Strategi 2013-2017: Forslag til prioriterede indsatser På workshop den 16. marts 2013 konkretiserede deltagerne en række indsatser, der knytter sig til de enkelte elementer i visionen for selskabet, og som på denne måde skal bidrage til at realisere visionen. Forslagene til indsatser er efterfølgende blevet yderligere prioriteret og konkretiseret på møde i styregruppen. Forslagene i dette dokument udgør således styregruppens samlede forslag til handleplan, som indstilles til bestyrelsen og repræsentantskabet. Dokumentet suppleres af Dokument med beskrivelse af udgangspunktet/identiteten for SB i dag, de fælles billeder af fremtiden samt visionen for fremtiden Skematisk oversigt over det samlede forslag til handleplan Oversigt over de øvrige forslag og ideer, der fremkom på strategiseminaret den 16. marts. Forslag til indsatser Vi er en top-professionel virksomhed - med styr på fundamentet Hvordan? Hvem? Hvornår? Idé 1: Udbud/rammeaftaler på vores drift/ vedligehold: - Pris - Kvalitet - Service - Kendskab til opgaven - Organisering Mål: Effektivisere opgaverne og sikre den bedst mulige pris på de opgaver, der udføres a. Etablering af udbudsportal b. Ansættelse af projektmedarbejder c. 4 udbud af DV-omkostninger på 4 x 100-125 boliger d. Alle større opgaver (over 200.000 kr.) udføres ved - Analyse - Beskrivelse - Udbud - Kontrakt a. Teknisk afdeling b. Teknisk afdeling c. Teknisk afdeling/ projektmedarbejder d. Teknisk afdeling (analyse af opgaven) + bestyrelse + viceværter PA = projektansvar: Teknisk Chef a. 1. halvår 2013 b. 1/5-2013 c. 2 udbud i 4. kvartal 2013 og i 1. d. Starter ved markvandring 2013 med første udbud i 3. og 4. kvartal 2013 og herefter er det almindelig drift
Idé 2: Kurser/uddannelse af valgte til afdelings- og hovedbestyrelse. Mål: Gøre det attraktivt at være beboerdemokrat samt klæde beboerdemokraterne på til at være beboerdemokrater i netop SB. Etablering af kursusforløb, der sætter fokus på det, der er særligt for SB. Projektet har følgende faser: a. Grundkursus udvikles: Fokus på roller og hvordan i SB hvad vil vi med beboerdemokratiet i SB, og hvordan arbejder man i forskellige sammenhænge b. Øvrige moduler udvikles og gives indhold: Kursus i metodeudvikling for det beboerdemokratiske arbejde Værktøjskurser, fx I-binder, E- markvandring og Budgetlægning Kommunikation og konfliktløsning c. Grundkursus og moduler gennemføres og evalueres løbende d. Evaluering af samlet kursuspakke Kataloget udvikles af projektgruppe med: - Arne Juul - Britt Halby - Mette B. Petersen Kursusforløbet forankres i administrationen med afsæt i det, vi allerede har, og med anvendelse af interne undervisere Der etableres en følgegruppe med Arne Juul som formand og med deltagelse af undervisere samt 2 beboerdemokrater. Gruppen - Følger løbende behovet - Evaluerer de enkelte moduler og den samlede pakke a. Forløb udvikles i 3. og 4. kvartal 2013 b. Grundkursus og første modul gennemføres i 4. kvartal 2013 c. Øvrige moduler gennemføres i 1. og 2. d. De enkelte moduler evalueres løbende e. Den samlede pakke evalueres i 3. kvartal 2013 f. Fra 4. : alle moduler tilbydes Idé 3: Øget digitalisering, videndeling og standardisering Mål: Synliggøre interne strukturer og arbejdsgange samt sikre, at opgaveløsningen sker på et ensartet og fortsat højt kvalitativt niveau a. Etablering af Intranet b. Etablering af E-fakturering (er allerede besluttet) a. Ledelsen med involvering af medarbejdere i selskabet b. Ledelsen med involvering af medarbejdere i selskabet PA = A, Direktør PA = B, Administrationschef a. Udkast til model for Intranet/platform i 4. Beskrivelse af strukturer og arbejdsgange samt samling i Intranet påbegyndes i første og foregår fortløbende i 2015 og 2016 b. Etablering af E-fakturering sker fra 4. kvartal 2013 til udgangen af 2014
Vi påvirker udviklingen - lokalt, regionalt og nationalt Hvordan? Hvem? Hvornår? Idé 1: Forsøg med åbne organisationsbestyrelsesmøder Mål: - Åbenhed over for beboere og ansatte (og kommunens borgere) - Skabe interesse for det beboerdemokratiske arbejde a. Udvikle et koncept/ramme for forsøg med åbne møder med afsæt i klare overvejelse: - Hvad skal der komme ud af forsøget? - Hvilke risici kan der være? - Hvad skal i givet fald være åbent? Hvad skal ikke? - Hvordan skal vi arbejde som bestyrelse i et åbent møde? b. Uddannelse/kursus for bestyrelse og ledere Inklusive test af konceptet c. Gennemføre forsøg/test med åbne møder d. Opsamle viden/erfaringer og evaluere forsøg/test e. Endelig beslutning: vil vi gå videre? Formand/næstformand/direktør Øvrig bestyrelse og ledelse + testpublikum PA = Direktør a. Koncept/ramme for forsøgsordning udarbejdes i 4. kvartal 2013 og 1. b. Uddannelse af bestyrelse og ledere i 2. og 3. c. Test i 2. og 3. d. Åbent forsøg i 4. e. Endelig evaluering og beslutning i 4.
