Bilag 6.1. Projektinitieringsdokument Fælles system til forvaltning af copyrightbelagte kopier til studerende (PID) Indsatsprogrammet for generel administration: Projekt fælles system til forvaltning af copyrightbelagte kopier til studerende Version 2014-12-11
Indhold Resumé...3 Om projektet...4 Projektets formål...4 Projektets leverancer...4 Anbefaling...4 Forhandling med Copy-Dan/Forlæggerforeningen...5 Status på professionshøjskolerne...6 Aktuel status...7 Visionen...8 Projektets sammenhæng med øvrige projekter i indsatsprogrammet...10 Markedsoverflyvning...11 Mulig tidsplan...12 Projektorganisering...12 Økonomi...14 Initiale omkostninger...14 Driftsorganisation...14 Driftsomkostninger...14 Projektgruppen...15 Bilag...15 2
Resumé Projekt fælles system til forvaltning af copyrightbelagte kopier til studerende er igangsat under indsatsprogrammet for generel administration. Projektet har haft følgende opgaver: Forhandle med CopyDan/Forlæggerforeningen om en anden afregningsmodel for betaling og etablering af en sektorløsning: Forslaget om afregningsmodel blev afvist, forslaget om en sektorløsning blev accepteret. Foretage en analyse af status i professionshøjskolesektoren og formulere en fælles vision for et sektorbaseret system samt få tilkendegivelser fra de enkelte professionshøjskoler om, hvorvidt der er interesse for et sektorsystem: Interessen er stor, og såfremt der ikke etableres et fælles system vil flere professionshøjskoler igangsætte udvikling af individuelle løsninger. 2 professionshøjskoler er interesserede i at deltage på visse betingelser. Se systemet i sammenhæng med øvrige projekter, som kan have sammenhæng med dette: Sektorsystemet for håndtering af ophavsretsligt beskyttet undervisningsmateriale er stærkt efterspurgt af flere professionshøjskoler, så derfor bør projektet igangsættes hurtigst muligt, men det bør udvikles således, at det kan udvikles til at udgøre motor for andre projekters behov for rettighedsstyring og sikker distribution af andre typer af undervisningsmateriale Foretage en markedsanalyse med det formål at godtgøre, om der eksisterer en løsning, som kan løse sektorens behov: Der eksisterer ikke et standardsystem på markedet, men der findes flere systemer, som efter tilpasning bør kunne videreudvikles og tilpasses sektorens krav. Vurdere, om udviklingsopgaven skal i EU-udbud eller indkøbes under en SKI aftale: Projektgruppen vurderer at et begrænset EU udbud vil tiltrække flest kvalificerede leverandører. Fastsætte et tidsperspektiv: Det skønnes, at kravspecifikation, udbud, systemtilpasning, systemintegration, datamigrering og implementering kan gennemføres på 48 måneder. Fastsætte økonomi: Det skønnes, at den samlede initiale omkostning til udviklingsarbejdet udgør ca. kr. 6.325.000 Beskrive projekt- og driftsorganisation: Der nedsættes en central projektgruppe med en projektleder, som udarbejder kravspecifikation, afvikler udbudsforretning og får udviklet løsningen. Der nedsættes senere i forløbet projektorganiseringer på de enkelte professionshøjskoler med henblik på implementering og integration af løsningen i eget læringssystem (LMS). Der etableres en driftsorganisation i henhold til Samarbejds- og styringsaftale om drift og udvikling af fælles systemer Projektets primære gevinster udgøres af en fælles systemudvikling fremfor flere individuelle, lettere mulighed for at opkræve betaling for adgang til indskannede tekster fra de studerende, større sikkerhed ved håndtering af tekster, som skal beskyttes og en ny måde at dele viden og inspiration undervisere imellem. Af øvrige gevinster kan fremhæves: genbrug af tekster på tværs af sektoren, højere kvalitet af det indskannede og automatisk indberetning af forbrug til CopyDan. 3
