Forsendelse Danske Fragtmænd Microsoft Dynamics NAV 2009 Klassisk Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 200 222 e-mail: kursus@naddon.dk www.naddon.dk Udgivelsesdato 09.09.11 Side 2
Indhold 1. Indledning... 5 Generelt.... 5 Forudsætninger.... 5 2. Generelle oplysninger... 6 Forudsætninger.... 6 3. Generel opsætning... 7 4. Opsætning - Danske Fragtmænd... 8 Funktionsknappen Opsætning... 9 Fanebladet Generelt... 9 Fanebladet Fragtcentral... 10 Fanebladet Nummerserier... 11 Fanebladet Retur adresse... 12 Fanebladet Track & Trace... 13 Fanebladet EDI... 14 Fanebladet LookItUp... 15 5. Landekoder... 16 Landekoder... 16 6. Rutenumre... 17 Rutenumre (Postnr.)... 17 7. Opsætning Speditører og Speditørservice... 18 Speditører... 18 Funktionsknappen Linje... 19 Speditørservice... 19 8. Opsætning Printervalg... 20 Driver labelprinter... 20 9. Manuelt fragtbrev... 21 Fanebladet Generelt... 22 Fanebladet Godslinjer... 24 Knappen Gem adresse.... 25 Knappen Find adresse.... 26 10. Pakker til afhentning... 27 Knappen Afmeld fragtmand.... 27 Knappen Slet fragtbrev... 28 Knappen Udskriv... 28 11. Dan EDI fil... 29 12. Afsendte pakker... 30 Side 3
Knappen Udskriv... 30 13. Automatisk pakkelabels Danske Fragtmænd... 31 Salgsordre/Salgsfaktura.... 31 14. Track & Trace... 34 Knappen Track & Trace... 34 15. Bogførte salgsleverancer... 35 16. Øvrige opsætninger... 37 Udskrift af stregkoder... 37 17. Nice to know... 40 Programmet Chillkat... 40 Zebra printere... 40 Opsætning printer med Generic Text Only... 40 Side 4
1. Indledning Generelt. Naddon Forsendelse er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV og er bindeled til danske speditører. Dette kursushæfte er specielt tilpasset speditøren Danske Fragtmænd herefter kaldet DF. Med Naddon Forsendelse bliver det bl.a. muligt at: a. Håndtere pakkeforsendelser direkte i Microsoft Dynamics NAV. b. Udskrive pakkelabels. c. Udskrive fragtbreve til chauffør. d. Upload af forsendelsesdata til speditørfirma. e. Efterbehandling af forsendelsesdata. f. Pakkesporing via Track & Trace. g. Minimere fejltastninger, da pakkedata kun skal indtastes én gang. h. Undgå øvrige papirgange ved forsendelse, afhentning og registrering af pakkeforsendelser. Forudsætninger. For at benytte Naddon Forsendelse kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med følgende moduler: 3280 Salgsordrestyring 3340 Speditører 6077920 N/Shipment (Naddon modul) 6077940 N/Shipment DF (Naddon modul) Programmet Chillkat (Ftp2ActiveX.zip) installeres på den pc, der skal sende EDI fil via FTP til Danske Fragtmænd. Hentes på Naddon Forhandlerportal eller kontakt Naddon. Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og har kendskab til Salgsordre- og Lagerfunktionaliteten. Side 5
2. Generelle oplysninger Forudsætninger. Inden opsætning af Naddon Forsendelse til Danske Fragtmænd skal nedenstående oplysninger, fremskaffes eller tages stilling til. Nedenstående felter relaterer sig alle til specifikke oplysninger vedr. opsætning af DF. DF kontonummer DF fragtbrevnummerserie DF løbenummer EDI adresse Fragtcentral Udskrivning på Fragtcentral Brugernavn Track & Trace Kodeord Track & Trace Brugernavn FTP Kodeord FTP Pakkelabels via DK landekode Placering af EDI fil Aktiver WebHjælp Afsenders kontonummer hos DF. Oplyses af DF. Oplyses af DF (2 bogstaver + 6 cifre) DF løbenummer. Oplyses af DF. EDI adressen identificerer afsenderen af EDI filen. (Oplyses af DF) Koden på den fragtcentral man er tilknyttet. (Oplyses af DF) Skal Fragtcentralen udskrive fragtbrevene. (Aftales med DF) Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF (Oplyses af DF) Kodeord til Track & Trace funktionaliteten hos DF. (Oplyses af DF) Brugernavn til ftp.fragt.dk (Oplyses af DF) Kodeord til ftp.fragt.dk (Oplyses af DF) Skal pakkelabels udskrives samtidig med bogføring af Ordre, Faktura eller fra Bogført Salgsleverance kortet? Hvis feltet Landekode er udfyldt på de danske debitorer, skal dette angives. Angivelse af placeringen af EDI - filen, som sendes til DF. Skal WebHjælp, der optræder på skærmbillederne, aktiveres? Side 6
