Evaluering af SMS-pilotprojektet i Aabenraa Kommune

IT-Digitalisering Dato: 17.02.2013 Sagsbehandler: Charlotte Bay Greisen Direkte tlf.: 7376 7035 E-mail: cbg@aabenraa.dk UDKAST NR. 2 Evaluering af SMS-pilotprojektet i Aabenraa Kommune D. 21. juni 2012 besluttede Den Digitale Styregruppe at igangsætte et SMSpilotprojekt. Projektgruppen har gennemført projektet i henhold til tidsplanen og fremlægger nu en evaluering samt indstilling til udbredelse af systemet. Sagsfremstillingen er opdelt i følgende afsnit: 1. Pilotprojektet:... 1 Økonomi og afledt drift:... 3 2. Erfaringer i projektet:... 4 Behov for tilretning af systemet:... 4 Behov for information til borgerne:... 5 Ressourceomfang ift. opstart:... 5 Trafik-omkostninger:... 5 Erfaringer med administrationsmodulet/udfakturering:... 5 Driftstabilitet:... 6 Behov for tilkøb af integration til Borger.dk:... 6 3. Evaluering:... 6 4. Udrulningsplan:... 12 5. Indstilling:... Fejl! Bogmærke er ikke defineret. 1. Pilotprojektet: Formålet har overordnet været at indsamle en række erfaringer mhp. at udbrede løsningen til alle interesserede områder/afdelinger i Aabenraa Kommune i løbet af 1. kvartal 2013. Systemet er dejligt at arbejde med, det går hurtigt, er besparende, både ift. arbejdsgangen, tiden og økonomisk. Jeg vil tro, at jeg sparer ca. 2 timer ugentligt, samt porto, papir, kuverter m.m. til ca. 20 breve Pilotprojektet har omfattet 40 medarbejdere fordelt på Tandplejen, Sundhedscentret, Ungeindsatsen, Job og helbred, Job og Virksomhed og It-afdelingens helpdesk. Til pro-

jektet har der været udpeget tovholdere og etableret en projektgruppe, som er ledet af It-afdelingen. Testen er foregået via en afskærmet Desktop-adgang i Citrix. Formålene for deltagelse har varieret fra sted til sted: Tandplejen: Nuværende SMS-tjeneste kan ikke udbygges og understøtter kun påmindelsesfunktionen. Tandplejen afsender i dag ca. 1900 SMS er om måneden. Har oplevet, de gange SMS-løsningen har været ude at drift, at ca.1/3-del af eleverne udeblev. Formålet med projektet er at udvide servicen, begrænse portoudgiften og begrænse udeblivelser/øge fremmødet via: Sende tider på SMS Reminder pr. SMS (dagen før aftale) Afsende beskeder via Outlook til SMS Indhente mailadresser Indhente informeret samtykke Sundhedscentret: Formålet med projektet er at øge servicen gennem borger- og patientrettede tilbud via: Påmindelse om aftaler individuelle/hold SMS-invitationer til alle tidligere/aktive brugere Booke en rådgiver til åben rådgivning (SMS-bekræftelse + SMSpåmindelse) SMS som led i fastholdelsesplan (fx rygestop) Ungeindsatsen, Job og helbred samt Job og virksomhed: Formålet er at effektivisere arbejdsgangen, da det ofte sker at en sagsbehandler ringer forgæves til en borger. De vil derfor tit kunne bruge ordningen til at sende små korte beskeder ud til borgerne, ligesom det ville være rigtigt smart at Outlook selv kan sende en reminder om et møde eller lignende. It-afdelingen/Helpdesk: Formålet er at supplere informationen på medarbejderportalen med SMSinformationer ved driftproblemer samt orientere brugerne ift. opgaver, der venter svar fra brugeren eller afsluttes. Pilot-projektgruppen har ud over selve uddannelsesdelen - gennemført 4 SMSprojektgruppemøder og indsamlet erfaringer ift. implementering (ressourceomfang ift. opstart), erfaringer med værktøjerne (behov for tilretning og tilkøb), erfaringer ift. driftsstabilitet og svartider og endelig erfaringer ift. styring af driftsudgifter. Pilotprojektet har omfattet test af Cim Mobility s SMS løsning, der i princippet indeholder 2 SMS-værktøjer: 1. SMS i Outlook informationer kan sendes og modtages via Outlook 2. SMS2market informationer til hold/kampagner Side 2 af 16