Om projektet Projektets formål Projektets formål er at udarbejde et beslutningsgrundlag, som kan danne grundlag for en eventuel etablering af et sektorbaseret system for håndtering af ophavsretsligt beskyttet materiale stillet til rådighed for undervisning på landets professionshøjskoler i henhold til aftale indgået med CopyDan. Beslutningsgrundlaget skal endvidere forholde sig til håndteringen af underviserfremstillede materialer og indkøbte rettighedsbeskyttede digitale undervisningsmaterialer. Et sektorbaseret system skal bygge på et behov formuleret af professionshøjskolerne og accepteret af CopyDan og Forlæggerforeningen. Systemet skal dels imødekomme sektorens behov for at skabe rationaliseringsgevinster i forbindelse med det praktiske arbejde ved indskanning og registrering af undervisningsmateriale, videndeling og gensidig faglig inspiration, dels skal det imødekomme de behov, CopyDan og Forlæggerforeningen har til håndtering af ophavsretsligt beskyttet materiale. Endelig skal projektet drøfte en anden afregningsmodel med Copy-Dan end den eksisterede med afsæt i et ønske om, at studerende betaler i henhold til forbrug af artikler. Projektets leverancer Resultat af forhandlinger med CopyDan og Forlæggerforeningen om såvel en mulig teknisk løsning som en anden betalingsmodel (Se side 5) Besøgsrunde på alle professionshøjskoler. Hvad er nuværende status, hvad er krav og forventninger til en sektorløsning (Se side 6) Vision for system baseret på de behov og ønsker, sektoren har formuleret (Se side 7) Markedsoverflyvning og indstilling til udvikling af en sektorløsning (Se side 11) Business Case, værdi, gevinstrealisering og risikoanalyse (Bilag 4) Anslået økonomi (Se side 12) Dette projekts sammenhæng med andre projekter i indsatsprogrammet (Se side 10) Anbefaling (Se side 4) Anbefaling Projektet anbefaler, at der etableres et sektorsystem, som kan håndtere bl.a. skannet ophavsretsligt beskyttet undervisningsmateriale. Anbefalingen bygger på følgende gevinster: Økonomiske gevinster Der udvikles ét fælles system frem for en række individuelle systemer Genbrug af allerede indskannede filer vil nedbringe skanningsopgaven for den enkelte underviser eller den instans, som forestår indskanning og registrering på den enkelte professionshøjskole Det gøres muligt at opkræve betaling for de studerendes adgang til undervisningsmateriale på en administrativt håndterbar måde. De enkelte professionshøjskoler kan frit vælge, hvorvidt de ønsker at opkræve og i givet fald hvilken sats og opkrævningsfrekvens, de ønsker at anvende 4
Den opgave, som periodisk pålægges tælleinstitutioner bortfalder, idet systemet automatisk kan levere information til CopyDan Kvalitetsgevinster Der skabes en standardiseret og kvalitetssikret model for registrering og indskanning. Der etableres en ensartet høj sikkerhed for overholdelse af begrænsningsreglerne i henhold til aftalen indgået med Copy-Dan i hele professionshøjskolesektoren Undervisere kan genbruge materiale fra tidligere undervisningsforløb Et fælles repositorium bidrager til tværgående vidensdeling i sektoren idet undervisere kan følge kollegaer og lade sig inspirere af deres anvendelse af artikler Det anbefales, at systemudviklingen iværksættes hurtigst muligt, da løsningen er efterspurgt på flere af professionshøjskolerne. Hvis projektet udskydes eller opgives, vil flere af professionshøjskolerne indlede arbejdet med selv at udvikle en løsning i løbet af kortere tid. Markedet for systemer Projektet rekvirerede en markedsanalyse fra Claus Qvistgaard/Pactor for at få et billede af, om der eksisterer et etableret system, som kan tilpasses de behov, sektoren har. Der peges i analysen særligt på to systemer, det vil være hensigtsmæssigt at kigge nærmere på. Det skønnes, at risikoen ved at bygge et system fra bunden vil være for risikobetonet, såvel tidsmæssigt som økonomisk. Udbud Projektgruppen anslår, at omkostninger til køb og tilpasning