2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Indledning Helsingør Kommune, Center for Økonomi og Ejendomme skal sikre styringen af kommunens ejendomme, således, at der er godt overblik over ejendommene og deres anvendelse, samt at der sker en strategisk vurdering af, hvorledes kommunens ejendomsmasse skal forvaltes bedst muligt til gavn for byens borgere, erhvervsdrivende og daglige brugere af ejendommene. Aktiviteter indenfor området skal ske i aktivt samspil mellem Center for Økonomi og Ejendomme og kommunes øvrige centre med respekt for kommunens vision og indenfor vedtagne politikker indenfor området. Med henblik på at realisere kommunens vision om 800 flere familier fokuserer Center Økonomi og Ejendommen på at gennemføre salgsaktiviteter af kommunale ejendomme, der kan udvikles til opførelse af projekter med familievenlige boliger. Desuden arbejdes der med målsætning om at udvikle ejendommene indretningsmæssigt til at understøtte initiativer i øvrige centre omkring målsætninger om at skaffe flere besøgende og attraktive miljøer med henblik på at få levende steder på kultur- og foreningsområdet, i skoler og dagtilbud m.v. Center for Økonomi og Ejendomme udbygger samarbejdet med Erhvervslivet, bl.a. ved deltagelse i branche møder. Center for Økonomi og Ejendomme har følgende strategiske målsætninger som blev formuleret i forbindelse med den nye organisation for Helsingør Kommune. Investeringsforvaltning (udvikling og optimering af ejendomsporteføljen via køb/salg, nybyggeri, ombygning/renovering). Administrativ og økonomisk forvaltning (administration af lejemål både til boliglejemål og til kommunale formål, deponering, ejendomsregister, ejendomsregnskaber, skatter & afgifter, forsikring, forbrugsafregning, mv.). Arealforvaltning (styring og optimering af arealanvendelse, lokalisering af brugere, genudlejning, mm.). Driftsforvaltning (løbende drift og vedligeholdelse, planlægning og styring af drifts- og vedligeholdelsesopgaver, udvendig renhold, forsyning, mm.). Serviceforvaltning (rengøring, kantinedrift, reception, intern post, IT, telefoni, vagttjeneste, sikkerhed, osv.) Risikostyring og Forsikring (forebyggelse og risikoafdækning herunder aftaler med forsikringsselskaber og skadeservice mm.) Center for Økonomi og Ejendomme anvender og udvikler styringssystemerne ByggeWeb og CoreFM med henblik på at leve op til målsætning omkring digitalisering af offentligt byggeri, herunder krav til digital aflevering af byggeprojekter. Data fra CoreFM understøtter fælles kommunikation og viden med øvrige enheder og brugere omkring drift og vedligehold samt eksterne samarbejdsparter som rådgivere og entreprenører i forbindelse med planlægning og gennemførelse af kommunale byggeprojekter. Systemet anvendes også strategisk til optimering af ejendommenes anvendelse og i prioritering af driften, herunder bl.a. fokus på arealforvaltning, tegningsarkiv og vedligehold af data for lejede og ejede bygninger for løbende af have samlet overblik over værdier og bygningstilstand i den samlede kommunale ejendomsmasse. 1
