Multi Tower Robot Patientforflytterrobot Side 1 af 51
Indhold 1 INDLEDNING... 3 2 BAGGGRUND FOR PROJEKTET... 4 3 ANALYSE AF MARKED OG FUNKTIONER... 6 4 KONCEPTBESKRIVELSE... 7 4.1 Illustrationer af Multi Tower i anvendelse på hospitalet... 8 4.2 Forflytningsprocessen... 8 5 BUSINESS CASE FOR HOSPITALET... 10 6 NEXT STEP - MULTI TOWER... 12 6.1 OPI aftale mellem parterne... 12 7 KONKLUSION... 15 8 BILAG... 16 8.1 Multi Tower... 17 8.1.1 Dimensioner... 17 8.1.2 Vægt... 18 8.1.3 Opladning, docking og forbrug... 18 8.2 Beregninger... 19 8.2.1 Generel Information / Statistik... 19 8.2.2 Beregninger Base Line Scenarie: Loft Lift... 20 8.2.3 Beregninger Køge Scenarie: Multi Tower... 22 8.2.4 Kost og Pris Beregninger Multi Tower... 24 8.3 Konkurrentanalyse... 25 8.4 Modeller for det fremtidige arbejde... 30 8.5 Udgifter til en OPI aftale (Robi-Develop)... 32 8.6 Logbog... 33 Side 2 af 51
1 INDLEDNING Projekt Universitetshospital Køge og Blue Ocean Robotics har i partnerskab udført et RoBi-Design forløb med henblik på at udføre skånsomme og ubesværede forflytninger af patienter uden brug af fastmonterede loftslifte. Det endelige koncept "Multi Tower" er udviklet og forfinet i samarbejdet, der har varet fra december 2015 til april 2016. Rapporten her er lavet som supplement til logbogen for at opsummere og forklare resultaterne og konklusionerne fra projektet således at beslutningstagere i Projekt Universitetshospital Køge nemt kan få et overblik over fordele og ulemper ved det udviklede koncept. Rapporten her fokuserer på konceptet "Multi Tower", hospitalsøkonomien ved indkøb samt den videre vej frem fra nuværende stade. Gennem projektperioden er der arbejdet med flere forskellige løsningskoncepter herunder ikke færdigt udviklede koncepter såsom fx. SlideBOB og Front Power. Disse løsninger er fravalgt undervejs i processen i forhold til det udvalgte koncept, men kan studeres i mere detalje ved gennemlæsning af logbogen. Figur 1: Multi Tower ses sammenfoldet og i docking-position (t.h.) Resultaterne i rapporten her samt arbejdet omkring konceptudvælgelse er sket i et rigtig godt samarbejde mellem både projektgruppen og brugergruppen for udstyr, som skal have stor tak for sparring og præcis kritik undervejs i forståelsen af opgaven. Projektgruppen bestod af Jesper Nørgaard Reumert, Trine Mortensen, Heidi Knudsen, Karen Marie Felsen, Jane Skar Susanne Johansen, Annette Bjørn, Birte Urup og Kirsten Annette Christiansen, Troels Werner Christensen og Frank Hansen. Brugergruppen bestod af Henrik Brockdorff Hensen, Bjarne Klindt, Christian Christensen, Johnny Lyngård Petersen, Lars Grupe Larsen, Karina Henriette Frølich, Susanne Rønn Haunsvig, Lars Ødum, og Carsten Varney samt Helle Gaub og Per Christensen (Bascon) Vi vil gerne takke begge grupper for deres værdifulde indsigt og bidrag til udviklingen af Multi Tower. Endeligt vil vi gerne takke Karen Marie Felsen, der fordelte vores spørgeskemaer og derved sørgede for statistisk input til vores beregninger på hospitaler fordelt i Region Sjælland. Side 3 af 51
