Lyngby almennyttige Boligselskab VIRUMGÅRD Til beboerne 2. april 2014 Hermed fremsendes referat for Ordinært afdelingsmøde i selskabslokalet, Dahliahaven 134 Tirsdag den 18. marts 2014 kl. 19.00 Til stede var: 23 hustande inklusive medlemmer fra afdelingsbestyrelsen. Fra DAB deltog Hans Henrik Barfoed og Lene Suntum. 1) Valg af dirigent, referent og stemmeudvalg. Formanden for afdelingsbestyrelsen Janni Rosendahl bød beboerne velkommen og foreslog herefter Hans Henrik Barfoed fra DAB som dirigent. Hans Henrik Barfoed blev valgt som dirigent, og han foreslog derefter Lene Suntum som referent, og hun blev valgt som referent. Hans Henrik Barfoed konstaterede herefter, at mødet var lovligt indvarslet, og dagsorden m.v. var i overensstemmelse med selskabets vedtægter og dermed var mødet også beslutningsdygtigt. Efterfølgende blev der nedsat et stemmeudvalg bestående af Annette Strand og Kirsti Preisz. 2) Fremlæggelse af beretning for perioden siden sidste afdelingsmøde. Formanden for afdelingsbestyrelsen Janni Rosendahl knyttede følgende kommentarer til den beretning, der var sendt ud sammen med dagsordenen: Afdelingsbestyrelsen har arbejdet ihærdigt for, at huslejestigningen i det fremsendte budget bliver så lav som overhovedet muligt. Afdelingsbestyrelsen intention er at holde m² lejen pr. år under kr. 1.000. Afdelingsbestyrelsen har afholdt to samarbejdsmøder med de ansatte på ejendomskontoret i 2013/2014, og det er planen fortsat at afholde samarbejdsmøder med de ansatte. Med hensyn til karnapudskiftningen, så har entreprenørvirksomheden Hald og Halberg vundet licitationsopgaven vedrørende karnapudskiftning. De berørte beboere vil, inden en udskiftning igangsættes, blive indkaldt til informationsmøde. Desværre har der været tilfælde af hærværk samt tyveri i biler, som stod parkeret på området ved Astilbehaven og Dahliahaven. Janni Rosendahl opfordrede i den Administration: DAB Telefonekspedition: Kontorets åbningstid: Toftebæksvej 21, st. 9 Telefax: 45 87 30 62 mandag 10-15 mandag onsdag 10-15 2800 Kgs. Lyngby Postgiro: 2 06 22 40 tirsdag - onsdag 10-14 torsdag 10-18 Telefon: 45 87 27 60 SE. Nr: 55775214 torsdag 13-18 Internet: www.dabbolig.dk e-mail: dab@dabbolig.dk
Side 2 forbindelse beboerne til at kontakte afdelingsbestyrelsen, hvis man ser en mistænkelig adfærd på parkeringsområderne. Desværre har der været en del beboersager, som DAB har sørget for klagesagsbehandlingen af. Det kniber desværre for nogle beboere at forstå, at når man bor i et fællesskab, som en almennyttige boligafdeling jo er, så er der nogle regler, man som beboer skal sørge for at overholde. Efterfølgende var der følgende spørgsmål og/eller kommentarer fra de fremmødte beboere. En beboer ville gerne vide, om det var hensigten, at de hvide kampsten skulle overgå til deres naturlige farve. Ifølge Janni Rosendahl, så er det hensigten, og det sidste af farven på stenene vil man spule væk. En beboer spurgte ind til, hvor stort problemet var med hærværk og tyveri i biler, der står parkeret på afdelingens område. Havde man fra afdelingsbestyrelsen evt. overvejet muligheden for at opsætte videokamera. Hertil svarede Janni Rosendahl, at den mulighed har været en overvejelse hos afdelingsbestyrelsen. En beboer roste afdelingsbestyrelsen for det fine arbejde med hensyn til etableringen af motionslokalet. Beboerne, der bor oven over motionslokalet er ikke, som ellers frygtet, generet af støj fra dette. En beboer efterspurgte længere åbningstid i motionslokalet, dette enten tidligere om morgenen eller senere om aftenen. Til dette svarede Jørgen Nielsen, at afdelingsbestyrelsen planlægger at invitere beboerne, der bor oven over motionslokalet til kaffe, og her også drøfte muligheden for at kunne forlænge åbningstiden. En beboer ville gerne vide, i hvilken ende man starter op med karnapudskiftningen. Janni Rosendahl svarede, at det endnu ikke er besluttet, hvor man starter med karnapudskiftningen. Det ved man først, når der har været afholdt møde med entreprenøren Hald og Halberg. En beboer spurgte interesseret ind til, hvordan erfaringerne var med at få udskiftet køkken hos HTH. Ifølge Janni Rosendahl, så er et godt råd, at man som beboer selv er meget opmærksom på, at det er det aftalte arbejde, som også udføres. HTH har dog selv strammet op på arbejdets udførelse efter afdelingsbestyrelsen har afholdt møder med dem. En anbefaling er dog, at man som beboer er godt forberedt, inden man mødes med HTH konsulenten, bl.a. kan man hente værdifulde oplysninger til et sådan møde på HTH s hjemmeside. Beretningen blev herefter taget til efterretning. 3) Fremlæggelse af regnskab for perioden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 til efterretning. Ifølge Janni Rosendahl, så er der i regnskabet for 2012/2013 et underskud på kr. 514.762. Dette underskud bliver afviklet over de næste 3 år.
