Udbudsbetingelser for prækvalifikation, 36. udbud Holstebro Bybusser Juni 2013 UDB UDSMATERI ALE midttrafik.dk
J.nr. 1-23-4-216-1-12 MIDTTRAFIKS 36. UDBUD HOLSTEBRO BYBUSSER Juni 2013 UBUDSBETINGELSER FOR PRÆKVALIFIKATION Udbud med forhandling 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Rammerne for udbudsforretningen... 3 4. Generelle form- og procedurekrav... 4 5. Udelukkelsesgrunde... 6 6. Udvælgelseskriterier... 8 7. Udvælgelse af deltagere... 9 8. Tildelingskriterium... 10 9. Udbud med forhandling... 10 10. Spørgsmål... 11 11. Ansøgningens opbygning... 11 12. Praktiske forhold... 12 13. Tidsplan... 13 Ansøger opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 2
1. Indledning Disse udbudsbetingelser for prækvalifikation gælder for Midttrafiks 36. udbud af bybuskørslen i Holstebro. Prækvalifikationen offentliggøres på Midttrafiks hjemmeside efter forudgående offentliggørelse i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende som udbud efter forhandling i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/17/EF af 31. marts 2004. Udbudsbekendtgørelsen vedr. dette udbud er offentliggjort på http://www.midttrafik.dk/stabsmenu/udbud/udbud+busk%c3%b8rsel/igang v%c3%a6rende+udbud/36_holstebro_by umiddelbart efter afsendelse til Kontoret for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er: Midttrafik Søren Nymarks Vej 3 8370 Højbjerg Midttrafik er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og eventuel kontrakt vil skulle indgås med Midttrafik. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Midttrafik forud for ansøgningen eller tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Midttrafik Att.: Thomas Dalgaard Mikkelsen E-mail: busudbud@midttrafik.dk med kopi til tdm@midttrafik.dk 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Formål og baggrund for udbuddet Holstebro Kommune ønsker udbud af gasbusser med kontrakt- og driftsstart per 29. juni 2014. Udbuddet omfatter cirka ti kontraktbusser fordelt på cirka 24.600 køreplantimer årligt. Endeligt antal kontraktbusser og køreplantimer fremgår af de fremtidige udbudsbetingelser for tilbudsafgivelse. 3
Udbuddet er fastlagt således, at gassen stilles frit til rådighed for det vindende busselskab. Der tilknyttes samtidig en incitamentsordning reduceret forbrug af gas. Endeligt information herom fremgår af de fremtidige udbudsbetingelser for tilbudsafgivelse. Kontaktlængden er fastsat til otte år med forventet mulighed for 2 x 2 års forlængelse. I kontrakten med det nuværende busselskab for Midttrafiks 4. udbud, bybusserne i Holstebro, er mulighed for at overdrage busser til næstkommende selskab. Det er dog ikke afklaret endnu, men vil fremgå af de fremtidige udbudsbetingelser for tilbudsafgivelse. 3.2 Udbudsbetingelser Disse udbudsbetingelser anvendes i forbindelse med ansøgninger om prækvalifikation. De fremtidige udbudsbetingelser for tilbudsafgivelse fremsendes udelukkende til de ansøgere, der opnår prækvalifikation. 3.3 Overholdelse af EU-udbudsreglerne Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling i henhold til forsyningsvirksomhedsdirektivet (EU-direktiv 2004/17/EF, jf. bekendtgørelse nr. 936 af 16. september 2004). Udbudsforretningen er derfor omfattet af EU s udbudsregler. Dette medfører, at Midttrafik er forpligtiget til at følge en række af formelle regler og procedurer i forbindelse med tildeling af kontrakt. I den forbindelse ønsker Midttrafik at henlede ansøgerens opmærksomhed på, at Midttrafik er berettiget til og kan være forpligtet til at se bort fra en ansøgning, der ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis den indeholder væsentlige uklarheder; at Midttrafik ikke tillader at ansøgeren fremkommer med ændringer til ansøgningen efter ansøgningsfristens udløb. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Ansøgers kontaktperson Ansøger skal angive en kontaktperson i ansøgningen om deltagelse (Bilag 1 - Ansøgningsblanket). 4
