HANDLINGSPLAN FOR SYGEDAGPENGEOMRÅDET JOBCENTER VEJEN Status pr. 1.10.2014
Tidsplan: 1.april: Økonomiudvalget forelægges undersøgelsens resultater 8. april: Byrådet forelægges undersøgelsens resultater 2. maj: Direktionen udarbejder forslag til handleplan 14. maj: Handleplanen godkendes i Beskæftigelsesudvalget 27. maj: Handleplanen godkendes i Økonomiudvalget Juni-oktober 2014: Handleplanen implementeres i Jobcenter Vejen De tre forbedringspunkter er: Optimering af sagsbehandlingen Kommunikation med borgerne Virksomhedsrettet indsats Handlingsplan for indsatsomåder Initialer på ansvarspersoner: Anneth Jensen AJ Steen Aldenborg SA Conni Schwarts - CS Uthayasri Sundarampillai Sri Lars Lauritsen LA Louise Hansen LH Indsatsområde: Udviklingsmuligheder for hver enkelt medarbejder Mål: Skabe de bedste forudsætninger for den enkelte medarbejder til at kunne samarbejde med borgeren med udgangspunkt i borgeren ved roret. Aktivitet/initiativ Tidsplan Ansvarlig/status 1) Sagsgennemgang på hver enkelt sagsstamme i samarbejde med den enkelte medarbejder i team sundhed. April og maj måned 2014 CS/Gennemført i maj-juni 2014. Der blev givet sparring + handlemuligheder. 2) Borgerføl i team sundhed, hvor Conni i samarbejde med en af de øvrige koordinatorer/chefkonsulent deltager i en samtal med en Inden 1. september 2014 CS, Sri, SA, LA og LH/gennemført. Imødekommende, venlige og forberedte, gode
borger sammen med hver enkelt medarbejder. samtaleforløb. Udviklingspunkter: 3) Medarbejder UdvilklingsSamtaler fremrykkes for medarbejderne i team sundhed. På de MUS vil vi drøfte konkrete udviklingsmuligheder for hver enkelt medarbejder i forhold til resultaterne i brugerundersøgelsen. Vi vil have fokus på forbedringspotentiale og videreudvikle samarbejdet med borgeren så det foregår på en god og ordentlig måde ud fra det etiske landskab. Vi vil arbejde videre med den etiske metode, hvor vi havde den første temadag med Etikos i september 2013. Den etiske metode lægger sig op af arbejdet med kerneopgaven. Med den etiske metode opnår vi træning og kompetence i at anvende og mestre etisk refleksion med henblik på at kvalificere beslutninger og handlinger. Juni og juli måned 2014 Retorik omkring slutmål Vejledning om arbejdsmarked/uddannelse. Afslutte visse sager under mødet (tydelig sags- og myndighedsstyring) AJ og CS/ Gennemført 4) Fokus på kerneopgaven borgeren ved roret. Vi vil gennemføre en temadag med samtlige medarbejdere i Arbejdsmarkedsafdelingen både fra BUC og jobcentret. Anders Seneca kommer og holder et oplæg efterfulgt af et oplæg fra direktør Carsten Lund. 20. juni 2014 AJ/Gennemført med Anders Seneca. Anvendes direkte i den hverdagen både på leder og medarbejder niveau ud fra Borgeren ved roret.
