JØRGEN KOCH Office 2013
INDHOLDSFORTEGNELSE En ny og moderne Office-pakke... Office 2013 KAPITEL ET... 11 Fælles funktioner i Office 2013 Velkomstopsætningen... 12 Det nye look... 13 Startskærmen... 14 Båndet... 15 Båndets knapper... 16 Skjul og vis båndet... 17 Kontekstafhængige faner... 18 Genvejsmenuen... 19 Miniværktøjslinjen... 20 Værktøjslinjen Hurtig adgang... 21 Genvejstaster... 22 Backstage-visning... 23 Dokumentegenskaber... 24 Arbejd med flere dokumenter på én gang... 25 Gem dokumenter i skyen med SkyDrive... 26 Log på din Microsoft-konto... 27 Konto-indstillinger... 28 Indstillingsmuligheder i Office... 29 Gem og åbn filer uden at skifte til Backstage-visning... 30 Del dine dokumenter fra Office... 31 Onlinepræsentationer... 32 Klip, Kopier og Sæt ind... 33 Panelet Udklipsholder... 34 Fortryd dine handlinger... 35 KAPITEL TO... 37 Outlook Første gang du åbner Outlook... 38 Tilføj en e-mail-konto... 39 Eksempel: Tilføj en Gmail-konto som ny konto i Outlook... 40 Brugergrænsefladen... 41 Båndet i Outlook... 42 Navigationslinjen... 43 Mapperuden... 44 Smugkig på indholdet i andre mapper... 45 Indbakken... 46 Læs en e-mail... 47 Se vedhæftede filer... 48 Slet en e-mail... 49 Besvar en e-mail... 50 Videresend en e-mail...51 Opret en e-mail... 52 Cc og Bcc... 53 9
INDHOLDSFORTEGNELSE Besked ved mail... 54 Uønskede mails... 55 Er du ikke til stede?... 56 Automatisk signatur... 57 Regler... 58 Høj eller lav prioritet?... 59 Bed om en kvittering for særlig vigtige meddelelser... 60 Samtalevisning... 61 Mapper og favoritter... 62 Kalenderen og personlig planlægning... 63 Aftaler og begivenheder... 64 Opret en aftale... 65 Opret en begivenhed... 66 Fraværende og Påmindelser... 67 Inviter deltagere... 68 Kopier en mail til Kalender... 69 Adressekartotek... 70 Den globale adresseliste... 71 Kontaktpersoner... 72 Opret en kontaktperson direkte i Kontaktpersoner... 73 Opret en kontaktperson ud fra en modtaget mail... 74 Opret en kontaktperson ud fra et elektronisk visitkort... 75 Opret en kontaktperson fra den globale adresseliste... 76 Videresend en kontaktpersons visitkort... 77 Personruden... 78 Outlook Social Connector... 79 Oprettelse af kontaktgrupper... 80 Anvendelse af kontaktgrupper... 81 Opgaver... 82 Opgavepanelet og liste over daglige opgaver... 83 Noter... 84 Søgninger... 85 Søgemapper... 86 Skab overblik ved hjælp af kategorier... 87 Tilpasning af kategorierne... 88 Outlook i dag... 89 Udskrivning... 90 KAPITEL TRE... 93 Word Opret eller åbn et dokument... 94 Gem dit dokument... 95 Brugergrænsefladen... 96 Båndet... 97 Dokumentruden... 98 Navigationsruden... 99 Navigation...100 Opgaveruder... 101 Statuslinjen... 102 Udskriftslayout og Weblayout... 103
INDHOLDSFORTEGNELSE Dispositionsvisning og kladdevisning... 104 Visningen Læsetilstand... 105 Skabeloner... 106 Arbejd med skabeloner...107 Opret dine egne skabeloner...108 Afsnit og linjer...109 Markering... 110 Slet tekst, grafik og tabeller... 111 Skrifttype og -størrelse... 112 Tegnformater... 113 Understreget og gennemstreget tekst...114 Hævet og sænket skrift...115 Fremhæv teksten...116 Teksteffekter...117 Typografier...118 Justér typografier... 119 Temaer...120 Vis formateringssymboler... 121 Kapitæler og store bogstaver...122 Farvelægning og graduering... 123 Tegnbredde og bogstavafstand... 124 Knibning og ligaturer...125 Formatpenslen... 126 Kanter...127 Baggrundsfarve...128 Uncialer... 129 Sektioner og sideskift...130 Margener... 131 Orddeling... 132 Bindestreger og tankestreger... 133 Smart redigering...134 Spalter...135 Powertips til spalter... 136 Afsnitsjustering... 137 Linjeafstand... 138 Avanceret linjeafstand...139 Afstand mellem afsnit... 140 Avancerede afsnitsegenskaber... 141 Juster afstand i hele dit dokument... 142 Simpel indrykning... 143 Avanceret indrykning... 144 Tabuleringer... 145 Flere tabulatorindstillinger... 146 Lodret justering...147 Punkt- og talopstillinger... 148 Powertips til punkt- og talopstillinger... 149 Indsæt billeder...150 Formater billeder... 151 Tekstombrydning og placering...152 Indsæt videoklip i dine dokumenter... 153 Opret en ny tabel...154