3. Generel opsætning Opsætning, der er gældende for alle speditører, opsætter under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig. 3.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning) Aktiver WebHjælp WebHjælp Katalog Her kan man markere, såfremt man ønsker at gøre brug af WebHjælpen til Naddon Forsendelse. WebHjælpen skal manuelt aktiveres af brugeren. Her kan man vælge mellem DF eller GLS, altså om webhjælp skal tilgå manual tilknyttet DF eller GLS. I dette tilfælde vælges DF. Alle de steder man ser funktionsknappen, vil der være adgang til Naddon WebHjælp til netop det specifikke menupunkt, som man har aktiveret. Eksempelvis vil kald af WebHjælp fra Opsætningen af Danske Fragtmænd vise kapitlet omkring opsætning i kursushæftet Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd. Dog forudsat at man har valgt DF i feltet WebHjælp Katalog i ovenstående skærmbillede. WebHjælp er en Online manual til Naddon Forsendelse, der opdateres løbende, så snart der tilkommer nye funktionaliteter eller eksisterende ændres. WebHjælp bliver dermed et supplement til Microsoft Dynamics NAV egen hjælp (F1) på de felter og funktionaliteter, der ligger uden for standard løsningen. Side 7
4. Opsætning - Danske Fragtmænd Opsætningen til Danske Fragtmænd udføres under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Generel opsætning. Fig 4.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Kode Beskrivelse Standardopsætning Aftaleklode der benyttes til angivelse af de forskellige aftaler såfremt man har flere af disse med DF. Ved flere aftaler vil man oprette lige så mange koder, som man har aftaler. Beskrivelse af afsenderen. Alle oplysninger, der ikke kan ændres på tværs af aftalerne, kopieres fra denne aftale til de andre. Det vil også være denne aftale systemet foreslår som standard. Side 8
Funktionsknappen Opsætning Oversigt (F5) Opret ny afsender (F3) Viser en oversigt over de oprettede afsendere/aftaler. Opretter en ny afsender/ kode og kopiere alle obligatoriske oplysninger fra Standardopsætningen. Fanebladet Generelt Kontonummer Løbenr. Pakkelabels via Afsenders kontonummer hos DF. (Dette nummer udleveres af DF) Løbenummer. (Dette nummer udleveres af DF) Ordre/Faktura: Labels og fragtbreve udfyldes, når leverancebogføringen foretages fra en salgsordre/-faktura. Bogf. Leverancer: Labels og fragtbreve laves manuelt fra Bogf. Leverancer. DK landekode Benytter man en landekode på danske debitorer, skal landekoden angives. Programmet betragter debitorer uden landekode og med den angivne landekode som danske. Maske til DK postnr. Kundenr. DF lev.adr. Attention som bemærkning Hvis de danske postnumre i postnummertabellen f.eks. er oprettet som DK-9800 Hjørring fjernes DK- ved at angive masken DK- i dette felt. Her indtastes nr. på en DF debitor. Debitoren anvendes i forbindelse med udskrift af manuelle fragtbreve, hvor det er muligt at gemme og hente adresser. Adresserne gemmes som leveringsadresser på den opsatte debitor. Debitoren kan med fordel spærres, da der ikke bogføres herpå. Hvis dette felt markeres, vil Attention feltet fra hhv. Debitor, Ordre, Følgeseddel eller Leveringsadressen fremgå af bemærkningsfeltet på både label og fragtbrev. DF Landenummer Danske Fragtmænds landenummer for Danmark (208). Efterkrav kontant betaling Kontant betaling: Hvis dette felt afmærkes, vil efterkrav kun blive udleveret mod kontant eller banknoterede checks. Side 9
Forsikring Forsikringskode angives med den aftalte forsikringstype A/B/C/D. Er der ingen forsikring benyttes N. (Benyttelse af forsikring skal aftales med DF Logistik) Trotters Farligt gods integration Markeres såfremt der skal integreres til Trotters vedr. håndtering af farligt gods. Kræver tilkøb af Trotters modul. Fanebladet Fragtcentral Fig 4.2 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Side 10