Idé 2: Aktiv markedsføringsstrategi Mål: Vi skal vise vejen i udviklingen, og vi skal alle være i stand til at vise vejen a. Udarbejde forslag til aktiv markedsføringsstrategi samt forslag til handleplan med konkrete aktiviteter (fx boligkonference, markedsføring af afdelingsanalyse og andre produkter mv.) b. Implementere strategi/handleplan c. Gennemføre skiltningsprojekt a. Ledelsen i adm. b. De berørte parter a. Administrationen udarbejder forslag til strategi og handleplan, der drøftes i bestyrelsen i 3. kvartal 2013 b. Strategi og handleplan implementeres fra 4. kvartal 2013 til medio 2017 c. Skilteprojekt afsluttes fra 4. kvartal 2013 til udgangen af 2014 a. Idékonkurrence forberedes og udskrives i 1. b. Sprognævn etableres i 2. og 3. Idé 3: Sproglig fornyelse på alle plan: - Vicevært, servicemedarbejdere, driftsmedarbejdere - Afdelingsbestyrelser, beboerråd Moderne tider Moderne udtryk Moderne sprog Mål: Styrke det ydre billede af SB som et moderne selskab og på den måde også øge interessen for det beboerdemokratiske arbejde for den nye/ yngre generation a. Idékonkurrence i hele selskabet/ tilknytning til Alle inviteres til at byde ind med forslag til fornyelse b. Nedsættelse af et sprognævn, der indstiller til bestyrelsen Sprognævn, med deltagelse af: - 1 fra organisationsbestyrelsen - 1 fra ledelsen - 3 medarbejdere - 4 beboere/beboerdemokrater - 1-2 sprogkyndige Alle med tilknytning til selskabet c. Resultater implementeres i 4.
Vi har fokus på service baseret på lyst og viden Hvordan? Hvem? Hvornår? Idé 1: Gennemføre beboeranalyse: Finde ud af, hvor vores beboere er hvad de ønsker af deres ophold i selskabet Beboeranalysen er forudsætningen for mange andre indsatser/tiltag! Mål: Basere indsats og udvikling på faktisk viden a. Udarbejde oplæg til drøftelse i organisationsbestyrelsen med fokus på: - Mål med analysen - Indhold - Metode og proces b. Gennemføres beboeranalyse c. Analysere og diskutere resultaterne i organisationsbestyrelsen d. Fremlægge resultater af beboeranalyse for repræsentantskabet Hovedbestyrelsen og ledelsen Afdelingsbestyrelser, ledelse, hovedbestyrelsen a. Oplæg drøftes i organisationsbestyrelsen i 4. kvartal 2013 b. Analyse gennemføres i 1. og 2. c. Resultater af analysen drøftes i organisationsbestyrelsen i 2. d. Resultater fremlægges på repræsentantskabsmøde i 2. Idé 2: Servicemål/servicekoncept for alle dele af virksomheden Synliggøre, hvem der kan kontaktes hvornår Mål: Synliggøre service over for beboerne og sikre ensartethed i den service, der leveres a. Bør afvente resultater af beboeranalyse! b. Udarbejde skriftlige retningslinjer for vores standardservice, inkl. hvad en god kontakt er, talemåde mv. c. Synliggøre på nettet, køleskabsfolder, opslagsskabe i afdelingerne Ledelsen/administrationen Afdelingsbestyrelser, ansatte PA = Driftschef + faglig koordinator på udlejningsområdet a. Skriftlige retningslinjer udarbejdes i perioden fra 4. kvartal 2014 til 3. b. Synliggørelse sker i samme periode, dvs. 4. til 3.