INDHOLDSFORTEGNELSE Tabelformatering...155 Konverter tabulatoropstillinger til tabeller... 156 Powertips til tabeller... 157 Objektzoom...158 Sidehoveder og sidefødder... 159 Sidetal... 160 Forskel på forside, lige og ulige sider...161 Fod- og slutnoter... 162 Ordoptælling og linjenummerering...163 Løbende stave- og grammatikkontrol...164 Opgaveruden Stavekontrol... 165 Fortsæt med at læse... 166 Indsæt kommentarer i dokumentet... 167 Registrering af ændringer... 168 Referenceværktøjer til store dokumenter... 169 Beskyt dokumentet med adgangskode... 170 Papirretning...171 Papirstørrelse og -kilde...172 Udskriv dit dokument... 173 Åbn og rediger PDF-dokumenter...174 Gem som PDF/XPS-dokument...175 KAPITEL FIRE... 177 Excel Åbn en eksisterende projektmappe... 178 Opret en ny projektmappe... 179 Gem en projektmappe... 180 Gem en projektmappe til en tidligere version af Excel...181 Brugergrænsefladen... 182 Båndet... 183 Formellinjen... 184 Projektmappevinduet...185 Opgaveruder... 186 Statuslinjen... 187 Regnearkets opbygning... 188 Den aktive celle... 189 Indtastning i regnearket... 190 Direkte redigering... 191 Tekst og værdier... 192 Indtastning af værdier... 193 Talformater... 194 Musemarkøren... 195 Serie- og fyldhåndtaget... 196 Hurtigudfyldning...197 Justering... 198 Flet og centrer... 199 Tekstombrydning... 200 Kommentarer...201 Tilføj et nyt regneark... 202 Flyt eller kopier et ark...203
INDHOLDSFORTEGNELSE Slet ark fra projektmappen... 204 Ryd eller slet celler hvad er forskellen?... 205 Indsæt og slet rækker og kolonner... 206 Tilpas kolonnebredder og rækkehøjder... 207 Arknavne og arkfanefarver... 208 Formler... 209 Simple operatorer... 210 Formler med funktioner...211 Grundlæggende funktioner... 212 Hjælp til at indtaste funktioner... 213 Hjælp til at indtaste funktioner del 2... 214 Autosum... 215 Formler og hurtig analyse... 216 Funktionen SUBTOTAL... 217 Funktionen YDELSE beregn ydelse på lån... 218 Funktionen YDELSE beregn indbetaling på opsparing... 219 Funktionen LOPSLAG...220 Findes det du leder efter?...221 Intervalopslag... 222 Funktionen HVIS... 223 Funktionen TÆL.HVIS...224 Relative og absolutte referencer...225 Navngivne celler... 226 Definér navne manuelt...227 Opret et diagram... 228 Diagramformatering... 229 Diagrammer og hurtig analyse...230 Minidiagrammer... 231 Betinget formatering... 232 Fremhæv bestemte cellers indhold... 233 Datalinjer... 234 Farveskalaer...235 Ikonsæt...236 Betinget formatering ved hjælp af hurtig analyse... 237 Excel som database... 238 Sortering... 239 Mere om sortering... 240 Filtrering... 241 Pivottabeller... 242 Formatering af pivottabeller... 243 Anbefalede pivottabeller...244 Fjern dubletter...245 Makroer... 246 Udskriv dit regneark... 247 KAPITEL FEM... 249 PowerPoint Startskærmen...250 Brugergrænsefladen... 251 Båndet... 252
INDHOLDSFORTEGNELSE Visninger...253 Konturvisning... 254 Slidesorteringsvisning... 255 Åbn en eksisterende præsentation...256 Opret en ny præsentation... 257 Gem din præsentation...258 Tilføj nye slides... 259 Punktopstillinger... 260 Tip til alternativt slidedesign... 261 Figurer... 262 Marker figurer... 263 Arrangér dine figurer i rette rækkefølge... 264 Figurjustering... 265 Layout og hjælpelinjer...266 Diagrammer... 267 Diagramformatering... 268 Tabeller...269 Billeder...270 Billedformatering... 271 Videoklip... 272 Videoformatering... 273 SmartArt-grafik...274 Mere om SmartArt-grafik...275 Slidemaster... 276 Mere om slidemaster...277 Designtemaer... 278 Farver... 279 Opret dine egne skabeloner...280 Sektioner...281 Diasovergange... 282 Animationer...283 Lyd... 284 Slideshow... 285 Afprøv tidsindstillinger og optag dit slideshow...286 Noter... 287 Powertip til slideshows...288 Præsentationsvisning... 289 Tegn og fortæl undervejs... 290 Gem som PDF/XPS-dokument...291 Mediekompatibilitet og -størrelse...292 Gem din præsentation som billeder...293 Gem din præsentation som en video...294 Send din præsentation som e-mail...295 Udskriv din præsentation på flere forskellige måder...296 Uddelingskopier... 297 Kolofon...298 Om Office 2013...298 Om forfatteren...299
Office 2013 En ny og moderne Office-pakke Med Office 2013 lancerer Microsoft en ny version af den kendte Office-pakke, der bl.a. indeholder tekstbehandlingsprogrammet Word, regnearksprogrammet Excel, præsentationsprogrammet PowerPoint og mail-klienten Outlook. Programmerne i Office 2013 har alle fået en make-over, hvor brugergrænsefladen har fået et nyt og mere rent udseende i forhold til tidligere versioner, og der er kommet nye funktioner til. Du vil nu kunne arbejde med Office på både din computer lokalt og via internettet og din tablet eller telefon, idet Office-pakken nu også understøtter berøringsfølsomme skærme. I denne bog gennemgår jeg først nogle fælles funktioner for hele Office-pakken, og derefter gennemgås Office-programmerne Outlook, Word, Excel og PowerPoint i hvert deres kapitel. Denne bog er skrevet til dig, som skal i gang med Office 2013 og som ikke ønsker at spilde tid på for mange tekniske spidsfindigheder. Derfor er denne bog skrevet i et nemt og letforståeligt sprog, hvor hver enkelt side beskriver en enkelt funktion i det pågældende program, så du på en nem og overskuelig måde kan finde og få hjælp til et bestemt område uden at skulle læse hele eller halve kapitler. Du lærer med andre ord at mestre de nævnte Office-programmer på en hurtig og effektiv måde. Rigtig god fornøjelse! 9
