Ældreafdelingen Middelfart Kommune Middelfart Midtpunkt, Jernbanegade 75-77 5500 Middelfart www.middelfart.dk Telefon +45 8888 5500 Direkte +45 8832 4401 Fax +45 8888 5501 Dato: 9. februar 2012 Sagsnr.: 201106806-26 Jonna.Soegaard@middelfart.dk Notat Strukturændring på ældreområdet til høring Udfordringer Ældreområdet i Middelfart Kommune har de seneste år oplevet og vil stadig opleve et stærkt fokus fra omverdenen om fortsat at effektivisere. Direktions- og chefgruppen arbejder på at reducere ledelsen i kommunen samtidig med, at de ledere, der er, skal have mere tid til ledelse for til stadighed at professionalisere ledelsesarbejdet. Hovedudvalget støtter op om beslutningen. Befolkningsprognosen for Middelfart Kommune viser, at antallet af ældre vil stige i de næste mange år samtidig med at det forventes, at ressourcerne til ældreområdet forbliver status quo. Vi ser dog en positiv tendens i, at flere og flere ældre er i stand til at klare sig selv længere i livet, og at nye behandlingsformer samt diverse genoptræningstilbud, herunder hverdagsrehabilitering, resulterer i, at flere ældre genvinder et godt funktionsniveau efter sygdom. Førnævnte udvikling samt det politisk vedtagne serviceniveau har resulteret i fald i de visiterede timer. Dette har i særlig grad berørt ældreområde Øst. Her har der desuden været behov for at nedlægge plejeboliger, da der er mindre søgning til de eksisterende plejeboliger end tidligere. Årsager hertil er bl.a. befolkningssammensætningen, og at nogle ældre borgere vælger at flytte til mere bynære områder. Det resulterer i, at der sker en ændring af, hvor størsteparten af serviceydelserne skal leveres i Middelfart Kommune, og det er en fremtidig udfordring at have et varieret og ens serviceniveau for alle ældre borgere i Middelfart Kommune, herunder plejeboliger i nærområdet, som f.eks. Nørre Åby, Ejby og Gelsted. Teknologien vinder mere og mere indpas i ældreområdet - hvilket betyder hurtig tilpasning af både ressourcer og kompetencer. I forbindelse med budget 2012 på ældreområdet besluttede Byrådet, at ældreområdet skulle reduceres fra tre til to decentrale områder og med en besparelse på 800.000 kr. fra 2013 inkl. reduktion af ledelse på køkkenområdet. Dette for at sikre en rentabel drift og dermed at imødekomme tendensen med faldende visiterede timer i dele af kommunen. Efter budgetvedtagelsen for 2012 og overslagsårene nedsatte ledelsen på ældreområdet en arbejdsgruppe, der havde til opgave at komme med et forslag til en ny struktur på ældreområdet.
Arbejdsgruppen stillede sig følgende spørgsmål: Hvordan sikrer vi et ældreområde, der er konkurrencedygtigt og hurtig kan tilpasse ressourcerne både fagligt og økonomisk for at kunne yde borgerne den service, de er visiteret til? Strukturen skal tilgodese, at ældreområdet: skal være konkurrencedygtigt i forhold til andre leverandører, både på pris og kvalitet. skal kunne imødekomme borgernes behov, og der skal være mulighed for lokale prioriteringer specielt på plejecentrene. ledelseskompetencen skal være så tæt på personalet som muligt organisationen skal sikre den fornødne ledelsestid. personalet skal have størst mulig ansvar og kompetence til at træffe beslutning i en given situation. Arbejdsgruppen er nået frem til, at en sektoropdeling af ældreområdet samt oprettelse af en udviklingsafdeling vil imødekomme arbejdsgruppens spørgsmål. Følgende notat vil belyse det. Arbejdsgruppens oplæg har været til høring i ældreområdets lokale MED- udvalg og ledergruppen er ligeledes blevet hørt og generelt er der god opbakning til forslaget. Arbejdsgruppen har drøftet fordele, ulemper og muligheder ved følgende organiseringsformer: 1. Et geografisk opdelt ældreområde (som vi har i dag) 2. Et sektoropdelt ældreområde. 2
