Notat vedr. ny organisering af rengøringsområdet og Teknisk Service i Faaborg-Midtfyn Kommune Udarbejdet af: Projektgruppen Dato: 24-2-2009 Sagsid.: Version nr.: 1.0
1.0 Forord Politikerne besluttede i forbindelse med vedtagelse af budget 2008, at alle rengørings- og tekniske serviceopgaver (pedelopgaver) i Faaborg-Midtfyn Kommune skal samles i en organisation. Målet med at samle opgaverne er at opnå et ensartet serviceniveau, en bedre udnyttelse af ressourcerne og en større fleksibilitet i forhold til ferie og sygdom. Den fremtidige organisering kobles op på en distriktsopdeling, hvor den enkelte medarbejder så vidt muligt tilknyttes et geografisk afgrænset område i kommunen og - afhængig af det konkrete stillingsindhold - en primær arbejdsplads. Alt i alt skal der opnås en optimering af de ansattes stillingsindhold og arbejdsmiljø samt et ensartet serviceniveau. I budgetforliget lægger man op til at kunne spare 2 mio. kr. som følge heraf. De 2 mio. kr. er indarbejdet i budgettet for 2009 samt overslagsårene som en rammebesparelse under Fællessekretariatet. Til at varetage opgaven blev der nedsat en projektledelse med en projektleder fra Fællessekretariat, en medarbejder fra Evaluering, Plan og Organisation samt en medarbejder fra Økonomistaben. Herudover blev der nedsat en projektgruppe på rengøringsområdet og en projektgruppe på Teknisk Service med medarbejderrepræsentanter, lederrepræsentanter, konsulenter fra 3F og FOA samt konsulenter fra Dansk Service Rådgivning (DSR) DSR er et uafhængigt landsdækkende konsulentfirma, som rådgiver private og offentlige virksomheder 1 indenfor service. DSR blev udvalgt blandt 3 tilbudsgivere til at analysere de to områder med henblik på effektivisering/ harmonisering samt komme med et bud på en fremtidig optimal organisering. DSR har nu afsluttet analysearbejdet, og har udarbejdet et oplæg til en fremtidig organisering af området. Dette notat tager udgangspunkt i DSR s analyser og oplæg vedr. den fremtidige organisering. 2. Konklusion på analyserne af rengøringsområdet og Teknisk Service Analysen af rengøringsområdet 2 har vist, at der er mulighed for en effektiviseringsgevinst i omegnen af 2,5 mio. kr. årligt, ved at harmonisere rengøringen i hele Faaborg-Midtfyn Kommune til det gennemsnitlige nuværende niveau. Skal der hentes yderligere besparelser på rengøringsområdet ud over de ca. 2,5 mio. kr. kan rengøringsniveauet eller serviceniveauet reduceres og/eller rengøringsområdet kan udliciteres helt eller delvist. 1 DSR s referencelisten tæller blandt andet mere end 100 kommuner. 2 Det fremgår af bilag 1, hvilke enheder der indgår i rengøringsanalysen. 21 enheder har - efter aftale - ikke deltaget i analysen. Disse enheder er enten selvejende institutioner, eller enheder hvor et plejepersonale gør rent eller som rengøres af en husassistent. Side 2
Analysen af Teknisk Service 3 har vist, at der ikke med den nuværende organisering, er de store muligheder for at opnå en harmoniseringsgevinst. Analysen viser, at der ved en harmonisering er mulighed for en reduktion i timetallet på Teknisk Service på ca. 3.348 timer, som det dog ikke er muligt at realisere som en besparelse. Begrundelsen er en høj andel af ansatte i fleksjob, løntilskud og arbejdsprøvning, hvor kommunen får dækket en del af lønudgifterne. Ud af 66 tekniske servicemedhjælpere er 41 ansat i fleksjob eller løntilskud, hvilket svarer til 62 pct. 3. Kort præsentation, konklusion og indstilling vedr. de 4 modeller for organisering af området for rengøring og Teknisk Service Projektledelsen har på baggrund af oplægget fra DSR, samt på baggrund af drøftelser i direktionen og i projektgrupperne, valgt at tage udgangspunkt i følgende 4 modeller: Model 1: Decentral organisering Model 2: Decentral organisation med udlicitering af rengøringsområdet Model 3: Centralt styret kommunalt rengøringsselskab Model 4: Centralt styret kommunal serviceorganisation De 4 modeller samt fordele og ulemper er beskrevet nærmere i afsnit 4. Økonomien i forbindelse med de 4 modeller er præciseret nærmere i bilag 3. Det kan samlet set konkluderes at: Ingen af