Fragtcentral Alternativ postnummer Udskriver egne fragtbreve Koden på den fragtcentral man er tilknyttet. (Oplyses af DF) Kan benyttes efter nærmere aftale med fragtcentralen. (Oplyses af DF) Markering betyder at DF udskriver fragtbrevene. (Aftales med DF) Fanebladet Nummerserier Fig 4.3 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Fragtbrevnummerserie Nummerserie til fragtbreve. (XXNNNNNN - 2 bogstaver + 6 cifre) (Nummerserien udleveres af DF) Side 11
Løbenr. pakkesporing Her angives en fortløbende nummerserie. Serien benyttes internt af programmet til at styre pakkesporingen (Track & Trace). Fanebladet Retur adresse Fig 4.4 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Alle felter Her angives den adresse, man ønsker evt. returneringer skal tilgå. Det er også den adresse, der står på fragtbrevene. Side 12
Fanebladet Track & Trace Fig 4.5 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Brugernavn Kodeord URL Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF (Koden oplyses af DF logistik.) Brugernavn til Track & Trace funktionaliteten hos DF. (Koden oplyses af DF logistik.) Adressen på Track & Trace funktionaliteten hos DF. tnt.fragt.dk/servlet/getfbinfo?type=5&fbnr=%1&user=%2&p assword=%3 Via fanebladet LookItUp kan man få indsat denne adresse automatisk. Se nedenstående afsnit Fanebladet LookItUp. Side 13
Fanebladet EDI Fig 4.6 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Placering af EDI fil EDI adresse Aktiver FTP URL Brugernavn Kode Her angives det katalog, hvor EDI filen skal placeres. Det er fra dette katalog, at EDI filen sendes via FTP til DF. EDI adressen identificerer afsenderen af EDI filen. (Oplyses af DF) Markeres såfremt man automatisk vil overføre EDI fil til ftp server hos DF, når rapporten Dan EDI fil afvikles. Her indtastes ftp.fragt.dk, hvilket er adressen på ftp server hos DF. Brugernavn til login på ftp. (Oplyses af DF) Kodeord til login på ftp. (Oplyses af DF) Side 14
Fanebladet LookItUp Fig 4.7 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Danske Fragtmænd - Opsætning) Hent landekoder Hent Track & Trace URL Ved markering af dette felt og efterfølgende klik på knappen Hent data hentes landekoder til menupunktet Landekoder under Forsendelse. Ved markering af dette felt og efterfølgende klik på knappen Hent Data hentes URL adresse og indsættes i feltet URL på fanebladet Track & Trace. Side 15
5. Landekoder Landekoder Opsætningen af Landekoder kan som nævnt ved opsætning af Danske Fragtmænd hentes automatisk via fanebladet LookItUp Under Landekoder er der et par felter i relation til Danske Fragtmænd, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig 5.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Landekoder) Maske postnr. kode Dette er til håndtering af postnumre i Microsoft Dynamics NAV der er skrevet som f.eks. DK-9800 eller N-12120 De fleste speditører vil ikke have landekoderne med i postnumrene, derfor vil en værdi på N- i feltet Maske postnr. kode for i landekoden Norge sende et postnummer på 12120 altså uden N- Benyttes DK- i de danske postnumre angives masken under opsætningen af Danske Fragtmænd. DF Landenummer Oplyses af DF. Til info er værdien for Danmark 208. Øvrige landenumre følger ISO 3166 og kan ses under http://azero.dk/support/generel/landekoder/ Side 16
6. Rutenumre Rutenumre (Postnr.) Opsætningen af Rutenumre omfatter Microsoft Dynamics NAV standard postnr. tabel samt nogle enkelte felter i relation til Danske Fragtmænd, som afviger fra Microsoft Dynamics NAV standard, og som derfor er forklaret i nedenstående. Fig. 6.1( Opsætning Programopsætning Forsendelse Rutenumre) DF Rutenummer DF Rutenummer 2 DF Zonekode Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Udleveres af Danske Fragtmænd Kundeafhængig/ Fragtcentralafhængig Rutenumre og zonekoder skal kun opsættes og vedligeholdes, hvis man selv udskriver fragtbreve. Hvis DF udskriver fragtbreve så indsættes rutenumre og zonekoder under udskrivningen. Side 17