Indsatsområde: Organisatoriske forbedringer og indsatser Mål: Skabe de bedste betingelser for, at vi kan forbedre arbejdet med kerneopgaven borgeren ved roret Aktivitet/initiativ Tidsplan Ansvarlig/Status 1) Styrke udnyttelsen af vores organisationsmodel. I det yderste lag i vores organisationsmodel finder vi de medarbejdere, der er tættes på borgerne og virksomhederne. Vores organisationsmodel har fokus på kerneopgaven og hver enkelt medarbejder skal vide hvem de er og hvor de skal hen i samarbejde med borgerne og virksomhederne. AJ /Tilpasning af organisation har fundet sted. Vi arbejder ud fra hvem der bedst kan udfylde de forskellige roller, der sikrer de bedste resultater. Der vil på den baggrund ske nogle justeringer. 2) Den virksomhedsvendte indsat får mere ledelseskraft. Vi vil skabe et partnerskab mellem Steen Aldenborg og Lars Lauritsen. Der bliver skabt rigtig gode resultater i den virksomhedsvendte indsats, som vil kunne forbedres med mere fokus produktionsstyring. Det er i dag vanskeligt at opnå i en travl hverdag for en teamkoordinator og med denne model får vi mulighed for at effektivisere og strukturere opgaverne med de udfordringer, der ligger foran os. 3) Brugertilfredshed gennemføres jævnligt på udvalgte områder i jobcentret. I team sundhed vil vi gennemføre en minitilfredshedsundersøgelse. 1. maj 2014 AJ/Er igangsat. I løbet af 2014. I team sundhed gennemføres der mini-brugerundersøgelser i november 2014 og april 2015 Steen har ansvaret for produktionsstyring Har jævnligt møde med hver v- konsulent i forhold til aktiviteter og resultater. SA og LH/ gennemføres i ugerne 44 og 45 4) Vi har en ledig stilling, da vores 1. juni 2014 CS, Sri og AJ/
faglige konsulent Evy Iversen har opsagt sin stilling. Vi omdanner derfor den stilling til en socialfaglig konsulent med en ændret rolle. Vi opnår dermed at der bliver skabt mere ledelseskraft og socialfaglig opbakning til team sundhed og team aktiv. Besat pr. 1.6.2014, hvilket har højnet den faglige kvalitet i det socialfaglige arbejde og frigiver ledelsesrum. Den socialfaglige konsulent skal: Indgå i faglig sparring på ledelsesog medarbejderniveau ved Implementering/overvågning af lovgivning, herunder udarbejdelse af arbejdsgangsbeskrivelser, procedurer mv. på tværs af organisationen Varetage ledelseskontrolopgaven på udvalgte sagsområder ad hoc Ansvarlig for iværksættelse af faglige indsatser, metodeudvikling og opfølgning Planlægning og gennemførelse af undervisning af medarbejderne vedr. lovgivning, Medvirke til tværgående og koordineret opgaveløsning Administrative driftsopgaver, herunder ansvaret for fuldmagtsforhold Mødeleder i rehabiliteringsteamet 5) I team sundhed og team aktiv er der en løbende udskiftning af medarbejdere, hvor der fremover vil være behov for, at der ikke sker slip for borgeren ved. Dette arbejdes der med i forbindelse med budget 2015 i Jobcentres lønsum. Vi ønsker at ændre vores fokus fra en myndighedskultur til en mere aktiv servicekultur, hvor medarbejderne i Jobcentret er den Januar 2015 Anneth Jensen
aktive indsats. Det bevirker, at vi have fokus på færre standardiseringer, masseindkaldelser og fællesmøder for de syge og de svage. Vi vil have større mulighed for at leve op til de forventninger borgeren har til vores service, hvis vi kan skabe mere kontinuitet i forhold til samarbejdet med borgeren. 6) Projektet på BUC er ikke blevet oplevet positivt af borgeren, hvorfor det er afviklet ved årsskiftet. Er udført Indsatsområde: Kommunikation og sagsbehandling Al skriftlig kommunikation skal gennemgås med henblik på at sikre forståeligt sprog, som er rettet til borgerne. Indkaldelse til samtaler skal have tydelig beskrivelse af formålet med mødet, herunder dagsorden for mødet. Formidlingen af næste skridt i sagen skal tydeliggøres. Begrundelserne for afgørelser skal tydeliggøres. Mål: Forbedre den skriftlige og personlige dialog med borgeren ud fra vores kerneopgave - borgeren ved roret. Aktivitet/initiativ Tidsplan Ansvarlig/Status 1) I efteråret 2013 udbød afdelingen Udvikling og erhverv et skrivekursus til medarbejderne i Vejen Kommune. Dette kursus deltog alle medarbejdere fra Jobcentret i. Efterfølgende har vi gennemgået og ændret i vores breve (800 breve i alt). Dette arbejde blev færdigt ved udgangen af marts 2014. En del breve er tilrettet inden for de rammer lovgivningen og vores digitale fagsystem foreskriver, hvilket kan give nogle begrænsninger. Der ud over vil De to arbejdsgrupper fremlægger deres resultat til en fokusgruppe af borgere på sygedagpenge senest 1.9. 2014, hvorefter det bliver implementeret og forevist alle medarbejdere på i jobcentret på vores personalemøde i november 2014. AJ og CS/ Breve på sygedagpenge er gennemgået og tilpasses stadig løbende. Infomøde igangsættes som et frivilligt tilbud fra oktober og 1 gang per. måned.
