Vejledning Aktiviteter Opdateret 20. februar 2012
Indhold Indledning... 3 Automatisk dannelse af aktiviteter... 4 Årskalender... 4 Dan aktiviteter... 5 Vælg lærere... 6 Opret aktiviteter... 7 Godkend aktiviteter... 8 Manuel oprettelse af aktiviteter... 11 Side 2 af 13
Indledning En aktivitet skal forstås som en undervisningsgang. Én aktivitet er en kombination af ét hold, én dato, et tidsinterval og én lærer. Hvis der er flere undervisere på ét hold, skal der altså oprettes aktiviteter på begge lærere. Et hold kan således have flere aktiviteter, og en lærer kan have aktiviteter på mange forskellige hold. Aktivitet 1 Hold: K201 - Knallertundervisning Dato: 16.10.2009 Tidsinterval: Kl. 18:00 20:00 Lærer: Søren Hansen De aktiviteter der er registreret i Lara, danner grundlag for flere forskellige ting: Ressourceoversigten Automatisk dannelse af løn Statistikindberetningen Mødelister med datoer Du kan vedligeholde aktivitetsregistret på to forskellige måder. Enten kan du automatisk danne alle aktiviteter på én gang, eller du kan oprette dem manuelt efterhånden som lærerne afleverer månedssedler. Hvordan du vælger at gøre det, er helt op til dig selv. Umiddelbart virker den manuelle oprettelse mere tidskrævende, men hvis der på din ungdomsskole er mange ændringer i aktivitetsdage og tidspunkter, aflysninger osv. kan redigeringen af de automatisk dannede aktiviteter være ligeså tidskrævende. I det følgende vil de to forskellige fremgangsmåder blive gennemgået. Side 3 af 13
Automatisk dannelse af aktiviteter Den automatiske dannelse af aktiviteter lægger op til at du fra starten af sæsonen planlægger et holds aktiviteter hele sæsonen igennem. Det giver dig også en række fordele at kunne se hvor mange ressourcer der forventes at der bliver brugt i løbet af sæsonen. Årskalender Inden du danner aktiviteter, skal du sørge for, at ungdomsskolens årskalender er korrekt udfyldt. Årskalenderen finder du under menupunktet Basisopsætning Årskalender. Når kalenderen er udfyldt, vil Lara ikke lægge aktiviteter på ferie- og fridage. For at ændre dagtyperne, markér en dag i kalenderen og vælg dagtypen i boksen i nederste højre hjørne. Når alle dine ferie- og fridage er registreret tryk på knappen Afslut. Du kan udskrive kalenderen ved at trykke på knappen Udskriv, og du kan starte forfra og slette alle dine registreringer ved at trykke på knappen Nulstil kalender. Side 4 af 13
Dan aktiviteter Når kalenderen er udfyldt, er det tid til at lave aktiviteterne. I holdbilledet vælger du fanebladet Lærere. Du kan danne aktiviteter på én eller flere lærere, der allerede er tilknyttet holdet, eller du kan tilknytte en eller flere lærere i samme arbejdsgang. Tryk på knappen Dan aktiviteter. Side 5 af 13
Vælg lærere Hvis der ikke er tilknyttet lærere til holdet eller du ikke har markeret en lærer, vil du starte med følgende billede, ellers vil det blive sprunget over. Du skal her vælge de lærere du vil oprette aktiviteter for. Den øverste liste indeholder alle de lærere, som ikke allerede er tilknyttet holdet. Den mellemste liste de lærere som allerede er tilknyttet holdet, og den nederste liste de lærere, der skal oprettes aktiviteter for. Når du dobbeltklikker på en lærer i den øverste liste, bliver vedkommende tilknyttet holdet og tilføjet til den mellemste liste. Når du dobbeltklikker på en lærer i den mellemste liste, bliver vedkommende tilføjet til den nederste liste. Det er altså kun lærere i den nederste liste, der bliver dannet aktiviteter for. Side 6 af 13
Opret aktiviteter Når du har valgt den eller de lærere du vil oprette aktiviteter for, klikker du på knappen Frem. Du skal nu angive på hvilke dage, og på hvilket tidspunkt aktiviteterne skal oprettes, og du skal angive hvilke TF-koder, der skal knyttes til dem. Allerførst skal du angive på hvilken dato, aktiviteterne skal begynde. Lara foreslår automatisk den forventede startdato, du har angivet på holdet. Du har nu to muligheder for, at angive hvor længe aktiviteterne skal løbe. Hvis der er en fast pulje timer, der skal afholdes, og holdet skal fortsætte, indtil alle timer er brugt vælger du den første mulighed Dan aktiviteter indtil alle timer er brugt, og indtaster antal timer i boksen. Side 7 af 13
