August 2006 Dragør Kommune Udbud af genbrugshjælpemidler Udbudsbeskrivelse
1. BESKRIVELSE AF DRAGØR KOMMUNE OG OPGAVEN...5 1.1 INDLEDNING...5 1.2 BESKRIVELSE AF DRAGØR KOMMUNE...5 1.2.1 DRAGØR KOMMUNES VÆRDIER FOR ÆLDREOMRÅDET...6 1.2.2 ANTAL BRUGERE PÅ HJÆLPEMIDDELOMRÅDET...7 1.2.3 ORGANISATION PÅ HJÆLPEMIDDELOMRÅDET...7 1.2.4 HJÆLPEMIDDELAFSNIT...7 1.3 DEFINITIONER I UDBUDET...7 1.4 FORUDSÆTNING FOR OPGAVELØSNING...8 2. GENERELT OM UDBUDET...10 2.1 FORMELLE BESTEMMELSER VED TILBUDSGIVNING...10 2.1.1 UDBUDSFORM...10 2.1.2 GENERELT...10 2.1.3 TILBUDSFRIST...11 2.1.4 SPØRGSMÅL OG HENVENDELSER I TILBUDSPERIODEN...11 2.1.5 BESIGTIGELSE AF KOMMUNENS GENBRUGSHJÆLPEMIDLER...12 2.1.6 BEHANDLING AF TILBUD...12 2.1.7 UDVÆLGELSESKRITERIER...12 2.1.8 UNDERLEVERANDØRER...13 2.1.9 TILDELING AF ORDREN/TILDELINGSKRITERIER...13 2.1.10 VEDSTÅELSESFRIST FOR TILBUD...17 3. HJÆLPEMIDDELAFTALEN...18 3.1 FORMÅL MED AFTALEN...18 3.2 INDHOLDET AF AFTALEN...18 3.2.1 SMÅ BOLIGÆNDRINGER...19 3.3 OVERDRAGELSE OG NYINDKØB AF GENBRUGSHJÆLPEMIDLER...19 3.4 LAGRE...20 3.4.1 NÆRDEPOT...21 3.5 ONLINE BESTILLINGSSYSTEM...22 3.5.1 BESKRIVELSE AF BESTILLINGSSYSTEM...23 3.6 LEVERING OG AFHENTNING...24 3.6.1 BEGRÆNSNINGER I KONTRAKTPERIODEN...24 3.6.2 LEVERING...24 3.6.3 AFHENTNING...25 3.7 REPARATION OG SIKKERHEDSEFTERSYN...26 3.8 AKUTKALD OG HASTESAGER (BEREDSKABSFUNKTION)...26 3.9 STATISTIK...27 2
4. SERVICEAFTALEN...29 4.1 INDHOLDET AF AFTALEN...29 4.2 SERVICEPAKKER...30 4.2.1 1. SERVICEPAKKE (LETTERE SERVICE), 20 MIN...30 4.2.2 2. SERVICEPAKKE, 40 MIN...31 4.2.3 3. SERVICEPAKKE, 60 MIN...31 4.3 AKUT/HASTESAGER (BEREDSKABSFUNKTION)...32 4.4 NØDKALDEANLÆG...32 5. PERSONALEFORHOLD...35 5.1 ANSÆTTELSE AF KOMMUNALT PERSONALE...35 5.2 SOCIALT ANSVAR...35 5.3 ARBEJDSMILJØ...36 5.4 DET YDRE MILJØ...36 6. UDDANNELSE...37 6.1 RÅDGIVNING OG VEJLEDNING...37 6.2 INTRODUKTIONSUDDANNELSE/EFTERUDDANNELSE...37 7. DIALOG/INFORMATIONSUDVEKSLING...38 7.1 LEDELSESDIALOG...38 7.2 DIALOG I DAGLIGDAGEN/INFORMATIONSUDVEKSLING...38 8. VEJLEDNING OG KRITERIER...40 9. BETALING MV...41 9.1 BETALINGSBETINGELSER...41 9.2 PRISREGULERING...41 9.3 DOKUMENTATION/FAKTURAKONTROL...41 10. KVALITETSKONTROL (MÅLING AF KVALITET SAMT EVT. BODSSYSTEM.)...42 10.1 FORSLAG TIL KOMMUNENS KVALITETSHÅNDHÆVELSE...42 10.2 KONTROLFORANSTALTNINGER...42 10.3 TILBUDSGIVERENS KVALITETSSIKRING...42 11. ØVRIGE KONTRAKTUELLE FORHOLD...43 3
11.1 FORSIKRING...43 11.2 GARANTISTILLELSE...43 11.3 OPSIGELSE...43 11.4 ANDRE BESTEMMELSER, HERUNDER GENEREL MISLIGHOLDELSESKLAUSUL...43 4
1. BESKRIVELSE AF DRAGØR KOMMUNE OG OPGAVEN 1.1 Indledning Dragør Kommune inviterer hermed interesserede til at afgive tilbud på levering af de genbrugshjælpemidler, som kommunen til enhver tid måtte ønske. Udbudet indeholder leje af genbrugshjælpemidler (efter servicelovens 112 og 113), køb af små hjælpemidler uden genbrugsværdi, kørsel/levering, rengøring, reparation samt tilhørende opgaver som nævnt i udbudsmaterialets specifikke dele, herunder lovpligtige eftersyn af diverse materiel, og eventuelt servicering af kommunens nødkaldeanlæg. Tilbudet bedes afgivet på baggrund af de oplysninger og forudsætninger, der fremgår af udbudsmaterialet. Det er hensigten at indgå aftale med et firma for en periode på 4 år med forventet opstart 1. januar 2007 og med option på op til yderligere 2x1 år. Leverandørvalg er ikke afsluttet før aftalen er underskrevet. 1.2 Beskrivelse af Dragør Kommune Primo 2006 var der i Dragør Kommune i alt 13.154 indbyggere. Af den samlede befolkning er 18 % i dag 65 år eller derover og kun 4 % er 80 år eller derover. Dragør Kommune vil i de kommende år ikke opleve en samlet befolkningstilvækst. Derimod vil kommunen opleve en ændret aldersmæssig fordeling, idet antallet af ældre på 65 år og derover vil stige med ca. 36 % frem til år 2021, mens antallet af ældre på 80 år og derover vil stige med ca. 27 %. Nedenstående figur viser den relative befolkningsudvikling frem til år 2021 1. 1 Kilde: Befolkningsprognose, 2006. 5
