Københavns Kommune aktindsigt efter offentlighedsloven Resumé: Statsforvaltningen Hovedstaden udtaler, at det efter sagens oplysninger kan lægges til grund, at kommunen har fremfundet de sager, som det har været muligt for kommunen at identificere ud fra oplysningerne i anmodningen om aktindsigt, sammenholdt med mulighederne for at fremfinde sager i kommunens journalsystem. Kommunen kunne ikke efter offentlighedslovens 10, nr. 4, undtage to sager i deres helhed fra retten til aktindsigt, men skulle foretage en vurdering af de enkelte bilag i sagerne. 13-05- 2009 Ved brev af 5. september 2008 har De henvendt Dem til Statsforvaltningen Hovedstaden i anledning af Københavns Kommunes behandling af Deres anmodning om aktindsigt i dokumenter vedrørende caféen i Kulturhuset Islands Brygge. Der er tale om aktindsigt efter offentlighedsloven. De har bl.a. gjort gældende - at De har modtaget et mangelfuldt bilagsmateriale fra kommunen som svar på Deres anmodning om aktindsigt - at kommunen har undtaget for mange bilag fra Deres aktindsigt under henvisning til offentlighedslovens 10, nr. 4 - at kommunen ikke har meddelt Dem aktindsigt i bilag vedrørende anmodninger fra Kulturhuset Islands Brygge til Københavns Energi i løbet af 2005. Statsforvaltningen har nu gennemgået sagen og finder efter sagens oplysninger at kunne lægge til grund, at kommunen i forbindelse med Deres anmodning om aktindsigt har fremfundet de sager, som det har været muligt for kommunen at identificere og fremfinde ud fra oplysningerne i Deres anmodning om aktindsigt af 3. juni 2008, sammenholdt med de muligheder kommunens journalsystem giver for at fremfinde sager. STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: 2008-613/461 SAGSBEHANDLER:KBRKOE DIREKTE TELEFON:7256 7165 TELEFON: 7256 7000 TELEFAX: 38 33 20 12 GIRO: 3001 4329848 EAN- NR. 5798000362222 SE- NR. 29-37- 62-20 hovedstaden@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag- Onsdag 09.00-15.00 Torsdag 13.00-18.00 ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag 09.00-15.00 Torsdag 09.00-18.00 Hvad angår kommunens undtagelse af samtlige bilag i to sager, der vedrører retssager mod Bryggens Spisehus ApS, finder statsforvaltningen ikke, at sagerne i deres helhed kan undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 10, nr. 4. Der foreligger således i disse sager bl.a. bilag i form af breve fra modpartens advokat, som ikke kan anses at være brev-
veksling med sagkyndige for kommunen. Statsforvaltningen beder derfor Københavns Kommune foretage en fornyet vurdering af, i hvilken udstrækning der kan meddeles Dem aktindsigt i bilag i de to sager om retssager mod Bryggens Spisehus ApS. Nedenfor følger en nærmere gennemgang af sagens baggrund og nærmere begrundelse for statsforvaltningens udtalelse. Sagsfremstilling I brev af 3. juni 2008 til Københavns Kommune anmodede De om den omhandlede aktindsigt. I Deres anmodning er bl.a. anført Med henvisning til offentlighed i forvaltningen beder vi hermed om aktindsigt i samtlige dokumenter, der indeholder oplysninger om driften af caféen beliggende i Kulturhuset Islands Brygge. Endvidere ønsker vi aktindsigt i samtlige dokumenter, der vedrører caféen mellem følgende parter: Københavns kommune, Kulturhuset Islands Brygge, caféen (både den nuværende og den forrige), Kulturhusets brugerstyrelse samt evt. tredjepart i perioden fra d. 1. jan. 2006 og frem til i dag. Københavns Kommune meddelte Dem ved brev af 15. juni 