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Center for Økonomi og Ejendomme arbejder med energistyringsprogrammer, som skal skabe overblik over energi forbruget. Dette understøtter, sammen med energirenoveringsprojektet indsatsen omkring Helsingør Kommunes klimapolitik og klimamål i henhold til aftale med Danmarks Naturfredningsforening. Energirenoveringsprojektet fortsætter indtil 2017. Center for Økonomi og Ejendomme gennemfører projekter for majoriteten af kommunens anlægsramme. Det er efter dialog med erhvervslivet besluttet, at alle byggeopgaver op til 20 mio.kr. fremadrettet udbydes i fagentrepriser. Det omfatter også det besluttede og igangværende energirenoveringsprojekt for 68 ejendomme. Kommunens største anlægsprojekt Skolen i Bymidten er påbegyndt, og efter planen skal byggeri af Multihal og Udskolingsafsnit samt lokaler til Musikskolen være klar til ibrugtagning ultimo 2015. Opgaverne gennemføres som storentrepriser. Af andre større igangværende byggeprojekter kan nævnes nyt plejehjem i Hornbæk og opførelse af 14 boliger til psykisk syge borgere på det tidligere Teglhuset i Ålsgårde. forslag 2016 er udarbejdet med udgangspunkt i budgetoverslagsår 2015 i det vedtagne budget 2015 (inklusiv det tilpassede pris- og lønniveauet for 2015). Efterfølgende er der foretaget tekniske korrektioner samt indarbejdet byrådsbeslutninger i budget 2016-2019. Tabel 1 viser driftsbudgettet fordelt på hovedopgaver ifølge Økonomi- og Indenrigsministeriets budget- og regnskabssystem for kommuner. Tabel 1. Specifikation af bevilling (brutto) Hele 1.000 kr., 2013-2014 i årets priser, 2015-2018 i PLniveau 2015 u/i Regnskab 2014 Oprindeligt budget 2015 2016 2017 2018 2019 825 Ejendomme og u 144.695 139.406 129.738 133.353 128.296 128.308 i -34.373-14.250-14.496-14.496-14.496-14.496 Ejendomsadministration og Udvikling Fælles i -2.149-4.542-5.133-5.133-5.133 Huslejeudgifter u 27.252 25.788 25.997 25.997 25.997 25.997 Leje og forbr. vedr. egne udlejningsejd. u 7.293 6.364 7.882 7.882 7.882 7.882 Leje og forbr. vedr. egne udlejningsejd. i -12.703-8.744-12.755-12.755-12.755-12.755 Drift af ubenyttede ejendomme u 566 34 566 566 566 566 Ejendomsskatter u -5 6.394 5.850 5.850 5.850 5.850 Ejendomsskatter i 5.204 1 1 1 1 1 Vedligehold af udearealer inkl. kloak u 1.554 1.565 1.628 1.628 1.628 1.628 Forundersøgelser og rådgivning mv. u 1.448 1.124 1.171 1.171 1.171 1.171 Forundersøgelser og rådgivning mv. i -1.271 Udgifter vedr. ejerforeninger m.v. u 1.169 701 701 701 701 Forsikring u 30.213 14.629 15.076 15.076 15.076 15.076 2
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Forsikring i -17.573 Risikostyring u 408 410 421 421 421 421 Brand og Beredskab u 2.846 1.809 1.831 1.831 1.831 1.831 Brand og Beredskab i -2.815-1.742-1.742-1.742-1.742-1.742 Byfornyelse u 2.957 3.901 4.059 4.059 4.059 4.059 Bygninger Personale u 1.248 882 1.260 1.260 1.260 1.260 Team 1 u 12.178 11.402 11.248 11.043 11.043 11.043 Team 2 u 9.344 11.086 11.411 16.279 11.234 11.234 Driftsudgifter servicearealer u 906 600 610 610 610 610 Aftale med produktionsskolen u 525 550 560 560 560 560 Tværgående pulje u 1.437 2.000 3.677 3.677 3.677 3.677 Diverse varekøb 128 Drift af biler u 155 190 197 197 197 197 Ejendomsregistrering u 584 977 1.017 1.017 1.017 1.017 Rengøring u 37.278 39.992 39.117 38.659 38.647 38.659 Rengøring i -7 område 825 er fordelt på både rammestyret og ikke rammestyret område, jf. tabel 2, og budgettet er samlet set på netto 114 mio. kr. i 2016 jf. tabel 1 og 2. Tabel 2. Driftsbevillingsoplysninger 2014-2015 i årets priser, Regnskab Oprindeligt 2016-2019 i P/L niveau 2016 2014 2015 2016 2017 2018 2019 825 Ejendomme