7. Opsætning Speditører og Speditørservice Speditører Opsætningen til Speditører laves under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse - Speditører. Samme opsætning findes også som standard under Salg & Marketing Ordrebehandling Opsætning. NB! Både Speditør og Speditørservice opsætning kan indlæses via dataport 6077940 Shipping Agent/Ship Agent Serv, således at man slipper for at oprette disse manuelt. Data fil med opsætning kan erhverves ved henvendelse til Naddon. Fig 7.1 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditører) Kode Navn Internetadresse Distributørkode Leverandørnr. Speditørkoden oprettes som en forkortelse af navnet på speditøren. I dette tilfælde bliver Danske Fragtmænd til DF. Navnet på speditøren. Her vil det være Danske Fragtmænd. Anvendes ikke af Danske Fragtmænd. URL til Danske Fragtmænd fremgår under opsætningen, jf. kapitel 4, fanebladet Track & Trace. Her vælges Danske Fragtmænd. Anvendes ikke af Danske Fragtmænd. Side 18
Funktionsknappen Linje Speditørservice Kalder menupunktet Speditørservice. Jævnfør endvidere nedenstående afsnit omkring opsætning af Speditørservice. Speditørservice Opsætningen til Speditørservice laves under menupunktet Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditører via funktionsknappen Linje. Dermed får man automatisk tilknyttet service til den rigtige speditør. Fig 7.2 (Opsætning Programopsætning Forsendelse Speditørservice) Alle felter Opsættes i henhold til aftale med DF. Ovenstående opsætning er tilpasset DF s krav til navne på Forsendelsestyper m.m. Specielle felter: Værdipakke Efterkrav kontant/banknoteret Såfremt dette felt er markeret, så vil værdi fra salgsbilag medtages på label/fragtbrev. Modtagelse af pakke kræver kontant betaling eller modtagelse af bank noteret check. Side 19
8. Opsætning Printervalg Før man kan påbegynde udskrift af labels og fragtbreve, så skal labelprinter og laserprinter installeres og være tilgængelig for Microsoft Dynamics NAV. Under Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg opsættes nedenstående rapport som forvalg til den netop installerede labelprinter. Fig 8.1 (Opsætning It-administration Opsætning Generelt Printervalg). Alle felter Rapport-id Opsættes i henhold standard for Microsoft Dynamics NAV. Tast evt. F1 for yderligere hjælp til opsætning. Her indtastes rapporterne 6077970 og 6077971, som passer til Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd for henholdsvis udskrift af label og fragtbrev. Driver labelprinter Labelprinter skal installeres med Generic Text Only som printerdriver, for at labeludskrift bliver korrekt. Se skærmbilleder fra printeropsætning sidst i denne vejledning under afsnittet Nice to know. Side 20
9. Manuelt fragtbrev Når man har gennemført opsætningen, som beskrevet i ovenstående kapitel 3 til 8, er man klar til i første omgang at udskrive et manuelt fragtbrev. Der kan fra tid til anden være behov for at sende pakker og dermed udskrive labels på forsendelser, som ikke ligger i ordre/faktureringssystemet. Pakker til disse modtagere udskrives fra menupunktet Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev. Fig. 9.1 (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev) Side 21
