Udbudsbetingelser AD-AG.R13 Rammeaftale om støjberegningsydelser December 2015
2 af 10 Indhold AD-AG.R13 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 7 5. Tilbud... 7 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 8 7. Vedståelsesfrist... 9 TILBUDS- OG AFREGNINGSGRUNDLAG (TAG)... 10 BILAG: ingen
3 af 10 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om det udbudte projekt, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Nærværende Udbudsbetingelser gælder i forbindelse med udbud og kontrahering af en rammeaftale om rådgivning vedrørende støjberegningsydelser. Rammeaftalen er ikke eksklusiv, dvs. Vejdirektoratet kan i konkrete situationer vælge at indgå rådgiveraftale om opmåling med andre rådgivere. Vejdirektoratet agter kun at indgå rammeaftale med én tilbudsgiver om arbejdet. Vejdirektoratet forventer i de kommende år at skulle udføre en række større og mindre anlægsprojekter og i relation til disse projekter, skal der udføres en række støjberegningsopgaver. Det forventes, at der i perioden, årligt, skal gennemføres støjberegningsopgaver svarende ca. 1 mandår. Rådgiver skal udføre støjberegningsydelserne i overensstemmelse med Vejdirektoratets krav og specifikationer. Rådgivningen omfatter støjberegningsydelser, der er nødvendige i forbindelse med planlægningen og udførelsen af anlæggene samt efterfølgende vurderinger af anlæggenes støjgener, herunder fladestøjsberegninger til besigtigelser og ekspropriationer, punktberegninger ved bygninger og støjrapporter til støjsager efter vejens åbning. Opgaverne vil i størrelse variere fra opgaver på få timers varighed til opgaver, der strækker sig over flere uger. Opgaverne vil have en ujævn fordeling, hvor der i perioder vil være flere opgaver, der skal udføres samtidigt, og tilsvarende vil der være perioder med få eller ingen opgaver. Udbuddet er benævnt Udbud AD-AG.R13 Støjberegningsydelser. Opgaven skal udføres i perioden april 2016 til april 2018, med mulighed for forlængelse frem til april 2020 3. UDBUD 3.1 Udbudsform Opgaven udbydes i offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet.
4 af 10 Tilbud skal afgives på dansk. Kontrakt- og arbejdssproget er dansk. 3.2 Kontraktform Opgaven udbydes i delt rådgivning. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT Tilbuds og afregningsgrundlag TAG Rammeaftaleudkast inkl. bilag 1: Ydelsesbeskrivelser Rekvisitionsudkast Tilbudsliste Udbudsbekendtgørelse Vejdirektoratets særlige betingelser for rådgivning (SBR), februar 2015. 3.4 Bedømmelsens faser Bedømmelsen sker i 2 faser: Der sker en udvælgelse, hvor ukonditionsmæssige tilbud og tilbud, som ikke opfylder mindstekrav, jf. afsnit 3.5, forkastes. Der sker en bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Udvælgelse 3.5.1 Serviceattest Bygherren forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, med hvem bygherren agter at indgå kontrakt, forinden kontraktindgåelse fremlægger serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. artikel 45, stk. 3 i udbudsdirektivet. Serviceattesten skal i givet fald foreligge senest 3 uger efter anmodning og må højst være 6 måneder gammel. 3.5.2 Kriterier for udvælgelse Kriterier for udvælgelse fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2). 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.6.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling:
5 af 10 Underkriterium Vægtning A - Pris 50 % B Organisation og opgaveløsning 50 % 3.6.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, der er 1.200.000 kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved retlinet interpolation og ekstrapolation. Tilbud, der ligger højere end 1.200.000 kr. over laveste pris, tildeles negativ karakter. Tilbudssummen fungerer udelukkende som evalueringssum. Det er de timepriser, som tilbudsgiver byder ind med, der vil være gældende i rammeaftalens løbetid. Bedømmelse af underkriterium B Ved bedømmelse af kvalitative underkriterier anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen sker iht. følgende karakterskala: Karakter 10 Beskrivelse Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 8 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 1 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) 0 Mellemliggende karakterer finder anvendelse til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående definition af skalaen. Underkriterium B: Organisation og opgaveløsning Vejdirektoratet lægger vægt på, at rådgiveren samlet set præsenterer en kompetent og organisation med gode samarbejdsevner, som er skaleret til omfanget af opgaven. Det tillægges betydning, at rådgiveren gennem sin beskrivelse af beregningsforløbet og
