Kvalitetsprocedure Skærpet tilsyn Kvalitetsprocedure DT-14 Anvendelsesområde: Skærpet tilsyn (opfølgning på forbud) Ansvarlig enhed: AFC, SBT Ikrafttræden: 1. januar 2016 Senest redigeret: 1. januar 2017 Aktuel for tilsynsførende, tilsynssupportere og centerjurister Formål med skærpet tilsyn (opfølgning på forbud) Arbejdstilsynet gennemfører skærpet tilsyn indenfor en kort periode, efter der er afgivet forbud til en virksomhed - dansk eller udenlandsk. Tilsynet gennemføres på det samme arbejdssted, hvor forbuddet blev afgivet. Der er følgende tre formål med det skærpede tilsyn: Kontrol af, om forbuddet er efterkommet. Kontrol af, om virksomhedens hovedarbejdsprocesser på arbejdsstedet udføres forsvarligt, og om virksomheden iagttager de egenindsatskrav, der er relevante for at forebygge de væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der eventuelt konstateres på det skærpede tilsyn. Dialog om, hvordan virksomheden kan forebygge væsentlige sikkerheds- og sundhedsmæssige risici i relation til forholdene, og de væsentligste arbejdsprocesser virksomheden skal udføre på arbejdsstedet. Virksomheder, der kommer under skærpet tilsyn, vil blive offentliggjort på Arbejdstilsynets hjemmeside i tilknytning til smileyvisningen. Afgrænsning af skærpet tilsyn Der gennemføres som udgangspunkt skærpet tilsyn med alle virksomheder, der afgives forbud til, med mindre arbejdet er færdigt på arbejdsstedet. Det gælder dog ikke i følgende tilfælde: Virksomheder, hvor forbuddet afgives på et risikobaseret tilsyn (RT), uanset om forbuddet er afgivet på hjemmevirksomheden eller på et midlertidigt arbejdssted som del af RT. Her indgår forbuddet i det samlede RT og vurderes jf. DT-2 om kontrolbesøg. Virksomheder, der er elektronisk varslede til risikobaseret tilsyn (RT), inden der afgives forbud til virksomheden, får ikke et selvstændigt skærpet tilsyn. I stedet lægges det skærpede tilsyn ind i det risikobaserede tilsyn. Se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn - generelt og RT-2 om risikobaseret tilsyn - større bygge- og anlægsenheder og større rengøringsvirksomheder (10 eller flere ansatte). 1
Skærpet tilsyn administrative rammer Det skærpede tilsyn autogeneres i ATIS med tilsynsformen skærpet tilsyn og overføres til tilsynsplanlægningen, så det sikres, at tilsynet gennemføres inden for få dage/uger, dog senest fire uger efter tilsynsdatoen, hvor forbuddet blev afgivet. Ved detailtilsyn på skiftende og midlertidige arbejdssteder, hvor der afgives forbud, skal den tilsynsførende registrere dato for, hvornår virksomhedens arbejde på arbejdsstedet afsluttes. Denne dato anvendes af ATIS til at sikre, at der også gennemføres skærpet tilsyn på arbejdssteder af kort varighed, og så der ikke køres forgæves ved helt kortvarigt arbejde. Se DT-1 om detailtilsyn - generelt. Det skærpede tilsyn gennemføres, uanset om det arbejde, der udløste forbuddet, er færdigt, så længe virksomheden udfører andet arbejde på arbejdsstedet. Hvis virksomheden er helt færdig med arbejdet på arbejdsstedet, gennemføres der ikke skærpet tilsyn. Hvis du skønner det nødvendigt, kan du stadig gennemføre et normalt kontrolbesøg jf. DT-2 om kontrolbesøg inden det skærpede tilsyn gennemføres. Det kan fx være aktuelt, hvis du har konkrete grunde til at tro, at virksomheden fortsætter det farlige arbejde på trods af forbuddet. Den tilsynsførende forberedelse af skærpet tilsyn Du skal orientere dig grundigt om indholdet i forbuddet, især hvis du ikke selv har afgivet det. Det skærpede tilsyn er autogeneret på baggrund af forbuddet og på grundlag af dato for afslutning af virksomhedens arbejde på arbejdsstedet. Se bl.a. DT-1 om detailtilsyn - generelt. Udlevering af underretningsblanketter Du skal udlevere underretningsblanketter på skærpet tilsyn jf. gældende retningslinjer dette. Det drejer sig om underretningsblanketten Arbejdstilsynets besøg i dag til virksomheden, du besøger på skærpet tilsyn. Se yderligere i DT-1 om detailtilsyn - generelt. Gennemføres det skærpede tilsyn på et skiftende eller midlertidigt arbejdssted fx på en byggeplads, hvor en privat bolig er under renovering, skal du udlevere