1
KAPITEL ET Fælles funktioner i Office 2013 I dette kapitel gennemgår jeg de funktioner og begreber, der er fælles for alle programmerne i Office-pakken. Jeg fortæller lidt om det nye look, båndet og dets forskellige elementer, miniværktøjslinjen og værktøjslinjen Hurtig adgang. Du lærer også, hvordan du bruger genvejstaster i de enkelte programmer, om visningen Microsoft Office Backstage, og hvordan du kan tilpasse båndet, så de viste funktioner passer til netop dit behov. Til sidst i kapitlet fortæller jeg lidt om Microsoft SkyDrive, der lader dig lagre dine dokumenter i "skyen" altså på en internetserver. Når dine dokumenter ligger i SkyDrive, kan du altid tilgå og redigere i dine filer uanset hvor du befinder dig, og om du arbejder på din egen computer, en anden computer, eller endda en tablet eller en smartphone. 11
Velkomstopsætningen Første gang du åbner Office 2013, vil du blive præsenteret for en lille velkomstguide, hvor du trin for trin bl.a. skal acceptere Microsofts licensbetingelser, vælge hvordan dit Office skal se ud, og vælge en standardfiltype til dine dokumenter. Når du bliver spurgt hvilken baggrund du vil bruge, kan du vælge mellem en række simple mønstermotiver, der kan pryde det øverste højre hjørne af hvert af Office-programmerne. Baggrunden har ingen indflydelse på funktionaliteten, men kan give dine kontorprogrammer et lille personligt præg. Hvis du ikke vil have en baggrund, kan du blot vælge Ingen baggrund. Du kan altid ændre baggrunden på et senere tidspunkt se hvordan på næste side. Herefter skal du vælge et filformat til dine dokumenter. Jeg vil anbefale, at du vælger Office Open XML-formater. Dette format er Microsofts eget, men stadig åbne, filformat. Når du benytter dette, er du sikker på, at samtlige funktioner i Office er understøttet. Samtidig kan formatet også sagtens læses af andre kontorprogrammer som OpenOffice, Pages og Google Docs. Du behøver derfor ikke at bekymre dig om kompatibilitet, når du deler dine dokumenter med andre. Du har også mulighed for at vælge formatet OpenDocument, der sikrer endnu større kompatibilitet med andre kontorprogrammer, men som ikke understøtter en lige så stor en del af funktionerne i Microsoft Office. Ligegyldigt hvad du vælger som standardindstilling, har du altid mulighed for at vælge et andet format, hver gang du gemmer dine filer. 12
Det nye look I forbindelse med lanceringen af Windows 8 introducerede Microsoft et helt nyt udseende for deres styresystem. Det blev oprindeligt kaldt for Metro, men på grund af en rettighedskonflikt valgte Microsoft til sidst blot at døbe brugergrænsefladen Den nye brugergrænseflade. Den nye brugergrænseflade har også smittet af på udseendet af Office 2013, der tilsvarende har fået et nyt og mere rent look. Knapperne og menuerne i programmet er blevet helt flade uden skygger og tonefarver, så de svarer til fliserne i Windows 8's startskærm. Meningen med det nye look er, at man ikke skal blive distraheret af en brugergrænseflade, der dekorerer hele skærmen. I stedet kan man fokusere mere på det egentlige arbejde i programmet. Du har lidt frihed til selv at tilpasse udseendet af den nye brugergrænseflade. Åbn et af Office-programmerne, og klik på fanen Filer øverst til venstre. Vælg herefter Konto i venstre side. I rullemenuen Office-baggrund kan du nu vælge mellem en række forskellige simple mønstre, der kan udsmykke det øverste højre hjørne af dine programmer. Du kan få vist de forskellige mønstre inden du vælger et, ved blot at køre musen over dem i rullemenuen. På indstillingssiden Konto finder du desuden en rullemenu ved navn Office-tema, der lader dig vælge mellem tre forskellige gråtone-udseender til menuerne i Office. Som standard er de helt hvide, men ved at vælge enten Lysegrå eller Mørkegrå kan du få lidt kontrast på skærmen. Tilpasser du ét af Office-programmernes udseende, ændres det for alle programmerne. 13