af en standardløsning vil gå over udbudsgrænsen, og at der skal afholdes et udbud, hvor der inviteres til en prækvalifikation. Prækvalificerede leverandører får efterfølgende lejlighed til at udarbejde et løsningstilbud på baggrund af den fremsendte kravspecifikation. Kravspecifikation Kravspecifikationen bør være meget tydelig omkring: Standarder. Der skal anvendes standarder, som allerede anvendes i sektoren Åbenhed. Der skal kunne skabes tæt integration til såvel eksisterende som kommende systemer Sikkerhed. Systemet skal kunne håndtere de begrænsningsregler, som gælder for anvendelse af undervisningsmateriale i henhold til aftale indgået mellem professionshøjskolerne og Copy-Dan. Fleksibilitet. Systemet skal kunne håndtere egenproducerede e-ressourcer og digitale læringsobjekter, som skal adgangsstyres Systemudvikling: Der bør i størst muligt omfang bygges på allerede eksisterende sektorløsninger Forhandling med Copy-Dan/Forlæggerforeningen Sektorsystem 5
Der har været ført forhandlinger med Copy-Dan/Forlæggerforeningen om etablering af et sektorbaseret system. Der er fra forlæggerforeningens side givet accept til etablering af sektorløsningen under forudsætning af, at begrænsningsreglerne håndteres af systemet: Højst 20 % Maksimalt 30 sider af en publikation pr. studerende pr. halvår, dels ved udvikling af en teknisk løsning, dels ved tilsyn med løsningen. Se bilag 5 og 6 for specificering af krav til systemet. Anden afregningsmodel Spørgsmålet om en anden afregningsmodel blev prompte afvist af CopyDan på mødet d. 26. juni. I dag afregnes de enkelte professionshøjskoler i henhold til en sats som multipliceres med antal STÅ, den enkelte professionshøjskole producerer. Betalingen dækker såvel den skanning og kopiering, der finder sted i undervisningssammenhæng, som den dækker øvrig brug. Ændres opgørelsen af forbrug til at blive opgjort pr. klik, medtælles ikke øvrig kopiering og skanning, institutionerne foretager, og betalingen vil derfor ikke dække det faktiske forbrug. På den baggrund afviser CopyDan at ændre på den nuværende afregningsmodel. Status på professionshøjskolerne Projektleder og studenterhjælper har besøgt de enkelte professionshøjskoler og interviewet medarbejdere på baggrund af en spørgeguide, som i forvejen var fremsendt. Interviewrunden blev afholdt således: 26. juni UCC 7. august UC Sjælland 11. august UC Lillebælt 20. august UC Syddanmark 26. august Professionshøjskolen Metropol 1. september VIA UC Der har ikke været afholdt et besøg på UC Nordjylland, men UCN har returneret den udarbejdede spørgeguide i udfyldt stand. I invitationen blev der bedt om interviews med den eller de personer på professionshøjskolen, som er involveret i eller ansvarlige for forvaltningen af undervisningsmateriale i henhold til aftale med Copy-Dan. I de fleste tilfælde er interviews afholdt med personale fra højskolernes biblioteker, men enkelte steder ligger dette ansvar på studiekontoret/studieadministrationen. De enkelte interviews blev fastholdt som referater og lydoptagelser. Følgende gennemgang er en sammenskrivning af de enkelte interviews. 6
Spørgeguiden er vedlagt rapporten som bilag 1. Aktuel status Alle professionshøjskoler anvender muligheden for at skanne og distribuere undervisningsmateriale digitalt. Fokus flytter fra fotokopiering til digital distribution, og distributionen foregår igennem professionshøjskolens LMS system eller systemer. Kvaliteten af det indskannede Arbejdet med indskanning varetages oftest af underviserne og kvaliteten af det indskannede kan variere, idet der på de fleste af højskolerne ikke er en systematisk kontrol af hverken det indskannede eller af metadata. Studerende henvender sig til underviserne, såfremt man finder kvaliteten uacceptabel. UC Syddanmarks afdeling i Haderslev udgør en undtagelse, idet materiale, som skal