Juni 2017 17/8821 Projektbeskrivelse for udbud, køb og implementering af økonomi-, løn- og personalesystem og eventuelt system til udbud og indkøb. 1. Indledning og baggrund Kommunen skal have genudbud på økonomisystem inkl. debitormodul samt løn og personalesystem inkl. vagtplan, idet den nuværende kontrakt med KMD udløber medio 2019. Der sigtes mod, at kommunen har et nyt økonomisystem samt løn og personale system i drift fra regnskabsår 2019. Muligheden for et integreret system på indkøbs-, kontraktstyrings- og E-handelsområdet vil blive undersøgt. Nedenfor redegøres for status for projektets delelementer, herunder projektets formål, tidsramme, projektorganisation, succeskriterier, ressourcebehov m.v. Væsentlige ændringer, herunder ændringer i formål, mål og succeskriterier, vil løbende blive fremlagt til godkendelse i projektets styregruppe. 2. Formål og leverancer Formålet med projektet er; at Kommunen den 1. december 2018 (regnskabsår 2019) fortsat kan økonomistyre samt løn- og personaleadministrere i henhold til eksisterende love, regler og overenskomster. Endvidere sikre et godt samarbejde med leverandøren, således at der skabes gennemsigtighed i produkt og pris. Præcisering af formålet ovenfor: Økonomistyringen samt løn og personalehåndteringen ønskes foretaget i dertil egnede økonomisystemer og løn- og personalesystemer. Hertil kommer, at økonomistyringen og løn- og personalehåndteringen ønskes håndteret i systemer, som har en god integration imellem økonomisystem og lønsystem, således at også økonomistyringen af løndele styrkes i fremtiden. Endvidere skal sikres integration til vagtplan og debitor, ligesom systemer til styring og analyser på indkøbsområdet skal kunne håndteres. Ligeledes skal der skabes et godt samarbejde med leverandøren, således at der sikres gennemsigtighed i produkt og pris. 1
Projektleverancer Projektet har som målsætning, at tilvejebringe følgende leverancer: Tilvejebringelse af overblik over økonomi- og løn- og personalesystemer på markedet. Konkurrenceudsættelse af økonomi-, løn- og personalesystem inden 1. november 2017. Undersøgelse af muligheden for et integreret system på indkøbs-, kontraktstyringsog E-handelsområdet. Indgåelse af kontrakt med leverandør senest d. 1. marts 2018. Der sigtes mod, at moduler af løn- og personalesystem er implementeret 1.12.2018. Vagtplansystem skal være implementeret 1.12.2018. Fuld implementering af økonomi-, løn-, personale- og vagtplanssystem samt systemer til indkøb inden 1.12. 2018, således at regnskabsår 2019 (inkl. forsupplement december 2018) kan håndteres i de nye systemer. Sikre at eksisterende systemer fortsat er i drift med henblik på regnskabsafslutning 2018. Sikre at de nuværende integrationer til økonomi- og løn- og personalesystemet understøttes af de fremtidige systemløsninger. Sikre konvertering af data eller alternativt anden lagring af historiske data. Uddannelse af brugere i perioden september 2018 til februar 2019 i grundlæggende brug af systemerne. Endeligt skal der ske en evaluering af projektet, som skal afdække om projektet har tilvejebragt alle leverancer og opfylder projektets succeskriterier. 3. Succeskriterier Ledelsen har følgende succeskriterier for projektet: - at systemerne efter implementering lever op til leverandørens forsyningssikkerhed om en forventet oppetid på 99 pct. af tiden samt drift under vedligeholdelse. - at 100 pct. personale har fået korrekt løn gennem hele forløbet og at vi kan foretage økonomistyring og sikre regningsbetalinger. - at vi kan overholde love, regler og overenskomster på økonomi- og lønområdet. - At vagtplanssystemet overfører 100 pct. data til lønsystemet senest den 1.12.2018 - at de specialiserede brugere i Center for Økonomi, Løn og Indkøb, oplever at systemerne kan levere effektive og smarte rapporter, forespørgselsmuligheder og analysemuligheder. - at organisationen oplever at systemerne leverer smartere og mere effektive løsninger - at de nye systemer med smartere og effektive løsninger på sigt vil kunne reducere det nuværende ressourceforbrug - at 90 pct. budgetansvarlige oplever, at have fået uddannelse og føler de er funktionsdygtige og køreklar til brug af systemerne ved indgang til overleveringsfasen 1.12.2018. - at 80 pct. af alle brugere oplever systemerne som brugervenlige. - at 80 pct. af brugerne - herunder også de budgetansvarlige - oplever tilfredshed med integration mellem systemerne. - at 90 pct. af brugerne oplever, at de er blevet tilstrækkeligt undervist i brugen af systemerne. - at 100 pct. af systemernes brugere har fået undervisning i systemerne inden den 1. februar 2019. - at tidsplan for evaluering overholdes. 2
