagniet, der er Silkeborg Kommunes udførerenhed, og som forestår indsatsen over for de forskellige indsatssegmenter. I første ledighedsperiode har ledige i indsatssegmenter C, D og E adgang til en tidlig indsats. Den enkelte ledige tilbydes her et individuelt tilrettelagt forløb, der er tilrettelagt med udgangspunkt i de principper for indsatssegmentering, der er defineret i screeningsmodellen. Dette vil typisk være en variation af individuelle og holdmoduler med udgangspunkt i følgende tilbud: Arbejdsmarkedstendenser Kvalifikationer og kompetencer i spil Den skriftlige ansøgning Jobsamtalen Jobklub Brancheskift Livsstil It for begyndere FVU. Et forløb for indsatssegment C og D består typisk af: Deltagelse i relevante moduler Deltagelse i Jobklub Individuelle sparringssamtaler Virksomhedspraktik. Modulet arbejdsmarkedstendenser og Jobklub er obligatorisk for alle. For indsatssegment E vil indsatsen i endnu højere grad være individuelt tilrettelagt. Og som udgangspunkt vil indsatsen alene bestå af individuel sparring og støtte, da det vurderes, at borgere i dette segment som oftest ikke vil få et udbytte af de holdbaserede forløb. Udbytte af indsatssegmentering En mere målrettet indsats til alle ledige, herunder ikke mindst ledige der er langtidsledige eller har risiko for at blive det En ensartet opfattelse på tværs af medarbejdere af, hvilke indsatser der er de mest hensigtsmæssige i forhold til forskellige behov Redskab til at prioritere indsatsen i forhold til bestemte grupper af ledige. I kraft af den større grad af fælles forståelse af dette udgangspunkt er indsatsen blevet mere systematisk og ensartet. Hvor tilgang og valg af indsats tidligere i højere grad varierede, afhængigt af hvilken medarbejder der havde med den konkrete sag, er der nu i højere grad en fælles forståelse af, hvilke tiltag der skal iværksættes i forhold til ledige med bestemte behov. Det vurderes samtidig, at der med indsatssegmenteringen opnås en betydeligt mere ressourceeffektiv indsats.
IT-UNDERSTØTTELSE AF SCREENINGSMODELLEN Det er vigtigt, at screeningen af de ledige med besvarelse af spørgeskemaer og kobling til indsatssegmenter ikke bliver en tung administrativ byrde for den ledige og for medarbejderne i jobcenteret. Det fulde udbytte opnås samtidig først, når man som ledelse og medarbejdere i jobcenteret har mulighed for løbende at følge op på registreringer og bruge dem til at danne sig et overblik over sammensætningen af gruppen af ledige, hvor meget de ledige udvikler sig over tid, hvilke grupper der afgår fra ledighed m.m. En effektiv itunderstøttelse bliver derfor essentiel. Beslutningen om at inddrage borgerens egen vurdering af sin situation allerede inden første samtale i jobcenteret betød, at der skulle udvikles nye arbejdsgange og procedurer, der sikrede, at alle borgere fik adgang til et spørgeskema, og at dette efterfølgende blev bearbejdet og distribueret til den relevante sagsbehandler. Som konsekvens heraf valgte Silkeborg Kommune at it-understøtte dataindsamlingen. It-understøttelsen skal gøre det muligt at håndtere digital udsendelse og besvarelse af spørgeskema, justering af risikofaktorer i forbindelse med samtalen med jobkonsulenter, registrering af indsats samt opfølgning på progression og indsatser over tid. Silkeborg Jobcenter valgte at benytte Rambøll Results, der er en overbygning på et it-baseret spørgeskemasystem. Konkret modtager den ledige i indkaldelsen fra jobcenteret et link til en del af Silkeborg Kommunes hjemmeside. Den ledige bliver her anmodet om at indtaste CPR-nummer og får herefter adgang til at udfylde spørgeskemaet. Jobkonsulenterne kan forud for samtalen hente spørgeskemaet med henblik på forberedelse af samtalen, ligesom man undervejs i samtalen kan justere i risikofaktorerne, såfremt den ledige ønsker dette. Systemet holder selv styr på, hvilken version af spørgeskemaet den ledige skal have, og kobler automatisk risikoprofilen med bestemte indsatssegmenter. Der er i systemet defineret en række standardrapporter, som giver jobcenteret mulighed for at se status såvel som udviklingen for borgerne. Det omfatter eksempelvis fordelingen af ledige på forskellige indsatssegmenter, afgangen fra ledighed for de forskellige grupper over tid samt overblik over, hvilken udvikling (progression) de ledige har i forhold til de definerede risikofaktorer. På den måde bidrager systemet med data, der kan bruges til en løbende forbedring af de indsatser, der gives. Ligesom man over tid vil kunne videreudvikle screeningsmodellen, så dens evne til at udpege risikogrupperne styrkes. It-understøttelsens rolle i relation til de forskellige arbejdsprocesser er illustreret i nedenstående figur.