indskannes, sendes til et trykkeri, der dels skanner, dels registrerer metadata og DK5-nummer. Metropol udvikler en administrativ funktion i eget system, hvorefter bibliotekspersonale kan gå indskannede materialer systematisk igennem og løbende foretage en godkendelse af kvaliteten. Overholdelse af begrænsningsregler På alle professionshøjskoler ligger ansvaret for overholdelse af begrænsningsreglerne hos den enkelte underviser. Dette gælder såvel begrænsningen af sidetal som i procentsats af en publikation. Bortset fra UC Syddanmark/Haderslev og Metropol foretages der ikke en systematisk kontrol af overholdelsen af begrænsningsreglerne. Men alle steder har biblioteket påtaget sig opgaven at informere om regler og muligheder samt supportere brugerne. Håndtering af det indskannede Indskannet undervisningsmateriale lægges og adgangsreguleres i de enkelte professionshøjskolers læringsplatforme, eksempelvis Fronter, Blackboard, It s Learning, Key2know og IntraPol. Indskannet materiale lægges i undervisningsrum eller grupper i læringsværktøjet, hvorfra de studerende efter logon kan downloade og læse på skærmen eller udskrive. På nær Metropol og visse af UCC s uddannelser eksisterer der ikke en fælles base for det indskannede materiale på professionshøjskolerne underviserne kan anvende, og der er ikke en systematisk mulighed for at kunne tilgå kollegaers artikler hvilket betyder, at de samme materialer i praksis kan blive indskannet flere steder på forskellige uddannelser eller adresser på den samme professionshøjskole. Betaling for adgang CopyDan opkræver årligt de enkelte professionshøjskoler betaling i henhold til den indgåede aftale. På nogle professionshøjskoler betales omkostningen centralt, men på de fleste opsplittes den efter en fastlagt nøgle og sendes videre til de enkelte uddannelser. På to professionshøjskoler opkræves merbetaling for print (UCSJ og UCN) fra de studerende, og på to andre professionshøjskoler opkræves der direkte betaling af de studerende (dele af UCC og Metropol). Betaler de studerende ikke på de to sidstnævnte, fortaber de adgangen til de indskannede materialer. 7
Argumentet for ikke at opkræve direkte betaling for de studerende på de øvrige højskoler er, at opkrævning og håndhævelse af konsekvenser ved manglende betaling er for ressourcekrævende til at være rationel. Under et par af de afholdte interviews blev der givet udtryk for, at man vil overveje at indføre opkrævning af betaling fra de studerende, hvis dette ikke medførte et større administrativt merarbejde. Der er ikke hjemmel til obligatorisk opkrævning af betaling fra de studerende. Se skematisk oversigt: bilag 2. Visionen Den anden del af de afholdte interviews handlede om en vision for et fælles sektorsystem. I det følgende angives et foreløbigt bud på de elementer, som efterspørges i et kommende sektorsystem. Et fælles repositorium Et fælles repositorium er defineret ved at være en database, som rummer summen af de tekster, undervisere aktuel anvender og tidligere har anvendt som supplement til grundbøger i undervisningen på landets professionshøjskoler. Studerendes adgang Studerende sikres adgang til de indskannede materialer igennem professionshøjskolens læringssystem (LMS). Studerende finder links til artikler i litteraturlister, i dokumenter eller på anden måde, underviseren vælger. Den studerende tilgår ikke et separat system, men der gives automatisk den studerende adgang, når han eller hun er logget på LMS-systemet (Single Sign-On). Når den studerende klikker på et link, sikrer systemet, at den studerende har retmæssig adgang til at downloade den pågældende tekst. Uretmæssig adgang forhindres. Teksten kan så vidt muligt læses på skærmen eller udskrives alt efter den studerendes ønske. Vælger den studerendes professionshøjskole at opkræve betaling for adgang til artikler, ledes