Ældre Sagen s bookingsystem Økonomifunktionen
I NAV er følgende fire konti forbeholdt Bookingsystemet 1360 Deltagerbetaling booking 7224 Kassekonto booking 7349 Bankkonto on-linebetalinger 8110 Tilbagebetalinger (afmeldinger) 2
Betalingsformidling I skal have aftaler med: Dan Domain. Der betales et årligt gebyr på pt. kr. 1.485,00. Faktura sendes på KS mail. Betales forud for 12 mdr. Nets (gratis afholdes via rammeaftale med Ældre Sagen). Transaktionsgebyr mellem 0,79 kr. og 1,10 kr. 3
Formkrav fra Nets Bankens registrerings og kontonummer Bankens logo Navn på kontohaver(ældre Sagen i ) Kopi af oprettelses dokumentet skal så sendes til regnskab@aeldresagen.dk, Den videre etableringsprocedure foretages så af regnskabsafdelingen. 4
5
Ordrebekræftelse på KS mail 6
Faktura fra Dandomain 7
Aktivitets/arrangementsoversigt. Det er en forudsætning for endelig etablering med Nets, at der er oprettet mindst et arrangement i den nye skabelon. Der skal derfor udarbejdes en opdateret aktivitetskodeoversigt til den ansvarlige webmaster. 8
Udlæsning af aktivitetsoversigt. Kan foretages fra excel udlæsningen. 9
10 Tilmelding, booking og betaling
Betaling via lok.afd. hjemmeside. Der kan kun betales med Dankort. 11
Eksempel tilmelding via on-line booking (lok.afd. hjemmeside) 12
Registrering/bogføring i Navision Der skal ikke foretages nogen manuel bogføring af kasserer. Registrering og bogføring sker automatisk og opdateres hver nat. Bogføringen sker således: Konto 1360 Deltagerbetaling booking krediteres Konto 7349 Bankkonto booking debiteres 13
Eksempel på bogføring i Navision ved onlinebooking. Bogføring i Navision via bookingsystemet registreres med et bilagsnr. som starter med B. 14
Tilmelding til bookingfrivillig. Betaling med Dankort 15
Bogføring/registrering ved betaling med Dankort. (Forudsætter at lok.afd. har en Dankortterminal) Hvis lok.afd. har en Dankortterminal sker bogføring som udgangspunkt på samme måde som ved tilmelding via hjemmesiden. Hvis Dankortterminalen er sat op til en anden bankkonto end standard konto 7349 kan dette ændres. 16
Kontant betaling til bookingfrivillig/kasserer/kontor 17
Bogføring/registrering ved kontant betaling. Konto 1360 Deltagerbetaling booking krediteres Konto 7224 Kasse booking debiteres 18
19 Ret tilmelding til et arrangement. Kan kun ske til bookingfrivillig
På fanen deltagere vises status på deltagerne. Klik på den deltager, hvor status skal ændres og derefter på ret tilmeldinger. 20
Her ses nuværende status (1) Sæt en markering ud for den person der skal have ændret status(2). Marker den nye status afmeldt (3). Klik på næste (4). Status tilmeldt må kun bruges på et gratis arrangement. 21
Da den afmeldte person jo har betalt skal vedkommende have refunderet sin betaling. Det sker ved en besked til kassereren som så enten kan udbetale beløbet kontant fra kassen eller ved at indsætte beløbet på den anførte bankkonto. 22
23 Bekræftelse på afmelding med udskrift.
Besked til deltager og kasserer ved afmelding med angivelse af kontonr. til tilbagebetaling. 24
Bogføring i Navision ved afmelding til arrangement i bookingsystemet. Konto 1360 Deltagerbetaling booking debiteres Konto 8110 Tilbagebetaling booking krediteres 25
Status er ændret og kassereren har fået besked om at deltagerbetalingen skal tilbageføres til personen. 26
Tilbagebetaling af deltagerbetaling ved afmelding Når kassereren skal tilbagebetale til deltageren kan dette ske enten ved kontant udbetaling i kassen eller ved betaling via bankoverførsel netbank. Konto 8110 Tilbagebetaling booking debiteres Konto 7224 Kasse booking krediteres Eller Bankkonto drift f.eks. Konto 7341 krediteres Der kan ikke tilbagebetales via deltagerens Dankort. 27
Reservation til betalingsarrangement. Kan kun ske til bookingfrivillig. Ved reservation til et arrangement sker ikke nogen samtidig betaling. Ændring af status fra reservation må kun ske ved samtidig betaling enten via kontant eller dankort. Man kan selvfølgelig også afmelde. 28
Eksempel på udskrift fra Navision 29
Tilmeldingerne er herefter registreret og bogført på konto 1360 Deltagerbetaling booking og hhv. konto 7224 kassekonto booking og konto 7349 bankkonto booking 30
Betaling med bankoverførsel (netbank) Hvis lokalafdelingen har valgt muligheden for at betale til bookingsystemet med bankoverførsel, så kontakt økonomiafdelingen, idet der så evt. skal ændres i standardopsætningen for bookingsystemet i NAV. 31
Vejledninger til bookingløsningen kan findes på frivilligportalen. http://frivilligportal.aeldresagen.dk/artikler/sider/vejledninger-til-bookingløsningen.aspx