Befolkningsudvikling i Dragør Kommune 2006-2021 fordelt på aldersgrupper Index: 2006=100% 140 130 120 110 100 2006 2011 2016 2021 Årstal 65+ 80+ 0+ Kommunens plejecenter Enggården har 64 beboere. Plejecenteret har aktivitetscenter og genoptræningsfunktion. Der er desuden placeret 24 ældreegnede boliger ved plejecenteret samt 125 andetsteds i kommunen, heraf er 45 tilknyttet Wiedergården. Wiedergården er hjemsted for kommunens hjemmepleje og sundhedsafdelingens øvrige aktiviteter. Der er til Wiedergården knyttet daghjem, genoptræning for hjemmeboende samt et aktivitetshus for kommunens pensionister. 1.2.1 Dragør Kommunes værdier for ældreområdet Dragør Kommune fastlagde i september 2005 8 grundlæggende værdier, som gælder for kommunen. Værdierne udgør rammen for de kommende års aktiviteter og udvikling. De 8 værdier er grundlaget for den måde, kommunen servicerer borgere og andre på. En måde som borgeren skal opleve, uanset om servicen ydes af en kommunal medarbejder eller af en medarbejder, der er ansat af en af kommunens private partnere. Tilbudsgiveren skal i sit arbejde med Dragør Kommune og dens borgere leve op til værdierne. De 8 værdier for god service i Dragør Kommune er: Vi sikrer en let kontakt mellem borger og forvaltning Vi er respektfulde og professionelle i vores møde med borgeren Vi behandler borgerne ens ved at behandle dem forskelligt Vi giver borgeren et korrekt og forståeligt svar 6
Vi tror på ligeværdighed Vi er klædt fagligt godt på Vi er ét hus Vi er et hus i udvikling 1.2.2 Antal brugere på hjælpemiddelområdet I det nuværende system registreret ca. 750 aktive brugere af genbrugshjælpemidler medio 2006. Se bilag 2 for indkøbsoversigt 2004-2005 samt budget 2006. 1.2.3 Organisation på hjælpemiddelområdet Hjælpemiddelområdet er i Dragør Kommune i dag organiseret under Sundhedsafdelingen. Alle hjælpemidler skal ansøges hos hjælpemiddelkontoret, som efterfølgende udfører bestillingen. 1. januar 2007 indgår Dragør Kommune i det forpligtende samarbejde med Tårnby Kommune. I praksis betyder det, at hjælpemiddelkontoret og bestillerfunktionen overflyttes til Tårnby Kommune, hvorimod betaling fastholdes i Dragør Kommune. Såfremt tildeling af midlertidige hjælpemidler fx i forbindelse med sygehusudskrivning overgår til kommuner, optages forhandlinger mellem kommunen og tilbudsgiver om varetagelse af dette område. 1.2.4 Hjælpemiddelafsnit Hjælpemiddelafsnittet er fra 1. januar 2007 placeret i Tårnby Kommune. Alle terapeuter med bevillingskompetence i forhold til alle genbrugshjælpemidler i henhold til servicelovens 112 og 113 samt boligændringer 116 vil således befinde sig i Tårnby Kommune. Der er tale om hjælpemidler til personer med varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne, hvor hjælpemidlet i væsentlig grad kan afhjælpe de varige følger af den nedsatte funktionsevne, eller i væsentlig grad kan lette den daglige tilværelse i hjemmet. Se i øvrigt bilag 2 for opgørelse over økonomi, herunder leveringer og afhentninger på genbrugshjælpemiddelområdet. 1.3 Definitioner i udbudet Terminologisk præcisering af følgende begreber brugt i dette udbud og en senere aftale: Genbrugshjælpemiddel Et hjælpemiddel er at forstå som: 7