Økonomi og afledt drift: D. 21. juni 2012 besluttede Den Digitale Styregruppe følgende: (model 1): It-afdelingen dækker driftsudgiften i 2012 og udgiften fordeles fra januar 2013 og derefter mellem alle forvaltninger/staben. It-afdelingen bliver systemejer af løsningen, forvaltningerne dataejere. Pilotprojektet afholdes fra driftsudgifter i pilotperioden som afsluttes medio december 2012, og områderne fortsætter uændret i drift, indtil Den Digitale Styregruppe har truffet beslutning om det videre forløb. Status på pilotprojektets økonomi viser et overskud på ca. 40.000 kr.: Bevilget Afholdt Etablering 38.000 24.000 Uddannelse/kørsel 42.925 11.900 Drift (nov./dec. 2012 + jan. 2013) 14.000 6000 Drift SMS-trafik (oktober-december) 872 Tilkøb/udvikling (formular) 5525 Tilslutning digital post/borger.dk - integrationer til TK2/Opera/AdhocIT 5420 94.925 53.717 Etableringsomkostningerne er mindre end forventet, idet Cim Mobility ikke har kunnet levere NemSMS-løsningen (14.000 kr.) i pilotprojektet. Der pågår aktiviteter i dialog med It-afdelingen om sikkerhed i det tekniske setup ift. NemSMS. Uddannelsesudgifterne er mindre end forventet, idet de planlagte workshops blev lagt sammen. Forplejningsudgifter til workshop og projektmøder er ikke anført. Driftsudgifterne dækker både den månedlige service/supportudgift og trafik. Driftsudgifterne er mindre end forventet, idet service/supportudgiften til NemSMS (1400 kr. pr. md.) samt udfakturering (100 kr. pr. nr.) afventer drift/opgradering til NemSMSversion. Driftsudgifter til trafik i januar er ikke afholdt. Der er foretaget et tilkøb (formular Sundhedscentret anvender til selvbetjening til hold). Der er betalt for tilslutning af NemSMS til digital post/borger.dk, der ikke var påregnet. Omvendt er der ikke anvendt midler til betaling for tilslutning af fagsystemer (TK2, Opera, AdhocIT) som var anslået til 6.375 kr./pr. system. Side 3 af 16

2. Erfaringer i projektet: Det er utrolig nemt at bruge. Det er meget tidsbesparende, og man kan nemmere få fat i arbejdsgivere om man lige må kigger forbi til en kort opfølgning, og de er hurtige til at svare tilbage, også håndværkere, der ellers kan være umulige at få fat på Behov for tilretning af systemet: Der er ikke registreret opgaver i AdhocIT i forløbet. Der er i forløbet registreret 10 eksterne opgaver ift. leverandøren. Opgaver angivet med X kan først løses ifm. opgradering til nyeste version 1 2 (Sundhedscenter) Større felt til mobilnumre i sms til Outlook. X (Sundhedscenter) Muligheden for at kunne tilføje eller fjerne numre i en sms som endnu ikke er blevet sendt, men lagt i kø. 3 4 5 (Sundhedscenter) Formular på hjemmesiden. Sundhedscenteret vil gerne at deres tilmeldinger til babysvømning ender direkte i sms2market. I dag modtager de en mail, som herefter skrives ind i et regneark. Ved at brugernes oplysninger kommer direkte ind i sms2market undgås denne ekstra arbejdsgang. (IT) Vi har bedt John om at rydde op i strukturen, således at der ikke ligger noget fra vores undervisningsdage mere. (er løst) (Jobcenter) En reminder-sms kan slettes, hvis et møde bliver aflyst. (er løst) 6 7 (Sundhedscenter) Mulighed for at ændre teksten i en sms (udskudt afsendelse) (Sundhedscenter) Hvis han fx markere to tilmeldte og eksportere dem, så få han samtlige tilmelde med på listen. Vi vil gerne at kun de markerede personer kommer med på eksportlisten. (John vender tilbage - 3. parts komponent) (bedt leverandøren om at udvikle) Side 4 af 16

