7. april 2017 UDBUD MED FORHANDLIN G: IT-DRIFTSYDELSER TIL DANPILOT 1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for DanPilots (herefter Ordregiver ) udbud af kontrakt om anskaffelse af IT-driftsydelser efter forsyningsvirksomhedsdirektivet (direktiv 2014/25/EU) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EUtidende/TED-databasen. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud. 2. Udbudsmaterialet Ud over udbudsbekendtgørelsen og nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende bestanddele: Udbudsdokument Udbudsbilag 1: eespd Udbudsbilag 2: Skema for oplysning om referencer Udbudsbilag 3: Skabelon for erklæring om fælles befuldmægtiget i konsortier Udbudsbilag 4: Støtteerklæring (teknisk kapacitet) Udfyldes som led i ansøgning om prækvalifikation (frivilligt) (kun hvis ansøgere er et konsortium) (kun hvis ansøgere baserer sig på andre aktørers tekniske kapacitet) Udfyldes af tilbudsgivere ved tilbudsafgivelse
Udbudsbilag 5: Støtteerklæring (finansiel kapacitet) (kun hvis ansøgere baserer sig på andre aktørers økonomiske kapacitet) Appendix A Oversigt over dokumentationskrav for egnethed og udvælgelse Kontrakt med bilag Kontraktudkast Bilag 1: Tidsplan og krav til tidsplan Bilag 1.1: Leverandørens overordnede tidsplan Bilag 2: Ordregivers nuværende itmiljø Bilag 2.1: Server- og netværksoversigt Bilag 2.2: Oversigt Printere Bilag 2.3: It-systemer og services - relation til servere Bilag 2.4: Oversigt PC er Bilag 3: Etablering Bilag 3.1: Applikationer i standard it-arbejdspladser Bilag 3.2: Standard PC-modeller Bilag 4: Transition Bilag 5: Løbende serviceydelser Bilag 5.1: Drift, support og vedligehold Bilag 5.2: Servicemål Bilag 5.3: Servicemål for ITsystemer og services Bilag 5.4: Ansvarsfordeling for ITsystemer og services Side 2
Bilag 6: Prøver Bilag 7: Dokumentation Bilag 8: Ændringshåndtering Bilag 9: Samarbejdsorganisation Bilag 10: Krav til Ordregivers medvirken og øvrige forudsætninger Bilag 10.1: Leverandørens forventning til Ordregivers medvirken Bilag 11: Vederlag og betalingsplan Bilag 11.1: Leverandørens priser Bilag 12: Licenser Bilag 13: Arbejdsklausul Bilag 14: Databehandleraftale Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at tilbudsgiver er i besiddelse af et fuldstændigt eksemplar af udbudsmaterialet. 3. Den udbudte kontrakts omfang Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på IT-driftsydelser, dvs. drift af Ordregivers IT-systemer. Ordregiver ønsker at få varetaget sin IT-drift hos én IT-serviceleverandør, der skal varetage eller koordinere alle ydelser vedrørende drift, support og vedligehold af ordregivers it-miljø/infrastruktur, samt sikre samarbejde med Ordregivers andre leverandører for de omfattede systemer og infrastruktur-elementer. Kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet særlig i kravspecifikationen (kontraktens bilag 3 og bilag 5 med tilhørende bilag 5.1 5.4), mens Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet. Kontrakten træder i kraft den 1. august 2017 og har en varighed på 4 år. Kontrakten kan forlænges med 3 x 1 år, såfremt Ordregiver kræver det. Side 3
4. Ordregivers forhold 4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: DanPilot Lodseriet Danmark CVR-nr. 30071735 Havnepladsen 3A, 3. 5700 Svendborg Danmark Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Ordregiver. 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, der er: Birgitte Pahl, digitaliseringschef E-mail: driftudbud@danpilot.dk Henvendelser skal ske skriftligt via e-mail. Ordregiver kan på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet udpege en anden kontaktperson. 5. Tilbudsgivers forhold Tilbudsgiver skal være den af Ordregiver prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere ansvarlige tilbudsgivere, skal det være netop disse juridiske personer hverken færre eller flere der afgiver tilbud. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Skabelon (udbudsbilag 3) skal anvendes hertil. Side 4
Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, skal navne på den eller disse juridiske personer angives klart og entydigt i tilbuddet og angives i eespd et (udbudsbilag 1). Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den eller de prækvalificerede. Ordregiver er ikke forpligtet til at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af tilbud forudgående tillades skriftligt af Ordregiver. 6. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger givet af tilbudsgiver under forhandlingerne og indeholdt i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. Tilbudsgiverne skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes behandler oplysninger fortroligt. 7. Kontakt indtil tilbudsafgivelsen 7.1 Kommunikation Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt via http://www.danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud/it-drift,-support-ogvedligehold. Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via ovenstående. Side 5
