Danske Advokater og DVJ Tivoli, Jon Iversen, General Counsel Københavns Lufthavne A/S Peter Appel, Managing Partner Gorrissen Federspiel
Indledning og trends Inhouse juridiske afdelingers udvikling og rolle Øget behov for specialistviden/international indsigt Øget behov for rådgivning om strategi, forebyggelse, systemer og strukturer Centralisering af adv.indkøb/indkøbsafdelingers rolle Øget konkurrenceudsættelse/troløshed Regninger/tidsforbrug bliver i større omfang udfordret 2
Indledning og trends - advokatfirmaet Gradvis ændring i advokatfirmaernes ydelser til større virksomheder Høj juridisk kompetence internt i virksomhederne Advokater skal levere specialistrådgivning og løfte store opgaver Økonomisk ugebrev nr. 11. marts 2012 (survey blandt 70 erhvervsvirksomheder om valg af advokat): Helt centralt vurderes specialistkompetencerne, hvor 68% siger, at det har meget stor betydning, mens kun 5% mener, at kvalitet/pris har meget stor betydning. 3
Indledning og trends - advokatfirmaet Virksomhederne ønsker at kontrollere de juridiske omkostninger især undgå at blive mødt med uventede overraskelser at finde de fagligt bedste advokater til en forudbestemt og rimelig pris 4
Indledning og trends - advokatfirmaet Metoder Flere advokater som leverandører Klar ydelses- og prisbeskrivelse ( registration forms ) Løbende rapportering og score cards Caps/estimates/abortion fees osv. Dialog om value for money ved hver afregning Ekstremt - fixeret beløb for et arbejde: Challenge: how to improve collaboration, receive greater value and reduce costs? An annual fee for each firm is set in advance. 5
Strategiske overvejelser - virksomheden Timing krisetider er gode! Orden i eget hus - splittet mellem inhouse og exhouse Hvad er der brug for? Potentielle klientkonflikter? Offentligt udbud eller rettet udbud? Full-service eller del-udbud? Konkurrence efterfølgende? Tidsperiode evt. mulighed for option? Virksomhedens forhandlingsstyrke budget/referenceattraktivitet/projekter i pipeline Er navn/brand vigtigt? Stor fisk i lille sø vs. lille fisk i stor sø? 6
Strategiske overvejelser - advokatfirmaet Udbud som middel til at fastholde eller få nye klienter Akkvisition ofte svært: Økonomisk Ugebrev (se tidligere): 91% af virksomhederne oplyser, at de ikke overvejer at skifte det foretrukne advokatfirma. Her er chancen også for at udvikle nye strategisk vigtige kompetencer Opportunity for at vinde markedsandele for veldrevne advokatvirksomheder med høj kvalitet, høj etik, godt omdømme og effektivt produktionsapparat? Afhængig af tildelingskriterier. 7
Strategiske overvejelser - advokatfirmaet Strategiske overvejelser Interessekonflikter over udbudsperiode (eller stå frit mod ordregiver) Egnet specialisering Ydelsernes art og segment Vægtning af pris kontra kvalitet Vinderchance? Kan eksisterende relation brydes? Afvej omkostninger og tid ved udbud mod vinderchance Sikker på sagsvolumen? Til virksomhederne Bevar trusted advisor? Mister erfaringsgrundlag hos eksisterende advokat 8
Gennemførsel - virksomheden Troværdighed det bedste adv.firma vinder! Gennemsigtig og transparent proces Pas på at indkøbsafdelingen ikke tager over Økonomi er et vigtigt tildelingskriterium Evaluer kvaliteten på en struktureret måde Glem ikke værdien af gratisydelser Uvidenhed om konkurrenterne kan fremme konkurrencens pust i nakken Spørg efter referencer - relevante?, tidssvarende? er "klienten" jurist?, bruges firmaet også på de "svære" sager? Sammensæt et stærkt forhandlingsteam
Evalueringsskema - kvalitet KVALITET Vægt Advokat 1 2 3 4 5 6 7 10% Erfaring fra luftfartssektoren Score (1-5) XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 Kompetencer & erfaring hos de 40% foreslåede advokater XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 Størrelse, kritisk masse, 15% spidsbelastning, tilgængelighed XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 Samarbejdsrelationer, kemi, 10% nyhedsbreve og seminarer XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 5% Interne kvalitetsprocedurer XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 10% 10% Kvalitet af bibliotek, juridiske databaser Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 Intern videnopbygning/deling, brug af standarder, paradigmer XX 0 0 0 0 0 0 0 Gns 0 0 0 0 0 0 0 Vægtet score 0 0 0 0 0 0 0 SUM vægtet score 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Evalueringsskema - økonomi ØKONOMI Timepris/ DKK Personalegrupper Advokat 1 2 3 4 5 6 7 Partner 0 0 0 0 0 0 0 4+ års advokat 0 0 0 0 0 0 0 3. års advokat 0 0 0 0 0 0 0 2. års advokat 0 0 0 0 0 0 0 1. års advokat 0 0 0 0 0 0 0 3. års advokatfuldmægtig 0 0 0 0 0 0 0 2. års advokatfuldmægtig 0 0 0 0 0 0 0 1. års advokatfuldmægtig 0 0 0 0 0 0 0 Student / Paralegal 0 0 0 0 0 0 0 Oversætter 0 0 0 0 0 0 0 SUM af 1 time af hver (excl. Student): Gns/time pris Rabatter (i procent) Gns/timepris inkl rabatter Økonomi, vægtet score Udstationering af yngre jurister (3-6 mdr) til lønningspris plus markup: Markup %: Adgang til bibliotekter, databaser, paradigmer og tjeklister? Hurtighed i opgaveløsning Vurdering af økonomisk bevidsthed, inkl. gratisydelser og uddelegering til mindre omkostningstunge personer, hurtighed i opgaveløsning (1-5), 5 er max. Samlet score Økonomi Kvalitet (50%) Økonomi (50%) TOTAL vægtet score Samlet vægtet score