Søg via kundenr. Søg via faktura/ordre Indtastes et kundenummer i dette felt eller vælges via lookup (F6), indsættes adresseoplysningerne for denne kunde. Indtastes et faktura- eller ordrenummer i dette felt eller vælges via lookup (F6), indsættes leveringsadresseoplysningerne fra den pågældende faktura/ordre. Såfremt man ønsker at lave en forsendelse uden foregående registrering af data via kundekort eller faktura/ordre, så er det muligt ved manuelt at indtaste oplysningerne på det manuelle fragtbrev. Fanebladet Generelt Servicekode Modtager navn Modtager adresse Modtager postnr./by Modtager land Modtager telefonnr. Afsendelsesdato Afsender Her vælges den fragtservice hos DF, som man ønsker at anvende til forsendelsen. Tast F6 for at vælge mellem de forskellige servicekoder (Speditørservice). Her indtastes navn på modtageren. Her indtastes adresse på modtageren. Her indtastes/vælges postnr. på modtageren. By hentes automatisk fra postnr. tabellen, såfremt det indtastede postnr. findes heri. Indtast modtager land, eller tast F6 for at vælge modtagerland fra tabellen Landekoder. Der kontrolleres på, om den indtastede værdi også findes i tabellen Landekoder. Her indtastes eventuelt et telefonnr. på modtageren. Her indsættes som standard dagens dato. Kan ændres frem i tid, såfremt forsendelsen først skal sendes om x antal dage. Det er ikke muligt at indtaste dato tidligere end dags dato. Her indsættes som standard afsender, der er markeret som standard. Afsenderen hentes fra DF opsætning. Tast F6 for at vælge mellem flere forskellige afsendere/aftaler med DF. Side 22
Efterkrav Beløb Efterkrav kontant betaling Forsikring Forsikringsbeløb Forsendelsestype Volumenpakke Farligt gods Franco Ordrenr./Kunderef. Bemærkning Her angives det beløb, der skal betales for modtagelse af forsendelse. Dette felt markeres, såfremt DF skal have kontant betaling ved aflevering af forsendelse. Markering hentes fra den valgte speditørservicekode. Udfyldes automatisk med værdi fra feltet Forsikring på fanebladet Generelt under DF opsætning. Her indtastes det beløb, som forsendelsen skal forsikres for. Udfyldes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Denne markering sættes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Markeres såfremt forsendelsen kategoriseres som farligt gods. Anvendelse kræver tilkøb af Naddon Forsendelse Trotters. Læs mere i kursushæftet Trotters Farligt Gods vedr. disse forsendelser. Denne markering sættes automatisk ud fra hvilken servicekode, der er valgt for forsendelsen. Her indtastes reference til ordrenr. eller til kundereference. Her kan man indtaste valgfri tekst, eksempelvis hvor man skal henvende sig hos modtageren, eller hvor forsendelsen skal placeres. Side 23
Fig. 9.2 (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev) Fanebladet Godslinjer Indhold Antal Her beskrives hvad forsendelsen indeholder. Her indtastes hvor mange antal colli, paller m.m., som forsendelsen dækker. Side 24
Art Vægt Rumfang Total colli Total vægt Total volumen Byttepaller Her vælges ved tast på F6 hvilken pakke/containerkode, som anvendes, eksempelvis Colli, 1/1 palle m.m. Her angives totalvægt i kg. for forsendelsen. Anvendes ved volumenpakker. Her angives rumfanget på forsendelsen. Her vises det totale antal enheder (colli, paller m.m.) som forsendelsen indeholder. Her vises den totale vægt for hele forsendelsen. Her vises den totale volumen på forsendelsen. Kræver at feltet Rumfang er udfyldt. Markeres dette felt får man efterfølgende mulighed for at angive hvor mange paller DF skal have med retur. 1/4, 1/2 og 1/1 Paller Her angives hvor mange af de forskellige type paller, der skal med retur. Knappen Gem adresse. Ligesom det er muligt at oprette alternative leveringsadresse til sine debitorer, er det også muligt at gemme sine ad hoc adresser. Dette gøres ved at trykke på knappen Gem adresse (Alt + G) efter indtastning af adresseoplysningerne. Adresseoplysninger vil blive gemt som leveringsadresse på den standard debitor, der er valgt under opsætning af DF. Fig. 9.3 (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev) Side 25
Fig. 9.4 (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Manuelt fragtbrev) Tast Shift + F5 for at tilføje/vedligeholde oplysninger på adressekortet. Knappen Find adresse. Aktiveres denne knap får man en oversigt over alle ad hoc adresser. Er feltet Søg via kundenr. udfyldt, vil man få en oversigt over den pågældende kundes alternative adresser. Adresserne kan vedligeholdes som andre kartoteker i Microsoft Dynamics NAV. Side 26