den studerende til et betalingsmodul ved første klik på en indskannet tekst, og der etableres en adgang, så den studerende kan se sine betalinger og kvitteringer for betaling. Den studerende kan se hvilke artikler, der løbende er lagt til vedkommende i Min litteraturliste på tværs af fag og hold. Den studerende kan afmærke, såfremt en indskannet tekst er i for dårlig en kvalitet. Information om en dårligt skannet artikel formidles videre til den fælles administrative enhed. Når den studerende dimitterer eller forlader uddannelsen i utide, fortabes såvel adgangen til uddannelsens IT-netværk som til teksterne i skanningssystemet. Der kan i udvikling af systemet indgå overvejelser om at give de studerende adgang til at kunne søge i hele databasen og evt. købe sig adgang til yderligere artikler. En sådan feature skal forhandles med CopyDan/Forlæggerforeningen. Undervisernes adgang 8
Underviserne tilgår skanningssystemet fra LMS-systemet uden at skulle logge separat på. Underviser kan anvende systemet til følgende opgaver: Registrere og uploade en indskannet tekst. Systemet advarer om mulige dubletter og stiller krav om et minimum af metadata om den uploadede tekst ligesom systemet advarer, såfremt der registreres tekster med sidetal, der overgår det tilladte i henhold til begrænsningsreglen. Anvende et avanceret søgeinterface for at kunne fremsøge og give adgang til tekster til hold eller enkeltstuderende med et minimum af klik. Underviserne kan anvende repositoriets tekster til egen forberedelse Se hvilke tekster der er lagt til hold eller enkeltstuderende på egen institution. Systemet forhindrer i videst muligt omfang, at der lægges tekster til studerende eller hold, som overskrider begrænsningsreglerne Kopiere tidligere adgange til nye hold med mulighed for korrektioner Når en underviser giver studerende adgang til tekster, logges denne information, og den kan gøres tilgængelig i forskellige formater for vidensdeling og faglig sparring: Liste over hvilke tekster, der anvendes på specifikke uddannelser eller institution Liste over de mest anvendte artikler på specifikke uddannelser eller professionshøjskoler Liste over hvilke tekster bestemte undervisere - man har valgt at følge - uploader og anvender i undervisningen Tip til andre artikler som relaterer sig til den fremsøgte baseret på, hvad andre har brugt Disse tekster skal med få klik også kunne lægges til egne hold og studerende. Der kan tillige udvikles en funktion, så underviser kan angive og dele erfaringer om den pågældende tekst eller knytte flere tekster sammen, så de kan ses som forløb. Administrativ enhed Medarbejderne på de enkelte professionshøjskoler peger i de afholdte interviews på behovet for en administrativ enhed, som skal varetage det løbende tilsyn med repositoriet. Det foreslås, at denne opgave skal varetages af biblioteket. Der vil være et behov for at: Kontrollere kvaliteten af det indskannede og evt. genindskanne Kontrollere kvaliteten af metadata og evt. at korrigere/supplere data Kontrollere overholdelse af begrænsningsreglen for den enkelte artikel og blokere ved overskridelse Foretage en kassation af artikler, som ikke længere er relevante at have i basen Foretage en kobling af nye og ældre udgaver af tekster, så underviserne gøres opmærksomme på eventuelle nye udgaver af de tekster, de ønsker at give deres studerende adgang til. Enheden kan etableres som en national enhed, der løser opgaven tværgående for alle professionshøjskoler, eller opgaven kan forankres på de enkelte professionshøjskolers biblioteker på baggrund af tværgående retningslinjer. 9