modellerne opfylder kravet om en besparelse i 2009 på 2 mio. kr. Besparelsen i 2009 vanskeliggøres af, at effektiviseringsgevinsten på rengøringsområdet på de anslåede 2,5 mio. kr. ikke kan realiseres fuldt ud i 2009. Model 1 og 2 opfylder kravet om en besparelse på 2 mio. kr. i overslagsårene. I model 1 forventes en årlig besparelse fra 2010 på ca. 2,2 mio. kr. I model 2 forventes en årlig besparelse fra 2010 på 3,1 til 4 mio. kr. I model 3 og 4 - der som de eneste opfylder forudsætningen om et kommunalt selskab - er det ikke muligt at opfylde kravet om en besparelse på 2 mio. kr. årligt. En forklaring er, udgifterne til ledelse ikke modsvares af tilsvarende besparelser hos de decentrale enheder. På baggrund heraf indstiller direktionen, at der fortsættes med en decentral løsning. Direktionen indstiller ligeledes, at man politisk tager stilling til, om man fremover ønsker en løsning som i dag, hvor hovedparten af rengøringen er i kommunalt regi, eller om man ønsker hele rengøringsområdet udliciteret. 3 Det fremgår af bilag 2 hvilke enheder der indgår i analysen af Teknisk Service. Side 3
3. Generelle forudsætninger vedr. økonomien i de 4 modeller for organisering af området for rengøring og Teknisk Service Udeladelse af ældre- og handicapområdet på rengøringsområdet På ældre- og handicapområdet (bofællesskaber m.m.) er mange rengøringsassistenter - i større og mindre grad - involveret i opgaver der vedrører beboerne. I analysen indgår oplysninger fra hver enkelt enhed om, hvor mange timer der anvendes til rengøring. DSR har erfaring for, at det kan være vanskeligt at adskille rengøringstimerne fra de timer der anvendes til opgaver vedr. beboerne, hvilket tilbagemeldingerne fra ældre- og handicapområdet bærer præg af. På baggrund heraf, har projektledelsen på nuværende tidspunkt valgt, at udelade institutioner fra ældre- og handicapområdet i beregningen af økonomien i de 4 organisationsmodeller. Rengøringsniveau Rengøring af henholdsvis daginstitutioner, skoler/sfo er eller administrationsbygninger m.m. (eksempelvis rådhuse og biblioteker) harmoniseres til hvert sit niveau. Dog rengøres lokaler som eksempelvis toiletter, omklædning, bad og køkkener hver dag alle steder. I forbindelse med harmoniseringen af rengøringsniveauet er der taget udgangspunkt i det rengøringsniveau, som hovedparten af enhederne indenfor de 3 kategorier har i dag. På daginstitutionsområdet forudsættes det eksempelvis, at gulvet vaskes grundigt 3 x om ugen i lokaler som eksempelvis gang, garderobe, grupperum, fællesrum, legerum, spiserum. DSR anbefaler et niveau på daginstitutionsområdet svarende til, at de nævnte lokaler vaskes 5 x om ugen. I skoler/sfo vil gulvet med det harmoniserede niveau blive vaskes grundigt 3 x om ugen i lokaler som eksempelvis SFO-lokaler, børnehaveklasse og hjemkundskab. Det harmoniserede niveau svarer til det niveau som DSR anbefaler. Synlig rengøring: I dag foregår en del rengøring i et tidsrum som bevirker, at der skal udbetales forskudttidstillæg (dvs. før kl. 06 og efter kl. 17.00). Heraf står rengøringen på Faaborg administrations bygning for ca. 1/3 af disse udgifter. Rengøres der indenfor normal arbejdstid, medfører det en reduktion af forskudttidstillægget. 3F som repræsenterer rengøringspersonalet, er positivt indstillet overfor synlig rengøring, idet de mener, at det skaber et bedre arbejdsklima. DSR anbefaler ligeledes synlig rengøring og bemærker, at synlig rengøring praktiseres på alle områder i en række kommuner, som DSR har kendskab til. Der er derfor Side 4