Tilbudsprocessen s faser (1) Step 1 Start Step 2 Forberedelse Step 3 Kommerciel forankring MP udpeger tilbudsansvarlig MP udpeger tilbudsteam Interessekonflikttjek Target due diligence Kontakt til target om indledende møde Fastlæg tidsplan for Udkast Review Generalprøve Kommerciel forankring med MP Vurdering af vinderchancer Kommerciel perspektivering (business case) Tilbudsstrategi 12
Tilbudsprocessen s faser (2) Step 4 Udarbejdelse Step 5 Færdiggørelse Step 6 Evaluering Udarbejdelse af tilbud og tilbudsmateriale Udarbejdelse af præsentationer MP godkendelse Generalprøve på møde med target Debrief internt Debrief eksternt Evaluering af lessons learned Tilpasning af processer og redskaber Ajourføring af statistik 13
Gennemførsel - advokatfirmaet Tilbudsprocessen Seriøsitet vigtigt. Den eksisterende leverandør har stor hjemmebanefordel! Konkurrence-genet stimuleres! Bedste budmateriale og bedste team Skræddersyet innovativt og målrettet Skab relationer så tidligt som muligt: People buy people 14
Pris vs. kvalitet - virksomheden Omsætningsbaserede rabatter Timebetaling/blended rates? Success fees? Hvornår udløses rabatten? Udlån af advokater vilkår? Adgang til paradigmer tilpasset virksomheden og løbende opdatering Nyhedsbreve og seminarer Gratis adgang til bibliotek og databaser Gratis hotline-tjenester Gratis tjenester fx projektværktøjer Inviter til kreativitet! Virksomhedsspecifik præsentation CV ere, track records mv. Referencer Rankings - Legal500 etc Branchespecialisering Vidensorganisation/- opbygning Produktudvikling/innovation Overskudsdeling (true partnership vs. skævdeling) Eventuelle debiteringskrav Juristsammensætning Kvalitetssikringprocedurer og kontroller
Pris vs. kvalitet - advokatfirmaet Værdi: pris og kvalitet 1. Kvalitet Hvordan demonstreres kvalitet? Vanskeligt med målbare kriterier A. Tvivlsom værdi eller svært dokumenterbart ( gummi ) 1. Rankings 2. Branchespecialisering 3. Vidensorganisation/opbygning 4. Produktudvikling/innovation 5. Kvalitetssikringsprocedurer og kontroller 16
Pris vs. kvalitet - advokatfirmaet B. Objektivt ( stål ): Markedsposition Referencer Track records Overskudsdeling Strukturel uro blandt partnere og/eller jurister Ansvarssager/statistik/præmie Etiske klager Tillidsposter/faglige poster Certificering Andet? Norge og Sverige f.eks. indtjening 17
Pris vs. kvalitet - advokatfirmaet C. Skøn ( intuition ): Præsentationens kvalitet Pitch team kemi (tillid/engagement) 2. Økonomi Økonomi selvsagt vigtigt tildelingskriterium: Timepriser Find en prissætning der er konkurrencedygtig, men hvor også advokatfirmaet tager en risiko for sagens udvikling og omfang. Ofte vil udbyder kræve forskellige rabatter, f.eks. : 18
Pris vs. kvalitet - advokatfirmaet Volumenrabatter Blended hourly rates/uniform hourly rates Performance baseret bonus Del af salæret optjenes kun ved visse udfald Abort fees Value for money arrangements hvor en del af salæret er betalbart i klientens skøn Flat fees for dele af arbejdet Estimated fees Capped fees Fixed fee Total fixed fees Credit days 19
Do s and don ts set fra virksomheden Undlad arrogance/internt fnidder under møder Sæt det rigtige hold, der rammer virksomhedens behov vigtigere end pinger Undlad som husadvokat at være passiv/eller blive fornærmet Vi arbejder meget mere effektivt og hurtigt end alle andre advokater, så timeprisen er ikke så vigtig den har vi hørt før Vis oprigtig interesse for virksomheden, bl.a. ved at sætte sig grundigt ind i virksomheden inden udbuddet Oversælg ikke referencer Fortæl om adv.firmaets vidensarbejde vigtigt! Håndter et tabt udbud professionelt
Do s and dont s - advokatfirmaet Foretager virksomheden et seriøst udbud? Foreligger der klare tildelingskriterier? Kan virksomheden forstå, at pris er kompleks og ikke blot timepris selvom virksomheden har hørt det før!? Er der en indkøbsafdeling (med incitamentsordning) bag udbuddet? Indgiv altid skræddersyet bud Forstå vigtigheden af relationer og netværk 21
Efter et udbud - virksomheden Giv en god og sober tilbagemelding til taberne Sørg for en grundig indføring i virksomheden til vinderne Hold løbende det vindende adv.firma op på salgsløfterne Lav udskiftninger i advokatteamet hvis kemi eller kompetencer ikke møder forventningerne Hold en løbende og konstruktiv dialog om performance og forventningsafstemning Sørg for at de eksterne advokater bevarer incitament til at performe og holde omkostningerne nede Vær imødekommende irt. at give anbefalinger
Efter et udbud - advokatfirmaet Vind med glæde tab med ære Vær forberedt på aktindsigt hvis offentlig udbyder Debriefing naturligvis afgørende Fremtidigt samarbejde: Vind alle sagerne! Sørg for at regninger betales med et smil! 23