8 9 10 (Tandplejen) Ønsker mulighed for at kunne sende sms, hvor telefonnummer er klikbart/aktivt. Dette er muligt. Man kan sende en sms der indeholder et telefonnummer (fastnet eller mobil) som er klikbart. Det er den telefon, der modtager smsén der tolker telefonnummeret og gør det aktivt - dvs. at man kan klikke på nummeret og ringe op. Eneste telefon der umiddelbart ikke kan dette er Doro... (Sundhedscenter) Mails udsendt via sms2market ender som spam-mails ved modtagerne. (Sundhedscenter) Mangler mulighed for at scrolle ved. fx afsendte mails (Det er ikke muligt at se alle mails). Behov for information til borgerne: Testområderne har ikke udarbejdet en kommunikationsplan, men hver især har de informeret borgerne/brugerne på hver deres måde. Der har ikke været nogen negative reaktioner fra borgere/brugere ifm. testen. Tværtimod har flere gjort opmærksom på, at havde de ikke fået en reminder om at møde, var de udeblevet, da aftalen var glemt. Ressourceomfang ift. opstart: For alle deltagere fra start til slut er der registreret 170 timer. For pilotområderne er der samlet registreret 105,5 timer, og til projektledelse er der registreret 64 timer. September er den måned, der er brugt flest timer (og tilskrives opstart/deltagelse i uddannelse/ workshop). Fra september til december har de 27 pilotdeltagere brugt 3,9 timer i gennemsnit. I december har de 27 pilotdeltagere brugt 0,9 time i gennemsnit, og det vurderes som det omfang, der fremover skal anvendes. De 8 deltagere fra Helpdesk er ikke indregnet, idet de ikke har registreret et forbrug. Trafik-omkostninger: Der er i perioden juli (fra installation) til december (afslutning pilotprojekt) brugt 872 kr. på trafik og der er afsendt 4871 sms er. Erfaringer med administrationsmodulet/udfakturering: Administrationsmodulet fungerer i store træk fint og det er overskueligt det er ligesom når brugerne logger ind på sms2market. Systemadministratoren har nogle ekstra faner. Side 5 af 16

Driftstabilitet: Der er kun registreret 2 driftstop ift. Tandplejens fagsystem, som er afhjulpet af leverandøren i samarbejde med It-afdelingen. Oppetid: September 99,97% Oktober 99,99% November 99,99% December 100,00% Behov for tilkøb af integration til Borger.dk: I forbindelse med opsætning af Aabenraa s certifikater, der understøtter NemSMS til og fra Borger.dk er der betalt 5.420 kr., men der er ikke tilkøbt integrationer til fagsystemer, dels fordi det afventer en opdatering af nuværende løsning til NemSMS og dels fordi det ikke er lykkes at få hul igennem til KMD/Opera. Opdateringen afhænger af, at det tekniske setup falder på plads. Der pågår aktuelt en dialog mellem leverandøren og It-afdelingen. 3. Evaluering: Tandplejen har ikke oplevet markante ændringer af arbejdsgangene i forhold til deltagelse i SMS-pilotprojektet, idet de anvender SMS på samme måde som i den tidligere løsning. De har dog fastholdt den positive udvikling, at op til 1000 færre patienter udeblivelser pr. år på grund af SMS-påmindelse. Pilotprojektet har dog skabt fokus på nye, digitale arbejdsgange, og der er sendt breve ud til samtlige 13.000 patienter mhp. kontrol af korrekt mobilnr., opfordring om oprettelse af digital postkasse mm. Aktuelt har ca. 2/3 af 13.000 patienter reageret positivt, og målet er, at alle breve fremover forsendes via fjernprint-system. Forventer at spare 70.000 kr. fra 2014. Fra 1. marts 2013 erstattes indkaldelser pr. brev med SMS og nye borgere vil fremover blive introduceret via velkomstpakken og/eller i forbindelse med besøg hos sundhedsplejersken. Tandplejen har ikke kunnet indhente mailadresser via SMS-løsningen, og har ikke testet indhentning af samtykke pr. SMS. Tandplejen har derfor ikke deltaget i særskilt evaluering mhp. afdækning af type af forandringer og gevinster. Dog skal det bemærkes, at Tandplejen fremover vil få en udgift til SMS-trafik på ca. 300 kr. pr. måned (som de ikke havde før i den gamle løsning). It-afdelingen/Helpdesk har ikke anvendt SMS-løsningen og har derfor ikke deltaget i særskilt evaluering. Har i slutningen af pilotprojektet opstartet SMS-driftsinformation ift. webbeskeder til superbrugerne - med positivt resultat. Sundhedscentret, Ungeindsatsen, Job og helbred samt Job og virksomhed har deltaget i nedenstående evaluering, der er gennemført i 2 step og med afsæt i busi- Side 6 af 16