Efter implementering af projektet skal succeskriterierne evalueres. Dette skal ske ved en undersøgelse blandt systemernes brugere senest med udgangen af 3. kvartal 2019. 4. Projektets metode Herunder beskrives projektets organisering, det påtænkte procesforløb og en foreløbig kommunikationsplan. 4.1. Projektets faser og gennemførelse 1. Planlægning I planlægningsfasen udarbejdes notat omkring forskellige udbudsformer samt disses fordele og ulemper, i den forbindelse undersøges mulighederne på SKI aftalerne, eget udbud og fælles udbud. Notatet fremlægges i direktion. 2. Analyse Repræsentanter fra projektorganisationen vil i forår/sommer 2017 deltage i præsentationer af de økonomisystemer som er repræsenteret på markedet (KMDs Opus Økonomi, Fujitsu- Siemens Prisme og EG) og af de lønsystemer som er på markedet (KMDs Opus Løn og Silkeborg Data). Præsentationerne på økonomisystemdel og lønsystemsdel vil foregå sideløbende i processen. Projektgruppen vil endvidere deltage i referencemøder med andre kommuner som anvender systemer fra EG og Fujitsu. 3. Udbudsfasen Udbudsfasen startes op i august 2017. Den første del af fasen er det udbudsforberedende arbejde, det vil sige opsætning af mål samt udarbejdelse af kravspecifikationer. Kravspecifikationerne kvalitetssikres i samarbejde med eksterne konsulenter der blandt andet på baggrund af kravspecifikationerne vil anbefale udbudsform. Herefter udarbejdes udbudsmateriale, der ligeledes kvalitetssikres ved ekstern konsulent. Økonomiudvalget orienteres i denne fase om kommunens udbudsproces. Anden del af fasen omhandler evaluering af indkomne tilbud samt tildeling af kontrakt, denne del af fasen vil også ske i samarbejde med eksterne konsulenter. 4. Implementeringsfasen Implementeringsfasen igangsættes ved tildeling af kontrakt. Såfremt nuværende leverandør fortsætter, vil der være tale om en begrænset implementering. Tildeles kontrakt til ny leverandør skal en implementeringsfase, der omhandler hele organisationen sættes i værk. Første fase vil være iværksættelse af en implementeringsplan som dækker en lang række emner som systemopsætning, kontoplanoprettelser, uddannelsesplan for brugere mv. Herefter igangsættes hele arbejdet med at implementere systemerne, uddanne brugere med videre. I implementeringsfasen skal der tillige skabes sikkerhed for at eksisterende systemer fortsat er i drift og at historiske data er tilgængelige. 3
5. Overleveringsfasen I overleveringsfasen er økonomisystem samt løn og personalesystem endeligt implementeret. Slutfasen vil indebære at få afviklet den uddannelse som evt. mangler samt at foretage evaluering af projektet. Evalueringen gennemføres i samarbejde med leverandøren for blandt andet at sikre, at leverancerne lever op til de stillede krav. Plan for udbedring af konstaterede fejl og mangler udarbejdes og aktiviteterne igangsættes. 4.2. Projektets organisering og referenceforhold Nedenfor er projektorganisationen vist som den vil se ud i planlægnings-, analyse- og udbudsfasen. I implementeringsfasen forventes projektets organisering at skulle ændres til en organisation, som er egnet i implementeringen. Det vil være samme projektleder fortsat ligesom en del af projektgruppens medlemmer også vil indgå i den nye organisering. Projektorganisationen består af en styregruppe, en projektgruppe, ressourcepersoner samt primære og sekundære referencegrupper. De primære referencegrupper repræsenterer de fagområder, hvor delelementer af udbuddet indgår, blandt andet vagtplan, debitor, E-handel samt system- og brugerstyring. De primære referencegrupper skal derved deltage ved præsentationer af økonomi- og lønsystemer samt ved udarbejdelse af kravspecifikation. De sekundære referencegrupper repræsenterer øvrige systembrugere og vil primært skulle repræsenteres ved brugere i forbindelse med udarbejdelse af kravspecifikationer. 4