Midttrafik vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson. 4.2 Ansøgningsfrist Fristen for ansøgning om prækvalifikation fremgår af punkt 13. 4.3 Indleveringsadresse Ansøgninger skal indleveres på følgende adresse: Midttrafik Søren Nymarks Vej 3 8370 Højbjerg Ansøgninger afleveres i en særlig kuvert. Denne kuvert rekvireres hos Midttrafik. Hvis kuverten ikke er rummelig nok, påklæbes kuvertens forside det materiale, der skal afleveres. På kuverten anføres byders navn, udbudsnummer og dato (afleveringsfrist). Ansøgninger, der afleveres personligt, skal afleveres i informationen hos Midttrafik. Ansøgeren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4.4 Aflevering af ansøgning Ansøgninger skal afleveres i: 1 underskrevet original 1 USB-nøgle med en kopi af ansøgningen i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i MS Office format. 4.5 Sprog Ansøgninger kan afleveres på dansk. 4.6 Honorar Ansøger modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.7 Ejendomsret til modtagne ansøgninger Alle dokumenter, som fremsendes af ansøger, betragtes som Midttrafiks ejendom. 5
5. Udelukkelsesgrunde 5.1 Ansøgers generelle forhold Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis et af følgende forhold er til stede: a) Der er afsagt endelig dom over ansøger vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Ansøgere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Ansøgere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Ansøgere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Ansøgere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Midttrafik beviseligt har konstateret. f) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Ansøgere, som ikke har opfyldt deres betalingsforpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Ansøgere, som svigagtigt har fremsat urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. 5.1.1 Dokumentation For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)-d) og f)-g) ikke er til stede, skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt udbudsbetingelserne for prækvalifikation som Bilag A. Ansøger skal ikke godtgøre at udelukkelsesgrundene (e) og (h) ikke er til stede. 6
Opmærksomheden henledes på, at tro- og love-erklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Den tilbudsgiver, som Midttrafik agter at indgå kontrakt med er forpligtiget til at fremskaffe dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er til stede, såfremt Midttrafik anmoder herom. 5.2 Ansøgers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver ansøger afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang ansøgeren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor ansøgeren er etableret. 5.2.1 Dokumentation Som dokumentation skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som Bilag A. Der henledes opmærksomhed på, at såfremt ansøgeren prækvalificeres til at afgive tilbud, skal ansøgeren tillige sammen med sit tilbud afgive en ny erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse. 5.3 Forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt Ansøger skal overholde forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt i Danmark, jf. Forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 39. Ansøger kan indhente de relevante oplysninger på følgende hjemmesider: Oplysninger om skatter og afgifter findes på SKATs hjemmeside: http://www.skat.dk Oplysninger om miljøbeskyttelse findes på Miljøstyrelsens hjemmeside: http://www.mst.dk Oplysninger beskyttelse af arbejdsmiljøet findes på Arbejdstilsynets hjemmeside: http://www.at.dk 5.3.1 Dokumentation Som dokumentation skal ansøgeren afgive en erklæring på tro og love som Bilag B. 7
6. Udvælgelseskriterier 6.1 Tilladelser eller forhåndstilsagn fra Trafikstyrelsen Ansøgeren skal fremlægge tilladelse til erhvervsmæssig befordring, jf. Buslovens 1, og tilladelse til det nødvendige antal busser eller et forhåndstilsagn på samme fra Trafikstyrelsen. Formålet med tilladelseskravet er, at opnå dokumentation for at ansøgeren lovligt vil kunne udføre den udbudte kørsel jf. Busloven. Derudover er formålet med tilladelseskravet, at opnå dokumentation for at ansøgeren på prækvalifikationstidspunktet opfylder de faglige, økonomiske og vandelsmæssige Prækvalifikationsbetingelser kvalifikationer efter Busloven, der kræves for at få udstedt det tilstrækkelige antal tilladelser til erhvervsmæssige personbefordring. 6.1.1 Dokumentation Dokumentationen indhentes fra Trafikstyrelsen ved, at ansøgeren indsender Bilag C til Trafikstyrelsen. Herefter fremsender Trafikstyrelsen et dokument, som bekræfter, at ansøgeren har eller kan få udstedt det nødvendige antal tilladelser til erhvervsmæssig personbefordring. Dette dokument skal vedlægges ansøgningen. Der er mellem 2-6 ugers ekspeditionstid i Trafikstyrelsen. 6.2 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Midttrafik, at ansøgeren har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. For at sikre, at ansøgeren har den rette tekniske og faglige formåen, skal ansøgeren for at komme i betragtning oplyse om en række forhold omkring ansøgers virksomhed, angive referencer samt indhente positive udtalelse. 6.2.1 Dokumentation Som dokumentation for ansøgerens tekniske og faglige formåen skal ansøgeren: udfylde Bilag D Virksomhedsbeskrivelse. Midttrafik lægger vægt på, at ansøger i videst muligt omfang tilpasser sin virksomhedsbeskrivelse set i forhold til den udbudte leverance, jf. punkt 3.1. 8