7.2 Spørgsmål om udbuddet Forud for ansøgningsfristen kan ansøgere stille spørgsmål til udbuddet; dog kun vedrørende forhold, der er direkte relevante for udarbejdelsen af ansøgningen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før ansøgningsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før ansøgningsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før ansøgningsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan Ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål. Spørgsmålene skal være affattet på dansk. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via http://www.danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud/it-drift,- support-og-vedligehold. Efter ansøgningsfristen kan de prækvalificerede tilbudsgivere til brug for deres afgivelse af første forhandlingstilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet for så vidt angår forhold, der er relevante for udarbejdelsen af forhandlingstilbud. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan Ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål. Spørgsmålene skal være affattet på dansk. Ordregiver vil i forbindelse med forhandlingsforløbet efter indlevering af første forhandlingstilbud oplyse særskilt om adgangen til at stille yderligere spørgsmål om udbudsmaterialet. Side 6
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via http://www.danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud/it-drift,- support-og-vedligehold. 7.3 Ændringer af udbudsmaterialet 7.3.1 Ændringer inden første forhandlingstilbud Ordregiver kan senest 6 dage før fristen for indlevering af første forhandlingstilbud offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via http://www.danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud/it-drift,-support-og-vedligehold. Ordregiver forbeholder sig i særlige tilfælde at kunne offentliggøre ændringer senere end 6 dage før fristen mod forlængelse af fristen. Såfremt tilbudsgiverne bliver opmærksomme på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiverne straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, og som er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. 7.3.2 Ændringer efter indlevering af første forhandlingstilbud Ordregiver kan efter indlevering af første forhandlingstilbud offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via http://www.danpilot.dk/da/om-danpilot/udbud/it-drift,-support-og-vedligehold. Rettelsesblade vil blive offentliggjort i rimelig tid inden, at tilbudsgiverne skal indsende opdaterede forhandlingstilbud hhv. endeligt tilbud. 8. Tidsplan Udbuddet forventes at blive afviklet efter følgende tidsplan, der er vejledende og kan blive ændret under udbuddet: 7. april 2017 Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til offentliggørelse 8. maj 2017 Ansøgningsfrist om prækvalifikation kl. 23.59 Side 7
15. maj 2017 Meddelelse om udvalgte ansøgere der opfordres til at afgive indledende tilbud samt afslag 12. juni 2017 Frist for afgivelse af indledende tilbud kl. 23.59 19.-21. juni Forhandlinger mellem Ordregiver og tilbudsgiverne 23. juni 2017 Meddelelse om afgivelse af endelige tilbud 5. juli 2017 Frist for afgivelse af endeligt tilbud kl. 23.59 19. juli 2017 Meddelelse om den vindende tilbudsgiver 31. juli 2017 Stand still-periodens udløb kl. 23.59 1. august 2017 Forventet underskrivelse og ikrafttræden af kontrakten Såfremt tidsplanen måtte blive forsinket som følge af indgivelse af klager til Klagenævnet for Udbud, har Ordregiver ret til, at tilbudsgivers påbegyndelse af transitionsarbejde uden ekstra omkostninger for Ordregiver udsættes med det antal dage, som klagesagen måtte vare. 9. Egnethed, udelukkelse og udvælgelse Ordregiver vil prækvalificere 4 ansøgere (såfremt der er 4 egnede ansøgere), der alle vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til, inden prækvalifikationen afsluttes, at indhente dokumentation for, at ansøgernes oplysninger om egnethed og udelukkelse er korrekte. 9.1 Minimumskrav til egnethed 9.1.1 Økonomisk og finansiel formåen Det er et minimumskrav, at ansøgers egenkapital skal være på mindst DKK 10.000.000 ved udløbet af seneste årsregnskab, og at ansøger har en soliditetsgrad på mindst 20 %, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2. Soliditetsgraden beregnes som egenkapitalen opgjort i procent af den samlede balancesum ved udløbet af seneste årsregnskab. Side 8