Alle godkendte hjælpemiddelprodukter tilgængelige i handlen, der er fremstillet i henhold til Rådets Direktiv af 14. juni 1993 om medicinske anordninger 93/42/EØF med senere ændringer, med henblik på at afhjælpe en fysisk eller psykisk funktionsevnenedsættelse. De hjælpemiddelprodukter, der returneres efter endt brug og kan genanvendes af andre, er genbrugshjælpemidler. Nærdepot Et eller flere lagre, som er beliggende centralt i kommunen Normal arbejdstid Arbejdstid, som er ugens 5 hverdage fra kl. 08:00 til kl. 16:00 Hasteopgave En hasteopgave er en opgave, der udføres hurtigst muligt inden for normal arbejdstid. For hastesager gælder, at opgaven skal være udført i løbet af næste dag, når bestilling er afgivet senest kl. 16 på dagen. Akutopgave indenfor normalarbejdstid En akutopgave indenfor normal arbejdstid er en opgave, der udføres hurtigst muligt inden for normal arbejdstid, dog senest 3 timer efter bestilling. Bestilling skal foretages senest kl. 13 på dagen. Akutopgave udenfor normal arbejdstid En akutopgave udenfor normal arbejdstid er en opgave, der udføres hurtigst muligt uden for normal arbejdstid inklusiv weekend og helligdag, dog senest 3 timer efter bestilling. Dette gælder kun efter bestilling afgivet af vagthavende sygeplejerske, primært vedr. reparation af lifte Bod Kommunen kan pålægge bod i forbindelse med kvalitetsbrist konstateret af kommunen ved kontrol eller i forbindelse med en aktuel klage fra en borger. 1.4 Forudsætning for opgaveløsning Kommunen ønsker dels at kunne eje genbrugshjælpemidler og dels at kunne leje genbrugshjælpemidler. Der vil således være krav til tilbudsgiveren om: 1. Håndtering af genbrugshjælpemidler ejet af kommunen. 2. Fysiske rammer: Tilbudsgiveren skal stille egnede lokaler til rådighed for opbevaring af genbrugshjælpemidler ejet af Dragør Kommune, som ikke er udlånt 8
Lokalerne skal sikre, at genbrugshjælpemidlerne opbevares under betryggede forhold, således at de ikke lider skade 3. Ejendomsret: Kommunen har ejendoms- og råderet over egne genbrugshjælpemidler. Kommunen er indstillet på, at tilbudsgiveren kan disponere over og udleje kommunens genbrugshjælpemidler til en aftalt lejepris 4. Håndtering og udlejning af genbrugshjælpemidler stillet til rådighed af tilbudsgiveren: Når en opgave ikke kan løses med kommunernes egne genbrugshjælpemidler, stiller tilbudsgiveren det ønskede genbrugshjælpemiddel til rådighed for en aftalt leje. Til hjælpemiddelaftalen hører ligeledes de logistisk prægede opgaver i relation til det enkelte hjælpemiddel så som: Udbringning/afhentning Reparation og vedligeholdelse, herunder kørsel til/fra reparation Eventuelle sikkerhedseftersyn, herunder lovpligtige Vask, rengøring og recirkulation 9
2. GENERELT OM UDBUDET 2.1 Formelle bestemmelser ved tilbudsgivning Tilbud skal opfylde alle instruktioner og betingelser, som angives i udbudsmaterialet med tilhørende bilag. Der henvises til bilag: Tilbudsskema, der skal anvendes ved tilbudsgivningen. Udbudet består af to aftaler, og der skal afgives bud på begge aftaler: Hjælpemiddelaftalen Serviceaftalen 2.1.1 Udbudsform Udbud af opgaver på genbrugshjælpemiddelområdet i Dragør Kommune udbydes som offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbs kontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 2.1.2 Generelt Visitationen til ydelserne er en myndighedsopgave, som varetages af kommunen i henhold til lov om social service. Det betyder, at alle visiterede ydelser til brugere skal ske efter et konkret og individuelt skøn. Det er alene kommunen, der kan forestå denne myndighedsfunktion. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet, og tilbudet skal være udformet emnemæssigt i samme rækkefølge som udbudsmaterialet. Tilbudet skal belyse alle forhold om tilbudsgiverens løsning af opgaven, herunder levering, distribuering, konsulentydelser og online kommunikation. Vedlagte tilbudsskema i bilag 6 skal i forbindelse med tilbudsafgivningen benyttes i uændret form og indgå som en del af tilbudet i udfyldt stand. Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt angives med specifikation af forbeholdet og med specificeret angivelse af, på hvilken måde og i hvilket omfang forbeholdet har økonomisk eller kvalitetsmæssig indflydelse på tilbudet. Ønsker tilbudsgiveren at afgive alternativt eller supplerende tilbud, i forhold til det i tilbudsskemaet anførte, skal dette i givet fald være mærket som sådan og over- 10