der være fokus på hvordan og hvornår vi orienterer borgeren om sagsbehandlerskift, så det opleves så lempeligt som muligt. Vi vil nedsætte to arbejdsgrupper bestående af medarbejdere fra team sundhed, der skal arbejde med tillægsbreve vi kan vedhæfte vores skrivelser, der hvor det vurderes fornuftigt. Tillægsskrivelserne skal være en skabelon der kan tilrettes den enkelte borger med en mere borgervenlig og forståelig vinkel, ud fra den viden vi har fra brugerundersøgelsen. 2) De øvrige teams vil ligeledes gennemgå deres breve, så vi bruger den viden vi har fra brugerundersøgelsen i jobcentret som helhed 3) Gennemføre skrivekurser, hvor samtlige medarbejdere i jobcentret får en eftermiddag med opfølgning på den undervisning vi fik i efteråret 2013 4) Arbejde på at få udarbejdet en You Tube video om Hvad betyder det for mig at komme på sygedagpenge. Eventuelt i samarbejde med andre jobcentre. Ved udgangen af 2014 Efterår 2014 ved udgangen af 2014 er det gennemført Ved udgangen af 2014 LH, Sri, LA og SA/ Gennemføres i ultimo 2014/primo 2015 af socialfaglig konsulent AJ og LH/ ER udskudt til foråret 2015 AJ og CS/ Conni er i den undersøgende fase. Indsatsområde: Virksomhedsrettet indsats forbedres og effektiviseres Mål: Den virksomhedsrettede indsats skal udbygges så flere kommer i praktik, men også så fastholdelsen på virksomhederne udbygges. Aktivitet/initiativ Tidsplan Ansvarlig/Status
1) Der udarbejdes en virksomhedsstrategi, der skal være en del af vores beskæftigelsesplan for 2015 1. juli 2014 SA og LA/ Er udarbejdet og politisk behandlet, derudover er det en del af beskæftigelsesplanen. 2) I forbindelse med budgetarbejdet for budget 2015 2018 arbejder vi på, at effektivisere ved at flytte medarbejdere fra konto 5 til konto 6, så vi kan skabe bedre rum for at vi i jobcentret bliver den aktive indsats og får skabt mere tid til at medarbejderne i jobcentret får større viden om tilbudsviften, ved at være en større del af tilbuddet. Januar 2015 AJ, CS, Sri, LA, SA og LH/ Er godkendt i forbindelse med budget 2015. Organisatoriske ændringer i jobcentret er igangsat. 3) Velbeskrevne faste kommunale pladser med særlige skånehensyn, som kan være med til at udvikle den raske del af arbejdsevnen, eventuelt som virksomhedscentre og partnerskaber. December 2014 LA/ Processen er igangsat og forventes afsluttet ved udgangen af 2014 4) Borgeren selv finder et praktikforløb i det tilfælde det giver mening og det kan give det rette jobmatch. Maj 2014 LA og CS Borgeren opfordres til dette. Praktikken etableres indenfor 48 timer. Carsten, Conni og Anneth