Startskærmen Når du starter Word, Excel eller PowerPoint, vil du som noget nyt blive præsenteret for programmets startskærm. I tidligere udgaver af programmerne ville du blive mødt af et tomt dokument, en tom projektmappe eller en tom præsentation, hver gang du startede programmerne op. Den nye startskærm byder på en række nye muligheder for at oprette nye filer, eller for at åbne tidligere projekter. Det er altså fra startskærmen, at arbejdet i Office begynder, hvad enten du vil arbejde med en af dine seneste filer, åbne en ældre fil, oprette en ny fil eller benytte en af de mange tilgængelige skabeloner som basis for dit arbejde. Dine senest åbnede filer finder du i det farvede panel i venstre side. Hvis filen du leder efter, ikke befinder sig på denne liste, kan du finde den på din computer eller i dit SkyDrive med knappen Åbn andre dokumenter (Word), Åbn andre projektmapper (Excel), eller Åbn andre præsentationer (PowerPoint). Klik på Tomt dokument (Word), Tom projektmappe (Excel) eller Tom præsentation (PowerPoint), hvis du gerne vil oprette en ny, blank fil, som du selv tilføjer både indhold og format. Alternativt kan du lade dit Office-projekt tage udgangspunkt i en af de indbyggede skabeloner, du finder i startskærmen. Du kan læse mere om skabelonerne senere i denne bog. Hvis du hellere vil have, at Office-programmerne skal starte med et nyt, tomt dokument som i gamle dage, skal du først starte et af programmerne, klikke på Filer øverst til venstre, vælge Indstillinger, og derefter fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis startskærmen når programmet starter. 14
Båndet Øverst i alle Office-programmerne findes en bjælke med knapper, der går på tværs af skærmen. Denne bjælke kaldes båndet, og indeholder næsten alle de funktioner, programmerne indeholder. Båndets funktioner er inddelt i en række faner, som er placeret øverst, over de andre knapper. Når du har valgt en fane i båndet, vil du få vist de funktioner, der hører under. Funktionsknapperne er underinddelt i små grupper, der vises som felter ved siden af hinanden i båndet. Navnet på hver funktionsgruppe står skrevet nederst i båndet, så du hurtigt kan finde de værktøjer, du leder efter. Båndets udseende tilpasser sig automatisk efter størrelsen på programvinduet og din skærm. Hvis du arbejder med et lille vindue, vil knapperne reduceres i størrelse til små ikoner. Forstørrer du vinduet, vil du se langt flere knapper, udstyret med tilhørende tekstbeskrivelser. De forskellige slags knapper i båndet kan du læse mere om på næste side. Båndet er opbygget således, at de mest grundlæggende funktioner er samlet i fanerne længst mod venstre. Efterhånden som du dykker ned i de mere avancerede funktioner, bevæger du dig længere mod højre. 15
Båndets knapper I båndet findes mange forskellige slags knapper, der opfører sig lidt forskelligt. Nogle knapper kan du blot klikke på for at vælge den pågældende funktion, som fx knappen Fed skrift under fanen Hjem i programmet Word. Nogle knapper fungerer som genveje til udvidede menuer, hvori du kan foretage yderligere valg. Disse knapper er udstyret med en lille pil nederst et eksempel på dette er knappen Formatér under fanen Hjem i programmet Excel. Andre knapper er todelte, som fx knappen Skriftfarve under fanen Hjem i Word. Med disse kan du enten klikke på selve knappen for at vælge den senest brugte indstilling, eller du kan klikke på den lille pil til højre for knappen for at vælge en ny indstilling. Derudover findes der lidt mere specielle knapper i nogle faner bl.a. rullemenuer og gallerier. I Word finder du fx typografigalleriet under fanen Hjem, der i et stort område viser eksempler på de forskellige typografier. Du kan bladre mellem de forskellige typografier ved hjælp af pileknapperne i højre side af galleriet, eller få vist hele galleriet på en gang ved at klikke på knappen Mere under pileknapperne. I mange af båndets funktionsgrupper er der nederst til højre i gruppens felt placeret et lille diagonalt pile-ikon (se billede). Dette ikon kaldes Vis dialog, og giver adgang til mere avancerede indstillinger, der er relateret til den pågældende funktionsgruppe. Når du klikker på pile-ikonet, vil indstillingerne åbnes i et nyt, lille vindue. Hvis du placerer musemarkøren et vilkårligt sted i båndet, kan du ved hjælp af musens scroll-hjul bladre mellem de forskellige faner uden at skulle klikke på hver enkelt fane. 16