holde samme disposition som hovedtilbudet. For at afgive alternativt tilbud forudsættes det, at der er afgivet tilbud på det i tilbudsskemaet anførte. Tilbud samt tilhørende materiale skal være udformet på dansk. Tilbudsgiver afholder selv alle omkostninger i forbindelse med udarbejdelsen af tilbud. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes endvidere som kommunens ejendom, og vil ikke blive returneret. Dragør Kommune forbeholder sig ret til at forkaste alle tilbud eller fastholde visse funktioner, herunder indkøb af visse genbrugs- og små hjælpemidler, i eget regi, såfremt der er en saglig begrundelse, eksempelvis at prisen er for høj. 2.1.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal sendes i 6 trykte eksemplarer, samt i elektronisk form på cd-rom eller diskette i Word, Excel eller pdf format. Både de trykte eksemplarer og det elektroniske medie skal sendes i en dobbeltkuvert. Den inderste kuvert skal være forseglet og udover adressen have påskriften: Tilbud på Dragør Kommunes udbud på hjælpemiddelområdet. MÅ IKKE POSTÅBNES!. Den yderste kuvert skal sendes til: Dragør Kommune Att.: Pernille Dørr Kjær Kirkevej 7 2791 Dragør Kuverten kan desuden afleveres i borgerservice på Dragør Rådhus eller personligt til Pernille Dørr Kjær Tilbudet skal være modtaget senest tirsdag den 24. oktober 2006 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter kl. 12.00, vil blive afvist. Opmærksomheden henledes i øvrigt på tidsplanen for beslutningsforløb mv. i bilag 1. 2.1.4 Spørgsmål og henvendelser i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål om udbudet skal være skriftlige og rettes til Pernille Dørr Kjær, e-post: pernildk@dragoer.dk eller sendes til: Dragør Kommune 11
Att.: Pernille Dørr Kjær Kirkevej 7 2791 Dragør Spørgsmål skal være modtaget senest fredag den 13. oktober 2006 kl. 12.00. Alle spørgsmål og svar vil hurtigst muligt blive anonymiseret og løbende tilsendt alle virksomheder, der har fået udleveret udbudsmaterialet. Der vil ikke blive afholdt spørgemøde for potentielle tilbudsgivere. 2.1.5 Besigtigelse af kommunens genbrugshjælpemidler Det vil være muligt at besigtige de genbrugshjælpemidler, som findes på Dragør Kommunes hjælpemiddeldepoter onsdag d. 4. oktober 2006. Besigtigelsen finder sted dels på Wiedergården og dels på Enggården, hvor de eksisterende depoter findes. Nærmere aftale sker ved henvendelse til Pernille Dørr Kjær, epost: pernildk@dragoer.dk. 2.1.6 Behandling af tilbud Det bemærkes, at der ikke vil være mulighed for at overvære åbningen af tilbud eller at få oplysninger om disses forhold. 2.1.7 Udvælgelseskriterier Følgende oplysninger om tilbudsgiveren skal vedlægges tilbudet: Referenceliste på tilsvarende leverancer, der er udført inden for de seneste tre år. Dokumentation for at virksomheden ikke er under eller begæret taget under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, er i betalingsstandsning, har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan bruges som dokumentation. Tro- og loveerklæring fra virksomheden om, at den ikke har forfalden gæld til det offentlige. Årsregnskab for de sidste 3 år med oplysninger om omsætning, resultat og egenkapital. Oversigten skal være attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Nyetablerede virksomheder bedes vedlægge årsregnskab for den periode, virksomheden har været etableret. Bankerklæring til dokumentation for virksomhedens aktuelle finansielle og økonomiske situation (max. 3 måneder gammel ift. indsendelsen). 12
