Universitetsledelsen Høringssvar vedr. Forslag til beslutninger som opfølgning på problemanalysen. Vi værdsætter målsætningen i forslaget om at fremme faglighed og høj kvalitet, idet der samtidigt tages hensyn til diversitet og behov for fleksibilitet. Vi bakker derfor de fleste af de konkrete forslag til ændringer op. For at sikre at ændringerne ikke medfører utilsigtede nye problemer, vil vi i DCE komme med nogle kommentarer til forslagene, især med det formål at sikre styrken i den forskningsbaserede myndighedsbetjening. Vores hovedpointer, der vil blive uddybet nedenfor, er: DCE - Nationalt Center for Miljø og Energi Side 1/5 Den nuværende samarbejdsstruktur giver ringe mulighed for medarbejderinddragelse på fakultets- og universitetsniveau for medarbejdere i de nationale centre De foreslåede ændringer i brandingstrategien kan få en række negative følger for omdømme og indtjening Der er behov for mere nærhed i administrationen, herunder især bedre adgang til data og bedre brugerinddragelse Der er behov for en større organisatorisk forankring af de nationale centre, herunder især bedre koordinering og fælles styring og administration på tværs af de enheder, der er bundet sammen af de store myndighedskontrakter. Ad Medarbejderinddragelse Vi i DCE kan kun støtte forslaget om i højere grad at inddrage medarbejderne i beslutningsprocesserne. Men det fremgår, at det især skal ske med brug af de nuværende samarbejdsorganer. Det er desværre ikke en tilstrækkelig løsning for os, da medarbejdere i de nationale centre ikke er repræsenteret i de eksisterende samarbejdsorganer. Enhederne er så små, at de ikke har et lokalt SU, og der er ingen repræsentation i fakultetets SU. Repræsentanterne for B-siden i FSU er alle valgt blandt medarbejdere fra institutter med et LSU. Vi ønsker derfor, at medarbejderne i de nationale centre skal have en repræsentant på FSU-niveau. Selvom center-medarbejderne tilhører forskellige faglige grupper, DCE - Nationalt Center for Miljø og Energi Aarhus Universitet Frederiksborgvej 399 Postboks 358 4000 Roskilde Tlf.: 8715 5000 Fax: 87152068 E-mail: dce@au.dk dce.au.dk
kan de være repræsenteret af en fælles repræsentant, da centrene har forholdsvis få medarbejdere. Side 2/5 De samme forhold gælder i øvrigt repræsentation i forhold til arbejdsmiljøorganisationen. Dette kan evt. organiseres ud fra geografiske lokaliteter, hvor man kan forestille sig en samlet arbejdsmiljøorganisation for lokaliteter i fx Roskilde, Silkeborg og Kalø (på tværs af institutter, centre, administration) fremfor organisatoriske enheder. Ad Kommunikation Selv om vi forstår og anerkender behovet for at gøre op med den gamle brandingstrategi, kan de foreslåede ændringer i branding få en række utilsigtede negative følger for de nationale centres faglige og brandmæssige styrke og dermed både for deres indtjeningsmuligheder og deres eksistensberettigelse. Den nuværende brandingstrategi (og dermed DCE s egen kommunikationsstrategi) er baseret på det oprindelige formål med de nationale centre: at de nationale centre er universitetets centrale ind- og udgang for forskningsbaseret myndighedsbetjening på hvert deres område. Det betyder bl.a., at det er væsentligt, at rådgivning af myndigheder og den forskning, rådgivningen er baseret på, har en entydig afsender, som der er respekt om både hos myndigheder og i offentligheden. Skal rådgivningen bruges som afsæt i større samfundsmæssige prioriteringer og investeringer, er det vigtigt for vores kontraktpartnere i ministerierne, at den hviler på et solidt brand, der ikke er genstand for disputser. Det er derfor vigtigt, at DCE ses som AU s fremmeste garant for faglighed og soliditet i den tværgående og helhedsorienterede miljøforskning, og at vores rådgivning har vægtet forskellige faglige tilgange og hensyn, der måtte være, og givet den bedste base for beslutningstagning. Det betyder, at det har en højere værdi for Miljøministeriet, når DCE er afsender på produkter og nyheder, da det dermed viser, at