CopyDans adgang/indberetningsmuligheder CopyDan har adgang til at kunne trække information om sektorens anvendelse af de indskannede materialer. Eksempler på træk: Metadata for den enkelte tekst Antal studerende, som har adgang til en given tekst De mest anvendte tekster fordelt på uddannelser Stigende hhv. faldende anvendelse af bestemte tekster Teknologi og integration De enkelte professionshøjskoler udtrykker forskellige krav til integration af systemet i eksisterende LMSløsninger. I den ambitiøse løsning er der udviklet brugerinterfaces, som kan anvendes, og der er udviklet webservices, den enkelte professionshøjskole kan integrere i egen læringsplatform, så studerende og ansatte oplever repositoriet som en funktionalitet i LMS et, ikke som et separat system. Begrænsningen for integration skal sættes af LMS et, ikke af skanningssystemet. Der er krav som Single Sign-On, så brugerne ikke skal logge specifikt på systemet. Brugeroprettelse- og nedlæggelse skal ske ved anvendelse af data fra eksisterende stamdatakilder, eks. SIS. Projektets sammenhæng med øvrige projekter i indsatsprogrammet Projekt fællessystem til forvaltning af copyrightbelagte kopier til studerende rummer foruden den distributions- og rettighedshåndteringsmæssige del også potentialet til at kunne blive et vidensdelingsværktøj, hvor undervisere kan dele erfaringer og viden om anvendelse af repositoriets materialer med kollegaer i sektoren. Projekterne under indsatsprogrammet for fælles it, Fælles repository (opbevaring og deling) og projektet for Videokonference arbejder begge med håndtering af undervisningsmateriale, som er skabt af underviserne selv, men ikke desto mindre materiale, som skal rettighedsstyres og distribueres. Med forbehold for, at indholdet i de to nævnte projekter ikke er kendt endnu, tegner der sig et billede af, at de tre projekter formodentligt har mange fælles flader og at det vil være klogt at samtænke disse, da de tilsyneladende vil kunne gøre brug af samme rettigheds- og distributionsmotor, samme repositorie for sikker opbevaring af materialer og samme søgesystem for søgning og fremfindelse af materialer. De ophavsretslige perspektiver kan tillige håndteres sammenhængende mellem de tre systemer. Den helt store gevinst i dette vil imidlertid udgøres af det community, der opstår, når brugerne tilfører og deler deres anvendelse af repositoriets indhold med deres kollegaer: Undervisningsforløb og materialer undervisere har udviklet (uanset medie) vil kunne stilles til rådighed for kollegaer kombineret med henvisninger til skannede tekster og overvejelser omkring 10
hensigtsmæssig brug og udbytte. Systemet kan tilføjes web 2.0 funktionalitet som eksempelvis en blogeller anden kommunikationsfunktionalitet, så brugerne kan udveksle og dele erfaringer, kompetencer og viden. Systemets motor kan beskytte og rettighedsstyre repositoriets indhold. Ét fælles system til de forskellige tekst- og medietyper betyder, at ét system skal udvikles og integreres i de enkelte professionshøjskolers LMS er, ikke tre. Tilsyn af alt indhold kan varetages af én fællesenhed. Vælges det at samtænke/sammenlægge de tre projekter, bør det ske på en sådan måde, at sektorens akutte behov for et system for håndtering af skannede tekster prioriteres højest. Et kommende sektorsystem kan tegnes således: Figur 1 Ovenstående figur angiver visionen for et fælles system. Markedsoverflyvning Der henvises her til bilag 3, som er en markedsoverflyvning foretaget af Claus Qvistgaard/Pactor. Claus Qvistgaard konkluderer, at der ikke umiddelbart eksisterer et system på markedet, som fuldstændigt kan opfylde de ønsker, som er opsamlet, der skal foretages tilpasninger uanset hvilket system, der vælges. Claus Qvistgaard peger dog på to systemer, som bør undersøges nærmere. Tilpasning af et standardsystem indebærer dog altid den risiko, at der er krav, som ikke kan opfyldes, da de kan være uforenelige med systemets grundstruktur. 11