og I 1.000 kr. Rammestyret 111.187 123.933 113.998 117.613 112.568 112.568 Udgifter 143.304 136.352 126.628 130.243 125.198 125.198 Indtægter -32.117-12.419-12.629-12.629-12.629-12.629 Ikke rammestyret -866 1.223 1.243 1.243 1.243 1.243 Udgifter 1.390 3.054 3.110 3.110 3.110 3.110 Indtægter -2.256-1.831-1.867-1.867-1.867-1.867 Total 110.321 125.156 115.241 118.856 113.811 113.811 Udgifter 144.695 139.406 129.738 133.353 128.308 128.308 Indtægter -34.373-14.250-14.496-14.496-14.496-14.496 område 825 består af en række totalrammer. De enkelte totalrammer kan have budget på både det rammestyrede og det ikke rammestyrede område. jf. tabel 3. Tabel 3. Specifikation af totalrammeenheder 3
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Driftsbevilling 2016, i 1.000 kr. Rammestyrede Ikke rammestyret I alt 825 Ejendomme og Ejendomsadministration og udvikling 45.980 163 46.143 Bygninger 29.614 366 29.981 Rengøring 38.403 714 39.117 I alt 113.998 1.243 115.241 1. Lovgrundlaget Bygningsforbedringsområdet er underlagt lovregulering. Desuden er kommunens boliglejemål reguleret af lejelovgivning, herunder krav om lovpligtige arbejder/istandsættelser, og gennemskuelighed i økonomien for hver enkel ejendom. Endelig er specielt beboelsesejendommene underlagt andre brand- og sikkerhedskrav end administrationsbygningerne. Dette gælder også for plejeboliger og vuggestuer, hvor beboerne/brugerne ikke altid er selvhjulpne. Drift 2. Beskrivelse af driftsbudgetområdet område 825 består af en række underområder. Brand- og beredskabsområdet Brand og beredskabsområdet består af Helsingør Kommunes udgifter til det fælleskommunale brand og beredskabsselskab med Fredensborg Kommune. Aftaleforholdet omkring Brand og Beredskab vil blive bragt i balance, således at lejeindtægterne skal modsvare udgifter til forrentning og afskrivning af investeret kapital og de løbende driftsudgifter til at drive områdets bygninger. Brand og beredskabsområdet består af Helsingør Kommunes udgifter til det fælleskommunale brand og beredskabsselskab i samarbejde med Fredensborg Kommune vedrørende bygninger. Lejeindtægterne skal modsvare udgifterne til forrentning og afskrivning af investeret kapital og de løbende driftsudgifter til at drive områdets bygninger. Ejendomsadministration og udvikling. Her er udgifterne til kommunens faste ejendomme placeret. Området omfatter udgifter til husleje, udlejningsejendomme (indtægter og udgifter), ejendomsskatter, drift af ubenyttede ejendomme, ubebyggede grunde, forundersøgelser og rådgivning, ejerforeninger, forsikringer, risikostyring, Brand og Beredskab, Nordsjællands Park og Vej. Opgaverne omfatter også udvikling, koordinering og effektivisering af anvendelse af de kommunale ejendomme, herunder alle forberedelser til brug for udarbejdelse af anlægsplan for kommunale aktiviteter. Målet med udviklingsopgaverne er at fokusere på at fastholde og udbygge på bygninger, hvor det giver øget værdi og eliminere ejendomme, der udhuler værdien i den kommunale ejendomsmasse. 4