10. Pakker til afhentning Når fragtbrev og labels er udskrevet bliver forsendelsen placeret under menupunktet Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning. Via denne menu kan man få et overblik over de forsendelser, der ikke er afhentet og ikke overført via EDI til DF. Fig.10.1. (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning) Knappen Afmeld fragtmand. Uanset om der er forsendelser eller ej den pågældende dag, så skal der sendes en fil via EDI til DF. Såfremt der ikke er forsendelser den pågældende dag, så anvendes funktionsknappen Afmeld fragtmand. Denne funktion vil danne en fil til DF med besked om, at der intet er til forsendelse denne dag. Ovenstående funktionalitet vil automatisk blive kaldt, såfremt man vælger menupunktet Dan EDI fil, uden at der er forsendelser på den pågældende dag. Side 27
Knappen Slet fragtbrev Her kan man slette et allerede udskrevet fragtbrev. Ved klik på knappen Slet fragtbrev fremkommer nedenstående meddelelse. Fig.10.2. (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd Pakker til afhentning) Klik på Ja for at slette fragtbrev og Nej for at annullere sletning. Knappen Udskriv Her er det muligt at udskrive følgende: Fragtbrev Fragtbrevsliste Genudskriv label Genudskriv fragtbrev Forsendelser, der er pakket til afhentning på en senere dato, vil blive stående i dette billede indtil EDI fil dannes på selve afhentningsdagen. Dan EDI fil kigger på arbejdsdatoen, når den behandler forsendelser. Side 28
11. Dan EDI fil Under menuen Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil aktiveres udskrivningen af pakkelisten og dannelsen af EDI filen til Danske Fragtmænd. Såfremt ftp er aktiveret på DF Opsætning, så overføres fil også automatisk til ftp-server hos DF. Der er ingen skærmtekst til dette skærmbillede. Fig.11.1. (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil) a. Pakkelisten udskrives i 2 eksemplarer, hvoraf den ene udleveres til chaufføren der afhenter pakkerne. b. EDI filen sendes til Danske Fragtmænd, såfremt ftp er aktiveret på DF Opsætning. Filen vil indeholde samtlige pakker, der endnu ikke er sendt via EDI til DF og hvor dato er ældre eller lig med dags dato. Såfremt man kører Dan EDI fil uden at der er forsendelser på den pågældende dag, så fremkommer nedenstående meddelelse vedrørende afmelding af fragtmand. Fig.11.2. (Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Dan EDI fil) Side 29
12. Afsendte pakker Under menuen Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Afsendte pakker findes en oversigt over de forsendelser, der er afsendt og indberettet via EDI fil til DF. Fig.12.1.( Lagersted Forsendelse Danske Fragtmænd - Afsendte pakker) Knappen Udskriv Her kan man udskrive fragtbrevsliste for alle eller specielt udvalgte afsendte forsendelser. Side 30
13. Automatisk pakkelabels Danske Fragtmænd Salgsordre/Salgsfaktura. At en ordre/faktura skal leveres med Danske Fragtmænd, og at der dermed skal udskrives pakkelabel og fragtbrev, markeres på ordren ved at sætte Speditørkode på fanebladet Levering til DF og Speditørservicekoden til en af værdierne defineret under Speditører Speditørservicekode. Det er selvfølgelig også muligt at opsætte dette pr. debitor, således at man slipper for at udfylde det på ordren/fakturaen fra gang til gang. Oplysninger opsættes på debitorkortet under fanebladet Levering. Her indtastes den speditørservicekode som debitoren oftest anvender. Fig. 13.1 (Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer) Når ordren/fakturaen bogføres, og der enten vælges Levér eller Levér og Fakturér, vil vinduet Danske Fragtmænd - Fragtbrev komme frem. Side 31