Dokumentation for at virksomheden ikke ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning, eller er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens faglige hæderlighed. Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan bruges som dokumentation. En beskrivelse af virksomhedens organisering og aktiviteter. En beskrivelse af virksomhedens kvalitetssikringssystem og egenkontrol, herunder en tilkendegivelse af, hvordan virksomheden vil organisere sin opgaveløsning i Dragør Kommune, jf. også udbudsmaterialets afsnit 10.3. Kopi af forsikringspolice (erhvervsansvar/produktansvar) 2.1.8 Underleverandører Tilbudsgiver er ansvarlig for den totale leverance, herunder ansvarlig for eventuel brug af underleverandører. Underleverandører, der ansættes af hovedleverandøren til fast at bistå til løsningen af serviceopgaver, skal altid godkendes af kommunen. Kommunen beder tilbudsskemaet om oplysning om planer om brug af underleverandører og i givet fald hvilke. Produktleverandører til hjælpemidler (indkøb af produkter) skal ikke godkendes af kommunen. 2.1.9 Tildeling af ordren/tildelingskriterier Tjenesteydelsen vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. I den samlede vurdering vil følgende overordnede kriterier indgå. Vægtningen af de indgåede kriterier fremgår af oversigten: Kriterium Procentsats Pris 55 % Kvalitet 20 % Fleksibilitet 10 % Online-bestillingssystem 2 10 % 2 Det gøres opmærksom på, at de 10 %, som online-bestillingssystemet udgør, fordeles på følgende måde: 5 % tilfalder online-bestillingssystem og nødprocedure 5 % tilfalder systemønsker, bestillingssystem og ønsker til statistik For en nærmere bestemmelse af indholdet henvises til udbudsbeskrivelsens afsnit 3.5 og 3.9 samt bilag 6: Tilbudsskema. 13
Miljø 5 % Vinderen af kriterium eksempelvis Pris får 10 point. Øvrige tilbud vurderes forholdsmæssigt til de 10 point. Denne procedure gentages for de resterende kriterier. Nedenstående oversigt viser underpunkter og specifikationer i de overordnede tildelingskriterier, jf. bilag 6. Pris Ved vurderingen af bedste pris har Dragør Kommune sammensat en fingeret portefølje på baggrund af kommunens forbrug af diverse ydelser i 2005. Ved vurderingen af bedste pris lægges tilbudsgivers oplysninger om pris på leje af genbrugshjælpemidler og de andre ydelser til grund. Af bilag 7 fremgår, hvordan den fingerede portefølje er sammensat. Dragør Kommune beder tilbudsgiver oplyse alle priser i danske kroner: Leje af genbrugshjælpemidler Servicepakker Online-bestillingssystem Akut- og hasteberedskab ved levering af hjælpemidler og ved service Nærdepot Opbevaring af Dragør Kommunes genbrugshjælpemidler på lager Nødkald Kvalitet Kvalitet på hjælpemidler - Funktionsdueligt - Rengjort - Nyserviceret - håndtering af MRSA-inficerede hjælpemidler Krav til levering - Administrative opgaver i forbindelse med ordremodtagelsen - Fremtagning fra lager - Klargøring og samling af hjælpemidler efter Dragør Kommunes anvisninger ved bestillerfunktionen i Tårnby Kommune (i den ønskede konfiguration) - Indstilling og justering af hjælpemiddel - Klargøring til forsendelse - Kontakt til bruger eller pårørende for nærmere aftale af tidspunkt for levering, hvor det er nødvendigt. Eksempelvis i tilfælde, hvor bestilleren ved visitationen ikke ved, hvornår hjælpemidlet kan leveres (eksempelvis for hjælpemidler, der ikke lagerføres, eller hvor borgeren ikke er hjemme hele dagen) 14
- Kørsel til brugeradresse - Indbæring og montering hos brugeren - Placering af hjælpemiddel i boligen efter aftale, hvor det er nødvendigt - Flytning af brugerens møbler, hvor det er nødvendigt - Instruktion til brugeren og evt. pårørende og/eller plejepersonale - Levere en kort og tydelig brugervejledning på dansk - Kvittering for de leverede hjælpemidler, herunder tidspunktet for aflevering Krav til afhentning - Administrative opgaver i forbindelse med ordremodtagelsen - Kontakt til bruger eller pårørende for nærmere aftale af tidspunkt for afhentning - Afmontering og