Projektorganisation: Projektejer: Mads Toftegaard Reference til Direktionen Styregruppe: Henriette Lilleør (formand) Team Udbud og Indkøb (Primær) Styregruppemedlemmer: Henriette Lilleør, Elisabeth Piil, Jennifer Nyhus Brethvad, Thomas Fænø og Henrik Vendelbo IT, Drift og Support (Primær) Opkrævningen (Primær) Ældre og Handicap vagtplan (Primær) Fagsystemer (Primær) Referencegrupper Projektgruppe: Projektleder: Jeannot Henschel Projektmedlemmer: Fra Team Løn og Regnskab Anne Lindholm Hansen, Yeliz Uzmay Samantha Faber Ninela Tunic Vivi Blink Gulløv Fra Team Budget Charlotte Overby, Anne Bram Møller Enggaard, Anne Blakø Hans Christian Østerlind Bror Lofthus Hast Fra Udbud og Indkøb Kirsten Hermansen Ledercirklen (Sekundær) Digitalisering (Sekundær) Ressourcepersoner: Henrik Tanggaard (IT-afdelingen) Finn Guldbæk (Journalen) Evelyn Andersen (Borgerservice og Digitalisering) Ressourcepersoner til fagsystemerne Teamleder budget 5
4.3. Kommunikation Projektets kommunikationsplan skal tjene som et styringsværktøj som skal sikre at projektets interessenter er løbende orienteret om projektets status, og det skal ligeledes bidrage til at interessenterne bevarer en positiv og forandringsvillig indstilling til projektet Den overordnede kommunikationsplan vil indeholde følgende elementer, som dog forventes at måtte justeres løbende, herunder i forbindelse med udarbejdelse af en implementeringsplan: Tidsplan/frist Kommunikation Medie /Metode: Uge 23 2017 Direktionen præsenteres for projektbeskrivelsen Ved dagsordenpunkt på direktionsmøde Uge 23/24 2017 Tidsplan og organisering af projektet annonceres Kommunens intranet. Center for Økonomi, Løn og Indkøb samt IT, drift og support holdes løbende orienteret om processen. Uge 22/26 2017 Uge 22/26 2017 Senest Uge 38 2017 Uge 38 eller 43 2017 Præsentation af systemer ved de tre udbydere på markedet. Referencepersoner inddrages i projektet vedr. referencebesøg i andre kommuner Præsentation af projektet i chefforum Orientering om udbudsproces (SKI/eget udbud) samt fuldmagt til at evaluerer og indgå kontrakt. Ressourcepersoner og referencegrupper orienteres særskilt om projektet. Projektgruppe, repræsentanter fra debitor og vagtplan. Projektleder tager kontakt Oplæg på chefforum Dagsordenpunkt i økonomudvalget senest den 23. oktober. I dagsordenpunktet skal det sikres at projektgruppen i samarbejde med styregruppe og direktion overdrages fuldmagt til at foretage valget af ITudbyder i henhold til udbudsreglerne. Projektgruppen og øvrige interessenter holdes orienteret om sagen, således at de er varslet om de kommende opgaver i tide. November 2017 Udbudsproces. Afhængig af valg. Marts 2018 Annoncering af kontrakttildeling På www.fredensborg.dk 6
Marts 2018 Orientering af brugere og centerledelser med flere om tidsplan for implementering af systemerne, kursusafholdelse mv. På Hos Frede og centerledelser. Øvrige punkter i Kommunikationsplanen afventer udarbejdelse af eventuel implementeringsplan efter valg af IT-udbyder. Kommunikation vil blive lagt ud på kommunens intranet Hos Frede. Endvidere vil chefforum og evt. ledercirkel i forbindelse med visse kommunikationstiltag blive orienteret. 5. Ressourcer i faserne: Udbud og implementering af økonomisystem samt løn og personaleadministrationssystem vil være en kompleks og tidkrævende opgave som vil berøre driften i Fredensborg Kommune i en periode henover knap 2 år fra sommeren 2017 til forår 2019. Projektet opdeles i fire faser som beskrevet nedenfor. Fase 1 - Ressourcer i foranalyse: I denne fase blev projektgruppen etableret og den rette sammensætning af ressourcer i projektgruppen sikret. Ligeledes er der i denne fase aftalt præsentation af systemer fra de tre udbydere af økonomi- og lønsystemer på markedet. For at sikre at organisationen er bredt repræsenteret indgår medlemmer af projektgruppe, ressourcegruppe og referencegrupper i denne fase. Der vil derved være sikkerhed for, at vurdere i hvilket omfang udbyder kan opfylde kommunens behov. Endvidere oprettes en intern postkasse egen mailadresse hvor kommunens systembrugere kan indsende ønsker til de nye systemer