Det er et minimumskrav, at ansøger har haft en positivt resultat før skat i mindst 2 ud af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. 9.1.2 Teknisk og faglig formåen Det er et minimumskrav, at ansøger skal indsende mindst 1 relevant reference men højst 5 referencer for udførelse af lignende opgaver inden for de seneste 3 år med angivelse af størrelse på vederlag (årligt), tidspunktet for udførelsen af opgaven og oplysning om kontaktperson for modtageren af ydelsen, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3. En relevant reference er en referenceopgave, der indeholder elementer af drift, support og vedligehold af IT-systemer. 9.1.3 Baserer sig på andre enheders kapacitet Såfremt en ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet med henblik på at opfylde krav til egnethed, skal de pågældende enheder være identificeret i ansøgningen ved angivelse af navn, adresse og CVR-nr. eller tilsvarende registreringsnummer i udenlandske registre over økonomiske aktører. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet skal udbudsbilag 4 (teknisk kapacitet) og/eller udbudsbilag 5 (finansiel kapacitet) udfyldes, hvor den pågældende enhed, ansøger baserer sig på, juridisk forpligter sig til at stille den pågældende kapacitet til rådighed, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet, art 79, stk. 1. 9.2 Udelukkelsesgrunde Ansøgere, der befinder sig under omstændigheder, eller på et hvilken som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af, omstændigheder som anført i udbudslovens 135-136 og 137, stk. 1, nr. 2, er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre den pågældende inden for en af Ordregiver fastsat rimelig frist fremlægger dokumentation, der viser tilbudsgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens 138. 9.3 Udvælgelse Ordregiver vil prækvalificere 4 ansøgere, der alle vil blive opfordret til at afgive tilbud, forudsat Ordregiver modtager 4 konditionsmæssige ansøgninger. Såfremt Ordregiver modtager mere end 4 konditionsmæssige ansøgninger, vil Ordregiver Side 9
ud fra nedenstående kriterier udvælge, hvilke ansøgere der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver vil udvælge de 4 ansøgere ud fra ansøgernes indsendte referencer, jf. pkt. 9.1.2. Ordregiver vil ved udvælgelsen lægge vægt på, hvorvidt referenceopgaverne svarer til de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud (som beskrevet i bilag 5 med tilhørende bilag), herunder særligt lægge vægt på, hvorvidt referenceopgaverne omfatter drift, support og vedligehold af IT-systemer, der har en størrelse og kompleksitet, der er sammenlignelig med den udbudte opgave. 10. Ansøgning om prækvalifikation 10.1 Formkrav Ved ansøgning om prækvalifikation vil ansøgere alene skulle aflevere udfyldt eespd (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes udbudsbilag 1), som foreløbig dokumentation for opfyldelse af egnetheds-, udelukkelses- og udvælgelseskriterierne. For konsortiedeltagere og ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal afleveres en udfyldt eespd-fil for hver økonomisk aktør. For ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal ansøger medsende en støtteerklæring ved brug af udbudsbilag 4 og/eller udbudsbilag 5, hvor den enhed, der stiller sin formåen til rådighed for ansøger, forpligter sig hertil juridisk, jf. forsyningsvirksomhedsdirektivet, art 79, stk. 1. For konsortiedeltagere skal indsendes en erklæring om fælles befuldmægtiget for konsortiet, hvor hver konsortiedeltager også erklærer at hæfte solidarisk ved anvendelse af udbudsbilag 3. Ansøgeren kan vælge at angive referencer under anvendelse af udbudsbetingelsernes udbudsbilag 2 (i stedet for at angive dem i eespd et). Den i Appendix A nævnte yderligere dokumentation skal kun fremsendes til Ordregiver, såfremt Ordregiver anmoder en eller flere tilbudsgivere om dette. Ordregiver forbeholder sig ret til når som helst at kræve, at ansøgere fremlægger al eller dele af den anførte dokumentation, hvis Ordregiver skønner, at dette er nødvendigt for, at udbuddet kan gennemføres korrekt. Side 10
10.1.1 Udfyldelse af elektronisk Fælles Europæisk Udbudsdokument (eespd) I eespd et skal ansøgerne udfylde følgende dele: Del II Oplysninger om den økonomiske aktør: Del II.A Oplysninger om den økonomiske aktør Del II.B Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter (Behøver kun at blive udfyldt, hvis oplysningerne er forskellige fra Del II.A) Del II.C Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet Del II.D Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på Del III Udelukkelsesgrunde: Del III.A Grunde vedrørende straffedomme Del III.B Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger Del III.C Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet Del IV Udvælgelseskriterier: Del IV.B Økonomisk og finansiel formåen; krav om minimum egenkapital, soliditetsgrad og positivt resultat før skat (se pkt. 9.1.1 ovenfor). Del