Fig. 13.2 (Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer Knappen Bogføring) I modsætning til den manuelle indtastning af fragtbrev, så overføres alle oplysninger fra ordren/fakturaen automatisk til fragtbrevet, både adresseoplysninger og godslinjer. NB! Ved dannelse af fragtbrev via salgsordre/faktura tilkommer der et nyt felt øverst i højre hjørne. I feltet Ingen EDI Labels får man mulighed for at fravælge udskrift af label og samtidigt dannes der ingen transaktion i EDI filen til Danske Fragtmænd. Side 32
Fig. 13.3 (Lagersted Ordrer & kontrakter Salgsordrer - Knappen Bogføring) Det eneste man skal tilføje på det automatisk dannede fragtbrev, er hvilken art (colli, palle m.m.) forsendelsen skal sendes som, og hvor mange antal dette medfører, samt om der skal tages byttepaller med retur. Man kan selvfølgelig frit ændre i de foreslåede linjer, såfremt dette er nødvendigt. Side 33
14. Track & Trace Under menuen Lagersted Forsendelse Track & Trace er det muligt at spore forsendelser til leverancer, ordrer og fakturaer via: - Stregkodenummer - Pakkeløbenummer - Leverancenummer - Bogført fakturanummer - Ordre- eller Fakturanummer Fig. 14.1 (Lagersted Forsendelse Track & Trace) Knappen Track & Trace Ved at klikke på knappen Track & Trace eftersøges den markerede forsendelse (der hvor cursor er placeret) via Danske Fragtmænds web side. Adgangen til denne web side er tidligere defineret i forbindelse med opsætningen af Danske Fragtmænd. Side 34
15. Bogførte salgsleverancer Under menuen Salg & marketing Oversigt Bogførte leverancer er det muligt at anvende Track & Trace på den pågældende leverance samt at udskrive label/fragtbrev til DF, såfremt dette er valgt under opsætningen af DF. Fig. 15.1 (Salg & marketing Oversigt Bogførte leverancer) Menupunktet Udskriv label kan kun anvendes, såfremt man under opsætning af Danske Fragtmænd har angivet at pakkelabels skal udskrives via Bogf. Leverancer. Menupunktet Farligt gods dokumenter er kun relevant, såfremt man har integration til Naddon Forsendelse Trotters. Side 35
Ved valg af Udskriv label Danske Fragtmænd fremkommer nedenstående skærmbilleder. Fig. 15.2 (Salg & marketing Oversigt Bogførte leverancer) Skærmbilledet ligner det, som fremkommer fra salgsordrebilledet (kapitel 13), såfremt man under opsætningen af DF, har valgt at labels skal udskrives via ordre eller faktura. Se forklaring af de enkelte felter under kapitel 9 Manuelt fragtbrev. Side 36
16. Øvrige opsætninger Udskrift af stregkoder For at kunne udskrive stregkoder korrekt skal man have installeret følgende skrifttyper. Filen free3of9.zip, der indeholder de relevante skrifttyper, kan rekvireres ved henvendelse til Naddon eller via Naddon Forhandlerportal. Det er vigtigt, at skrifttyperne bliver installeret på de pc er, der skal udskrive labels. Skrifttyperne installeres via Kontrolpanelet - Skrifttyper Fig. 16.1 Kontrolpanel Skrifttyper tilføjelse af skrifttyper Ovenstående skærmbillede viser installation af skrifttyperne: - Free 3 of 9 Extended Regular (True Type) - Free 3 of 9 Regular (True Type) Side 37
Side 38
Eksempel på label til at sætte på henholdsvis pakke og forsendelsesdokument Side 39
17. Nice to know Nedenstående viser lidt tips til opsætning og installation af Naddon Forsendelse Danske Fragtmænd, printer og printerdriver. Programmet Chillkat Programmet Chillkat kan hentes på Naddon Forhandlerportal eller ved henvendelse til Naddon. Filen, der skal installeres, hedder Ftp2ActiveX.msi, og den skal installeres på den eller de pc ere, hvor man skal kunne overføre EDI fil via FTP til Danske Fragtmænd fra. Zebra printere Udskrift af printerkonfiguration: Tryk på den grønne knap og afvent 1 blink slip knappen. Nulstilling af printer: Tryk på den grønne knap og afvent 4 blink slip knappen. Opsætning printer med Generic Text Only Nedenstående følger skærmbilleder af printeropsætning med driveren Generic Text Only Side 40
Under Udskriftsprocessor skal opsætning se ud som nedenstående. Side 41
Side 42
Side 43