indregnet en besparelse vedr. synlig rengøring. I dag udbetales der ca. 350.000 kr. i forskudttidstillæg. Synlig rengøring kan dog kun praktiseres til en vis grad, hvorfor det skønnes at der kan spares omkring 100.000 kr. ved synlig rengøring. Beregnede besparelser på rengøringsområdet Den anslåede besparelse ved en effektivisering/harmonisering af rengøringsområdet er et velfunderet bedste skøn, idet skønnet er baseret på en egentlig opmåling af de arealer der skal gøres rent, set i forhold til det nuværende timeforbrug og det fremtidige harmoniserede niveau. Beregningen af besparelsen er baseret på hvad en leveret rengøringstime koster. Udgangspunktet er et eksempel på en timeberegning fra DSR, hvor der er angivet en timepris på 156 kr. pr. leveret rengøringstime. Til forskel er den anslåede besparelse vedr. udlicitering af rengøringsområdet i model 2 mere usikker, og er kun et skøn fra DSR. Det skal dog bemærkes at DSR også foretager udbud for blandt andet kommuner, og derfor har en fornemmelse af niveauet på markedet. Enheder med eksterne leverandører Det forudsættes, at de enheder der i dag har en ekstern leverandør fortsætter hermed på samme vilkår som i dag. Det vil sige at rengøringsniveauet på enheder med eksterne leverandører ikke harmoniseres 4. På længere sigt kan al ekstern rengøring udbydes samlet med udgangspunkt i det nye harmoniserede rengøringsniveau. Det skal bemærkes, at økonomien i forbindelse hermed ikke er beregnet. Vask af mopper og klude På de enheder hvor der også er ansat teknisk servicepersonale forudsættes det, at al vask af mopper og klude varetages af disse, hvilket også finder sted mange steder i dag. Betalte pauser for rengøringspersonalet Det forudsættes, at der ikke er betalte pauser for rengøringspersonalet. Der findes ingen aftaler herom i overenskomsten eller lokalt og det gøres i dag forskelligt fra enhed til enhed. 4 Det fremgår af bilag 1, hvilke enheder der p.t. har en ekstern leverandør. Side 5
Hovedrengøring DSR har den holdning, at den daglige rengøring skal være på et niveau, som ikke nødvendiggør hovedrengøring. Der er derfor ikke afsat ressourcer til hovedrengøring. På nuværende tidspunkt er der kun hovedrengøring på visse enheder. Rengøringsdage pr. år På daginstitutionsområdet og for SFO er er der forudsat rengøring 252 dage om året. På skolerne er der forudsat rengøring 200 dage om året. Vikardækning Det forudsættes, at der ligesom det er tilfældet p.t. ikke afsættes midler til vikarer på rengøringsbudgetterne. Serviceopgaver I analysen af hvilke opgaver rengøringsassistenterne udfører, fremgår det, at der visse steder anvendes end del tid som følge af manglende oprydning fra brugerne. Eksempelvis opstoling, oprydning og grovfejning m.m. Det forudsættes fremover, at brugerne selv varetager disse opgaver. Beregnet besparelse på Teknisk Service Den anslåede besparelser ved en harmonisering/ effektivisering af Teknisk Service (model 4) skal tages med et vist forbehold. Ifølge DSR er der helt givet et besparelsespotentiale. Men størrelsen på besparelserne er kun et bedste slag på tasken fra DSR. Ansættelse af konsulent/planlægger på rengøringsområdet DSR anbefaler, at der ansættes en rengøringskonsulent/planlægger til ca. 400.000 kr. årligt, til at varetage opgaven med at udarbejde arbejdsplaner for alle enheder samt sikre, at rengøringsområdet også fremadrettet optimeres 5 - uanset hvilken organisationsmodel der vælges. DSR bemærker, at analysen af rengøringsområdet viser, at der er store forskelle på de enkelte enheder med hensyn til hvilke krav der stilles til rengøringspersonalet, hvilket peger i retning af behovet for en konsulent/ planlægger. I alle 4 modeller er der derfor budgetteret med en sådan. Medarbejderrepræsentanter fra rengøringsområdet samt konsulenter fra fagforeningen bakker op om behovet for en sådan ansættelse, hvorimod de tekniske serviceledere (ledelsesrepræsentanter) i projektgruppen 5 Eksempelvis kvalitetsfastholdelse (kvalitetskontrol og justeringer), sikre anvendelse af optimale metoder, midler og udstyr, udarbejde og ajourføre arbejdsplaner samt ressourceperson for alle enheder vedr. rengøringstekniske spørgsmål. Side 6