Skjul og vis båndet Hvis du synes, at båndet fylder for meget på din skærm, og du har brug for mere plads til arbejdsområdet, kan du skjule og fastgøre båndet efter behov. For at skjule båndet skal du bare dobbeltklikke på den aktive fane øverst på skærmen. Alternativt kan du klikke på det lille pileikon nederst til højre i båndet. Når båndet er skjult, vil du stadig kunne se fanerne øverst på skærmen. Du kan klikke på en fane for midlertidigt at vise båndet igen, så du kan tilgå dets funktioner. Båndet vil blive skjult igen, når du bevæger musen ud fra dets område. Vil du igen vise båndet permanent, skal du bare dobbeltklikke på en fane igen, eller vælge det lille tegnestift-ikon, der har erstattet pile-ikonet nederst til højre i båndet. Du kan også skjule og vise båndet ved at benytte tastaturgenvejen Ctrl+F1. 17
Kontekstafhængige faner Udover de faner, der normalt vises øverst i båndet, findes der en række skjulte faner, der kun er synlige, når du arbejder med specifikke opgaver i Office-programmerne. Disse kontekstafhængige faner er skjult det meste af tiden så de ikke optager unødvendig plads, men kommer frem, når du skal bruge dem. Fanerne bliver synlige, lige så snart du vælger et element i dit dokument, som der findes ekstra muligheder for at ændre. Hvis du fx markerer et diagram i Excel, vil de to diagramværktøjsfaner Design og Formatér blive synlige til højre for de øvrige faner i båndet. Når fanerne er synlige, kan du blot klikke på dem for at få adgang til de funktioner, de indeholder. Kontekstafhængige faner bruges udover diagrammer også til fx billeder, figurer, ligninger, tabeller og SmartArt-objekter. Kontekstafhængige faner er i faneoversigten markeret med en farve, der gør det let at kende forskel på disse og de normale faner. Samtidig angiver et navn over fanerne, hvilke værktøjer de dækker over. Bemærk, at de kontekstafhængige faner bliver skjult igen, lige så snart du fjerner markeringen af det objekt, du arbejder med. 18
Genvejsmenuen Hvis du højreklikker et sted i dit dokument, får du adgang til genvejsmenuen i Office. Denne menu består af en række genveje til funktioner, der ellers befinder sig i de forskellige faner i båndet. Formålet med genvejsmenuen er at give dig hurtig adgang til nogle af de mest almindelige funktioner, så du ikke skal spilde tid på at finde dem frem i båndet, hver gang du skal bruge dem. Genvejsmenuen er intelligent, så du kun får vist de funktioner, du kan bruge netop det sted, du har højreklikket. Samtidigt viser den også kun de oftest anvendte funktioner, så du ikke behøver lede længe efter den funktion, du søger. Til gengæld er du nødt til at anvende båndet, når du skal bruge mere specielle funktioner. Med genvejsmenuen kan du altså finde næsten alle de funktioner, jeg beskriver her i bogen, ved blot at bruge din højre museknap. I denne bog har jeg dog valgt primært at beskrive funktionerne som de optræder i båndet. Når du bliver lidt mere øvet i brugen af de forskellige Office-programmer, finder du nok selv ud af at bruge genvejsmenuen mere og mere så bliver du mere effektiv i dit arbejde med programmerne! Benytter du en berøringsfølsom skærm, kan du få adgang til genvejsmenuen ved at trykke på det cirkelikon, der er synligt under markøren i dit dokument. Genvejsmenuen på berøringsfølsomme skærme ser lidt anderledes ud, og indeholder også nogle af værktøjerne fra miniværktøjslinjen. 19
Miniværktøjslinjen Når du markerer et stykke tekst i et Office-program, får du med det samme adgang til de mest almindelige formateringsværktøjer, uden at du behøver flytte musen helt op i båndet. Du vil nemlig automatisk få vist en miniværktøjslinje lige over din markering, som indeholder de værktøjer, du skal bruge. I et Excel-ark kan du også få vist miniværktøjslinjen ved at højreklikke i en celle. Værktøjslinjen vises da ved siden af genvejsmenuen. Miniværktøjslinjens indhold varierer for de forskellige Office-programmer, men indeholder altid indstillinger for skrifttype og -størrelse, og genveje til at gøre tekst fed og kursiveret. Derudover er den udstyret med et par af de vigtigste formateringsværktøjer for hvert program i Word findes fx en genvej til typografier, mens du i Excel finder en knap til valg af celleudfyldningsfarve. Da det kun er de mest essentielle formateringsfunktioner der er samlet i miniværktøjslinjen, må du kigge i båndet, hvis du vil have adgang til mere avanceret formatering. Miniværktøjslinjen forsvinder, hvis du bevæger musen væk fra det markerede tekstudsnit. Vil du helt deaktivere miniværktøjslinjen, kan du gøre det fra Filer > Indstillinger > Generelt. Fjern her markeringen ved afkrydsningsboksen Vis miniværktøjslinjen ved markering. 20