IV.C Teknisk og faglig formåen; krav om angivelse af mindst 1 reference Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (afkryds i ja, for at kravene er opfyldt) Del VI Afsluttende erklæringer (Underskrivelse af eespd et behøves ikke.) Ansøger skal være opmærksom på, at filen ikke kan åbnes umiddelbart ved at klikke på filen. Filen kan alene åbnes ved at uploade filen via Europa- Kommissionens hjemmeside: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd- /filter?lang=da Fremgangsmåden for at åbne eespd et er således: Ansøger skal downloade filen til sin computer ved at højreklikke på filen og trykke Gem som. Herefter skal ansøger uploade filen på Europa-Kommissionens hjemmeside. På den første side skal ansøger afkrydse Jeg er en økonomisk aktør, Importere ESPD, og herefter uploade eespd-filen fra sin computer. Ansøger vælger herefter, hvilket land ansøger kommer fra, og trykke Næste. Herefter åbnes eespd et. Når ansøger har udfyldt eespd et, skal ansøger igen gemme filen på sin computer. Det gør Side 11
ansøger ved at trykke på Oversigt nederst på siden og herefter trykke Download nederst i dokumentet. Filen kan downloades både som xml-fil og/eller pdf. Ansøger skal downloade filen som pdf, gemme filen på sin computer og herefter uploade filen til Ordregiver via driftudbud@danpilot.dk. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til eespd et http://www.kfst.dk/~/media/kfst/publikationer/dansk/2017/20170303%20esp D%20Saadan%20virker%20det%20version%202.pdf Praktiske spørgsmål til udfyldelsen kan rettes direkte (via e-mail eller telefon) til advokatfuldmægtig Anna Andersen, LETT Advokatpartnerselskab, på ana@lett.dk eller tlf. +45 33 34 02 72. 10.2 Ansøgningsfrist Ansøgning skal fremsendes elektronisk til Ordregiver via driftudbud@danpilot.dk. Ansøgning skal være Ordregiver i hænde senest den 8. maj 2017, kl. 23.59. Ansøgninger, der modtages efter ansøgningsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode ansøgerne om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ufuldstændige eller fejlbehæftede ansøgninger ved at indsende relevante oplysninger eller dokumenter i overensstemmelse med de generelle EU-retlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Ordregiver vil herefter straks orientere alle berørte ansøgere, når beslutningen om, hvilke 4 ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, er truffet. 11. Afgivelse af første forhandlingstilbud 11.1 Formkrav Det første forhandlingstilbud (og alle senere tilbud) skal være på dansk. Der kan kun afleveres ét forhandlingstilbud. Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante. Side 12
Tilbud skal udover eventuel følgeskrivelse eller lignende indeholde de bilag i udfyldt stand, der fremgår i skemaet i pkt. 2 med afkrydsning i kolonne Udfyldes af tilbudsgivere ved tilbudsafgivelse. Såfremt tilbudsgiverne måtte vælge at tage forbehold for dele af udbudsmaterialet bedes tilbudsgiverne angive sådanne forbehold i et særskilt dokument med en præcis angivelse af forbeholdet og årsagen til dette. 11.2 Aflevering af første forhandlingstilbud 11.2.1 Tilbudsfrist Første forhandlingstilbud skal fremsendes til Ordregiver via driftudbud@danpilot.dk. Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest den 12. juni 2017 kl. 23.59. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Hver tilbudsgiver kan alene aflevere 1 tilbud. 11.2.2 Tilbudsåbning Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af de afgivne første forhandlingstilbud. 11.3 Vedståelsesfrist Alle forhandlingstilbud og endeligt tilbud skal være bindende i 6 måneder fra fristen for afgivelse af indledende tilbud. Tilbudsgiver er dog kun forpligtet til at vedstå det til enhver tid senest afgivne konditionsmæssige tilbud. Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at Ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er Ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger. 11.4 Alternative og sideordnede tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud (hverken første forhandlingstilbud eller senere tilbud). Tilbudsgiver er hverken berettiget eller forpligtet til at afgive sideordnede tilbud. Side 13
11.5 Forbehold I første forhandlingstilbud og senere forhandlingstilbud tillader Ordregiver ethvert forbehold over for udbudsmaterialet, idet dette tilbud med forbehold anses som tilbudsgivernes oplæg (henholdsvis opdaterede oplæg) til forhandling. Det gælder også forbehold for minimumskrav. Eventuelle forbehold overfor grundlæggende elementer i udbuddet skal dog frafaldes senest i det endelige tilbud. Kontrakten i sin helhed er et grundlæggende element, ligesom alle minimumskrav er grundlæggende krav. Bemærk dog, at Ordregiver tager forbehold for at foretage kontrakttildeling på grundlag af første forhandlingstilbud. Hvis Ordregiver vælger at benytte denne mulighed, vil et første forhandlingstilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbuddet ikke kunne indgå i evalueringen. For tilbudsgivernes endelige tilbud gælder, at Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert endeligt tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise et endeligt tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgsmål/svar-runderne at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet. 11.6 Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiver uvedkommende. Side 14