underretningsblanketten Arbejdstilsynets besøg på din adresse i dag : Se yderligere i G-001 om tilsyn med arbejde i arbejdsgivers, ansattes eller andres private bolig. Du skal i forbindelse med udlevering af underrettelsesblanketten til virksomhedens repræsentant, hvor du gennemfører det skærpede tilsyn, fortælle, at du gennemfører et skærpet tilsyn med virksomhedens arbejde på arbejdsstedet som følge af et tidligere forbud. Da du også skal kontrollere forbuddet, der udløste det skærpede tilsyn, kan du vælge at gå direkte ind på arbejdsstedet og opsøge den aktivitet, der skal kontrolleres, så forholdene ikke kan ændres, inden du kan gennemføre kontrollen. Herefter skal du udlevere underretningsblanketten 2
Gennemførelse af det skærpede tilsyn 1. Kontrol - efterkommelse af forbud Du skal starte tilsynet med at kontrollere efterkommelsen af forbuddet, der udløste det skærpede tilsyn. Kontrollen skal tage udgangspunkt i indholdet af forbuddet og virksomhedens tilbagemelding, hvis tilbagemeldingen er modtaget, samt undersøge de samme forhold, som gav anledning til forbuddet ved det tidligere besøg. Hvis der fx er afgivet et forbud om, at de ansatte skal stoppe arbejdet på et fladt tag, fordi de udfører arbejde med overhængende og betydelig fare for nedstyrtning, skal du kontrollere, om arbejdet stadig er stoppet, eller der er etableret forsvarlig sikring mod nedstyrtning fra taget jf. gældende arbejdsmiljøregler. Du må stille de spørgsmål, som er nødvendige for at klarlægge, om forbuddet er efterkommet helt, delvist eller slet ikke. Det betyder, at du må stille spørgsmål til ledelsen og ansatte, indtil det står klart, at der ikke er gjort noget for at efterkomme afgørelsen. Følg i øvrigt DT-2 om kontrolbesøg. Du skal være opmærksom på, at forbuddet, der har udløst det skærpede tilsyn, normalt vil være under vurdering hos centerjuristen i forhold til straf. Derfor skal resultatet af din kontrol af forbuddet indgå i centerjuristens behandling af sagen se nærmere i DT-2 om kontrolbesøg. 2. Kontrol af, om virksomhedens hovedarbejdsprocesser på arbejdsstedet udføres sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt og om relevante egenindsatskrav iagttages. Du skal under det skærpede tilsyn føre tilsyn med, om virksomhedens hovedarbejdsprocesser på arbejdsstedet udføres forsvarligt. Tilsynet gennemføres med de arbejdsprocesser, hvor du umiddelbart kan konstatere, at der er ansatte fra virksomheden, der udfører arbejde. Herudover spørges der ind til virksomhedens øvrige arbejde, der er i gang på arbejdsstedet. Konstaterer du overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen i forhold til sikkerhed eller sundhed i forbindelse med de arbejdsprocesser, virksomheden udfører på arbejdsstedet, skal du afgive reaktioner jf. gældende instrukser og kvalitetsprocedurer. Det samme gælder, hvis virksomhedens ansatte udsættes for unødige, farlige eller sundhedsskadelige påvirkninger fra andre virksomheder på arbejdsstedet. Ud fra de materielle overtrædelser, du har konstateret, skal du føre tilsyn med relevante dele af virksomhedens egenindsats på arbejdsstedet. Det vil typisk være følgende: Oplæring af de ansatte i forhold til det arbejde de udfører, og herunder om eventuelle lovpligtige arbejdsmiljøfaglige uddannelser er gennemgået. Planlægningen af arbejdet og mangler i forhold til den konkrete instruktion om, hvordan arbejdet kan udføres forsvarligt, og herunder fx instruktion i relevante brugsanvisninger. Risikovurdering ved særligt farligt arbejde. På skiftende og midlertidige arbejdssteder, herunder byggepladser, hvor der er flere virksomheder, der udføre arbejde samtidigt, skal du i relevant omfang føre tilsyn med virksomhedens samarbejde om sikkerhed og sundhed med de andre arbejdsgivere på arbejdsstedet. På store byggepladser kan det være relevant at inddrage virksomhedens deltagelse i bygherrens forebyggende arbejdsmiljøindsats, herunder deltagelse i bygherrens sikkerhedsmøder. 3