Forslag til sektoropdelt ældreområde Ældrechef Teamleder Sygeplejen Teamleder Sekretariat og udviklingsafdeling Teamleder køkken Områdeleder Hjemmeplejen Områdeleder Plejecentre ca. 5/6 udegrupper (hjemmeplejen ) med ialt ca 5/6 ledere 6 Plejecentre med ialt 8 ledere Leder af dagcenter Serviceafdeling Bilpark Ældrechef, ledelsesteam og administration Ledelsesteamet i ældreområdet består af ældrechefen, som har det overordnede ansvar samt af to decentrale områdeledere, som har ansvar for henholdsvis hjemmeplejen og plejecentrene. Ældrechefen har derudover tilknyttet tre teamledere. En teamleder for henholdsvis køkkenområdet, sygeplejen og sekretariat/udviklingsafdeling. I forslaget fra arbejdsgruppen sker der ingen ændringer i organiseringen af køkkenområdet, da området ændres pr. 1.4 2012. Køkkenstrukturen ændres, så der fremadrettet kun er en leder og en koordinator. Tidligere var der 3 ledere på området. Der sker ingen ændring af sygeplejen. Sygeplejen er lige sammenlagt her pr. 1.2 2012, og det vurderes, at der ikke er større effektiviseringsmuligheder at hente der det vil max blive tale om små justeringer. Som noget nyt anbefaler arbejdsgruppen et sekretariat/udviklingsafdeling. Hvilket betyder, at ældreområdet samler administrationen fra plejecentrene og ældreafdelingen under en personaleleder. Uddannelseskoordinatorerne, frivillighedskoordinator, IT carepersonalet, koordinatorer for demens og Marte-Meo konsulent forbliver i en stab, og samles 3
med administrationen i en og samme afdeling/sekretariat 1. Dette gøres for at styrke det administrative arbejde i forhold til økonomi, løn og personale, og dermed få en bedre udnyttelse af ressourcerne, så opgaver som branding, hjemmeside, rekruttering, borgerkontakt, arbejdsmiljø, utilsigtede hændelser m.v. kan få et større fokus ved, at ressourcerne samles. Sekretariatet/udviklingsafdelingen bemandes med en teamleder, der skal sørge for sammenhæng i koordineringen af eksempelvis tværgående uddannelse, arbejdsmiljøcertificeringer og implementering af nye teknologier i hjemmeplejen. De enkelte områder kan hente hjælp/støtte fra sekretariatet/udviklingsafdelingen. Udfordringen bliver at skaffe lokaler, hvor ældreafdelingen kan samles, da det omfatter ca. 22 personer inkl. ledelsen. Områdeleder I det nye forslag til organisering bliver der to decentrale områdeledere, som får ansvaret for henholdsvis hjemmeplejen og plejecentrene. En sektoropdelt pleje betyder, at der bliver en målrettet udvikling på de to områder. Ledelsesteamet på ældreområdet har desuden ansvaret for at sikre den tværgående udvikling på tværs af de to områder, så der sker en optimal udvikling af ældreområdet i Middelfart Kommune. Herudover vil der være fælles møder for alle ledere, så der fortsat er forståelse for hinandens arbejde, men også mulighed for at lade sig inspirere af hinanden, og for at bevare fleksibiliteten ved at kunne låne personale hos hinanden. Hjemmeplejen Områdelederen for hjemmeplejen får ansvaret for udegrupperne, dagcenterfunktionen for visiterede borgere samt opgaverne med at håndtere ældreplejens bilpark, som består af ca. 40 biler, nøglebokse m.m. Arbejdsgruppen anbefaler større udegrupper 2, hvor hver gruppe har mellem 20-30 ruter, og hvor der evt. dannes én aftenvagtgruppe i Middelfart Kommune. Hver udegruppe skal have en plejeomsorgsleder samt planlæggere, som også kan deltage i plejen. Den nye teknologi med E-tavler betyder, at medarbejderne fremadrettet vil kunne få mere indflydelse på planlægning af eget arbejde E-tavler minder meget om de gamle T-kort. En plejegruppe skal bestå af minimum 25 fuldtidsstillinger, som svare til ca. 30-40 medarbejdere. (Bilag 1) Aktivitetsafdelingen (for visiterede borgere.) Navnet aktivitetsafdeling ændres til Dagcenter. Herudover anbefaler arbejdsgruppen, at dagcentrene samles på færre matrikler. Visiterede dagscenterbrugere kunne eksempelvis samles på en matrikel - Brenderup dagcenter. Demensdagcentre i mere Bynære områder. Kunne der skaffes lokaler ville det optimale være at samle hele dagcenterfunktionen på en matrikel. Plejecentrene 1 Svarende til ca. 22 hoveder ej fuldtidsstillinger. 2 Jf. erfaringer fra Kolding Kommune 4