Værktøjslinjen Hurtig adgang Helt øverst til venstre over båndet finder du værktøjslinjen Hurtig adgang, der indeholder et par af Office-programmernes mest brugte funktioner. Som udgangspunkt indeholder værktøjslinjen i de fleste programmer knapperne Gem, Fortryd og Annuller Fortryd. Du kan dog selv føje flere funktioner til værktøjslinjen, så du altid har nem adgang til dem. Højreklik på den knap i båndet, som du vil føje til værktøjslinjen, og vælg derefter Føj til værktøjslinjen Hurtig adgang i genvejsmenuen. Et nyt lille ikon i værktøjslinjen Hurtig Adgang vil nu repræsentere funktionen. Du kan også bruge knappen Tilpas værktøjslinjen Hurtig adgang (et nedadvendt pile-ikon), som du finder umiddelbart til højre for selve værktøjslinjen. Her kan du fra en liste vælge mellem en række af de mest anvendte funktioner, som du kan føje til værktøjslinjen. Vælger du Flere kommandoer på listen, får du vist en komplet liste af funktioner i programmet, der kan tilføjes linjen. Listen er inddelt i forskellige kategorier, du kan vælge mellem med rullemenuen Vælg kommandoer fra øverst til venstre. Når du har valgt en kategori, kan du tilføje funktioner ved at vælge dem i listen til venstre, og herefter anvende knappen Tilføj >>. Til sidst afslutter du med OK. Hvis du vil fjerne en funktion fra værktøjslinjen Hurtig adgang igen, er det nemmest blot at højreklikke på dens ikon i værktøjslinjen, og derefter vælge Fjern fra værktøjslinjen Hurtig adgang. 21
Genvejstaster Genvejstaster er tastaturkombinationer, du kan bruge til at styre Office-programmerne med. Det kan være tidsbesparende, hvis du kan huske genvejene til de mest brugte funktioner fx fed tekst (Ctrl+F) og kopiér tekst (Ctrl+C). Men med Office 2013 behøver du faktisk ikke at være en haj til at huske kombinationer for at få glæde af dem. Du kan nemlig betjene programmet visuelt fra tastaturet ved blot at trykke på tasten Alt på dit tastatur. Nu vises der et bogstav over hver af fanerne i det Office-program, du arbejder med. Trykker du på et af de viste bogstaver på dit tastatur, bliver den pågældende fane åbnet, og nye bogstavikoner bliver vist over alle knapperne i båndet. Vil du aktivere en funktion, behøver du nu bare at trykke på den tilsvarende tast på dit tastatur. Hvis du vænner dig til at aktivere funktioner på denne måde, vil du efterhånden lære kombinationerne til dine favoritfunktioner udenad, så du kan aktivere dem uden at kigge efter bogstaverne på skærmen. Bemærk, at nogle af genvejstasterne sagtens kan indeholde flere bogstaver i PowerPoint skal du fx trykke på Alt+E+KF for at vælge funktionen Forøg skriftstørrelse. Når jeg gennemgår funktionerne i Office i denne bog, vil jeg angive disse genveje, når det er relevant. 22
Backstage-visning Øverst til venstre i hvert af Office-programmerne finder du en farvet fane, der hedder Filer. Fanen åbner visningen Backstage, som fylder hele programvinduet. I Backstage-visning finder du en række grundlæggende funktioner, som du skal bruge til at åbne, gemme, udskrive, dele, eksportere og lukke dine dokumenter. Det er desuden også her, du finder indstillingerne for Office-programmerne. Når Backstage-visningen er aktiveret, vælger du først den ønskede funktion i venstre side af vinduet. I hovedvinduet til højre kan du derefter vælge mellem forskellige muligheder fx hvor du vil gemme din fil. Vil du fx oprette et nyt dokument, trykker du først Ny i kolonnen til venstre. I hovedvinduet får du nu vist en række forskellige skabeloner, som du kan dobbeltklikke på for at bruge dem som udgangspunkt for dit nye dokument. Når du vil forlade Backstage-visning og vende tilbage til dit dokument, kan du bare trykke på tasten Esc på dit tastatur, eller bruge knappen Tilbage øverst til venstre i vinduet. 23
Dokumentegenskaber Hvis du arbejder med mange forskellige Office-filer, kan det være en fordel at kunne indtaste en række oplysninger i dem, der gør det lettere at kende dem fra hinanden. Desuden kan oplysningerne være praktiske, hvis I er flere, der arbejder sammen om en Office-fil. I Office-programmerne kan du indtaste dokumentoplysninger ved at klikke på Filer øverst til venstre for at åbne Backstage-visning, hvorefter du under Oplysninger i højre side kan se og indtaste forskellige oplysninger om dit dokument, samt se nogle af de oplysninger, som Office selv holder øje med. Du skal fx selv indtaste oplysninger i felterne Titel, Mærker og Kommentarer. Vil du se flere felter, skal du enten klikke på Vis alle egenskaber i bunden af skærmen, eller klikke på menuen Egenskaber øverst i Backstage-visningen. Herved får du mulighed for enten at vælge Vis dokumentpanel, hvorved du får vist et dokumentpanel oven for selve dokumentet, eller Avancerede egenskaber, der giver dig adgang til dialogboksen Egenskaber for Dokument. 24
