Varemodtagelse med B Har den nye funktion(b)ogfør, som kan bruges i stedet for (R)egistrer. Funktionen( B)ogfør medfører: At reservedelslageret kan varemodtage, lige så snart varerne er kommet i hus. At beholdningen er ført ajour altid. Man behøver ikke at vente på fakturaen skal komme fra leverandøren. At bogholderiet kan få fakturaen til at stemme på øre. At bogholderiet kan samle faktura. Hvis man vælger at bruge (B)ogfør skal stamoplysningen i menu 01.08, stå til B. Der kan selvfølgelig ændres imellem (B)ogfør og( R)egistere, det kræver et opkald til JMA A/S, vi vil så ændre stamoplysningen med kode på i menu 01.08. Her skal stå B Konto til fragt, gebyr, fakturarabat og øre afrundinger oprettes her og foreslås ved bogføring af købsbilag.
I menu 01.03.02 sættes købsrapport nummerrække op. Købsrapport nummer kan tildeles pr afdeling. Det skal angives om leverandørs fakturanr. anvendes som bilagsnummer. Denne oplysning anvendes til kreditoråbenpost betalingsmodulet. Ved Ja foreslår der automatisk at bilag og fakturanummer er det samme. Ved Nej skal faktura angives i teksten Det angives om købsbilagsnummer tildeles på tværs af afdeling, hvis man ikke anvender fakturanummer. menu 01.01: Her angives næste købsbilagsnummer, hvis der ikke anvendes leverandørs fakturanummer som bilagsnummer.
Arbejdsrytmen kan være således: Man danner eller opretter bestillingen, som vanligt i menu 08.25.02 eller menu 08.25.09 og sender den som sædvanligt. Når varerne er kommet hjem, går man den igennem (som man plejer) og får rettet leveret antal. Bruttoprisen kan opdateres som vanlig. (når der bogføres) Når bestillingen er i orden tastes B og der popper et vindue op, hvor der skal tastes følgeseddelnummer: Man kan f.eks. bruge sine initialer + bestillingsnummer. Følgeseddelnummeret kan være såvel tal som bogstaver.
Beholdning er ajour Når man har tastet B er beholdningen opdateret i følgende felter: Købt antal til dato er ajour Sidste købs antal er ajour Sidste købs dato er ajour I (I)ndkøbs- informationer kan vi se bestillingen er mærket med et V, det står for varemodtaget. V et bliver erstattet med initialerne på den medarbejder der har bogført fakturaen.
Varelogistik (T)ilbage viser ikke-bogførte-lagertilgange, hvis der anvendes (B)ogføring af tilgang til lager. Man kan stadig se bogførte fakturaer,som vanligt. Den yderlige behandling af bestillingen sker i menu 06.06:
Menu 06.06 Man kan vælge at taste kreditornummer ind, derefter vil alle bestillinger, der er har fået B i menu 08.25.09 komme frem på skærmen. Der kan bruges F11 til at søge efter kreditor. Hvis curseren står i kreditornummer, kan man pile op og bruge bestillingsnummeret i stedet for eller i kombination med kreditornummer. Der kan bruges F11 til at søge efter såvel bestilling, følgeseddel som kreditor.
Der vælges (M)arker, man piler op på den bestilling man skal arbejde med. Der skrives (B)ehandle og skærmbilledet der ligner menu 08.25.09 bliver åbnet: Man kan (Æ)ndre, hvis man skal op i hovedet af bestillingen eller man kan (D)lin for at komme op i varelinien, hvor der kan ændres i salgspris samt rabat og købspris. Der kan selvfølgelig ikke ændres i antal leveret, det har reservedelslageret noteret. Der kan tastes( M)oms og man kommer op i felterne (F)ragt, (G)ebyr og (M)oms. Der vil poppe et vindue op til hvert felt med kontonummer, således at man kan ændre kontonummer.
OBS hvis man ændre på momsen og går ind i vinduet igen, vil momsen blive nyberegnet. Man skal derfor huske og rette momsen til igen!. Man afslutter med (B)ogfør. Man kan V en linie, hvis den varelinie skal på en anden faktura. Der vil så poppe et vindue op til følgeseddelnummer. Efterfølgende kan man samle de følgesedler og bestillinger, der skal på samme faktura
Når man er færdig og taster (B)ogfør og afslut, vil der nu være et B på det forreste billede, således kan man se, om der er en behandling i gang samt hvilken terminalnummer, der arbejder på bestillingen. Selve bestillingen er låst, når man arbejder med den, indtil den er bogført. Det er kombinationen af terminalnummeret, følgeseddelnummer og bestillingsnummeret der låser, man kan derfor altid komme ind på bestillingen, hvis man bruger det rigtige terminalnummer. Man kan f.eks. låse bestillingen indtil alle delleveringer er kommet hjem.
Bogføring af købsfaktura Her kan/skal der angives initialer på hvem der bogfører fakturanr. fakturadato = bogføringsdato ( der testes op imod stamoplysning 01.02 tilgang til lager). Bilagsnummer Købsrapportnr. Der åbnes et tekstbillede, hvor informationer til leverandørkonto og købskont0 vedligeholdes. Fra kreditorkortet hentes betalingsbetingelserne og der foreslås både kort og lang betalingsfriste og rabat pct. Er der oprettet fikid på kreditoren foreslås denne. Ellers kan der indtastet en fikid. Dette bruges til åbenpost udbetalingsforslaget.
Når leverandør linien er færdigbehandlet vises bogføringsforslaget. Der kan efterfølgende redigeres som ved normal bogføring. (Æ)ndre ved at angive et Æ + linienr som ved bogføring. (O)pret linier (V)is (simuleret bogføring med kontonumre) (S)let enkelt linie (F)slet alle anbefales, idet der er stor fejlmulighed, hvis der kun slettes en del af posteringen. (Ø)reafrunding Der kan bogføres en øreafrunding. Ved koden foreslås alle oplysninger og kun beløb skal angives. Der kan som i en almindelig kasserapport bruges følgende i slutningen af linien: (M) Der kan knyttes maskinnummer på linierne (T) Tekster, betalingsbetingeler og fikid kan redigeres (V)aluta Ved dannelse af bogføring påsættes konti fra varegrupper og stamoplysninger. Kan der ikke findes et kontonummer anvendes fejlkontoen. Så popper vinduet op: Hvis der er poster til fejlkontoen skal bogføringen accepteres.
Samlefaktura Man kan samle fakturaer i en faktura. Dette kan være arbejdsbesparende ved leverandører som MI, GRENE o.lign. Fakturaerne udvælges ved at taste F(aktura) og man kommer derved over i billede: Her tastes det fakturanummer ind man vil tildele de forskellige følgesedler.(gerne leverandørens fakturanummer)
Her kan vælges om man vil søge på B(estilling) eller F(ølgeseddel). Dette er et skærmbillede, hvor man udvælger bestillinger/følgesedler - når de er udvalgt skal der A(fsluttes) for at komme tilbage for at behandle de enkelte bestillinger. Har man en ny faktura der, skal udvælges, kan man taste D(an) og der popper et lille vindue op, hvor der skal tastes det nye fakturanummer ind, derved sparer man alle indtastningerner ang. leverandøren.