Idé 3: Starthjælp-pakke til/for nye beboere Information: 1. Nye lejere 2. Hjemmeside 3. Info på andre sprog Mål: Synliggøre service over for beboerne og styrke rekrutteringen af nye beboere a. Nedskrevet procedure for den mundtlige gennemgang, viceværten laver i afdelingen b. Nedskrevet procedure for den mundtlige gennemgang, udlejningen laver i udlejningssituationen c. Lave en folder til a og b d. Lave en praktisk folder: hvad skal du betale, hvordan laver man budget e. Et besøg på uddannelsesinstitutionerne, hvor man informerer om PBS, budgetkonto, hvad skal man tænke over Administrationen PA = Driftschefer + faglig koordinator i udlejningen a. Procedurer for viceværter nedskrives i 1. og 2. b. Procedurer for udlejning nedskrives i 3. og 4. kvartal 2013 c. Folder om procedurer for viceværter og udlejning udarbejdes i 3. d. Øvrige aktiviteter gennemføres i perioden 3. kvartal 2013 til udgangen af 2016 e. Implementering i egen organisation sker i 2017 f. Implementering i egen organisation
Vi finder attraktive fælles løsninger med plads til individualitet Hvordan? Hvem? Hvornår? Idé 1: Detaljeret råderetskatalog, hvor beboerne kan vælge individuelt Mål: Udbygge den kollektive råderet i afdelingerne og dermed skabe bedre mulighed for individuelle løsninger for den enkelte beboer inden for rammerne af det fælles På sigt forventes det, at det vil styrke rekrutteringen af nye beboere a. Indsamle viden og erfaringer om ønsker og praktiske modeller for øget råderet b. Udarbejde SB-koncept for råderetten med henblik på drøftelse i organisationsbestyrelsen c. Udarbejde råderetskatalog, der præsenteres for repræsentantskabet og for afdelingerne Teknisk chef Projektmedarbejder og andre ansatte i administrationen PA = Teknisk Chef a. Indsamle viden og erfaringer i perioden fra 2. kvartal 2013 til 1. b. Udarbejde forslag, der drøftes i organisationsbestyrelsen i 1. og 2. c. Præsentere råderetskatalog for repræsentantskabet og afdelingsbestyrelser i 2. Idé 2: Formulere nogle klare SBholdninger og politikker, der kan danne grundlag for en 4- årig energihandleplan for selskabet og dets afdelinger - Teknik - Adfærd Sondre mellem det selskabsrelaterede og det, som den enkelte beboer kan bestemme a. Indsamle viden og erfaringer b. Udarbejde forslag til strategi og handleplan med henblik på drøftelse i organisationsbestyrelsen c. Implementere strategi og handleplan Teknisk chef Driftschefer og viceværter PA = Teknisk Chef a. Indsamle viden og erfaringer i perioden fra 2. kvartal 2013 til 2. b. Udarbejde forslag, der drøftes i organisationsbestyrelsen i 3. c. Implementere handleplan i perioden fra 4. til udgangen af 2017
Mål: Etablere et strategisk fundament for selskabets investeringer på energiområdet. Idé 3: Grundpakke for viceværtservice med mulighed for tilvalg Bredt udvalg af - Boligtyper: - Huslejeniveau - Service - Faciliteter Mål: Sikre præcis forventningsafstemning i forhold til de enkelte afdelinger mht. serviceniveau baseret på - Fælles viden (transparens) - Tydelige til- og fravalg 1. Hvad gør vi i dag/årshjul (afdelingsbestemt) 2. Afdelingsbestyrelsernes ønsker 3. Beskrivelse af pakker 4. Økonomi 5. Fremlæggelse/godkendelse på afdelingsmøder 6. I gang/ikrafttræden 1. Driftschefer Vicevært/ ekstern 2. Driftschefer Afdelingsbestyrelser/vicevært 3. Organisationsbestyrelsen Oplæg fra driftschef 4. Organisationsbestyrelsen Økonomiafdeling 5. Administrationen Afdelingsbestyrelser PA = Driftschefer a. Afklare/beskrive, hvad vi gør i dag sker i 3. b. Forventningsafstemning med afdelingsbestyrelser sker i 4. og 1. c. Forskellige pakker beskrives i 2. d. Økonomien afklares i 3. e. Pakker godkendes på afdelingsmøder i 4. f. Pakker iværksættes i 2016 og 2017 Idé 4: Tema-/udviklingsmøder i afdelingerne med fokus på Det gode sted at bo Møder baseres på et selvudviklet Beboerdemokrati-spil Mål: Skabe fælles billeder i afdelingerne af forventninger og a. Udvikle/tilpasse spil om beboerdemokrati til relevante fokusområder i SB b. Uddanne driftschefer og evt. andre til at facilitere spillet c. Gennemføre temamøder i de afdelinger, der ønsker det d. Samle op på resultaterne i den Administrationen a. Spil udvikles/tilpasses og præsenteres i 2. kvartal 2014 b. Dialog om koncept 3. kvartal 2014 1. c. Repræsentantskabet 2. d. Implementering 2015/2016
ønsker til livet i afdelingerne samt målrette indsatsen i forhold til dette enkelte afdeling mhp. at nyttiggøre dem/omsætte dem i konkrete indsatser for det kommende år