12. Deltagelse i forhandlinger og afgivelse af endeligt tilbud 12.1 Forbehold for tildeling på baggrund af første forhandlingstilbud Ordregiver tager forbehold for at foretage kontrakttildeling på baggrund af de modtagne første forhandlingstilbud. Der vil i så fald blive gennemført en evaluering af de første forhandlingstilbud i overensstemmelse med pkt. 13, hvorefter Ordregiver vil meddele sin tildelingsbeslutning. Det understreges således, at Ordregiver under udbuddet har ret, men ikke pligt, til at forhandle. 12.2 Forhandlingsfaser Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre: 12.2.1 Første forhandlingsrunde Første fase omfatter en forhandling på grundlag af tilbudsgivernes første forhandlingstilbud. Under forhandlingerne vil Ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på forhandlingstilbuddets relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i forhandlingstilbuddene, herunder pris. Efter forhandling med tilbudsgiverne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse tilbudsgiverne til at afgive enten opdaterede forhandlingstilbud eller endeligt tilbud inden for en af Ordregiver fastsat frist. 12.2.2 Efterfølgende forhandlingsrunder Hvis Ordregiver har afsluttet første forhandlingsrunde med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud, gennemfører Ordregiver endnu en forhandling på grundlag af tilbudsgivernes opdaterede forhandlingstilbud. Under forhandlingerne vil Ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på det opdaterede forhandlingstilbuds relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold, herunder pris. Ordregiver kan gentage fremgangsmåden med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud med efterfølgende forhandling heraf, indtil Ordregiver skønner, at det er hensigtsmæssigt at opfordre de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive endeligt tilbud. Side 15
12.2.3 Endeligt tilbud Udbuddets sidste fase omfatter opfordring fra Ordregiver til tilbudsgiverne om at afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver ved angivelse af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium. Ordregiver er inden for udbudsreglernes rammer efter tildelingsbeslutningen berettiget til at gennemføre afsluttende forhandlinger med den valgte tilbudsgiver. 13. Tilbudsevalueringen 13.1 Tildelingskriterium og underkriterier Som anført i udbudsbekendtgørelsen tildeles kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt efter tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anførte vægt: Underkriterium Vægt Delkriterier Pris 40% TCO-betragtning opgjort over 4 år Kvalitet 40% 1. Serviceydelse 2. Dokumentation og Samarbejde Tidsplan og transition 20 % 1. Tidsplan 2. Transition 13.2 Retningslinjer for evalueringen 13.2.1 Evaluering af Pris Ved vurdering af Pris vil der blive lagt vægt på den samlede estimerede økonomiske konsekvens (TCO-betragtning) for Ordregiver, opgjort som de estimerede samlede omkostninger i en periode på 4 år. Tilbudsgiverne skal i tilbudslisten (bilag 11.1) anføre priser ekskl. moms. Evalueringen vil finde sted på grundlag af den samlede omkostning som opgjort i dette bilag. På baggrund af denne pris tildeles point efter følgende formel: Point = 10 x (lavest bydende tilbudspris/aktuel tilbudspris) Side 16
Sammenhængen mellem tilbudspris og tildelte point fremgår af nedenstående figur, hvor tilbudsprisen er stigende ud af x-aksen: Point Tilbudspris Lavest bydende tilbudspris tildeles således 10 point, mens en tilbudspris, der er dobbelt så høj som den lavest bydende tilbudspris, tildeles 5 point. Der kan minimum gives 1 point for pris. Tilbudspriser, der mere end 10 gange så høje som den lavest bydende pris tildeles således 1 point. 13.2.2 Pointmodel for evaluering af underkriterierne Kvalitet (40%) og Tidsplan og transition (20 %) Til brug for evaluering af underkriterierne Kvalitet og Tidsplan og transition vil Ordregiver anvende følgende pointmodel: 10 Gives for det fremragende tilbud, som bedst muligt opfylder kriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med en meget god opfyldelse af kriteriet 8 Gives for tilbud med en god til meget god opfyldelse af kriteriet 7 Gives for tilbud med en god opfyldelse af kriteriet 6 Gives for tilbud med en tilfredsstillende til god opfyldelse af kriteriet 5 Gives for tilbud med en tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende til tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 3 Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Side 17