2 BAGGGRUND FOR PROJEKTET Region Sjælland skal opføre et universitetshospital i Køge der skal fungere som hovedsygehus i hele Region Sjælland med 90.000 indlæggelser per år. Det er vurderingen, at hver fjerde indlæggelse vil omfatte en ikkeselvhjulpen patient, der kræver hjælp til forflytning. Forflytning af patienter lægger beslag på personale-ressourcer og er forbundet med risiko for skader for både personale og patienter det stiller krav til tilrettelægning af arbejdsprocesser og valg af teknologiske hjælpemidler. Et hurtigt regneeksempel baseret Figur 2: Sjællands Universitetshospital på spørgeskematal og iagttagelser fra Region Sjælland illustrerer omfanget: ikke selvhjulpne patienter skal i gennemsnit forflyttes 19 gange hver dag. Hvis man regner med en aktiv daglig drift på 12 timer (720min) bliver dette; 720/19 = 37.89 min/forflytning. Det vil sige, at der i gennemsnit er brug for en forflytning af patient hvert 38.min. Figur 3: Patientforflytning Her opstået behovet for at implementere velfærdsteknologiske løsninger, som kan lette, effektivisere og forbedre kvaliteten i arbejdsgange inden for sundheds- og socialområdet. Dette vil gavne både private borgere, offentligt personale og den daglige drift i helhed. For den enkelte borger, vil dette indebære minimering af stress i forhold til udførelse af simple daglige aktiviteter, som foretages flere gange dagligt. Endvidere vil en løsning føre til et forbedret arbejdsmiljø for det ansatte personale. Der er desuden en tendens til, at der opstår akut overbelastning ved personflytning og personhåndtering. Det er derfor vigtigt, at finde frem til en løsning som kan formindske risikoen for arbejdsskade, hvilket samtidig vil formindske sygedage som opstår i forbindelse med akut overbelastning. I forbindelse med projekteringen af hospitalet og de deraf følgende bygningsmæssige og konstruktionsmæssige beslutninger overvejer projektet hvorvidt det er nødvendigt / fordelagtigt, at forberede strukturen i bygningerne til såkaldte loftlifte, som skal benyttes i 830 enestuer, diverse patientområder, modtagelsesområder, osv. Helt specifikt er udfordringerne, at forberedelserne til dette indebærer betydelige økonomiske implikationer, da der kræves forstærkning/udskiftning af loftet, som skal være i stand til at holde til medfølgende belastninger. Derfor ønskes der fra Projekt Universitetshospital Køge afklaring om, hvorvidt der kan udvikles eller allerede findes løsninger som med fordel kan benyttes frem for loftslifte. Personalet Side 4 af 51
fremhæver ofte en række fordele ved loftliften -fx at den altid er til rådighed på stuen og patienterne er trygge ved, at blive forflyttet. Ud fra et investeringsmæssigt perspektiv er ulempen ved loftsliften, at investeringen og udstyret er bundet til det enkelte rum og at udnyttelsesgraden kan være lav. Projekt Universitetshospital Køge ønsker i stort omfang at erstatte fastinstallerede loftslifte med mobile forflytningsrobotter eller lignende teknologi af hensyn til patientoplevet kvalitet, fleksibilitet og udnyttelsesgrad, arbejdsmiljø og økonomi (byggeri og drift). Løsningen skal ligesom loftliften gøre det nemt for personalet at løse forflytningsopgaver også uden for sengestuen så man nedbringer risikoen for akut overbelastning ved personflytning- og håndtering. Samtidig skal løsningen ligeledes mindske risikoen for skader for patienter, samt sørge for en tryggere og behageligere forflytning. Side 5 af 51
3 ANALYSE AF MARKED OG FUNKTIONER Den første aktive del af RoBi-Design er "Product-Scope" fasen, hvor al tilgængelig information fra markedet og brugerne indhentes og behandles systematisk. En vigtig del af denne fase var undersøgelsen af eksisterende udstyr brugt i Region Sjælland, hvor de forskellige løsninger blev testet igennem en workshop. De eksisterende løsninger, samt en screening af koncepter fundet rundt omkring i verden er efterfølgende blevet analyseret med henblik på at se, om der var eksisterende løsninger som kunne klare opgaven. Delproduktet ved denne opgave er, at man ved en systematisk gennemgang af markedet kan få værdifuld information fra projektgruppen omkring hvad der fungerer og hvad der ikke fungerer. Det sværeste ved opgaven er at få identificeret de evalueringsparametre, som man vil vurdere de enkelte koncepter på samt få vurderet hvor stor indbyrdes vægtning de skal have. Resultatet fra konceptevalueringen bruges ikke til udvælgelse af det endelige koncept, men til at give et indspark til den samlede evaluering. Nedenstående tabel er et uddrag fra Tabel 13+14+15 som kan ses i bilag 8.3, og det er sammen med projektgruppen valgt at fokusere på funktioner inden for arbejdsprocesserne Kald af Robot, Ankomst, Forberedelse, Løft af Patient, Transport af Patient, Aktivitet, Afslutning og Installation. De enkelte koncepters evne til at løse de opgaver er vurderet fra 1-5 hvor 5 er bedst. Nedenstående skema indeholder de to mest anvendte løsninger i dag, et par tidlige koncepter fundet globalt nemlig Frauenhofer og Toyota samt de koncepter som Blue Ocean Robotics har brugt mest tid på, nemlig SlideBOB og Multi Tower. Tabel 1: Sammenligning af seks forskellige forflytningssystemer vurderet ud fra otte forskellige funktioner Skemaet her tager ikke hensyn til det økonomiske aspekt af løsningen, og tager udgangspunkt i en installation med lige mange enheder af hver. De to løsninger der klarer sig bedst er Frauenhofer og Multi Tower, mens loftliften er lidt bagefter i enkelte kategorier. Loftliften er bl.a. bagefter i Aktivitet idet den ikke kan anvendes til flere ting, og i Kald af Robot da den er fastmonteret på den enkelte sengestue og ikke kan tilkaldes. Side 6 af 51
4 KONCEPTBESKRIVELSE Multi Tower er en mobil, fleksibel og modulær forflytningsrobot til den primære anvendelse i patientstuer og tilknyttede forflytningssituationer på hospitaler. Multi Towers alsidighed og fleksibilitet gør det også muligt at anvende robotten i andre hospitalsmiljøer og brugsscenarier, såsom til brug på toilet og bad, ambulatorier, sengetransport osv. Det er også oplagt, at Multi Tower kan anvendes i primærsektor og i patientens eget hjem. Figur 4: Multi Tower med grafisk illustration af de elementer der er indeholdt i løsningen For at kunne udføre den mest skånsomme og bekvemme forflytningsoplevelse for både patient og personale, er et effektivt støttesystem nødvendigt. Dette kan opnås med Multi Tower, hvilket skal ses som et supplerende redskab til det egentlige arbejde for hospitalspersonalet. I Figur 4 ses Multi Tower konceptet. Desuden kan der i Bilag 8.1.1, 8.1.2 og 8.1.3 findes yderligere illustrationer af konceptet samt information omkring vægt, dimension og strømforbrug. Vigtige elementer og funktioner for Multi Tower (ses i Figur 4): Variabel størrelse kan udvides og sammenfoldes i højde og bredde (se Bilag 8.1.1) Lille footprint, hvilket betyder at den fylder meget lidt på gulvet. Intelligent og ubesværet flytning af robotten Omdirectional bevægelsessystem - Muliggør manøvrering i små begrænsede rum, da omnibevægelse er bevægelse i flere retninger. Intelligent og ubesværet flytning er en særlig funktion, og det kan forstås som et implementeret sensorsystem. Skub- og trækpåvirkninger på Multi Tower robotten registreres, som dermed bevæger sig i overensstemmelse med kraftpåvirkningerne. I fremtiden er det også planen at udvikle et nyt og innovativt slyngesystem, som vil forbedre ydeevnen af forflytningssituationer ift. effektivitet og brugsoplevelse for patienten og personale. Side 7 af 51