2008 aktindsigt. I brevet har kommunen bl.a. anført Under henvisning til din anmodning af 3/6 2008 om aktindsigt har jeg kunnet identificere følgende sager: Kommunen har i brevet anført en oversigt over identificerede sager og for hver sag tilkendegivet, om der er undtaget bilag fra den meddelte aktindsigt. Ved sager, hvor der er undtaget bilag fra aktindsigten, er endvidere henvist til den bestemmelse i offentlighedsloven, som bilagene er undtaget efter. Bl.a. er to sager, der vedrører retssager mod Bryggens Spisehus ApS, undtaget fra aktindsigten med samtlige bilag i sagerne, idet kommunen har henvist til offentlighedslovens 10, nr. 4. Endvidere meddelte kommunen Dem ved brev af 10. juli 2008 supplerende aktindsigt i bilag, som var modtaget fra Kulturhuset Islands Brygge. Københavns Kommune har ved brev af 10. november 2008 til statsforvaltningen udtalt følgende om sagen: Klage af 5. september 2008 Kultur- og Fritidsforvaltningen modtog ved brev af 3. juni 2008 en anmodning fra Jakob Dalhoff om aktindsigt. Anmodningen indeholdt en - efter forvaltningens opfattelse - ganske bred beskrivelse af de begærede dokumenter/sager, jf. offentlighedslovens 4, stk. 3., men blev - efter kvittering af 4. juni 2008 - besvaret ved brev af 15. juni 2008. SIDE 2
Besvarelsen var vedlagt de dokumenter, postlister m.v. som fandtes i Kunst & Kultur (centraladministrationen), og som kunne identificeres på baggrund af anmodningen. En række dokumenter blev undtaget under henvisning til offentlighedslovens 7, nr. 1 og 2, 10, nr. 4 og 13, stk. 1 nr. 5 og 6. De undtagne dokumenter vedlægges samt begrundelserne for undtagelsen af dokumenterne. I supplerende brev af 10. juli 2008 blev anmodningen af 3. juni 2008 besvaret, for så vidt angik dokumenter, der fandtes i Kulturhuset Københavns Rådhus Islands Brygge, og som blev indsendt til Kunst & Kultur i anledning af anmodningen. Jakob Dalhoff henvendte sig herefter til overborgmester Ritt Bjerregaard i brev 20. juni 2008 og til kultur- og fritidsborgmester Pia Allerslev i brev af 14. juli 2008 med spørgsmål om, hvorvidt han havde modtaget alle begærede dokumenter. Kultur- og fritidsborgmester Pia Allerslev besvarede de 2 henvendelser i brev af 17. juli 2008. Hun skrev blandt andet, 'at Kunst & Kultur har sendt alle de dokumenter, som det har været muligt at spore i forvaltningens journalsystem og i Kulturhuset Islands Brygge' samt ' Det har således ikke været muligt på grundlag af Deres anmodning af 3. juni 2008 at identificere yderligere dokumenter end de fremsendte ved breve af 15. juni og 10. juli 2008 fra Kunst & Kultur. ' Endvidere skrev hun, "De er meget velkommen til et uformelt møde i forvaltningen med henblik på en dialog om muligheden for en nærmere identifikation af de dokumenter, som De mener, De mangler". Forvaltningen modtog ingen anmodning fra Jakob Dalhoff om et møde, men i brev af 5. september 2008 en anmodning om aktindsigt i en række specifikke dokumenter vedrørende Kulturhuset Islands Brygges korrespondance med Københavns Energi om korrekt opgørelse og afregning af el. Anmodningen blev - efter kvittering - besvaret den 26. september 2008 bilagt de ønskede dokumenter. Brev af 2. oktober 2008 Jacob Dalhoffs anmodning af 5. september 2008 om aktindsigt blev som ovenfor nævnt besvaret den 26. september 2008 med fremsendelse af de dokumenter, som Kulturhuset Islands Brygge kunne identificere på baggrund af anmodningen. I brevet af 2. oktober 2008 henvises der til et vedlagt notat af 10. maj 2006 stilet til Martin Geertsen fra forvaltningen, hvori det anføres, at 'Kulturhuset Islands Brygge har derfor flere gange i løbet af 2005 henvendt sig til Københavns Energi...' SIDE 3