Angive referenceliste over opgaver af tilsvarende omfang og kompleksitet, som ansøgeren har udført for andre offentlige virksomheder eller myndigheder de seneste 2 år. Angives der på listen referencer til fast rutekørsel skal omfanget heraf angives, f.eks. ved antal kontraktbusser og køreplantimer. Kørselsarten angives f.eks. som bybuskørsel, regionalkørsel, lokalkørsel eller skolekørsel. Kørsel, der nu udføres for Midttrafik, kan udelades. Vedlægge minimum en positiv udtalelse fra én af de på referencelisten anførte offentlige virksomheder eller myndigheder om den udførte opgave. 6.3 Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis ansøgeren for at opfylde minimumskravene for finansiel, økonomisk og/eller teknisk og faglig formåen vil basere sig på at henvise til underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal ansøgeren dokumentere, at ansøgeren frit kan disponere herover. Som dokumentation accepteres en juridisk bindende aftale mellem ansøgeren eller den relevante underleverandør eller anden virksomhed, eller en juridisk bindende erklæring fra underleverandør eller anden virksomhed til Midttrafik. 6.4 Konsortium Såfremt ansøger er et konsortium, skal samtlige oplysninger under punkterne 5.1-6.2 fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager, og Bilag 1 - Ansøgningsblanket skal ligeledes udfyldes for hver konsortiedeltager. 6.5 Midttrafik gør opmærksom på, at såfremt det skønnes nødvendigt af hensyn til sikring af konkurrencen og overholdelse af ligebehandlingsprincippet, er Midttrafik berettiget til at afvise et konsortium, hvori der deltager en eller flere virksomheder fra andre ansøgende konsortier. 7. Udvælgelse af deltagere 7.1 Vurdering af konditionsmæssighed Midttrafik kontrollerer, at ansøgningen er konditionsmæssig, hvilket vil sige, at ansøgningen opfylder følgende punkter: Ansøgningen er indkommet rettidigt, jf. punkt 4.2. Ansøgningen indeholder dokumentation for, at ingen udelukkelsesgrunde er til stede, jf. punkt 5 Ansøgningen indeholder al nødvendig dokumentation, jf. punkt 6 og punkt 11. 9
Midttrafik forbeholder sig dog retten til at anvende fremgangsmåden beskrevet 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011, i tilfælde af tilbudsgivernes manglende overholdelse af formkrav. Midttrafik er dog ikke forpligtet til at søge manglende overholdelse af formkrav berigtiget. 7.2 Antallet af deltagere Midttrafik vil prækvalificere alle ansøgere, der afgiver en konditionsmæssig ansøgning. Prækvalificerede ansøgere vil efterfølgende blive inviteret til at afgive tilbud på de betingelser, der i øvrigt følger af udbudsmaterialet for tilbudsafgivelse. 8. Tildelingskriterium Tilbud fra prækvalificerede ansøgere vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Der henvises til udbudsbetingelserne for tilbudsafgivelse, der udsendes til de ansøgere, der prækvalificeres. 9. Udbud med forhandling Alle prækvalificerede ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud. Alle tilbudsgivere, der afleverer et konditionsmæssigt tilbud vil blive inviteret til mindst ét forhandlingsmøde med Midttrafik. Forhandlingsmøderne afvikles individuelt med hver enkelt tilbudsgiver. Der afholdes som minimum én forhandlingsrunde, der afsluttes med, at hver enkelt tilbudsgiver får mulighed for at afgive et nyt tilbud. Midttrafik forbeholder sig ret til at afholde flere forhandlingsrunder, såfremt dette findes nødvendigt for at opnå de bedst mulige tilbud. Meddelelse om eventuel ny forhandlingsrunde vil blive givet til tilbudsgiverne efter afholdelsen af den foregående forhandlingsrunde, og før fristen for aflevering af tilrettede tilbud. Såfremt Midttrafik vælger at afholde flere forhandlingsrunder, kan der ske en løbende udskillelse mellem tilbudsgiverne. En sådan udskillelse vil i givet fald ske på baggrund af en evaluering af tilbuddene i overensstemmelse med tildelingsmodellen, jf. afsnit 8. Tilbudsgivere, der bliver fravalgt i løbet af forhandlingsprocessen, modtager en skriftlig meddelelse herom, så snart beslutningen om fravalget er truffet. Efter en forhandlingsrunde vurderer Midttrafik, om der er behov for at foretage præciseringer eller tilpasninger i udbudsmaterialet. Såfremt dette 10