Side 3 Da der ikke var spørgsmål eller kommentarer i forbindelse med fremlæggelsen af regnskabet, blev regnskabet taget til efterretning. 4) Godkendelse af afdelingens driftsbudget for perioden 1. juli 2014 til 30. juni 2015. Janni Rosendahl gjorde opmærksom på, at udskiftningen af karnapperne ikke medfører en huslejestigning i budget. Der var ingen spørgsmål eller kommentarer i forbindelse med fremlæggelsen af budgettet. Afdelingsmødet godkendte herefter enstemmigt det fremlagte budget til ikrafttræden den 1. juli 2014. 4a) Ekstra pkt. på dagsordenen med hensyn til orientering om afdelingens nye hjemmeside. Janni Rosendahl orienterede om, at den nuværende beboermappe nu er afløst af en ny hjemmeside. Dette da afdelingsbestyrelsen mener, at den nuværende hjemmeside har udtjent sin værnepligt. Det har vist sig vanskeligt at holde den nuværende beboermappe ajour, og afdelingsbestyrelsen håber derfor med initiativet til oprettelsen af den nye hjemmeside, at det vil kunne holde beboerne bedre orienteret om praktiske forhold og nyheder vedrørende afdelingen. Det er Nic Hartmann, der har udfærdiget afdelingens nye hjemmeside jf. vedlagte bilag, og Jørgen Nielsen har stået for billedmaterialet til denne. Den nye hjemmeside har følgende navn: Virumgaardbeboer.dk Informationer fra ejendomskontoret vil også kunne ses på hjemmesiden. På hjemmesiden kan der under feltet Kontakt hentes oplysninger med hensyn til telefon nr. og e-mailadresser til afdelingsbestyrelsen og ejendomskontoret. Der er i den forbindelse oprettet følgende nye e-mailadresse til afdelingsbestyrelsen: mail@virumgaardbeboer.dk Beboere, der ikke har mulighed at hente oplysninger på afdelingens nye hjemmeside, kan få disse hos ejendomskontoret, som også kan være behjælpelig med at udskrive informationerne fra hjemmesiden. På hjemmesiden under feltet Aktiviteter fremgår også betingelserne med hensyn til leje af gæstehus. Janni Rosendahl orienterede i den forbindelse om, at gæstelokalet Valmuemarken 27 pr. 1. juli 2014 er udlejet til lægen Kaare Rossel, da lægen ønsker at udvide sin nuværende lægepraksis ved at geninddrage lejemålet Valmuemarken 27. Gæstehuset Valmuemarken 30 kan beboerne stadigvæk reservere. Beboerne tog orienteringen med hensyn til afdelingens nye hjemmeside til efterretning. 5) Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen: På valg er: Kirsten Ekberg og Nick Hartmann Kirsten Ekberg og Nic Hartmann ønskede genvalg, og de blev med akklamation valgt for en 2-årig periode.