Hvis holdet skal løbe frem til en bestemt dato, vælger du den anden mulighed Dan aktiviteter indtil slutdato er nået, og indtaster den ønskede slutdato i boksen. Bemærk at Lara her ikke automatisk vælger den forventede slutdato, du har angivet på holdet. Hvis du ved at der, bortset fra de ferie- og fridage du har angivet i kalenderen, er dage hvor der ikke skal lægges aktiviteter. F.eks. hvis den lærer du er ved at oprette aktiviteter på har ferie, kan du angive det i boksen øverst til højre i vinduet. Du skal nu vælge hvilken ugedag, aktiviteterne skal lægges på, med hvilken frekvens de skal ligge, hver uge, hver anden uge, hver tredje uge, osv. Du skal vælge, hvilke TF-koder der skal knyttes til aktiviteterne og hvor mange timer af hver. Og slutteligt skal du vælge i hvilket tidsrum, aktiviteterne skal ligge. Når du har foretaget alle dine valg, trykker du på knappen Tilføj, og der bliver herved oprettet en række i listen nederst i billedet, som indeholder de valg du har truffet. Bemærk at du opretter for en ugedag ad gangen. Hvis du har et hold, der har undervisning både tirsdag og torsdag, starter du altså med at indtaste interval, tidspunkt og TF-koder for tirsdagstimerne og tilføjer dem til listen. Efterfølgende indtaster du torsdagstimerne, og tilføjer dem til listen. Når du har indtastet alle de ugedage, der skal ligge aktiviteter på, trykker du på Frem. Godkend aktiviteter Du får nu vist en kalender med en oversigt over de dage, du har placeret aktiviteterne på. Du har i kalenderen mulighed for enten at slette eksisterende aktiviteter eller oprette nye. Dette kan enten gøres ved højreklik eller ved at dobbeltklikke på en dato. Dobbeltklik på en dato hvorpå der ligger en aktivitet, foranlediger en slet, dobbeltklik på en dato hvorpå der ikke ligger en aktivitet, foranlediger en oprettelse. Side 8 af 13
Hvis du vælger at oprette en ny aktivitet, fremkommer følgende skærmbillede. Listen indeholder alle de aktiviteter, du allerede har oprettet, og du kan bruge en af dem som maske for den nye aktivitet. Bemærk at alle aktiviteter bliver vist, selvom mange af dem er identiske. Hvis den aktivitet du skal oprette, afviger fra de andre i forhold til tidspunkt og TF-koder, fjerner du fluebenet i feltet Brug eksisterende aktivitetsinformation. Herved får du mulighed for at indtaste de specifikke informationer om den aktivitet, du er ved at oprette. Når du er færdig med kalenderen, trykker du på knappen Frem. Her kan du se en opsummering af hvilke aktiviteter, du har valgt at oprette. Bemærk du kan altid gå tilbage i guiden og rette ved at trykke på knappen Tilbage. Når du er klar til at oprette aktiviteterne, trykker du på knappen Opret. Side 9 af 13
Lara vil spørge dig, om tidligere aktiviteter for læreren på holdet skal slettes. Dette spørgsmål vil du få stillet, også selvom der ikke er oprettet aktiviteter i forvejen. Du vil også få tilbudt at justere budgettet på lærerne. Budgettet er de oplysninger, der står på lærerfanebladet i hold-vinduet. Disse oplysninger bliver blandt andet brugt af ansættelsesbrevene, så hvis du efterfølgende udskriver et sådan til læreren, er det en god idé at vælge at justere budgettet. Side 10 af 13
Manuel oprettelse af aktiviteter Aktivitetsregistret åbner du fra Laras forside ved at trykke på knappen Aktiviteter, eller ved at trykke på knappen Vis aktiviteter på fanebladet Lærere i hold-vinduet. Til venstre i billedet ser du som udgangspunkt en oversigt over alle de lærere, der er tilknyttet et hold. Ud for læreren er der et plus, og hvis du klikker på dette foldes der en liste ud, med alle de hold læreren er tilknyttet. Der findes også en alternativ visning, den vælger du over listen ved at sætte en prik i Holdvis. Her er det holdene, der er udgangspunktet, og alle de lærere der er tilknyttet holdet, der bliver vist ved klik på plusset. I listen finder du en oversigt over alle de aktiviteter, læreren har på det hold, der er valgt. Under listen kan du se de indtastninger, der er på den valgte aktivitet. For at oprette en ny aktivitet trykker du på det lille blå plus under listen. Herefter angiver du dato, tidspunkt, TF-koder og status og trykker på det grønne flueben for at gemme. Du kan annullere dine indtastninger ved at trykke på det røde kryds, og du kan slette en aktivitet ved at trykke på det røde minus. Når der er udbetalt løn for en aktivitet får den status Bogført angivet som et B i listen. Herefter kan du ikke redigere eller slette den. Side 11 af 13
Ved at højreklikke i listen får du en række muligheder. Bl.a. kan du vælge at masseredigere alle de aktiviteter, du har valgt i listen. Du skal sætte et flueben ved de felter, du ønsker at redigere. På den måde er du sikker på at du ikke ved et uheld, kommer til at ændre felter, du ikke ønskede at ændre. Når du har foretaget de ændringer, du har brug for, trykker du Ok, og ændringerne bliver effektueret på alle de valgte aktiviteter. Side 12 af 13
Du har i højreklikket også mulighed for at kopiere aktiviteter fra én lærer til en anden ved at vælge Kopier aktiviteter til andre lærere. I den øverste liste ser du de aktiviteter, du er ved at kopiere over på en anden lærer. Det er alle de valgte aktiviteter i aktivitetsregistret, du kopierer. I den nederste liste vælger du den eller de lærere, som du vil kopiere aktiviteterne til. Læg mærke til at dels lærerne dels holdende kan optræde flere gange i listen. Du skal altså vælge den rette kombination af lærer og hold, når du vælger hvortil aktiviteterne skal kopieres. Side 13 af 13