udbæring af genbrugshjælpemidlet hos brugeren - Kørsel til leverandørens lager - Grundig rengøring og eventuel reparation - Teknisk eftersyn, hvor det er nødvendigt - Kvittering for de afhentede hjælpemidler, herunder tidspunkt for afhentning Fakturaoplysninger - E-fakturering - Oplysninger om modtager af hjælpemidler - Oplysninger om hjælpemidler - Mulighed for vedhæftet kop af kvittering for levering Fleksibilitet Leveringsfleksibilitet - Leveringsdage - Levering hurtigere end dette Forskellige serviceydelser - Reparation hos borger - Servicering af nødkald - Mulighed for konsulentbistand hos tilbudsgiver og via producent eller forhandler uden beregning - Mulighed for afprøvning af genbrugshjælpemidler på Wieder-gården med borgeren - Introduktions- og efteruddannelse af kommunens medarbejdere i bestillerfunktionen Ekstra service ved besøg - Ved førstegangs besøg hos brugeren samtidig registrering af de på adressen værende hjælpemidler med stregkode - Andre fleksibilitetsydelser ved besøg Online-bestillingssystem 15
Mulighed for fleropkobling forskellige lokaliteter Kommunikation med Vitae Kommunikation med KMD-sag Nødprocedure, Online-systemet går ned Nødprocedure, Kontakt udenfor normal arbejdstid Systemønsker, bestillingssystem: - I systemet ønskes der adgang til Hjælpemiddelinstituttets hjælpemiddelkatalog, som opdateres 10 gange årligt - Der skal være angivelse af genbrugshjælpemidlets art, type, ISO- og HMI nr., løbenummer med stregkode, samt angivelse af om genbrugshjælpemidlet ejes af kommunen, eller om det skal lejes - Størrelse mv. for genbrugshjælpemidlet beskrives svarende til beskrivelsen i Hjælpemiddelinstituttets internetbaserede hjælpemiddelkatalog og www.hmi-basen.dk - Online lagerindsigt samt mulighed for at se, hvor genbrugshjælpemidlet befinder sig - Billede af genbrugshjælpemidlet - Pris på eventuel leje samt oplysninger om, hvornår hjælpemidlet er afskrevet - Der anvises pris på billigste alternativ - Bestillinger skal kunne ske online til det ønskede sted/adresse, på det ønskede tidspunkt, samt med eventuelle bemærkninger om hjælpemidlet skal leveres som en almindelig-, haste- eller akut opgave, jf. afsnit 3.8 og 4.3 - Bestilleren kan beskrive fejl/mangler, der skal udbedres - At der ved bestillingen kan angives problemstillinger, f.eks. hvis modtageren ikke er i stand til at modtage en almindelig instruktion, eller hvis der skal være pårørende eller fagpersonale til stede ved leveringen - Bestilleren kan følge bestillingens status, herunder hvornår og af hvem bestillingen er foretaget og forventet leveringstidspunkt Mulighed for udarbejdelse af statistikker - Statistik over de forskellige typer af genbrugshjælpemidler, der er udlånt - Statistik ift. de enkelte udlån (hvor længe de enkelte typer er udlånt fra lager) - Statistik over antal aktive brugere - Statistik ift. den enkelte borgers tidligere og nuværende genbrugshjælpemidler - Statistik over nye og passive brugere i en given periode - Statistik over antal kørsler på samme dag, opdelt i almindelig-, hastog akut kørsler - Statistik over den samlede kørsel - Statistik over antal kørsler i den givne periode 16
- Statistik over antal kørsler, hvor varen ikke er blevet leveret - Statistik over ventetider på levering - Statistik over reparationer opdelt efter hvor reparationen er udført (lager eller borgers hjem) - Statistik over den enkelte bestillers rekvireringer Miljø Miljøpolitik Grønt regnskab Genanvendelse af returemballage Partikelfiltre på dieselbiler Miljøgodkendte rengøringsmidler og -metoder 2.1.10 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver er bundet af det afgivne tilbud indtil 1. februar 2007. 17