I den forbindelse bemærkes det, at kulturhusets henvendelser til Københavns Energi om korrekt opgørelse af kulturhusets elbrug skete pr. telefon, og der er ikke tilknyttet nogen dokumenter til disse henvendelser. Det er Kultur- og Fritidsforvaltningens opfattelse - som det også fremgår af ovenstående redegørelser - at håndteringen af Jakob Dalhoffs anmodninger om aktindsigt er i overensstemmelse med gældende ret. Til orientering kan i øvrigt oplyses, at Kulturhuset Islands Brygge er et kommunalt kulturhus, der administreres af Kultur- og Fritidsforvaltningen. Kulturhuset rummer en cafe, der i 2005 blev bortforpagtet til et selskab, som Jakob Dalhoff har deltaget i. Mellem kommunen og selskabet verserer en række tvister om kontraktens indhold og forståelse. De har uddybet Deres henvendelse til statsforvaltningen ved breve af 2. oktober 2008 og 8. januar 2009, samt e-mail af 30. marts 2009. Der foreligger supplerende udtalelser til statsforvaltningen om sagen fra Københavns Kommunes Kultur- og Fritidsforvaltning ved e-mails af 22. januar og 24. marts 2009. Kommunen har heri bl.a. oplyst, at der inden 10 dage efter modtagelsen af Deres anmodninger om aktindsigt blev sendt meddelelse til Dem om, hvornår De ville få afgørelse om, hvorvidt Deres anmodninger kunne imødekommes. Statsforvaltningens udtalelse Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, herunder kommunale forskrifter, der er udstedt i medfør af denne lovgivning, jf. 48, stk. 1, i den kommunale styrelseslov. 1 Offentlighedslovens 4 lyder således: 4. Enhver kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-14, forlange at blive gjort bekendt med dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. En forvaltningsmyndighed kan give aktindsigt i videre omfang, medmindre andet følger af regler om tavshedspligt m.v. Stk. 2. Den, hvis personlige forhold er omtalt i et dokument, kan med de undtagelser, der er nævnt i 7-11 og 14, forlange at blive gjort bekendt med oplysningerne herom. Det gælder dog ikke i det omfang de hensyn, der er nævnt i 13, eller hensynet til den pågældende selv eller andre med afgørende vægt taler imod. 1 Lovbekendtgørelse nr. 696 af 27. juni 2008 om kommunernes styrelse SIDE 4
Stk. 3. Begæring efter stk. 1 og 2 skal angive de dokumenter eller den sag, som den pågældende ønsker at blive gjort bekendt med. I relation til Deres klagepunkt om mangelfuldt bilagsmateriale fra kommunen finder statsforvaltningen ikke grundlag for kritik af kommunen. Statsforvaltningen finder således efter sagens oplysninger at kunne lægge til grund, at kommunen i forbindelse med Deres anmodning om aktindsigt har fremfundet de sager, som det har været muligt for kommunen at identificere og fremfinde ud fra oplysningerne i Deres anmodning om aktindsigt af 3. juni 2008, sammenholdt med de muligheder kommunens journalsystem giver for at fremfinde sager. I den forbindelse skal statsforvaltningen bemærke, at Deres anmodning om aktindsigt af 3. juni 2008 til kommunen ikke kan anses for at opfylde kravet i offentlighedslovens 4, stk. 3., hvad angår de sager, som De har anmodet om aktindsigt i ved anmodningens 1. afsnit, 2. pkt. Denne del af Deres anmodning af 3. juni 2008 må anses at tilsigte aktindsigt i en ubestemt flerhed af