Valg og registrering Figur 4: Arbejdsprocesser og it-understøttelse ARBEJDSPROCES 2 3 # # Jobkonsulent Borger 1 IT system Borger 5 Indsatsvifte 4 Jobkonsulent Leder Jobkonsulent Udbytte af it-system En administrativ fleksibel løsning der reducerer det store administrative arbejde med håndtering af papirskemaer og registreringer Let adgang for den enkelte borger til at udfylde spørgeskemaer Adgang til data der viser status og udvikling for enkelte såvel som grupper af ledige. Disse data kan anvendes til løbende læring og udvikling af indsatser og redskaber, således at man får så effektiv en indsats som muligt Mulighed for at inkludere og uddelegere til samarbejdspartnere eksempelvis a-kasser og udførerenheder, så man får en fælles tilgang på tværs af de involverede aktører.
OM PROCESSEN: MEDARBEJDERINVOLVERING ER AFGØRENDE Workshops og ekstra mødeaktivitet er en belastning for den daglige drift i jobcenteret. Det er derfor altid relevant at overveje, hvordan udviklingsaktiviteter tilrettelægges mindst byrdefuldt for kerneforretningen. Dette hensyn skal dog afvejes i forhold til de fordele, involveringen har for medarbejdernes ejerskab og efterfølgende anvendelse af udviklede redskaber. Projektet er gennemført over en periode på 17 måneder. Processens længde skal ses i sammenhæng med to elementer. For det første var det en præmis for projektet, at udviklingsarbejdet skulle medføre så lille en belastning af medarbejderne som muligt, hvorfor deres direkte inddragelse i udviklingsaktiviteter skulle begrænses. Projektet blev derfor gennemført som en vekselvirkning mellem kortere workshops med hele medarbejdergruppen, viderebearbejdning af Rambøll og udvalgte medarbejdere samt efterfølgende oplæg for den samlede medarbejdergruppe. Dette har medført en relativt lang proces. For det andet har der været en række ændringer i projektets omgivelser, der har påvirket gennemførelsen. Dette omfatter udskiftninger i jobcenterledelsen, hvilket har forsinket projektet, ligesom implementeringen har været påvirket af den sideløbende gennemførelse af akutpakke og andre initiativer. I forhold til tilgangen med at begrænse belastningen af medarbejderne mest muligt er det vurderingen, at medarbejdernes forståelse af og ejerskab til det udviklede værktøj forudsætter, at der skabes rum for refleksion tidsmæssigt såvel som procesmæssigt. Dette kan være vanskeligt ved korte møder med orienterende oplæg, idet det mindsker medarbejdernes mulighed for at relatere projektet til dagligdagen og få en dybtgående forståelse af redskaberne og tankegangen bag. Det vurderes derfor at være en fordel at gennemføre projektet over kortere tid, men med en mere intensiv inddragelse af medarbejderne undervejs. Dette understreger samtidig, at der skal investeres betydelige ledelses- og medarbejderressourcer i at gennemføre et projekt som det beskrevne. Det er dog vurderingen, at investeringen giver god mening, når den ses i forhold til de potentielle gevinster, som projektet kan bidrage til.