for rengøringsområdet ikke ser noget behov. I modellen hvor rengøringen udliciteres forudsættes det, at konsulenten/planlæggeren varetager al kontakt til, samt indgår kontrakter med de eksterne leverandører. Hvis ikke der ansættes en konsulent/planlægger, skal der påregnes en engangsudgift til udarbejdelse af arbejdsplaner i model 1 på ca. 200.000 kr. I model 3 og 4 forudsættes det, at opgaven varetages af rengøringslederen. Forudsætninger vedr. team-organisering for Teknisk Service I model 1-3 forudsættes det, at der på det tekniske serviceområde indledes uformelle geografisk opdelte samarbejder mellem de ansatte Tekniske serviceledere og medarbejdere. Samarbejdsnetværk på tværs af de enkelte enheder skal oprettes med det formål at udnytte ressourcerne optimalt. Det skal bemærkes, at der blandt de tekniske serviceledere i projektgrupperne, er meget stor interesse for at indgå i sådanne netværk. Faktisk er flere på eget initiativ i gang at etablere noget tilsvarende. Forudsætninger vedr. team organisering i model 3 og 4 Det forudsættes i model 3 (kun rengøringsområdet) og 4 (rengøringsområdet og Teknisk Service) - at arbejdet organiseres i Teams. Efter DSR s opfattelse vil Faaborg-Midtfyn Kommune få den bedste og mest effektive organisation ved en oprettelse af teams. I en central organisation giver team-organiseringen samtidig medarbejderne den størst mulige nærhed og tilknytning til den enkelte enhed. DSR foreslår, at der oprettes 4-6 teams. Eksempelvis: Team 1 - Faaborg-området Team 2 - Broby-området Team 3 - Årslev-området Team 4 - Ryslinge-området Team 5 - Ringe-området Team 6 - Kværndrup-området Der skal påregnes udgifter til kørsel for rengøringspersonalet (model 3 og 4) samt det tekniske personale (model 4). Udgifterne til kørsel i model 3 og 4 er ikke indregnet, idet de i høj grad vil afhænge af den endelige planlægning og organisering af arbejdet. Side 7
4. Præsentation af de 4 organisationsmodeller Model 1: Decentral organisering En decentral organisering svarer til den nuværende organisering. Det vil sige, at institutionslederen er ansvarlig for både den tekniske service og rengøringen. Den enkelte institutionsleder er den tekniske serviceleders nærmeste foresatte, og den tekniske serviceleder er tilsynsførende/leder for rengøringspersonalet. Overblik vedr. økonomi (se også bilag 3): Hele 1.000 kr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Anslået besparelse -193-2.222-2.222-2.222-2.222-2.222-2.222 Fordelen ved model 1 er, at det fra 2010 er muligt at nå sparekravet på de 2 mio. kr. årligt. En fordel ved model 1 er også, at medarbejderne bibeholder nærhed og tilhørsforhold til den enhed de er tilknyttet. Ifølge medarbejderrepræsentanterne i de to arbejdsgrupper, er det noget der vægtes rigtig højt blandt medarbejderne. Endelig skal det fremhæves, at den enkelte institution opnår en høj grad af indflydelse på og fleksibilitet i forhold til udførelsen af arbejdet. Ulempen ved model 1 er, at det i 2009 kun er muligt at opnå en besparelse på lige knap 200.000 set i forhold til de 2 mio. kr. der er indarbejdet budgettet. Begrundelsen er, at effektiviseringsgevinsten på rengøringsområdet på de anslåede 2,5 mio. kr. ikke kan realiseres fuldt ud i 2009. En ulempe er også, at der på institutionerne anvendes tid og ressourcer til administration og daglig ledelse, indkøb, rekruttering m.m. vedr. rengøringsområdet. Endvidere er der ikke umiddelbart nogen mulighed for at koordinere fælles rengøringsmæssige tiltag for alle enheder. Model 2: Decentral organisering med udlicitering af hele rengøringsområdet I en decentral organisering med udlicitering af hele rengøringsområdet, er den enkelte institutionsleder stadig ansvarlig for den tekniske service og rengøringen. Institutionslederen er den tekniske serviceleders nærmeste foresatte og den tekniske serviceleder har kontaktet til rengøringskonsulenten/planlæggeren vedr. den eksterne rengøring. Ifølge DSR findes der både velfungerende og knapt så velfungerende eksempler på udlicitering af rengøringen i andre kommuner. Side 8