ness-case og gevinstrealiseringsmodel fra Aalborg Universitet, der dels angiver typer af forandringer og gevinster. 1. step: der er gennemført en mundtlig evaluering med deltagerne, hvor de er bedt om med postit s at beskrive typen af forandringer (figur 1). 2. step: tovholderne fra Arbejdsmarked og Social samt Sundhedscentret har bearbejdet materialet mhp. en præcisering og tydeliggørelse af gevinsterne i henholdsvis finansielle, kvantificerbare, målbare og observerbare gevinster (anført i skema nr. 1-6 ). Som beregningsnøgle er de finansielle gevinster beregnet med en arbejds-timeløn på 350 kr., portoudgift som B-post 6 kr., og 40 arbejdsuger pr. år. Figur 1 - evalueringsmodel step 1 og 2: Type af forandringer på Jobcentret: Ting der er stoppet Bedre ting Nye ting Intet brev vedr. opfølgning af akutpakken. Små beskeder kan gives på sms Sparer et opkald eller brev Færre udeblivelser Indkaldelse, opfølgning (minus brev i forbindelse med Akutpakke) Aflyse/indkalde aftale Sms ved forgæves telefonopkald Bedre fremmøde, 2 mere i ugen er kommet til samtale (sparer ca. 30 min. pr. person) Reminder til møde Ved opringning til borger, og de skal ringe tilbage evt. 14 dage efter, og de ikke har mulighed for at skrive telefonnr. ned, sender jeg en sms med mit telefonnr. + navn. Det sparer mig for en senere opringning ca. 2-4 personer pr. uge. Hvis de ikke tager telefonen, sender jeg en sms om at de skal ringe retur Gruppe indkaldelse unge 15-17 år til fredagsundervisning, derved ingen udeblivelser tidsbesparende Indkalder til samtaler. Sms er til arbejdsgiver om alt er ok, så sms er de tilbage Side 7 af 16

Side 8 af 16

Gevinster på Jobcentret: Nr. 1 TYPER AF GEVINSTER (1 person) Finansielle gevinster 2 arbejdstimer x 350 kr. x 40 uger 28000 porto 6 kr. x 20 breve x 40 uger 4800 Anslået i alt: 32800 Kvantificerbare gevinster Målbare gevinster Observerbare gevinster Nr. 2 print + kuvertering der er ikke foretaget førmålinger afbud = booke ny klient større fremmøde større tilfredshed, hurtig information om ændringer TYPER AF GEVINSTER (1 person) Finansielle gevinster ½ arbejdstimer x 175 kr. x 40 uger 3500 porto 6 kr. x 20 breve x 40 uger 4800 Anslået i alt: 8300 Kvantificerbare gevinster portobesparelse til partshøringsbreve, print + kuvertering Målbare gevinster der er ikke foretaget førmålinger Observerbare gevinster færre sanktioneringer på Ydelseskontoret større fremmøde (6 i oktober) overholdelse af rettigheden i sager, der ellers kunne have betydet manglende refusion Nr. 3 TYPER AF GEVINSTER (1 person) Finansielle gevinster 3 timer x 350 kr. x 10 mdr. 10500 Anslået i alt: 10500 Kvantificerbare gevinster Målbare gevinster Observerbare gevinster portobesparelse til partshøringsbreve, print + kuvertering der er ikke foretaget førmålinger færre udeblivelser pga. SMS færre partshøringer (tidskrævende proces) færre nye indkaldelser pga. højere fremmøde færre telefonsamtaler, nogle beskeder klares pr. SMS rettidighed overholdes, idet udeblivelser minimeres Side 9 af 16