6 af 10 kvalitetskontrollen kan sandsynliggøre en hensigtsmæssig, tidsvarende og effektiv gennemførelse af opgaverne, der med stor sandsynlighed sikrer et fejlfrit resultat. Der lægges vægt at rådgiveren har en fleksibel kapacitet, så flere beregninger kan udføres samtidigt. Organisationsplan Der skal vedlægges en organisationsplan med redegørelse for den organisation og bemanding, der skal gennemføre opgaverne. Der skal specifikt redegøres for de kompetencer, som de enkelte personer i den foreslåede organisation besidder, og redegøres for hvad hver enkelt medarbejder skal løse i forbindelse med opgavernes gennemførelse. For hver person angives medarbejderkategori jf. Tilbudslisten. Organisationen forventes at afspejle en relevant kombination af de forskellige tilbudte medarbejderkategorier. I bedømmelsen lægges der vægt på, at der er relevant og høj kompetence og at opgaverne søges løst at et mindre team af medarbejdere, og at der foreslås en erfaren koordinator med ledelseserfaring til at styre og gennemføre opgaverne hos rådgiveren samt sikre at opgaverne afleveres i den aftalte kvalitet og til den aftalte tid. Denne person vil også være Vejdirektoratets kontaktperson, med hvem der indgås aftaler om opgavernes udførelse. CV er for medarbejdere Der skal vedlægges CV for alle medarbejdere, der indgår i tilbuddet, med speciel angivelse af de kompetencer, den konkrete medarbejder kan tilføre opgaverne. Et CV bør ikke være på mere end 2 sider, og kun relevante data i forhold til opgaven medtages. Rådgiveren skal råde over og anvende de angivne personer til gennemførelse af opgaverne. Hvis der påtænkes anvendt underrådgivere, skal dette oplyses. Opgaveløsning og kvalitetskontrol Tilbuddet skal vedlægges en beskrivelse af fremgangsmåden der benyttes med opsætning af parameter og gennemførsel beregninger. Det lægges vægt på at fremgangsmåden i videst muligt omfang sikrer at alle parametre i beregningen er opsat korrekt og der ikke er fejl og mangler i det geometriske grundlag (terrænmodel, støjskærme, bygninger mm). Der lægges vægt på at beregningen dokumenteres, så det efterfølgende er muligt at se, hvornår og på hvilket grundlag og parameteropsætning, den er gennemført. Der skal vedlægges en beskrivelse af, hvordan beregningen kontrolleres og sikres mod fejlopsætninger af parametre, og at det korrekte og fuldstændige geometriske grundlag er benyttet. Der lægges vægt på at kontrollen udføres af andre personer end dem som har gennemført beregningen og at disse personer har de nødvendige kvalifikationer. Der lægges endvidere vægt på, at kvalitetskontrollen dokumenteres, så det efterfølgende er muligt at se, hvad der er kontrolleret og hvordan det er gjort.
7 af 10 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk www.mst.dk www.at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til sve@vd.dk Bygherren vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Bygherren forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af rettelsesblade, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse Udbud AD- AG.R13 Støjberegningsydelser. Spørgsmål vedr. < > 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at udbyder vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at udbyder vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
8 af 10 Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet Tilbud afleveres i lukket kuvert/pakke mærket AD-AG.R13 - Støjberegningsydelser. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kurverten/pakken påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbuddets afleveres endvidere på elektronisk form i 1 eksemplar. (USB-stik eller andet), som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kontaktoplysninger: Firmanavn og adresse samt kontaktpersons navn og e-mail adresse. Bilag vedr. udvælgelse: Oplysninger om tilbudsgivers certificering / akkreditering
9 af 10 Oplysninger om tilbudsgivers beregningsprogram Bilag vedr. underkriterium B: Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Beskrivelse af organisation og bemanding, opgaveløsning og kvalitetskontrol. Beskrivelsen ønskes begrænset til 8 sider, ekskl. bilag. CV er for tilbudte medarbejdere. 7. VEDSTÅELSESFRIST Tilbuddet vedstås som anført i udbudsbekendtgørelsen pkt. IV.3.7.
10 af 10 TAG AD-AG.R13 TILBUDS- OG AFREGNINGSGRUNDLAG (TAG) Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste (TBL). Forskelle i timesatserne skal på rimelig vis afspejle forskelle i aflønningsniveauet i moderfirmaet. De i TBL anførte timetal er alene fastsat af hensyn til bedømmelsen af tilbuddene, og de faktisk præsterede timer vil kunne variere ubegrænset i forhold hertil. De anførte timesatser skal dække alle udgifter til arbejdets udførelse, herunder afholdelse af interne møder hos rådgiveren, anvendelse af CAD-udstyr og programmel samt nødvendige beregningsprogrammer være indeholdt i satserne. Rådgiveren skal selv sørge for nødvendige kontorfaciliteter, mobiltelefon, IT-systemer, nødvendig sikkerhedsbeklædning, køretøjer med sikkerhedsafmærkning og måleudstyr.
Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk