HOLBÆK KOMMUNE Oplæg til hvordan Holbæk Kommune bliver bedre til at forebygge og håndtere sygefravær hos egne medarbejdere Dato: Januar 2017 Sagsb.: Martin Koch Pedersen Sagsnr.: Dir.tlf.: 72363636 E-mail: marpe@holb.dk Politiske pejlemærker Udvalget Uddannelse og Job har fastsat følgende politiske pejlemærker for indsatsen i forhold til sygemeldte borgere. At sygemeldte vender raske tilbage til ordinær beskæftigelse hurtigst muligt Den sygemeldte skal opleve en individuel og beskæftigelsesrettet indsats, hvor der bliver taget hensyn til borgerens lidelse i indsatsen Indsatsen skal primært være virksomhedsbaseret, og jobcentret skal være i dialog med virksomhederne, som har sygemeldte medarbejdere Der skal være særligt fokus på fastholdelse af sygemeldte i job Der skal være fokus på virksomheder, som har udfordringer med sygefraværet Endvidere har Udvalget Uddannelse og Job fastlagt, at Holbæk kommune skal styrke samarbejdet med de private virksomheder, som har et højt sygefravær med henblik på at reducere kommunens udgifter til sygedagpenge. I Beskæftigelsesplan 2016 fremgår det, afdelingen Fra sygdom til job (under ) skal screene af alle nye sygemeldte borgere med henblik på at vurdere risiko for langtidssygemelding. Screeningen skal ske så tidlige som muligt i sygemeldingsperioden, og derfor er målet at kontakte borgeren, så snart arbejdsgiveren har indberettet den sygemeldte medarbejder på virk.dk. Baggrund På temamødet den 4. maj 2016 havde Udvalget Uddannelse og job valgt temaet: Hvordan bliver Holbæk Kommune som arbejdsgiver bedre til at forebygge og håndtere sygefravær hos egne medarbejdere. Formålet med temamødet var at inspirere Udvalget Uddannelse og Job til, hvordan samspillet mellem kommunens HR/Arbejdsmiljøafdeling samt afdelingen Fra sygdom til job kan blive endnu bedre. Tanken var at kommunens forebyggelsesindsats og håndtering af sygemeldte medarbejdere sammentænkes og dermed supplerer hinanden. Målet er at øge fremmødeprocenten, at reducere antallet af egne medarbejdere, der bliver til en sygedagpengesag og at igangsætte en sygedagpengesag så Side 1 af 5
tidligt som muligt, hvor en sygemelding hos en medarbejder med stor sandsynlighed vil blive til en længerevarende sygemelding. Opgaverne er i dag fordelt således: Afdelingen HR/Arbejdsmiljø varetager den generelle HR/Arbejdsmiljøindsats i henhold til regler og aftaler herfor. Afdelingen HR/Arbejdsmiljø varetager den forebyggende indsats i forhold til at reducere sygefravær på både generelt og individuelt niveau Indsatsen er ikke obligatorisk, men tilbydes efter behov på anmodning fra ledere. Afdelingen Fra sygdom til job varetager den individuelle indsats til medarbejdere, der er længerevarende sygemeldte eller i risiko for dette. Arbejdet sker efter den lovgivning, der gælder herfor. De to afdelinger ønsker at optimere samarbejdet og finde nye løsninger. Derfor har de i fællesskab aftalt en proces, der løber på følgende måde: 1. Undersøgelsesfase (juni december 2016). Afdelingerne indhenter relevante data på antal medarbejdere og kortlægger arbejdsgange og snitflader mellem de 2 afdelinger. Afdelingerne skaber overblik over, hvilke ydelser, de to afdelinger allerede tilbyder uafhængigt af hinanden. 2. Designfasen (januar marts 2017). Afdelingerne undersøger, hvilke tiltag der kan være relevante og bør vælges baseret på resultatet af undersøgelsesfasen. Afdelingerne afprøver forskellige tiltag i en begrænset periode, for at se hvad der virker. 3. Implementeringsfasen (april september 2017). Afdelingerne implementerer de værktøjer, der viser sig at have størst effekt på at bringe flest mulige medarbejdere hurtigst muligt tilbage på arbejde. 4. Evalueringsfasen (oktober-december 2017). Efter 6 måneder evalueres første gang for at se, om indsatserne giver den ønskede effekt på lang sigt. Undersøgelsesfasen foreløbige data Antal sygemeldte: HR-afdelingen har opgjort antallet af medarbejdere, der i 2016 har været sygemeldte i mere end 28 dage. Det drejer sig om 507 personer. Heraf er de 234 personer bosiddende i Holbæk Kommune og dermed i målgruppen for dette notat.125 personer af de 234 er blevet opsagt i løbet af året. Årsagen til opsigelsen kan ikke udledes af de tilgængelige data, men vil blive forsøgt analyseret nærmere. Af alle sygedagpengesager for beskæftigede såvel som ledige - der i 2016 blev håndteret i afdelingen Fra sygdom til job, er 14 pct. registreret med Holbæk Kommune som arbejdsgiver. Ser man kun på andelen i forhold til de sygedagpengesager, der omfatter beskæftigede, udgør andelen 18 pct. En tidligere undersøgelse estimerede samme andel for 2015 til ca. 17 pct. Side 2 af 5
Hvilke regler og politikker gælder Holbæk Kommunes indsats for at reducere sygefravær fremgår af den vedtagne fraværspolitik fra 2010. Heri er opstillet regler for afholdelse af tre typer samtaler, som er omsorgssamtalen, fraværssamtalen og mulighedssamtalen. Fraværspolitikken blev formuleret i forbindelse med projektet Fra fravær til fremmøde, som løb i perioden marts 2010 til maj 2012. Status på allerede eksisterende forebyggelsesindsats I afdelingen HR/Arbejdsmiljø varetager psykologer og fysioterapeuter forebyggelsesindsatsen i forhold til medarbejdere, der enten har problemer med at varetage arbejdet på grund af stress eller på grund af fysiske udfordringer. Der er alene tale om en forebyggende indsats og dermed ikke t behandling. Behandling varetages i sundhedsvæsenet. I afdelingen HR/Arbejdsmiljø gennemfører psykologerne årligt ca. 600 samtaler med ca.200 medarbejdere, og fysioterapeuten vejleder årligt ca.350 medarbejdere om korrekte arbejdsstillinger. Desuden får yderligere ca. 400 medarbejdere råd og vejledning i form af øvelser ved henvendelse i HR/Arbejdsmiljøs klinik på Kasernevej i Holbæk by. Kortlægning af arbejdsgange mellem de to afdelinger Der har i samarbejde mellem afdelingen Fra sygdom til job og afdelingen HR/Arbejdsmiljø været nedsat en arbejdsgruppe med henblik på at kortlægge arbejdsgangene mellem de 2 afdelinger set ud fra den sygemeldte medarbejders perspektiv (såkaldte brugerrejser). Målet er at komme med forslag til optimering af samarbejdet og kommunens indsats for at reducere antallet af sygemeldinger samt sammentænke kommunens indsats til sygemeldte medarbejdere. Resultatet af brugerrejsen er: Model for medarbejderens møde med Holbæk Kommune: HBK s egen fysioterapeut egen leder HBK s egen psykolog Medarbejder kontaktes af AKBI s team Eksternt tilbud via AKBI Sundhedsvæsen Speciallæge Side 3 af 5
Modellen viser, hvor mange forskellige personer den sygemeldte medarbejder potentielt er eller kan komme i kontakt med gennem et længerevarende sygdomsforløb uanset om der er tale om en fysisk eller psykisk lidelse. I samarbejdet mellem de to afdelinger vil vi se på, hvordan vi kan sikre relevans og eventuelt mindske antallet af kontakter, som den sygemeldte er i dialog med. Brugerrejsen viser, at der er behov for et yderligere koordineret samarbejde i forebyggelsesfasen og i efterværnsfasen mellem HR og AKBI. Dette samarbejde skulle gerne medføre, at antallet af langtidssygemeldte reduceres, herunder at længden på sygefraværsperioderne forkortes. 1. Designfasen allerede igangsatte tiltag Afdelingen Fra sygdom til job har pr. 1. juli 2016 organiseret indsatsen således, at jobkonsulenterne indgår i fagspecifikke teams. Det betyder helt konkret, at der er oprettet et team, der har fokus på kommunens sygemeldte medarbejdere. Hensigten er, at jobkonsulenterne skal specialisere sig i forhold til den indsats, som Holbæk Kommune yder til sygemeldte medarbejdere og på sigt tage kontakt til andre medarbejderes bopælskommuner. Afdelingen HR/Arbejdsmiljø har efter anmodning fra koncernledelsen igangsat SAMPA-projektet (samarbejde om psykisk arbejdsmiljø).sampa udspringer af en analyse, udarbejdet i HR, hvor sygefravær, resultater fra ledelsesevaluering, resultater fra APV/ trivselsundersøgelse, viden fra psykolog og fysioterapeutklinikken og arbejdsskadestatistikker kobles i en samlet analyse. Det konkrete SAMPA-forløb er et forløb, hvor HR kontakter de udvalgte ledere og ledernes chefer/ledere, og senere TRIO er fra enhederne. Hensigten er at etablere et ejerskab både hos den pågældende leder, chef og hos medarbejderne og at få den bedste indsigt i problemernes omfang og karakter. Der gennemføres en møderække, hvor årsager til sygefravær, arbejdsskader, konsultationer hos psykologer mv. kortlægges og drøftes, og derefter udvikles relevante forløb, som kan medvirke til at nedbringe fraværet. Disse forløb kan variere fra hjælp til at håndtere vold og trusler, ledersparring, kompetenceudvikling mv. Forslag til yderligere tiltag i designfasen I designfasen vil afdelingerne afprøve følgende modeller: a. Forsøg med Fast track-modellen, hvor der iværksættes forløb efter 1 uges sygdom. Sker i de tilfælde, hvor sygdomsperioden med stor sandsynlighed vil strække sig over mindst 8 uger. Handleforpligtelsen ligger hos lederen i forhold til at kontakte afdelingen Fra sygdom til job, der vil indkalde leder, medarbejder samt HR til en rundbordssamtale. Igangsættelse af Fast track kræver medarbejderens accept. b. Forsøg med fælles rundbordssamtaler, når medarbejderen har været sygemeldt i fire uger Den sygemeldte medarbejder, den sygemeldtes leder samt en HR-konsulent og jobkonsulent deltager. Mødet har til hensigt at vurdere, hvilke yderligere tiltag, der skal iværksættes samt vurdere, om der er tale om en langtidssygemelding. Side 4 af 5
2. Implementeringsfase: Resultaterne af forsøgene i designfasen vil blive fremlagt i en sag til udvalget på april-mødet 2017, når designfasen er tilendebragt. Og erfaringer fra designfasen vil på sigt blive vurderet med henblik på udfoldelse til medarbejdere, der arbejder i Holbæk Kommune, men bor i andre kommuner. 3. Evalueringsfase Evalueringsfasen begynder den 1. oktober 2017. Der vil være fokus på, om det tættere samarbejde har medvirket til at reducere dels den gennemsnitlige længde af sygemeldingen dels antallet af langtidssygemeldte. Arbejdsgruppen vil komme nærmere ind på evaluering i en kommende status til udvalget. Side 5 af 5