VEJLEDNING TIL OPFØLGNING, EVALUERING OG AFRAPPORTERING PÅ MÅLAFTALE - KOORDINATOR Guldborgsund Kommune Økonomi og It, Styringsenheden 10. februar 2017 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 INDLEDNING 2 FORARBEJDE TIL AFRAPPORTERING 3 AFRAPPORTERING TIL DIREKTIONEN 4 OPFØLGNING OG EVALUERING BILAG Bilag 1. Skabelon - afrapporteringsskema. Bilag 2. Hjælpeskema til scoring Bilag 3. Eksempel på hvordan afrapporteringen præsenteres for direktionen. 2
INDLEDNING Du har som koordinator ansvar for at koordinere den politiske indsats ved at følge op på, evaluere og afrapportere til direktionen på de effekter, som er beskrevet i direktionens målaftale. Det betyder, at du skal følge op på, evaluere og afrapportere om, der er den planlagte fremdrift og om I forventer at nå de effekter, som fremgår af direktionens målaftale. Afrapportering af målaftaler til direktionen præsenteres sammen med de årlige budgetopfølgninger og regnskabsafslutningen. Dine opgaver som koordinator for indsatsen omfatter Forarbejde til afrapportering Grundlaget for afrapporteringen på direktionens målaftale er centrenes bidrag til direktionens indsats. Du skal som koordinator indledningsvis finde ud af, hvilke parametre og milepæle, der er relevante for afrapporteringen. Dette skal gøres i samarbejde med bidragsyderne. Afrapportering til direktionen. Du har ansvar for den konkrete afrapportering til direktionen. Vejledningen indeholder en trin for trin beskrivelse til udfyldelse af afrapporteringsskema til direktionen. Skemaet udgør herefter grundlaget for dialogen mellem koordinator og direktion om fremdrift og målopfyldelse. Opfølgning og evaluering, Du har ansvar for at følge op og evaluere på direktionens effekter. Beskrivelse af koordineringsopgaven i forhold til den løbende opfølgning og evaluering Såfremt der er behov for yderligere informationer og eller detaljer er Styringsenheden gerne behjælpelig. 3
2. FORARBEJDE TIL AFRAPPORTERING Grundlaget for afrapporteringen på direktionens målaftale er centrenes bidrag tilsammen til direktionens indsats. Koordinator skal derfor sammen med de forskellige bidragsydere indledningsvis finde ud af, hvilke parametre og milepæle, der er relevante for afrapporteringen til direktionen. Grundlag Beskrivelse Hvordan Forarbejde til afrappor- For at kunne koordinere indsatsen skal du sikre dig: tering At der, blandt de bidragende centres målaftaler, udvælges 1eller flere parametre og tilhørende milepæle til hver af direktionens formulerede effekter. Valget tages i samråd med bidragsydende chefer Hvilke parametre er væsentlige og tilstrækkeligt sigende i forhold til, om man er på rette vej i forhold til at opnå direktionens ønskede effekt. Sikre at der er milepæle til dine parametre, herunder tid på hvornår milepælene skal være nået. Tjek at milepælene og parametrene tilsammen er specifikke, målbare, ambitiøse, realistiske og tidsbestemte. Se evt. vejledning til fastsættelse af parametre og milepæle. Hvis I vælger flere parametre til hver effekt, skal I vurdere, hvor meget hver parameter vægter i forhold til at vise om I når den ønskede effekt. Eksempel: Parameter 1: 50% Parameter 2: 15% Parameter 3: 35 % 4