Mulig tidsplan En tidsplan for etablering af et system for håndtering af indskannet undervisningsmateriale forventes at tage omkring 24 måneder. Projektet inddeles i to faser: Første fase omhandler kravspecifikation og udbudsforretning, Anden fase omhandler udvikling og implementering af løsning. Anden fase har en central del og en decentral del. Første fase Central projektledelse Kravspecifikation Udbud/valg af leverandør Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Anden fase Central Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Central projektledelse Udvikling Test Etablering af driftsfunktion Decentral Q1 Q2 Q3 Q4 Q5 Q6 Q7 Q8 Decentral projektledelse Workshops Integration i eget LMS Konvertering af data Pilottest Udd. af brugere Etablering af driftsfunktion Projektorganisering Første fase 12
Central projektorganisering Indsatsprogram for generel administration Styregruppe Biblioteksledernetværk Projektleder Projektgruppe Der ansættes en projektleder og etableres en projektgruppe. Projektgruppen sammensættes af 4 5 personer som har indsigt i området. Der kan være tale om bibliotekspersonale, it-personer, undervisere og andre kompetencepersoner. Styregruppefunktionen varetages af biblioteksledernetværket som refererer til styregruppen for indsatsprogrammet for generel administration. Anden fase Central organisering Der ansættes en projektleder og etableres en projektgruppe. Det kan overvejes at projektleder og projektgruppe har en anden sammensætning end i første fase, da der her er fokus på udvikling og implementering. Styregruppefunktionen varetages af biblioteksledernetværket. Decentral organisering Der udpeges en projektleder fra hver professionshøjskole. Projektleder er ansvarlig for såvel den tekniske integration af sektorløsningen i eget LMS, test, konvertering af data og for implementeringen af systemet. Økonomi Initiale omkostninger Følgende estimeringer af omkostninger er anslået og skal tages med forbehold. Første fase Projektleder og projektgruppe... Kr. 125.000 Konsulent...Kr. 100.000 13
Anden fase Centrale omkostninger Projektledelse og projektgruppe...kr. 175.000 Indkøb og tilpasning af standardsystem (meget forsigtigt anslået)...kr. 3.000.000 Etablering af driftsplatform...kr. 300.000 Decentrale omkostninger Enhedspris For 7 PH er Integration i eksisterende LMS...kr. 150.000...kr. 1.050.000 Konvertering af eksisterende data...kr. 25.000...Kr. 175.000 Projektledelse...Kr. 75.000...Kr. 525.000 Uddannelse af brugerne...kr. 100.000...Kr. 700.000 Etablering af superbrugerfunktion...kr. 25.000...Kr. 175.000 I alt for etablering af projekt...kr. 6.325.000 Driftsomkostninger Det anslås at der vil være følgende driftsomkostninger: Teknisk drift og udvikling: Vedligeholdelse, teknisk support, host og drift...kr. 200.000 Videre udvikling af systemet til fremtidige krav og behov...kr. 100.000 Årligt...Kr. 300.000 Driftsorganisation Der etableres en driftsorganisation, jf. retningslinjerne beskrevet i Samarbejds- og styringsaftale om drift og udvikling af fælles systemer. Projektgruppen Projektinitieringsdokument og business case er blevet udarbejdet af følgende projektgruppe: Charlotte Greve, VIA UC; Biblioteker, chefkonsulent; Lars Emil Larsen, VIA UC, Den Centrale Studieadministrative Enhed, jurist; Peter Flodin, Metropol, Koncernadministration, Bibliotek, bibliotekschef; Christian Wang, UC Lillebælt, it-chef 14
Lars Kofod-Jensen, Metropol, koncernadministration, Bibliotek, projektleder Projektgruppen og projektleder blev bistået af Mikkel Rask Christensen, Metropol, Koncernadministration, Bibliotek, studenterhjælper Bilag Bilag 1: Spørgeguide Bilag 2: Oversigt over svar på centrale spørgsmål fra interviews på de enkelte professionshøjskoler Bilag 3: Markedsoverflyvning ved Claus Qvistgaard/Pactor Bilag 4: Businesscase og risikoanalyse Bilag 5: Notat til Forlæggerforeningen om fælles repositorium Bilag 6: Notat til Forlægger foreningen om fælles repositorium - opfølgning 15