2 Gives for tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 1 Gives for tilbud med en meget utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet Der vil blive tildelt én samlet karakter for hvert af de pågældende underkriterier. 13.2.3 Evaluering af Kvalitet (40%) Underkriteriet Kvalitet er opdelt i delkriterierne serviceydelse og dokumentation og samarbejde. 13.2.3.1 Delkriteriet serviceydelse Ved evaluering af delkriteriet serviceydelse vil Ordregiver lægge særlig vægt på: I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder Ordregivers krav (udover mindstekrav) I hvilken grad tilbudsgivers leverancebeskrivelse tydeliggør og understøtter kravopfyldelsen, særligt ift. de krav, hvor det specifikt angives at særlige forhold vægtes positivt. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende dele af tilbudsgivernes tilbud, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Bilag 3 Bilag 5, bilag 5.1 og bilag 5.2 13.2.3.2 Delkriteriet dokumentation og samarbejde Ved evaluering af Delkriteriet dokumentation og samarbejde vil Ordregiver lægge særlig vægt på: I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder Ordregivers krav (udover mindstekrav) At tilbudsgivers dokumentation er fyldestgørende og let anvendelig for Ordregiver Side 18
At tilbudsgiver benytter sig af et erfarent og kompetent drifts- og projektteam. At tilbudsgiver lægger op til et velstruktureret samarbejde, hvor Kundens medvirken begrænses mest muligt. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende dele af tilbudsgivernes tilbud, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Bilag 7 Bilag 9 Bilag 10/bilag10.1. 13.2.4 Evaluering af Tidsplan og transition (20%) Underkriteriet Tidsplan og transition er opdelt i delkriterierne tidsplan og transition. 13.2.4.1 Delkriteriet tidsplan Ved evaluering af delkriteriet tidsplan vil Ordregiver lægge særlig vægt på: At den overordnede tidsplan for overtagelsen af driften er gennemarbejdet og viser, at tilbudsgiver har forstået opgavens omfang At tidsplanen rummer aktiviteter til håndtering af risici i projektet At tidsplanen tydeligt angiver, hvem der har ansvar for hvilke aktiviteter At tidsplanen tager højde for, at Ordregiver har en løbende drift, der skal varetages Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende dele af tilbudsgivernes tilbud, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Bilag 1 og bilag 1.1 13.2.4.2 Delkriteriet transition Ved evaluering af delkriteriet samarbejde under transition vil Ordregiver lægge særlig vægt på: Side 19
I hvilket omfang tilbudsgiver opfylder Ordregivers krav (udover mindstekrav) fastsat i bilag 4 (transition) og Bilag 6 (prøver) At tilbudsgiver sandsynliggør en sikker og komplet transition af Kundens it med minimal påvirkning af brugerne. Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende dele af tilbudsgivernes tilbud, idet Ordregiver dog forbeholder sig ret til at inddrage oplysninger, der findes andre steder i de afgivne tilbud, der efter Ordregivers skøn har betydning for evalueringen: Bilag 4 Bilag 6 13.3 Afklarende spørgsmål I tiden mellem modtagelsen af endeligt tilbud og frem til Ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med Ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af Ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål. Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i endelige tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra Ordregiver i dette øjemed. 14. Indhentelse af dokumentation for egnethed mv. Ordregiver forbeholder sig på et hvilket som helst tidspunkt at indhente dokumentation for tilbudsgiveres egnethed og for, at tilbudsgiverne ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde. Indhentelse af denne dokumentation (som er nærmere omtalt i Appendix A) vil for den vindende tilbudsgiver under alle omstændigheder ske inden tildelingsbeslutningen. Den i Appendix A nævnte dokumentation skal IKKE fremsendes før den efterspørges af Ordregiver. 15. Underretning om tildelingsbeslutningen 15.1 Retsvirkning Side 20
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud, 3, stk. 1, nr. 1. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter det endelige tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 11.3. 15.2 Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ordregiver kunne aflyses, hvis Ordregiver har grund til aflysning, der ikke er usaglig eller i strid med ligebehandlingsprincippet. Side 21