3. AFRAPPORTERING Udfyld afrapporteringsskema til direktionen. Trin for trin beskrivelse til udfyldelse af afrapporteringsskemaet. Præsentationen af afrapporteringen udgør herefter grundlaget for dialogen mellem koordinator og direktion om fremdrift og målopfyldelse. Se bilag 1 skabelon for afrapporteringsskema. Opgave Beskrivelse Hvordan 1. Indsats Den politiske indsats fra udvalgsstrategien og styringsblomsten Er fortrykt i afrapporteringsskemaet. 2. Effekt Direktionens effekter til indsatsen. Er fortrykt i afrapporteringsskemaet. 3. Parametre De udvalgte parametre til hver af direktionens effekt. Du indsætter de udvalgte parametre til hver effekt i skemaet. Se ovenstående vedr. forarbejde til afrapportering 4. Milepæle De tilhørende milepæle til parametrene Du indsætter de tilhørende milepæle til parametrene i skemaet. Se ovenstående vedr. forarbejde til afrapportering 5. Måling Aktuel måling på parametre og milepæle. Indsæt aktuelle målinger i skemaet. Der er tre faste afrapporteringer til direktionen om året; pr. 31. marts, 31. juli og 31. december Hvis der ikke er nye data i forbindelse med en konkret afrapportering til direktionen, skal det fremgå af bemærkningerne. 5
6. Vægtning Angiver hvor meget, hver parameter til en given effekt vægter. Indsæt ud for hver parameter, hvor meget parameteren vægter i procent. Hvis der er flere parametre til hver effekt, skal der foretages en indbyrdes vægtning af de valgte parametre og milepæle Parametrene tilsammen for hver effekt skal udgøre 100 %. 7. Evaluering Faglig vurdering af, om I forventer at opnå direktionens ønskede effekt på grundlag af de indsamlede data for parameteren og milepæle. Indsæt kommentar, hvis der er særlige udfordringer knyttet til opnåelse af de enkelte milepæle. Vurder på den baggrund, om der er særlige udfordringer i forhold opnåelse af effekten. 8. Fremdrift. Samlet vurdering af fremdriften for hver effekt. Har vi nået det, som vi har sat os for på nuværende tidspunkt? I forlængelse af din opfølgning på de valgte parametre og milepæle (pkt. 5,6 og 7) skal du lave en samlet vurdering af fremdriften for effekten. Fremdriften udtrykkes i en score fra 1-7 og udtrykker om målingen viser, om I har nået de fastlagte milepæle. Se bilag 3 vedr. hjælpeskema til scoring. 9. Målopfyldelse Vurdering af om vi når effekten i direktionens målaftale. Vurdér forventet målopfyldelse på baggrund af fremdrift og bidragsydernes faglige vurderinger til målopfyldelse. Målopfyldelse udtrykkes i en score fra 1-7 og skal udtrykke, om I forventer at kunne opnå den effekt, som er udtrykt i direktionens målaftale Se bilag 3 vedr. hjælpeskema til scoring. 10. Bemærkninger Bemærkninger til Fremdrift og Målopfyldelse. Hvis der er problemer med at opnå fremdrift og målopfyldelse skal der gives en kort og præcis bemærkning og stillingtagen til, hvordan problemet afhjælpes. Hvis der ikke er måling/opfølgning kræver dette en bemærkning samt en angivelse af, hvornår der næste gang er nye data. 6
Aflevering af skema. Indsæt oplysningerne i afrapporteringsskema på: S-drevet, Afrapportering direktionens målaftale Hent skema for dit center. Tast oplysningerne i kolonnerne 3-10. Gem på S-drevet. Deadlines, for hvornår skemaerne skal være opdateret, meldes ud særskilt. Styringsenheden samler afrapporteringsskemaerne mhp. præsentation til direktionen. Pkt. 1,2,8,9 og 10 præsenteres i afrapporteringen til direktionen - se bilag 3. 7
4. OPFØLGNING OG EVALUERING Beskrivelse af koordineringsopgaven i forhold til den løbende opfølgning og evaluering Opgave Beskrivelse Hvordan Opfølgning og evaluering Følge op på om bidragene tilsammen giver direktionens effekt. Opfølgning og evaluering kan f.eks. ske ved: Løbende statusmøder mellem koordinator og bidragsydere om fremdrift og målopfyldelse. at koordinator løbende får informationer om arbejdet med bidragene går efter planen, og om de forventer at opnå det aftalte. at bidragsyder er ansvarlig for at give koordinator tilbagemeldinger, hvis de ikke når de milepæle, de har sat. Justering af bidrag Hvis du vurderer, at det ikke er muligt at opnå den ønskede effekt med de nuværende bidrag, skal du tage initiativ til at justere i bidragene. Kan I sammen finde løsninger på tværs af de bidragende centre, så I stadigvæk opnår effekten? Er der et center, som kan hjælp det andet center? Er der centre som kan justere i deres bidrag. Hvis det ikke er muligt at finde lokale løsninger skal koordinator forelægge en sag til direktionen med henblik på evt. at justere indsatsen. 8
