Center for Teknik & Miljø Rapport over intern audit Kvalitetsstyringssystem efter Kvalitetsstyringsloven (lov nr. 506 af 7. juni 2006) med tilhørende bekendtgørelse nr. 661 af 14. juni 2006. Dato for audit: 9., 15., 20. og Auditorer: og Deltagere:, Regitze Lassen, Merete Mygind, Poul Jensen, Mette Schultz,, og. Audit har omfattet 8 overordnede- og tværgående procedurer samt 24 fagprocedurer. Der er rejst 3 større afvigelser, 9 mindre afvigelser samt 12 forbedringsforslag. Alle auditerede udviste tilstrækkeligt kendskab til systemet, dog vurderes det, at kendskabet til indholdet af de tværgående procedurer bør forbedres. De konstaterede afvigelser omhandler hovedsageligt nedenstående emner: - kvalitetsstyringssystemet fremstår ikke fuldt opdateret, hverken i forhold til ændret organisation eller i forhold til vedligeholdelse af fagprocedurer - procedurer følges ikke enten fordi kendskabet til en given procedure er for ringe eller fordi proceduren ikke afspejler faktisk opgaveløsning - manglende journalisering - navngivning og kodevalg i forbindelse med oprettelse af nye sager afviger i mange tilfælde fra delhåndbogens konventioner. Der anvendes ikke ens navngivning og kodevalg i sager af samme type. Det betyder, at det ikke er muligt at fremsøge en komplet sagsliste på et givet sagsområde Forbedringsforslagene indeholder primært forslag om at reducere antallet af procedurer, dels ved at sammenskrive procedurer samt ved at slette procedurer, hvor der hverken er aktuelle sager eller forventes sager i nærmere fremtid. Af de 24 auditerede fagprocedurer kan der med fordel reduceres med 8 procedurer. Man vil formentlig kunne reducere på tilsvarende vis i de øvrige fagprocedurer. Antallet af tværgående procedurer vil ved systematisk gennemgang sandsynligvis kunne reduceres en smule, men ikke i samme omfang som fagprocedurerne.
Auditerede procedurer Tværgående procedurer Procedure Procedurenavn nr. P 6.3 Klager over afgørelser P 5.10 Tilkøb af kompetencer P 5.14 Retningslinjer for posthåndtering og journalisering P 5.13 Underskriftskompetence P 5.9 Kompetencestyring O 3.2 Kvalitetsmål P 4.3 Sikring af faglig kvalitet P6.1 Aktindsigt generelt Fagprocedurer Procedure nr. Procedurenavn Dato Auditor Auditee P 1.1 Anmeldelse af husdyrbrug for erhvervsmæssigt dyrehold til og med 15 DE Merete Mygind P1.5 Anmeldeordninger for husdyrbrug ( 19, 19a, 19b, 19c, 19d og 19f) 2912 Merete Mygind P 2.1 Miljøgodkendelse af virksomheder P 2.2 Revurdering af miljøgodkendelser P 2.5 Kommentering af en virksomheds grønne regnskab P 2.6 Anmeldelse af vindmølle P 2.7 Indberetning til Miljøstyrelsen om kommunens indsats på miljøområdet P 2.8 Tilsyn med virksomheder P 2.11 Anmeldelse af visse midlertidige aktiviteter P 3.1 Kontrol af vandkvalitet hos almene vandværker P 3.5 Teknisk-hygiejnisk tilsyn med vandforsyning P 3.9 Godkendelse af takstblad P 3.13 P 4.12 P 5.1 P 5.2 Kontrol og indberetning af indvundne vandmængder samt pejlinger Godkendelse af vandafledningsbidrag Årlig indberetning af gravede mængder Behandling af ansøgninger om erhvervsmæssig råstofindvending på land Poul Jensen
P 5.4 Anmeldelse af ikkeerhvervsmæssig indvending af råstoffer eller prøvetagning P 6.1 68 - Akutforurening P 6.5 Påbud om undersøgelse af P 8.1 Offentlighedens adgang til det åbne land P 8.5 Registrering og overvågning af 3 lokaliteter P 9.1 Afgørelser vedrørende 20. august beskyttede naturtyper P 11.1 Klassifikation af vandløb P 11.7 Handleplan for vandforekomster Rikke Lykke Larsen Rikke Lykke Larsen Regitze Lassen Poul Jensen Afvigelser/vidnesbyrd Kategori Reference til dokumentation Afvigelse/observation SA Procedure P2.11 Sag 09.18.14-G01-3-12 Anmeldelse af visse midlertidige aktiviteter Proceduren er ikke anvendt ved behandling af sagen. Proceduren fremstår med tydelig mangler og færdiggørelse. SA Procedure P5.14 Retningslinjer for posthåndtering og journalisering SA Procedure P6.5 Påbud om undersøgelse af Sags nr. 09.08.08-G01-1-12 Proceduren beskriver ikke de faktiske forhold omkring posthåndtering efter omstrukturering til Center for Teknik og Miljø. Undersøgelsespåbuddet er ikke tinglyst på ejendommen som proceduren foreskriver. Påbud i lignende sager tinglyses ikke. MA Procedure P4.12 Sag 06.01.17-S29-22049-11 Godkendelse af takster for Faxe Spildevand MA Procedure P2.5 Kommentering af en virksomheds grønne regnskab MA Procedure P3.13 Kontrol og indberetning af indvundne vandmængder samt pejlinger MA Generel (eks. P11.7 manglende journalisering af mail til andre myndigheder, P5.10 manglende journalisering af CV er fra konsulenter) Faxe Forsyning er ikke underrettet skriftligt efter byrådets godkendelse af bidragene (pkt. 4.06) som proceduren foreskriver. Proceduren er ikke opdateret efter at Miljøstyrelsen har taget nyt IT-system i brug, som anvendes ved behandling af disse sager. Proceduren afspejler derfor ikke faktisk sagsgang. Ved modtagelse af indberetningsskemaer fra vandværkerne journaliseres de ikke umiddelbart, men samles i en mailgruppe. Alle mails journaliseres inden indberetning til Jupiterdatabasen. Det er på flere områder observeret, at der mangler journalisering af relevante dokumenter.