Områdelederen for plejecentrene får ansvaret for alle seks ældrecentre 3 samt serviceafdeling. Ved serviceafdeling forstås pedelfunktionen, vaskerifunktionen samt rengøringen, som samles i én enhed, men hvor medarbejderne er placeret geografisk forskelligt, alt efter hvor det findes hensigtsmæssigt. Hvert ældrecenter har 1 plejeomsorgsleder (centerleder) samt planlæggere. På de 2 store plejecentre med 60 og 74 beboer anbefales, at der er 2 ledere. Lederne på de 2 centre kunne have nogle ekstra tillægsfunktioner. Planlæggerfunktionen kombineres med plejeopgaver på centret. Anbefaling Arbejdsgruppens anbefaling er, at Middelfart Kommune pr. 1. januar 2013 sektoropdeler ældreområdet. Det betyder, at ældreområdet skal opdeles i hjemmepleje og plejecentre. Anbefalingen betyder, at der kan sættes fokus på en endnu mere målrettet faglig kompetenceudvikling, som falder helt i tråd med Middelfart Kommunes værdisæt om professionalisme og udvikling, og hvor vi sammen foretager de nødvendige prioriteringer, og skaber rammerne for balance mellem den fortsatte udvikling og drift. Ved at adskille hjemmepleje og plejecentre vil områderne blive mere specialiserede. Det betyder, at der kan sættes særlig fokus på visionerne, hvilket vil være til gavn for borgere og personale. Årsagen er, at tilgangen til arbejdet i hjemmeplejen og på plejecentrene er forskellige. I hjemmeplejen har hverdagsrehabilitering stor fokus, og på plejecentrene er det mere en kombination af hverdagsliv og vedligeholdende træning. Social- og Sundhedsforvaltningens vision er Herre i eget liv, og ældreafdelingens vision er Vi skaber livskvalitet sammen når vi målet. Hjemmeplejen er omfattet af fritvalgsordningen, hvilket betyder, at der er meget større konkurrence på området, da flere private leverandører også leverer samme ydelse til borgerne. Hjemmeplejen arbejder rigtig meget med hverdagsrehabilitering og nye komplekse opgaver, der modtages fra sygehusene. Det betyder kortere og mere intensive plejeforløb. Plejecentrene har mere fokus på længerevarende pleje og kvalitet til lavest mulige omkostninger. Er omfattet af embedslæge- og uanmeldte tilsyn, som sætter krav om mere dokumentation og fokus på hverdagslivet for borgerne. En sektoropdeling af området vil blive mere ensartet for personalet, idet personalet nu skal arbejde mere specialiseret i forhold til enten hjemmeplejen eller til et plejecenter, men fortsat kunne hjælpe hinanden i spidsbelastninger. De større plejegrupper kræver mere fokus på Middelfart Kommunes værdisæt med selvorganisering og ejerskab. Større grupper kræver mere ansvar, medbestemmelse og større mulighed for inddragelse og deltagelse i planlægningen af det daglige arbejde. Administration for plejecentre og hjemmeplejen samles i en administrationsenhed. Det giver mulighed for at hjælpe og udvikle hinanden på tværs området bliver også mindre sårbart ved ferie, sygdom m.m. Der etableres et call center, som betjener telefoner for ældreområdet, og det bør overvejes, om ikke også nødkald for sygeplejen kan betjenes herfra. Dagcenter bliver det nye ord for de visiterede aktivitetstilbud, og ved at samle tilbuddet betyder det bedre kvalitet af ydelsen, da personalet lettere vil kunne klare evt. fravær uden at planlagte aktiviteter påvirkes. 3 Fænøsund, Kongshøj, Gelsted, Egebo, Rudbækshøj og Skovgade ældrecenter 5