Nr. 4 TYPER AF GEVINSTER (5 personer) Finansielle gevinster 25 timer x 350 kr. x 40 uger 350000 50 breve x 6 kr. i porto x 40 uger 12000 Anslået i alt: 362000 Kvantificerbare gevinster portobesparelse, print + kuvertering Målbare gevinster der er ikke foretaget førmålinger Observerbare gevinster meget mere stabilt fremmøde færre telefonsamtaler, indkaldelse til opfølgningssamtale pr. SMS Nr. 5 TYPER AF GEVINSTER (1 person) Finansielle gevinster 9 breve x 6 kr. i porto x 40 uger 2160 27 breve/3 mdr. x 6 kr. i porto x 40 uger Anslået i alt: 2160 Kvantificerbare gevinster portobesparelse, print + kuvertering Målbare gevinster der er ikke foretaget førmålinger Observerbare gevinster sender stort set ingen breve om partshøring (borgerne bliver indkaldt pr. brev og evt. rykket pr. SMS). Kommer hurtigt i kontakt med borgeren Side 10 af 16

Typer er forandringer på Sundhedscentret: Ting der er stoppet Bedre ting Nye ting Brev til borger om opfølgning Større fremmøde. Antal af ikke mødte er reduceret Skrive sms, oprette gruppe (Rygestop) Stoppet med at sende breve ved kursusstart Spare porto Huske at bede borgerne om et mobilnr. Når en borger er udeblevet, ringede jeg til dem dette gør jeg ikke altid nu jeg sender en sms, hurtigt. Når der er sendt en sms kan man starte til tiden. Spildtid undgås Brev indkaldelse til opfølgning (Rygestop) Borgerne få ren sms-påmindelse før hver undervisning. Flere borgere har meldt tilbage, at de ellers havde glemt mødet Sender sms som reminder på lukkedage til babysvømning SMS2Market Bedre og meget hurtigere at svare dem der tilmelder sig end i Outlook. Da alle oplysninger ligger i SMS2Market og diverse regneark kan undværes. SMS om opmindelse af opstart af kursus. Hermed kom flere første dag Ved at sende en sms som reminder øges fremmødet på holdet. Borgerne giver udtryk for at det er rart med en reminder. Mange flere husker at betale Mulighed for afbud Overvejer om vi kan sende sms til borgere på fx vægtstophold. Fx hver uge: en lille reminder, opmuntring, motivation. Sender sms som reminder til borgerne der går på hold: KOL-modul, Hjerte-mudul Reminder på mødedato på hold og individuel Ny, større skærm Rygestop sms til den enkelte deltager løbende gennem forløbet. Stor tilfredshed blandt deltagerne. Indkalde til opfølgning. Fejlrettelser er ikke blevet løst hurtigt nok Gevinster på Sundhedscentret: Nr. 6 TYPER AF GEVINSTER (8 personer) Finansielle gevinster 4 timer a 350 kr. x 4 hold 5600 5 breve x 6 kr. i porto x 40 uger 1200 Anslået i alt: 6800 Kvantificerbare gevinster portobesparelse, print + kuvertering Målbare gevinster der er ikke foretaget førmålinger Observerbare gevinster sparet arbejdstid idet kun 3 ud af 75 har ikke betalt ifm. svømmehold (før 20 ud af 60) større fremmøde Side 11 af 16