3. Dialog om hvordan konstaterede overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen kan forebygges Du skal under det skærpede tilsyn også sørge for at føre dialog med de ansatte og virksomhedens repræsentanter på arbejdsstedet om, hvordan virksomheden kan arbejde med at forebygge lignende arbejdsmiljøproblemer, som du har afgivet reaktioner om. Det vil bl.a. være relevant at henvise til relevante At-vejledninger og vejledninger fra Branchearbejdsmiljørådene. Er der ikke ledelsesrepræsentanter tilstede under tilsynet, skal du gennemføre dialogen telefonisk. Se i øvrigt RT-3 om dialog. Udfaldet af det skærpede tilsyn Vedrørende udfaldet af din kontrol af virksomhedens efterkommelse af forbuddet skal du følge retningslinjerne i kvalitetsprocedurerne DT-2 om kontroltilsyn, G-204 om grove overtrædelser samt instruks IN-18-4 om tilsyn, hvor straf kan komme på tale. Konstaterer du nye overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen, skal du afgive afgørelser jf. gældende retningslinjer. Afslutning af det skærpede tilsyn Efter afslutningen af det skærpede tilsyn skal du orientere ledelsesrepræsentanten(er) fra virksomheden og arbejdsmiljørepræsentanten(r)/repræsentanten(r) for de ansatte på arbejdsstedet om udfaldet af det skærpede tilsyn. I mange tilfælde vil det være nødvendigt, at kontakte ledelsesrepræsentanten pr. telefon fra arbejdsstedet. Ved den telefoniske kontakt skal du både i nødvendigt omfang høre ledelsesrepræsentanten om alle relevante forhold vedrørende de afgørelser, du har tænkt at afgive til virksomheden, samt vejlede om, hvordan de kan efterkomme afgørelserne. Herudover skal du føre dialog om, hvordan virksomheden kan sikre, at lignende overtrædelser på arbejdsstedet ikke sker igen. Hvis du er i tvivl om udfaldet af den kontrol af forbuddet, du har foretaget, og ønsker at drøfte dette med centerjuristen, skal du efterfølgende give telefonisk besked til virksomheden om resultatet af disse drøftelser. Afgiver du et nyt forbud på det skærpede tilsyn, skal du oplyse virksomheden om, at også dette forbud udløser et skærpet tilsyn med offentliggørelse på hjemmesiden, indtil det nye skærpede tilsyn er gennemført. Du udfylder besøgsrapport mv. på arbejdsstedet jf. gældende retningslinjer for dette. Se DT- 1 om detailtilsyn - generelt om afslutning af detailtilsyn og G-203 om høring og besøgsrapport. Afgiver du forbud eller strakspåbud på det skærpede tilsyn, sker det mundtligt til virksomhedens repræsentanter på arbejdsstedet samt i nødvendigt omfang telefonisk til arbejdslederen / ejerlederen, og det dokumenteres i besøgsrapporten. Se også G-207 om anvendelse af forbud og strakspåbud og G-202 om afgørelser. 4
Afrapportering af det skærpede tilsyn i ATIS. Opgaver for den tilsynsførende Du skal følge de gældende procedurer for afrapportering af tilsyn i ViVi og ATIS, herunder hvad der gælder jf. DT-1 om detailtilsyn generelt. Når du afrapporterer det skærpede tilsyn i ATIS, fjernes virksomheden automatisk fra visningen på Arbejdstilsynets hjemmeside over virksomheder under skærpet tilsyn. Hvad angår udarbejdelse af reaktioner og notater herunder som følge af kontrollen af forbuddet, skal du ligeledes følge øvrige relevante kvalitetsprocedurer og interne instrukser. Se særligt DT- 2 om detailtilsyn kontrolbesøg. Besøget skal afrapporteres hurtigst muligt af hensyn til visningen på hjemmesiden af, at virksomheden er under skærpet tilsyn. Hvis tilsynet blev opgivet ved besøget I de tilfælde hvor du er kørt ud til arbejdsstedet på skærpet tilsyn, men hvor tilsynet ikke kan gennemføres, fordi virksomheden ikke mere udfører arbejde på arbejdsstedet e.l., skal besøget sættes til forsøgt besøgt se i RT-1 om detailtilsyn - generelt om hvis tilsynet blev opgivet ved besøget. Husk dog, at skærpet tilsyn også gennemføres med selvstændige enkeltmandsvirksomheder indenfor lovens udvidede område. Opgaver for tilsynssupporten Du skal følge øvrige relevante kvalitetsprocedurer med retningslinjer for tilsynssupporten. Det gælder særligt DT-1 om detailtilsyn - generelt, DT-2 om kontrolbesøg og G-205 om administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser. Centerjuristens opgaver Du skal følge øvrige relevante kvalitetsprocedurer og interne instrukser med retningslinjer for centerjurister. Det gælder særligt DT-2 om kontrolbesøg. 5