Arbejd med flere dokumenter på én gang I Office kan du sagtens arbejde med flere dokumenter på én gang. Dokumenterne bliver åbnet i hvert deres vindue, som du frit kan placere på skærmen. I proceslinjen nederst på skærmen kan du se de vinduer, der i øjeblikket er åbne på din computer. Har du flere vinduer åbne i det samme program, som det for eksempel er tilfældet med Excel på figuren herover, vil vinduerne vises som en stak i proceslinjen. Klikker du på stakken, får du vist en oversigt med miniatureudgaver af hvert dokument. Ovenover vises dokumenternes navne. Hvis du lader musen flyde hen over miniaturerne, vil alle andre vinduer skjules på din skærm, så du kan se dokumentet i stor udgave. Når du klikker på én af miniaturerne, vil dokumentet blive aktivt og rykkes frem, foran de andre vinduer på din skærm. Du kan også bruge miniatureoversigten til at lukke dokumenter, du ikke længere skal bruge. Hold musen over miniature-udgaven, og klik derefter på det røde kryds, der vises øverst til højre. Denne funktion virker dog kun i Windows 7 og 8. 25
Gem dokumenter i skyen med SkyDrive Office 2013 er tæt integreret med Microsofts cloud-tjeneste, SkyDrive. SkyDrive lader dig gemme alle dine Office-dokumenter på en internetserver, så du har adgang til dem fra en hvilken som helst computer, tablet eller smartphone med internetadgang. Du kan derfor tage dine dokumenter med dig på farten, uden at du behøver medbringe dem på et USB-stik eller lignende. Internetlagringen har desuden den fordel, at den fungerer som backup når dine dokumenter ligger på nettet, vil du altid kunne genfinde dem, selv hvis du skulle miste din computer. SkyDrive fungerer på den måde, at der oprettes en mappe på din computer, hvor dine filer lagres. Denne mappe synkroniseres med en internetserver, som hele tiden sørger for at afspejle præcis det indhold, du har liggende i din SkyDrive-mappe. Bruger du SkyDrive på flere enheder, vil der også på disse oprettes en mappe, der synkroniseres med internetserveren. SkyDrive er tilknyttet din Microsoft-konto, som du kan oprette på http://skydrive.com. Når du opretter din konto, får du i skrivende stund 7GB gratis lagerplads at boltre dig på, hvilket er rigeligt til de fleste. Skal du bruge mere plads, kan du med et betalingsabonnement udvide din konto. SkyDrive er integreret i Windows 8, og du finder SkyDrive-mappen i Stifinder under Favoritter. Bruger du andre udgaver af Windows, en Mac, en smartphone eller en tablet, kan du finde en SkyDrive-app på https://apps.live.com/skydrive. 26
Log på din Microsoft-konto Du kan som sagt oprette din Microsoft-konto på http://skydrive.com. Når du har oprettet en Microsoft-konto, skal du logge ind i et af Office-programmerne for at udnytte SkyDrive-integrationen. I øverste højre hjørne skal du klikke på teksten Log på for at få mest muligt ud af Office, og herefter indtaste login-oplysningerne til din Microsoft-konto. Er der allerede logget ind med en konto, vil du i stedet se kontoens navn øverst til højre. Du kan skifte til en anden konto ved at klikke på Skift konto. Når du er logget ind, har du adgang til din SkyDrive-konto direkte fra Office-programmerne. I Backstage-visning kan du åbne dokumenter fra skyen, og ligeledes gemme dine dokumenter på internetserveren. Desuden kan du dele dine dokumenter med andre, når først filerne er lagret i skyen. Så kan både du og dine samarbejdspartnere løbende arbejde på filerne, uden at I behøver sidde ved den samme computer. Ændringerne synkroniseres automatisk mellem jeres computere, når I gemmer dokumenterne. 27