viden er baseret på hele AU s faglighed, og det signalerer et helhedsorienteret og konsolideret grundlag. Det gælder uanset, at der naturligvis ikke kan sås tvivl om fagligheden af forskning på AU. Det er således ikke i modstrid med et stærkt AU-brand, at der er behov for et stærkt DCE-brand, men et udtryk for, at myndighederne har brug for et brand, der signalerer den merværdi, som netop DCE er garant for. DCE har bl.a. derfor i de seneste tre år investeret og investerer fortsat betydelige ressourcer i dels fremme af DCE-navnet som den centrale ind- og udgang for myndighedsrådgivning, dels gennem dialogpåvirkning anspore de enkelte institutmedarbejdere til at anvende DCE som afsender i f.eks. interviews og ved konferenceoplæg med DCE-relevans. En grundlæggende revision af brandingstrategien, hvor tvangsfri profilering for enheder på alle niveauer indgår i en ny strategi, kan derfor få særdeles uhensigtsmæssige konsekvenser for DCE s eksterne profilering over for centrale interessenter (især myndigheder) og over for medier og dermed befolkningen. Tvangsfri profilering kan udradere indsatsen for at brande DCE og i værste fald så tvivl om validiteten af den
konsoliderede viden og rådgivning fra DCE/AU og dermed underminere det fremtidige forretningsområde for myndighedsopgaverne, der i forvejen er under pres. Side 3/5 Vi skal derfor indtrængende fraråde, at der åbnes for tvangsfri profilering af institutter og enheder på de områder, hvor der er et myndighedsberedskab og et skæbnefællesskab mellem institutter og nationale centre for at sikre et godt brand og dermed indtjeningspotentiale. Man kan fx forestille sig, at en ny brandingstrategi kommer til at indeholde et sæt særlige retningslinjer for de institutter/forskningsområder, der er finansieret via rammeaftaler eller andre kontrakter med myndigheder. Et tilsvarende hensyn gør sig gældende angående forslaget om en grundlæggende revision af universitetets hjemmeside. Her er det vigtigt, at det sker uden negative følgevirkninger for det gensidigt sammenhængende hjemmesidekompleks som DCE sammen med de myndighedsbetjenende institutter Bioscience og Miljøvidenskab har etableret (dce.au.dk, bioscience.au.dk, envs.au.dk). Især eventuelle overordnede ændringer i navigation og menu-indhold kan ved overdreven tvangsbundethed påvirke disse hjemmesider negativt. Ad Administrativ understøttelse De overordnede principper er udmærkede, men omsat i praksis må de ikke resultere i et lavere standardniveau for service og dermed et højere udgiftsniveau for institutter og centre for at få den nødvendige service. Det skal bemærkes, at AU/DCE s rammeaftale med Miljøministeriet fastlægger konkrete og snævre forpligtelser for myndighedsopgaverne, der skal løses, og disse forpligtelser tillader ikke, at der frit kan prioriteres i økonomien til områder, der ikke udfører denne myndighedsbetjening: Det er vigtigt for vores arbejde, at nogle af opgaverne, der har ligget centralt i back office igen decentraliseres, så meget projektnære opgaver kommer tættere på f.eks. de projektøkonomer, der sidder med det økonomiske overblik og er afhængige af velfungerende systemer, herunder især oprettelse af projekter og fakturering. Husk ved fysisk placering ikke at centralisere for centraliseringens skyld. Der skal være plads til konkrete overvejelser om det hensigtsmæssige i nærhed for opgavevaretagelsen. Projektledere/sektionsledere skal have direkte adgang til flere rapporteringsværktøjer, der sikrer uhindret og let adgang til de økonomiske nøgleoplysninger og budgetter samt tids- og driftsforbrug pr. projekt, pr. sektion osv., så der sikres en reel mulighed for at følge drift og forbrug og få det reelle økonomioverblik, og som løbende tillader, at der kan følges op på økonomien i en afdeling, et center, en sektion, et projekt. Afskaf rollestyringen i rapporteringsværktøjer. Det er en stor belastning, at uddata fra økonomisystemet kun kan trækkes af individer med særlige rettigheder og ikke af alle uafhængigt af placering i organisationen. Den daglige brug af økonomidata er helt nødvendig for enheder og samarbejde mellem enheder i forbindelse med styring af både rammeaftaler og projekter med ekstern finansiering. For