MA Procedure P5.9 Kompetencestyring MA Procedure P5.10 Tilkøb af kompetencer Kompetenceoversigten er ikke opdateret for alle personer på alle områder. Ikke alle procedurens punkter stemmer overens med det der reelt foretages i forbindelse med tilkøb af kompetencer. Der er tvivl om hvad der menes med punkter: Kontraktens indhold kvalitetssikres inden aftale indgås af den faglige koordinator. MA Generel Det er på flere områder observeres, at der ikke kan findes en fuldstændig sagsliste over en bestemt sagstype grundet forkert/mangelfuld navngivning/journaliseringskoder. MA Generel Det er på flere områder observeret, at links linker til historiske bekendtgørelser/love eller til ikke længere aktive hjemmesider. MA Procedure P1.5 Anmeldeordninger for husdyrbrug ( 19, 19a, 19b, 19c, 19d og 19f) Af den auditerede sag fremgår ikke afgørelsen i sagen, da afgørelsen er truffet sammen med en anden sag (se noter). FO Procedure P2.7 Sag 09.00.00-K07-2-12 MILJØ, Miljøtilsynsberetning for 2011, Virksomheder og landbrug FO Procedure P2.2 Revurdering af miljøgodkendelser FO Procedure P11.1 Klassifikation af vandløb FO Procedure P5.2 Behandling af ansøgninger om erhvervsmæssig råstofindvending på land FO Procedure P5.4 Anmeldelse af ikkeerhvervsmæssig indvending af råstoffer eller prøvetagning FO Procedure P6.1 68 Akut forurening FO Procedure P5.1 Årlig indberetning af gravede mængder FO Procedure P6.5 Påbud om undersøgelse af FO Procedure P 6.1 Aktindsigt generelt FO Procedure P2.8 Tilsyn med virksomheder Proceduren vurderes, at være overflødig og kan med fordel udelades af kvalitetsstyringssystemet Proceduren kan med fordel sammenskrives med procedure, P2.1 Miljøgodkendelse af virksomheder. Proceduren tages ud af brug, da Natur og Miljø ikke har nogen sager om klassifikation af vandløb. Proceduren tages ud af brug, indtil Natur og Miljø modtager en ansøgning. Proceduren tages ud af brug, indtil Natur og Miljø modtager en ansøgning. Procedurens tages ud af brug og punkterne omkring akutforurening skrives ind i procedurerne for påbud efter 40 og 48. Proceduren vurderes, at være overflødig da indberetningsskemaer modtages af Danmarks Statistik og kan med fordel udelades af kvalitetsstyringssystemet. Proceduren kan sammenskrives med procedure P 6.6 da procedurerne ofte anvendes i forlængelse af hinanden på samme sag. Proceduren kan med fordel sammenskrives med procedure P 6.2 Aktindsigt i miljøoplysninger. I proceduren nævnes flere skabeloner. Det bør entydigt fremgå, hvilke skabeloner, der er tale om.
FO Procedure P3.5 Teknisk-hygiejnisk tilsyn med vandforsyningsanlæg FO Procedure P3.5 Teknisk-hygiejnisk tilsyn med vandforsyningsanlæg Standardbrevet til varsling af tilsyn ligges som bilag til proceduren eller i SB-SYS således, at standardbrevet kan anvendes af andre end den sædvanlige sagsbehandler. Lovhenvisninger laves som link der opdateres automatisk når der kommer nye lov- og bekendtgørelsesændringer.