Konto-indstillinger Når du har logget ind med en Microsoft-konto som beskrevet på de forrige sider, kan du administrere din konto direkte fra Office-programmerne. Klik først på Filer øverst til venstre i et af Office-programmerne, og vælg derefter Konto i venstre side af skærmen. Øverst til venstre på kontosiden finder du dine brugeroplysninger. De to links Skift foto og Om mig lader dig åbne din konto i en webbrowser, hvor du kan ændre dine personlige oplysninger. Vil du bruge en anden konto i Office på din computer, kan du bruge knapperne Log af eller Skift konto. Du kan tilpasse Office-programmernes udseende med rullemenuerne Office-baggrund og Office-tema. Baggrunden er et mønstermotiv (som beskrevet tidligere), der kan vises i øverste højre hjørne af dine programmer. Temaet bestemmer baggrundstonen til båndet og de forskellige menuer i Office. Forbundne tjenester lader dig sammenkoble din Microsoft-konto med andre webkonti, du har. Som udgangspunkt vil du finde dit SkyDrive her, men du kan tilføje flere konti med knappen Tilføj en tjeneste. Tilføjer du fx din YouTube-konto, vil du kunne føje YouTube-videoer til dine dokumenter og præsentationer. Du kan også tilkoble din Facebook-, Twitter-, Flickr- eller LinkedIn-konto for at få adgang til de billeder og videoer, du har liggende her. Senere i bogen kan du læse mere om, hvordan du indsætter billeder og videoer fra internettet. De indstillinger, du foretager på Konto-siden, bliver automatisk brugt på alle de enheder, du bruger Office på. 28
Indstillingsmuligheder i Office I alle Office-programmerne findes en række indstillingsmuligheder, der lader dig tilpasse programmerne til dine behov. For at tilgå indstillingerne skal du klikke på Filer i øverste venstre hjørne, og derefter vælge Indstillinger nederst til venstre. Nu åbnes indstillingsvinduet. I venstre side kan du vælge mellem en række forskellige faner, der indeholder forskellige indstillingskategorier. Som udgangspunkt er fanen Generelt aktiveret, hvor du finder de mest almindelige indstillinger. Nogle af indstillingerne er udstyret med et rundt i-ikon til højre for sit navn. Disse indstillinger kan du lade musen hvile over, hvorefter du vil få vist en udvidet beskrivelse af deres funktioner. Det kan være praktisk, hvis du selv vil gå på opdagelse i tilpasningsmulighederne. Indstillingsmulighederne varierer for de forskellige Office-programmer. De forskellige indstillinger vil derfor blive gennemgået løbende i denne bogs forskellige kapitler, når det er relevant. 29
Gem og åbn filer uden at skifte til Backstage-visning Når du trykker på Ctrl+S for at gemme eller Ctrl+O for at åbne en fil i Office 2013, vil du som standard skifte til Backstage-visning, hvor du vil blive spurgt, om du vil gemme filen på SkyDrive eller på computerens lokale harddisk og netværk. Hvis du ikke vil bruge SkyDrive til lagring, kan det være irriterende at skulle vælge lokal lagring, hver gang du gemmer eller åbner et dokument. Du kan derfor ændre opsætningen, sådan at Office 2013 opfører sig på samme måde som tidligere udgaver af Office, når du skal gemme eller åbne filer. Åbn Word, PowerPoint eller Excel, og klik på Filer øverst til venstre for at åbne Backstage. Vælg Indstillinger, og klik derefter på Gem i venstre side af det nye vindue. Du kan nu markere afkrydsningsfeltet Vis ikke Backstage, når jeg åbner eller gemmer filer og/eller Gem på computeren som standard. Klik til sidst på OK for at gemme dine indstillinger. I Gem-indstillingerne kan du også vælge, hvilket filformat Office som udgangspunkt skal bruge til dine dokumenter. Det gør du med rullemenuen øverst i vinduet, Gem filer i dette format. 30
Del dine dokumenter fra Office Fra Office kan du hurtigt og nemt dele kopier af dine dokumenter med andre via e-mail. Klik bare på Filer øverst til venstre, vælg Del, og klik på Mail. Vælg herefter et format i højre side. Nu åbnes dit mail-program, med en kopi af dokumentet vedhæftet. Er et dokument lagret på dit SkyDrive, har du en række andre muligheder for at dele dine dokumenter. Du kan nemlig give andre lov til at tilgå dit SkyDrive, og altså åbne originalfilen fra deres egen computer, så de løbende kan følge med i dit arbejde. Hvis du vil, kan du også tillade andre at redigere i filen, så I kan arbejde sammen om udarbejdelsen af dokumentet. Først skal du gemme dokumentet på dit SkyDrive. Åbn Filer øverst til venstre, vælg Gem Som, og vælg dit SkyDrive. Herefter trykker du på Filer igen, og vælger Del i venstre side. Vælger du muligheden Inviter personer i hovedvinduet kan du nu sende en invitation til filen via mail, direkte fra Office-programmet. Indtast blot modtager-mailadresserne, og skriv evt. en personlig hilsen. Til højre kan du vælge, om modtagerne blot skal kunne læse med, eller om de også må redigere i dokumentet. Klik på Del for at afslutte. Klikker du på Hent et delingslink i venstre side, kan du kopiere et link til enten visning eller redigering af dokumentet. Herefter kan du selv dele linket med modtagere. Med valget Post på sociale netværk kan du hurtigt dele linket med dine kontakter på Facebook, Twitter mm. 31