4.1 Illustrationer af Multi Tower i anvendelse på hospitalet Nedenstående illustrationer er Multi Tower ved forskellige anvendelser på hospitalet. Figur 5: Øverst T.V.: Nem placering omkring patientsengen. Øverst T.H.: Forflytning i gang. Bemærk god plads for personalet ved arbejde med patient. Nederst T.V.: Gangtræning med robotten og fysioterapimedarbejder. Nederst T.H.: Placering af Multi Tower på mock-up af ny patientstue ved Herlev. 4.2 Forflytningsprocessen Baseret på brugsstudier er der defineret otte forflytningssituationer illustreret i Tabel 2. I tæt samarbejde med brugere fra Projektgruppen blev forflytningssituationerne 2,4 og 5 identificeret til at være af højeste prioritet. I modsætning til andre koncepter og produkter på markedet er Multi Tower identificeret til at kunne løse alle otte forflytningssituationer. Tabel 2: Forskellige forflytningssituationer De følgende illustrationer viser forflytningsprocessen med Multi Tower konceptet i enestuen som den er planlagt i Projekt Universitetshospital Køge. Side 8 af 51
Forflytningsprocess 1 Docking 5 Fra løft til transport (b) 2 Positionering af Multi Tower 6 Transport 3 Løft op af sengen 7 Transport gennem dør 4 Fra løft til transport (a) 8 Brug på toilet Side 9 af 51
5 BUSINESS CASE FOR HOSPITALET Kapitlet her omhandler udelukkende effektiviseringsgevinsten ved projekt Universitetshospital Køges køb af Multi Tower vs. loftslifte og omhandler derfor ikke selve forretningen i at producere og sælge løfteløsninger. De faktiske beregninger kan ses i bilag 8.2, mens det der ses nedenstående, indeholder vores forudsætninger og de gevinster hospitalsprojektet får ved at indføre Multi Tower. Inputmaterialet og de kvantitative data er fremkommet i forbindelse med arbejdet i projektet. Udgangspunktet for beregningsgrundlaget er et identificeret behov fra vores spørgeskemaundersøgelse samt input fra projektgruppen. Der er et behov for forflytningssituationer på 33 % af patientrummene på Projekt Universitetshospital Køge. Såfremt disse kan planlægges 100 % korrekt, er der derfor behov for 275 1 loftslifte (fremover kaldet "Base Line Scenario") for at dække behovet, mens en transportabel løsning som Multi Tower kan dække behovet ved et indkøb på 129 stk. (fremover kaldet Køge Scenario). Grundlaget for den oprindelige OPI aftale var meget dyre robotter med en bestykning på 55 stk. (fremover kaldet "Initial Business case"). Det skal også nævnes at Multi Tower vil kunne anvendes i andre sammenhænge udover patientrum, såsom ambulatorier, undersøgelsesrum, operationsstuer mv. Dette vil naturligvis bidrage positivt til business casen, men er dog i første omgang ikke taget med i beregningerne. Beregningen, som kan ses i bilag 8.2, tager udgangspunkt i de hårde kvantitative værdier, hvor imod parametre såsom mindre slid af personale, anvendelse til fysioterapi mod besparelse af andet genoptræningsudstyr med videre ikke bliver behandlet. Ved beregningen af den initiale investering samt effektiviseringsgevinst bruger vi indkøbspris, installation, indkøring, udgifter til rengøring, service og vedligeholdelse. Såfremt man sammenligner Multi Tower med en konventionel loftslift 1:1 er udgifter til rengøring, service samt vedligeholdelse større for robotten, som det også ses i bilag 8.2. Fordelen ved Multi Tower er, at den kan løse flere forflytningsopgaver og ved en sammenligning af det samlede udgifter til forflytning på henholdsvis 129 stk. Multi Tower og 275 stk. loftlifte bliver den samlede udgift større ved loftlift som det ses i Tabel 4. I nedenstående Tabel 3 ses de initiale omkostninger til indkøb af henholdsvis loftslifte og Multi Towers samt initial business case: 1 Ved et samlet patientrumsantal på 833 rum vil 33 % bestykning være 275 stk. Side 10 af 51