4. Udrulningsplan: Projektgruppen har på sit 4. og sidste projektmøde bearbejdet erfaringerne i forløbet og er enige om, at SMS-pilotprojektet har været en succes set i lyset af: værktøjet er hurtigt at tilgå løsningen er driftsikker testen har ikke påvirket svartiderne i Outlook Leverandøren har vist et tilfredsstillende engagement i forløbet Og der har ikke været behov for support ud over spørgsmål ift. funktionaliteter. Gevinsterne er svære at opgøre præcist, da de varierer meget fra område til område og fra person til person. Projektdeltagerne er enighed om, at gevinsterne langt overstiger udgifterne, og at fordelene stiger i takt med, at værktøjet indtænkes i de daglige arbejdsgange. Det er svært at måle effekten af. Vi kan dog se en højere fremmødeprocent efter opstart af SMS Projektgruppen anbefaler derfor, at den testede SMS-løsningen opgraderes, udrulles og forankres i organisationen på følgende vilkår: Installation: driften træffer aftaler med Leverandøren om det sikkerhedsmæssige setup i januar 2013 mhp. på at nuværende Outlook SMS-løsning opgraderes til nyeste version inkl. NemSMS pilotområderne tester (fortsat i særskilt desktopmiljø) og godkender løsningen i februar 2013 nye områder/medarbejdere kan tildeles adgang til Outlook-SMS fra ultimo marts 2013 (rettighedsstyres via AD) Administration og udvikling: It-afdelingen er systemejer/overordnet systemadministrator Via AdhocIT oprettes en proces for tilmelding, hvor nye områder kan tilmelde sig, oprette supportopgaver og udviklings-/integrationsønsker. Behov for integration mellem fagsystem og Borger.dk vurderes fra opgave til opgave. Forvaltningernes opfordres til at sætte krav om SMS-integration ifm. udbud/anskaffelse af nye systemer. Udviklingsønsker håndteres som følger: o fælles udviklingsønsker/udgifter indstilles til DDS o særskilte udviklingsønsker/udgifter afholdes af bestiller Forvaltningerne er dataejere og projektgruppen opfordre til, at der i forvaltningen udpeges personer, der sætte fokus på arbejdsgange, der kan suppleres eller erstattes med SMS for at få det største udbytte Information: It-afdelingen udarbejder information på medarbejderportalen marts 2013 Side 12 af 16

Drifts- og udviklingsudgifter: De årlige driftsudgifter udgør (efter opgraderingen) 46.800 kr. pr. år/ 9.360 kr. pr. forvaltning (inkl. udfaktureringsfunktion/500 kr.pr.md./100 kr. pr. forvaltning) Forvaltningerne kan få trafikken opdelt på flere fakturalinier, men ønskes trafikken faktureret direkte, skal der tilkøbes dedikerede SMS numre(200 kr. i oprettelse + 200 kr. til teleselskabet i månedligt abonnement) Uddannelse: Uddannelsesdelen varetages af It-afdelingen/uddannelsestilbud afholdes x 1 kvartal eller efter behov. Uddannelsen afholdes i It-undervisningslokalerne (varighed ca. 2 timer). Der er opkræves ikke kursusgebyr fra deltagerne. Side 13 af 16

IT-Digitalisering Dato: 17-01-2013 Sagsnr.: 12/25006 Dok.nr.: 20582/13 Sagsbehandler: Charlotte Bay Greisen Direkte tlf.: E-mail: cbg@aabenraa.dk Bilag 1 - kommentarer ift. gevinster: Nedenstående kommentarer er efterbearbejdet og opstillet i gevinst-skema over forskellige typer af gevinster. Arbejdsmarked og Social: Nr. 1 Marianne G. Idea fra Ungeindsatsen skriver Det er utrolig nemt at bruge. Det er meget tidsbesparende, og man kan nemmere få fat i arbejdsgivere om man lige må kigger forbi til en kort opfølgning, og de er hurtige til at svare tilbage, også håndværkere, der ellers kan være umulige at få fat på. Det er økonomisk besparende ift. at vi ikke skal bruge kuverter, papir samt porto, og det er igen tidsbesparende, da du kan sende besked ud dagen før, om at borgeren skal møde på jobcenteret. Ift. at få fyldt sin kalender ud, kan man hvis man får et afbud booke andre ved at sende en sms og spørge om de kan komme forbi samme dag, og stort set alle svarer på SMS erne. De unge bruger SMS og det er et værktøj de kan forstå og forholde sig til, også de borgere der normalt ikke åbner deres post / breve. Ift. at jeg har fredagsundervisning, så er det rart at kunne sende en SMS ud til alle på en gang, om hvis vi f.eks. skal mødes et bestemt sted, eller husk nu det er klokken sådan og sådan. Systemet er dejligt at arbejde med, det går hurtigt, er besparende, både ift. arbejdsgangen, tiden og økonomisk. Jeg vil tro at jeg sparer ca. 2 timer ugentligt, samt porto, papir, kuverter m.m. til ca. 20 breve ugentligt. Nr. 2 Dorthe Thornson fra Ungeindsatsen skriver Jeg har ikke sparet på brevene ved indkaldelse, årsagen hertil er, at vi er nødt til at være sikre på det retsmæssige, hvis de udebliver og der evt. er behov for sanktionering. Jeg tænker det er uafklaret, om det er retssikkerhedsmæssigt korrekt kun at sende en indkaldelse pr. sms og at vi stadig har mulighed for at sanktionere, hvis de udebliver. Jeg har talt sammen og der er 6 borgere, som ikke vil have været mødt til samtale i oktober måned, hvis de ikke havde fået en sms-reminder. Jeg har i gennemsnit haft 4 samtaler om dagen i oktober måned. Det har sparet mig ca. ½ times ekstra arbejde Side 14 af 16