sager. Grundbetingelsen i offentlighedslovens 4, stk. 3, er imidlertid, at den der ønsker aktindsigt må have et vist kendskab til sagens eller dokumentets eksistens før henvendelsen til vedkommende myndighed. Statsforvaltningen finder således ikke, at De i 1. afsnit, 2. pkt., i Deres anmodning overfor kommunen i tilstrækkelig grad har angivet de sager eller bilag, som De ønsker aktindsigt i. Endvidere har statsforvaltningen lagt vægt på, at kommunen har oplyst at have givet Dem aktindsigt i alle de dokumenter, som det har været muligt at opspore i forvaltningens journalsystem, bortset fra dokumenter som efter kommunens vurdering er undtaget Deres ret til aktindsigt efter bestemmelser herom i offentlighedsloven. I den forbindelse bemærkes, at kommunen vedrørende de omtalte anmodninger fra Kulturhuset Islands Brygge til Københavns Energi i løbet af 2005 har oplyst, at der var tale om telefoniske henvendelser, som der ikke foreligger notat i forvaltningen om. Efter offentlighedslovens 10, nr. 4, omfatter retten til aktindsigt ikke myndigheders brevveksling med sagkyndige til brug i retssager eller ved overvejelse af, om retssag bør føres. SIDE 5
Hvad angår kommunens undtagelse af samtlige bilag i to sager, der vedrører retssager mod Bryggens Spisehus ApS, finder statsforvaltningen imidlertid ikke, at sagerne i deres helhed kan undtages fra retten til aktindsigt efter offentlighedslovens 10, nr. 4. Der foreligger således i disse sager bl.a. bilag i form af breve fra modpartens advokat, som ikke kan anses at være brevveksling med sagkyndige for kommunen. Statsforvaltningen beder derfor Københavns Kommune foretage en fornyet vurdering af, i hvilken udstrækning der kan meddeles Dem aktindsigt i bilag i de to sager om retssager mod Bryggens Spisehus ApS. Hvad angår undtagelserne fra aktindsigten til Dem, finder statsforvaltningen endvidere ikke, at kommunen alene ved henvisning til bestemmelser i offentlighedsloven har opfyldt kravene i forvaltningslovens 24 til begrundelse af en afgørelse. Kommunen skal således ud over at henvise til retsreglerne anføre de hovedhensyn, der har været bestemmende for kommunens vurdering om at meddele afslag på aktindsigt, jf forvaltningslovens 24, stk. 1, 2. pkt. Endelig skal statsforvaltningen henlede kommunens opmærksomhed på forvaltningslovens 16, stk. 2, 2. pkt., hvorefter der ved underretning om, at afgørelse om aktindsigt ikke kan træffes inden 10 dage, efter at begæringen er modtaget af myndigheden, ikke alene skal oplyses om hvornår afgørelsen kan forventes at foreligge, men også om grunden hertil. Statsforvaltningen Hovedstaden foretager sig herefter ikke v idere i sagen. De vil høre nærmere fra kommunen angående Deres ret til aktindsigt vedrørende bilag i de to omtalte sager, der vedrører retssager mod Bryggens Spisehus ApS. Udtalelsen vil blive offentliggjort på statsforvaltningens hjemmeside. Med venlig hilsen Lone Birgitte Christensen Kontorchef/ Specialkonsulent Bo Rasmussen SIDE 6
«brevdato» STATSFORVALTNINGEN HOVEDSTADEN BORUPS ALLÉ 177, BLOK D- E 2400 KØBENHAVN NV JOURNAL NR.: «Sagsnummer» SAGSBEHANDLER:KBRKOE DIREKTE TELEFON:7256 7084 TELEFON: 7256 7000 TELEFAX: 38 33 20 12 GIRO: 3001 4329848 EAN- NR. 5798000362222 SE- NR. 29-37- 62-20 hovedstaden@statsforvaltning.dk www.statsforvaltning.dk TELEFONTID: Mandag 08.00-15.00 Tirsdag- Onsdag 09.00-15.00 Torsdag 13.00-18.00 ÅBNINGSTID FOR PERSONLIGE HENVENDELSER: Mandag- Onsdag 09.00-15.00 Torsdag 09.00-18.00