Tabel 3: Initialomkostninger ved de tre Scenarier Hvis vi ser bort fra "Initial business Case", som er baseret på et anderledes patientbehov, så er den initiale investering på henholdsvis loftslifte og Multi Tower identisk for at dække det samme behov. I Nedenstående Tabel 4 kan de driftsomkostninger ses: Tabel 4: Driftsomkostninger ved de tre Scenarier Den afgørende forskel i driftsomkostningerne kommer fra personaleomkostningerne til forflytning årligt. De processer hvor personalet før skulle være to personer til at løse, fx. forflytningssituationen til og fra toilettet, kan nu løses af én person. Denne årlige besparelse sammenholdt med de andre driftsomkostninger medfører en effektiviseringsgevinst på over 15 mio. kr. årligt. Side 11 af 51
Figur 6: Effektiviseringsgevinst for Multi Tower vs. Loftslifte over 24 måneder I det den initiale investering for de to løsninger er tilnærmelsesvis identisk kan der høstes en effektiviseringsgevinst umiddelbart efter foretaget investering. Den endelige pris på de to løsninger afgøres i et udbud, men selvom loftsliften måske bliver 4-5 millioner billigere end beregnet her, vil udbyttet af effektiviseringsgevinsten indhente dette, allerede efter mindre end to kvartaler. 6 NEXT STEP - MULTI TOWER I forbindelse med afslutningsseminaret blev der belyst tre mulige veje frem for udviklingen af Multi Tower til Projekt Universitetshospital Køge. Den oprindelige OPI-aftale slutter med godkendelsen af logbogen og denne rapport, og Projekt Universitetshospital Køge skal derfor lave en køreplan med et slutresultat der hedder levering af en forflytningsløsning i Q1 2019. De tre veje identificeret er: Innovationspartnerskab med udbud af både udvikling og indkøb. Indkøb med dialog Ny OPI aftale med efterfølgende traditionelt udbud Uanset hvilken vej Projekt Universitetshospital Køge vælger bliver tidsplanen en udfordring, og der skal derfor træffes et valg mellem løsninger så hurtigt som muligt. Den egentlige udviklingsplan for Multi Tower internt i Blue Ocean Robotics (Robi-Develop) er uafhængig af valg af finansieringsmodel, men valg af model har betydning for hvornår næste forløb -Robi-Develop - kan igangsættes. I nedenstående plan er den sidste vej (OPI aftalen) gennemgået mere i dybden. En illustration af de enkelte veje samt, hvornår konkurrenceudsættelsen forekommer kan ses i bilag 8.4 6.1 OPI aftale mellem parterne En ny OPI aftale mellem parterne vil være en videreførelse af den nuværende aftaletype, og vil være den hurtigste vej til start af nyt udviklingsforløb i det den udskyder konkurrenceudsættelsen. Side 12 af 51
OPI aftalen ender med en leveret prototype. Opgaven med kommerciel produktion og levering sker på baggrund af et traditionelt udbud. Figur 7 viser den overordnede tidsplan for en OPI-aftale omkring Multi Tower: Figur 7: Overordnet Tidsplan for OPI-aftale Planen her forudsætter en underskrevet OPI aftalen inden sommerferien 2016 samt et 21 måneders OPI forløb startende august 2016 og løbende frem til april 2017. Samarbejdet mellem Blue Ocean Robotics og Bruger (Projekt Universitetshospital Køge) afsluttes herefter og Projekt Universitetshospital Køge fortsætter sin normale