3.1 Formål med aftalen 3. HJÆLPEMIDDELAFTALEN Målet med hjælpemiddelaftalen er at fastholde og udbygge kvaliteten, så borgerne i Dragør Kommune modtager de bedst, billigst egnede hjælpemidler. 3.2 Indholdet af aftalen Hjælpemiddelaftalen vedrører genbrugshjælpemidler, dvs. hjælpemidler, der kan returneres efter endt brug, og som kan genanvendes af andre. Aftalen vedrører alle brugere af kommunens genbrugshjælpemiddelordning, dog primært voksne. Dragør Kommune ønsker at kunne vælge mellem alle godkendte genbrugshjælpemiddelprodukter tilgængelige i handlen, der er fremstillet i henhold til Rådets direktiv af 14. juni 1993 om medicinske anordninger 93/42/EØF med senere ændringer, med henblik på at afhjælpe en fysisk eller psykisk funktions-nedsættelse. Direktivet er gennemført i Danmark via lov om medicinsk udstyr nr. 1046 af 17. december 2002 og bekendtgørelse om medicinsk udstyr nr. 1268 af 12. december 2005. Tilbudsgiveren er forpligtet til at sikre, at alle hjælpemidler, der leveres til Dragør Kommune i henhold til aftalen, lever op til gældende regler herunder CEmærkning, jf. gældende bestemmelser i Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse nr. 1268 af 12. december 2005 om medicinsk udstyr. Til hjælpemiddelaftalen hører ligeledes de logistisk prægede opgaver i relation til det enkelte hjælpemiddel så som: Udbringning/afhentning Reparation og vedligeholdelse, herunder kørsel til/fra reparation Eventuelle sikkerhedseftersyn, herunder lovpligtige Vask, rengøring og recirkulation Desuden hører indkøb af små hjælpemidler uden genbrugsværdi til hjælpemiddelaftalen. Små hjælpemidler kan f.eks. være vinklet bestik, rygeforklæder mv. Dragør Kommune ønsker og betragter det som en væsentlig kvalitet at småreparationer som eksempelvis udskiftning af bremsekabel på rollatorer, udskiftning af knækket fodstøtte, påsætning af bremseforlænger og udskiftning af defekt motor til el-seng, så vidt muligt udføres hos brugeren. 18
Tilbudsgiver skal i bilag 6 anføre prisen for leje/brug af produkter, inkl. udgifterne til de dertil knyttede logistiske opgaver, som nævnt ovenfor. Tilbudsgiver bedes desuden fremsende liste over lejepris på generelle standardhjælpemidler, som indgår i tilbudsgivers sortiment. 3.2.1 Små boligændringer Dragør Kommune ønsker, at små boligændringer så som opsætning af greb, lægning af ramper (små ved dørtrin og stor ved indgangsparti) og fjernelse af dørtrin indgår i aftalen. Pris indarbejdes i servicepakker jf. afsnit 4.2 3.3 Overdragelse og nyindkøb af genbrugshjælpemidler Hjælpemidler, der er på kommunens eksisterende lager overdrages tilbudsgiver med mulighed for, at denne kan få brugsret til at anvende udstyret i forhold til tredjemand. Brugsrettens indhold skal være genstand for en nærmere drøftelse under kontraktdrøftelserne. Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet i bilag 6 anføre kommunens indtægt ved udlejning af sådant udstyr til tredjemand. Tilbudsgiver skal i tilbudsskemaet desuden anføre en eventuel merbetaling for opbevaring af Dragør Kommunes genbrugshjælpemidler på tilbudsgivers lager. Hjælpemidler, der er hos brugeren på overdragelsestidspunktet, overdrages successivt til tilbudsgiver eksempelvis i forbindelse med returnering af hjælpemidlet efter endt brug. I forbindelse med Dragør Kommunes anmodning herom gennemgås og registreres genbrugshjælpemidlet, og indgår i tilbudsgivers lager på linje med kommunens øvrige udstyr. Vurderer tilbudsgiveren, at reparation kommer til at overstige 50 % af genbrugshjælpemidlets nyanskaffelses-sum eller 5.000 kr., ex. moms, skal Dragør Kommune kontaktes forud for reparationen. Selve registreringen er uden omkostninger for Dragør Kommune, mens reparationer af sådant udstyr, der altså tidligere har befundet sig i brugerens hjem, alene betragtes som en servicepakke, jf. afsnit 4.2 Hertil kommer evt. reservedele mv. Nye genbrugshjælpemidler skal kommunen kunne leje af tilbudsgiveren, såfremt det ønskede hjælpemiddel ikke findes ledigt blandt Dragør Kommunes egne hjælpemidler. Ejes hjælpemidlet af kommunen og er det ikke udlånt til tredjepart, har dette hjælpemiddel forrang frem for de hjælpemidler, som tilbudsgiver råder over. Såfremt kommunen ikke ejer det pågældende hjælpemiddel, eller kommunen ikke ønsker at benytte sit eget hjælpemiddel, skal kommunen kunne leje af tilbudsgiveren. I tilfælde, hvor Dragør Kommune får flere forskellige hjælpemidler til afprøvning, betales kun leje for det af hjælpemidlerne, der i givet fald vælges. I 19