er tilfældet, udsender Midttrafik det reviderede udbudsmateriale til tilbudsgiverne som grundlag for afgivelse af reviderede tilbud. 10. Spørgsmål Spørgsmål skal fremsættes senest som angivet under punkt 13. Såfremt ansøger har spørgsmål til udbudsbetingelserne for prækvalifikation, skal disse stilles på dansk og via e-mail til ordregivers kontaktperson, som angivet i punkt 2.1. E-mails indeholdende spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedrørende 36. udbud Holstebro Kommune Bybusser. Alle spørgsmål, skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle ansøgere i en anonymiseret form senest fem dage inden ansøgningsfristen og vil være tilgængelige på Midttrafiks hjemmeside: www.midttrafik.dk. Det er ansøgers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål. Alle ansøgere opfordres på det kraftigste til, ikke at stille spørgsmål om forhold, der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser for prækvalifikation. 11. Ansøgningens opbygning 11.1 Obligatoriske dokumenter Ansøger skal bekræfte, at der ikke er nogen udelukkelsesgrunde til stede og vedlægge Bilag A i udfyldt stand. Ansøgeren skal desuden udfylde og vedlægge Bilag B og Bilag 1 - Ansøgningsblanket. 11.2 Yderligere dokumentation Anden dokumentation, end den der er anført under punkt 11.1, kan fremsendes. 11
Dokumentation, der fremsendes i henhold til dette punkt, skal vedlægges i en særskilt mappe/folder. Det skal tydeligt fremgå, at der er tale om supplerende materiale. 11.3 Ønsket opbygning Midttrafik ser gerne, at ansøgningen indleveres i en mappe med faneblade opdelt i følgende faner: Indholdsfortegnelse Ansøgningsblanket (Bilag 1) Tro og love erklæringer (Bilag A og Bilag B) Tilladelser eller forhåndstilsagn fra Trafikstyrelsen Virksomhedsbeskrivelse Referenceliste Positiv udtalelse Eventuel yderligere dokumentation 12. Praktiske forhold 12.1 Åbning af ansøgninger Ansøgninger vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af ansøgning om deltagelse. Der er ikke adgang til at overvære åbning af ansøgningerne eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 12.2 Meddelelse af resultatet Alle ansøgere vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af prækvalifikationen. De prækvalificerede ansøgere inviteres til at afgive tilbud. 12.3 Fortrolighed Midttrafik vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i ansøgningerne, som angår ansøgeres fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Midttrafik til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor ansøger selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i ansøgningen ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Midttrafik vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 12.4 Ubetinget tavshed for ansøger 12
Ansøgere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Midttrafik, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 13. Tidsplan Nedenstående tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Dato 2013 Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen Milepæl 3. juni Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-Tidende, Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og adgang til udbudsbetingelser for prækvalifikationen 2. juli Sidste frist for at indsende skriftlige spørgsmål til udbudsbetingelserne for prækvalifikation 6. juli Svar på spørgsmål fra alle ansøgerne offentliggøres på Midttrafiks hjemmeside 12. juli Sidste frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, kl. 12.00 22. juli Der gives meddelelse til ansøgerne om prækvalifikationens udfald. De udvalgte ansøgere inviteres til at afgive tilbud. Den angivne dato er vejledende. Nedenstående milepæle gælder kun for prækvalificerede ansøgere. 2013 Primo oktober Uge 43 Uge 46 2014 Medio januar Frist for at afgive tilbud 1. Forhandlingsrunde Eventuelle efterfølgende forhandlingsrunder Tildeling Medio maj Vedståelsesfrist 29. juni Kontrakt- og driftststart 13