procedure for konkurrenceudsættelse. Blue Ocean Robotics har på lige vilkår med alle andre muligheden for at byde ind på udbuddet. Kravet til OPI partnerskabet er, at alt offentliggøres løbende på digitalt medie. Ovenstående model medfører at de første 22 robotter (første byggeetape) kan leveres rettidigt. Konstruktionen af Multi Tower platformen kræver både udvikling hos Blue Ocean Tabel 5: Milepæleversioner af Multi Tower Robotics samt brugerinvolvering på Projekt Universitetshospital Køge. De 21 måneders OPI-forløb er mere udførligt beskrevet i nedenstående figur og involverer 13 arbejdspakker. De første 8 arbejdspakker omhandler konstruktionen og udviklingen, men arbejdspakke 9 omhandler både interne test samt kvalifikationsforløb med brugeren. Der er identificeret 3 milepæleversioner af Multi Tower, og de første to versioner bliver testet i samarbejde med brugeren. Arbejdspakke 10 omhandler godkendelse og certificering både med hensyn til CE mærkning, men også efterlevelse af hygiejnestandard m.m. Arbejdspakke 11 er disseminering og kræver oprettelse af en hjemmeside for projektet med offentlig logbog (Kan være en underside på Blue Ocean Robotics hjemmeside). Arbejdspakke 12 er en indledende snak omkring kommercialisering og arbejdspakke 13 er administration og møder. Der er i OPI aftalen lagt op til at vi bibeholder projektgruppeformatet og derved holder en tæt og god dialog fra kravspecifikation til færdig prototype. Side 13 af 51
Figur 8: Detaljeret Tidsplan for OPI-aftale Omkostningsberegningerne for Projekt Universitetshospital Køge/Region Sjælland og Blue Ocean Robotics (OPI aftalens beløb) kan ses i bilag 8.5. Projekt Universitetshospital Køge skal i dette setup investere 719 timer og lave en OPI aftale med Blue Ocean Robotics på 8309 timer til en samlet pris inklusiv prototype og certificering på 5.957.095 kr. Side 14 af 51
7 KONKLUSION Konceptudviklingsforløbet RoBi-Design i samarbejde mellem Blue Ocean Robotics og Projekt Universitetshospital Køge har resulteret i udviklingen af et patientforflytterkoncept med navnet Multi Tower. Multi Tower blev valgt sammen med og baseret på input fra Projektgruppen samt Brugergruppen for Udstyr. Der er på den måde inddraget viden og erfaringer fra brugere af den nuværende loftsliftsløsning, som er sygeplejersker, hygiejnesygeplejerske, fysioterapeuter, patient, sikkerhedsledere, læger, overlæger, radiografer, indkøbschef, medicoteknisk personale, personale fra teknisk drift mv. Multi Tower vurderes at kunne løse alle 8 identificerede forflytningssituationer, med særlig fokus på forflytningssituationerne 2 (fra seng til stol og retur), 4 (til/fra toilet/bad) og 5 (på/af toilet). Der er ikke identificeret andre løsninger på markedet, der kan løse alle løftesituationer. Det er lykkedes at udvikle et koncept med en beregnet kostpris, som medfører, at den initiale investering samt installation af henholdsvis Multi Tower og en konventionel loftlift er tilnærmelsesvis identisk ved indkøb til den samme forflytningsopgave. Med en effektivitetsgevinst estimeret på over 15 mio. kr. er Multi Tower et meget fornuftigt alternativ til loftsliften, når der er tale om ren forflytning. Inddrages derudover de ekstra features som kan bygges på robotten, såsom persontransport fra fx. rum til ambulant undersøgelsesrum eller som hjælpemiddel til transport af senge fra patientrum til vaskerum bliver Multi Tower en endnu bedre investering. Figur 9: Multi Tower ses sammenfoldet og i docking-position (t.h.) Side 15 af 51