Overblik vedr. økonomi (se også bilag 3): Hele 1.000 kr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Anslået besparelse -156-3.143-4.064-4.064-3.764-4.064-4.064 En fordel ved model 2 er, at modellen giver langt den største samlede besparelse i perioden fra 2009-2015. Fra 2010 forventes en årlig besparelse i omegnen af 3,1 til 4 mio. kr. Samlet set er besparelsen i perioden fra 2009-2015 således større end de 2 mio. kr. årligt, der er indarbejdet i budgettet for 2009 samt overslagsårene. Det er også en fordel i model 2, at der ikke på de enkelte enheder skal anvendes tid og ressourcer til administration og daglig ledelse, indkøb, rekruttering, uddannelser m.m. i forbindelse med rengøringen. Det skal dog bemærkes, at disse ressourcer kun vanskeligt kan frigøres økonomisk. Endelig vil der for HR-staben blive frigivet ressourcer vedr. lønkørsel, ansættelser m.m. Disse er ikke indregnet i modellen. En ulempe ved model 2 er, at det i 2009 ikke er muligt at opnå besparelsen på de 2 mio. kr. der er indarbejdet budgettet. En forklaring er, at effektiviseringsgevinsten på rengøringsområdet på de anslåede 2,5 mio. kr. ikke kan realiseres fuldt ud i 2009. En anden forklaring er, at besparelsen ved en udlicitering udhules de første to år som følge af virksomhedsoverdragelsesloven. En ulempe er også, at man grundet forskellen i overenskomstens retningslinier i forhold til arbejdstakt, får færre rengøringstimer leveret i forhold til en løsning med eget personale. Endvidere kan den enkelte enhed også miste muligheden for fleksibilitet og indflydelse i forhold til udførelsen af rengøringsarbejdet. Endelig kan det være bekosteligt, at hjemtage rengøringsfunktionen igen på et senere tidspunkt, hvis det skulle blive aktuelt. Model 3: Centralt styret kommunalt rengøringsselskab En central placeret rengøringschef styrer og har ansvaret for alt kommunal rengøring i Faaborg-Midtfyn Kommune, med det nødvendige antal mellemledere. Alle rengøringsmedarbejdere refererer til denne organisation. Institutionsledernes daglige kontakt er med organisationens rengøringsleder eller rengøringschef. Rengøringsarbejdet ledes af rengøringslederen som forestår arbejdsledelse, ansættelser og afskedigelser, instruktion, information, inspektion, indkøb af midler, ferieplanlægning, afløsning, overholdelse af normering m.m. i forbindelse Side 9
med rengøringen. Det forudsættes som nævnt i afsnit 3 under forudsætningerne, at rengøringsarbejdet i model 3 organiseres i teams. I model 3 er den enkelte institutionsleder alene ansvarlig for den tekniske service. Institutionslederen er den tekniske serviceleders nærmeste foresatte. Samtidig frigøres den tekniske serviceleder fra alle opgaver vedr. tilsyn og ledelse af rengøringspersonalet. Overblik vedr. økonomi (se også bilag 3): Hele 1.000 kr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Anslået besparelse 270-1.297-1.297-1.297-1.297-1.297-1.297 Som det fremgår af tabellen herover, opfylder model 3 ikke det årlige sparekrav på 2 mio. kr. En forklaring er, at de forholdsvis store lønudgifter til ledelse, ikke modsvares af en tilsvarende besparelse hos de decentrale enheder. Model 4: Central styret kommunal serviceorganisation En central placeret servicechef styrer og har ansvaret for alt kommunal rengøring og teknisk service i Faaborg-Midtfyn Kommune, med det nødvendige antal mellemledere. Alle rengøringsmedarbejdere og tekniske servicemedarbejdere refererer til denne organisation. Institutionsledernes daglige kontakt er med organisationens serviceleder eller servicechef. Det forudsættes som nævnt i afsnit 3 vedr. forudsætningerne, at både rengøringsarbejdet og det tekniske arbejdet opdeles i 4-6 geografiske teams som ledes direkte af servicechefen. Rengøringsarbejdet ledes af de 2 rengøringsledere som forestår arbejdsledelse, ansættelser og afskedigelser, instruktion, information, inspektion, indkøb af midler, ferieplanlægning, afløsning, overholdelse af normering m.m. i forbindelse med rengøringen. Herved frigøres de tekniske serviceledere for nogle af de arbejdstimer de pt. anvender hertil. På det tekniske område anslår DSR, at stordriftsfordelene vil betyde, at en samlet besparelse pr. år på 0,5-1,5% er ikke urealistisk. Besparelsen er indarbejdet i modellen. Side 10
Overblik vedr. økonomi (se også bilag 3): Hele 1.000 kr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Anslået besparelse 447-1.258-1.454-1.593-1.663-1.733-1.803 Som det fremgår af tabellen herover, opfylder model 4 ikke det årlige sparekrav på 2 mio. kr. En forklaring er, at de forholdsvis store lønudgifter til ledelse, ikke modsvares af en tilsvarende besparelse hos de decentrale enheder. Side 11