inddata er det oplagt, at det er rettighedsstyret, dvs. hvem der har skriverettigheder. Det er vigtigt, at Fællesadministrationen sørger for god brugerinddragelse, inden den udvikler og implementerer systemer og værktøjer. Især skal der tages hensyn til konkrete, lokale behov for administrativ understøttelse og direkte adgang til økonomisk indsigt i enheder med myndighedsbetjening og stor grad af ekstern indtjening. Denne indsigt i de meget forskelligartede opgavetyper og rammebetingelser skal fællesadministrationen opbygge som kompetencemæssig forudsætning for sin opgavevaretagelse. Fx bør de nationale centre (og tilknyttede institutter) med stor grad af ekstern indtjening og behov for projektopfølgning og styring inddrages i udvikling af en ny økonomimodel. Side 4/5 Generelle bemærkninger vedr. de nationale centre. DCE foreslår, at Universitetsledelsen bruger reformprocessen som en anledning til at sikre en større forankring i organisationen af de nationale centre og den forskningsbaserede myndighedsbetjening. Der mangler i dag forståelse for, at det kræver koordinering og fælles styring og administration på tværs af de enheder, der er bundet sammen af de store myndighedskontrakter. Der mangler i særlig grad fokus i administrationen på, at nogle enheder på denne måde er tættere forbundne end andre og dermed ikke kan behandles præcist som andre (mere autonome) enheder. Det medfører bl.a. en indarbejdet forståelse og accept af, at fx økonomisk styring, udvikling af strategi og planer for rekruttering ikke kan foregå isoleret i fx DCE, Bioscience og Miljøvidenskab. Man bliver nødt til (især på ST) at behandle MIMkomplekset som et større, sammenhængende fællesskab, hvor man ikke kan styre økonomi, strategi eller rekruttering i én enhed uden, at det påvirker handlingsrummet i en anden. Det medfører også, at enheder, der har denne sammenhæng, i højere grad skal have en særlig form for administrativ understøttelse (fra både fællesadministration og administrativt center), der sikrer, at Universitetet kan levere den nødvendige koordinering, styring og administration af det samlede opgavekompleks på sektorområdet. Det understreger bl.a. behovet for at gøre op med rollestyret adgang til økonomidata, da alle i denne større sammenhængende organisation skal kunne udarbejde og følge op på de samlede faglige og økonomiske strategier på tværs af centre og institutter. Det er tilmed fastlagt som en forpligtelse i rammeaftalerne. På samme måde er der behov for en større integration i ledelsen af disse enheder, der er gensidigt afhængige. Det er en forudsætning for, at enhederne kan trækkes i samme retning og med størst mulige synergieffekter. De centrale retningslinjer, fx for udarbejdelse og opfølgning på strategier, må derfor have indarbejdet et hensyn til denne sammenhæng og ikke styre hver enhed som en uafhængig størrelse. Det gælder fx ved udarbejdelse af faglige strategier i hhv. DCE, BIOS og ENVS og ved udarbejdelse af rekrutteringsplaner mv. Selvom dette skal foregå under de samme krav som for andre institutter/centre og med direkte reference til dekanen, bør systemet på forhånd un-
derstøtte, at der sker den nødvendige koordinering og skabes en fælles forståelse af handlemulighederne. Side 5/5 Vi kvitterer for den anerkendelse af universitets diversitet og mangfoldighed, som beslutningsforslaget lægger op til. Men anerkendelsen af diversiteten og mangfoldigheden bliver først reel, når der også i praksis sondres (og dermed forskelsbehandles) mellem institutter ift. deres strategiske, faglige og økonomiske forudsætninger. Det kan ske uden at gå på kompromis med, at det høje forskningsfaglige niveau fortsat bør være fællesnævner for hele AU. Med venlig hilsen Ledelse og medarbejdere ved DCE Nationalt Center for Miljø og Energi