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Her budgetteres der med ordinære udgifter, som går til udgifter til kommunens ubebyggede grunde (budgetområde 1002). Det drejer sig om ejendomsskatter og udgifter til pleje af arealerne, dvs. faste udgifter som hovedsageligt følger skatte- og taksstigninger. På områder 1003 er der desuden afsat et budget til kommunens beboelsesejendomme (skatter, forsikring, pleje af udenoms areal) og endelig en pulje til udgifter vedrørende kommunes øvrige faste ejendomme (skatter, forsikring, pleje af udenoms areal). Området forestår aktiviteter omkring køb og salg af kommunale ejendomme. Indtægter vedrørende salg indgår ikke i budgettet Bygninger Der er 3 hovedgrupper af udgifter på område Bygninger. En tværgående pulje til dagligt vedligehold af kommunens bygninger. tet til vedligehold er fast og ændres ikke fra år til år, medens budgetterne til drift af ejendomme primært går til faste udgifter, som ændres med prisudviklingen, og når der købes eller sælges ejendomme. Kommunen har overtaget 3-parts driftsaftalen for Sale Lease Back skolerne fra FIH Erhvervsbank i forbindelse med overdragelse af FIHs ejerskab til Kommune Leasing. Denne aftaler løber frem til 2019. Her er budgettet til løbende drift af kommunens ejendomme placeret. tet er på 29.614.000 kr. Heraf er ca. 10.000.000 kr. fast disponeret til lovpligtige serviceaftaler på diverse tekniske installationer, faste driftsaftaler omkring plejehjemmenes servicearealer, ejendomsregister, løn til varmemestre og udgifter til biler i forbindelse med driften. Rengøring Ansvar for rengøring af kommunale arealer og offentlige toiletter løses primært gennem aftaler med serviceleverandører. Pr. 1. marts 2015 er det besluttet at udliciterer den samlede rengøringsportefølje. Tilsyn med leverancer både med hensyn til kvalitets- og serviceniveau sker periodevis af kommunen. Opfølgning på oplevet serviceniveau skal rapporteres af serviceleverandørerne og rapporterne skal udarbejdes i samarbejde mellem brugere og leverandør. I forbindelse med etablering af egen organisation er der fokus på at skabe en rummelig arbejdsplads og hermed medvirke til at løfte kommunens sociale ansvar som arbejdsgiver. I de nye leverandøraftaler er der også fokus herpå. Forsikring og risikostyring Kommunens samlede forsikringsportefølje administreres centralt af Center for Økonomi og Ejendomme. Kommunen har valgt at være selvforsikret for arbejdsskader. Sagsbehandling af arbejdsskader håndteres af ekstern leverandør. Centeret administrerer den samlede pulje til udbetaling af erstatninger i forbindelse med arbejdsskader. Der er et betydeligt udsving i udgifterne til arbejdsskader, hvilket betyder at målopfølgning er meget vanskeligt da omfang og antal skader varierer. På øvrige områder er kommunen forsikret gennem forsikringsselskab. Centret administrer alle skadestyper, og herunder også den centralt pulje afsat til selvrisiko for skaderne. Det betyder, at målopfølgning er meget vanskelig, da omfang og antal skader varierer. Risikostyringsopgaverne er primært indsats på forebyggelsesområdet. Alle forsikringshændelser af væsentligt karakter undersøges med henblik på forbedring omkring forebyggelse. Et indsatsområde med forebyggende karakter kan være er minimering af mulighed for påsatte containerbrande, som kan medføre alvorlige skader, hvis brandene udvikler sig. 5