så fald betales der leje fra første prøvedag. I bilag 6 skal anføres lejeudgiften i og uden for afskrivningsperioden. Dragør Kommune forbeholder sig ret til indkøb af større/dyrere hjælpemidler og hjælpemidler til børn. Dragør Kommune er således ikke forpligtet til at leje hele porteføljen af tilbudsgiver, da Dragør Kommune kan vælge selv at indkøbe større hjælpemidler og hjælpemidler til børn efter behov. Dragør Kommune er indtil september 2007 bundet af indkøbsaftaler på visse udvalgte områder, se afsnit 3.6.1 og bilag 3. Ved kontraktophør betinger Dragør Kommune sig muligheden for at købe udstyr, der på tidspunktet for ophøret befinder sig i brugerens hjem, til afskrevet værdi (lineær afskrivning). Det samme gælder, når en bruger ved fraflytning fra kommunen medbringer hjælpemidler, der ikke tilhører kommunen. Kassationsbestemmelse: Kassation af et kommuneejet hjælpemiddel må kun ske efter gensidig overenskomst parterne imellem. Tilbudsgiver bedes oplyse forslag hertil, jf. bilag 6. De aftalte regler for kassation kan tages op til revision en gang årligt. 3.4 Lagre Dragør Kommunes nuværende lagerlokaler er ikke omfattet af udbudet. Dragør Kommune stiller lokaler til rådighed på Wiedergården med henblik på afprøvning af genbrugshjælpemidler sammen med borgeren. Det er et krav, at Tårnby Kommunes terapeuter på vegne af Dragør Kommune, efter aftale, alene eller sammen med brugeren kan afprøve genbrugshjælpemidler uden omkostning for kommunen. Tilbudsgiverens lager skal til enhver tid bestå af et udvalg af genbrugshjælpemidler, som er tilgængelige i handlen indenfor de følgende hovedtyper: Kørestole, som fx manuelle og elektriske kørestole Ganghjælpemidler, som fx rollatorer, gangstativer, gangvogne Toilet- og badehjælpemidler, som fx bækkenstole, toiletforhøjere, badebænke Mobile personløftere Senge og tilbehør Arbejds- og hvilestole 20
3.4.1 Nærdepot Kommunen har ønske om, at tilbudsgiver etablerer nærdepoter for enkelte hjælpemidler på plejehjemmet Enggården og på Wiedergården. Det drejer sig om hjælpemidler, som personalet akut kan få brug for, og hvor det er mest hensigtsmæssigt, at de selv henter hjælpemidlet. Der vil på plejehjemmet Enggården og Wiedergården blive stillet et kælderlokale til rådighed til denne opgave. Hvis nyindkøb er nødvendige, skal der indtil 30. september 2007 benyttes ting fra listen med bindende indkøbsaftaler. Derefter skal listen gennemgås for at se, hvilke ændringer kommunen ønsker. Kommunen ønsker derfor oplyst en eventuel merpris for opretholdelse af et akutberedskab i form af nedenstående indhold af nærdepoter. Wiedergårdens nærdepot skal til enhver tid bestå af følgende hjælpemidler: 1 bade/toiletstol med hjul 1 badetaburet med ryglæn 1 rollator m. kurv 1 manuel kørestol 2 albuestokke 1 trykaflastende pude, 40x45x6 cm. inkl. inkontinensbetræk, klasse 1 sår 1 trykaflastende pude, 43x43x10 cm. inkl. betræk, særlig pumpe 1 trykaflastende madras klasse 1 sår 1 trykaflastende madras klasse 2-3 sår Drejetårn 1 lift liko light Hygiejne sejl, medium og large Helsejl, medium, large og x-large Enggårdens nærdepot skal til enhver tid bestå af følgende hjælpemidler: 1 bade/toiletstol med hjul med 4 bremser 1 badetaburet med ryglæn 1 rollator m. kurv 1 manuel kørestol 45 cm bred 1 komfortkørestol 45 cm bred 2 albuestokke 1 gangstativ 21