BILAG 1. AFRAPPORTERINGSSKABELON Strategisk målsætning Erhvervsliv i vækst Koordinerende chef Martin Weis Holm Rapportering pr. 31.3.2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Indsats Effekt Parameter Milepæl Måling Vægtning Evaluering Fremdrift Målopfyldelse Bemærkninger Tiltrække nye virksomheder og investeringer Guldborgsund kommune - et godt sted at drive virksomhed Vækst og jobskabelse i eksisterende virksomheder Flere iværksættere og øget overlevelsesrate At Guldborgsund kommune opleves endnu mere erhvervsvenlig 9
BILAG 2. HJÆLPESKEMA TIL SCORING 10
BILAG 3. EKSEMPEL PÅ PRÆSENTATION AF AFRAPPORTERING: Erhvervsliv i vækst indsats effekt fremdrift målopnåelse bemærkninger Tiltrække nye virksomheder og investeringer Guldborgsund kommune - et godt sted at drive virksomhed Vækst og jobskabelse i eksisterende virksomheder Flere iværksættere og øget overlevelsesrate Der er opstået visse komplikationer i forbindelse med opstart af indsatsen, men der er taget de nødvendige skridt til at indhente det forsømte - At Guldborgsund Kommune opleves endnu mere erhvervsvenlig Afrapporteringen baserer sig på DI s årlige måling af erhvervsklimaet i kommunerne, som først foreligger i juni måned. Der er derfor ikke aktuelle data vedr. effekten Samarbejde med virksomhederne Personer på offentlig forsørgelse kommer i beskæftigelse eller opkvalificeres i forhold til virksomhedernes behov for arbejdskraft Virksomhedernes rekrutteringsproblemer mindskes - - Fremme rammebetingelser for målrettet og modig erhvervsudvikling Det kræver færre ressourcer at etablere ny virksomhed i Guldborgsund Kommune De initiativer, der er sat i værk, lader ikke til at have den ønskede effekt, og der arbejdes på en revision af indsatsen 11
Flere virksomheder og borgere kan gennemføre deres egne projekter Indsatsen er først planlagt til at starte 1. januar 2018 Vækst og jobskabelse hos virksomheder der arbejder med vedvarende energi og bæredygtig ressourceanvendelse Reduktion af de lokale udledninger af drivhusgasser Flere arbejdspladser konkret i Guldborgsund kommune Der er opstået problemer med tilrettelægge af indsatsen i et omfang, som gør det umuligt at nå den ønskede effekt. Sagen rejses på førstkommende direktionsmøde - Fremme iværksætteri for ledige Flest mulige får lyst og evne til at starte egen virksomhed - Tiltrække flere turister Der er ikke den forventede sammenhæng mellem de iværksatte initiativer og den ønskede effekt og en revision af indsatsen er derfor igangsat Et robust turisterhverv Turisterne vender tilbage (genbesøg) Længere turistsæson Der er ikke aktuelle milepæle på de parametre, der knytter sig til indsatsen de måleresultater, der siger noget om de aktuelle milepæle, foreligger først den 15. juni og medtages i næste afrapportering Turisterhverv i økonomisk vækst - Styrke rammevilkår for uddannelse i Guldborgsund Et generelt løft af uddannelsesniveauet - 12
Et løft af kompetencer målrettet aftagers behov Grundet forsinkelser med er indsatsen endnu ikke blevet iværksat. Tidsplanen er justeret i overensstemmelse hermed Styrke og videreudvikle uddannelsesudbuddet Indsatsen lader sig ikke gennemføre som planlagt og der arbejdes på en revision heraf. Det er endnu uvist om effekten fortsat kan opnås 13