I dag flyttes de visiterede borgere til andre centre ved sygdom og ferie, eller også aflyses aktiviteterne det kan minimeres ved den nye struktur. Der skabes desuden plads og rum til plejecenterbeboerne og det frivillige arbejde på centrene. I dag er der et stort pres på lokalerne, hvilket betyder, at de frivillige og centrets beboere ikke kan benytte aktivitetslokalerne i dagtimerne. Ledelsesmæssigt får områdelederen et større geografisk område, men et mere specifikt område - til gavn for drift og udvikling af området. Modellen skaber plads til en teamleder, som skal koordinere udvikling, sikre kvalitet og implementering af ny teknologi. Det betyder også, at vi får en mere ensartet kvalitet og en hurtigere gennemførelse af nye tiltag. Den nye model understøtter Middelfart Kommunes værdisæt om samarbejde og tværfaglighed, da modellen sikrer bedre koordinering af tværgående opgaver. Proces Nedenfor er skitseret procesplanen for strukturændringen på ældreområdet. Dato Fremlægges for: Styre-/arbejdsgruppe nedsættes bestående af: 26.9 2011 Ældrechef, 3 områdeledere, 3 pleje-omsorgsledere, 3 tillidsrepræsentanter, 3 arbejdsmiljørepræsentanter, 1 administrativ og 1 aktivitetsleder. 24.10 2011 Tids- og handleplan godkendes i direktionen 4. 11 2011 Styregruppen udarbejder et forslag til en model 15.1 2012 Primo januar Medarbejderne får præsenteret forslaget til strukturændringer på 3 stormøder 2012 + ledergruppen for sig 16.1 1.2 Høring i MED-udvalgene og hos ledergruppen 2012 6.2 2012 Den overordnede tilrettede model fremlægges for direktionen 13.2 2012 Sendes i høring hos Ældrerådet og Handicaprådet og orientering i de lokale MED 14. 3 2012 HSU til orientering Marts 2012 Godkendes i Social- og Sundhedsudvalget April 2012 Godkendes i Byrådet April 2012 Ledere udpeges Maj - september 2012 Den lange detailplanstid er nødvendig, da vi skal have 3 kulturer smeltet Laves en detailplan for organisationsændringen. sammen. Hele MED strukturen herunder også arbejdsmiljøstrukturen skal tilpasses og der skal foretages nyt valg. Det store arbejde med arbejdsmiljøcertificeringen skal harmoniseres. Der er mange administrative opgaver der skal fordeles på nye måder. Der skal indrettes nye lokaler, og en del medarbejdere skal flyttes fra et lokalområde til en centralenhed. Vi har ledere, der skal have nye funktioner, og alle har som udgangspunkt 6 måneders opsigelse af nuværende funktion. September Høring i lokale MED 2012 Oktober 2012 Høring i Ældrerådet og Handicaprådet November 2012 Godkendelse i Social- og Sundhedsudvalget 6
KL anbefaler - citat: Bilag 1 For det første kræver ledelse nærvær. Det betyder i grove træk, at den bedste gruppestørrelse på ældreområdet er mellem 25 og 40 medarbejdere. I hjemmeplejen vil man typisk skulle ligge i bunden af dette spænd, mens man på plejecentrene kan ligge på mellem 30 og 40 medarbejdere pr. leder. Hvis en leder får meget over dette antal medarbejdere, oplever medarbejderne ikke længere ledelsesmæssigt nærvær. Det kan ses på medarbejdernes præstationer. For det andet skal lederen have tid til at være leder. Det vil sige, at lederen skal have en planlægger/disponator, der kan stå for planlægningen af medarbejdernes tid (gælder både inde og ude) og hjælpe med nogle af de praktiske opgaver. Denne planlæggerfunktion behøver ikke at være fuldtids. Som en tommelfingerregel er der behov for cirka 1,5-1,75 ledelsmæssige/administrative årsværk (inklusiv lederen selv) til en gruppe på 25-40 medarbejdere. Kilde: http://www.kl.dk/dokumenter/artikler/rni/2009/05/best-practice-i-styring-paaldreomradet/ 7
Bilag 2 Ledelsesstrukturen og økonomi Antal ledere den 2011 2011 2013 Ældrechef 1 1 Decentrale ledere plejen Decentral leder køkken 3 2 1 0 Plejeomsorgsleder 15 13 /14 afhænger af visiterede timer Aktivitetsleder 1 1 Køkkenledere 2 0 Teamleder for køkken Teamleder for sygeplejen Teamleder for udviklingsafdelingen 0 1 1 1 0 1 I alt 24 21 Der er oprettet en koordinatorstilling på køkkenområdet, hvilket svarer til en lille lederløn. Økonomi: Der reduceres på ledelsen for ca. 800.000 kr. samlet set. OBS! beløbet er indregnet i budget 2013. Derudover forventes det, at der kan effektiviseres på administrationen for ca. 250.000 kr. fra 2013. 8