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring 3. korrektioner I vedtaget budget 2015 er der i budget 2016-2019 indarbejdet en række tekniske driftskorrektioner samt vedtagne byrådsbeslutninger. En oversigt over de indarbejdede ændringer er vist i tabel 4. Tabel 4. Specifikation af ændringer - drift Hele 1.000 kr. - - overslags- overslags- overslags- 2016 år 2017 år 2018 år 2019 825 Ejendomme og 1. Rammestyret 13 Bygningsvedligeholdelse Strandhøj og Bøgehøjgård 632 632 632 632 46 Rengøring 662 662 662 662 1. Rammestyret, i alt 1.294 1.294 1.294 1.294 2. Ikke-rammestyret 2. Ikke-rammestyret, i alt I alt 0 0 0 0 1.294 1.294 1.294 1.294 4. forudsætninger Center for Økonomi og Ejendomme arbejder indenfor det afsatte budget til vedligehold af kommunens ejendomme. tet pris- og lønreguleres ikke, men reguleres ved større ændringer i bygningsmassen. 5. Nøgletal inkl. ECO-nøgletal Ingen. Anlæg forslag 2016 er udarbejdet med udgangspunkt i budgetoverslagsår 2016 i det vedtagne budget 2015 (inklusiv det tilpassede pris- og lønniveauet for 2015). Efterfølgende er der foretaget tekniske korrektioner samt indarbejdet byrådsbeslutninger i budget 2016-2019. Anlæg under Center for Økonomi og Ejendommes budgetområde fremgår af tabel 5 nedenfor. Udover anlæg under Økonomiudvalget forestår Center for Økonomi og Ejendomme gennemførelse af alle bygningsmæssige anlægsopgaver under de øvrige udvalg. 6
2016-2019 område 825 Ejendomme og Bygningsforbedring Tabel 5. Anlægsprojekter Anlægsprojekter i 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 825 Ejendomme og 130.901 132.219 149.970 37.480 Bofællesskab Teglhuset 17.139 1.974 Energirenovering i kommunal ejendomme 26.980 0 0 Ny daginstitution ved Hornbæk Skole 5.052 Ny idrætshal, Mørdrup idrætsanlæg 21.039 18.468 Nyt plejehjem i Hornbæk 20.026 26.260 20.572 PCB/skimmelsvamp/miljøfarl. stof., ramme 4.105 4.105 4.105 Planlagt vedligeholdelse 11.748 11.748 11.748 Skolen i Bymidten (SIB) 2.,3.,4., Etape 15.195 5.065 62.400 20.260 Skolen i Bymidten(SIB) 1.Etape 9.117 64.600 40.520 17.220 Sundhedshus 10.626 Tag på Rådhuset, Stengade 59 500 6. Beskrivelse af anlægsbudgetområdet Anlægsprojekter Der er i Center for Økonomi og Ejendomme fokus på gennemførelse af anlægsprojekterne på den afsatte tid, således at overførsel af ikke anvendte anlægsmidler til efterfølgende år minimeres. Dette arbejde kræver en stor indsats i formuleringen af anlægsønskerne og opstartsfasen, for derved at skabe forudsætninger og forventninger omkring anlægsprojekterne som er holdbare. En styrkelse af planlægningsdelen giver tillige færre uforudsete aktiviteter, som besværliggør styringen af personaleforbruget, hvilket smitter negativt af på gennemførelse af andre anlægsopgaver. Helsingør Kommune har i 2015 og frem en række store anlægsprojekter. De største anlægsprojekter i budget 2015-2018 er hhv. Energirenovering i kommunale bygninger og Skolen i Bymidten, hvor der til 1. til 4. etape som afsluttes vedi år 2019, er afsat sammenlagt ca. 296 mio.kr. til projektet. Andre større projekter er Fællesbyggeri plejehjem/daginstitution i Hornbæk, opførelse af 14 boliger til psykisk syge i Ålsgårde, Ny idrætshal, Mørdrup Idrætsanlæg, samt puljen til Udvendig bygningsvedligeholdelse. Køb og salg af ejendomme Center for Økonomi og Ejendomme forestår køb og salg af kommunale ejendomme i henhold til de gældende regler på området. Ejendommene udbydes gennem ejendomsmæglere og udbudsforretningerne gennemføres i samarbejde med Politisk Service. Salgsindtægter budgetteres ikke i anlægsplanen, men fremgår af Center for Økonomi og Ejendommes interne køb og salgspapir, der forelægges til politisk orientering 1 x årligt. 7