samt oplyse om eventuelle konstaterede mangler og fejl ved de eksisterende systemer. I denne fase vil ressourcerne estimeret være, at alle 11 projektdeltagere skal bruge ca. 2-3 timer om ugen på projektet, svarende til godt en fuldtidsstilling, mens projektleder og udbudskonsulent forventes at skulle bruge ca. halvdelen af samlet arbejdstid på projektet. Fase 2: Ressourcer i Udbud og valg af leverandør: Fase 2 skal ses som to delfaser, første fase er den udbudsforberedende del, den anden fase omfatter evaluering af indkomne tilbud samt indgåelse af kontrakt. Første del af fase 2 den udbudsforberedende fase: I august 2017 går projektet over i udbudsfasen og starter med udarbejdelse af kravspecifikationer og udbudsmateriale. Konkurrenceudsættelse af systemerne sker forventeligt omkring 1. november 2017. Valg af udbudsform vil være bestemmende for, hvorvidt der skal udarbejdes specifikke kravspecifikationer eller om SKI aftalens kravspecifikationer skal anvendes. Der vil derfor være stor forskel på ressourceforbruget i denne fase. Nedenfor er beskrevet forventet ressourceforbrug ved eget udbud. 7
Udarbejdelse af kravspecifikationer på økonomi- og lønsystem Allerede i denne fase må det forventes at kræve en del ressourcer Center for Økonomi, Løn og Indkøb. Det må forventes, at der på projektlederstilling i hele denne periode anvendes ca. 80 pct. af en fuldtidsstilling i efteråret 2017. Hertil vil der, alt efter valg af udbudsform, forventes et ressourcetræk over perioden på de faste medlemmer af projektgruppen. Der vil blive udpeget en lønmedarbejder der i samarbejde med teamleder løn og regnskab skal varetage ansvaret for udarbejdelse af kravspecifikationen på løn og personaledelen, mens projektleder i samarbejde med teamleder budget og teamleder løn og regnskab varetager ansvaret for kravspecifikationen på økonomisystemdelen. Det er i denne fase ligeledes vigtigt, at der inddrages personer fra ressource- og referencegrupperne, således at de faglige ønsker og krav til blandt andet debitor og vagtplan samt øvrige snitflader bliver behandlet. Ligeledes en drøftelse af IT platform med videre. Konsulentbistand i denne fase Projektet vil få brug for assistance fra eksterne konsulenter i udarbejdelsen af kravspecifikationer og udbudsmateriale. Omfanget af assistance vil afhænge af den valgte udbudsform. Der indgår i projektgruppen en konsulent fra Team Udbud og Indkøb der har kendskab til de grundlæggende forhold i forbindelse med konkurrenceudsættelse og udbud. Udbudskonsulenten må forventes at bruge godt 80 pct. af en fuldtidsstilling i denne fase. Andel del af fase 2 evaluering, valg af leverandør samt indgåelse af kontrakt: Fra annoncering af udbud ultimo 2017 og ca. 3 måneder frem til en ny leverandør er valgt forventes en periode hvor projektet ikke er så ressourcekrævende. Det skyldes den periode som IT-udbyderne skal have til at afgive tilbud på kommunens udbud. Når fristen for tilbudsgivning er udløbet, vil der pågå et kort, men intensivt forløb med at få evalueret de indkomne tilbud for til sidst at tildele kontrakt med den vindende tilbudsgiver. Fase 3: Ressourcer i Implementeringsfasen: Ressourcebehovet i implementeringsfasen kendes først, når der er indgået kontrakt med systemudbyder. Bliver den vindende leverandør KMD, vil implementeringsfasen blive begrænset, hvorimod implementeringsfasen ved valg af en af de to andre udbydere må forventes at være meget ressourcekrævende. Implementering samt uddannelse af systemets brugere vil kræve konsulentbistand fra den systemudbyder, som vinder udbuddet. Dette skal indgå i tilbuddet. Systemopsætning, kontoopretninger, autorisationer mv. vil tage udgangspunkt i en implementeringsplan, som leverandørens konsulenter har udarbejdet i samarbejde med medarbejdere fra Center for økonomi, løn og indkøb og Center for ejendomme og intern service. Et skøn for ressourcetrækket er, at 6-8 økonomiske konsulenter i Center for økonomi, løn og indkøb (ligeligt fordelt på regnskabsteam og budgetteam) i denne del af implementering vil arbejde fuld tid på projektet, såfremt der vælges nyt system. Ligeledes må det forventes, at 8 lønkonsulenter i Center for økonomi, løn og indkøb vil arbejde 50 pct. af deres arbejdstid på projektet i denne del af implementeringen. Endvidere må forventes en væsentlig belastning i Center for ejendomme og intern service ligesom team udbud og indkøb må forventes at skulle bruge ressourcer. Arbejdet forventes at være så krævende, at det tilrådes, at de to centre ikke belastes med andre udviklingsopgaver i samme periode, således at centrene også fortsat kan varetage 8