Side 4 6) Valg af 2 suppleanter til afdelingsbestyrelsen for 1 år: På valg er: Inge Skjønnemand. Inge Skjønnemand var villig til genvalg for en 1-årig periode, og hun blev genvalgt med akklamation for en 1-årig periode. Ifølge Janni Rosendahl så havde afdelingsbestyrelsen et ønske om, at en suppleant mere stillede op til valg for en 1-årig periode. Annette Strand lod sig overtale til at stille op til valg som suppleant, og hun blev også med akklamation valgt for en 1-årig periode. 7) Valg af repræsentantskabsmedlemmer/suppleanter Afdelingsmødet har tidligere besluttet, at afdelingsbestyrelsen vælger repræsentantskabsmedlemmer for Virumgård. 8) Eventuelt. En beboer opfordrede bestyrelsen til at se på højden af træerne, også de kommunale træer. Hertil svarede Kirsten Ekberg, at afdelingsbestyrelsen er klar over problemet med træernes højde, og der er en dialog med kommunen med hensyn til en beskæring af træerne, der står på den kommunale grund. En beboer havde boet et år i afdelingen, og han er stolt over at kunne fremvise afdelingens flotte udearealer for sine gæster. Desværre er det en torn i øjet, at den kommunale del af Virumgård ikke er særlig velholdt. Janni Rosendahl lovede at tage en dialog med borgmesteren med hensyn til en løsning af dette problem. En beboer spurgte ind til, om der var mulighed for at kunne appellere til de studerende, der passerer afdelingens område, at de ikke skal smide deres affald her. Kirsten Ekberg svarede, at det desværre er personalet fra plejeboligerne, der smider det meste af affaldet på området. En beboer havde yderligere ønsker i forbindelse med udskiftningen af karnapperne i afdelingen. Hertil svarede Janni Rosendahl, at der ikke er mulighed for at komme med yderligere ønsker i forbindelse med karnapudskiftningen, da det vil medføre en huslejestigning. En beboer ville gerne vide, hvornår man regner med, at arbejdet med renoveringen af karnapperne går i gang. Ifølge Janni Rosendahl, så håber man at starte op på projektet sidst i april måned 2014. Der vil i den forbindelse blive sendt invitation til informationsmøde til de berørte beboere. En beboer ville gerne vide, om der er planer om isolering af endevæggene, dette da der kommer kulde og træk ind her. Hertil svarede Jørgen Nielsen, at der kan forekomme konkrete fejl og mangler i endevæggene, og de skal naturligvis undersøges. Men der er ikke mulighed for at ændre i den nuværende bygningskonstruktion med hensyn til endevæggene, uden at det vil medføre større huslejestigninger for afdelingens beboere. En beboere spurgte så ind til, om man som beboer kunne komme med forslag til isolering af endevæggene, hvor omkostningen bliver lagt på det enkelte lejemål, der ønsker denne isolering. Hertil svarede Jørgen Nielsen, at det kan man som beboer godt, det vil så dreje sig om et individuelt tilbud, som vil skulle håndteres som en råderetssag.
Side 5 En beboer spurgte ind til, om der kunne være mulighed for at søge fonde om hjælp til isolering af endevæggene, hvor også omkostningerne til karnapperne er en del af det ansøgte beløb. Til dette svarede Jørgen Nielsen, at der er hjemtaget lån til dækning af omkostningerne til brug for renoveringen af karnapperne. Omkostningerne til denne lånefinansiering er medtaget i afdelingens budget, og der er ikke mulighed for at søge midler til dette i Landsbyggefonden. Der var ikke yderligere spørgsmål til punktet eventuelt, og Janni Rosendahl takkede de fremmødte for en god dialog samt et godt møde. Mødet sluttede kl. 20.15. Referent: Lene Suntum Dirigent: Hans Henrik Barfoed
Virumgaardbeboer.dk nyt website til Virumgaard Det har længe været bestyrelsens ønske at erstatte beboermappen med et website med de samme informationer. Det har vist sig vanskeligt at holde beboermappen ajour, og med dette website håber vi på at kunne holde beboerne orienteret om praktiske forhold og nyheder, der vedrører Virumgaard. Websitet indeholder information om: Virumgaard afdelingen Virumgaard, afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret Vedtægter og reglementer alle aktuelle reglementer og vedtægter inkl. ordensreglement Praktisk oplysninger om fx gode råd til boligen, håndtering af affald, fællesvaskerier m.v. Aktiviteter nyttig viden om fx gæstehus, selskabslokaler og Virumgaard motion Kontaktoplysninger til Ejendomskontoret, bestyrelse og DAB Derudover indeholder websitet også nyheder om Virumgaard fra afdelingsbestyrelsen og Ejendomskontoret. Du har mulighed for at modtage en mail, når der er nyheder på sitet. Hvis en beboer ikke har adgang til internettet, er det muligt at få printet udvalgte sider fra sitet på Ejendomskontoret. Vi håber, du vil tage godt imod www.virumgaardbeboer.dk. Vi hører gerne fra dig, hvis du har input til websitet. Afdelingsbestyrelsen - Afd. 1712 Virumgaard