på de borgere. Samtidig er der sparet i Ydelseskontorets arbejde, da der skulle have været foretaget sanktioneringer i alle sagerne. Der er sparet på forsendelse af partshøringsbreve. Samtidig har det været muligt at overholde rettidigheden i de sager, hvilke ellers kunne have betydet manglede refusion. Nr. 3 Marianne V. Prill fra Ungeindsatsen skriver Månedlig besparelse er på ca. 3-4 timers arbejdstid. Fordelt over følgende arbejdsgange.: - Færre udeblivelser pga. sms - Færre partshøringer (tidskrævende proces) - Færre nye indkald pga. fremmøde idet de er blevet husket på det pr. sms - Færre telefonsamtaler, idet nogle besked kan klares pr. sms. - Rettidighed overholdes, idet udeblivelser minimeres. Nr. 4 Birthe Lund fra Virksomhedsservice skriver for hele gruppen (5 medarbejdere) Vi oplever helt klart at fremmødet er meget mere stabilt når borgere får SMS dagen før i gennemsnit vurdere vi at fremmødet øges med ca. 5 borgere pr. konsulent pr. uge i vores team de forsikrede ledige Dette betyder ca. 25 timer pr. uge der ikke går spildt i og med at borgeren ikke skal indkaldes på ny. I forbindelse med akutpakken skal vi har mange opfølgningssamtaler med ca. 250-300 borgere pr. telefon. Disse samtaler registres i Opera som en samtale men vi sender ikke brev i stedet får borgeren en SMS dagen før fremmøde. Der er i gennemsnit ca. 10 af disse samtaler pr. dag = 50 pr. uge hvor der spares porto kr. 400,00 pr. uge der spares også tid med at printe og kuvertere brevene. Nr. 5 Karin Eriksen fra Job og Helbred skriver I forbindelse med opfølgning i revalideringssager, sendes der brev til borgerne, hvor de skal kontakte sagsbehandler inden en given dato. Tidligere, når fristen var meget tæt på eller endda overskredet, sendte jeg et rykker brev til de borgere som ikke havde kontaktet mig. Enkelte af disse borgere fik så igen et brev, med partshøring. Nu sendes der brev til borgerne om opfølgning. Når fristen for kontakt nærmer sig, sendes der rykker i form af en SMS. Jeg har oplevet, at tidligere skulle jeg sende rykkerbreve og evt. partshøring til 5 10 borgere hver måned. Nu sender jeg SMS til 5 10 borgere hver måned, men stort set ingen breve om partshøring. Så vidt jeg kan se, har jeg i perioden 08.10.12 20.12.12, sendt 27 SMS. Det giver en besparelse på 27 breve (papir, kuvert og porto) SMS er en god mulighed for, at komme hurtigt i kontakt med en borger. Side 15 af 16

Sundhedscentret: I forhold til babysvømning, da er der sendt SMS i stedet for mail. Vi er nogle, som har indkaldt pr. SMS i stedet for brev til opfølgende samtale. Dette drejer sig ca. om 10 gange i november/december. Bliver primært brugt som påmindelse før aftale. Dette er svært at måle effekten af. Vi kan dog se en højere fremmødeprocent efter opstart af SMS. Side 16 af 16