den helt nødvendige drift i perioden. Det vil være væsentligt for projektet at direktionen og den øvrige organisation anerkender dette. Fortsætter KMD som kommunens leverandør, vil denne del af implementeringen kræve væsentlig færre ressourcer end angivet ovenfor anslået omkring 50 pct. færre ressourcer. Ressourceforbruget i forbindelse med undervisning af systemernes brugere vil også afhænge af valg af leverandør. Det opgjorte behov nedenfor er baseret på ny udbyder, det forventes at ressourceforbruget kan reduceres med omkring 50 pct. såfremt KMD fortsætter som leverandør. Undervisningen i systemerne Undervisning af kommunens brugere skal indgå i tilbuddet fra IT-udbyderen. En stor del af uddannelsestilbuddene i implementeringen forventes dog efterfølgende at kræve en væsentlig indsats fra Center for økonomi, løn og indkøb. Personale i Center for økonomi, løn og indkøb skal som de første undervises i systemerne. Denne undervisning skal være færdig den 1.september 2018, blandt andet for at konsulenterne kan bistå med undervisningen af de øvrige brugere. Budgetansvarlige ledere skal undervisses i systemerne i perioden september til ultimo november 2018. Uafhængig af valg af leverandør, skal der ske undervisning af kommunens godt 70 vagtplanlæggere. Denne undervisning skal varetages af udbyder, men der vil også her være lønkonsulenter der bidrager i undervisningen. Undervisningen skal være afsluttet senest den 1. december 2018. Undervisning af øvrige systembrugere såvel interne som eksterne skal primært ske i perioden september til ultimo november 2018. Da der er tale om et stort antal brugere, vil der være behov for kurser efter 1. december 2018. De sidste skal have gennemført uddannelsen inden den 1. februar 2019. Det forventes at et antal konsulenter fra Center for økonomi, løn og indkøb deltager i undervisningen, svarende til ca. 3 fuldtidsstillinger i perioden september 2018 til februar 2019. Det anbefales derfor, at kun helt nødvendige driftsopgaver varetages i centret i denne periode. I samme periode vil der ske fornyelse af overenskomster, hvorfor det også her må understreges at kun helt nødvendige driftsopgaver udføres i denne periode. I hele implementeringsperioden forventes ressourcetrækket på projektleder at være ca. 80 pct. af en fuldtidsstilling i væsentlige perioder hen over 1 års tid. Det forventes endvidere af udbudskonsulenten i implementeringsfasen vil bruge ca. 50 pct. af en fuldtidsstilling. Overgangen fra nuværende til nyt økonomi- og lønsystem kan formentlig i perioder belaste drift og økonomistyring i kommunen. Fase 4: Ressourcer i overleveringsfasen: Overlevering af projektet, sikring af systemernes vedligehold mv., evaluering og fortsat undervisningsopgaver er en opgave, som vil kræve, at der afsættes nogle ressourcer fra Center for økonomi, løn og indkøb også i denne fase, indtil det er sikret, at systemerne er indarbejdet som almindelig drift i organisationen. 9
Der vil ske en evaluering både i forhold til udbudsprocessen, leverandørens leverancer og den interne proces. Evaluering af udbudsprocessen er en intern evaluering og vil ske umiddelbart efter kontraktindgåelse evalueringen skal være udarbejdet inden udgangen af maj 2018. Evalueringen af leverandørens leverancer gennemføres januar 2019 i samarbejde med leverandøren for blandt andet at sikre, at leverancerne lever op til de stilede krav. Plan for udbedring af konstaterede fejl og mangler udarbejdes og aktiviteterne igangsættes. Senest i maj 2019 skal den endelige slutevaluering foreligge. Slutteligt vil der ultimo november 2019 efter budgetprocessen samt efter regnskabsafslutning 2019 - ultimo februar 2020 - bliver iværksat en evaluering i forhold til leverandøren. Den interne proces blandt andet undervisning af brugere evalueres inden udgangen af 3. kvartal 2019. 10